Облачные вычисления: Последствия для архивистов и специалистов по управлению документами - часть IV

(Окончание)

Как агентствам исполнять свои обязательства в области управления документами в новых условиях?

Федеральные агентства несут ответственность за управление своими документами в соответствии с Законом о федеральных документах и нормативными документами, выпущенными Национальными Архивами. Это справедливо независимо от того, какие модели обслуживания и развёртывания будут приняты. Тем не менее, Национальные Архивы признают, что различия между моделями влияют на то, как и кем (агентством или подрядчиком) может осуществляться деятельность по управлению документами.

Ниже приведены рекомендации по разработке стандартов и политик управления документами агентств, созданными, используемыми или сохраняемыми в среде облачных вычислений:

• Подключите руководителя службы управления документами агентства и/или персонал службы к планированию, разработке, развёртыванию и использованию «облачных» решений.
  
  
• Определите, какие экземпляры документов будут рассматриваться в качестве официальных экземпляров документов агентства, и управляйте ими в соответствии с требованиями законодательства. Следует иметь в  виду, что ценность расположенных в облаке документов может быть выше, чем ценность других наборов тех же документов - благодаря индексации или по иным причинам. В таких случаях, из-за этой дополнительной ценности, «облачные» экземпляры, возможно, придется рассматривать как официальные экземпляры документов.
  
  
• Подготовьте инструкции по определению того, подпадают ли федеральные документы в облачной среде под существующие указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении.
  
  
• Подготовьте инструкции о том, как все документы будут захватываться и управляться, как будут устанавливаться и отслеживаться их сроки хранения, и как будет предоставляться к ним доступ авторизованным пользователям.
  
  
• Подготовьте инструкции по проведению анализа документов, по разработке и представлению на утверждение в Национальные Архивы указаний по срокам хранения для тех документов в облачной среде, которым эти сроки ещё не были установлены. Подобные инструкции должны охватывать документацию по системе установления сроков хранения, метаданные и соответствующие документы.
  
  
• Подготовьте инструкции о проведении периодических тестовых передач федеральных документов в другие среды, в том числе на  сервера агентства, чтобы обеспечить постоянную возможность перемещения документов.
  
  
• Подготовьте инструкции по проведению миграции данных в новые форматы, операционные системы и т.д., с тем, чтобы документы оставались читаемыми на протяжении всего их жизненного цикла. Включите в планы миграции положения о передаче располагающихся в «облаке» документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы. Агентство, выбравшее вариант досрочной передачи своих документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (pre-accession), в дальнейшем  больше не несёт ответственности за их миграцию (за исключением случаев решения собственных деловых задач).
  
  
• Решайте вопросы переносимости и доступности посредством хорошей политики управления документами и хороших практик управления иными данными. Управление данными обычно предусматривает решение вопросов взаимодействия (интероперабельности) вычислительных систем, переносимости данных (возможности их перемещения из одной системы в другую), а также обеспечение информационной безопасности и доступа. Тем не менее, сами по себе эти политики  не обеспечат соответствие положениям Закона о федеральных документах и нормативных документов NARA.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html