Что есть документ? Старые правила уже неприменимы

Эта заметка американского специалиста в области управления документами Марка Мендела (Mark Mandel – на фото), работающего в службе документационного обеспечения мэрии Вашингтона, была опубликована 7 сентября 2010 года на сайте ассоциации AIIM на блоге сообщества специалистов по управлению документами. Как мне кажется, для наших специалистов может быть интересна точка зрения американских коллег, сильно расходящаяся с привычными для нас традициями.

На протяжении многих лет управление документами было построено вокруг перечней документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении, номенклатур дел и т.д. Вопросы о том, что является документом, к какому виду документов относится, в течение какого времени должно храниться; правила «отсечки» (правила, устанавливающие, когда очередной том дела, формируемого из однородных документов, должен быть закрыт, и открыт новый том – Н.Х.), и порядок придания «официального» документного статуса поглощали наши дни и не давали спать по ночам.

В этой модели множество материалов и сообщений рассматриваются как «не-документы». В число этих «не-документов» входят личные / не относящиеся к деловой деятельности объекты, копии, проекты, рабочие версии и так далее. Эта модель включает в себя процесс придания документного статуса (Records Declaration – во многом аналогичен нашему процессу регистрации документа – Н.Х.), когда информационный материал из рабочей версии превращается в официальный документ, и этот окончательный вариант защищается, так что его дальнейшее редактирование становится невозможным, а доступ к нему жёстко контролируется. С этого момента начинается отсчет срока, в течение которого его придется хранить, прежде чем он будет уничтожен (на самом деле для большинства документов отсчет сроков хранения начинается существенно позже, обычно от тех событий, в которых они сыграют отведенную им роль в деловой деятельности – Н.Х.).

Эта модель включает в себя тщательную разработку указаний по срокам хранения и действиям по их истечении и их исполнение, в сочетании с процессами, окружающими их внедрение в деловые процессы. Всё это часто оказывается неудобным и громоздким, но именно за это нам и платят большие деньги ;-)

Многие программные приложения для управления документами поддерживают автоматизацию этих процессов, в том числе workflow-процесс, который модифицирует статус информационного материала, когда деловой процесс показывает, что это окончательная версия. Например, отсчёт срока хранения контракта начинается с момента завершения его выполнения, и соответствующий деловой процесс включает в себя «спусковой механизм»-триггер, который срабатывает в том момент, когда процесс достигает этой стадии. Когда такие workflow-процессы внедряются, то сокращение трудозатрат на ручное выполнение процесса придания документного статуса позволяет сэкономить массу времени.

Процесс представления электронных документов и информации в ходе судебных разбирательств и расследований (e-Discovery) и Федеральные правила гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure) говорят нам, что подлежит представлению  вся имеющаяся электронная информация, имеющая отношение к судебному спору. Это изменяет правила игры с точки зрения принципов управления документами, программного обеспечения и процессов. Это также означает, что все личные материалы и сообщения электронной почты, посты на Facebook и в Твиттере, журналы аудита, безопасности, записи видеокамер наблюдения и т.д. - все они подлежат раскрытию в ходе судебных процессов. Являются ли они документами?

Я думаю, что ответ на этот вопрос должен быть ДА. Все они являются документами, и наши системы должны управлять ими как таковыми. Кроме того, вопрос о том, как долго сохранять их, также представляет собой «движущуюся цель», и нам, возможно, придется выбросить все эти старые Перечни.

По истечении срока хранения мы можем принять решение об уничтожении как бумажных, так и электронных документов. Однако наши возможности по локализации и управлению копиями на флеш-накопителях, в PST-файлах (используемых для хранения сообщений электронной почты – Н.Х.), на жёстких дисках персональные компьютеров, в системах «облачных» вычислений, и на лентах с резервными копиями – в лучшем случае, очень слабенькие. Поэтому мы не можем быть до конца уверены, что уничтоженные нами материалы не существуют по-прежнему где-то ещё. А если они существуют, то подлежат раскрытию, и, с точки зрения судов, по-прежнему являются документами.

Это весьма разрушительное изменение нашего образа мышления, не так ли?

Марк Мендел (Mark Mandel)

Источник: блог Сообщества по управлению электронными документами (AIIM)
http://aiimcommunities.org/erm/blog/what-record-old-rules-no-longer-apply