Публичное обсуждение MoReq2010, четвертый тур: Сроки хранения, передача и уничтожение документов - часть III

(Продолжение, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/09/moreq2010-ii.html )

4 Решение судьбы (уничтожение либо передача) документов по истечении сроков хранения (см.
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart4?pointId=1282666941950 )

Варианты действий с документами по истечении сроков хранения (disposal intentions)

В каждом из указаний по срокам хранения и действиям по их истечении необходимо указать одно из пяти возможных намерений распорядиться документами (соответствует требованию MoReq2, п. 5.1.24):

• Хранить постоянно (retain indefinitely),
• Провести экспертизу ценности,
• Передать (например, на архивное хранение или в другую организацию – Н.Х.),
• Уничтожить,
• Уничтожить автоматически.

За исключением случая, когда намерением является «хранить постоянно», назначение коллекции указания по срокам хранения будет инициировать для этой коллекции процесс отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении. Этот процесс подробно описан в следующем разделе данного документа.

За исключением вариантов «уничтожить автоматически» и «хранить постоянно», назначение коллекции указания по срокам хранения приведет к тому, что по истечении срока хранения администратор должен будет провести экспертизу ценности принять решение.

Решения по итогам экспертизы ценности

По итогам экспертизы ценности, администратор будет принимать решение и выбирать одно из пяти возможных действий:

• Установить срок повторной экспертизы ценности – действие возможно только в случае, если указано намерение «Провести экспертизу ценности»;
  
  
• Передать - действие возможно только в случае, если указано намерение «Передать»;
  
  
• Уничтожить – данное действие невозможно, если указано намерение «Передать» либо если есть второе указание по срокам хранения для данной коллекции с намерением «Хранить постоянно».
  
  
• Приостановить выполнение указаний о действиях по истечении сроков хранения – данное действие возможно всегда;
  
  
• Изменить указания по срокам хранения - данное действие возможно всегда.

Как поясняется в  приведенном выше списке, MoReq2010 предусматривает, что выбор возможных решений по итогам экспертизы ценности будет ограничен в зависимости от намерения распорядиться документами в назначенном коллекции указании (указаниях) по срокам хранения, и некоторые комбинации действий и намерений будут невозможны.

Если, например, в указании по срокам хранения зафиксировано намерение «Уничтожить», то MoReq2010 не позволит администратору сохранить коллекцию путем простого изменения даты экспертизы ценности на какую-либо дату в будущем. Администратору для этого придётся применить действие «Приостановить выполнение указаний о действиях по истечении сроков хранения» либо отменить указание с намерением «уничтожить», изменив указание, если они были назначены неверно.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/moreq2010-iv.html )

Источник: Портал для публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/