воскресенье, 30 сентября 2012 г.

Из года в год при составлении планов работы Росархив игнорирует всё электронное…


Как быстро пролетел год! Очередное информационное письмо Росархива от 24 сентября 2012 г. № 4/1655-А  напомнило архивным учреждениям о необходимости составления планов работы на 2013 год и подготовки отчетов за 2012 год.

Давайте сравним, как изменились рекомендации Росархива по сравнению с теми, что он давал год назад (см.: http://rusrim.blogspot.com/2011/09/2012.html ) по части электронных документов. Там, где пункты плана присутствуют в обоих письмах, они объединены.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений Росархив просил, по возможности, более подробно отразить:

Кроме этого, Росархив порекомендовал рассмотреть на заседаниях научно-методических советов (НМС) архивных учреждений федеральных округов следующие вопросы:
  • Размещение в сети Интернет фондовых каталогов уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, включая архивоведческие и технологические аспекты, а также организацию использования в режиме он-лайн заключенной в них информации;

  • Информация об итогах XVII Международного конгресса Международного совета архивов и деятельность на конгрессе российской делегации;

  • Итоги отраслевого конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009–2011 гг.
Мой комментарий: Из планов и из отчетов архивов полностью исключены вопросы, связанные с оказанием электронных услуг населению, подключение к СМЭВ и т.д. С моей точки зрения, это грубейшая стратегическая ошибка. Тем самым архивы самоустраняются от участия в актуальной и неплохо финансируемой деятельности по реформированию системы государственного управления, теряют шансы привлечь внимание к своей деятельности высшего руководства страны, и, соответственно получить столь необходимое финансирование. Действия Росархива прямо противоположны тем рекомендациям, что многократно звучали с трибуны недавно завершившегося Конгресса Международного совета архивов :(

Удивляют рекомендованные научно-методическим советам темы для обсуждения: при всем уважении к фондовому каталогу и Конгрессу МСА, я не думаю, что сегодня это самые насущные для отрасли вопросы. Куда полезнее было бы провести обсуждение той же Концепции развития архивного дела в Российской Федерации с учетом внедрения систем электронного документооборота и вопросов, связанных с организацией хранения электронных архивных документов и с реализацией принципов «открытого правительства» в деятельность архивов. А уж если совсем расхрабриться, то можно было бы обсудить вопросы оплаты труда сотрудников архивов, их профессиональной подготовки…

В план работ также не предложено ни одной темы, связанной с построением «открытого правительства», хотя Росархив первым из федеральным  ведомств разработал и утвердил свой «План по реализации задач внедрения принципов «Открытого правительства» в свою деятельность» (см.: http://rusrim.blogspot.com/2012/09/blog-post_8002.html ). Опять упускается шанс громко заявить о себе…

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter060911.shtml
http://archives.ru/documents/letter240912.shtml

суббота, 29 сентября 2012 г.

ГОСТы на сайте Росстандарта: Что почитать?


В последние дни у меня нашлось время поисследовать раздел сайта Росстандарта, в котором новые стандарты на год выкладываются для ознакомления общественности. Некоторые мне показались любопытными, выкладываю ссылки на них – может быть, пригодятся кому-то из моих читателей :)
Источник: сайт Росстандарта
http://standard.gost.ru/wps/portal/

пятница, 28 сентября 2012 г.

Австралия: Правительство объявило войну бумаге


Статья Маркуса Манхейма (Markus Mannheim – на фото) была опубликована на сайте австралийской газеты «The Sydney Morning Herald» 18 сентября 2012 года.

Стародавняя мечта о безбумажном офисе через три года окажется в пределах досягаемости – из-за того, что налогоплательщики больше не может позволить себе откладывать этот переход.

По словам генерального директора Национальных Архивов Австралии Дэвида Фрикера (David Fricker), федеральные органы исполнительной власти в настоящее время тратят около 220 миллионов австралийских долларов (примерно 230 млн. долл. США – Н.Х.) в год на хранение своих бумажных документов. «И эта сумма будет лишь расти, поскольку создается все больше информации», подчеркнул г-н Фрикер. «Двести двадцать миллионов долларов мы платить не можем, это расточительно».

Генеральный директор и курирующий архивы министр по делам искусств Саймон Крин (Simon Crean) посетили сегодня хранилище Национальных Архивов в Митчелле (г. Канберра), в котором хранится ряд наиболее важных исторических документов правительства. Г-н Крин предупредил государственных служащих о том, что до 2015 года они должны перейти на использование электронной системы архивации, поскольку затем правительство уже не позволит создавать бумажные дела. При этом сам министр признался, что по-прежнему предпочитает читать поступающие к нему материалы на бумаге.

В то же время министр сказал, что государственные органы создают «невероятное» количество документов. «Как мне сообщили, за год 200 органов исполнительной власти  Австралии создают 850 млн. листов бумаги» (в более привычных архивистах единицах измерения, это 85 погонных километров документов – Н.Х.). Чтобы удовлетворить потребность в местах хранения, Национальные Архивы расширяют два своих крупнейших хранилища в Митчелле (Mitchell) и Честер-хилле (Chester Hill, г. Сидней). Рассматриваются также планы создания ещё одного крупного центра хранения в Канберре.

По словам г-на Фрикера, Национальные Архивы тестируют технологию электронного делопроизводства, которая, в случае её внедрения в государственных органах, позволит сэкономить миллионы общественных долларов. (Из этих слов видно, что уважаемый руководитель австралийской архивной службы не в курсе того, как внедряются электронные технологии. Давно ни для кого не секрет, что переход на электронные технологии не только не даёт экономии, но и влечет за собой немалые дополнительные расходы на оборудование, программное обеспечение, обучение персонала и оплату труда более знающих, а, следовательно, и более дорогих специалистов. Другое дело, что эти расходы могут с лихвой окупиться за счёт резкого повышения эффективности работы государственной машин, и вообще это может быть единственный способ справиться с нарастающими объёмами документов и информации. – Н.Х.).

Фрикер отметил, что к электронным документам легче получать доступ и вести по ним поиск. «В конечном счете, благодаря этому вырастут возможности ... для австралийцев получать доступ и использовать эти документы».

В пятилетнем плане устойчивого развития информационных технологий в федеральном правительстве страны, опубликованном в 2010 году, сообщалось о том, что правительство использует, по имеющимся оценкам, 6500 тонн офисной бумаги в год (это соответствует 130 погонным км документов, т.е. в полтора раза больше, чем названная ранее цифра 85 погонных км – Н.Х.).

Правительство поставило перед собой цель сократить внутреннее потребление бумаги  государственными служащими с 40, в среднем, листов за рабочий день на человека до 20 листов к 2015 году.

Мой комментарий: Как нередко это бывает и у нас, планы австралийского правительства формируют люди, которым умственный труд, судя по всему, противопоказан. Вместо главной задачи повышения эффективности деятельности государственных органов, ставится вторичная задача по снижения потребления бумаги, упор на решение которой не только отвлекает от главной задачи, но и может помешать её достижению.

Кабинетные «теоретики» поленились изучить доступный практический опыт стран, в которых давно уже идёт переход на электронные технологии (включая собственный опыт Австралии). Этот опыт говорит о том, что на потребление бумаги влияет несколько факторов, и огромное значение имеет уровень деловой активности. В случае экономического подъёма рост деловой активности приводит к быстрому росту числа транзакций, что способно привести к стабилизации и даже росту потребления бумаги, несмотря на резкое снижение доли бумажных документов в общем объёме документации.


Маркус Манхейм (Markus Mannheim)

Источник: сайт газеты The Sydney Morning Herald
http://www.smh.com.au/national/govt-wages-war-on-paper-20120918-2642e.html 

Арбитражная практика: Как через клиент-банк «уплыл» миллион рублей


Когда изучаешь арбитражную практику по искам организаций к банкам о неправомочном списании с их счетов денежных средств через системы «клиент-банк» и «интернет-банкинг», постоянно вспоминается поговорка «что имеем - не храним, потерявши – плачем». При рассмотрении дел в суде нередко выясняется,  что организация регулярно допускала такой «букет» нарушений, что остается лишь удивляться, почему не все деньги были у неё украдены.

В деле №А45-23044/2011, помимо «коллекции» нарушений элементарных правил обеспечения информационной безопасности, допущенных организацией при работе в электронной среде, представляет интерес и то, что по её утверждению, она направила в банк платежное поручение с совершенно другими реквизитами и гораздо меньшей суммой. Как все это трансформировалось в платеж физическому лицу в размере 1 млн. рублей, пришлось разбираться Арбитражному суду Новосибирской области в феврале 2012 года.

Суть спора

11 апреля 2011 года ООО «Беспроводные технологии» сформировало в системе Клиент-банк платежное поручение №156 на сумму 318 рублей 50 копеек, получатель платежа - ООО «Грузовозофф», назначение платежа: «оплата за ТЭУ по сч. НБ-1602/11 от 08.04.2011 г.». Затем данное платежное поручение было отправлено в электронном виде в адрес банка и было им исполнено, о чем 11 апреля 2011 года в 15 часов 55 минут 28 секунд организацией было получено уведомление, заверенное электронно-цифровой подписью банка.

12 апреля 2011 года из выписки Банка на начало рабочего дня обществу стало известно, что с расчетного счета организации вместо суммы в размере 318 рублей 50 копеек была списана сумма в размере 1 млн. рублей на основании платежного поручения № 156 от 11 апреля 2011 года, имеющего иные реквизиты, а именно: получатель – Д., банк получателя: ОАО «Сбербанк России», г. Москва, назначение платежа: «оплата по договору купли ценных бумаг № 71 от 29.03.2011 г.».

Поскольку общество не состояло в каких-либо отношениях с физическим лицом Д., не заключало с ним договора купли-продажи ценных бумаг, не имело намерения перечислить в его адрес сумму в размере 1  млн. рублей и не формировало платежное поручение с вышеуказанными реквизитами, то, по его мнению, оснований для списания с расчетного счета общества и направления этой суммы в адрес Д. у банка не имелось.

Договориться с банком во внесудебном порядке не удалось и общество обратилось с иском в суд.

Позиция Арбитражного суда Новосибирской области

В марте 2009 года между АК «Сберегательный банк Российской Федерации» в лице Сибирского банка и обществом был заключен договор банковского счета. Одновременно с указанным договором был заключен договор о предоставлении услуг с использованием системы «Клиент-Сбербанк».

Согласно заявке на проведение работ по договору и акту готовности к эксплуатации автоматизированной системы «Клиент-Сбербанк», передача электронных данных от Клиента к Банку осуществляется посредством модема. Вместе с этим программист банка установил на рабочем месте общества в качестве дополнительной опции возможность отправки электронных документов через сеть Интернет. Поскольку дополнительное соглашение по этому вопросу подписано с банком не было, то, по мнению общества, банк обязан был принимать к исполнению только платежные документы, поданные обществом посредством модема.

Общество обратилось к банку с заявлением о возвращении списанных денежных средств. Была создана согласительная комиссия, из протокола заседания которой суд сделал вывод о том, что комиссия не смогла установить причину несанкционированного списания денежных средств со счета истца.

Техническая экспертиза установила, что спорное платежное поручение на 1 млн. рублей было подписано корректной ЭЦП общества, однако не смогла установить, с какого компьютера поступило данное платежное поручение.

К единому мнению относительно причин и ответственности за случившуюся ситуацию комиссия так и не пришла. По мнению Банка, денежные средства были похищены неизвестными лицами, которые проникли в компьютерную систему  общества, и вины банка в этом нет. По мнению общества, несанкционированное списание денежных средств со счета стало возможным из-за дефекта безопасности самой системы «Клиент-Сбербанк», которая не обеспечивает сохранность денежных средств клиента.

Общество не отрицало корректность ЭЦП спорного платежного поручения, однако считало, что авторство платежного документа не установлено. По мнению суда, данная позиция противоречит условиям договора, где авторство электронного документа напрямую зависит от наличия корректной ЭЦП, и именно ею определяется. При этом суд отметил, что спорное платежное поручение было составлено на бланке формы 0401060  и соответствовало всем предъявляемым к данному виду расчетных документов требованиям.

Неосновательным суд счел и довод общества о том, что банк не должен был принимать платежное поручение, поступившее по системе «Клиент-Сбербанк» посредством сети Интернет, поскольку в соответствии с договором был налажен канал связи через модем.

Суд отметил, что договор не содержит положений о том, что платежные документы должны передаваться исключительно по каналу связи через модем; также в договоре не говорится и о том, что Банк не должен исполнять платежные документы общества, полученные по системе «Клиент-Сбербанк» посредством сети Интернет.

Согласно п. 5.2 договора, общество самостоятельно проводит установку, переустановку и настройку переданного банком программного обеспечения в соответствии с представленными инструкциями на своих аппаратных средствах, отвечающих требованиям спецификации.

Согласно Акту приема-передачи программных средств АС «Клиент-Сбербанк» от 27 марта 2009 года, общество получило все необходимые документы и инструкции (в соответствии с п. 4.1. договора № 1722), в том числе и инструкцию по переходу на Интернет-соединение.

В письме от 24 июня 2011 года общество сообщило банку, что на его компьютере установлено 3 комплекта ПО системы «Клиент-Сбербанк» для трех различных юридических лиц, арендующих помещения в одном офисе. Для одного из юридических лиц был настроен канал связи посредством сети Интернет. На этом основании суд сделал вывод о том, что общество самостоятельно могло настроить Интернет-соединение.

Согласно представленным банком отчетам о работе агента приема-передачи данных, общество и ранее осуществляло связь с банком посредством сети Интернет. Указанное обстоятельство общество не оспаривало.

Создание корректной ЭЦП электронного документа возможно исключительно с использованием закрытого ключа ЭЦП, который был самостоятельно изготовлен обществом и хранился у него. Банк не имел доступа к закрытому ключу ЭЦП общества.

При таких обстоятельствах, арбитражный суд признал обоснованным довод банка о том, что спорная ситуация могло произойти только при нарушении обществом требований об обеспечении безопасности.

В итоге суд отказал в удовлетворении иска общества.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в мае 2012 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Новосибирской области, а апелляционную жалобу ООО «Беспроводные технологии» без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Мой комментарий: Ну что тут можно сказать – постоянно нарушая общепринятые меры по обеспечению информационной безопасности, трудно ожидать, что никто не попытается этим воспользоваться…

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

четверг, 27 сентября 2012 г.

Австралия: Электронные архивы под угрозой исчезновения


Статья Пола Хемсли (Paul Hemsley) была опубликована 14 сентября 2012 года на сайте независимого австралийского журнала «Новости государственных органов» (Government News, http://www.governmentnews.com.au/ ).

Глава Национальных Архивов Австралии Дэвид Фрикер (David Fricker) предупредил, что заархивированные в электронном виде исторические документы могут стать недоступными, если используемые для хранения информации технологии не будут должным образом модернизироваться.

Главный хранитель документов страны обеспокоен тем, что важнейшая информация об истории Австралии может быть потеряна из-за отсутствия  эффективных планов по обеспечению сохранности документов в электронных форматах.

Как и во многих других странах, австралийские архивисты стоят перед дилеммой обеспечения не просто сохранности электронных документов, но и их доступности даже в отдаленном будущем. Большую проблему создает широкий спектр файловых форматов и продолжительность их поддержки.

«Это фрагментированная информация способна испариться столь же легко, сколь она была создана», сказал г-н Фрикер. Он подчеркнул, что обеспечение сохранности должно начинаться с момента создания документов, поскольку устаревание технологий потенциально способно привести к тому, что оцифрованные документы окажутся недоступными для будущих поколений.

Национальные Архивы могли бы принимать электронные документы  сразу в момент их создания, используя механизм автоматической передачи, при этом государственные органы по-прежнему имели бы к ним доступ, предложил г-н Фрикер. «Нам, однако, необходимо помнить, что сохранение теряет смысл, если нет доступа», отметил он.

Озабоченность г-н Фрикера перекликается с беспокойством тех архивных групп по интересам, которые опасаются, что исторические документы Австралии не выживут в качестве справочного ресурса для будущих поколений вследствие недостаточных  ресурсов, выделяемых государственными властями для того, чтобы справиться с новой нагрузкой по управления доступом к электронным и бумажных активам.

Возможное падение уровня деятельности по обеспечению сохранности стало головной болью для архивных активистов с того момента, когда правительство штата Новый Южный Уэльс срезало финансирование Управления государственных документов штата в бюджете на 2012-2013 финансовый год. Дыра в бюджете величиной в 1,8 млн. австралийских долларов, что не будут выполнены запланированные модификации и работа по оцифровке аналоговых документов.

Руководитель отделения Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists) в штате Новый Южный Уэльс Гай Трантер (Guy Tranter) предупредил премьер-министра правительства штата Барри О'Фаррелла (Barry O’Farrell) о том, что в отсутствие продолжающегося финансирования проект создания электронного архива штата через 18 месяцев встанет.

Г-н Трантер сказал, что электронные документы должны управляться начиная с момента их создания, и мы не можем позволить себе роскошь оставить их лежать на хранении без какого-либо внимания. «Мы уверены, что правительство не захочет остаться в памяти как виновник потери электронного культурно-исторического наследия штата», отметил г-н Трантер.

Пол Хемсли (Paul Hemsley)

Источник: сайт GovernmentNews.com.au
http://www.governmentnews.com.au/2012/09/14/article/Digital-archives-at-risk-of-vanishing/QZLKUNMTUS.html 

Не пора ли архивной службе уйти из Министерства культуры?


Каждый раз, когда заходит речь о деятельности Министерства культуры, я внимательно прислушиваюсь к тому, что при этом говорится о ситуации в архивной отрасли. И практически каждый раз – разочарование. Об архивах вспоминают редко и вскользь, как о нелюбимых дальних родственниках.

Например, в письме Минкультуры России от 22  июня 2012 года № 81-01-39/04-АБ (см. http://mkrf.ru/dokumenty/591/detail.php?ID=243509 ) относительно повышения оплаты труда работников учреждений культуры архивы вообще отнесены к разряду «прочих», наряду с цирками, зоопарками и учреждениями кинематографии.

Поэтому нет ничего удивительного в том, что в утвержденном Указом Президента РФ от 19.09.2012 № 1303 составе Совета при Президенте Российской Федерации по культуре и искусству (см. http://graph.document.kremlin.ru/page.aspx?1;1626300 ) нет ни одного представителя архивной отрасли.

25 сентября 2012 года в Кремле прошло первое заседание Совета по культуре и искусству в новом составе. Руководитель Федерального архивного агентства Андрей Николаевич Артизов присутствовал на нем лишь в качестве приглашенного лица и, конечно же, слова ему никто не дал. В стенограмме заседания нет ни слова об архивах, как будто их нет в природе, а вот, например, про также не избалованное вниманием  кино вспомнили раз семь …

Когда на заседании речь зашла о повышении зарплаты работникам культуры на 30-33%,, В.В. Путин назвал наиболее обделенных, и архивная отрасль опять оказалась в числе «некоторых других»:
Правительство должно будет принять решение, где сколько добавить. Я надеюсь, что прежде всего вы обратите внимание на тех людей и на тех работников в сфере культуры, которые получают наименьшие заработные платы сегодня, а это библиотекари, некоторые другие работники, работники музеев, например, и так далее.
Вообще, насколько я помню, единственный раз за последнее время наш Президент вспомнил об архивах 12 сентября 2012 года  в Краснодаре на встрече с представителями общественности по вопросам патриотического воспитания молодёжи (см.: http://news.kremlin.ru/news/16470 ).  Когда главный редактор «Литературной газеты» Ю.Поляков, упомянул о том, что в Год истории в российской прессе выходят статьи с названиями вроде «Кто победил в войне 1812 года?», «Жаль, что Наполеон не победил. Мы были бы Европой», Президент тогда в своем комментарии сказал:
А для этого нужно немного, нужно просто поднять архивы, в архивах всё есть, прочитать и дать возможность ознакомиться миллионам наших граждан …
Судя по всему, некому рассказать высшему руководству страны о проблемах архивной отрасли. И очень жаль, что люди, осуществляющие столь необходимые для страны реформы системы государственного управления до сих пор не поняли (правда, в этом есть вина самой архивной службы, которая упорно уходит от решения актуальных проблем), что без активного участия архивов может провалиться переход на безбумажные технологии – например, из-за того, что не удастся решить проблему сохранения электронных документов длительного и постоянного сроков хранения без потери ими юридической значимости и доказательной силы.

Уже давно стало понятно, что переход архивной отрасли в ведение Министерства культуры не принес никакой пользы архивным учреждением. Кстати, точно такая же ситуация наблюдается и за рубежом, поскольку крайне редко руководители ведомств по культуре понимают, что архивы – это вовсе не недо-музеи, архивы хранят юридически значимые документы, подтверждающие права и обязанности юридических и физических лиц, а также являются одним из важнейших инструментов обеспечения подотчетности государственных органов и их руководителей за принятые решения. В современных условиях куда полезнее было бы передать архивную службу в подчинение Минюста, как, кстати говоря, поступили многие страны СНГ.

Руководству архивной службы тоже пора уже занять более активную позицию и начать,  во-первых, открыто говорить о проблемах, и, во-вторых, самим искать своё место в актуальных, престижных и денежных программах. Иначе, боюсь, Правительство забудет про архивистов даже тогда, когда будет подтягивать до прожиточного минимума зарплату работникам культуры…

Источник: Сайт Президента РФ
http://kremlin.ru/news/16530

Порядок представления налогоплательщиком уведомлений о контролируемых сделках в электронной форме


Федеральная налоговая служба продолжает постепенное наступление на бумажные документы. Приказом ФНС России от 27 июля 2012 года № ММВ-7-13/524@ утвержден «Порядок представления налогоплательщиком уведомления о контролируемых сделках в электронной форме».

В процессе электронного документооборота при представлении Уведомлений в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи также создаются следующие технологические электронные документы (п.2):
  • подтверждение даты отправки по форме и формату; 
  • квитанция о приеме; 
  • уведомление об отказе в приеме; 
  • извещение о получении электронного документа; 
  • информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. 
Уже традиционным для таких документов ФНС является требование к обеспечению сохранности всех отправленных/полученных в процессе информационного взаимодействия документов. На этот раз установлены требования к обеспечению сохранности и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, применявшихся для формирования усиленной квалифицированной электронной подписи.
4. Участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых Уведомлений и технологических электронных документов с усиленной квалифицированной электронной подписью и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, применявшихся для формирования усиленной квалифицированной электронной подписи в указанных Уведомлениях и технологических электронных документах.
Датой представления Уведомления в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п.9).

Уведомление считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица налогового органа (п.10).

 Датой получения Уведомления налоговым органом в электронной форме считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.11).

Передача уведомлений осуществляется через специализированного оператора связи (п.16.), который:
  • фиксирует дату представления Уведомления и формирует подтверждение даты отправки;

  • подписывает подтверждение даты отправки своей усиленной квалифицированной электронной подписью и высылает его одновременно участникам информационного обмена. Подтверждение направляется специализированным оператором связи налоговому органу вместе с Уведомлением в электронной форме.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=134785 

среда, 26 сентября 2012 г.

Как открытые данные могут одновременно и иметь большое значение, и оказаться ненужными


Данная статья ведущего аналитика компании Gartner Андреа ди Майо (Andrea Di Maio) была опубликована на блоге компании 11 сентября 2012 года.

В ходе своей неустанной кампании по пропаганде важности открытых данных, Алекс Говард (Alex Howard) опубликовал интересную статью, упоминающую недавний пресс-релиз фирмы Gartner, в котором подчеркивается, что «большие данные делают организации умнее, но открытые данные делают их богаче» (см. http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=2131215 ). Этот пресс-релиз основан на аналитической записке моего коллеги Дэвида Ньюмана (David Newman,  http://www.gartner.com/DisplayDocument?ref=clientFriendlyUrl&id=1947015 , доступ к полному тексту по подписке), в которой рассматривается роль открытых данных в различных секторах экономики и где приводится ряд замечательных примеров для государственного сектора.

Поскольку мои высказывания в отношении открытых данных всегда звучат скептически, и особенно это проявляется в моих беседах с Алексом, думаю, что здесь важно кое-что разъяснить.

Мы все согласны с тем, что открытые данные важны и что у них есть потенциал как для  «подпитки» уже существующих, так и, возможно, для создания совершенно новых отраслей. В сфере государственного управления тому уже есть множество примеров, и Алекс (а также ряд других специалистов) старательно отслеживали их в течение определенного времени. Слова Дэвида были нацелены на то, чтобы привлечь внимание частных компаний к преимуществам, которые они получат как от предоставления, так и от использования открытых данных.

Аналитические исследования фирмы Gartner в области государственного управления занимают более осторожную позицию, исходя из того, что инициативы в области открытых данных уже какое-то время осуществляются на практике.

Федеральные, региональные и местные органы власти уже организовали бесчисленное количество конкурсов с целью привлечения и поощрения разработчиков приложений, и это, вероятно, продолжится и в будущем, поскольку построение «открытого правительства» остается ключевым элементом электронных стратегий многих властей.

Было бы неразумно, однако, не принять во внимание возможность того, что сохраняющаяся потребность в публикации и использовании открытых данных утомит и измотает государственные органы, которые несут ответственность за эти данные.

Некоторые государственные органы «живут и дышат» публичными данными (например, ведомства, занимающиеся научными исследованиями, статистикой, культурой, туризмом), так что обеспечение открытости данных хорошо вписывается в их стратегические приоритеты. Но для многих других государственных органов данные служат лишь сырьём для их услуг и операций, и, хотя они могут и вполне осознавать важность открытости данных, их краткосрочные приоритеты и первостепенной важности проблемы, которые им нужно решать, удерживают их от того, чтобы в  полной мере реализовать потенциал этих данных.

Вот почему уже в течение какого-то времени я говорю о том, что необходимо как можно скорее более непосредственным образом связать открытые данные с приоритетными направлениями основной деятельности государственных органов. Если у государственных органов есть проблемы, которые они не могут решить, или которые не могут достаточно  экономически эффективным образом решить с помощью традиционных средств, то в таких случаях открытые данные могут доказать свою полезность, и подобный успешный опыт, скорее всего, закрепится в деятельности соответствующих органов. В опубликованной в феврале прошлого года аналитической записке фирмы Gartner говорится, что жизнеспособность открытого правительства зависит от возможности быстро получить отдачу (Survival of Open Government Depends on Short-Term Payoffs, http://www.gartner.com/DisplayDocument?ref=clientFriendlyUrl&id=1927915 , доступ к полному тексту по подписке), и тот же аргумент проходит красной нитью через многие более ранние исследования, а также многие посты на моём блоге (достаточно провести поиск по блогу по словам «открытые данные» (open data) и «открытое правительство» (open government)).

Просто говорить людям «Если вы это создадите, то они придут» вряд ли является жизнеспособным предложением с точки зрения тех, кто вынужден работать и делать больше с меньшими затратами в условиях все более бурной и неопределенной среды.

Так что давайте будем и дальше постоянно уделять внимание направлению «открытых данных», но давайте при этом позаботимся о том, чтобы вместо привлекательных новостийных заголовков на темы здравоохранения или развития нового бизнеса предложить государственным органам конкретные стимулы, способствующие применению методов «открытых данных» для их собственных деловых целей, а не просто ради всеобщего блага. Риск заключается в том, что повторение одних лишь общих слов о ценности открытых данных может привести к потере рядом руководителей государственных органов интереса к этому вопросу и желания им заниматься, в результате чего их организации могут упустить связанные с открытыми данными, в длительной перспективе, возможности.

Андреа ди Майо (Andrea Di Maio)

Источник: блог фирмы Gartner
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2012/09/11/how-open-data-can-both-be-important-and-become-irrelevant/

Стратегическим открытым акционерным обществам запретили без предварительного согласия правительства РФ представлять дополнительную информацию о своей деятельности органам иностранных государств


11 сентября 2012 года Президент Путин подписал Указ № 1285 «О мерах по защите интересов Российской Федерации при осуществлении российскими юридическими лицами внешнеэкономической деятельности».

Указом установлено, что открытые акционерные общества, включенные в перечень стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 4 августа 2004г. №1009 «Об утверждении перечня стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ» и их дочерние хозяйственные общества в случае предъявления к ним требований со стороны органов иностранных государств, международных организаций, союзных объединений иностранных государств, органов (институтов) этих организаций и объединений, включая органы регулирования и (или) контроля, вправе только с предварительного согласия федерального органа исполнительной власти, уполномоченного Правительством Российской Федерации:
  • Предоставлять этим органам, организациям и объединениям информацию, касающуюся своей деятельности.

    При этом, если запрашивается информация, подлежащая опубликованию или раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с требованиями, предъявляемыми в связи с выпуском, обращением и приобретением ценных бумаг, то получать предварительное согласие не требуется.

  • Вносить изменения в договоры, заключенные акционерными обществами и их дочерними хозяйственными обществами с иностранными контрагентами, и в другие документы, касающиеся их коммерческой (ценовой) политики в иностранных государствах.

  • Отчуждать принадлежащие акционерным обществам и их дочерним хозяйственным обществам доли участия в иностранных организациях, права на осуществление предпринимательской деятельности на территориях иностранных государств и недвижимое имущество, находящееся за рубежом.
Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный Правительством Российской Федерации, будет отказывать в согласии на осуществление перечисленных выше действий, если сочтет, что эти действия способны нанести ущерб экономическим интересам Российской Федерации (п.2).

В месячный срок Правительство РФ должно определить, какие федеральные органы исполнительной власти будут уполномоченные давать акционерным обществам и их дочерним хозяйственным обществам согласие.

Мой комментарий:  Будет интересно посмотреть на то, как данный указ (очевидно выпущенный для поддержки Газпрома в назревающем конфликте с правительством Евросоюза) будет выполняться на практике. Дело в том, что законодательно-нормативные требования по раскрытию информации коммерческими организациями в различных странах мира различаются, также как и различны административные наказания.

Например, согласно американскому законодательству, все компании, публично торгующие своими акциями на американском рынке ценных бумаг, автоматически подпадают под действие американского закона Сарбейнса-Оксли и обязаны соблюдать его требования, в том числе и по объемам предоставляемой контролирующим органам деловой информации. Ни американская комиссия по рынку ценных бумаг, ни американские суды в большинстве случае не склонны считать уважительной причиной для нераскрытия информации положения законодательства других стран (в последнее время это особенно ярко проявилось в отношении персональных данных граждан Евросоюза).

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135054

вторник, 25 сентября 2012 г.

Реформа управления документами в США: Критическое мнение одного специалиста


24 августа 2012 года Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero) опубликовал на своем блоге заметку под название «Управление документами «с хребтом»» (Records Management with a Backbone, http://blogs.archives.gov/aotus/?p=4396 ), в которой в общих чертах рассказал о недавно выпущенной Национальными Архивами Директиве по управлению документами (о ней см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/i_27.html и http://rusrim.blogspot.com/2012/09/2019.html ).
Свой комментарий к этому посту написал достаточно известный американский специалист, вице-президент по управлению документами Корпорации по экономическому развитию Нью-Йорка Фред Гревин (Fred Grevin), и его мнение прозвучало диссонансом в общем позитивно-одобрительном хоре. Вот что он сказал:
Как мне кажется, формулировка раздела 1.1 части I Директивы «К 2019 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате» чревата неприятностями, особенно с учетом значительного сокращения финансирования программы государственного электронного архива ERA, и общую нехватку реализма в вопросах обеспечения сохранности электронных материалов в течение очень, очень длительного времени (в отличие от сохранения для следующего поколения людей).

В раздел A3.1 части II говорится: «К 31 декабря 2013 года Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронной документированной информации, в т.ч. передовые технологии поиска». А разве Управление прикладных исследований (Office of Applied Research, http://www.archives.gov/applied-research/ ) ещё этого не сделало?

Раздел A5 части II, по-видимому, подразумевает, что Национальные Архивы будут управлять документами в облаке совместно с государственными органами. Система совместного контроля и управления может оказаться «хрупкой» и уязвимой к возможным распрям между сторонами. Так ли воспринимают данное положение другие коллеги?

Я также не уверен в мудрости раздела C2 части II, в котором говорится об увеличении «...количества серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях [General Records Schedules, GRS], чтобы уменьшить нагрузку на государственные органы в области экспертизы ценности и установления сроков хранения». Мне кажется, что таким образом мы меняем старую проблему (бремени, связанного с экспертизой ценности и установлением сроков хранения) на новую: придётся сохранять больше документов постоянного срока хранения. И что ещё хуже, они будут электронными.

Фредерик Гревин (Frederic J. Grevin)
28 августа 2012 года
Фреду ответил высокопоставленный руководитель Национальных Архивов, директор программ современного управления документами и директор по управлению документами в федеральном правительстве (Chief Records Officer) Пол Вестер (Paul Wester):
Спасибо за Ваши комментарии и за интерес к президентской Директиве. Нас, сотрудников Национальных Архивов, воодушевляет возможность переосмыслить управление документами в федеральном правительстве с учетом реалий 21-го века.

Что касается поднятых Вами конкретных вопросов:

Программа ERA перешла в стадию промышленной эксплуатации, и мы вместе с нашим новым подрядчиком прилагаем усилия для поддержания её в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений, которые позволят системе удовлетворять существующие и новые потребности. Наличие долгосрочной цели в 2019 году даст нам время для того, чтобы обеспечить способность системы ERA и наших информационных систем, поддерживающих документы, в полной мере справиться с этой задачей. С выходом новой Директивы Национальные Архивы и остальные федеральные органы исполнительной власти будут тесно сотрудничать в разработке решений для эффективного управления документами. Мы ожидаем, что органы власти разработают планы, предусматривающие совершенствование их процессов таким образом, чтобы поощрялось использование устойчивых форматов для их документации.

Хотя Управление прикладных исследований уже проделало значительную работу в этой области, мы хотим дополнительно поработать вместе с государственными органами над этим вопросом, чтобы выявить иные факторы, мешающие широкому внедрению и реализации существующих планов.

Вы подняли хорошие вопросы в отношении облачных услуг. Национальные Архивы и их партнеры среди государственных органов будут решать их путем проведение предписанного Директивой анализа возможности использования облачных технологий.

Увеличение числа серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях (GRS) позволит, как вы заметили, уменьшить связанную с установлением сроков хранения нагрузку на органы государственной власти, которые смогут затем воспользоваться нашей программой проведения предварительного (опережающего) приёма документов, чтобы уже не беспокоиться о проблемах обеспечения долговременной сохранности документов.

Еще раз спасибо за Ваши комментарии и интерес!

Пол Вестер (Paul Wester),
Директор по управлению документами в федеральном правительстве
30 августа 2012 года
Этот ответ не совсем удовлетворил Фреда Гревина, и он написал ещё один комментарий следующего содержания:
Во-первых, г-н Вестер заявляет, что «Программа ERA перешла в стадию промышленной эксплуатации, и мы вместе с нашим новым подрядчиком прилагаем усилия для поддержания её в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений, которые позволят системе удовлетворять существующие и новые потребности. Наличие долгосрочной цели в 2019 году даст нам время для того, чтобы обеспечить способность системы ERA и наших информационных систем, поддерживающих документы, в полной мере справиться с этой задачей».

Таким образом, даже не начинается решение вопросов, связанных с заменой системы на протяжении очень длительного периода времени: Документы постоянного срока хранения никуда не исчезнут в 2020 году, и, в условиях нынешней политической среды, когда единственно хорошим правительством считается отсутствие правительства или, в лучшем случае, «небольшое правительство» (что бы это ни означало), крайне маловероятной политическая поддержка, необходимая для получения финансирования совершенно новой системы. И даже к тому, что в переходный период будет выделено финансирование на поддержку системы « ... в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений», я отношусь скептически.

Во-вторых, Вестер говорит: «Мы ожидаем, что органы власти разработают планы, предусматривающие совершенствование их процессов таким образом, чтобы поощрялось использование устойчивых форматов для их документации». Весьма спорно, способны ли вообще взятые в целом федеральные органы власти разработать такие планы; способны ли они при их разработке уложиться в ограниченные сроки, установленные президентской Директивой, а также могут ли они выполнить эту работу без дополнительного финансирования. Здесь слишком много «если».

В-третьих, Вестер утверждает: «Хотя Управление прикладных исследований уже проделало значительную работу в этой области, мы хотим дополнительно поработать вместе с государственными органами над этим вопросом, чтобы выявить иные факторы, мешающие широкому внедрению и реализации существующих планов». Подобные слова подразумевают, что Управление не сделало эту работу (оно, помимо прочего, имеет давние связи с Научно-исследовательской лабораторией Армии США), и не способно её выполнить. Но какая ещё группа в Национальных Архивах достаточно компетентна, чтобы управлять таким проектом, если не Управление прикладных исследований? Почему не развивать то, что уже есть, вместо того, чтобы ломать?

В-четвертых, на мой вопрос о совместном контроле над документами в облаке Вестер ответил так: «Национальные Архивы и их партнеры среди государственных органов будут решать их путем проведение предписанного Директивой анализа возможности использования облачных технологий». Неужели Национальные Архивы не слышали о других исследованиях такого рода, - например, об опубликованном в 2012 году Департаментом информационных ресурсов Техаса отчете «Пилотный проект облачных вычислений штата Техас: Извлеченные уроки» (Pilot Texas Cloud Offering: Lessons learned, http://www.dir.texas.gov/SiteCollectionDocuments/Texas.gov/ptco.pdf ), а также о внедрении системы фирмы Tessella Национальными Архивами Великобритании? (см. http://www.tessella.com/2011/04/press-release-the-national-archives-and-tessella-win-queens-award-for-enterprise/ ).

Наконец, утверждение о том, что «Увеличение числа серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях (GRS) позволит, как вы заметили, уменьшить связанную с установлением сроков хранения нагрузку на органы государственной власти, которые смогут затем воспользоваться нашей программой проведения предварительного (опережающего) приёма документов, чтобы уже не беспокоиться о проблемах обеспечения долговременной сохранности документов» не учитывает проблемы, возникающие вследствие увеличения бремени, связанного с ростом количества и объема документов постоянного срока хранения. Как человек, который одно время был археологом, я приветствую такое намерение. Как специалист по управлению документами и информацией, которому приходится иметь дело с реальностью (ресурсов мало и становится всё меньше, бюджеты с каждым годом урезаются, пользователи не горят желанием предоставлять достаточное количество метаданных, и многое другое), я считаю, что этот подход не опирается на понимание реального положения дел.

Тем не менее, я надеюсь, что мой скепсис окажется ошибочным, и желаю Национальным Архивам успехов в их реформах практики управления документами и архивного дела.

Фредерик Гревин (Frederic J. Grevin)
grevinf@earthlink.net
4 сентября 2012 года
Источник: блог Архивиста США на сайте Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=4396

Как будет совершенствоваться документооборот в органах государственной власти


Постановлением Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» утверждены изменения в следующие нормативные правовые акты (изменения вступают в силу с 1 марта 2013 г.):
  • Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009),

  • Регламент Правительства РФ (утв. постановлением Правительства РФ от 1 июня 2004 г. № 260),

  • Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30),

  • Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452),

  • Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754).
Несмотря на звонкое «электронное» название, основные изменения, внесенные постановлением в перечисленные нормативно-правовые акты, направлены на уточнение порядка подготовки проектов документов в смешанном документообороте.

Поскольку теперь проект нормативного правового акта (НПА) и сам нормативный правовой акт могут создаваться как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов (за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну), то в «Правилах подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» установлены требования к оформлению как бумажных, так и электронных документов:

В Регламенте Правительства Российской Федерации теперь также описан порядок оформления представляемых в Правительство документов как на бумажных носителях, так и в форме электронного документа:

Кроме того, изменилось отношение к возможности использования технических средств участникам заседаний Правительства и приглашенным на заседания лицам. Из списка запрещенных предметов исключены средства связи, однако при этом остался запрет на использование на заседаниях кино-, видео- и фотоаппаратуры, звукозаписывающих устройств (п.42).

Теперь в ряде случаев участники заседаний могут использовать средства связи, подключенные к информационно-телекоммуникационным сетям:
42. … При рассмотрении вопросов, материалы по которым не содержат информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, участники заседаний могут пользоваться средствами связи, подключенными к информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе к информационно-телекоммуникационным сетям, доступ к которым не ограничен, с соблюдением установленных требований по обеспечению безопасности информации.

Рассмотрение вопросов, материалы по которым содержат сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
Интересные изменения внесены в пункт 10.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти». Если ранее (с октября 2009 года) предусматривалось, что в случае, «когда для реализации полномочий федерального органа исполнительной власти, в частности для исполнения поручений, необходимо получение информации, заключений, экспертиз от других федеральных органов исполнительной власти, заинтересованный федеральный орган исполнительной власти направляет в соответствующий федеральный орган исполнительной власти запрос в электронной форме с использованием системы межведомственного электронного документооборота или в форме документа на бумажном носителе», то теперь запрос может быть направлен «в форме документа на бумажном носителе или в электронной форме (за исключением случаев, когда в запросе содержатся сведения, составляющие государственную тайну)».

Таким образом, во-первых, предусмотрена возможность направить зарос в виде бумажного документа, а во-вторых, электронный документ можно направлять наиболее удобными для органа государственной власти способами, а не только по системе МЭДО (особенно если орган государственной власти не подключен к МЭДО).

В «Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» также регулируется порядок оформления документов на носителях различных видов:

Кроме того, в пункт 4 «Положения о системе межведомственного электронного документооборота», устанавливающий входящие в сферу межведомственного электронного документооборота виды обмена электронными сообщениями, теперь включено «направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации».

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135055

понедельник, 24 сентября 2012 г.

Франция: Рекомендации по выбору оптических носителей информации и записывающих устройств


13 сентября на сайте Архивов Франции было выложено информационное письмо от 30 августа 2012 года DGP/SIAF/2012/010 «О выполненном Национальной лабораторией метрологии и испытаний (Laboratoire national de métrologie et d'essais, LNE) анализе эволюции рынка DVD и «голубых» дисков для архивного хранения электронных данных», http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6183 .

К информационному письму приложены два научно-исследовательских отчета LNE:
  • «Мониторинг эволюции рынка DVD-R дисков для архивного хранения электронных данных» (Suivi de l'évolution du marche des DVD±R pour l'archivage des données numériques), 95 стр.,  http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6188  ;

  • «Качество записываемых голубых дисков для архивного хранения электронных данных» (Qualité des disques Blu-Ray enregistrables pour l’archivage des données numériques), 49 стр., http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6187 .
Рекомендации по выбору DVD-дисков и записывающих устройств

В первом отчете приведены результаты испытаний 11 типов DVD-дисков однократной записи (9 вариантов DVD-R и два варианта DVD+R), и на их основе даны рекомендации по выбору типов DVD-дисков и записывающих устройств.

Аналогичное исследование проводилось в 2008 году, и тогда было рекомендовано использовать диски двух типов:
  • DVD-R Verbatim standard (16x),
  • DVD+R MPO с золотым отражающим слоем.
В этот раз был расширен набор испытаний: помимо «печки» укоренного старения, проверялась устойчивость дисков к воздействию света. Отбор типов дисков для исследований проводился по той же методологии, что и в 2008 году. Преимущественно исследовалась продукция стабильных поставщиков, и в список моделей попали диски MPO, JVC, FTI (2 модели), Sony, Verbatim (2 модели), TDK, Maxell, а также Millenniatta и DataTresorDisc.

Отмечено, что в отличие от результатов 2008 года, не удалось выявить «идеальное» записывающее устройство, и качество записи зависело от удачной комбинации типа диска и типа записывающего устройства. В исследованиях использовались девять записывающих устройств, из которых 5 в настоящее время доступны на рынке. Наилучшие результаты показало пишущее устройство Sony 7261S, особенно на скорости 4x. Для моделей с максимальной скоростью записи 8x рекомендуется именно её и использовать.

По итогам испытаний не было выявлено идеально устойчивого к старению типа DVD-диска. Особенно плохие результаты были получены при воздействии света, к которому оказался чувствителен органический красочный слой. В то же время ясно, что несложно организовать длительное хранение записанных дисков в темноте.

Следующие четыре типа DVD-дисков были рекомендованы для архивного хранения данных:
  • FTI (Falcon) Gold Archival,
  • FTI (Falcon) Platinum Archival,
  • Verbatim 16x (standard) – то же тип, что был рекомендован в 2008 году,
  • JVC Archival Grade.
Обе модели DVD+R дисков показали себя неважно и рекомендованы не были.

Рекомендованы следующие записывающие устройства:
  • Sony 7261S (Optiarc) для дисков Verbatim и JVC,
  • Plextor PX-L890SA для дисков FTI.
Интересно, что в отчете не дано какой-либо оценки продолжительности срока службы DVD-дисков.

Рекомендации по выбору голубых (Blue Ray) дисков

В отчете отмечается, что голубые диски однократной записи (BD-R) – не только более ёмкий (25 Гб), но и конструктивно иной тип носителя, в котором не используется слой органического красителя (по крайней мере, в дисках, изготовленных по технологии HTL). Исследовались также две модели более дешёвых дисков, изготовленных по технологии LTH, в которой вновь появляется органический красочный слой.

Исследование проводилось по той же методологии, что и для DVD-дисков.

Учитывая технологические сложности изготовления BD-R-дисков, моделей таких дисков выпускается немного, и производство контролируется крупными производителями. Испытания прошли диски, выпускаемые Sony, Verbatim (2 модели). JVC, Maxell и Panasonic. В тестах использовались шесть типов имеющихся на рынке записывающих устройств.

Из записывающих устройств, лучше всего себя показал Pioneer 206BK, а последующие места заняли Buffalo BR-X 816U2 и LG BD-RE BE12LU30.

Модели BD-R дисков технологии LTH в настоящее время не могут быть рекомендованы для архивного хранения электронных данных. Эти модели показали худшие результаты в обоих тестах.

Диски BD-R HTL оказались практически нечувствительными к воздействию света. Некоторые из этих моделей оказались существенно устойчивее к ускоренному старению, чем DVD-диски.

Лучшими оказались диски Panasonic 4x, при записи на скоростях 4x и 6x на одном из следующих устройств: Pioneer 206BK, LG BD-RE BE12LU30 и Buffalo BR-816U2.

Вторые показатели – у дисков Sony 6x, записанных на скорости 6x на устройстве Pioneer 206BK.

Мой комментарий: Когда-то аналогичные исследования проводились и в России…

Источник: сайт Национальных Архивов Франции
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

В сети выложен ряд моих новых статей


На сайте компании «ЭОС» выложены тексты моих статей, опубликованных в 2012 году. Познакомиться с ними можно по следующим ссылкам:
  • «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» приняты! Проблемы и перспективы применения в российских условиях // Современные технологии делопроизводства и документооборота -2012. - № 2. - C. -13-21, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=101284

    12 февраля 2011 г. распоряжением Правительства РФ № 176‑р был утвержден «План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», согласно которому Минкомсвязи России всего за полтора месяца должно было создать государственные требования к системам электронного документооборота, а все федеральные ведомства к июню 2011 г. (т. е. в течение двух месяцев после выхода нормативного документа) должны были привести свои СЭД в соответствие с этими требованиями. Результат оказался вполне ожидаемым – требования появились не 1 апреля, а 2 декабря 2011 года. О том, какие трудности могут представлять новые требования для российских разработчиков СЭД, и пойдет речь в нашей статье.

  • Что такое «электронное правительство» // Миграция XXI век. -  2012. - № 2 (11), март — апрель, - С.8-9., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102293&SECTION_ID=772

    В конце ХХ века политические и социально-экономические потрясения и колоссальное влияние информационных технологий заставили ведущие страны мира обратить внимание на модернизацию своих систем государственного управления с тем, чтобы они, с одной стороны, обеспечивали социально-политическую стабильность в изменившихся условиях, а с другой - способствовали развитию экономики и получению определенных преимуществ в конкуренции на мировой арене.

  • Таможня тоже хочет штрафовать // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 4. - С.60-62, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102314&SECTION_ID=774

    Введены новые наказания за несохранение документов, необходимых для проведения таможенного контроля, – для организаций штраф до 300 000 руб. При этом пока не совсем понятно, какие именно документы следует понимать под «необходимыми для проведения таможенного контроля». В КоАПе появились и другие «приятные новшества».

  • Очередной раунд судебных разборок остался за Перечнем! // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 4. - С.14-17., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102312&SECTION_ID=774

    Два акционерных общества пытались убедить Высший Арбитражный Суд РФ в том, что Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения 2010 года не должен распространяться на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти. Вы можете ознакомиться с доводами акционерных обществ, с решением и аргументами ВАС.

  • Разработка концепции электронного архива // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 4. - С.68-78, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102316&SECTION_ID=770

    С чем нужно определиться прежде, чем выбирать концепцию инфраструктуры электронного архива? Какие варианты ее построения бывают? Сколько это стоит? Ответы на вопросы даны на основе опыта построения государственных электронных архивов. Многое из рассказанного может быть применимо в работе с корпоративными архивами.

  • Итоги сбора идей по улучшению управления документами в федеральных органах исполнительной власти... в США // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 5. - С.28-35, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102325&SECTION_ID=774

    Опыт Национальных Архивов США по использованию краудсоринга для сбора идей по модернизации управления документами в федеральных органах власти представляет для нас определенный интерес как в плане организации (ведь краудсоринг планируется применять при построении нашего «Открытого правительства»), так и по содержанию (какие идеи прозвучали и как их оценило профессиональное сообщество).

  • Ответственность правопреемника за сохранность документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 5. - С.12-17, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102323&SECTION_ID=774

    Предлагаем вашему вниманию дело столь запутанное, что даже судам в нем пришлось разбираться не единожды и с изменением своей позиции (в центре внимания оказались документы РАО «ЕЭС России»). При этом нас будут интересовать позиции налогового органа и арбитражных судов в отношении следующих вопросов: несет ли правопреемник ответственность за документы, переданные предшественником на депозитарное хранение, но впоследствии не обнаруженные либо неправомерно уничтоженные предшественником? каков срок хранения счетов-фактур и с какого момента он исчисляется? как составить акты на уничтожение документов, которые могут заинтересовать налоговые органы?

  • Электронные документы: грядет ужесточение требований к их сохранности // Современные технологии делопроизводства и документооборота -2012. - № 5. - C. 6-10, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=101329

    Расширение сферы применения электронных документов и рост объемов их использования неизбежно должны были привести к появлению в законодательстве требований к надлежащему сохранению электронных документов организации и ее баз данных. 10 февраля 2012 г. Государственной Думой принят в первом чтении законопроект № 615865-5 «О внесении изменений в Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" и иные законодательные акты Российской Федерации». Какие изменения нас ожидают?

    Уже в течение ряда лет в нашей стране наблюдалась тенденция к усилению законодательно-нормативного регулирования вопросов, связанных с обеспечением  сохранности документов коммерческих организаций
    .

    Резкое расширение в последние годы сферы применения электронных документов и рост объемов их использования неизбежно должны были рано или поздно привести к появлению в законодательстве требований к надлежащему сохранению электронных документов организации и ее баз данных.

  • Использование форматов электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 6. - С.70-82, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102331&SECTION_ID=765

    Интерес специалистов в области управления информацией и документацией к такому, на первый взгляд, техническому вопросу, как форматы электронных документов, не случаен. От того, кто и как выбирает форматы, зависит очень многое, начиная от удобства совместной работы над проектом документа и заканчивая затратами на обеспечение его долговременной сохранности.

    В статье рассматриваются  вопросы, связанные не столько с техническими особенностями форматов, сколько с правовыми и организационными рамками их применения, связанными с решением задач взаимодействия различных систем и приложений, обеспечения юридической значимости электронных документов и их доступности на всем протяжении жизненного цикла (т.е. мы отдельно поговорим о наиболее пригодных форматах для оперативной работы с документами и для их архивного хранения, об открытых форматах и о том, какие форматы распространены в Интернете).

  • Сроки хранение документов негосударственных пенсионных фондов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 6. - С.12-17, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102329&SECTION_ID=770

    Поводом для написания статьи стал вопрос читателя журнала, касавшийся сроков хранения документов негосударственных пенсионных фондов, особенно ежегодно получаемых в большом количестве справок с места жительства, регистрационных форм и других документов. В статье рассказывается, что говорит на эту тему действующее законодательство, и даются соответствующие рекомендации.

  • Работа с электронными документами в вопросах − ответах // Секретарь-референт. -  2012. - № 7. - С. 34-39, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102291&SECTION_ID=765

    Это не пространная статья с размышлениями, а своего рода  краткое пособие, в котором собраны наиболее частые вопросы по электронным документам и ответы на них. Возможные решения зависят от особенностей работы конкретной организации, кроме того, в ближайшие годы они будут меняться по мере перехода государственного управления на использование электронных документов. Поэтому ответы на вопросы даны лишь в общих чертах, без учета многочисленных особых ситуаций.

  • Преимущества и проблемы управления документами государственных органов в облаках // Современные технологии делопроизводства и документооборота -2012. - № 8-9. - C. 6-15; 41-49, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=102295&SECTION_ID=766

    Развитие информационных технологий, образно говоря, происходит по спирали. Когда-то внедрение вычислительной техники в государственном управлении начиналось именно с крупных централизованных вычислительных центров. Затем наступила эпоха персональных компьютеров, благодаря которой компьютеры превратились в распространенный и доступный инструмент для работы. Теперь, уже на новом уровне, мы опять видим стремление к концентрации и централизации, за которым, несомненно, лет через 5–10 последует новая волна персональных вычислений, но уже на ином техническом и идейном уровне.

    В статье рассматриваются тенденции в области управления документами в государственном секторе, обсуждается возможность сэкономить благодаря использованию современных технологий. Поднимается вопрос о последствиях применения облачных вычислений для архивистов и специалистов по управлению документами.

    Отмечается, что наши зарубежные коллеги активно занимаются не только изучением этого вопроса, но и работают над методической и нормативной базой, поддерживающей этот вид деятельности. Национальные архивы ряда стран уже опубликовали методические документы, содержащие соответствующие рекомендации государственным органам, которые можно и нужно использовать и у нас в России, по крайней мере, до тех пор, пока не появятся собственные разработки.

Франция: Национальные Архивы выпустили руководство по форматам семейства PDF


13 сентября на сайте Архивов Франции было выложено информационное письмо от 30 августа 2012 года DGP/SIAF/2012/011 «Об исследовании файлового формата PDF», http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6184

К письму приложено руководство «Методическое руководство: Файловый формат PDF» (Guide Méthodologique - Le format de fichiers PDF),  109 стр., http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6189 .

Документ описывает многочисленные существующие и разрабатываемые версии и варианты формата PDF и их основные характеристики.

Источник: сайт Национальных Архивов Франции
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

воскресенье, 23 сентября 2012 г.

Франция: Опубликована новая редакция стандарта обмена данными для архивирования SEDA


Данная информация была опубликована на сайте Национальных Архивов Франции 12 сентября 2012 года.

Стандарт обмена данными для архивирования (Standard d'échange de données pour l'archivage) включает модели различных транзакций, которые возможны между участниками в контексте архивирования данных. Всего имеется шесть видов транзакций: передача на архивное хранение (le transfert), запрос на проведение передачи (la demande de transfert), модификация (la modification), уничтожение (l'élimination), предоставление документов пользователю (la communication) и реституция (возврат) (la restitution). Видов участников взаимодействия пять: организация-создатель документов (le service producteur), организация, передающая документы на архивное хранение (le service versant), архивная служба (le service d'archives), контролирующий орган (le service de contrôle)  и пользователь архивными документами (le demandeur d'Archives).

Стандарт SEDA формально определяет
  • Транзакции, имеющие место в рамках сценариев (описанных  в виде UML-диаграмм), в ходе которых участники взаимодействия обмениваются сообщениями;

  • Формат сообщений, которыми участники взаимодействия обмениваются в ходе этих транзакций в виде XML-схем.
Публичное обсуждение новой версии (1.0 beta) стандарта SEDA завершилось 31 мая 2012 года. Версия 1.0 была опубликована 12 сентября 2012 года. Описание стандарта доступно по адресу http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/documentation/SEDA_description_standard_v1_0.pdf

На сайте Национальных Архивов Франции предоставляется доступ ко всей необходимой информации о стандарте SEDA. Здесь можно найти:
RSS-канал ( http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/seda_rss.xml ) поможет быть в курсе новостей о данном стандарте.

Источник: сайт Национальных Архивов Франции
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/

суббота, 22 сентября 2012 г.

Южная Корея: Новые стандарты в области управления документами и архивного дела, часть 2


За семь месяцев, прошедших с момента моей предыдущей публикации о деятельности Национальных Архивов Республики Корея в области стандартизации (см. http://rusrim.blogspot.com/2012/02/blog-post_6213.html ) было выпущено несколько новых редакций существующих стандартов:
  • NAK/S 5-1:2012 (v2.1) «Экспертиза ценности и уничтожение документов в центрах хранения документации» (Records Appraisal and Destruction Procedures - Part 1: Records Center)

  • NAK/S 5-2:2012 (v1.1) «Экспертиза ценности и уничтожение архивных документов» (Records Appraisal and Destruction Procedures - Part 2: Archives)

  • NAK/S 10:2012(v1.1) «Стандартные процедуры деятельности центров хранения документации - Общие положения» (Standard operating procedures for Records Centers: General)

  • NAK/S 17:2012 (v2.1) «Руководство по управлению государственными документами»  (Records and Archives Management for the Government-affiliated Institutions)

  • NAK/S 18:2012 (v1.1) «Управление документами во временных организациях»  (Records Management for Temporary Organizations)

  • NAK/S 19-1:2012 (v1.1) «Раскрытие государственных документов. Часть 1: Создатели документов и центры хранения документации» (Disclosure of Public Records Part 1 : Records Creators and Records Centers)

  • NAK/S 20:2012 (v1.1) «Управление секретными документами» (Management of Classified Records)
Все документы доступны для скачивания на сайте Национальных Архивов, см. http://www.archives.go.kr/next/manager/standardCondition.do  .

Источник: Сайт Национальных Архивов Южной Кореи
http://www.archives.go.kr/next/manager/standardCondition.do

Библиотека Конгресса США: Четыре уровня обеспечения долговременной сохранности электронной информации


7 сентября 2012 года на блоге «Сигнал: Электронная сохранность» (The Signal: Digital Preservation), расположенном на сайте Библиотеки Конгресса, был выложен для публичного обсуждения проект небольшого документа (всего две страницы – таблица и пояснения к ней), в котором определяются четыре уровня обеспечения сохранности электронных материалов и действия, предпринимаемые на каждом уровне.

Таблица уровней электронной сохранности

Выделяются следующие уровни:
  • Уровень 1: «Защити свои данные» (Protect Your Data)
  • Уровень 2: «Знай свои данные» (Know Your Data)
  • Уровень 3: «Контролируй свои данные» (Monitor Your Data)
  • Уровень 4: «Обеспечь восстановление своих данных» (Repair Your Data)
Таблица содержит следующие рекомендации:

Хранение и географическое местоположение
  • Уровень 1: Два полных экземпляра данных, хранящиеся раздельно. Для данных, поступающих на разнородных носителях информации (оптически дисках, жёстких дисках, флоппи-дисках) электронный контент следует скопировать с носителя в свою систему хранения.

  • Уровень 2: Три полных экземпляра данных. По крайней мере один экземпляр должен храниться в иной географической точке. Задокументируйте свои системы хранения, носители информации, а также всё то, что необходимо для их использования.

  • Уровень 3: По крайней мере один экземпляр должен храниться в иной географической точке, для которой характерны другие угрозы катастроф (во избежание уничтожения сразу всех копий в результате одного и того же чрезвычайного происшествия – Н.Х.). Организуйте процесс контроля на моральное устаревание своих систем хранения и носителей информации.

  • Уровень 4: Все экземпляры хранятся в различных географических точках, для каждой из которых характерны другие угрозы катастроф. Разработайте и исполняйте всеохватывающий план, обеспечивающий хранение файлов и метаданных на доступный в текущий момент носителях или системах.
Контроль неизменности файлов (File Fixity) и целостность данных
  • Уровень 1: Проверьте целостность данных при их вводе в систему, если вместе с данными предоставлена соответствующая  контрольная информация; в противном случае создайте такую контрольную информацию.

  • Уровень 2: Проверяйте целостность в ходе всех операций ввода данных в систему. Используйте устройства блокирования записи при работе с исходными носителями информации. Проверьте контент высокого риска на вирусы.

  • Уровень 3: Проверяйте целостность при выполнении всех операций, потенциально способных изменить контент. Через фиксированные интервалы времени проверяйте целостность выборки файлов / носителей. Ведите журналы проверки целостности и представляйте их по требованию. Обеспечьте возможность обнаружения испорченных данных. Проводите проверку на вирусы всего контента.

  • Уровень 4: Проверяйте целостность всего контента в случае определенных событий или действий. Обеспечьте возможность заменить испорченные данные.
Информационная безопасность
  • Уровень 1: Определить, кто имеет права на чтение, запись, перемещение и уничтожение отдельных файлов. Ограничить круг лиц, имеющих такого рода права в отношении отдельных файлов.

  • Уровень 3: Вести журналы аудита, показывающие, кто имел доступ к отдельным файлам.

  • Уровень 4: Вести журналы аудита, показывающие, кто и какие операции выполнял с файлами, включая действия по уничтожению и обеспечению долговременной сохранности. Проводить аудит журналов аудита.
Метаданные
  • Уровень 1: Провести инвентаризацию контента и мест его хранения. Обеспечить резервирование этой информации и географически-распределенное хранение её экземпляров.

  • Уровень 2: Сохранять административные метаданные. Сохранят метаданные о преобразованиях и протоколировать события.

  • Уровень 3: Сохранять стандартные технические и описательные метаданные.

  • Уровень 4: Сохранять стандартные метаданные для обеспечения долговременной сохранности.
Файловые форматы
  • Уровень 1: Поощрять использование ограниченного набора известных открытых файловых форматов и кодеков,

  • Уровень 2: Провести инвентаризацию используемых файловых форматов,

  • Уровень 3: Контролировать файлы на корректность файловых форматов. Отслеживать риски устаревания форматов.

  • Уровень 4: Проводить миграцию форматов, эмуляцию и аналогичные действия.

пятница, 21 сентября 2012 г.

США: Национальный институт стандартов и технологий подготовил проект новой редакции руководства по уничтожению информации на электронных носителях


6 сентября 2012 года американский Национальный институт стандартов и технологий (NIST) выложил для публичного обсуждения проект новой редакции (Revision 1) самого, наверное, толкового в мире руководства по уничтожению информации, зафиксированной на электронных носителях - NIST SP 800-88 «Руководство по очистке носителей информации» (Guidelines for Media Sanitization).

В руководстве обсуждаются методы, способы и наилучшая практика уничтожения данных на носителях различных видов, а также основанные на основе анализа рисков подходы, которые организации могут использовать при разработке и внедрении программ очистки носителей информации.

Публичное обсуждение продлится до 30 ноября 2012 года. Документ объёмом 57 страниц доступен по адресу http://csrc.nist.gov/publications/drafts/800-88-rev1/sp800_88_r1_draft.pdf  .

Действующая редакция документа была опубликована в сентябре 2006 года, и доступна по адресу http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-88/NISTSP800-88_with-errata.pdf

Введено новое понятие «криптографического стирания» (Cryptographic Erase). Оно связано с появлением устройств, в которые встроено и не может быть отключено пользователями шифрование сохраняемой информации. В этом случае одним из возможных способов уничтожения информации является уничтожение ключа шифрования.

Отмечается, что по мере совершенствования носителей информации, становится в ряде случаев сложнее применять разрушающие методы очистки. Так, современные носители стали более устойчивы к воздействию магнитного поля, поэтому старые устройства для размагничивания не всегда справляются с ныне выпускаемыми жёсткими дисками. Проблему представляет и флеш-память: уже отмечены случаи повреждения размалывающих устройств вследствие твердости используемого в устройствах флеш-памяти материала, и проблема может усугубиться по мере попыток размалывать эти носители на более мелкие фрагменты.

Более детальными стали рекомендации в отношении вычищения (purge) информации со смартфонов и планшетов. Если ранее для всех сотовых телефонов давались те же рекомендации, что и для простой чистки данных (clear), то теперь для устройств Apple, Blackberry и на ОС Android рекомендуется использовать поддерживаемые устройствами режимы полной очистки, а прочие устройства – физически уничтожать.

Аналогично ужесточены требования в отношении копиров, принтеров, факсов и т.п. оборудования. Теперь там, где требуется вычищение информации, устройства рекомендуется физически уничтожать (если нет твёрдой уверенности в том, что данная модель своими средствами обеспечивает надёжное уничтожение информации).

По сравнению с действующий редакцией, объём текста увеличился более чем на четверть. Структура глав в документе сохранилась. В главу «Основные положения» (Background) добавлены разделы:
  • «Тенденции в области очистки носителей информации» (Trends in sanitization),

  • «Использование криптографии и криптографического стирания» (Use of cryptography and cryptographic erase),

  • «Факторы, влияющие на принятие решений в отношении очистки и окончательной судьбы носителей информации» (Factors influencing sanitization and disposal decisions).
Несколько изменился состав разделов в главе 4 «Принятие решений о судьбе информации и об очистке носителей информации» (Information Sanitization and Disposition Decision Making):
  • Убран раздел «Установление необходимости очистки носителей информации» (Identification of the Need for Sanitization) ,

  • Появился раздел «Уровень защиты данных» (4.5 Data Protection Level).
Некоторые изменения произошли и в приложениях: убрано приложение «Особенностей очистки носителей информации пользователями, работающими удаленно или на дому» (Appendix D. Considerations for the Home User and Telecommuter), зато появились два новых приложения  - «Руководство по использованию устройств, поддерживающих криптографическое стирание» (Appendix D. Cryptographic Erase Device Guidelines) и «Представляющие интерес специфические характеристики устройств» (Appendix E: Device-Specific Characteristics of Interest).

Источник: сайт NIST
http://csrc.nist.gov/publications/PubsDrafts.html