Сравнение подходов к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов, часть III

(Продолжение статьи голландского специалиста в области архивного и библиотечного дела Инге Ангевааре, описывающей события, происходившие на Конгрессе МСА в Брисбене. Предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/09/ii_11.html )

После событий, описанных в моей предыдущей статье, 24 августа 2012 года  Австралазийская инициатива по электронному делопроизводству (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI, http://www.adri.gov.au/ ) организовала по-настоящему вдохновляющий семинар. На этом семинаре, прошедшем под умелым руководством Саймона Фаудре (Simon Foudre) из Южной Австралии (единственного австралийского штата, до сих пор не имеющего электронного архива государственных документов ...), были продемонстрированы четыре различных подхода к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности – digital preservation), используемых Национальными Архивами Австралии (National Archives of Australia, NAA), штатом Новый Южный Уэльс (New South Wales, NSW), Управлением государственных документов штата Виктория (PROV) и Архивами Новой Зеландии. После представления этих инициатив, 30 участникам семинара было предложено сделать SWOT-анализ всех четырех подходов, определив их сильные и слабые стороны.

Для справки (Википедия, http://ru.wikipedia.org/wiki/SWOT-анализ ): SWOT-анализ — метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Метод включает определение цели проекта и выявление внутренних и внешних факторов, способствующих её достижению или осложняющих его. (Н.Х.)

Саймон Фаудре ведёт семинар ADRI

Больше всего на семинаре меня впечатлила честность и желание делиться собственным опытом и изучать опыт коллег, проявленные представителями каждого из четырех проектов.

Меня несколько удивило, что в такой небольшой стране, как Австралия (я имею в виду, что в ней всего лишь 22 млн. жителей) штаты применяют различные подходы. В ответ на мой вопрос об этом мне сказали, что автономность штатов для австралийцев имеет большое значение. Кроме того, область электронной сохранности – пока ещё слишком молодая дисциплина, чтобы нам стоило «складывать все яйца в одну корзину». Нам нужны возможности экспериментировать. К тому же штаты обмениваются информацией, например, через ADRI, чтобы учиться друг у друга.

Эндрю Во (PROV, штат Виктория) отметил: «Стандарт OAIS – отличная штука ... в течение двух месяцев. Как только начинаете проектирование системы, его полезность быстро снижается. OAIS не рассчитан на то, чтобы охватывать уже существующие системы,. И тогда Вам следует поговорить с представителями других архивов». (См. также в предыдущей статье комментарии Во по ходу пленарного заседания).

О SWOT-анализе

На фото: Каждому столу было дано задание обсудить сильные и слабые стороны конкретной системы.

Рискуя констатировать очевидное, скажу, что SWOT-анализ редко дает черно-белые оценки. Любая сильная сторона может одновременно оборачиваться слабостью. Как сказал Эндрю Во (Andrew Waugh), «Главная наша сила в том, что у нас есть действующий электронный архив [с 2005 года]. И наша самая большая слабость – тоже в том, что у нас есть действующий электронный архив, потому что из-за этого куда менее неотложным считается выделение финансирования на столь необходимые улучшения». Аналогичным образом, система Национальных Архивов Австралии является высокозащищённой, потому что к ней почти никто не имеет доступ - однако если сделать обеспечение доступа одной из главных целей, то это качество становится слабым местом (см. предыдущую статью).

Некоторые из выявленных недостатков, особенно в более старых системах (NAA, PROV) признаются теми, кто управляют этими системами, но их устранение требует дополнительного финансирования. Как подчеркнул Саймон Фаудре, мы живем в эпоху «повышенного финансового благоразумия» (ну, это ещё мягко сказано!), и проблема усугубляется из-за имеющихся у пользователей повышенных ожиданий мгновенного доступа и быстрых технологических изменений.

О подходах Национальных Архивов Австралии и штата Виктория (PROV) я довольно подробно рассказала в предыдущей статье, а сейчас приведу дополнительные сведения о двух других проектах: штата Новый Южный Уэльс и Архивов Новой Зеландии.

Поднимая на новый уровень опережающий стиль действий: Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс

Касси Финдлей (Cassie Findlay) из Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (State Records New South Wales) согласилась со многими принципами, описанными Хансом Хофманом из Национальных Архивов Голландии:  «Управление  государственных документов и органы власти штата Новый Южный Уэльс должны работать вместе над решением проблем электронных архивов». Документы являются побочным продуктом основной деятельности государственных органов, и поэтому архивы должны предложить всё, что возможно в плане инструментов и рекомендаций, чтобы упростить для государственных органов управление документами и их передачу на архивное хранение. Архивы должны вовлекаться в эту работу ещё на стадии создания документов.

Касси Финдлей: «Миграция систем – вот что понимают государственные органы».

Управление государственных документов Нового Южного Уэльса решило не заниматься приемом на хранение отдельных документов, а мигрировать на новые технологии целые системы электронного делопроизводства. Для каждого государственного органа подготовлен проект миграции, специально адаптированный к его потребностям. «К каждому проекту будут предъявляться свои требования, но все они будут включать анализ структуры и метаданных системы делопроизводства, имеющихся в ней проблем с обеспечением долговременной сохранности, возможных способов миграции, индексирования и потенциального использования». Рассматриваются следующие варианты хранения документных систем:

• В виде объектов с метаданными в текстовых файлах,
• XML DB – нормализация,
• RDF / XML DB – нормализация,
• Переход на непроприетарные базы данных, такие, как SQLITE,
•  ... и, возможно, комбинации этих подходов.

Новый Южный Уэльс также планирует сделать доступной «контрольную панель» электронных архивов (digital archives dashboard), включающую разнообразные инструменты и ресурсы: реестр путей миграции, реестр полей метаданных, инструменты определения файловых форматов, средства привязки метаданных (mapping tools), формы и шаблоны, а также базу знаний. Эта панель будет основываться на передовом опыте и с течением времени развиваться. Кроме того, подход в принципе допускает распределенное хранение документов. Подробности можно найти на блоге проекта, см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/category/digital-archives-and-digital-continuity/ .

Дискуссии не прекращались и во время обеденного перерыва. Жизнеспособен ли подход Нового Южного Уэльса? Только время покажет.

Участники семинара сошлись на том, что такой подход поднимает электронное архивирование на совершенно новый уровень. Как очень сильную сторону они оценили гибкость этого подхода, а развитие совершенно новых взаимоотношений между государственными органами и архивами - как отличный способ доказать значимость архивов. Тем не менее, данный подход является ресурсоемким, требует наличия квалифицированных кадров и (пока что) не решает вопросы управления исходными документами.

(Продолжение следует)

Инге Ангевааре (Inge Angevaare)

Источник: блог голландской Национальной коалиции по обеспечению сохранности электронных материалов
http://www.ncdd.nl/blog/?p=2860