«Говоря прямо, сделать за семь лет государственное управление безбумажным будет очень трудно – может быть, и невозможно - хотя Национальные Архивы (National Archives and Records Administration, NARA) заслуживают похвалы за предложенную ими масштабную программу преобразований» - так 27 августа 2012 года сказал эксперт, представляющий компанию, специализирующуюся на вопросах управления документами.
24 августа 2012 года Президент США Барак Обама выпустил «Директиву по управлению документами», в котором он поставил перед федеральными органами исполнительной власти две основные задачи.
Одна из их заключается в том, что федеральное правительство до 31 декабря 2019 года должно стать безбумажным. Федеральным органам исполнительной власти придётся – в максимально возможной степени - управлять всеми своими документами постоянного срока хранения в электронном виде, и в конечном итоге обеспечить их принятие на архивное хранение и передачу в Национальные Архивы также в электронном виде. До 31 декабря 2013 года руководство федеральных органов должно подготовить планы выполнения этой задачи.
Вторая задача, поставленная перед федеральными органами исполнительной власти – до 31 декабря 2016 года обеспечить управление отнесенными к документам сообщениями электронной почты как временного, так и постоянного срока хранения в доступном электронном виде. Государственным служащим придётся охранять свою электронную почту в соответствующей электронной системе, обеспечивающей управление документами и исполнение требований, предъявляемых в ходе судебных разбирательств и расследований, включая возможность отыскивать и извлекать документы «до тех пор, пока в них будет охраняться потребность».
Кроме того, начиная со следующего года все федеральные органы должны будут ежегодно отчитываться перед Административно-бюджетным управлением и Национальными Архивами о ходе выполнения ими этих целей.
Менеджер программ компании Iron Mountain Consulting Мэри Мерли (Mary Murley) подчеркнула, что для выполнения этой Директивы потребуется много денег и много усилий в плане информационных технологий и обучения персонала.
«Директива предлагает амбициозную концепцию для создания электронной основы [государственного управления]», сказала она. «Для её реализации понадобятся колоссальные усилия всех федеральных органов. Это будет нелегкая работа, которая потребует значительного времени, ресурсов и финансирования».
Федеральные государственные служащие расценивают данную инициативу как поворотный пункт в истории государственного управления.
Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero) 24 августа 2012 года написал в своем блоге на сайте Национальных Архивов: «Это исторический момент для всех тех из нас, на ком лежит ответственность за обеспечение такого управления государственными документами, которое бы позволило нынешним и будущим поколениям контролировать действия своего правительства и извлекать уроки из прошлого».
Президент США в свое меморандуме подчеркнул, что «документы защищают права и интересы людей и обеспечивают подотчетность должностных лиц за их действия. Документы постоянного срока хранения документируют историю нашей страны», а также то, что «хорошо управляемые документы могут быть использованы для оценки отдачи от выполненных программ, для улучшения деловых процессов и для обмена знаниями в масштабах федерального правительства». Далее он добавил: «Документы являются основой открытого правительства, поддерживающей принципы прозрачности, участия и сотрудничества».
Концепция получилась масштабная, но она может оказаться чересчур масштабной для того, чтобы реализовать её на практике. Однако, по словам Морли, путь к успеху существует. «Его можно отыскать, объединяя многие хорошие практики управления документами, доказавшие свою эффективность в частном секторе, в том числе: подотчётность высшего руководства, требований к обучению в масштабе всей организации, более совершенные и строгие перечни документов с указанием сроков хранения и многое другое», пояснила она.
По данным проведенного в июле этого года опроса ста специалистов по управлению документами из федеральных органов исполнительной власти, 93% из них сообщили, что их учреждения считают приоритетным совершенствование процессов управления документами, а 85% сказали, что лично поддерживают опубликованный в ноябре 2011 года президентский меморандум (см. также http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_7838.html - Н.Х.), инициировавший изменения в отношении исполнительной ветви власти к своим документам. Помимо создания новых систем управления документами на основе использования новых технологий, ноябрьский меморандум предписал государственным органам назначить представителей из числа своего высшего руководства для взаимодействия с Национальными Архивами и надзора над ходом реформирования работы с документами.
Суда по результатам опроса, в целом специалисты по управлению документами были уверены в своих знаниям и навыках в области делопроизводства, но у них есть свои слабые места. Только 9% сочли себя «очень сильными» в вопросах использования облачных приложений для хранения данных, и только 51% опрошенных был уверен в своей способности хранить также и электронные данные и управлять ими.
Но на этом пути по-прежнему есть препятствия: недостаточные финансирование и поддержка. Успех Директивы может зависеть от освоения федеральными специалистами по управлению документами новых навыков, и не случайно 71% опрошенных указали на необходимость обучения как на наиболее беспокоящий их вопрос. Соответственно 68% и 61% назвали в качестве дополнительных поводов для беспокойства нехватку кадровых и финансовых ресурсов.
По мнению Марли, эти проблемы также способны затормозить исполнение Директивы. Федеральным органам исполнительной власти необходимы достаточные средства для инвестирования в разработку новых электронных систем, а также для работы с консультантами с целью планирования дальнейших действий. Им нужны технологии, ресурсы и подготовка кадров, если они собираются уложиться в семилетний срок.
Тем временем государственные органы готовятся к тому, чтобы пережить несколько ближайших месяцев в условиях достигнутого между Президентом и Конгрессом компромисса по поводу государственного долга США и финансирования деятельности правительства. Выделяемые им из бюджета средства не увеличиваются, поскольку администрация Президента на последнем отрезке своего срока заставляет государственные органы всё больше и больше сокращать расходы, чтобы как-то справиться с бюджетным кризисом.
Мэтью Вейгельт (Matthew Weigelt)
Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2012/08/27/records-management-obama-reaction.aspx
Комментариев нет:
Отправить комментарий