США: Опубликована долгожданная Директива по управлению государственными документами, часть I

Итак, с почти месячным нарушением установленного Президентом страны срока (что довольно-таки необычно для федеральных органов исполнительной власти США), Административно-бюджетное управление Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) опубликовали, наконец, Директиву по управлению государственными документами.

Документ объёмом 7 страниц доступен на сайте Белого дома по адресу http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf

В документе отмечается:

«Настоящая Директива создает надежную, соответствующую законодательно-нормативным требованиям основу для управления документами с целью получения отдачи, предусмотренной меморандумом Президента США (о котором см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_7838.html - Н.Х.).

Директива разрабатывалась с учётом докладов, представленных федеральными органами исполнительной власти в соответствии с п. 2 (b) президентского меморандума и обратной связи, полученной в результате консультаций с государственными органами, межведомственными группами и заинтересованными представителями общественности.

Настоящая Директива требует, чтобы федеральные органы исполнительной власти в максимально возможной степени отказались от бумажных технологий и перешли на электронное делопроизводство. Это требование относится ко всем органам исполнительной власти и ко всем документам, независимо от их грифа секретности и любых иных ограничений.

Настоящая Директива также определяет конкретные меры, которые будут предприняты Национальными Архивами (NARA), Административно-бюджетным управлением (OMB), и Департаментом по управлению персоналом (Office of Personnel Management, OPM) в поддержку программ по управлению документами федеральных органов исполнительной власти. Кроме того, Национальные Архивы проведут анализ Свода федеральных нормативных актов (Code of Federal Regulations) с целью обновления соответствующих его разделов с учетом положений настоящей Директивы.»

Требования, предъявляемые к федеральным органам исполнительной власти

Первая часть Директивы адресована федеральным органам исполнительной власти. Для них устанавливаются две главные задачи и контрольные сроки выполнения ряда требований.

Первая цель сформулирована следующим образом: «Для обеспечения прозрачности, эффективности и подотчетности федеральные органы исполнительной власти должны перейти на электронное делопроизводство». В Директиве по этому поводу сказано следующее:

Для содействия открытости и подотчетности и для сокращения в долгосрочной перспективе расходов, органы федерального правительства должно немедленно начать переход на электронное государственное управление (digital government).  Федеральные органы исполнительной власти обязаны соблюсти следующие контрольные сроки:

• К 2019 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате.


• К 2016 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате.

По этому поводу американский специалист по работе с информацией и документами Стефани Беннетт (Stephanie Bennett) написала в Твиттере: «Эта формулировка рассмешила меня до слёз. Можно было бы для ясности написать: «Ребята, кончайте распечатывать сообщения электронной почты!»»

Вторая цель – «Продемонстрировать исполнение федеральных законов и нормативных актов, касающихся управления документами». Для этого федеральные органы исполнительной власти должны соответствовать следующим требованиям:

• К середине ноября 2012 года федеральные органы исполнительной власти должны назначить высокопоставленного руководителя (Senior Agency Official, SAO) на уровне помощника/заместителя руководителя (Assistant Secretary – в иерархии руководства американских ведомств это следующий уровень после первого заместителя руководителя и заместителей по направлениям деятельности – Н.Х.). В ноябре каждого года федеральные органы должны будут подтверждать полномочия этого лица либо назначать нового руководителя.
  
  В обязанности SAO (которого, думаю, можно назвать «директором по управлению документами») будет входить обеспечение исполнения федеральным органом исполнительной власти законодательно-нормативных требований и установленной Национальными Архивами политики в области управления документами, а также требований данной Директивы, для чего он будет выступать в роли координатора и посредника между руководителем службы управления документами (Agency Records Officer, ARO) и другими руководителями организации.
  
  Задачей директора по управлению документами будет добиваться необходимых корректировок существующей практики работы федерального органа, кадровой политики и выделяемого на управление документами финансирования. Кроме того, как ранее было установлено президентским меморандумом,  этот человек будет осуществлять общее руководство процессом пересмотра программы управления документами в федеральном органе.


• Директор по управлению документами обязан обеспечить выявление документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в Национальные Архивы, и сообщить о них в NARA. До 13 декабря 2013 года такая работа должна быть проведена в отношении документов, созданных 30 лет тому назад и ранее.


• До 31 декабря 2014 года руководители служб управления документами федеральных органов исполнительной власти должны получить сертификат Национальных Архивов о прохождении обучения по вопросам управления федеральными документами. Вновь назначенные на этот пост лица обязаны будут получать такой сертификат в течение года с момента назначения.


• До 31 декабря 2014 года федеральные органы исполнительной власти должны наладить у себя систему обучения соответствующих сотрудников по вопросам управления документами и информирования их об их обязанностях в этой области согласно законодательству и политике организации.


• Директор по управлению документами должен обеспечить, чтобы документам были установлены сроки хранения. До 31 декабря 2014 года вместе с руководителем службы управления документами он обязан обеспечить подготовку и представление в Национальные Архивы на утверждение предложений по установлении сроков хранения и действий по их истечении для всех имеющихся бумажных и других неэлектронных документов.
  
  С этой целью руководитель службы управления документами должен во взаимодействии с Национальными Архивами к 31 декабря 2013 года выявить все виды документов, которым не установлены сроки хранения (замечу, что, по американским правилам, документы, для которых не установлены сроки хранения, не могут быть уничтожены и, по сути дела, являются документами постоянного хранения – Н.Х.). При этом должны быть охвачены все документы, переданные на внеофисное хранение как в ведомственные центры хранения документов, так и в центры хранения Национальных Архивов.

Я уже писала о том, что американцы, когда у них нет каких-либо более конструктивных идей, вводят новые должности в высшем эшелоне руководства (в отличие от нашей практики создавать в таких случаях комитеты и комиссии).  С моей точки зрения, такой подход (кстати говоря, очень похожий на тот, что рекомендуют новые стандарты ИСО серии 30300 «Система менеджмента документов»), вместо того, чтобы способствовать прямым контактам руководителя службы управления документами с людьми, принимающими в организации решения, наоборот, делает систему более бюрократической, вводя ещё одного посредника, от которого даже не требуется иметь какие-либо знания с области управления документами. Фактически идёт понижение статуса руководителя службы управления документами, который по-прежнему будет «тянуть» всю реальную работу.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/ii.html )

Источник: сайт Белого дома / сайт Национальных Архивов США
http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1692
http://www.archives.gov/press/press-releases/2012/nr12-145.html