Международный совет архивов: Новости из Брисбена – 8

На сайте Международного совета архивов ( http://www.ica.org ) в преддверии очередного конгресса, который пройдёт с 20 по 24 августа в австралийском городе Брисбене (Brisbane), публикуется серия материалов из жизни австралийских архивистов. Предлагаю Вашему вниманию двадцать пятую статью серии, выложенную на сайте МСА 24 июля 2012 года. О себе и своей работе рассказывает Лена Стекл (Lena Stekl – на фото).

Привет из Перта! (г.Перт (Perth) – столица австралийского штата Западная Австралия – Н.Х.)

Я – консультант по управлению документами Управления государственных документов штата Западная Австралия (State Records Office of Western Australia, SROWA), органа, отвечающего в штате за вопросы делопроизводства и архивного дела. Управление должно оказывать помощь государственных организациям штата по вопросам управления документами, и оно же отвечает за обеспечение сохранности архивных документов штата.

Я начала работать в SROWA в 1999 году в качестве инструктора по делопроизводству (Recordkeeping Advisory Officer). Частью моих обязанностей была работа в нашем зале научно-справочного аппарата (Search Room), где представители общественности могут получить доступ к архивным документам штата. Я получала удовольствие от работы с  разнообразными клиентами – специалистами по генеалогии, историками, школьниками и студентами, юристами – ежедневно посещавшими или связывавшимися с залом НСА. Благодаря выполнению многочисленны и разнообразных запросов на поиск информации и знакомству с тем, что за этими запросами стояло, я поняла, как архивные документы способны переносить нас в другое место и время - как благодаря им оживает история. Эта работа подготовила меня к работе по консультированию государственных органов относительно сроков хранения и окончательной судьбы документов.

Теперь, в качестве консультанта по управлению документами (Recordkeeping Consultant), моей основной задачей является оказание помощи региональным и местным органам власти в улучшении их практики управления документами. Это делается в форме советов по актуальным вопросам делопроизводства. В частности, я вхожу в группу специалистов SROWA, работающих совместно с государственными органами над разработкой и внедрением их планов управления документами (Recordkeeping Plans, RKPs), которые обязательны согласно Закону о государственных документах штата 2000 года (State Records Act 2000). Эти планы представляют собой комплекты документов, описывающих процессы, используемые организацией для сохранения документированной информации, а также включающих планы дальнейшего совершенствования этой деятельности.

Планы управления документами применяются с 2002 года, и за этот период SROWA получила много положительных отзывов, рассказывающих о том, как требование о создании официального плана помогло привлечь внимание государственных органов к важности управления документами. Благодаря этому государственные органы также смогли выявить пробелы в своих программах управления документами и наладить работу по их постоянному улучшению.

Состав наших клиентов из числа государственных органов весьма разнообразен, это более 300 государственных и муниципальных органов государственной власти, расположенных по всей территории штата. Учреждения и их отделения рассредоточены на территории площадью около 2,5 миллиона квадратных километров, в нескольких очень разных климатических поясах - если многие из них находятся в умеренном климате Перта и юго-западной части штата, то другие расположены в полупустынных районах или в зонах в северной части штата, подверженных воздействию тропических циклонов. Климатические условия самым различным образом могут повлиять на управление документами: государственным учреждениям в отдаленных районах может быть сложно набрать сотрудников; инфраструктура и доступные услуги могут быть ограниченными; и климатические условия часто влекут за собой риски для сохранности и защищенности документов. Кроме того, организации могут сильно отличаться друг от друга в плане имеющихся материальных и кадровых ресурсов: нам приходится работать как с органами, где всю работу с документами ведёт один человек, так и с учреждениями, где этим занимаются крупные департаменты с тысячами сотрудников – и со всеми промежуточными вариантами.

Это означает, что, когда мы налаживаем взаимодействие с государственными органами, нам приходится учитывать их уникальные особенности и условия, и наши рекомендации учитывают все эти обстоятельства, одновременно подчеркивая, почему некоторые процессы являются более предпочтительной практикой, которая лучше для самой организации.

Я получаю огромное удовлетворение от работы с нашими клиентами из государственного сектора, зная, что тем самым я способствую осознанию ими важности документов и управления ими. Помимо деловых преимуществ, являющихся следствием хорошего управления документами, наличие прочной основы для создания и сохранения текущей документации закладывает фундамент для сохранения для будущего архивных документов штата.

Лена Стекл (Lena Stekl)

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/13316/news-from-brisbane/news-from-brisbane-25.html