США: Опубликована долгожданная Директива по управлению государственными документами, часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/i_27.html )

Задачи, поставленные перед Национальными Архивами США

Во второй части Директивы сформулированы те задачи, которые должны будут решать Национальные Архивы совместно с OMB и OPM. Эти задачи разделены на три группы

Группа А: Переход на электронное делопроизводство для обеспечения прозрачности, эффективности и подотчетности

• До 31 декабря 2013 года пересмотреть руководство NARA по передаче на архивное хранении электронных документов постоянного срока хранения, а в дальнейшем регулярно его обновлять;


• До 31 декабря 2013 подготовить новое руководство по управлению электронной почтой;


• Стимулировать прикладные исследования в области автоматизированных технологий с целью уменьшения бремени, связанного с выполнением сотрудниками их обязанностей по управлению документами.
  
  С этой целью до 31 декабря 2013 Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронной документированной информации, в т.ч. передовые технологии поиска. В плане должно быть сказано об ожидаемых результатах и взаимосвязанных потенциальных рисках;
  
  К концу 2014 года Федеральный совет ИТ-директоров (Federal Chief Information Officers Council) и Федеральный совет по документам (Federal Records Council), совместно с Национальными Архивами, должны обеспечит привлечение внешних разработчиков решений с открытым кодом для управления документами;


• Встроить требования к управлению документами (и предусмотреть соответствующие функциональные возможности – Н.Х.) в облачные архитектуры и в другие федеральные ИТ-системы, а также в коммерческие продукты.
  
  Будет введена (до конца 2013 года) ежегодная отчетность федеральных органов перед Национальными Архивами относительно облачных инициатив и того, как в рамках этих инициатив будет обеспечиваться исполнение законодательно-нормативных требований к управлению документами. Административно-бюджетное управление, со своей стороны, скорректирует свой циркуляр A-130 и явно потребует, чтобы при переходе на использование облачных вычислений в число требований включались требования к управлению документами.


• До 31 декабря 2012 года Национальные Архивы должны оценить возможность создания защищённого облачного сервиса для хранения и поддержания, от имени федеральных органов, несекретных электронных документов. Фактически речь идёт о создании федерального центра хранения электронной документации, по аналогии с имеющимися у Национальных Архивов центрами хранения бумажных документов.

Группа B: Создание концепции надежного и устойчивого (robust) управления документами, обеспечивающей исполнение  требований федерального законодательства и содействующей развитию партнерства:

• До 31 декабря 2012 года Архивист США должен созвать первую из встреч директоров федеральных органов исполнительной власти по управлению документами, которые в дальнейшем будут проводиться периодически.
  
  Кроме того, к концу 2012 года Национальные Архивы проведут анализ своих требований к отчетности и подготовят шаблон единого отчета, который директора по управлению документами будут посылать Директору по управлению документами Правительства США (Chief Records Officer) начиная с 1 октября 2013 года.


• До 31 декабря 2013 года планируется создать сообщество по интересам (Community of Interest, COl) для решения проблем управления документами. Это сообщество должно стать площадкой для общения лидеров ИТ-сообщества и сообществ юристов и специалистов по управлению документами. Предполагается, что сообщество по интересам будет разрабатывать руководства, способствовать обмену информацией, проводить обучение и отбирать инструменты, способствующие управлению электронными документами.


• До 31 декабря 2013 года разработать официальные перечни должностей (с соответствующими квалификационными требованиями) в области управления документами, в интересах повышения статуса и квалификации специалистов, занимающихся управлением документами в федеральных органах исполнительной власти.


• Продолжить работу по повышению эффективности программ управления федеральными документами за счет использования аналитических инструментов и более строгого надзора со стороны Национальных Архивов. Такой аналитический инструмент для общегосударственного использования, позволяющий оценивать эффективность программ управления документами, Национальные Архивы должны выбрать до конца 2013 года.

Группа C: Улучшение используемых Национальными Архивами процессов и процедур в интересах удовлетворения потребностей федеральных органов исполнительной власти

• Улучшение процесса обработки запросов на утверждение сроков хранения документов и действий по их истечении;


• Пересмотр типовых перечней.

Мой комментарий:  Первые оценки Директивы американскими специалистами очень разные – от скептически-сдержанных до восторженных. Если требования Директивы будут претворены в жизнь, то это, несомненно, станет серьёзным шагом вперед для управления государственными документами в США.

Я, однако, склоняюсь к точке зрения скептиков. Для этого есть две основные причины: во-первых, требования Директивы не подкреплены дополнительным финансированием, и федеральные органы должны их выполнять за счет уже имеющихся ресурсов (которые, вследствие экономического спада, и так ограничены). Во-вторых, многое будет зависеть от исхода очередных президентских выборов в США. Если Обама их проиграет, то, с большой вероятностью, намеченные в Директиве цели и сроки могут быть пересмотрены.

Источник: сайт Белого дома / сайт Национальных Архивов США
http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1692
http://www.archives.gov/press/press-releases/2012/nr12-145.html