Конгресс МСА: Стратегии Национальных Архивов Великобритании в отношении электронных документов

Заметка члена команды «летучих репортеров» МСА австралийского архивиста Дебры Лейго (Debra Leigo) была опубликована 22  августа 2012 года на сайте «летучих репортеров», посвященном Конгрессу МСА в Брисбене.

Национальные Архивы Великобритании - второй в мире архив по частоте использования. За последние 12 месяцев сотрудники перенаправили 40 миллионов неработающих ссылок с 1 миллиарда веб-страниц, которые были заархивированы начиная с 1997 года.

Оливер Морли (Oliver Morley) в своём докладе «Электронная стратегия Национальных Архивов Великобритании» (The National Archives’ digital strategy) объяснил, что документы как рыбы - все рыбы это рыбы (все документы – это документы), их трудно «поймать» и трудно сохранять!

У электронных и физических документов есть схожие характеристики  - большие объемы и низкий уровень обращения к ним. Национальные Архивы берут документы непосредственно из Интернета, так что государственным органам не нужно отбирать выложенные в сети документы на архивное хранение.

Переданные  на хранение в Национальные Архив электронные документы не проходят миграцию; в то же время обеспечивается соблюдение стандартов метаданных. Миграция была признана ненужной, поскольку электронные форматы фактически стандартизированы так, что в 20 наиболее распространенных форматах создается 99% файлов.

Документация Олимпийских игр 2012 года в Лондоне полностью электронная, в основном это файлы в форматах Microsoft Office, в видео- и графических форматах, а также заархивированные веб-сайты. Каждое решение должно основываться на предполагаемом использовании документов, и через 20 лет мы должны быть в состоянии объяснить сделанный нами выбор.

Выступает Оливер Морли, Хранитель Национальных Архивов Великобритании

Оливер Морли также отметил, что:

• захват электронной почты все еще реализован неуклюже;


• по-прежнему не решены до конца вопросы конфиденциальности и безопасности,


• проблемой остается сбор и сохранение документов в социальных сетях, - но не такой большой, как нам казалось;


• проверку подлинности (аутентификация) должна выполняться лишь однажды при поступлении документа на хранение. Впоследствии следует доверять Национальным Архивам в том, что те сохранят эту аутентичность;


• не следует объединять функции обеспечения долговременной сохранности и представления документов. Непродуктивно организовывать экспозиционную деятельность в хранилищах;


• при использовании облачного хранения следует убедиться в наличии возможности изъятия документов и передачи их другим поставщикам облачных услуг;


• с привлечением квалифицированных экспертов прорабатываются методы электронной волонтерской деятельности с тем, чтобы информация, созданная волонтерами, явно отделялась от официальных метаданных, и


• следует создавать простые системы, которые проще поддерживать.

Дебра Лейго (Debra Leigo)

Дополнительная информация: тезисы доклада Оливера Морли см. http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Abstract00342.pdf

Источник: сайт "летучих репортеров" МСА на Конгрессе в Брисбене
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/2012/08/22/digital-strategies-in-the-national-archives-uk/