Данная статья Боба Биба (Bob Beebe) была опубликована 8 августа 2012 года на блоге «Пролог: Фрагменты истории» (Prologue:Pieces of History) – одном из дюжины блогов Национальных Архивов США.
Автор данного «гостевого» поста - Боб Биб, технический архивный специалист (archives technician) Федерального центра хранения документации в г. Ленекса (Lenexa), штат Канзас.
Где самое холодное (игра слов: coolest по-английски также значит «самое славное» - Н.Х.) место работы в Национальных Архивах США? Конечно, «Ледяной куб» (Ice Cube)!
В Федеральном центре хранения документации (Federal Records Center, FRC) в городе Ленекса, штат Канзас, одно из хранилищ отличается от всех других помещений комплекса. Это отдельная комната, оборудованная самыми современными сканерами штрих-кодов. И в ней несколько прохладнее, чем в остальных помещениях: 35°F (около +2 градусов по Цельсию) в главном зале и 25°F (около -4 градусов по Цельсию) в морозильной камере. Мы эту комнату называем «ледяным кубом», и в ней хранятся плёнки различных типов.
Сотрудники, которые вызываются работать в Ледяном кубе, носят парки, комбинезоны и перчатки, чтобы не мерзнуть. Работе в ледяном кубе обучены 3 - 4 человека, и они еженедельно сменяют друг друга. В большинстве случаев, один человек в течение недели выполняет все виды работ в данной зоне, получая дополнительную помощью лишь при проведении контроля качества и в отдельные дни, когда поступает большое количество запросов. Мы используем штрих-коды для отслеживания более 350 тысяч единиц хранения, размещённых на площади 77 тысяч кв.футов (чуть более 7 тысяч кв.метров).
Запросы мы выполняем лишь в те дни, когда можем в течение суток доставить запрошенные материалы в отделение Национальных Архивов в Колледж-Парке (College Park), штат Мэриленд, поэтому мы обычно отправляем материалы с понедельника по четверг. Среднее количество запросов составляет около 30, и мы стараемся, чтобы все они были приняты в обработку до 11 часов дня.
Мы извлекаем коробки с плёнками, сканируем штрих-коды, упаковываем их в пластиковые мешки, укладываем в короба, которые, в свою очередь, помещаем в многоразовые транспортные контейнеры. Пластиковые мешки предотвращают конденсацию воды на коробках с плёнкой, когда они покидают холодное помещение и попадают в намного более теплое и влажное пространство пещеры (данный центр хранения документации размещён под землей в известняковых пещерах – Н.Х.), не оснащенное средствами климат-контроля. Свободное место в контейнерах заполняется пенопластовыми вставками. В контейнер нормального размера умещается четыре 12-дюймовых короба. Перед отправкой контейнеры запираются и опечатываются. Служба доставки забирает контейнеры около половины третьего, и на следующее утро они прибывают в Колледж-Парке, где исследователи могут работать с их содержимым.
Дважды в неделю из Колледж-Парка приходят возвращаемые плёнки, которые возвращаются на своё место хранения в течение одного-двух дней после прибытия. Пленки возвращаются в таких же контейнерах и коробах, но, поскольку они в данном случае из более теплой среды попадают в более холодные условия Ледяного куба, их не обязательно запечатывать в пластиковые мешках (хотя часто это делается, так как мы повторно используем эти мешки).
Помимо температуры, главным отличием Ледяного куба от остальной части центра хранения документации является использование штрих-кодов и соответствующих сканеров. Каждая коробка плёнки и каждое место хранения помечены уникальным штрих-кодом. Мы используем автономные сканеры для считывания штрих-кодов снимаемых с полок и возвращаемых на место пленок. Мы также считываем штрих-код пленки при её отправке по запросу из центра хранения запрашивающей стороне. Также регистрируются сведения о том, когда и в каком контейнере плёнка была отправлена.
Штрих-коды возвращаемых плёнок мы считываем, когда они извлекаются из транспортных контейнеров и передаются в нашу зону, отвечающую за их возврат на места хранения. В последний раз штрих-код пленки сканируется, когда она возвращается на своё прежнее место на полке. Когда все операции считывания штрих-кодов завершены, информация из сканера загружается в базу данных на компьютере, установленном в Ледяном кубе. При возвращении плёнок на полки контролируется совпадение нового и предыдущего мест хранения, что обеспечивает возврат материалов туда, куда следует.
На одном месте хранения хранится несколько коробок с плёнкой. В одном кубическом футе (это примерно объём стандартного архивного короба – Н.Х.) можно уместить двадцать и более коробок, хотя в большинстве случаев в таком объёме реально хранится не более девяти коробок.
Использование штрих-кодов и сканеров для них обеспечивает нам гибкость в управлении коллекцией. Логически взаимосвязанные пленки не обязаны лежать на полках рядом друг с другом, как это обычно делается при хранении бумажных документов. Технология штрих-кодирования позволяет оптимизировать хранение пленок с учётом их размера, формы и частоты обращений к ним. Чтобы упростить нахождение материалов, мы можем переместить короба с пленками вглубь полок, а перед ними положить коробки с плёнками меньшего размера. Плёнки, вероятность запроса которых невелика, перемещаются на верхние полки.
Исследователи чаще всего запрашивают материалы аэрофотосъёмки и художественные кинофильмы. Однако в ледяном кубе хранятся и другие типы плёнок, включая микрофильмы, рентгеновские снимки и оверлей-плёнки (overlays). В шкафах для карт хранятся снимки аэрофотосъёмки для всех округов страны. Ряд коробок с плёнкой, которые мы в последние годы доставали с полок, были снабжены интригующими этикетками – начиная от аэросъёмки японского города Хиросима в 1945 году (по-видимому, речь идёт о материалах, показывающих как сбрасывалась на город атомная бомба либо последствия взрыва – Н.Х.) и до визита Никсона в Китай, а также включая материалы с такими названиями, как «Снижение шума, создаваемого подводной лодкой» (этот ролик я просмотрел четыре или пять раз, когда сам служил на подводной лодке много лет назад). Мы также храним материалы из президентских библиотек Гувера, Трумэна, Кеннеди и Никсона.
Боб Биб (Bob Beebe)
Мой комментарий: Что касается технологии штрих-кодирования, то отечественные коммерческие центры хранения документации уже давно используют и более совершенные варианты как этой, так и других современных технологий (например, RFID-радиометки). А вот для большинства государственных архивов штрих-кодирование всё ещё остается «технологией будущего»…
Источник: блог "Пролог: Фрагменты истории" (Prologue: Pieces of History) на сайте Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/prologue/?p=10073
Комментариев нет:
Отправить комментарий