пятница, 30 апреля 2010 г.

Евросоюз: Опубликован отчет об итогах второго этапа разработки Европейской стратегии взаимодействия

Европейская стратегия взаимодействия (European Interoperability Strategy, EIS) позиционируется как план действий для решения проблемы трансграничного взаимодействия, направленный на содействие реализации политики и инициатив Евросоюза.

Разработкой стратегии занимается «команда» компании Deloitte. 23 апреля на сайте ePractice.eu выложен отчет по итогам второй фазы работы.

В этом отчёте дается обзор работ, выполненных в рамках проекта разработки Европейской стратегии взаимодействия (EIS), цель которой - координация и определение приоритетов, предпринимаемые действия для достижения лучшего трансграничного и межотраслевого взаимодействия, обмена и сотрудничества между государственными органами разных стран Европы.

Отчет содержит план действий по достижению интероперабельности. Цели данного отчёта следующие:
  • Представить Еврокомиссии рекомендации в отношении стратегии EIS, и предложить варианты действий, поддержанные государствами-членами Евросоюза;

  • Способствовать разработке программы ISA и других взаимосвязанных инициатив Евросоюза;

  • Описать методологию, использованную компанией Deloitte для выявления приоритетов государств-членов Евросоюза;

  • Дать Еврокомиссии рекомендации по развитию проекта на основе «горизонтальных» действий и инициатив, направленных на улучшение трансграничного взаимодействия.
Благодаря интероперабельности, к 2015 году должны заметно вырасти объемы и качество оказываемых государственных услуг, за счет:
  • Надлежащей организации государственного управления, и процессов, соответствующих политике и задачам Европейского союза;

  • Доверенного обмена информацией, возможного благодаря совместно одобренным, согласованным и скоординированным инициативам в области интероперабельности, включающим завершение формирования правовой среды, разработку концепций взаимодействия и соглашений по стандартам и правилам обеспечения совместимости.

Теперь это концептуальное представление развернуто в ряд целей, сгруппированных в четыре направления, охватывающие в общей сложности девять ключевых областей (см.рис.). В отчете сделана попытка определить основные стратегические направления, поддерживаемые государствами-членами Евросоюза, в плане преодолении препятствий для интероперабельности в каждом из этих направлений и областей.

Отчёт доступен по адресу: http://www.epractice.eu/files/Preliminary%20Report,%20Phase%202_Supporting%20the%20European%20Interoperability%20Strategy%20Elaboration.pdf

Источник: сайт ePractice.eu
http://www.epractice.eu/en/library/313809
http://ec.europa.eu/idabc/en/document/7772/5644

Мой комментарий: В отчете много красивых и разумных слов, особенно когда идёт об описание существующих проблем. К сожалению, очень мало сказано о том, какие же конкретные действия нужно в ближайшее время предпринять, чтобы продвинуться в решении проблемы интероперабельности…

четверг, 29 апреля 2010 г.

Инфодокум – 2010, день второй

Во второй день конференции Гильдии я очень жалела, что невозможно раздвоиться, а то и растроиться – интересные семинары и круглые столы шли параллельно в трех аудиториях, так что послушать все и всех не было никакой возможности :(

Круглый стол «Электронное правительство в стране, субъекте федерации, городе, муниципальном образовании: проблемы и решения. «Электронный гражданин» и государственная услуга» собрал более 80 человек. Сначала я рассказала о значении стандартов для успеха «электронного правительства», а затем своим опытом использования стандартов и построения «электронного правительства» поделились коллеги из Австрии.


Участники задали много интересных и разнообразных вопросов и мне и австрийцам, и не только по стандартизации – мы успели обсудить и электронные государственные услуги, и использование ЭЦП. Г-н Бауэрнфайд (один из основателей и руководителей Fabasoft) продемонстрировал свою социальную карту, которая позволяет ему подписывать документы ЭЦП. Однако было также отмечено, что, по имеющимся оценкам специалистов,  этой ЭЦП из-за сложности самой технологии пользуется только 5% граждан. Поэтому в начале этого года в Австрии проводится эксперимент по использованию электронной подписи в сотовом телефоне, по технологии, продуманной так, чтобы сводиться для пользователя к отправке SMS – и вот такой вариант вызвал куда больший интерес у населения.

После перерыва я «перекочевала» на круглый стол «Опыт применения безбумажных технологий в работе субъектов Федерации». Интересно рассказывала об опыте построения  электронного документооборота Наталья Леонидовна Туманова, руководитель Организационного управления Московской областной Думы. Вера Вячеславовна Мелихова, начальник Отдела информационных систем Управления информационных аналитических технологий Аппарата Администрации Тульской области поделилась опытом аналогичной работы в органе исполнительной власти.


Бурное обсуждение проблем и вариантов их решения из аудитории плавно перекочевало в кулуары. Стоит отметить, что вопросы и задачи, которые ставят перед собой региональные органы власти, выходят далеко за рамки простой автоматизации делопроизводства. Активно обсуждались вопросы электронного согласования документов, использования ЭЦП и др. Приятно было услышать и то, что многие регионы уже осознают необходимость создания электронных государственных архивов.

Не менее интересно прошел круглый стол «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти», который вела  Валентина Федоровна Янковая, заместитель директора ВНИИ документоведения и архивного дела. Обсуждались не только недавно принятые «Правила» и «Методические рекомендации» к ним, - много вопросов было задано по ведению классического бумажного делопроизводства. Это ещё раз подтвердило, что и в бумажном делопроизводстве у нас много «серых» зон, которые создают определенные проблемы и сложности. Традиционно информативно-плотным и полемическим было выступление Владимира Вячеславовича Борискина, действительного государственного советника юстиции 3 класса, который как бы оппонировал ведущей круглого стола. Из зала нас выгнали – сами бы мы там просидели ещё долго :)

Швейцария: Открылась 8 Европейская конференция по электронной архивации

28 апреля 2010 года в Женеве начала свою работу 8 Европейская конференция по электронной архивации (ECA 2010), о подготовке которой я уже писала в январе (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/01/8.html ). Конференция продлится до 30 апреля.

Участвующий в работе конференции автор блога l'Affaire Makropoulos (http://laffairemakropoulos.blogspot.com ) организовал что-то вроде "прямой трансляции" с конференции (на французском языке).

На открытии были оглашены цифры: 650 участников, более сотни сессий, отобранных из числа 200 предложенных, с учётом баланса языком, тем и докладчиков.

Из описанных на блоге докладов первого дня у меня вызвал интерес доклад эстонца Тарво Карберга (Tarvo Kârberg) об инструменте для гибкого и автоматизированного приёма документов на архивное хранение из СЭД, разрабатываемо Национальными Архивами Эстонии.

Создается универсальный модуль архивации (UAM), который должен помочь государственным органам решить задачу импорта из СЭД документов и метаданных, их проверку, формирование сдаточных информационных SIP-пакетов, с их последующей передачей в Национальные Архивы.

По словам очевидца, для этой сессии была выделена одна из самых маленьких аудиторий, и она оказалась набитой до отказа - пришла почти сотня человек, для которых данный вопрос представляет большой интерес.

Функция импорта поддерживает импорт данных с использованием механизмов xslt и XPath. Формируется стандартизованный XML-файл, который передаётся ядру модуля. Предусматривается конверсия офисных документов, не попадающих в закрытый список одобренных форматов, с помощью Open Office либо .NET.

Ядро: поддерживается классификационная схема, автоматически создаются описательные метаданные. Определенные метаданные являются обязательными, и их отсутствие инициирует запрос к оператору на проведение корректирующих операций. Архивное описание документов соответствует стандартам Международного Совета Архивов ISAD(G) и ISAAR(CPF). Операция проверки запускает проверку метаданных и форматов, после чего формируется сдаточный информационный пакет.

Кстати сказать, на сайте Национальных Архивов Эстонии есть страничка ( http://www.ra.ee/en/universal-archiving-module/&i=6 ), где можно получить дополнительную информацию о модуле UAM на английском языке, и скачать это программное обеспечение.

Лючиана Дюранти в своем докладе «Электронная дипломатика и электронная судебная экспертиза: На пути к единой дисциплине» (Digital Diplomatics and Digital Forensics : Towards one Integrated Discipline) рассказала о рассчитанном на три года совместном проекте по электронной судебной экспертизе (Digital Records Forensics, DRF), проводимом юридическим факультетом и факультетом информатики, библиотечного и архивного дела (School of Library, Archival and Information Studies - SLAIS) Университета Британской Колумбии в кооперации с отделом компьютерной судебной экспертизы полиции Ванкувера.

Это исследование охватывает следующие проблемы, которые электронные технологии ставят перед специалистами по управлению документами, архивистами и юристами:

  • Выявление документов среди всех электронных объектов, создаваемых сложными электронными системами, а также

  • Определение их аутентичности:
    • в случае, когда электронные материалы хранятся вне той технологической среды, в которой они были созданы и/или поддерживались, - либо самой организацией-создателем, либо третьими сторонами, такими, как отделения полиции или архивных организаций, а также

    • когда происхождение документов неясно и/или они представлены в коммерческих форматах, которые трудно поддерживать во времени, что тем самым ставит под сомнение их долгосрочную ценность для исследований, либо возможность их представления и/или принятия в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств.

Источники: блог l'Affaire Makropoulos / сайт конференции
http://laffairemakropoulos.blogspot.com
http://www.bar.admin.ch/eca2010/

среда, 28 апреля 2010 г.

Информация о деятельности Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов

Сегодня я хочу предложить Вашему вниманию перевод статьи нашего украинского коллеги Юлии Анатольевны Прилепишевой (на фото) о деятельности Евро-Азиатского регионального отделения Международного Совета Архивов (Евразика).  

Содержащаяся в статье информация, на мой взгляд, представляет интерес ещё и потому, что российские участники Евразики всего этого нам почему-то не рассказывают :)

Статья была опубликована (на украинском языке) в 6 (266) выпуске за ноябрь-декабрь 2009 года  научно-практического журнала «Архивы Украины»
(Архіви України, см. http://www.archives.gov.ua/Publicat/AU/index.php ).

На сайте Госкомархива Украины также выложен и фоторепортаж о конференции Евразики, см. http://www.archives.gov.ua/News/2009-28-10.php .

Участие делегации украинских архивистов в X Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения МСА и Консультативного совета руководителей архивных служб государств-участников СНГ
(28 октября - 1 ноября 2009)

Прилепишева Юлия Анатольевна
кандидат исторических наук,
начальник управления информации и международного
сотрудничества Госкомархива Украины


Приводится информация о работе X Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения МСА и Консультативного совета руководителей архивных служб государств-участников СНГ, научной конференции "Новейшие технологии в сфере обеспечения сохранности архивных документов".

Ключевые слова:
международная конференция; сотрудничество; электронные архивы; цифровые копии; делопроизводство; документооборот; выставка.


Специальное отделение для Евроазиатского региона в структуре Международного совета архивов был создано по инициативе государств-участников СНГ. Решение о создании ЕВРАЗИКИ принято на XIV сессии Генеральной ассамблеи МСА в Севилье (Испания) 25 сентября 2000 года.

Главной целью регионального отделения является установление, поддержание и развитие связей между национальными архивными службами региона, а также другими учреждениями и организациями, занятыми в сфере сохранения, использования и управления архивными документами; поддержка мероприятий по сохранению и защите архивного наследия региона; расширение доступа к архивам региона, подготовка и распространение информационных материалов об их фондах; координация деятельности архивов региона; улучшение профессиональной подготовки архивистов региона; организация научных конференций, семинаров, симпозиумов, других встреч соответствующей тематики, представляющей интерес для региона.

Инфодокум – 2010, день первый

Ежегодная весенняя конференция Гильдии управляющих документацией открылась 27 апреля в Москве. Традиционны и место её проведения – Российская академия государственной службы, и тематика - «Эффективный документооборот в органах государственной  власти и местного самоуправления». Для меня эта конференция – в первую очередь место встречи с коллегами и возможность узнать самую свежую информацию из первых рук.

Как обычно, в первый день конференции прошло пленарное заседание.

Марина Павловна Бобылева, заместитель начальника Управления документооборота Банка России, подвела итоги 15 летней работы по внедрению СЭД в своей организации. Данные на 2009 год показывают, что уровень использования электронных документов в территориальных подразделениях ЦБ составляет от 40%  до 85%, причем, большинство подразделений уже давно преодолело 50% рубеж.


Очень эмоционально и ярко выступила Лада Владимировна Репуло. Она рассказала массу интересных подробностей о реализации проекта СЭД в  «Сибирская Угольная Энергетическая Компания».

Не менее интересны были выступления зарубежных гостей конференции. Леопольд Бауэрнфайнд, один из основателей и руководителей австрийской компании Fabasoft (Австрия), рассказал об участии компании в построении электронного правительства в Австрии и других германоязычных странах. Представитель Казахстана А.К. Курмангалиева, начальник Управления сопровождения информационных систем АО «Национальные информационные технологии», подробно рассказала об опыте построения единой системы электронного документооборота в органах государственной власти Казахстана.


Общим для этих выступлений было то, что реализация проектов и в Австрии, и в Казахстане идет на основе использования единой СЭД во всех органах государственной власти, что позволяет минимизировать проблемы при организации межведомственного взаимодействия.

Что касается выступления Леопольда Бауэрнфайнда, то, во-первых, австрийцы хорошо подготовились и заранее перевели свою презентацию на русский язык, что значительно облегчило её восприятие. Во-вторых, переводчик просто наслаждался своей работой, и не просто сухо переводил, а старался эмоционально донести до слушателей содержание доклада. В перерыве я подарила господину Бауэрнфайнду экземпляр своей книги – благо был подходящий повод, в книге, помимо прочего, описывается и опыт Австрии.

Владимир Алексеевич Танонин из Федерального архивного агентства сообщил, что буквально сегодня было получено письмо из Минюста, в котором сообщается, что Методические указания по разработке инструкций по делопроизводству, направленные Росархивом на регистрацию в Минюст ещё 4 месяца назад ,«не нуждаются в государственной регистрации». Это, с моей точки зрения, означает, что Методические указания не содержат новых правовых норм и носят рекомендательный характер, т.е. необязательны к исполнению.

вторник, 27 апреля 2010 г.

Можно ли управлять «открытым правительством» как коммерческой организацией?

Предлагаю вниманию читателей ещё одну, - как всегда, дискуссионную и неоднозначную, - заметку об открытом правительстве, опубликованную Андреа ди Майо на блоге компании Гартнер 26 апреля 2010 года.

На прошлой неделе я имел удовольствие пообщаться с интересным человеком – руководителем ИТ-службы штата США. Разговор коснулся непрекращающейся дискуссии о преимуществах централизации и децентрализации, и о том, в какой степени опыт частного сектора может быть использован в государственных органах.

Мой собеседник явно придерживался той точки зрения, что есть мало оправданий для неиспользования государством передового опыта других секторов, и отметил, что значительно более сложно организованные объединения коммерческих предприятий, ведущих очень разнообразную деловую деятельность, достигают гораздо большей степени консолидации и рационализации, чем куда меньшие государственные организации.

Моя позиция заключалась в том, что концепция государства как «корпорации» по своей внутренней природе гораздо сложнее, чем в других секторах: здесь мы имеем дело с налогами и сборами, общественной безопасностью и правоохранительной деятельностью, оказанием людям услуг, образованием, - и это весьма разнообразные виды деловой деятельности, часто преследующие конфликтующие цели.

Конечно, я был полностью согласен со своим собеседником, что возможно и желательно было бы  делать больше в плане рационализации активов, ресурсов и услуг. Однако настоящая проблема – которая одновременно является основной причиной разногласий между сторонниками и противниками централизацию - это договориться о том, где провести грань между типовым и уникальным, между горизонтальным и вертикальным распределением полномочий.

В трудные времена, подобные нынешним, призывы к централизации звучат громче, но стремление как можно скорее получить результаты  не всегда позволяет взглянуть на вещи со столь необходимой стратегической точки зрения; обсудить вопрос о том, где провести грань между «горизонтальным» и «вертикальным»; и договориться о процессах адаптации, которые бы постоянно оценивали, куда эту грань следует передвинуть (в ту или другую сторону).

Этот руководитель ИТ-службы штата сказал, что он с удовольствием разработал и внедрил бы модель оперативной деятельности, обеспечивающую правильный баланс между конкурирующими приоритетами, которая бы позволила государству в больше степени работать так же, как коммерческие организации. Возвращаясь со встречи, я стал обдумывать, как могла бы выглядеть подобная модель, и как можно было бы объединить хорошо проработанную концепцию с (почти) безупречной практической реализацией. Должна ли  широта превалировать над глубиной, или следует сфокусировать внимание, подобно лучу лазера, на конкретной области, программе, процессе, используя их в качестве движущей силы изменений? Как по-новому объединить в этой модели уже существующие дисциплины, - такие, как корпоративную архитектуру, стратегической подбор поставщиков (strategic sourcing), управление портфелем активов, компетенции в области оперативного использования ИТ-технологий, процессы трансформации, менеджмент изменений, - чтобы сделать идею «государства  как коммерческой организации» осуществимой, вне независимости от политики, областей и уровней власти?

Затем мне внезапно пришла в голову мысль: а следует ли на самом деле управлять государством как коммерческим предприятием? И этот руководитель ИТ-службы штата, и многие другие государственные чиновники, с которым я  общался за последний год, принимают идею «открытого правительства», при котором люди вновь вовлекаются в государственное управление, в погоне за первоначальный смыслом слова «демократия» (на самом деле «демос» значит «народ»). Но разве это не противоречит тому, что делают коммерческие организации? Финансово-экономический кризис, с которым мы сейчас сталкиваемся, коренится в отсутствии прозрачности и в нерегулируемой (или неконтролируемой) мощи крупных корпораций, строящих свою деятельность в погоне за прибылью.

Теперь, если принимать идею «открытого правительства» буквально, то следует признать, что люди имеют право сказать своё слово в споре о централизации и децентрализации; что они хотят сотрудничать, - помогая государству выполнить свои функции более эффективно, принимая участие в создании услуг и решений, а также собирая и управляя информацией, которая ключевым образом влияет на характер и результаты процессов государственного управления.

Рассмотрим конкретный пример: закупки. Это жёстко регулируемый, дорогостоящий и трудоемкий процесс, который является прекрасным кандидатом на  стандартизацию и централизацию в масштабе многочисленных государственных органов. Именно так поступают крупные корпорации.

Но что произойдет, когда мы начинаем вовлекать наших граждан в этот процесс? Уже есть примеры «коллективной мудрости» (crowdsourcing), когда тендерная документация совместно готовилась многочисленными экспертами, в том числе представителями поставщиков. Легко можно себе представить и вовлечение граждан на других этапах, таких, как комментирование и оценка предложений поставщиков, участие в тестировании решений, или же подготовка вариантов и сценариев применения для использования при  оценке решений. Теперь встает вопрос, как сделать инновации элементом оперативной деятельности? Как организовать хорошо управляемый, оптимизированный процесс закупок, – один и тот же для приобретения активов и услуг многочисленными государственными органами, - и при этом не задушить инновации по инициативе «снизу», которые предполагает «открытое правительство»?

Можно предположить, что подобная задача с большей вероятностью может быть решена на уровне отдельных агентств, где правильное сочетание корпоративной культуры, зрелости, умения управлять рисками, может создать благоприятные условия для инновационной деятельности. Например, мне кажется, что закупающим услуги научным учреждениям или библиотекам проще опробовать новые, «открытые» подходы к проведению закупок, - чем, скажем, закупающим оружие правоохранительным органам.

Ирония заключается в том, что в то время, как необходимость оптимизации расходов подталкивает к большей консолидации, - одновременно нужда в творческой, созидательной активности, необходимой для отыскания совершенно новых путей для инноваций, может требовать меньшей централизации. Хотя некоторые из нововведений, являющихся следствием «открытого правительства», станут общекорпоративными процессами и в конечном итоге выиграют от централизации, - важно задуматься и о том, какое количество централизации сегодня способно задушить, а не стимулировать инновации.

Андреа ди Майо (Andrea DiMaio)

Источник: блог Gartner
http://blogs.gartner.com/andrea_dimaio/2010/04/26/can-an-open-government-be-run-as-a-business/

понедельник, 26 апреля 2010 г.

Сенегал: Крысы, кошки и плесень поедают архивы Французской Западной Африки

В пыльном полуподвале принадлежащего правительству здания в столице Сенегала Дакаре, запечатлённая в архивных документах почти двухсотлетняя история французского присутствия в Западной Африке (Afrique occidentale française, AOF) находится в стадии далеко зашедшей деградации. Постепенно уходит в небытие документальное свидетельство колонизации…


Спустившись вниз по винтовой лестнице, попадаешь в сырую, плохо освещённую кладовку, где пыльные ящики, содержащие документы, объявленные ЮНЕСКО частью мирового культурно-исторического наследия, лежат прямо на земле из-за отсутствия места на полках.

«В коллекции документов, хранящейся в архивах Сенегала, можно найти материалы по всем аспектам колониальной политики Франции во Французской Западной Африке. Это уникальная, богатая событиями история, восходящая к 1816 году», говорит Бабакар Ндиайе (Babacar Ndiaye – на фото), директор Архивов Сенегала.


Это, в том числе, история за период 1895-1958 гг. таких бывших французских колоний, столицей которых был Дакар, как Того, Мавритания, Французский Судан (сейчас Мали), Берег Слоновой Кости, Нигер, Верхняя Вольта (теперь – Буркина Фасо), Дагомея (ныне Бенин) и Гвинея, многие из которых в этом году отмечают 50-летие своей независимости.

В архиве хранятся ежедневные отчеты о колониальных завоеваниях Франции, а также переписка между Францией и некоторыми из великих африканских противников колониализма.

Одним из таких противников был Беханзин (Behanzin), в 19-м веке - король Дагомеи, высокоорганизованного и стабильного королевства, имевшего лучшую армию в Западной Африке. Он организовал ожесточенную борьбу против Франции, и в конечном итоге Дагомея стала последним традиционным африканским королевством, уступившим европейскому колониализму.

В документах можно найти подробности столкновений и переписки с Самори Туре (Samory Toure), руководителем Исламской империи Вассулу (Wassoulou), которая сопротивлялась французскому господству в конце 1800-х годов, и в какой-то момент даже пыталась (правда, безуспешно) стать британским протекторатом.


«В архивах Сенегала много информации о работорговле колониального и даже пост-колониального периодов», отмечает Сохна Сане (Sokhna Sane), научный сотрудник исторического факультета университета шейха Анта Диоп (UCAD) в Дакаре.

И пока длится ожидание современной оцифровки и перемещения коллекции в новое здание, обещанное президентом Сенегала Абдулой Вадом (Abdoulaye Wade), силы природы делают свое дело. Если же Сенегал не предпримет мер для сохранения документов, архив может потерять свой место в  формируемом ЮНЕСКО списке культурно-исторических памятников «Память мира».

«В хранилище нет системы поддержания температурно-влажностного режима. Это способствует образованию плесени, а перепады температуры и влажности не дают возможности надлежащим образом сохранять стабильность бумаги и чернил», объясняет Ндиайе, и добавляет: «Дыры в стенах приводят к тому, что в комнате можно обнаружить не только крыс, но и иногда и кошек».

«Существует страховой фонд в Экс-ан-Прованс на юге Франции. Франция микрофильмировала и сохраняет у себя копии фондов Французской Западной Африки, но оригиналы документов находятся в Дакаре», поясняет Ндиайе. «Это история не только Сенегала, но и Франции и бывших французских колоний».

Из-за её важности, коллекция «была зарегистрирована в реестре мировой истории (в 2000 году) и получила в ЮНЕСКО статус всемирного документального наследия», согласно информации, полученной от представительства ЮНЕСКО в Дакаре. Но, как сказала Жанна Сек (Jeanne Seck), пресс-секретарь офиса ЮНЕСКО в Дакаре, если коллекция продолжит разрушаться, то через год-два её статус будет пересмотрен.

«Сохранность коллекции должна обеспечить страна-владелец, а не мы. Одним из условий для признания эти архивов элементом мировой памяти является обеспечение их сохранности, и если в течение определенного времени они ничего не сделают, мы вычеркнем архив из списка».

По словам Ндиайе «частое обращение к документам также является фактором, способствующим ухудшению их состояния, при этом  часть документов и так серьёзно повреждена вследствие совместного воздействия тепла и влаги из-за протечек дождевой воды».

Копии микропленок также были оставлены на хранении в Дакаре, но, по оценкам, три четверти из них уже погибли из-за «уксусного синдрома» - химического процесса, вызывающего деградацию плёнки.

 «Прочитать документы порой нелегко. Некоторые из них старые, пыльные, с вырванными страницами», говорит студент-историк Дьейнаба Барри (Dieynaba Барри), который также жалуется на то, в читальном зале на 25 мест нет беспроводного подключения к Интернету. «Иногда в читальном зале нет свободных мест», говорит американский исследователь, - а, по данным Ндиайе, в среднем в день архив посещает 35 исследователей.


В одном из недавних интервью еженедельнику «Afrique Magazine», президент Вад о состоянии сенегальских архивов высказался так: «Приходится перешагивать через дела, просто чтобы пройти»,  - и добавил «Я решил построить (в Дакаре) здание для архивных документов». По словам Бабакар Ндиайе, Вад также надеется оцифровать всю коллекцию архивных документов Французской Западной Африки, - это более современный процесс, чем микрофильмирование, но намного более дорогостоящий. Президент, однако, не сказал, когда это будет сделано, и кто будет финансировать работы.

Франция, со своей стороны, организовала первоначальную подготовку архивистов, и предлагает одну стипендию в год для обучения уходу за документами.

Малик Рокхи Ба (Malick Rokhy Ba), агентство Франс Пресс

Источник: France24.com
http://www.france24.com/en/20100417-rats-cats-mildew-eat-senegals-french-west-africa-archives

воскресенье, 25 апреля 2010 г.

Перемены в руководстве Ассоциации французских архивистов

6 апреля стали известны итоги прошедших выборов на руководящие посты в Ассоциации французских архивистов (l’Association des archivistes français, AAF). В выборах приняли участие 204 человека – не так уж много для ассоциации, насчитывающей свыше тысячи членов, но такой уровень участия в голосованиях уже стал привычным.

Пост президента ассоциации покинула Кристина Мартинес (Christine Martinez), хорошо известная по своей активной работе в Международном Совете Архивов. Её сменил бывший ранее вице-президентом Ксавьер де ла Саль (Xavier de la Selle) – на фото.

Источник: сайт AAF / блог L'Affaire Makropoulos
http://www.archivistes.org/Election-du-nouveau-Conseil-d
http://laffairemakropoulos.blogspot.com/2010/04/aaf.html

суббота, 24 апреля 2010 г.

Опубликован отчёт ООН о состоянии «электронных правительств» в различных странах мира

Не прошло и четырех месяцев, и на основе данных, которые стали доступны уже в январе 2010 года (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/01/blog-post_17.html и http://rusrim.blogspot.com/2010/01/59.html ), аналитики ООН подготовили, наконец, обещанный отчёт под названием «Оценка ООН состояния электронного правительства на 2010 год: Использование возможностей электронного правительства во время финансового и экономического кризиса» (United Nations E-Government Survey 2010 - Leveraging e-government at a time of financial and economic crisis).

140-страничный документ доступен по адресу: http://www2.unpan.org/egovkb/documents/2010/E_Gov_2010_Complete.pdf

Отчет состоит из двух частей. Первая часть «Использование возможностей электронного правительства во время финансового и экономического кризиса» (Leveraging e-government at a time of financial and economic crisis) включает следующие главы:
  • «Стимулирующие фонды, прозрачность и общественное доверие»
  • «Роль электронного правительства в сфере финансового регулирования и мониторинга»
  • «Оказание электронных услуг и Цели развития тысячелетия (Millenium Development Goals)»
Вторя часть «Состояние электронного правительства в мире» содержит ещё три главы:
  • «Мировой рейтинг электронного правительства»
  • «Расширение прав и возможностей гражданина, и его вовлечение»
  • «Оценивание электронного правительства»
Источник: сайт ООН / сайт ePractice.eu
http://www2.unpan.org/egovkb/global_reports/10report.htm
http://www.epractice.eu/en/library/313483

пятница, 23 апреля 2010 г.

Чехия: Как работает конверсия документов

В продолжение разговора о чешском опыте (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/04/blog-post_21.html ): В одном из чешских изданий мне попалась статья человека, который в июле 2009 года, сразу же по вступлении в силу закона об авторизованной конверсии документов, попробовал воспользоваться этим механизмом. Была взята обычная платёжка:


На почте документ был отсканирован, к нему было присоединено уведомление о конверсии. Далее из образа документа и уведомления был сформирован PDF-файл, который сотрудница почты подписала своей ЭЦП (подлинный файл здесь: http://www.axonnet.cz/files/akd/3875614-17724-090701143032.pdf  - при желании, можно посмотреть сведения из сертификата открытого ключа). Страница PDF-файла с уведомлением (заверительной надписью)  выглядит вот так:


После этого гражданин попросил провести обратную конверсию электронного документа в бумажный. В итоге получился трёхстраничный документ, заверенный собственноручной подписью сотрудника почты и синей печатью – две страницы электронного документа плюс ещё одно уведомление о конверсии:


Источник: сайт «Лупа»
http://www.lupa.cz/clanky/zkusenosti-z-autorizovane-konverze/

США: Опубликован отчет об итогах самооценки уровня управления документами в федеральных агентствах в 2009 году - часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2010/04/2009-i.html )

Интересна технология проведения обследования: сначала руководителям агентств был послан циркуляр, предупреждающий о сроках и методе проведения обследования. Чуть позже, 14 сентября 2009 года, руководителям служб управления документами федеральных агентств была разослана расширенная электронная версия вопросника. Ещё через две недели, 28 сентября, Национальные Архивы активировали веб-инструмент для проведения опроса, ссылка на которой была разослана руководителям служб управления документами.

Всего нужно было ответить на 33 вопроса. За ответы на 23 вопроса начислялись баллы (максимальная оценка за ответ колебалась в диапазоне от 2 до 6 баллов, и максимально возможная общая сумма баллов составляла 100). Поскольку в данном опросе особое внимание обращалось на управление электронной почтой, вопросы из соответствующего раздела «стоили» выше. За недостаточно полные и точные ответы агентства штрафовались.

По разделам максимально возможные баллы распределились следующим образом:
  • Менеджмент программы управления документами – 26
  • Уничтожение документов и их передача на постоянное хранение – 18
  • Важнейшие документы – 8
  • Электронные документы – 18
  • Документы в электронной почте – 30
Степень риска программы управления документами оценивалась в зависимости от набранных агентством баллов:
  • 90 баллов и более – низкий риск
  • От 60 до 89 баллов – умеренный риск
  • Менее 60 баллов – высокий риск
И если около десятка агентств и их подразделений сумели набрать полный балл, то нашлась и парочка таких, что сумели наскрести всего 4 балла.

В отчете приведены задававшиеся вопросы, и статистика полученных ответов. Дана критическая оценка методологии обследования – в частности, отмечено, что ряд вопросов некоторыми агентствами был неправильно истолкован.

Согласно полученным данным, у довольно большого числа федеральных агентств высок риск несвоевременного уничтожения либо несвоевременной передачи документов на архивное хранение, а также риск, связанный с обеспечением сохранности важнейших документов агентства.


Стоит отметить, что теряли баллы те агентства, которые 10 лет и более не пересматривали (хотя бы частично) сроки хранения своих документов. В отчете по этому поводу сказано следующее: «Сроки хранения, установленные более чем десять лет назад, с большой вероятностью, по крайней мере, частично устарели, учитывая прошедшие за это время реорганизации, открытия и ликвидации программ, и изменения в практике делопроизводства. Кроме того, перечни более чем десятилетней давности вряд ли охватывают веб-документы и недавно введенные электронные системы».

Как выяснилось, федеральные агентства по-прежнему испытывают трудности в управлении электронными документами. В отчёте отмечается: «Большинство специалистов в области управления документами, хотя и сознают важность управления электронными документами, но не принимают сколько-нибудь существенного участия в планировании, разработке и внедрении электронных систем для своих агентств. В агентствах есть определенный прогресс в установлении сроков хранения для их электронных систем/документов, в значительной степени связанный с давлением со стороны Национальных Архивов. Тем не менее, для большинства веб-документов сроки хранения не установлены. Значительная часть государственных органов сообщила, что они не держат в сети документов, относящихся к осуществляемым ими программам. В целом, они рассматривают свои сайты скорее как средство распространения информации, чем как среду, содержащую документы.»


Не лучше обстоят дела и с управлением электронной почтой, особенно в небольших агентствах. В первую очередь отмечается слабость соответствующей нормативной базы ряда агентств, недостаточное обучение сотрудников обращению с электронной почтой как с государственными документами.

Источник: Официальный блог Национальной программы по управлению документами (National Records Management Program, NRMP) Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=639
http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-88.html

Мой комментарий: Интересно было бы попробовать провести подобное обследование у нас – причем не только в плане получения интересной статистики, но и в плане освоения веб-технологий проведения такого рода обследований.

четверг, 22 апреля 2010 г.

Прошла презентация моей книги

Вчера, 21 апреля 2010 года, состоялась презентация моей книги. Была рада видеть на ней многих своих коллег. Впервые в жизни раздавала автографы :)


«Мероприятие» прошло в хорошей, дружеской, заинтересованной атмосфере, были заданы интересные вопросы. А до и после был очень неплохой фуршет! :))

Как и обещала коллегам, даю ссылку на слайды к своему выступлению: http://files.mail.ru/S2857E

Что пишет по этому поводу пресса:

США: Опубликован отчет об итогах самооценки уровня управления документами в федеральных агентствах в 2009 году - часть I

19 апреля 2010 года Национальные Архивы представили Конгрессу США отчёт под названием «Самооценка уровня управления документами 2009: Оценка программ управления документами в федеральном правительстве» (Records Management Self-Assessment 2009: An Assessment of Records Management Programs in the Federal Government).

В сентябре 2009 года, Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA), организовали проведение обязательной самооценки уровня управления документами в 242 агентствах федерального правительства и их подразделениях. Целью обследования был сбор данных для выяснения того, насколько эффективно федеральные агентства исполняют законодательно-нормативные требования к управлению документами.

Соответствие агентств требованиям обеспечивает эффективное создание и ведение документов, необходимых для удовлетворения деловых потребностей; сохранение документов в течение сроков, достаточных для защиты прав граждан и обеспечения подотчетности правительства; а также сохранение имеющих историческую ценность документов для будущих поколений.

Провели самооценку и прислали соответствующие отчёты 91% всех агентств; 21 агентство (из 245) этого не сделало.


В опубликованном отчёте (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/self-assesment.pdf ), Национальные Архивы классифицируют федеральные агентства по уровню риска, связанного с управлением документами. Результаты показывают, что многое еще предстоит сделать: уровень риска у 79% всех респондентов умеренный или высокий. Это означает, что федеральные ведомства не в полной мере исполняют свои обязанности по управлению документами, особенно с учётом экспоненциального роста использования и объёмов электронных документов. Национальные Архивы, совместно с Конгрессом, Административно-бюджетным управлением администрации президента (OMB) и с самими федеральными агентствами, будут работать над решением имеющихся проблем и над повышением эффективности управления документами в федеральном правительстве.

Комментируя приведенные в отчёте данные, Архивист США (руководитель архивной службы страны) Дэвид Ферьеро отметил: «Сегодня федеральное правительство не обеспечивает согласованного управления своими документами и информацией - особенно электронными документами – в степени, достаточной для удовлетворения деловых потребностей, защиты прав и обеспечения подотчетности, а также для обеспечения сохранности и непрерывного доступ к документам, имеющим постоянную ценность. Долгосрочный успех программы «открытого правительства» - равно как и способность Национальных Архивов защитить документы государственных органов и обеспечить к ним доступ - зависит от способности каждого из федеральных агентств эффективно управлять своими документами. Меня, как Архивиста США, очень беспокоит существующий уровень риска, и Национальные Архивом будут работать с федеральными агентствами с целью снижения этого неприемлемого риска».

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/04/2009-ii.html )

Источник: Официальный блог Национальной программы по управлению документами (National Records Management Program, NRMP) Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=639
http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-88.html

среда, 21 апреля 2010 г.

Чехия: Программное обеспечение для авторизованной конверсии документов

В соответствии с законом «Об электронных операциях и об авторизованной  конверсии документов» от 17 июля 2008 года № 300/2008, под конверсией понимается «полное преобразование бумажного документа в документ в электронной форме - в виде электронного «пакета» (datová zpráva), проверка соответствия содержания этих документов, и прикрепление заявления о соответствии», и, наоборот, «полное преобразование документа в электронной форме в бумажный документ, проверка соответствия содержания этих документов, и прикрепление заявления о соответствии».

По закону, конверсию могут осуществлять органы государственной власти (ст.23 закона № 300/2008).

Компания Gordic выпустила на рынок программный модуль «Реестр авторизованных конверсий (Registr autorizovaných konverzí, RAK), задачей которого является максимальное упрощение процесса конверсии, с соблюдением всех предусмотренных законодательством формальностей, в т.ч. обязательной регистрации.

При конверсии электронных документов в бумажную форму, модуль позволяет открыть электронный «пакет», проверить правильность электронных подписей, просмотреть список содержащихся в пакете электронных документов, а после распечатки документов – печатает подтверждающую «квитанцию», содержащую необходимые реквизиты.


При конверсии бумажных документов в электронную форму, модуль показывает отсканированный документ, создает электронный «пакет» и дает возможность подписать его электронной подписью (или электронной «маркой»), с проставлением отметки времени. Полученный пакет может быть переслан в «информационный ящик» (datová schránka) пользователя (в государственной системе зарегистрированной электронной почты), либо записан на носитель информации.

Административный сбор за авторизованную конверсию может оплачиваться через электронную платежную систему. По завершении конверсии, модуль создает предписанную законодательством запись в реестр авторизованных конверсий.

Источник: Сайт компании Gordic
http://www.gordic.cz/Produkty/Datov%C3%A9schr%C3%A1nky/Autorizovan%C3%A9konverze%C5%99e%C5%A1%C3%ADRAK/tabid/508/Default.aspx

вторник, 20 апреля 2010 г.

Другая точка зрения на «граждан-архивистов»

Идеи Архивиста США Дэвида Ферьеро о «воспитании граждан-архивистов» понравились не всем. На сайте Tweetpic Рейчел Донахью (Rachel Donahue) aka Sheepish (на фото) выложила вот такую картинку:


Источник: Tweetpic
http://twitpic.com/1fko5y

Дэвид Ферьеро: Будем растить граждан-архивистов

В заметке, опубликованной на его блоге 12 апреля 2010 года, Архивист США Дэвид Ферьеро говорит о привлечение потенциала заинтересованных граждан на пользу архивного дела. Ниже приводится частичный перевод этого поста.

У нас в Национальных Архивах США (NARA), нет недостатка в бумажных документах, которые нужно перевести в электронный вид или транскрибировать. Огромное количество и характерные особенности наших документов создают нам массу проблем в организации к ним онлайн-доступа. Я считаю, однако, мы должны переосмыслить наш традиционный подход («профессиональные архивисты должны сделать всё сами») к задаче предоставления доступа, в пользу нового подхода, который использует возможности Интернета для коллективной работы.

В плане нашего агентства по участию в построении «открытого правительства» (Open Government Plan, все федеральные органы исполнительной власти должны были подготовить такие планы к 7 апреля 2010 года – Н.Х.), мы описываем, как мы собираемся развивать инициативы по всё большему привлечению общественности к выполнению нашей миссии. Я считаю, что путем разработки платформ, позволяющих вносить полезный вклад в нашу работу, и делать это интригующе, легко и весело, мы будем способствовать развитию и росту как профессиональных архивистов, так и непрофессиональных «граждан-архивистов».

Подобно тому, как выполнение многих научных функций – неподходящий вид деятельности для ученых-любителей, точно так же и многие из наших традиционных архивных ролей вряд ли подойдут для «граждан-архивистов». Мы будем искать подходящие возможности для проведения полезных для архивного дела публичных проектов. Помимо помощи нам в решении ряда масштабных задач, вовлечение общественности в качестве «граждан-архивистов» также поможет нам в достижении целей в области образовательно-просветительской работы. С помощью таких публичных проектов, мы можем повысить осведомленность общественности о нашей работе, а также вдохновить новые поколения будущих архивистов.

Какие же возможны виды проектов для «граждан-архивистов»?

Пока что мы не имеем об этом полного представления. Нам нужно сформулировать проекты и сценарии, способные привлечь тех, кто уже заинтересовался конкретными документами, и «достучаться» до тех, чей интерес носит общий характер. Давайте начнем думать, избавившись от шор, дадим возможность нашим творческим способностям возможность подстегнуть инновации и тем самым способствовать выполнению нашей миссии. Впереди у нас есть масса увлекательной работы.

 Википедия «Твои архивы» (Национальные Архивы Великобритании, http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk/index.php?title=Home_page )

В нашем плане действий по программе «открытого правительства» мы обсуждаем идею создания архивной википедии, похожей на осуществляемый Национальными Архивами Великобритании проект «Твои архивы» (Your Archives). Одной из причин, по которым мне нравится этот проект, это то, что он даёт возможность энтузиастам, увлекающимся изучением определенных групп документов, найти свою нишу и внести вклад в наше контекстуальное понимание документов. Их страсть и энтузиазм смогут проявить себя через их готовности поделиться своим опытом и знаниями ради расширения наших познаний.

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)

Источник: блог "AOTUS: Collector in Chief"
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=144

Мой комментарий: Энтузиасты есть и у нас. К сожалению, сложившаяся во многих архивах обстановка, - судя по комментариям, регулярно появляющимся на форуме «Архивы России», - пока что не способствует сотрудничеству архивов и исследователей, о котором говорит Ферьеро. Чтобы инициировать такой процесс, у нас без хорошего пинка «сверху», по-видимому, не обойдётся, - а дальше, глядишь, архивисты «выберутся из танка» и увидят собственную выгоду в подобном сотрудничестве.

понедельник, 19 апреля 2010 г.

Итоги выборов в Международном Совете Архивов

Международный Совет Архивов (МСА) объявил об итогах выборов на посты Президента и вице-президента МСА по маркетингу и продвижению. Крайним сроком подачи в секретариат МСА заполненных бюллетеней для голосования была полночь 11 апреля (по парижскому времени). Утром в понедельник 12 апреля два независимых счетчика проверили бюллетени и правильность подсчета голосов.

Всего было подано 154 голоса из 432 возможных, таким образом, уровень участия в голосовании составил 36,4%. Два бюллетеня были признаны недействительными.

Подтверждённое счётчиками число голосов, поданных за кандидатов на две вакантные должности, было следующим:

Кандидаты на пост Президента МСА:
  • Мартин Берендсе (Martin Berendse) - 119
  • Грехэм Доминьи (Graham Dominy) - 33
Кандидаты на пост вице-президента МСА по маркетингу и продвижению:
  • Абдулла эль-Рейес (Abdulla El Reyes) - 68
  • Ву Тхи Мин Хуонг (Vu Thi Minh Huong) – 79
  • Воздержались - 5
По завершении досчётов, Анри Зубер (Henri Zuber), руководитель выборной кампании 2010 года, объявил о том, что Мартин Берендсе избран Президентом МСА на 2010-2012 годы, а Ву Тхи Мин Хуонг - вице-президентом по маркетингу и продвижению, на тот же период. Оба вновь избранных должностных лица приступят к исполнению своих обязанностей по окончании очередного ежегодного общего собрания в Осло в сентябре 2010 года.

Мартин Берендсе (Голландия – на фото) - (род. в 1963 г.) изучал право в университете Утрехта и в 1984-1986 годах работал в администрации университета. В последующие годы он работал в качестве консультанта в различных компаниях рекламной группы FHV/BBDO. В 1990 году он перешел в театральную сферу, где был директором фестиваля в Утрехте, руководил отраслевым институтом – Голландской театральной сетью,  руководил театром в Роттердаме. Затем он перешёл в Министерство образования, где последовательно руководил аппаратом агентства, был директор по вопросам культуры и искусства, а также заместителем Генерального директора по вопросам культуры и средств массовой информации. С 1 января 2008 года стал директором Национального архива страны.

Д-р Ву Тхи Мин Хуонг – руководитель департамента государственных документов и архивов Вьетнама

Источник: сайт МСА
http://www.ica.org/en/2010/04/16/elections-2010-results
http://www.document2009.nl/default.lynkx?pointer=1-2-12167-12168-12666-12674

Ведение кадастровых дел: сохранность электронных документов под угрозой

Министерство экономического развития разработало и утвердило приказом № 42 от 4 февраля 2010 г. «Порядок ведения государственного кадастра недвижимости»

Это весьма объемный и подробный нормативный документ. При ведении кадастра недвижимости предусмотрено использование документов как на бумажных, так и на электронных носителях, и меня, прежде всего, заинтересовал вопрос, как будет организовано хранение документов, на основании которых будут вноситься записи в Государственный кадастр недвижимости.

При ведении Государственного кадастра недвижимости фактически предусмотрено сохранение всех когда-либо внесенных в него записей. Учитывая значимость этого электронного ресурса, это совершенно верное решение. При спорах о недвижимости, - а они обязательно будут, - именно сохранение всей ранее внесенной в кадастр информации позволит значительно сократить риски неправомерных и преступных действий.
«Порядок ведения государственного кадастра недвижимости» (утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42)

57. При внесении в Реестр новых сведений об объекте недвижимости при осуществлении учета изменений объекта недвижимости предыдущие записи, содержащие прежние значения характеристик, сохраняются в АИС ГКН со статусом "архивные". Исключением из данного правила являются кадастровые сведения, для которых в Реестре допускается наличие нескольких характеристик (например, адрес правообладателя объекта недвижимости и т.п.).
Не менее важно и сохранение первичной документации, на основании которой в кадастр вносятся записи. Вопросы ведения кадастровых дел выделены в самостоятельный раздел нормативного документа. Однако, с моей точки зрения, организация хранения электронных документов в составе кадастровых дел, предусмотренная данным «Порядком», не обеспечивает их сохранность и создает реальную угрозу утраты электронных документов. Минэкономразвития этими положениями закладывают мину замедленного действия под дорогостоящий и социально-значимый проект: в случае утраты первичных электронных документов, появится возможность требовать признания недействительными записей в кадастре, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
«Порядок ведения государственного кадастра недвижимости» (утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42)

IX. Структура, состав и правила ведения кадастровых дел

87. В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.

Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.

94. Допускается осуществлять хранение документов и материалов, содержащих сведения о геодезической или картографической основе ГКН, в местах хранения документов и материалов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства.

В этом случае во внутренней описи соответствующих кадастровых дел геодезической или картографической основы указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место постоянного хранения документа и его формат.

89. Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:

… номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);
Из текста «Порядка» следует, что электронные носители информации предполагается вкладывать в бумажные дела и хранить в составе этих дел. Однако не секрет, что, во-первых, для длительного хранения документов на бумажных и электронных носителях требуются разные температурно-влажностные режимы. Электронные носители намного более требовательны к стабильности температуры и влажности, а температура, вполне комфортная для бумаги, может оказаться слишком высокой для электронных документов.

Во-вторых, для обеспечения сохранности электронных документов требуется регулярное проведение целого ряда работ, таких, например, как проверка читаемости (и, при необходимости, замена) носителей информации. Размещение носителей в бумажных делах резко увеличивает трудозатраты на такие работы, из-за чего контроль читаемости может вообще не осуществляться - что создаст реальную угрозу утраты электронных документов. А через пять-семь лет электронную информацию, возможно, потребуется мигрировать на новые форматы и/или виды носителей, вследствие устаревания оборудования и программного обеспечения – и эта работа, при заложенной в «Порядке» системе хранения носителей, также окажется очень трудозатратой.

Наконец, для обеспечения долговременной сохранности электронных документов необходимо предусмотреть резервирование информации, желательно на носителях разных типов. Хранение комплектов носителей должно быть организовано в территориально удаленных друг от друга помещениях. Ничего подобного утвержденным «Порядком» не предусмотрено.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/238813/?garant_fed

воскресенье, 18 апреля 2010 г.

США, штат Колорадо: Коротко о выборе носителей информации

На днях мне под руку попался документ, разработанный архивной службой штата Колорадо для муниципальных властей штата, под названием «Перечень документов, образующихся в деятельности муниципальных органов штата Колорадо, с указанием сроков их хранения» (Colorado Municipal Records Retention Schedule, см. http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/TOC.htm ). Приложение G к этому документу содержит краткое, всего лишь на трёх страницах, но ёмкое "Руководство по обеспечению долговременной сохранности документов", см. http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/APPENDIX%20G-8.pdf . Я перевела любопытный, на мой взгляд, фрагмент, относящийся к выбору носителей информации

Если срок хранения превышает 10 лет, оцените долгосрочные издержки и требования, связанные с поддержанием документов в электронном формате в течение всего срока их хранения, в сравнении с расходами на хранение тех же документов в бумажном виде или на микроплёнке.

В разумных условиях, бумага хорошего качества может храниться более 100 лет. В отсутствие катастрофических ситуаций, бумага портится медленно, поэтому остается время для принятия мер, прежде чем информация будет потеряна. Хранение документов в бумажном виде может иногда оказаться наиболее дешевым решением,  и оно может иметь смысл для редко используемых документов со сроками хранения, превышающими 10 лет.

Отвечающая промышленным стандартам микроплёнка, при разумном уходе за ней, также способна выдержать более 100 лет. Есть определенные признаки, говорящие об  ухудшении состоянии микроплёнки, с момента появления которых остается достаточно времени на перекопированние, прежде чем изображения будут утрачены. При необходимости микроплёнку можно читать с помощью обычной лупы, и она широко используется для архивного хранения документов. Микроплёнку имеет смысл использовать для долговременного хранения и для восстановления в случае катастроф редко используемых документов со сроками хранения, превышающими 10 лет.

В отсутствие миграции, можно ожидать, что срок существования компьютерных документов окажется в диапазоне от пяти лет (это средний срок службы оборудования и программного обеспечения, необходимых для считывания и обработки электронных документов), и не более чем до 20 лет. Признаков, предупреждающих об угрозе потери информации, нет. Более всего имеет смысл переводить в электронный вид те документы, которые нужны часто, или одновременно используются несколькими пользователями, или к которым требуется удобный быстрый доступ. Электронные форматы могут оказаться неподходящими для хранения документов в течение всего установленного срока и для длительного архивного хранения, если только в течение всего срока хранения не будет также сохраняться и версия на бумаге или микроплёнке.

Независимо от используемого носителя информации, читаемость и доступность контента следует проверять каждые 5 - 10 лет, для того, чтобы избежать компрометации данных.

Источник: сайт административно-кадрового департамента штата Колорадо
http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/

суббота, 17 апреля 2010 г.

США: Опубликовано руководство NIST по обеспечению конфиденциальности персональных данных

В апреле 2010 года американский Национальный институт стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST) выпустил специальную публикацию SP 800-122 «Руководство по защите конфиденциальности персонально идентифицируемой информации» (Guide to Protecting the Confidentiality of Personally Identifiable Information (PII)).

Документ объёмом 59 страниц можно скачать по адресу: http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-122/sp800-122.pdf

Данный документ содержит рекомендации по использованию основанного на оценке риска подхода к защите конфиденциальности персональных данных. Эти рекомендации в первую очередь адресованы органам федерального правительства США и тем, кто ведет дела от их имени, но отдельные разделы документа могут быть полезны и другим организациям.

В документе используется «широкое» определение «персонально идентифицируемой информации» (персональных данных), для того, чтобы выявить максимально возможное число источников персональных данных (это могут быть, например, базы данных, общие сетевые диски, резервные ленты, сайты организаций-подрядчиков). К персональным данным относится любая сохраняемая государственным органом информация о физическом лице, в том числе (1) любая информация, которая может быть использована для выделения или отслеживания личности человека, такая как имя, номер социального страхования, дата и место рождения, девичья фамилия матери или биометрические данные; и (2) любая другая информация, которая связана или может быть связана с личностью, такая, как медицинские, образовательные, финансовые данные и сведения о трудоустройстве.

В числе основных принципов обеспечения конфиденциальности персональных данных называются следующие:
  • Организациям следует выявить все имеющиеся у них персональные данные;
  • Организациям следует свести использование, сбор и сохранение персональных данных к тому минимуму, который необходим для выполнения их деловых целей и миссии;
  • Организациям следует классифицировать персональные данные по уровню ущерба в случае их утечки;
  • Организациям следует применять надлежащие меры защиты персональных данных, исходя из их классификации по уровню возможного ущерба.
  • Организациям следует разработать план реагирования на инциденты, для действий в случае утечки персональных данных.
Организациям следует поощрять тесное сотрудничество между их ответственными за работу с персональными данными (chief privacy officers), высшими должностными лицами агентств, отвечающими за конфиденциальность персональных данных, руководителями информационных служб и служб информационной безопасности, а также юристами, при решении вопросов, связанных с персональными данными.

Источник: сайт NIST
http://csrc.nist.gov/publications/PubsSPs.html#800-122

пятница, 16 апреля 2010 г.

ИСО работает над стандартом по интернационализации классификационных систем

Данное сообщение было опубликовано 8 апреля 2010 года на блоге Ассоциации библиотек и информационных технологий (Library and Information Technology Association, LITA), которая является подразделением Американской библиотечной ассоциации.

Как нам сообщила Синди Хепфер (Cindy Hepfer), представляющая Американскую библиотечную ассоциацию (American Library Association, ALA) в Национальной организации по информационным стандартам (National Information Standards Organization, NISO), в соответствующем техническом комитете TC37 начато голосование по проекту стандарта ISO/CD 22274 «Системы для управления терминологией, знаниями и контентом: Интернационализация и концептуальные аспекты классификационных систем» (Systems to manage terminology, knowledge and content: Internationalization and concept-related aspects of classification systems).

«Данный стандарт содержит общие рекомендации относительно того, как создавать контент классификационных систем, и как отображать этот контент в многоязычной среде. В первую очередь обращается внимание на те факторы, которые необходимо учитывать при создании и наполнении классификационных систем, которые будут использоваться в различных языковых средах. Эти факторы включают формулировку принципов по «интернационализации» классификационных систем, а также по поддержанию и использованию соответствующих специфических элементов для структуризации видов деятельности компании или организации, продуктов, услуг, агентов и других объектов».

Диана Хиллман (Diane Hillmann)
Координатор LITA по вопросам стандартизации

Источник: LITA Blog
http://litablog.org/2010/04/classification-systems/

Мой комментарий: Я обратила внимание на этот проект потому, что всё чаще и чаще приходится иметь дело как с информацией на различных языках, так и с созданием ресурсов и систем, ориентированных, в том числе, и на пользователей, говорящих на других языках. Соответственно, приходится думать о том, как делать многоязычные справочники, классификаторы, каталоги и т.д.

четверг, 15 апреля 2010 г.

Началась регистрация на 3-й международный симпозиум в рамках проекта InterPARES-3


3-й международный симпозиум в рамках проекта InterPARES-3 планируется провести 29 мая 2010 года в «Центре лесного дела» (Forest Science Center, на фото), расположенном в кампусе университета Британской Колумбии (University of British Columbia), г. Ванкувер. Канада.

Третий этап международного исследования возможности постоянного хранения аутентичных документов в электронных системах (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, InterPARES-3) осуществляется путем коллективных усилий 15 региональных, национальных и международных исследовательских групп. Общая цель проекта –помочь малым и средним государственным и частным организациям, программам и делопроизводческим/архивным подразделениям, отвечающим за электронные документы, образующиеся в ходе государственной, деловой, научно-исследовательской, творческой, социальной и/или общественной деятельности, -  обеспечить долговременную сохранность аутентичных документов, удовлетворяющих нуждам заинтересованных сторон и потребности общества в адекватном документировании своего прошлого.

Проект, начатый в 2007 году, достиг своей середины, и его участники собираются представить и обсудить полученные к настоящему времени выводы и продукты в рамках Международного симпозиума, в котором примут участие докладчики из Северной и Южной Америки, Европы и Азии.

В число тем симпозиума входят:
  • влияние организационной культуры на программы обеспечения долговременной сохранности;

  • стратегии ряда городов по сохранению цифрового наследия;

  • обеспечение долговременной сохранности электронной информации и документов в структурированной и неструктурированной среде (сопоставляется опыт правоохранительных органов и финансовых учреждений с опытом научно-исследовательских и творческих организаций);

  • типичные проблемы при обеспечении долговременной сохранности (электронная почта, важнейшие документы, XML, метаданные);

  • вопросы терминологии,

  • использование социальных сетей, и многое другое.
Программу симпозиума можно скачать по адресу: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_isym03_program_v1.pdf

Источник: Сообщение руководителя проекта Лючианы Дюранти (Luciana Duranti).

Архивная служба штата Нью-Йорк создает доступную в сети базу перечней

Данное сообщение и комментарии к нему появились 6 апреля 2010 года на форуме (преимущественно североамериканских) специалистов по управлению документами. Как мне кажется, это любопытная информация, тем более, что Росархив вроде бы собирается сделать что-то в этом же духе. Напомню, что похожую инициативу уже осуществляют Национальные Архивы США (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/03/blog-post_24.html ).

Архивная служба штата Нью-Йорк ведёт сейчас проектирование доступной онлайн и снабжённой средствами поиска базы своих перечней с указанием сроков хранения и действий по их истечении.

В базе предполагается разместить типовые перечни для местных органов власти и для органов исполнительной власти штата,  а также индивидуальные перечни, относящиеся к отдельным органам власти штата. Мы также рассматриваем возможность поддержки следующих функциональных возможностей:
  • Ввод данных в базу как Архивами штата, так и государственными служащими (например, новые статьи перечня, изменение сроков хранения);
  • Составление перечней для подразделений;
  • Загрузка перечней в различных форматах;
  • Отслеживание статуса перечней в рамках процессов пересмотра и утверждения;
  • Упрощение workflow-процессов,
  • Создание отчетов.
Дженнифер О’Нил (Jennifer O'Neill)
Архивы штата Нью-Йорк

Ниже приведены комментарии Ларри Медины и Алекса Бабина:

В целом, я думаю, что это отличная идея, и база будет ценным инструментом для указанных Вами заинтересованных сторон. Несколько соображений и рекомендаций:
  • Найдите какой-то способ ограничить круг лиц, которые могут вносить изменения. Вместо непосредственного отражения изменений сразу в базе данных, Вам стоит подумать об их «модерировании» уполномоченным лицом/органом,  с тем, чтобы избежать появления в базе предлагаемых (а не уже утвержденных) сроков хранения или неудачных формулировок.

  • Убедитесь, что у вас есть способ уведомления всех, кто получил доступ к базе, о внесении изменений – для того, чтобы обеспечить использование ими наиболее актуальных и точных данных в тех случаях, когда они скачивают контент для локального использования.

  • Отмечайте в базе данных статьи, которые пересматриваются  и/или проходят утверждение, с тем, чтобы пользователи знали, где могут произойти изменения.

  • Включите атрибут «дата последнего изменения», чтобы пользователи могли
    убедиться в актуальности используемой ими информации, и могли легко определить новый контент.

  • В начале каждого перечня вставьте «Таблицу изменений», отражающую историю внесённых изменений.
Как бы ни был ценен доступ к этой информации, не менее важно обеспечить информирование пользователей по мере внесения или подготовки изменений,  с тем, чтобы они надлежащим образом применяли перечни в отношении информации, которой они управляют на местах.

Ларри Медина (Larry Medina)

Мысль очень интересная. Думаю, есть несколько идей, которые Вы могли бы позаимствовать из доброй старой практики.

Так, при каждом внесении изменений желательно указывать: 
  • «Последние изменения внесены в следующие статьи...»

  • Вести историю изменений: отмечать, что было изменено / добавлено / убрано;  вид хранения – оперативное / ведомственное / архивное; срок хранения; создатель документов; и причину внесения изменений – исправления / изменение законодательства…
Возможно, Вы захотите предусмотреть возможность подписки: «Если Вы хотите быть в курсе последних изменений, то, пожалуйста, …». Подписка может охватывать все сроки хранения, либо какие-то определенные их подмножества. 

Можно подумать о разделах:
  • «Пожалуйста, оставьте свой комментарий/ предложение…»
  • «Спросите нас о том, как правильно установить срок хранения…»
Алекс Бабин (Alex Babin)

Источник: Форум специалистов по управлению документами
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

среда, 14 апреля 2010 г.

В июне пройдёт Европейский форум по электронной подписи EFPE-2010

10-11 июня в Меджиздрое (Międzyzdroje), Польша, пройдёт очередная конференция EFPE-2010. Тема юбилейного, 10-го по счету Европейского форума по электронным подписям (European Forum on Electronic Signature, EFPE) - «Электронные подписи и PKI - Глобальные тенденции, опыт и ожидания».

На конференции EFPE-2010 будут представлены последние достижения в области инфраструктуры открытых ключей (Public Key Infrastructure, PKI), а также планируемые и уже осуществляемые проекты, связанные с использованием электронных подписей. Основной темой в этом году будет «Европейский план по электронным подписям и электронным удостоверениям личности» (European Plan on eSignature and eIdentity).

Участники смогут посетить лекции признанных экспертов, которые пройдут в главной секции, а также принять участие в параллельных семинарах по инновационным решениям, упрощающим использование PKI. Как и в предыдущие годы, наряду с лекциями, презентациями и практическими семинарами, важное место отводится  «круглым столам», которые проведут представители государственных органов и деловых кругов.

Дополнительную информацию о мероприятии можно получить по адресу: http://www.efpe.eu/efpe/efpe,aboutforum_efpe_2010_en.xml

Источник: сайт ePractice.eu
http://www.epractice.eu/en/events/312157

Опыт США: Архивы должны уметь себя рекламировать

23 марта 2010 года Архивист США (руководитель архивной службы страны) Дэвид Ферьеро выступал перед подкомитетом по финансовому управлению, государственной информации федеральным службам и международной безопасности комитета Сената по внутренней безопасности и государственным делам. Тема слушаний была «Устранение покрова секретности: Делая государство более прозрачным и подотчетным» (Removing the Shroud of Secrecy: Making Government More Transparent and Accountable). Архивист выступал в очень солидной компании - помимо него, на слушания были приглашены лидеры администрации США по вопросам информационных технологий Вивек Кундра (Vivek Kundra) и Аниш Чопра (Aneesh Chopra).

Материалы слушаний доступны здесь: http://hsgac.senate.gov/public/index.cfm?FuseAction=Hearings.Hearing&Hearing_ID=912a5fba-3a42-49a9-b7a9-84bf1787a9b7

Ферьеро рассказал сенаторам о той роли, которую Национальные Архивы играют для американской демократии в целом, для построения современного "открытого правительства", и, в частности, какую ведут работу по рассекречиванию государственных документов. Я бы в первую очередь выделила его умение рекламировать архивную службу в качестве ключевого элемента государственной машины вообще, и в качестве одного из "моторов" особо важных для администрации Обамы программ - в частности. Хочу привести ряд цитат из его выступления:
«Хорошо налаженное управление документами является основой прозрачного и подотчетного правительства. Проще говоря, правительство не может быть подотчётным, если оно не сохраняет - и не можете найти – свои документы. И меня беспокоит то, что в масштабах всего государственного аппарата мы не лучшим образом выполняем свои обязанности по управлению документами, особенно в связи с экспоненциальным ростом объёмов электронных документов. Долгосрочный успех программы построения «открытого правительства», - и будущее Национальных Архивов - зависят от способности каждого федерального органа власти эффективно управлять своими документами.

... Главы федеральных агентств и высшие руководители федеральных органов власти должны понять, что документы и информация, которую они и их организации создают, являются национальными активами, которые должны эффективно управляться и защищаться таким образом, чтобы общественность могла доверять их аутентичности. Руководители агентств и члены высшего руководства государственных органов власти должны нести ответственность за управление этими активами. Это не просто требованием Закона о федеральных документах; эффективное управление документами - адекватное и должное документирование деятельности и транзакций федерального правительства - сделок - это хорошее государственное управление, являющееся необходимым условием для построения «открытого правительства».

Сегодня федеральные ведомства недостаточно эффективно выполняют работу по управлению документами и другими информационными ресурсами как в интересах своей деловой деятельности, так и с целью защиты прав и обеспечения подотчётности перед гражданами и сами федеральным правительством; равно как и работу по обеспечению сохранности и доступности для последующих поколений через Национальные Архивы документов, отражающих национальный опыт.

... Технические проблемы, связанные с разработкой ИТ-инструментов для управления документами достаточно велики; однако эти инструменты на сегодняшний день отсутствуют из-за того, что от глав агентств и представителей высшего руководства федеральных органов власти никто всерьёз требовал исполнения их обязанностей по управлению федеральными документами и информацией. Федеральное правительство ежегодно тратит более 70 млрд. долларов на информационные технологии, большинство из которых - если не все – связаны с созданием или получением федеральных документов в том или ином виде. Разработка экономически эффективных, работающих инструментов для электронного управления документами, с последующей их интеграцией в ИТ-системы федеральных органов власти, - имеет ключевое значение для управления этим национальным достоянием.»
Кстати, по словам Ферьеро, к 2013 году планируется рассекретить 400 миллионов страниц документов. В пересчете на бумажные документы, это примерно 1,6 миллиона стандартных дел или 40 погонных километров документов - т.е. 400 тысяч стандартных дел или 10 км документов в год. Это соизмеримо с масштабами массового рассекречивания документов в России в начале 1990-х годов.

Источник: текст доклада Ферьеро на сайте Сената США
http://hsgac.senate.gov/public/index.cfm?FuseAction=Files.View&FileStore_id=fbb4349e-997e-4fd6-8310-2934416a235b

вторник, 13 апреля 2010 г.

Ирландия: Национальный Архив не может принимать документы из-за нехватки места

Национальный Архив не в состоянии взять на хранение все те документы, которые он по закону обязан принимать, поскольку не осталось свободного места.

Руководитель специальных проектов Национального Архива Кэтриона Кроу (Caitríona Crowe), сообщила об этом на конференции, проходившей в университете «Тринити-колледж» в Дублине. По её словам, ежегодно архив в состоянии принимать документы на архивное хранение лишь от небольшого числа государственных департаментов, поскольку на что-либо ещё места уже нет.

 «Уже много лет, как Национальный Архив заполнен до отказа… нас фактически активно вынуждают нарушать закон, путем неисполнения нашей уставной обязанности по обеспечению сохранности и предоставления доступа к государственным документам давностью более 30 лет»", сказала г-жа Кроу участникам конференции.

«Занимаемое нами здание - неподходящее, в нём нет даже минимальных условий для  учебно-просветительской работы», отметила она, и призвала построить для архивов специализированное здание.

Национальный архив, расположенный в центре Дублина на Бишоп-стрит, по закону несёт ответственность за документы современного ирландского государства. На конференции было сообщено, что по-прежнему в ряде государственных ведомств имеются значительные массивы документов, подлежащих передаче на архивное хранение, в том числе документы 19-го и начала 20-го веков.

И даже взятые на хранение документы остаются лежать в ящиках на складских стеллажах необработанными, в то время, как некоторые из наиболее ценных документов архива  приходится отправлять на внеофисное хранение. Ещё одной проблемой является нехватка персонала.

На конференции присутствовало более 200 человек, включая представителей ирландского общества архивистов (Irish Society for Archivists). Они собрались в первую очередь для того, чтобы выразить свое несогласие с предложением правительства о включении Национального Архива в состав Национальной Библиотеки.

Ирландский журналист Финтан О'Тул (Fintan O’Toole) назвал идею правительства «идиотской» и «ярким примером того, почему страна находится в такой дыре». Это «именно тот тип бездумных действий», что привёл к экономической катастрофе в государстве, отметил он.

Джорджина О’Халлоран (Georgina O'Halloran)

Источник: The Irish Times
http://www.irishtimes.com/newspaper/ireland/2010/0412/1224268137886.html

Мой комментарий: Радует, что у нас ситуация чуть лучше, чем в одной из стран Евросоюза – «завалов», восходящих к 19-му веку у нас нет…