США, штат Колорадо: Коротко о выборе носителей информации

На днях мне под руку попался документ, разработанный архивной службой штата Колорадо для муниципальных властей штата, под названием «Перечень документов, образующихся в деятельности муниципальных органов штата Колорадо, с указанием сроков их хранения» (Colorado Municipal Records Retention Schedule, см. http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/TOC.htm ). Приложение G к этому документу содержит краткое, всего лишь на трёх страницах, но ёмкое "Руководство по обеспечению долговременной сохранности документов", см. http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/APPENDIX%20G-8.pdf . Я перевела любопытный, на мой взгляд, фрагмент, относящийся к выбору носителей информации

Если срок хранения превышает 10 лет, оцените долгосрочные издержки и требования, связанные с поддержанием документов в электронном формате в течение всего срока их хранения, в сравнении с расходами на хранение тех же документов в бумажном виде или на микроплёнке.

В разумных условиях, бумага хорошего качества может храниться более 100 лет. В отсутствие катастрофических ситуаций, бумага портится медленно, поэтому остается время для принятия мер, прежде чем информация будет потеряна. Хранение документов в бумажном виде может иногда оказаться наиболее дешевым решением,  и оно может иметь смысл для редко используемых документов со сроками хранения, превышающими 10 лет.

Отвечающая промышленным стандартам микроплёнка, при разумном уходе за ней, также способна выдержать более 100 лет. Есть определенные признаки, говорящие об  ухудшении состоянии микроплёнки, с момента появления которых остается достаточно времени на перекопированние, прежде чем изображения будут утрачены. При необходимости микроплёнку можно читать с помощью обычной лупы, и она широко используется для архивного хранения документов. Микроплёнку имеет смысл использовать для долговременного хранения и для восстановления в случае катастроф редко используемых документов со сроками хранения, превышающими 10 лет.

В отсутствие миграции, можно ожидать, что срок существования компьютерных документов окажется в диапазоне от пяти лет (это средний срок службы оборудования и программного обеспечения, необходимых для считывания и обработки электронных документов), и не более чем до 20 лет. Признаков, предупреждающих об угрозе потери информации, нет. Более всего имеет смысл переводить в электронный вид те документы, которые нужны часто, или одновременно используются несколькими пользователями, или к которым требуется удобный быстрый доступ. Электронные форматы могут оказаться неподходящими для хранения документов в течение всего установленного срока и для длительного архивного хранения, если только в течение всего срока хранения не будет также сохраняться и версия на бумаге или микроплёнке.

Независимо от используемого носителя информации, читаемость и доступность контента следует проверять каждые 5 - 10 лет, для того, чтобы избежать компрометации данных.

Источник: сайт административно-кадрового департамента штата Колорадо
http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/rm/municipalrmm/