Архивная служба штата Нью-Йорк создает доступную в сети базу перечней

Данное сообщение и комментарии к нему появились 6 апреля 2010 года на форуме (преимущественно североамериканских) специалистов по управлению документами. Как мне кажется, это любопытная информация, тем более, что Росархив вроде бы собирается сделать что-то в этом же духе. Напомню, что похожую инициативу уже осуществляют Национальные Архивы США (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/03/blog-post_24.html ).

Архивная служба штата Нью-Йорк ведёт сейчас проектирование доступной онлайн и снабжённой средствами поиска базы своих перечней с указанием сроков хранения и действий по их истечении.

В базе предполагается разместить типовые перечни для местных органов власти и для органов исполнительной власти штата,  а также индивидуальные перечни, относящиеся к отдельным органам власти штата. Мы также рассматриваем возможность поддержки следующих функциональных возможностей:

• Ввод данных в базу как Архивами штата, так и государственными служащими (например, новые статьи перечня, изменение сроков хранения);
• Составление перечней для подразделений;
• Загрузка перечней в различных форматах;
• Отслеживание статуса перечней в рамках процессов пересмотра и утверждения;
• Упрощение workflow-процессов,
• Создание отчетов.

Дженнифер О’Нил (Jennifer O'Neill)
Архивы штата Нью-Йорк

Ниже приведены комментарии Ларри Медины и Алекса Бабина:

В целом, я думаю, что это отличная идея, и база будет ценным инструментом для указанных Вами заинтересованных сторон. Несколько соображений и рекомендаций:

• Найдите какой-то способ ограничить круг лиц, которые могут вносить изменения. Вместо непосредственного отражения изменений сразу в базе данных, Вам стоит подумать об их «модерировании» уполномоченным лицом/органом,  с тем, чтобы избежать появления в базе предлагаемых (а не уже утвержденных) сроков хранения или неудачных формулировок.
  
  
• Убедитесь, что у вас есть способ уведомления всех, кто получил доступ к базе, о внесении изменений – для того, чтобы обеспечить использование ими наиболее актуальных и точных данных в тех случаях, когда они скачивают контент для локального использования.
  
  
• Отмечайте в базе данных статьи, которые пересматриваются  и/или проходят утверждение, с тем, чтобы пользователи знали, где могут произойти изменения.
  
  
• Включите атрибут «дата последнего изменения», чтобы пользователи могли
  убедиться в актуальности используемой ими информации, и могли легко определить новый контент.
  
  
• В начале каждого перечня вставьте «Таблицу изменений», отражающую историю внесённых изменений.

Как бы ни был ценен доступ к этой информации, не менее важно обеспечить информирование пользователей по мере внесения или подготовки изменений,  с тем, чтобы они надлежащим образом применяли перечни в отношении информации, которой они управляют на местах.

Ларри Медина (Larry Medina)

Мысль очень интересная. Думаю, есть несколько идей, которые Вы могли бы позаимствовать из доброй старой практики.

Так, при каждом внесении изменений желательно указывать: 

• «Последние изменения внесены в следующие статьи...»
  
  
• Вести историю изменений: отмечать, что было изменено / добавлено / убрано;  вид хранения – оперативное / ведомственное / архивное; срок хранения; создатель документов; и причину внесения изменений – исправления / изменение законодательства…

Возможно, Вы захотите предусмотреть возможность подписки: «Если Вы хотите быть в курсе последних изменений, то, пожалуйста, …». Подписка может охватывать все сроки хранения, либо какие-то определенные их подмножества. 

Можно подумать о разделах:

• «Пожалуйста, оставьте свой комментарий/ предложение…»
• «Спросите нас о том, как правильно установить срок хранения…»

Алекс Бабин (Alex Babin)

Источник: Форум специалистов по управлению документами
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L