Интересна технология проведения обследования: сначала руководителям агентств был послан циркуляр, предупреждающий о сроках и методе проведения обследования. Чуть позже, 14 сентября 2009 года, руководителям служб управления документами федеральных агентств была разослана расширенная электронная версия вопросника. Ещё через две недели, 28 сентября, Национальные Архивы активировали веб-инструмент для проведения опроса, ссылка на которой была разослана руководителям служб управления документами.
Всего нужно было ответить на 33 вопроса. За ответы на 23 вопроса начислялись баллы (максимальная оценка за ответ колебалась в диапазоне от 2 до 6 баллов, и максимально возможная общая сумма баллов составляла 100). Поскольку в данном опросе особое внимание обращалось на управление электронной почтой, вопросы из соответствующего раздела «стоили» выше. За недостаточно полные и точные ответы агентства штрафовались.
По разделам максимально возможные баллы распределились следующим образом:
- Менеджмент программы управления документами – 26
- Уничтожение документов и их передача на постоянное хранение – 18
- Важнейшие документы – 8
- Электронные документы – 18
- Документы в электронной почте – 30
- 90 баллов и более – низкий риск
- От 60 до 89 баллов – умеренный риск
- Менее 60 баллов – высокий риск
В отчете приведены задававшиеся вопросы, и статистика полученных ответов. Дана критическая оценка методологии обследования – в частности, отмечено, что ряд вопросов некоторыми агентствами был неправильно истолкован.
Согласно полученным данным, у довольно большого числа федеральных агентств высок риск несвоевременного уничтожения либо несвоевременной передачи документов на архивное хранение, а также риск, связанный с обеспечением сохранности важнейших документов агентства.
Стоит отметить, что теряли баллы те агентства, которые 10 лет и более не пересматривали (хотя бы частично) сроки хранения своих документов. В отчете по этому поводу сказано следующее: «Сроки хранения, установленные более чем десять лет назад, с большой вероятностью, по крайней мере, частично устарели, учитывая прошедшие за это время реорганизации, открытия и ликвидации программ, и изменения в практике делопроизводства. Кроме того, перечни более чем десятилетней давности вряд ли охватывают веб-документы и недавно введенные электронные системы».
Как выяснилось, федеральные агентства по-прежнему испытывают трудности в управлении электронными документами. В отчёте отмечается: «Большинство специалистов в области управления документами, хотя и сознают важность управления электронными документами, но не принимают сколько-нибудь существенного участия в планировании, разработке и внедрении электронных систем для своих агентств. В агентствах есть определенный прогресс в установлении сроков хранения для их электронных систем/документов, в значительной степени связанный с давлением со стороны Национальных Архивов. Тем не менее, для большинства веб-документов сроки хранения не установлены. Значительная часть государственных органов сообщила, что они не держат в сети документов, относящихся к осуществляемым ими программам. В целом, они рассматривают свои сайты скорее как средство распространения информации, чем как среду, содержащую документы.»
Не лучше обстоят дела и с управлением электронной почтой, особенно в небольших агентствах. В первую очередь отмечается слабость соответствующей нормативной базы ряда агентств, недостаточное обучение сотрудников обращению с электронной почтой как с государственными документами.
Источник: Официальный блог Национальной программы по управлению документами (National Records Management Program, NRMP) Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=639
http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-88.html
Мой комментарий: Интересно было бы попробовать провести подобное обследование у нас – причем не только в плане получения интересной статистики, но и в плане освоения веб-технологий проведения такого рода обследований.
Комментариев нет:
Отправить комментарий