вторник, 31 декабря 2019 г.

С Новым годом, друзья и коллеги!


Дорогие друзья и коллеги,

Как быстро пролетел 2019 год, и во всех концах нашего земного шара люди уже готовятся встретить, а некоторые уже встретили, год 2020 белой металлической крысы :)



Я хочу пожелать всем Вам, прежде всего, здоровья – это тот фундамент, на котором строится всё остальное.

Крыса – существо очень общительное, поэтому я очень надеюсь на то, что новый год подарит нам новые встречи и новые возможности для общения на конференциях и форумах.

В профессиональном плане новый год сулит много интересного и проблемного, поскольку предстоит расхлёбывать последствия конгениальных поправок в закон об электронных подписях, да и первые законы, нацеленные на построение цифровой экономики, тоже уже подписаны Президентом. Скучно точно не будет!

Я желаю всем коллегам исполнения всех заветных желаний; интересных, успешных и щедро вознаграждаемых проектов; счастья, любви и семейного благополучия! Пусть архивная крыса на своем хвостике принесёт в Ваши дома одни только радостные вести!

С Новым годом!

Наташа Храмцовская

МСА: Для публичного обсуждения выложены проекты двух частей готовящегося стандарта архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC)


Данная новость была опубликована 12 декабря 2019 года на сайте Международного совета архивов (МСА).

Мой комментарий: Другие материалы на блоге о стандарте RiC см. в подборке https://rusrim.blogspot.com/search/label/EGAD-RiC

В декабре 2019 года группа Экспертная группа Международного совета архивов по архивному описанию (Experts Group on Archival Description, EGAD, https://www.ica.org/en/about-egad ) выпустила версию 0.1 документа «Документы в контекстах - Онтология» (Records in Contexts – Ontology, RIC-O), являющийся второй частью стандарта архивного описания «Документы в контекстах» (Records in Contexts, RiC).

Документ RiC-O - это представленная на языке OWL онтология для описания архивных документных ресурсов. Будучи второй частью стандарта «Документы в контекстах», она является формальным представлением концептуальной модели «Документы в контекстах -  Концептуальная модель» (Records in Contexts - Conceptual Model, RiC-CM).

Выложенная версия 0.1 является первым публичным выпуском RiC-O. Он совместим с предварительной версией 0.2 концептуальной модели RiC-CM (см. https://www.ica.org/en/egad-ric-conceptual-model ), которую экспертная группа EGAD опубликовала в тот же день.

Версия RiC-CM v0.2 заменяет версию RiC-CM v0.1, выпущенную в августе 2016 года. Выложенная версия не является полным документом RiC-CM v0.2; однако она включает в себя основные разделы RiC-CM: сущности, их атрибуты и отношения, которые могут существовать между ними. Группа EGAD опубликует полную версию RiC-CM v0.2 к февралю 2020 года; она будет включать уточнённые определения, вводный материал, примеры и другую подтверждающую документацию.

Целью раскрытия данной «предварительной» версии RiC-CM v0.2 является предоставление контекста для классов, свойств и общей логики RiC-O, поддерживая тем самым первую публикацию онтологии. Хотя до выпуска в феврале 2020 года полной версии мы официально не просим заинтересованные стороны подавать свои замечания и предложения по RiC-CM, тем не менее сообщения о проблемах и отзывы общего характера по-прежнему будут приветствоваться.

Онтология RiC-O включает базовый словарь и формальные правила для создания наборов данных RDF (или их генерирования на основе существующих архивных метаданных), которые последовательно описывают любой вид архивных документационных ресурсов. Документ поддерживать публикацию наборов данных RDF в виде связанных данных, запросы к ним на языке SPARQL и получение выводов с использованием логики онтологии.

Стабильная URI-ссылка на онтологию RiC-O: https://www.ica.org/standards/RiC/ontology .

HTML-представление (документация) онтологии RiC-O версии 0.1 доступно по адресу: https://www.ica.org/standards/RiC/RiC-O_v0-1.html

Файл с онтологией на языке OWL/RDF доступен по адресу: https://www.ica.org/standards/RiC/RiC-O_v0-1.rdf

Экспертная группа EGAD призывает заинтересованные стороны присылать свои замечания и предложения на RiC-O версии 0.1. На данный момент Вы можете направлять свои замечания и предложения на электронный адрес egad@ica.org (если Вы направляете замечания, то их желательно оформить в виде файла, прикрепленного к электронному письму).

Скоро для общественности будет открыт Git-репозиторий исходных материалов для разработки RiC-O, который позволит поддерживать альтернативные варианты и обрабатывать запросы на включение изменений (pull requests). Этот репозиторий будет включать в себя другие ресурсы, такие, как слайды, диаграммы и примеры.

Группа EGAD публично представит версии 1.0 документов RiC-CM и RiC-O к ноябрю 2020 года – дате проведения Конгресса Международного совета архивов (МСА) в Абу-Даби (см. https://www.ica.org/en/ica-abu-dhabi-2020-congress). Эти версии будут подготовлены с учётом замечаний и предложений, полученных на RiC-CM версии 0.2 и RiC-O версии 0.1.

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/public-release-of-records-in-contexts-ontology-v01-and-records-in-contexts-conceptual-model-v02

понедельник, 30 декабря 2019 г.

Япония: Музей заморозит старинные документы, чтобы защитить их от плесени


Данная заметка Хироми Сайто (Hiromi Saito) была опубликована 16 ноября 2019 года на сайте японской газеты «Асахи».

Затопление первого этажа городского музея Кавасаки, располагающегося в районе Нахара города Кавасаки 15 октября 2019 года (Фото: Hiromi Saito)

Городской музей города Кавасаки сообщил, что он временно заморозит свою коллекцию древних документов и бумажных документов, чтобы предотвратить появление плесени после того, как документы были повреждены в прошлом месяце в результате тайфуна.

Музей, открывшийся в 1988 году, пришлось закрыть после того, как проливные дожди, вызванные тайфуном № 19 затопили его первый этаж и полуподвальные помещения, где расположены хранилища.

Музей гордится своей коллекцией, включающей около 260 тысяч единиц хранения, включая драгоценные артефакты из глины, древние документы и рисунки. У него также имеется значительные коллекции манга, фотографий и видеозаписей, что делает его уникальным национальным учреждением памяти.

Предметы, хранящиеся в девяти полуподвальных помещениях, были повреждены в результате затопления, равно как и оборудование для электроснабжения и вентиляции. Музей оценил ущерб суммой не менее 7,2 миллиарда иен (66,2 миллиона долларов).

Первоначально музей планировал поместить поврежденные водой материалы на свой холодный склад – их следует хранить при низкой температуре, чтобы предотвратить появление плесени. Однако руководство решило поступить иначе, ввиду того, что на этом складе также хранятся продукты питания.

После взвешивания возможных вариантов было решено поместить материалы на бумажных носителях в морозильные камеры, которые будут установлены на территории музея.

Что касается восстановления повреждённых документов, то городское руководство обратилось к населению с просьбой о пожертвованиях, чтобы помочь профинансировать реставрационные работы.

У музея имеется страховка на сумму около 4,2 млрд. йен, покрывающая около 90 единиц хранения из его фондов. Однако, как сообщил музей, страховой полис охватывает только случаи пожара и кражи, поэтому никакого страхового возмещения не будет.

Хироми Сайто (Hiromi Saito)

Источник: сайт газеты «Асахи»
http://www.asahi.com/ajw/articles/AJ201911160044.html

воскресенье, 29 декабря 2019 г.

Ассоциация ARMA и её образовательный фонд AIEF подготовили специальный выпуск о блокчейне, искусственном интеллекте, документах бухгалтерского учёта и других вопросах полномасштабного управления информацией


Данный пост подготовлен на основе новости от 11 декабря 2019 года на сайте IGGuru.net (см. https://igguru.net/2019/12/11/arma-and-aief-issue-special-edition-publication-blockchain-ai-accounting-records-and-other-ig-topics-covered/ ) и специального номера журнала «Управление информацией» (Information Management journal).

Международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International и её образовательный фонд (ARMA International Educational Foundation, AIEF, http://armaedfoundation.org/index.html )  подготовили специальный выпуск журнала «Управление информацией» (Information Management journal) объёмом 29 страниц, который доступен по адресу https://magazine.arma.org/wp-content/uploads/2019/12/ARMA-Magazine-AIEF-Special-Edition.pdf

Содержание номера следующее:
  • Исполнительный директор по контенту и программам ассоциации ARMA Ник Инглис (Nick Inglis) и председатель AIEF д-р Дональд Форс (Donald Force) «Представление специального номера, подготовленного ARMA и AIEF» (Introducing the ARMA-AIEF Special Edition)

  • Д-р Уильям Саффади (William Saffady) «Сроки хранения документов бухгалтерского учёта: Глобальное обследование законов и нормативных актов» (Retention of Accounting Records: A Global Survey of Laws and Regulations).

    Полный текст отчёта Саффади доступен по адресу http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2019/06/AIEF-Research-Paper-Retention-Global-Accounting.pdf

  • Д-р Норман Мурадян (Norman Mooradian) «Искусственный интеллект, документы и подотчётность» (AI, Records, and Accountability);

  • Даниэль Батиста (Danielle Batista), Дара Хофман (Darra Hofman), Алиша Джу (Alysha Joo) и д-р Виктория Лемьё (Victoria Lemieux) «Технология блокчейна и управление документами» (Blockchain Technology and Recordkeeping).

    Полный текст этого отчёта доступен по адресу http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2019/06/AIEF-Research-Paper-Blockchain-Technology-Recordkeeping.pdf

  • Анна Лебедева (Anna Lebedeva) «Управление документами в отрасли финансовых услуг» (Industry in One: Financial Services).

    Полный текст отчёта Лебедевой доступен по адресу http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2019/07/AIEF-Research-Paper-Industry-in-One.pdf

  • Д-р Марц Кощеев (Marc Kosciejew) «Документационная теория для полномасштабного управления информацией» (Documentation Theory for Information Governance).
Представляя сборник, Ник Инглис и Дональд Форс отмечают:
«Данный специальный выпуск содержит две рецензируемые статьи и краткие обзоры трёх спонсировавшихся фондом AIEF исследовательских отчетов, ранее опубликованных AIEF. Полные тексты этих исследовательских отчетов можно скачать с сайта AIEF.

Краткие обзоры исследовательских отчетов:

Установление сроков хранения документов может стать проблемой для многонациональных и транснациональных организаций, которые должны понимать и согласовывать различные требования многочисленных юрисдикций. Уильям Саффади (William Saffady), консультант и плодовитый автор по вопросам управления документами и полномасштабного управления информацией в своём отчёте «Сроки хранения документов бухгалтерского учёта: Глобальное обследование законов и нормативных актов» анализирует результаты глобального обследования и рассказывает о методах выбора сроков хранения документов бухгалтерского учёта. В работе рассмотрены законодательно-нормативные требования 200 стран и территорий, касающиеся хранения бухгалтерских документов, в том числе конкретные минимальные сроки хранения, следующие из налогового и бухгалтерского законодательства, соответствующие сроки исковой давности из договорного права, а также требования к месту и формату хранения. В отчете также обсуждается, каким образом организации могут применять глобальный подход к исполнению требований в отношении сроков хранения вместо установления сроков хранения для каждой страны в отдельности, -  устанавливая для этого глобально применимые минимальные сроки хранения, охватывающие большинство юрисдикций, в которых работает организация, и вводя исключения для юрисдикций с более длительными сроками хранения.

В отчёте «Технология блокчейна и управление документами», авторами которого являются Даниэль Батиста (Danielle Batista), Дара Хофман (Darra Hofman), Алиша Джу (Alysha Joo) и д-р Виктория Лемьё (Victoria Lemieux) с факультета архивно-библиотечных исследований и информатики Университета Британской Колумбии (Канада), рассматривается вопрос о том, что специалистам в области управления документами и информацией следует знать для того, чтобы управлять документами в блокчейн-системах. Отчёт включает технический обзор блокчейн-систем и анализ таких вопросов, как создание и хранение документов; хранение в течение установленных сроков, защитимое уничтожение либо передача на архивное хранение по истечении сроков хранения; а также проблем защиты персональных данных и прав собственности в блокчейн-системах. В заключительной части отчёта обсуждаются ранние усилия по разработке наилучших практик и стандартов для этой нарождающейся технологии.

Анна Лебедева, вице-президент по исполнению требований к управлению документами и информацией в глобальной компании, предоставляющей финансовые услуги, в отчёте «Управление документами в отрасли финансовых услуг» глубоко анализирует проблемы управления документами и информацией, с которыми сталкивается жёстко регулируемая отрасль финансовых услуг. Автор даёт обзор «бурной» истории финансовых услуг, поочерёдно проходящей периоды более масштабного государственного вмешательства и дерегулирования, и временами отмеченный финансовыми кризисами. Лебедева отмечает, что исполнение норм, регламентирующих деятельность сферы финансовых услуг, а также правил в области защиты персональных данных и кибербезопасности, является основной движущей силой для управления документами и информацией в данной отрасли. Она рассматривает три основных операционных риска, с которыми сталкиваются финансовые учреждения (а именно, кибератаки; постоянно меняющиеся законодательно-нормативные требования; и управление документами и информацией, осуществляемое третьими сторонами), а также роль, которую специалисты по управлению документами и информацией должны играть в смягчении этих рисков.

Две новые рецензируемые статьи:

Аналитик группы ECM-решений компании Konica Minolta Норман Мурадян в статье «Искусственный интеллект, документы и подотчётность» говорит о том, что специалисты по управлению документами и информацией могут сыграть важную роль в решении некоторых из этических и правовых проблем, присущих искусственному интеллекту (ИИ). Мурадян изучает, каким образом способность специалистов по управлению документами и информацией совершенствовать подотчетность и прозрачность посредством надежных документов может быть использована для решения этических проблем, возникающих в связи с внедрением искусственного интеллекта. Мурадян определяет, что будет являться «достаточной» документацией применения ИИ, и рассматривает проблемы создания такой документации при использовании ИИ-систем.

Преподаватель Мальтийского университета Марц Кощеев в статье «Документационная теория для полномасштабного управления информацией» применяет документационный подход для целей полномасштабного управления информацией. Он считает, что несмотря на общераспространённость документы и их присутствие практически во всех аспектах нашей жизни, их часто упускают из виду. Всё внимание уделяется «информации», которая часто воспринимается как нечто нематериальное. Кощеев анализирует, что происходит, когда мы изучаем вопросы полномасштабного управления информацией через «объектив» более конкретной и материальной документационной теории.

Мы поздравляем учёных, которые представили нам свои предложения о включении их материалов в сборник, сделав его тем самым ценным вкладов в развитие управления документами и информацией / полномасштабного управления информацией. Мы надеемся, что эти статьи поспособствуют проведению в ближайшие годы дополнительных исследований!»
Источники: блог IGGuru / сайт ассоциации ARMA International
https://magazine.arma.org/wp-content/uploads/2019/12/ARMA-Magazine-AIEF-Special-Edition.pdf

Судебная практика: Личная электронная почта и конфиденциальная информация


Активное использование электронной почты в деловых отношениях ставит вопрос о том, в каких случаях сотрудники могут использовать для работы личную электронную почту и пересылать на нее служебную информацию.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в ноябре 2019 года вынесла решение по делу № 33-50688/2019, в котором признала незаконность пересылки служебной переписки на личную электронную почту сотрудника и правомочность увольнения за разглашение коммерческой тайны.

Суть спора

Гражданка была принята на работу к ответчику на должность менеджера по работе со стратегическими клиентами ООО «Провими» на основании трудового договора в январе 2016 года.

В связи с подачей гражданкой заявления об увольнении была проведена проверка в целях защиты коммерческой тайны. В результате доступа к ее рабочему почтовому ящику были установлены факты пересылки ею внутренней рабочей информации и материалов с рабочей почты на личную, что является грубым нарушением Положения о коммерческой тайне ООО «Провими».
Для справки: В соответствии со ст.3 федерального закона от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду, а под информацией, составляющей коммерческую тайну, - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, является лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны.

Согласно ст. 4 федерального закона от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом положений федерального закона.
В марте 2019 года гражданка была уволена по пп."в" п.6 ст.81 ТК РФ в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей - разглашением охраняемой законом тайны (персональных данных другого работника), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Гражданка обратилась в суд с иском к обществу, в котором, с учетом уточнения исковых требований, просила признать незаконным увольнение на основании приказа по пп."в" п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ, обязать изменить формулировку основания увольнения на увольнение по собственному желанию и даты увольнения путем внесения соответствующей записи в трудовую книжку, а также взыскать компенсацию морального вреда в размере 50 тысяч руб.

В обоснование заявленных исковых требований она указала, что переданная ею информация со служебной на личную электронную почту не может рассматриваться как разглашение коммерческой тайны, так как направленная ею презентация не относится к коммерческой тайне, работа с личного ноутбука была разрешена ответчиком, в приказе об увольнении не указаны конкретные положения должностных инструкций, приказов, локальных актов работодателя, которые истцом были нарушены при исполнении трудовых обязанностей.

Решением Савеловского районного суда г. Москвы в июне 2019 года (номер дела в суде первой инстанции № 2-3121/19) в удовлетворении исковых требований гражданки к ООО «Провими» о признании увольнения незаконным, обязании изменить формулировку основания увольнения, взыскании денежной компенсации морального вреда было отказано.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда

Суд отметил, что согласно списку исходящих сообщений с рабочего адреса электронной почты сотрудницы, ею в период с 15 февраля по 6 марта 2019 г. была направлена на свой личный адрес электронной почты, находящейся вне корпоративной сети ответчика и не подконтрольной ему, следующая информация «Предложение Neopigg Baby Balance», «Score Card Novsin 130219», «Схема кормления Neopigg Коралл Сент», «Предложение Neopigg Коралл», «Расчет Количества кормов и Добавок R2G_Swine», «Расчет количества корма и добавок Коралл», «торги на изолейцин», «торги на премиксы» и другая информация.

В ходе рассмотрения дела гражданка не отрицала факты направления указанной информации с рабочего почтового адреса на личный электронный адрес.

Суд отметил, что согласно Положению о коммерческой тайне, утвержденному 17 июля 2013 г., под конфиденциальной информацией понимаются сведения, связанные с производством, хозяйством, составляющей коммерческую тайну, технологической информацией, управлением, финансами и др., разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб интересам Компании и/или группе компаний «Каргилл».

Согласно п. 6.1 трудового договора, истица была ознакомлена со всеми локальными нормативными актами работодателя, действующими у него на дату подписания с ней трудового договора.

При приеме на работу в январе 2016 г. гражданка подписала обязательство о сохранении коммерческой тайны, согласно которому, в том числе, обязалась не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну Компании (согласно действующим локальным нормативным актам), которые ей будут доверены или станут известны по работе. В этом обязательстве также прямо указано на ее ознакомление и с Положением о коммерческой тайне ООО «Провими».

В результате проведенного работодателем анализа пересланных сотрудником сообщений установлено, что они относятся к сведениям, отнесенным указанным Положением, к коммерческой тайне (п. 1, 7, 10, 26, 27 Положения о коммерческой тайне), поскольку содержат коммерческие предложения /сравнения, дорожную карту с клиентом относительно достижения результатов в процессе взаимодействия, калькулятор расчета потребления продуктов, взаимодействие с клиентом, планы работы с клиентом, что подтверждается служебной запиской ведущего юрисконсульта и объяснительной запиской гражданки.

Суд пришел к выводу о том, что гражданкой на внешний электронный адрес была направлена конфиденциальная информация, отнесенная ответчиком к коммерческой тайне и являющаяся его собственностью; ее действия являются разглашением конфиденциальной информации.

Исследовав представленные сторонами доказательства, оценив их по правилам ст.67 Гражданского процессуального кодекса РФ, руководствуясь нормами материального права и учитывая локальные нормативные акты ответчика, Постановление Конституционного Суда Российской Федерации N 25-П от 26 октября 2017 г. «По делу о проверке конституционности пункта 5 статьи 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в связи с жалобой гражданина ФИО», суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии оснований для удовлетворения исковых требований, поскольку увольнение гражданки на основании пп. "в" п.6 ч.1 ст.81 Трудового кодекса РФ было произведено правомерно, и порядок привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения, предусмотренный ст. ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ, ответчиком был соблюден.

Суд отметил, что ссылка гражданки на то, что вышеуказанная информация, переданная со служебного адреса электронной почты на её личную электронную почту, не может рассматриваться как разглашение коммерческой тайны, отклонена судом, поскольку в силу действующего законодательства, с учетом Постановления Конституционного Суда РФ от 26.10.2017 № 25-П «По делу о проверке конституционности пункта 5 статьи 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»», отправка работником на личный адрес электронной почты не принадлежащей ему конфиденциальной информации создает условия для ее дальнейшего неконтролируемого распространения.

Суд исходил из того, что материалами дела подтверждается, что ответчик принял все необходимые меры по запрету отправки конфиденциальной информации на внешний адрес электронной почты.

Так, согласно п.4.2 заключенного между сторонами трудового договора, истица приняла на себя обязанность добросовестно исполнять свою трудовую функцию и при ее осуществлении действовать в соответствии с законодательством РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, условиями настоящего трудового договора.

При приме на работу она была ознакомлена с Положением о коммерческой тайне, действующим у ответчика и предусматривающим запрет на разглашение сведений, относящихся к коммерческой тайне, а также подписала обязательство о сохранении коммерческой тайны.

Кроме того, согласно п.3.9.3 Положения о надлежащем использовании информационных ресурсов, утвержденного 3 сентября 2013 г., пользователь не вправе отправлять деловые электронные сообщения «Каргилл» через стороннюю почтовую службу, в том числе, gmail.com.

Также из материалов дела следует, что в феврале 2019 г. коммерческим директором ООО «Провими» было разослано письмо на тему «защита информации», в котором обращалось внимание работников, которые имеют доступ к конфиденциальной информации, на соблюдение требований к её защите.

Однако, несмотря на обязательство сохранять коммерческую тайну, данное при приеме истмцы на работу, и напоминание в процессе работы, истица совершила действия по распространению коммерческой тайны.

Согласно Постановлению Конституционного Суда Российской Федерации № 25-П от 26 октября 2017 г., юридическая ответственность за направление информации гражданином, получившим к ней доступ, на свой (личный) адрес электронной почты, не находящейся под контролем обладателя информации (при том, что тем предприняты разумные меры по охране ее конфиденциальности, включая издание необходимых локальных актов и заключение с их учетом договоров), устанавливается соответствующими законодательными актами (в частности, применительно к дисциплинарной ответственности - актами трудового законодательства и законодательства о государственной и муниципальной службе).

Довод гражданки о том, что в приказе об увольнении не указаны конкретные положения должностных инструкций, приказов, локальных актов работодателя, которые истцом были нарушены при исполнении трудовых обязанностей, отклонен судом как необоснованный, поскольку оспариваемый приказ содержит норму, по которой было произведено увольнение работника, а также основания увольнения, связанные с разглашением охраняемой законом тайны.

Согласно утвержденной унифицированной форме приказа об увольнении, для того чтобы признать действия работодателя об увольнении работника законными и обоснованными, в самом приказе должна быть ссылка на те доказательства, которые послужили основанием к увольнению работника. В данном случае такими доказательствами в приказе была указаны:
  • Служебная записка руководителя группы по продажам, птицеводство и свиноводство;

  • Служебная записка ведущего юрисконсульта;

  • Объяснительная записка гражданки.
Суд отметил, что форма приказа об увольнении в полной мере соответствует требованиям закона, в том числе положениям ст.84.1 ТК РФ, что позволило суду в полном объеме проверить обстоятельства увольнения истицы и соблюдения порядка увольнения.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Савеловского районного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу гражданки - без удовлетворения.

Мой комментарий: Использование личных электронных адресов при осуществлении деловой деятельности в России - широко распространенное явление, однако в данном случае в организации были разработаны единые требования, в которых это было запрещено. Соответственно, сотруднику стоило сто раз подумать, прежде чем их нарушать.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;BASENODE=RAMSMARB;base=MARB;n=1778123

суббота, 28 декабря 2019 г.

В интернете выложены труды международной конференции iPRES 2019


Данная новость была опубликована 9 декабря 2019 года на сайте 16-й международной конференции по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES 2019 (о ней см. также мои посты https://rusrim.blogspot.com/2019/07/16-ipres-2019-16-20-2019.html и https://rusrim.blogspot.com/2019/07/ipres-2019.html ).

«Труды» являются официальной документацией, охватывающей все рецензируемые материалы, представленных на конференции iPRES 2019, тем самым обеспечивая видимость и продвижение как научных исследований, так и проектов и инициатив учреждений, занимающихся обеспечением электронной сохранности на практике. Мы рады сообщить, что труды конференции теперь доступны для скачивания:
Помимо прошедших рецензирование материалов, мы собрали все прочие материалы iPRES 2019 и опубликовали их на страницах, посвященных конференции,  на сайте программного проекта с открытым кодом Open Science Framework (OSF) по адресу https://osf.io/6ern4 .

Эти страницы содержат все поданные на конференцию документы, материалы панельных дискуссий, семинаров и хакатонов, плакаты, учебные пособия, целевые предложения, а также использованные докладчиками слайды, дополнительные материалы и коллективно подготовленные по ходу конференции заметки.

Доступ к материалам предыдущих конференций, а вскоре - и к материалам конференции iPRES 2019, Вы также можете получить через хранилище Phaidra Repository, которое можно найти по адресу https://ipres-conference.org .

Источник: сайт конференции iPRES 2019
https://ipres2019.org/program/proceedings/ 

Судебная практика: Увольнение за неудовлетворительный результат испытания


Приём на работу не всегда означает, что проблема с трудоустройством решена, особенно тогда, когда работодатель включает в трудовой договор испытательный срок в целях проверки соответствия нового работника своей должности.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в январе 2019 года вынесла решение по делу № 33-3428/2019, в котором гражданка оспаривала правомочность своего увольнения на основании ч.1 ст.71 ТК РФ (неудовлетворительный результат испытания).

Суть спора

Гражданка занимала должность в Банке Глобус (АО) с марта 2018 года; приказом в мае 2018 года она была уволена на основании ч.1 ст.71 ТК РФ. По мнению гражданки, увольнение являлось незаконным, поскольку ею было подано заявление об увольнении по собственному желанию, направленное по электронной почте в 16 часов 22 минуты со своего рабочего места на имя Председателя правления, при этом на момент окончания рабочего дня ей не был предоставлен для ознакомления приказ о прекращении трудового договора, не была выдана трудовая книжка, а также не был произведен расчёт в соответствии со ст.140 ТК РФ. Более того работодатель, не предупреждал её о намерении расторгнуть трудовой договор в соответствии с ч.1 ст.71 ТК РФ.

Гражданка обратилась в суд с иском о признании увольнения незаконным, об изменении формулировки основания увольнения, взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда.

Решением Замоскворецкого районного суда г. Москвы в сентябре 2018 года в удовлетворении исковых требований было отказано.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в январе 2019 года (дело № 33-3428/2019) отметила, что при приеме на работу гражданке был установлен испытательный срок 3 месяца «в целях проверки соответствия работника должности начальника отдела отчетности».

Трудовой договор гражданки содержит соглашение об испытательном сроке, которое было ею подписано и в суде не оспаривалось.

В банке была назначена внеплановая проверка процесса предоставления отдельных форм отчетности. В ходе проверки службой внутреннего аудита были выявлены многочисленные нарушения Указания Банка России N 4212-У от 24.11.2016 г. и внутренних нормативных документов Банка.

Согласно Акту по результатам внеплановой проверки, гражданкой была неверно сформирована отчетность по форме 0409135, которая включается в расчет норматива Н12, несвоевременно направлена в Банк России с отрицательным значением; работником неверно отражалась величина ненадлежащих активов по строке 104.7.3 формы 0409123 «Расчет собственных средств (капитала)», отчетность в составе форм 0409101, 0409118, 0409123 и 0409135 была сформирована и отправлена в Банк России с нарушением срока, а также были допущены иные нарушения.

По фактам систематических нарушений требований к составлению отчетности, отсутствия сформированной публикуемой отчетности Банка за 1 квартал банком было проведено служебное расследование.

Согласно Акту служебного расследования, в нарушение п.1.1.2 Указания Банка России от 06.12.2017 г. № 4638-У «О формах, порядке и сроках раскрытия кредитными организациями информации о своей деятельности» в Банке не была сформирована промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность за 1-й квартал 2018 г. для раскрытия на сайте Банка в сети Интернет. Были также выявлены иные факты неисполнения и ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей новым сотрудником.

15 мая 2018 г. сотруднице было выдано уведомление о предстоящем увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания, с приложением копии Акта служебного расследования, что подтверждается составленным работодателем актом.

Из уведомления о расторжении трудового договора следует, что основанием для его расторжения является неудовлетворительный результат испытания по следующим причинам: неисполнение (ненадлежащее исполнение) истцом своих должностных обязанностей, а именно: действия, бездействия истца привели к нарушениям Банком требований нормативных документов Банка России в части составления и представления отчетности Банка в сети Интернет.

Гражданка была уволена с работы 18 мая 2018 г. в связи с неудовлетворительным результатом испытаний на основании части 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации. С приказом она была ознакомлена под роспись 18 мая 2018 г. в 16 часов, что подтверждает Акт об отказе с ознакомлением с приказом.

Суд пришел к выводу о том, что приведенные банком обстоятельства в обоснование возражений на иск подтверждаются доказательствами, в том числе показаниями свидетеля, поэтому, руководствуясь положениями статей 16, 56, 70, 71 Трудового кодекса РФ, суд пришел к выводу об отказе в удовлетворении исковых требований гражданки, поскольку факт неудовлетворительного исполнения ею и ненадлежащее исполнение возложенных на нее трудовых обязанностей в период испытательного срока нашел свое подтверждение в процессе судебного разбирательства, в связи с чем у банка имелись законные основания для увольнения. Порядок увольнения ответчиком был соблюдён.

Суд также исходил из того, что согласно положениям ст.71 Трудового кодекса РФ, право оценки результатов испытания работника принадлежит работодателю, который в период испытательного срока должен выяснить деловые и профессиональные качества работника, при этом неудовлетворительный результат испытания может подтверждаться любыми объективными данными.

Ссылка гражданки на то, что ею было подано заявление об увольнении по собственному желанию, также не влечёт отмену решения, поскольку данное заявление было подано ею после подписания приказа и ознакомления с ним, и данные обстоятельства на законность увольнения не влияют.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Замоскворецкого районного суда города Москвы, а апелляционную жалобу гражданки - без удовлетворения.

Московский городской суд в июле 2019 года (определение № 4г/5-9301/2019) отказал в передаче кассационной жалобы гражданки на решение Замоскворецкого районного суда г. Москвы и апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда для рассмотрения в судебном заседании суда кассационной инстанции.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;BASENODE=RAMSMARB;base=MARB;n=1725317
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=MARB;n=1613849

пятница, 27 декабря 2019 г.

Уильям Саффади: Обзор отчёта «Сроки хранения документов бухгалтерского учёта: Глобальное обследование законов и нормативных актов», часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/1.html )

Требования к месту хранения и формату

Указанные в законах и нормативных актах требования к хранению документации не ограничиваются сроками хранения. Более чем в 100 странах имеются законы и нормативные акты, обязывающие хранить бухгалтерские документы в основном офисе организации либо на территории соответствующей страны. Это делается для обеспечения доступности бухгалтерских документов в случае проведения налоговых проверок и, в случае корпораций и партнерств, для обеспечения возможности проверки документов акционерами и государственными регуляторами.

Даже там, где хранение документов на территории страны в целом не является обязательным, различные законы и нормативные акты требуют хранения на территории страны документов бухгалтерского учёта, достаточных для точного отражения финансового положения организации в установленный период - например, последний квартал, 6 месяцев или последний финансовый год. В некоторых странах и зависимых территориях требуется согласовывать с налоговыми органами хранение документов за пределами страны или место хранения внутри страны, отличающееся от местоположения зарегистрированного офиса организации.

Признавая давно идущую компьютеризацию операций бухгалтерского учёта, большинство стран разрешает хранить бухгалтерские документы в электронном виде при условии их доступности в течение всего срока хранения. Подобное положение может быть включено в закон о бухгалтерском учёте, в налоговое законодательство или в закон об электронных транзакциях или электронной подписи. В этом контексте доступность означает читаемость и пригодность к использованию. Некоторые законы также требуют защиты целостности электронных документов, а также представления по требованию печатных копий этих документов.

Разработка рекомендаций для глобальной деловой деятельности

Исполнение национальных требований в отношении сроков хранения документов бухгалтерского учёта является серьезной проблемой для многонациональных организаций, у которых штаб-квартира находится в одной стране, и которые имеют филиалы или дочерние предприятия в других странах; а также для транснациональных организаций, автономно осуществляющих операции в разных странах.

В качестве альтернативы установлению сроков хранения бухгалтерских документов отдельно в каждой из юрисдикций, многонациональная или транснациональная организация может предпочесть разработку единых общекорпоративных указаний по сроках хранения, применимых в любой стране или зависимой территории, где организация осуществляет свою деятельность. При таком подходе устанавливается базовый срок хранения, соответствующий минимальным законодательно-нормативным требованиям в большинстве стран и зависимых территорий, в которых действует организация. Исключения делаются только для тех юрисдикций, в которых требуются более длительные сроки хранения. Базовый срок хранения должен быть достаточно продолжительным, чтобы охватить как можно больше стран и зависимых территорий; и в каких-то случаях неизбежно избыточно длительное хранение. Чем меньше исключений, тем больше будет число стран и зависимых территорий, в которых документы бухгалтерского учёта будут храниться дольше, чем это необходимо для исполнения локальных законодательно-нормативных требований.

Как ранее было показано на рис.1, 10 лет - это срок хранения, который наиболее широко распространён в национальных законах о бухгалтерском учете. Лишь в 13 странах законы о бухгалтерском учёте или налоговое законодательство требуют более длительного хранения документов; в то же время базовый срок хранения в 10 лет превышает минимальный срок хранения для документов бухгалтерского учёта в 96 странах и зависимых территориях.

Как показывает рис.4, более короткий базовый срок хранения - 6 или 7 лет - уменьшит количество случаев избыточно длительного хранения, но при этом увеличит число исключений, которые придётся сделать для стран и зависимых территорий с более длительными требованиями к хранению.

Рис.4: Влияние выбора базового срока хранения на степень соответствия законодательно-нормативным требованиям различных стран (синий цвет), число случев избыточно длительного хранения (серый цвет) и количество исключений (оранжевый цвет)

Соображения, связанные с оперативной деятельностью

Проведенное AIEF исследование было намеренно ограничено законодательно-нормативными требованиями, однако при принятии решений о сроках хранения документов бухгалтерского учёта следует также учитывать потребности оперативной деловой деятельности.

Книги и журналы бухгалтерского учёта являются основой для бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках и иных отчётов, отражающих финансовое положение организации. К ним обращаются в случаях, когда возникают вопросы, проблемы или опасения по поводу конкретных бухгалтерских операций. Книги и журналы бухгалтерского учёта регулярно проверяются в ходе финансового аудита с целью оценки практики организации и её мер внутреннего контроля; для верификации финансовой отчетности организации; для подтверждения того, что операции, активы и обязательства должным образом задокументированы; и для выявления недостатков и нарушений, которые требуют внимания руководства и корректирующих действий. Книги и журналы бухгалтерского учёта также используются для планирования и принятия решений, связанных с финансовыми показателями организации, для мониторинга финансовых поступлений и расходов и для подготовки бюджетов на будущие годы. Несмотря на соответствие требованиям законодательства, 6-летний, 7-летний или даже 10-летний срок хранения может оказаться недостаточным для этих целей.

Уильям Саффади (William Saffady)

Источник: ARMA International
https://magazine.arma.org/2019/11/summary-retention-of-accounting-records-a-global-survey-of-laws-and-regulations/
http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/

Уточнен порядок доступа к архивной информации


Федеральный закон от 2 декабря 2019 года № 427-ФЗ «О внесении изменений в статью 8 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» уточнил порядок доступа к архивной информации. Закон вступил в силу 13 декабря 2019 года.

Об этом законопроекте я уже рассказывала, когда он был принят в первом чтении - см.: http://rusrim.blogspot.com/2019/08/blog-post_20.html . Моя позиция следующая – всё зависит от того, как новые нормы будут применяться на практике. Хотелось бы надеяться, что Росархив не станет использовать их для неоправданного ограничения доступа к документам на основании «плохого состояния документов» (устанавливаемого весьма субъективно).

При рассмотрении проекта закона во втором чтении его представлял депутат от фракции «Единая Россия» С.М.Боярский, Он отметил, что законопроект «носит технический характер- уточняется порядок доступа к информации, содержащейся в архивных фондах и документах. Поступила одна поправка, комитет рекомендует её принять, она также носит технический характер».

За законопроект проголосовало 347 депутатов, а ещё 103 не приняли участие в голосовании.

Источник: Консультант Плюс / сайт Государственной Думы
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=339110
http://sozd.duma.gov.ru/download/326E2C2C-463F-4A0D-83D2-D04C0BF07793 
http://transcript.duma.gov.ru/node/5238/

четверг, 26 декабря 2019 г.

Уильям Саффади: Обзор отчёта «Сроки хранения документов бухгалтерского учёта: Глобальное обследование законов и нормативных актов», часть 1


Данная статья известного американского специалиста д-ра Уильяма Саффади (William Saffady – на фото), много лет проработавшего профессором Университета Лонг-Айленда, была опубликована 4 ноября 2019 года на сайте международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

В настоящей статье даётся краткое резюме отчета, опубликованного «Образовательным фондом ассоциации ARMA International (ARMA International Educational Foundation, AIEF, http://armaedfoundation.org/index.html ) 3 июня 2019 года. Данная статья включена в подготовленный ARMA и AIEF специальный выпуск журнала «Управление информацией» (Information Management Journal), который будет доступен для скачивания в середине ноября. Также будет доступна за символическую плату печатная версия этого специального выпуска.

В данной статье обобщаются результаты глобального обследования законодательно-нормативных требований к хранению документов бухгалтерского учёта - категории документированной информации, которая создается и хранится практически всеми компаниями, государственными учреждениями и некоммерческими организациями.

Опрос, спонсировавшийся «Образовательным фондом ассоциации ARMA International (AIEF), охватил 192 суверенных государства, а также восемь зависимых территорий, у которых законы и нормативные акты по вопросам управления документами отличаются от законов и нормативных актов контролирующих их стран.

Результаты исследования представляют интерес для специалистов по управлению документами и по комплайнсу (обеспечению исполнения законодательно-нормативных и иных требований – Н.Х.), для специалистов по управлению информацией, юристов, специалистов по управлению рисками, финансовых работников и других лиц, которым необходимо иметь представление о том, в течение каких сроков следует хранить документы бухгалтерского учёта, чтобы соответствовать законодательно-нормативным требованиям конкретных стран.

Полный текст отчета по итогам опроса, в котором цитируются соответствующие законы и нормативные акты каждой страны и зависимой территории, можно скачать с веб-сайта AIEF http://armaedfoundation.org/ по адресу http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/ (прямая ссылка на PDF-файл: http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2019/06/AIEF-Research-Paper-Retention-Global-Accounting.pdf ).


Правовые рамки

В мире существует более тысячи законов и нормативных актов, которые устанавливают требования или существенно влияют на сроки и порядок хранения документов, связанных с бухгалтерскими операциями и финансовым состоянием организации.

Мой комментарий: Думаю, автор имеет здесь в виду лишь основные законы общего плана, поскольку, например, только в нашей стране сотни законов и нормативных актов существенно влияют на сроки хранения документов бухгалтерского учёта в тех или иных ситуациях.

Однако в любой конкретной стране хранение документов бухгалтерского учёта обычно регламентируется тремя-шестью законами и нормативными актами, принадлежащими к следующим категориям:
  • Законодательство о бухгалтерском учете: В 171 из 200 стран и зависимых территорий имеются законы или нормативные акты о бухгалтерском учёте, устанавливающие минимальные сроки хранения финансовых документов, ведущихся действующими на территории этих стран организациями (у большинства остальных стран и зависимых территорий имеются законы о бухгалтерском учёте, требующие от организаций ведения адекватной финансовой документации, но не устанавливающих сроки хранения).

    В некоторых странах требования к срокам хранения бухгалтерских книг, финансовой отчетности, отчетов о финансовом аудите и сопроводительной документация, включая документы инвентаризации, кредиторской и дебиторской задолженности, а также переписку, связанную с бухгалтерскими операциями, - устанавливаются в законе о бухгалтерском учете или в законе о хранении документов бухгалтерского учёта.

    Более часто вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов рассматривается в Коммерческом кодексе (commercial code), регулирующем деятельность коммерческих предприятий, или же корпоративном законодательстве (company law), устанавливающем требования к ведению и хранению документов, направленные на защиту интересов акционеров, партнеров или иных заинтересованных сторон.

    Во многих странах национальные законы о бухгалтерском учёте относятся только к коммерческим компаниям, однако они являются полезной отправной точкой при оценке деятельности образовательных учреждений, учреждений культуры, благотворительных организаций и иных некоммерческих организаций, действующих в данной стране или на зависимой территории.

    Как показано на рисунке 1, установленные законами и нормативными актами о бухгалтерском учёте сроки хранения варьируются от 3 до более чем 10 лет. Срок хранения обычно начинает отсчитываться по окончании финансового или календарного года, к которому относятся документы.
Рис.1: Распределение по продолжительности сроков хранения, устанавливаемых законодательством о бухгалтерском учёте различных стран
  • Налоговое законодательство: 197 из 200 стран и зависимых территорий имеют законы или нормативные акты, обязывающие хранить бухгалтерские документы, которые имеют отношение к оценке налога с доходов (в трех странах-исключениях нет подоходного налога).

    В некоторых случаях минимальные сроки хранения документов бухгалтерского учёта устанавливаются в Налоговом кодексе (come tax code) или в интерпретирующих и разъясняющих его положения подзаконных нормативных актах.

    В качестве альтернативы, налоговое законодательство может устанавливать, что бухгалтерские документы подлежат хранению до истечения срока исковой давности по налоговым преступлениям.

    В отдельных странах налоговое законодательство ссылается на требования к срокам хранения, установленные в законе о бухгалтерском учете.

    Как показано на рисунке 2, установленные налоговым законодательством сроки хранения варьируются от 2 до 10 лет. Отсчёт срока хранения может начинаться в конце налогового года, к которому относятся документы, или же с даты, когда была подана или должна была быть подана налоговая декларация. Сроки хранения на основе срока давности по налоговым преступлениям обычно составляют от 3 до 6 лет, но может применяться и более длительный срок давности, когда есть подозрения в подаче недостоверных налоговых деклараций.
Рис.2: Распределение по продолжительности сроков хранения, устанавливаемых налоговым законодательством различных стран
  • Договорное право: Документы бухгалтерского учёта могут иметь отношение к контрактным претензиям и другим юридическим спорам, связанным с финансовыми вопросами. В законодательстве 194 из 200 стран и зависимых территорий - в национальном коммерческом кодексе, национальном коммерческом кодексе, законе о сроках давности или иных законах и нормативных актах - устанавливаются сроки (так называемые сроки исковой давности), в течение которых возможно возбуждение гражданского судебного процесса. Организации не обязаны сохранять бухгалтерские документы до истечения применимых сроков давности, однако это повсеместно считается разумным подходом.

    Как показано на рисунке 3, устанавливаемые договорным правом сроки давности варьируются от 2 до более чем 10 лет. Отсчёт срока давности обычно начинается с момента нарушения договора или появления иной причины.

    Мой комментарий:
    Мне трудно судить, насколько «обычным» в мире является такой подход, однако в нашей стране во многих случаях срок исковой давности отсчитывается с момента, когда пострадавшая сторона узнала или должна была узнать о нарушении её прав.
Рис.3: Распределение по продолжительности сроков исковой давности, устанавливаемых договорным законодательством различных стран

Решения по выбору сроков хранения, ориентированные на исполнение законодательно-нормативных требований, исходят из самого длительного из сроков хранения, установленных в применимых законах и нормативных актах. Как правило, основной движущей силой таких решений являются законы о бухгалтерском учёте. Минимальные сроки хранения, установленные в законах о бухгалтерском учёте, длиннее, чем сроки, указанные в налоговом законодательстве, в 163 из 171 страны и зависимой территории, где действует закон о бухгалтерском учёте, включающий требования к срокам хранения.

В целом, договорное законодательство являются наименее важным ресурсом при принятии решений о сроках хранения. Минимальные сроки хранения, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, превышают сроки исковой давности по связанным с контрактами спорам в 177 из 200 стран и зависимых территорий. Даже в странах и зависимых территориях с длительными сроками исковой давности договорное право не имеют того же юридического значения, что сроки хранения, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, поскольку отсутствует прямая правовая обязанность хранить документы бухгалтерского учёта до истечения соответствующего срока исковой давности (если только судебный процесс не является идущим или неизбежным).

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/2.html )

Уильям Саффади (William Saffady)

Источник: ARMA International
https://magazine.arma.org/2019/11/summary-retention-of-accounting-records-a-global-survey-of-laws-and-regulations/
http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/

Конференция «Управление документами в цифровой экономике»: Применение искусственного интеллекта для работы с электронными документами


Дальнейшее развитие отрасли, с моей точки зрения, неразрывно связано с тем, насколько успешно архивисты и специалисты по управлению документами смогут проявить себя в проектах внедрения инновационных технологий.

Доклад заместителя Генерального директора компании «Интертраст» Александра Марковича Савельева на II научно-практической конференции «Управление документами в цифровой экономике» 6 ноября 2019 года на тему «Применение искусственного интеллекта для работы с электронными документами» стал одной из «первых ласточек», затрагивающих этот важный вопрос.

Выступает Александр Маркович Савельев

С моей точки зрения, для специалистов отрасли очень важно уже сегодня понять, какие реальные возможности и риски в управлении документами связаны с внедрением подобных инновационных технологий.

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=jeOTtSLulRw



Источник: Youtube
https://www.youtube.com/watch?v=jeOTtSLulRw

среда, 25 декабря 2019 г.

Блокчейн: Незрелая технология + попытки искусственно «пристроить» её к решению проблем = разочарование


Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 4 декабря 2019 года на блоге компании Formtek

В 2016 году такие банки, как Немецкий банк (Deutsche Bank), предсказывали, что технологии блокчейна станет широко использоваться через пять-десять лет (см. https://www.computerworld.com/article/3427157/deutsche-bank-moves-blockchain-project-out-of-proof-of-concept-stage-and-voices-concerns-with-the-di.html ). Три года спустя эта цель не кажется более близкой и достижимой.

В 4-м квартале 2019 года консультационная фирма Gartner заявила о том, что наблюдается массовое разочарование в блокчейне, и что пройдет не менее пяти-десяти лет, прежде чем он станет более широко распространенным (см. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-10-08-gartner-2019-hype-cycle-shows-most-blockchain-technologies-are-still-five-to-10-years-away-from-transformational-impact ).

«Цикл ажиотажа» (Hype Cycle) для блокчейна (Gartner, июль-октябрь 2019 года)

В чём причина задержки? Технология просто ещё не сложилась в полной мере, она пока ещё недостаточно зрелая. Вторая причина заключается в том, что люди пытались использовать блокчейн практически везде, делая упор на саму технологию, а не то, насколько хорошо она подходит для решения конкретной задачи.

Аналитик фирмы Gartner Авива Литан (Avivah Litan, https://www.gartner.com/analyst/12030/Avivah-Litan ) отметила, что «технологии блокчейна пока ещё не оправдали завышенных ожиданий, возникших из-за поднятой вокруг них шумихи, и большинство корпоративных проектов внедрения блокчейна застряли на стадии экспериментирования. Блокчейн пока ещё не стал основой для революции в электронной деловой деятельности в деловых экосистемах, - и, возможно, не станет таковой ранее 2028 года, когда, как ожидает Gartner, блокчейн станет полностью технически и функционально масштабируемым» (см.  https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-10-08-gartner-2019-hype-cycle-shows-most-blockchain-technologies-are-still-five-to-10-years-away-from-transformational-impact ).

Директор по банковским и финансовым вопросам Центра менеджмента на основе фактических данных (Center for Evidence-Based Management) Мартин Уолкер (Martin Walker, https://www.cebma.org/about-cebma/our-team/ ), который назвал блокчейн «фантазиями о волшебной пыли фей», сказал в интервью изданию «Файнэншл таймс», что «ажиотаж последних нескольких лет, за которым последовало испытываемое сейчас многими разочарование, является лишним свидетельством того, что Вам нужно понять те проблемы, которые требуется решить, а уже затем искать ответ, - а не пытаться бездумно использовать технологию для решения деловых проблем, предварительно в них не разобравшись» (см. https://www.ft.com/content/93140eac-9cbb-11e9-9c06-a4640c9feebb ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Мой комментарий: Эта маленькая заметка Дика Вейсингера – можно сказать, «бальзам на мои раны». Уже два года, работая в профильном техническом комитете Международной организации по стандартизации (ИСО) TC307, я безуспешно пытаюсь подвигнуть коллег на высокоуровневое обсуждение вопроса о том, где технологии блокчейна и распределенных реестров не просто применимы, а либо дают значительное преимущество по сравнению с традиционными технологиями, либо вообще являются незаменимыми.

Почему-то эта тема никому не интересна; зато много говорится о необходимости коллекционировать (но не обобщать!) варианты применения-«кейсы». На мой же взгляд сбор «кейсов» - бессмысленная трата времени, потому что 1) работоспособность технологии уже доказана на примере Биткойна, и 2) в принципе абсолютно любой традиционный реестр можно, при желании, заменить на распределённый – так что блокчейн, если не думать об эффективности, можно использовать абсолютно в любой сфере деятельности.

Мои собственные размышления о нишах для технологии блокчейна и распределенных реестров привели пока что к следующему:
  • Если не пытаться себя обманывать, то вполне очевидно, что сегодня блокчейн наиболее эффективно применяется для финансирования преступной деятельности, терроризма, для отмывания преступных доходов и для ухода от жёсткого контроля в традиционной финансовой сфере. Это главный и весьма успешный вариант применения;

  • Ещё два важных направления – финансирование подрывной деятельности в других странах и уход от санкций (думаю, именно поэтому некоторые страны вкладывают в развитие блокчейна миллиарды :)). Я ставлю их вместе потому, что, как мне кажется, ряд стран сейчас принимает решения о поддержке развития технологий блокчейна, сопоставляя пользу и риски именно этих вариантов использования;

  • Интересный и более позитивный вариант применения – создание своего рода «ничейной земли» в киберпространстве, которая не подпадает под юрисдикцию какой-либо одной страны, и где могут взаимодействовать друг с другом враждебные стороны, а также стороны, которые не могут официально поступиться национальным суверенитетом;

  • Наконец, самое перспективное, но и самое неисследованное направление – применение блокчейна для поддержки деловой деятельности, которая принципиально является распределенной и которая по тем или иным причинам не поддаётся централизованному управлению и/или надзору. Такого рода ниши ещё только предстоит найти; и в качестве одного из кандидатов называют «интернет вещей».
Что же касается 99% обсуждаемых коллегами вариантов применения, то соответствующие решения на основе традиционных централизованных технологий явно могут быть более эффективными, защищёнными, контролируемыми и менее ресурсоёмкими, не говоря уже об отсутствии ряда «злых» правовых проблем, связанным с блокчейном. Те же смарт-контракты куда проще реализовать в рамках централизованных решений, и уже сегодня они могли бы дать колоссальную отдачу в системе госзакупок. Кроме того, на данный момент ни один из известных вариантов технологий блокчейна и распределенных реестров не обеспечивает стабильное использование решений и сохранность содержащейся в них информации и документов в долговременной перспективе (несколько десятилетий и более).

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/blockchain-immature-technology-forced-fit-to-problems-disillusionment/

Уточнен перечень документов, передаваемых между налоговыми органами в бумажном виде


Приказом Федеральной налоговой службы от 21 ноября 2019 года № ММВ-7-10/581@ внесены изменения в приказ ФНС России от 25 июля 2011 года № ММВ-7-10/463@ «Об обмене документами в системе Федеральной налоговой службы» и уточнен «Перечень документов, подлежащих обмену в бумажном виде между центральным аппаратом ФНС России, управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями ФНС России».

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, налоговые органы всех уровней будут обмениваться следующими документами в бумажном виде:
  • Документы на бумажном или ином носителе, включая документы сторонних юридических и физических лиц (документы, на которых обязательно наличие печати и/или подписи сторонних юридических и физических лиц) (п.1);

  • Документы налоговых органов, в которых обязательно наличие гербовой печати налогового органа и/или собственноручной подписи должностного лица (п.2).
Оригиналы документов на бумажном носителе, электронные копии которых ранее уже были разосланы, предоставляются адресатам по мотивированным запросам (п.3).

Мой комментарий: Отмечу, что двумя основными критериями включения документов в перечень являются обязательное наличие в них «мокрой» печати и/или подписи. Однако оригиналы смогут получить только те адресаты, которые их не просто их запросят, но и объяснят, зачем они им нужны.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=737671

вторник, 24 декабря 2019 г.

Австралия: Публичное обсуждение новых рекомендаций по вопросам управления информацией при использовании облачных услуг


Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA, www.caara.org.au ) в ноябре 2019 года на своём сайте открыл публичное обсуждение рекомендаций по вопросам управления информацией при использовании облачных услуг.

Публичное обсуждение проекта документа «Требования к управлению информацией для программного обеспечения как услуги (SaaS)» (Information Management requirements for SaaS)

Какова цель настоящего документа?

Улучшить результаты внедрения SaaS-решений, обеспечивая принятие во внимание при закупке продуктов SaaS требований, связанных с управлением информацией в длительной перспективе.

Мы установили, что во многих ныне используемых контрольных списках требований к SaaS-решениям не учитываются такие вопросы управления информацией, как обеспечение целостности информации, доступа, неприкосновенности частной жизни, безопасности и действий с информацией в конце контракта. В результате для государственных органов увеличивается риск плохих результатов, таких, как возможные в будущем перебои с оказанием услуг; финансовые потери; проблемы со стратегическим управлением и подотчетностью.

Настоящий документ не является самодостаточным контрольным списком для SaaS и не включает общие требования к SaaS.

Что делает настоящий документ?

Правительства Австралии как федерального уровня, так и уровня штатов, имеют законодательно-нормативные требования к обработке информации, независимо от того, где она хранится. Эти требования применимы к информации, хранящейся в SaaS-решениях.

Настоящий документ иллюстрирует, как могут применяться эти законодательно-нормативные требования с использованием пяти контрольных списков, перечисляющих вопросы, на которые следует обратить внимание при оценке SaaS-решений.

Какое влияние эти рекомендации могут оказать на государственный сектор?

Документ позволит повысить способность государственных органов и учреждений эффективно и действенно выполнять свои обязанности, обеспечивая управление информацией в соответствии с требованиями законодательства. Это снизит риск неудачных результатов внедрения SAAS-решений.

Чего мы ожидаем от участников публичного обсуждения?

Пожалуйста, посмотрите документ по адресу https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/IM-requirements-for-SAAS-Draft-for-comment-v1.pdf  (для доступа может потребоваться анонимайзер – Н.Х.)  и сообщите нам, что Вы о нём думаете. Вам не обязательно анализировать весь документ.

Нас особенно интересуют следующие вопросы:
  • Есть ли какие-либо требования к информации, которые отсутствуют в документе? Обратите внимание, что этот документ не является самодостаточным контрольным списком для SAAS и поэтому не включает общие требования к SAAS, которые охватываются другими контрольными списками;

  • Являются ли какие-либо из требований, на Ваш взгляд, ненужными?

  • Являются ли какие-либо требования неясными?
Если Вы знаете кого-либо, кто может быть заинтересован в представлении замечаний и предложений по данному документу, пожалуйста, проинформируйте их о данном публичном обсуждении.

Кто подготовил данный документ?

Документ был подготовлен Австралазийской инициативой в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI). Членами ADRI являются федеральные архивы и архивы штатов Австралии и Новой Зеландии. ADRI является ключевой программой Совета австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA).

Как подавать свои замечания и предложения?

Пожалуйста, внесите свои замечания и предложения в предлагаемую форму  https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2019/11/SAAS-Feedback-Form.docx и отправьте их на электронный почтовый адрес Andrew.Waugh@prov.vic.gov.au .

Каков крайний срок подачи замечаний?

Крайний срок подачи замечаний и предложений - 18 декабря 2019 года.

Мой комментарий: Содержание документа следующее:
1. Введение в проект документа для публичного обсуждения

2. Контрольный список по вопросам управления информацией для использования при закупке SaaS-решений

3. Контрольный список
  • 3.1. Определение понятия SaaS
  • 3.2. Общие принципы
  • 3.3. Правовой статус информации, хранимой в SaaS-системах
  • 3.4. Контрольный список, часть 1: Доступ к информации
  • 3.5. Контрольный список, часть 2: Менеджмент информации
  • 3.6. Контрольный список, часть 3: Обеспечение безопасности информации и неприкосновенности частной жизни
  • 3.7. Контрольный список, часть 4: Возврат информации
  • 3.8. Контрольный список, часть 5: Отслеживание сроков хранения информации и выполнение действий по их истечении (уничтожение/передача)
Источник: сайт CAARA
https://www.caara.org.au/index.php/working-groups/adri/current-work-items/consultation-on-the-draft-information-management-requirements-for-saas/

Конференция «Управление документами в цифровой экономике»: Проект концепции центра хранения электронных документов НИИ «Восход»


Характерной чертой последних профессиональных конференций стало участие в них представителей ИТ-компаний. Такие выступления очень важны, поскольку позволяют «сверить часы» представителям разных профессий и понять, насколько мы понимаем друг друга при реализации проектов, в том числе и в вопросах обеспечения сохранности электронных документов.

Руководитель группы прикладных систем НИИ «Восход» Лилия Рамисовна Галиева выступила 6 ноября на II Международной научно-практической конференции «Управление документами в цифровой экономике: Проблемы взаимодействия» с докладом «Долговременное хранение электронных документов», в котором она рассказала о подготовке институтом проекта концепции центра хранения электронных документов (ЦХЭД).

У меня этот доклад вызвал неоднозначную реакцию, поскольку, с одной стороны, хорошо, что представитель НИИ «Восход» рассказала о видении такого электронного архива, - однако, с другой стороны, предлагаемые решения у большинства специалистов в области делопроизводства и архивного дела вызывают слишком много вопросов, и есть большие сомнения в правильности выбранных подходов.

По мнению специалистов НИИ «Восход», юридическая значимость электронного документа при долгосрочном хранении архивных электронных документов может быть обеспечена посредством:
  • формирования доверенной среды;

  • формирования усовершенствованной электронной подписи с последующим периодическим переподписанием.
Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=WNBUBHTCs-s



Полный текст доклада (авторы Л.Р.Галиева, Н.М.Поляков, Б.С.Шалин, А.И.Ярошко) доступен по адресу: https://www.rsuh.ru/upload/main/fdta/sbornik_conf_upr_doc_2019.pdf , стр. 6-15.

Источники:  сайт РГГН / YouTube
https://www.rsuh.ru/
https://www.youtube.com/watch?v=WNBUBHTCs-s

понедельник, 23 декабря 2019 г.

Будущее архивов: Нужно ли беспокоиться?


Данная заметка финского специалиста Пекки Хенттонена (Pekka Henttonen, университет Тампере - на фото) была опубликована 29 ноября 2019 года на его блоге «Управление документами – заметки на полях» (Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä, https://reunamerkintoja.wordpress.com/ ). Ранее эта статья была опубликована в журнале по вопросам управления информацией и архивного дела FAILI (номер 4/2019, стр. 8–9, доступен по адресу
https://www.liikearkistoyhdistys.fi/wp-content/uploads/2019/11/faili4_2019-web-1.pdf ).

Китайская студентка из провинции Гуанчжоу задала беспокоящий её вопрос. Она спросила, есть ли у архивов будущее или же они устарели? Мы с деканом факультета настаивали на том, что архивы нужны всегда.


В то же время в будущем архивы могут быть не такими, как сегодня. Происходящие изменения нашли отражение в проекте массовой оцифровки. Когда у органов власти уже не будет бумажных архивов, а архивные документы будут сохраняться в качестве культурного наследия страны в цифровой форме, это окажет самое серьезное влияние на требуемые компетенции и персонал.

Перемены также находят отражение в законодательстве по вопросам управления информацией. Здесь видение среды управления документами сильно отличается от того, к чему мы привыкли. В настоящее время идут дискуссии и борьба по поводу того, какие термины и в какой интерпретации использовать в документах, регламентирующих управление государственной информацией. В то же время, надеюсь, по мере увеличения числа межпрофессиональных проектов и направлений деятельности появятся области совместных действий.

Есть ли повод волноваться? Судя по всему, для многих представителей нашей профессии ответ утвердительный. Если в будущем поддержка нашей деятельности со стороны законодательства ослабеет, Вам, возможно, придется по-новому подавать себя и свою деятельность. Когда старые концепции использовать уже нельзя, приходится прибегать к новым, надеясь, что «своя» сфера деятельности не перестанет существовать и не будет захвачена другими, более влиятельными специалистами по работе с информацией. Возможно, это беспокойство необоснованно. Во всяком случае, на Архивных днях в Миккели (Arkistopäivät Mikkelissä, проходили 5-7 июня 2019 года – Н.Х.) группа экспертов этой проблемы не увидела.

Крэг Гоулд (Craig Gauld) в книге «Варианты будущего архивов» (Archival Futures, под редакцией Кэролайн Браун (Caroline Brown), см. http://www.facetpublishing.co.uk/title.php?id=301829 , подробнее о книге см. мои посты http://rusrim.blogspot.com/2018/09/facet-publishing.html и http://rusrim.blogspot.com/2019/06/1_10.html - Н.Х.) говорит о несколько иной проблеме - он спрашивает, не оказался ли исчерпанным запас идей архивной теории? Гоулд отмечает, что первыми приходят на ум имена специалистов, – это Терри Кук (Terry Cook), Фрэнк Апворд (Frank Upward), Верн Харрис (Verne Harris), Эрик Кетелаар (Eric Ketelaar), Брайан Бротман (Brien Brothman), Том Несмит (Tom Nesmith), Сью МакКемиш (Sue McKemmish), Джаннетт Бастиан (Jeannette Bastian) и Рэндалл Джимерсон (Randall Jimerson) – которые работают в отрасли уже давно. Это действительно так. По крайней мере, Кук уже ушёл от нас, а ещё двое коллег завершили профессиональную карьеру. Тем временем многое из того, что в настоящее время публикуется, продолжает те темы, которые они обозначили: роль и этика профессионалов в постмодернистскую эпоху, важность архивов для различных групп, неоднозначность документов, уважение различных меньшинств, а также то, что архивам следует быть силой, демократизирующей общество и расширяющей его возможности.

В течение примерно двадцати лет ещё одним направлением деятельности было проектирование систем управления электронными документами и связанные с ними исследования. В отличие от постмодернизма, эта область сейчас кажется мертвой. О системах управления документами почти не говорят, хотя они и используются. Тем не менее, в этой сфере больше нет инноваций и развития.

Что же следует делать? Гоулд предлагает генерировать идеи, которые бросили бы вызов существующим догмам и направили профессию по новой стезе – по его словам, «приведя архивную теорию в информационный век». Однако в конечном итоге, как мне кажется, его жар остывает, и к концу своей главы он возвращается к очень традиционным представлениям. Причина тому кроется в трактовке Гоулдом того, что такое архивы и документы, и что на самом деле происходит в отрасли. Вместо того, чтобы до бесконечности продвигать постмодернистское видение обязанностей профессионалов, требуя от них уйти от привилегированного положения доверенных беспристрастных хранителей аутентичной информации – нам именно к этой роли как раз необходимо вернуться.

Такое изменение было бы легко осуществить в Финляндии, поскольку я не заметил, чтобы постмодернизм в нашей стране всерьёз проник «в сердце» профессии. Конечно, в некоторых кругах идеи постмодернизма обсуждались. В последнее время в рамках развития стандартов архивного описания постмодернизм даже воспринимался всерьез. Тем не менее, большинство финских профессионалов всегда видели себя бескорыстными хранителями истины, которые нейтрально отбирают, хранят и раскрывают информацию для нужд будущих пользователей. Мы были «на нужном месте» на протяжении десятилетий.

Но у Гоулда есть свой рецепт для будущего успеха профессии. Нам нужно делать больший акцент на доказательствах и их поддержке. По мнению Гоулда, оживлению архивной науки и практики способствует взаимодействие с такими областями, как цифровая криминалистика и технологии блокчейна и распределенных реестров, которые обеспечивают практическое решение старых проблем в новых условиях.

Здесь он, возможно прав. Обеспечение аутентичности информации – специфическая особенность архивной профессии. Никакая другая профессия не заинтересована в этом. Тем не менее, я не совсем уверен, что это лучший путь для нашей профессии.

Я начинаю все больше приходить к убеждению, что основная задача управления документами заключается в передаче данных из одного времени и пространства в другое. Все в данной отрасли так или иначе имеют с этим дело: какая информация должна быть передана (экспертиза ценности), что для этого требуется (какие нужны характеристики и как их обеспечить), как наиболее эффективно осуществить такую передачу (планирование и организация информации), какие могут быть последствия (проверяемость и этические вопросы), что нужно для обеспечения доступности (хранение).

Когда вы смотрите на управление документами с этой точки зрения, его общественная значимость и взаимосвязь с управлением иной информацией очевидны. Ни одна другая профессиональная группа не заинтересована в этом же вопросе. И это ещё не все. Повсеместно также используется и такая информация, чей жизненный цикл не контролируется и не проектируется, и чья понятность, удобство использования, надежность, целостность и аутентичность не всегда гарантируются. Как и когда это возможно? Что это означает? Разобраться в этом было бы интересно с исследовательской точки зрения, и я также нахожу, что данный вопрос попадает в сферу «архивной науки».

Исследование также показывает идеи, которые ведут в данном направлении. Между черным и белым, между документами и иной информацией, существуют оттенки серого. Фиорелла Фоскарини (Fiorella Foscarini) рассказала мне о том, как в одном голландском городе создание метаданных было адаптировано для конкретной группы данных и конкретных специалистов. Бухгалтеры предлагали строгие правила и детальные метаданные. Вместо этого архитекторами была создана гибкая системой, в которой на основе ограниченного набора информации можно было решить ключевую задачу. Следовательно, Вам не всегда может понадобиться весь набор инструментов для управления документами - или, по крайней мере, Вам потребуется гибкое применение его методов и возможностей.

Я не думаю, что этот аспект был бы плох для профессии. Рынку труда нужны универсалы, способные управлять знаниями в разных областях применения. Так хорошо для профессии подавать себя слишком узко? Ведь это даже не соответствует истине. Фактом является то, что сфера архивного дела более разнообразна, чем то, что могут передать «аутентичность» и другие подобные термины. Поэтому давайте осознаем и примем необходимость, и будем стремиться к расширению сферы наших профессиональных интересов.

Пекка Хенттонен (Pekka Henttonen)   

Источник: блог «Управление документами – заметки на полях» (Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä)
https://reunamerkintoja.wordpress.com/2019/11/29/arkistojen-tulevaisuus-pitaako-olla-huolissaan/