суббота, 7 декабря 2019 г.

Новый ГОСТ общих требований к инфраструктуре пространственных данных - или о том, почему без привлечения архивистов информационные стандарты получаются «недоделанными»


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в октябрьском 2019 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=10&year=2019 ) выложен стандарт ГОСТ Р 58570-2019 «Инфраструктура пространственных данных. Общие требования» объёмом 32 страницы, вступающий в силу с 01.06.2020, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=226127

Стандарт разработан «Федеральным научно-техническим центром геодезии, картографии и инфраструктуры пространственных данных» (ФГБУ «Центр геодезии, картографии и ИПД») совместно с АО «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (АО «ВНИИС»). Стандарт внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 394 «Географическая информация / геоматика»

В аннотации на документ отмечается:
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к созданию инфраструктур пространственных данных и распространяется на наборы пространственных данных (НПД), которые.
  • должны быть представлены в цифровой форме;

  • представляют собой оригинальные версии наборов данных;

  • находятся в ведении государственных или местных органов власти, которые создали эти НПД или получили их в свое распоряжение, поддерживают и обновляют их для реализации своих функций.
Требования настоящего стандарта могут применяться к наборам пространственных данных, находящимся в ведении юридических лиц. которые создали эти НПД или получили их в свое распоряжение. поддерживают и обновляют их для предоставления в качестве составной части инфраструктуры пространственных данных.

Настоящий стандарт предназначен для обеспечения эффективного доступа, обмена, распространения и использования пространственных данных и оказания услуг, связанных с их обращением

С целью увеличения доступности и возможности совместного использования пространственных данных настоящим стандартом устанавливаются минимально необходимые требования для обеспечения стандартизованных сервисов поиска, визуализации и использования данных на основе обеспечения их совместимости.

Хотя настоящий стандарт применим к федеральным, региональным и муниципальным ресурсам, его положения могут быть распространены на создание специализированных инфраструктур пространственных данных различного назначения.

Настоящий стандарт предназначен для использования органами государственной власти различного уровня, специалистами в области создания и использования пространственных данных.»
Содержание документа следующее:
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обозначения и сокращения
5. Требования к инфраструктуре пространственных данных
  • 5.1. Общие положения
  • 5.2. Требования к наборам пространственных данных
  • 5.3. Требования к геолорталам
  • 5.4. Требования к метаданным
  • 5.5. Требования к сервисам
  • 5.6. Интероперабельность систем, наборов пространственных данных и геосервисов
  • 5.7. Требования к документам по стандартизации, используемым в ИПД
  • 5.8. Обмен данными и распространение данных
Приложения
Библиография
Мой комментарий: В цифровой экономике геопространственные данные относятся к числу наиболее ценных и востребованных активов. В создание и актуализацию этих активов вкладываются огромные средства, и при надлежащем управлении ими они не просто дают большую отдачу, но и часто вообще оказываются незаменимыми.

Чтение данного документа, к сожалению, очередной раз показывает, что специалисты соответствующей отрасли очень много думают об оперативном использовании геопространственных данных, однако мысль о том, что, помимо прочего, необходимо подумать и об обеспечении долговременной / постоянной сохранности и доступности этих данных, об их своевременной плановой конверсии и миграции, об обеспечении доверия к данным – даже не пришла в голову авторам стандарта!

Результат будет вполне ожидаемым – рано или поздно вопросы долговременной сохранности решать всё равно придётся, однако, если с самого начала не будет продумана «дружественная» для решения этой задачи архитектура систем и данных, риски будут больше, а расходы – намного выше.

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/

пятница, 6 декабря 2019 г.

Андреас Келлерхалс: Ценности важнее технологий


Данная статья бывшего руководителя архивной службы Швейцарии Андреаса Келлерхалса (Andreas Kellerhals – на рис.) была опубликована 20 ноября 2019 года на блоге Международного совета архивов ( https://blog-ica.org/).

В 21-м веке всё по-прежнему вращается вокруг вопроса о том, что такое архивы. Я сомневаюсь в том, что действительно существуют такие документальные побочные результаты человеческой деятельности, которые не были бы созданы намеренно - ни сегодня, в наше время, для которого характерно самосозерцание; ни в прошлом, для которого такое самосозерцание можно было бы считать менее характерным. Если что и является непреднамеренным, так это извлекаемая с помощью средств аналитики информация, которая может рассказать историю, отличную от той, которая явно передается посредством архивации.

Мой комментарий: Келлерхалс здесь, как я понимаю, спорит с теми специалистами – сторонниками традиционных архивных и правовых теорий, которые считают, что заслуживающие (с определёнными оговорками) доверия архивные документы – это те документы, которые систематически создавались в качестве инструментов либо побочных продуктов деловой деятельности и впоследствии были переданы на архивное хранение в полном виде, с сохранением их первоначального порядка.

Следовательно, решающим фактором является ценностная ориентация: приверженность принципам демократии и верховенства закона, включая прозрачность, подотчетность и возможность всеобщего участия во всех процессах принятия решений, от глобального до местного уровня. Это требует принятия в качестве реакции на сегодняшние проблемы нетехнических мер. Речь идет не об управлении документами, не об экспертизе ценности или описании, - а о возможностях поиска, о доступности, понятности, удобстве использования и повторного использования, а также об информационном взаимодействии (connectivity). Если документы являются лучшим инструментом – отлично; а если нет, то архивисты должны в первую очередь следовать на практике фундаментальных ценностям, используя те средства, которые сегодня доступны.

Мой комментарий: В этом абзаце Келлерхаус в завуалированной форме ставит под сомнение стародавний и неплохо себя зарекомендовавший (особенно во времена, богатые бурными событиями – что, впрочем, швейцарцу, наверное, трудно понять) принцип нейтральности архивиста в отношении отбора документов на архивное хранение и обеспечения их сохранности, когда архивист является доверенным хранителем и старается не допускать того, чтобы его личные пристрастия и ценности сколько-нибудь существенно влияли на состав и сохранность архивных фондов.

Сегодня, к сожалению, немало людей готово пойти даже на преступления и фальсификации во имя «демократии», какой они её себе представляют (а трактуют это понятие люди по-разному!).

В цифровом обществе, в условиях электронного правительства, электронной коммерции, электронной науки и многих других видов деятельности, ныне осуществляемых в электронной форме, крайне важно модернизировать методический арсенал архивного дела и, в конечном итоге, даже проявить изобретательность с тем, чтобы помочь учреждениям, находящимся под юрисдикцией данного общества, справиться с неизбежным крутым «цифровым» поворотом, как в менталитете, так и в повседневной жизни. Так, например, архивная служба из посредника между государственными органами и заинтересованной общественностью должны превратиться в часть единой сети, связывающей многие заинтересованные стороны, имеющие равные права, где сотрудничество становится более важным, чем простое предоставление услуг.

Мой комментарий: Сеть сотрудничества многочисленных равноправных сторон? За этим красиво звучащим тезисом, с моей точки зрения, скрывается опасная идеология, которая кое-где в мире уже реализуется на практике: речь идёт о возможности разнообразных, в том числе микроскопических меньшинств навязывать свою волю, своё видение истории и событий сегодняшнего дня большинству – вплоть до «исправления» уже сложившихся, но по каким-то причинам ставших «неудобными» архивных фондов …

Андреас Келлерхалс (Andreas Kellerhals)

Мой комментарий: Я не думаю, что многоуважаемый и многоопытный швейцарский коллега сознательно перешёл на «тёмную сторону» - скорее, он просто повторяет популярные сегодня (и активно распространяемые Международным советом архивов) лозунги, не задумываясь, к чему может привести реализации этих идей на практике … Негативные процессы уже пошли в Северной Америке, где влияние подобных идей среди архивистов и историков особенно сильно, и, думаю, вскоре мы увидим, насколько далеко зайдут наши западные коллеги по этой выложенной жёлтым кирпичом дороге, которая, однако ведёт совсем не в Изумрудный город!

Стремительные изменения не только в технологиях, но и в обществе и законодательстве, безусловно, заставляют нас многое пересмотреть в теории и практике архивного дела. Однако есть несколько фундаментальных принципов, отказываться от которых не стоит, если мы по-прежнему хотим иметь предсказуемое прошлое и надёжную ретроспективную информацию, результатам анализа которой можно будет доверять и принимать на их основе ответственные решения.

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/11/20/values-before-technology/

Отраслевой конкурс на лучший Интернет-проект


Приказом Федерального архивного агентства от 6 ноября 2019 года №168 в ознаменование 50-летия научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также в целях повышения информационной открытости государственных и муниципальных архивов, активизации внедрения в их деятельность информационно-телекоммуникационных технологий, распространения передового опыта и лучшей практики работы объявлено о проведении в 2019–2020 годах отраслевого конкурса на лучший Интернет-проект.

Отраслевой конкурс проводится Росархивом совместно с Общественным советом при Федеральном архивном агентстве. Целями Конкурса являются (п.1.2):
  • Повышение открытости и прозрачности деятельности архивных учреждений;

  • Совершенствование деятельности государственных и муниципальных архивов в части оказания (выполнения) государственных (муниципальных) услуг и работ в установленной сфере деятельности;

  • Распространение в их деятельности передового опыта и лучшей практики, стимулирование внедрения информационных технологий;

  • Поддержка и развитие корпоративных связей в архивной отрасли.
Конкурс проводится раздельно по государственным архивам субъектов Российской Федерации и муниципальным архивам (в определении Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») по следующим номинациям (п.1.3):
  • «Сайт архива / страничка архива на сайте уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления»;

  • «Виртуальная выставка архивных документов»;

  • «Мультимедиа на основе архивных документов»;

  • «Аккаунт архива в социальных сетях».
Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела вправе выдвинуть по одному Интернет-проекту в каждой из номинаций (2.1), они представят их на рассмотрение в базовые органы научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов (2.3).

На II этапе Конкурса базовые органы НМС архивных учреждений организуют обсуждение и отбор претендентов на участие в конкурсе (п.2.4) и выдвигают на конкурс не более одного Интернет-проекта по каждой из номинаций.

Критерии оценки конкурсной документации:
  • Содержание;

  • Актуальность;

  • Доступ;

  • Достоверность / точность;

  • Объективность;

  • Представление информации;

  • Обратная связь.
По итогам конкурса государственные и муниципальные архивы, чьи Интернет-проекты заняли три первых места в каждой из номинаций, награждаются почетными дипломами (или призами), а их директора (руководители) – ведомственными наградами Росархива.

Награждение победителей Конкурса, занявших первые места в каждой из номинаций, пройдет в сентябре 2020 года на очередном заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве.

Мой комментарий: Здорово, что проводится такой конкурс,  - однако обидно, конечно, что архивное ведомство опять предпочло отгородиться от других заинтересованных сторон – я имею в виду коммерческие организации отрасли и физических лиц.

В социальных сетях активно работает целый ряд отдельных коллег и коммерческих организаций, выкладывающих там актуальные новости, а также статьи, аудировидеозаписи, фотографии, аналитику и иные интересные материалы. Существуют интернет-сообщества пользователей архивных документов, помогающие людям проводить исследования, особенно связанные с генеалогией.

Например, мой блог является крупнейшим в мире по тематике делопроизводства и архивного дела, на нем за 10 лет его существования (первое сообщение было выложено 17 октября 2009 года) опубликовано более 7,6 тысяч постов, он уже собрал более 5,2 миллиона хитов, и сейчас за месяц набирает в среднем порядка 70-80 тысяч хитов. Мой видеоканал на YouTube предлагает видеозаписи 309 докладов  - как моих, так и коллег по отрасли, сделанных на профильных конференциях и мероприятиях. В моём разделе на Slideshare (к сожалению, сейчас эта платформа стала труднодоступной из-за конфликта с нашим Роскомнадзором) размещены свыше 170 презентаций к моим докладов на конференциях.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/prik168_2019.shtml

четверг, 5 декабря 2019 г.

Великобритания: Новая редакция стандарта BS 10008 обеспечения допустимости электронной информации в качестве доказательств – об «интернете вещей»


В опубликованном недавно для публичного обсуждения проекте стандарта BS 10008-2 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила сохраняемой электронным образом информации. Часть 2: Свод практики для внедрения BS 10008-1» (Evidential weight and legal admissibility of electronically stored information (ESI). Part 2: Code of practice for implementation of BS 10008-1), https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00217 , появились разделы, посвященные ряду инновационных технологий. Вот что в нём сказано о технологии «интернета вещей»:
8.1.1.5 «Интернет вещей» (Internet of Things, IoT)

Примечание 1: Генерируемая устройствами интернета вещей (IoT-устройствами) информация может потребоваться для разрешения споров по широкому кругу вопросов (например, это может быть измеренная датчиком температура, выходящая за согласованный диапазон при транспортировке скоропортящихся продуктов; давление воды ниже установленного контрактом предельного значения; длительность перебоя в подаче электроэнергии; продолжительность отсутствия определенного продукта в торговом автомате; сведения о том, кому, когда и какая информация о неисправности с датчика в тормозной системе автомобиля была сообщена, и были ли в связи с этим предприняты меры; и т. д.). Этот круг вопросов будет расширяться по мере того, как всё более распространённой будет становиться автоматизация, полагающаяся на информацию от IoT-устройств.

Примечание 2: IoT-устройства могут иметь широкий спектр возможностей, вариантов применения, уязвимостей и т.д. Примерами могут служить:

а) уязвимости безопасности IoT-устройств и их интернет-соединений;

b) уязвимость к несанкционированному вмешательству / замене конкретного IoT-устройства;

c) обрывы соединения, когда IoT-устройство может лишиться возможности передавать информацию;

d) IoT-устройство может обладать либо не обладать способностью хранить данные локально (архитектуры «всегда включён» (always on) либо с промежуточной буферизацией данных (store and forward)); а также

e) физические и информационные IoT-архитектуры; не всегда простые взаимоотношения между IoT-устройством, интернетом и анализом / интерпретацией информации от IoT-устройства (например, объединение нескольких IoT-устройств, концентраторы, шлюзы и т.д.).

Если организация захватывает и использует информацию с IoT-устройств, она должна:

a) включить интернет вещей в сферу проводимой ею оценки и анализа рисков, а также задокументировать подход, который будет принят в плане использования такой IoT-информации;

b) задокументировать физическую и информационную архитектуру IoT-системы, поскольку помимо конечных IoT-устройств она также может включать в себя концентраторы, шлюзы и т.д.. Информация может быть консолидирована или проанализирована в концентраторе или шлюзе перед дальнейшей передачей, поскольку конечное IoT-устройство может иметь ограниченные аналитические возможности и объёмы хранения, и может не иметь возможности подключаться напрямую к интернету;

c) задокументировать, что делается в случае перебоев связи (в некоторых вариантах применения интернета вещей недопустимо, чтобы IoT-информация терялась во время таких перебоев, и необходимо обеспечить её захват при восстановлении соединения);

d) задокументировать, как устраняются уязвимости к несанциониррованному вмешательству / замене IoT-устройств.
Пример:  Крупный супермаркет предлагает покупку товаров через интернет. Его веб-сайт содержит сведения об имеющихся в продаже товарах и предлагаемых ценах. Перед любым изменением цены или описания продукта, копия соответствующей веб-страницы (или её части) захватывается вместе со временем обновления. Это позволяет супермаркету доказать условия своего предложения в случае возникновения спора.
Источник: сайт BSI
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00095
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00217

Совет по архивному делу: Создание информационной системы удаленного использования копий архивных документов


В докладе статс-секретаря – заместителя Руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) О.В.Наумова «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 8 октября 2019 года было отмечено, что востребованность архивных документов у граждан постоянно растет.

О.В.Наумов отметил, что в соответствии с Планом законопроектной деятельности Правительства РФ Росархив разработал и направил на согласование с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти проект федерального закона «О внесении изменения в статью 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»», который предусматривает создание информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним. По мнению Росархива, эта система:
  • Позволит повысить оперативность и качество информационного обслуживания;

  • Обеспечит расширение спектра архивных услуг и пользовательской аудитории за счет обеспечения централизации и доступности архивных информационных ресурсов в сети Интернет;

  • Обеспечит переход к предоставлению дистанционных услуг в электронной форме;

  • Снизит нагрузку на читальные залы архивов и на их работников, что позволит в будущем сократить издержки на традиционные формы обслуживания граждан архивами.
В законопроекте предлагается включить в статью 26 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» следующие нормы:
2.2. В рамках удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним пользователям архивными документами в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» обеспечивается возможность просматривать и копировать на электронные носители созданные электронные копии архивных документов (архивные документы на бумажных и иных аналоговых носителях, включая кино-, фото-, видео- и фонодокументы, микроформы, преобразованные в электронную форму путем сканирования или иным способом, а также экземпляры электронных и телеметрических документов, входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации (или их копии, созданные при конвертации)).

2.3. Удаленное использование архивных документов, находящихся на хранении в федеральных государственных архивах, и справочно-поисковых средств к ним обеспечивается посредством создания информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – информационная система удаленного использования архивных документов), положение о которой утверждается Правительством Российской Федерации. Порядок оказания информационных услуг с использованием информационной системы удаленного использования архивных документов устанавливается федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Также в законопроекте предусматривается, что за удаленное использование архивных документов в сети Интернет с пользователей может взиматься плата. По мнению Росархива, «данная мера позволит минимизировать бюджетные расходы на расширение и эксплуатацию информационной системы, так как доходы от оказания соответствующих платных услуг будут направляться на поддержание и развитие системы».

Законопроект допускает, что к данной системе в добровольном порядке могут присоединяться архивные учреждения субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Для справки: 14 ноября 2019 года на заседании Коллегии Росархива заместитель руководителя Росархива О.В.Наумов доложил о ходе реализации проекта создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (см. http://archives.ru/press/14-11-2019-collegiya.shtml ). На коллегии было отмечена необходимость нормативного обеспечения функционирования системы.

Мой комментарий: Обеспечение возможности удаленной работы с архивными документами – мировая тенденция, однако как у наших специалистов, так и у пользователей архивов очень много вопросов вызывает стремление Росархива предоставлять эту услугу за деньги.

Умные люди за деньги открывают доступ к информации, на которой можно заработать. Взимать плату с тех, кто никакой выгоды из архивной информации не извлекает, помимо получения знаний и ведения научных исследований – значит, оправлять их к источникам типа Википедии (и это в лучшем случае). Мы действительно этого хотим?

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml
http://archives.ru/press/14-11-2019-collegiya.shtml

среда, 4 декабря 2019 г.

Архивы Франции разработали приложение OCTAVE, поддерживающее передачу электронных документов на архивное хранение


Данная заметка была опубликована 8 ноября 2019 года на французском архивном портале FranceArchives ( https://francearchives.fr/fr/ ).

Архивы Франции (Межведомственная служба архивов Франции - Service interministériel des Archives de France, SIAF – Н.Х.) выполнили работу по созданию «Инструмента для формирования и автоматизированной обработки партий передаваемых на архивное хранение электронных документов» (Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques, OCTAVE).

Приложение OCTAVE («Октава»), созданное на основе бесплатного программного обеспечения Docuteam Packer, написанного на языке Java (см. https://wiki.docuteam.ch/doku.php?id=docuteam:packer ), позволяет архивисту преобразовывать свои офисные древовидные структуры папок в сдаточные информационные SIP-пакеты, соответствующие национальному «Стандарту обмена данными для целей архивации» (Standard d'échanges de données pour l'archivage, SEDA, https://redirect.francearchives.fr/seda/index.html  – о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.ru/2015/12/seda-20.html - Н.Х.) версий 1 и 2.1.

Мой комментарий: Стандарт SEDA направлен на упрощение обмена информацией между информационными системами государственных архивных служб и их партнерами (государственными органами – источниками комплектования; пользователями и т.д.).

Также расширяется семейство инструментов для массовой обработки офисных документов. Описание основных функций трёх инструментов Archifiltre, Octave и Resip можно найти на странице сайта Архивов Франции по адресу https://siaf.hypotheses.org/1033 .

Руководство пользователя по приложению OCTAVE доступно по адресу https://francearchives.fr/file/c6c0711e79299f4f89b4395bab35b4dcdfa0d6f0/OCTAVE_Manuel_v1.0_FA.docx

Основные особенности приложения OCTAVE следующие:
  • OCTAVE позволяет импортировать древовидную структуру файлов с сервера, жесткого диска или съемного носителя;

  • Выдаются оповещения в случае обнаружения файлового формата, отсутствующего в базе данных инструмента идентификации файловых форматов DROID, разработанного Национальными Архивами Великобритании (Скачать DROID можно здесь:  http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ );

  • Слишком длинные или содержащие специальные символы имена файлов (последнее весьма актуально для Франции – Н.Х.) могут быть переформатированы (с сохранением исходного имени в метаданных) и дополнены префиксом и суффиксом.

  • Архивист также может вручную модифицировать дерево файлов (переименование, добавление, удаление, назначение уровня описания, описательные метаданные, импорт справочников) и провести удаление дубликатов;

  • Атрибуты «в корзину» (corbeille) и «реституция» (restitution) позволяют отметить документы, отобранные на уничтожение или на возврат, а также указать время проведения соответствующей процедуры;

  • OCTAVE позволяет связать тезаурусы в форматах SKOS (о котором см. также Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/SKOS - Н.Х.) и CSV с метаданными, используемыми для описания файлов;

  • Наконец, приложение поддерживает несколько видов экспорта: помимо сдаточных информационных SIP-пакетов в форматах SEDA1.0 или 2.1, также могут быть экспортированы

    • метаданные в форматах csv и xml в соответствии с предпочтениями в отношении последующего управления ими;

    • описи документов, отобранных на уничтожение, на возврат и на сохранение в виде pdf-файлов,

    • отчеты об исполнении операций в формате csv.
Источник: портал Архивов Франции
https://francearchives.fr/fr/article/88482499

Мой доклад на конференции ВНИИДАД


8 ноября на XXVI Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации» Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД) (программу конференции см.: http://www.vniidad.ru/Downloads/conferens26/programma.pdf ) я выступила с докладом «Судьба бумажных архивов в условиях цифровой трансформации».

Фото: ВНИИДАД

С 2010 года ситуация в делопроизводстве начала стремительно меняться – замена бумажных документов на электронные идет во всех сферах деятельности, приняв массовые масштабы. Процент бумажных документов быстро снижается, но при этом объёмы производимых бумажных документов не сокращаются и даже растут, а доля в них документов постоянного срока хранение возрастает.

Одновременно появляются новые технологии работы с бумажными документами. На подходе инновации, в совокупности способные очень сильно изменить работу с бумажными документами.

В докладе дана краткая оценка следующих новых технологий в архивах:
  • Распознавание рукописных текстов, распознавание лиц и объектов на фото- и видеоматериалах, преобразование аудиозаписей в текст и распознавание людей по голосу;

  • «Томографическая оцифровка» документов и дел без открытия и пролистывания;

  • Использование программных средств с применением технологии искусственного интеллекта для автоматизированного составления архивных описаний, для поведения экспертизы ценности, для рассекречивания и определения степени конфиденциальности, а также для выделения и удаления персональных данных
Также была дана оценка новых организационных подходов к организации архивного хранения государственных архивных документов, таких, как:
  • Замещающее сканирование документов в архивах (Финляндия);

  • Отказ от приема в государственные архивы бумажных документов от органов государственной власти (США).
Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=dGAxj-XwymU



Презентация к докладу доступна по адресу: https://drive.google.com/file/d/135y77Sw22kYLPIZ5MYuqlUFpJpcSSd8m/view?usp=sharing



Источник: Сайт ВНИИДАД 
http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=2666:-2-2019&catid=96:sample-news&Itemid=453
https://drive.google.com/file/d/135y77Sw22kYLPIZ5MYuqlUFpJpcSSd8m/view?usp=sharing
https://www.youtube.com/watch?v=dGAxj-XwymU

вторник, 3 декабря 2019 г.

Великобритания: Новая редакция стандарта BS 10008-1 обеспечения допустимости электронной информации в качестве доказательств – о блокчейне


В опубликованном недавно для публичного обсуждения проекте стандарта BS 10008-1 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила сохраняемой электронным образом информации. Часть 1: Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronically stored information (ESI). Part 1: Specification), см. https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00095 , появились разделы, посвященные ряду инновационных технологий. Вот что в нём сказано о технологии блокчейна и распределенных реестров:
8.5 Технологии блокчейна и распределённых реестров

Цель: Обеспечить возможность продемонстрировать целостность и аутентичность сохраняемой электронным образом информации (electronically stored information, ESI), которая хранится в системах на основе технологий блокчейна и распределенных реестров (distributed ledger technology, DLT).

Многие из обещаний и заверений, делаемых в отношении систем на основе технологий блокчейна и распределенных реестров, может быть сложно или невозможно проверить на уровне, удовлетворяющем использующую такие системы организацию. Организация должна провести соответствующую оценку.

Организация, желающая полагаться на блокчейн/DLT-системы для хранения электронной информации, которая будет использоваться в качестве доказательства в случае возникновения спора, должна проявить надлежащую предусмотрительность в отношении выбранной блокчейн/DLT-системы и задокументировать сделанные выводы.
В частности, организация должна рассмотреть и задокументировать ход обсуждения, доказательства и принятое решение об адекватности системы по каждому из следующих вопросов:

a) адекватно ли соответствует стратегическое управление блокчейн/DLT-системой, характер которого может быть трудно определить, требованиям организации;

b) соответствуют ли действительности заявления о полной невозможности внесения как неумышленных, так и злонамеренных изменений в электронную информацию (immutability), записанную в блокчейн/DLT-системе; или же в этой системе лишь обеспечивается степень защиты от внесению несанкционированных изменений и возможность выявить такие изменения (tamper resistant / tamper evident);

c) будет ли блокчейн/DLT-система оставаться доступной в течение всего срока хранения, установленного организацией для электронной информации;

d) может ли электронная информация, связанная с блокчейн/DLT-системой, быть изменена «задним числом», например, с помощью процесса, известного как «разветвление» (forking);

e) обеспечивает ли процесс валидации добавляемой в блокчейн/DLT-систему электронной информации адекватное качество данных;

f) Являются ли достаточно надежными внешние сервисы данных, предоставляемые «оракулами» или иными инструментами;

g) Являются ли «смарт-контракты», функционирующие в качестве составной части блокчейн/DLT-системы, полностью понятными для организация и принятыми ею;

Примечание: Смарт-контракт (smart contract) определяется как «компьютерная программа, сохранённая в системе распределенного реестра, каждый результат исполнения которой документируется в распределённом реестре.»
  • Смарт-контракт может отражать положения имеющего правовую силу договора и создавать юридически обязывающие обязательства в соответствии с законодательством соответствующей юрисдикции.

  • Данное определение применимо только к смарт-контрактам в контексте систем на основе распределенных реестров. Признаётся, что смарт-контракты могут существовать не только в системах на основе распределенных реестров, и что данный термин может иметь иное значение в других контекстах.
[Источник: ISO 22739 «Технологии блокчейна и распределенных реестров – Терминология» (Blockchain and distributed ledger technologies – Terminology)]

h) Сохраняет ли организация соответствующую копию подобных «смарт-контрактов» как в человеко-читаемой, так и в машиноисполняемой форме.

Если по итогам анализа какого-либо из перечисленных аспектов сервис не может быть признан адекватным, организация должна разработать, задокументировать, внедрить и протестировать соответствующий план смягчения риска.
Более подробные рекомендации можно найти в соответствующем разделе второй части стандарта, BS 10008-2.

Источник: сайт BSI
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00095
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2019-00217

ГОСТы на сайте Росстандарта: Опубликован стандарт выявления и раскрытия электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований ГОСТ Р ИСО/МЭК 27050-1-2019


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в ноябрьском 2019 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=11&year=2019  ) выложен стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 27050-1-2019 «Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Выявление и раскрытие электронной информации. Часть 1. Обзор и концепции» объёмом 28 страниц, вступающий в силу 01.10.2020 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=226031 .

Стандарт подготовлен ООО «Электронные офисные системы» (ЭОС) совместно с АО «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (АО «ВНИИС») на основе собственного перевода на русский язык международного стандарта ISO/IEC 27050-1:2016 «Информационные технологии – Методы обеспечения безопасности - Выявление и раскрытие электронной информации - Часть 1: Обзор и концепции» (Information technology - Security techniques - Electronic discovery - Part 1: Overview and concepts, его текст свободно доступен здесь: https://standards.iso.org/ittf/PubliclyAvailableStandards/c063081_ISO_IEC_27050-1_2016.zip ). Стандарт внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».

Я также принимала участие в работе над этим ГОСТом. Более подробную информацию о серии международных стандартов э-раскрытия ISO/IEC 27050 см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/2014/09/blog-post_14.html

Во вводной части документа, в частности, сказано:
«В настоящем стандарте представлен обзор темы электронного раскрытия (э-раскрытия) и описана соответствующая терминология, концепции и процессы, которые предназначены для использования в других частях комплекса стандартов ИСО/МЭК 27050.

Электронное раскрытие (э-раскрытие - electronic discovery) часто служит движущей силой как при проведении расследований, так и в ходе работы по сбору и обработке доказательств (ИСО/МЭК 27037). Кроме того, конфиденциальность и критичность данных иногда делают необходимым применение мер защиты, таких как обеспечение безопасности при хранении, для предотвращения несанкционированного доступа к данным (ИСО/МЭК 27040).

... Электронное раскрытие (э-раскрытие) представляет собой процесс выявления и представления соответствующей сохраняемой в электронном виде информации (Electronically Stored Information, ESI) или данных одной или несколькими сторонами, участвующими в расследовании или судебном разбирательстве либо в аналогичных процедурах.

Настоящий стандарт содержит общее описание э-раскрытия. Кроме того, в нем определены соответствующие термины и описаны понятия и концепции, включая такие (но не ограничиваясь ими) как выявление, сбор, обработка, проверка, анализ и представление сохраняемой в электронном виде информации. В настоящем стандарте также перечислены другие имеющие отношение к данной теме стандарты (например. ИСО/МЭК 27037) и показано, как они связаны с деятельностью по э-раскрытию и влияют на нее.

Настоящий стандарт будет полезен как для технического, так и для нетехнического персонала, вовлеченного в те или иные действия по э-раскрытию. Стандарт может использоваться в той море, в какой он не противоречит законам и нормативным актам соответствующей юрисдикции, поэтому необходимо позаботиться об обеспечении соответствия действующим законодательно-нормативным требованиям.»
Содержание документа следующее:
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Общая структура и содержание частей стандарта ИСО/МЭК 27050 .
6. Общее представление об э-раскрытии
7. Сохраняемая в электронном виде информация (ESI)
8. Процесс электронного раскрытия
9. Дополнительные соображения
Библиография
Мой комментарий: Данный стандарт может быть полезен всем, кого интересуют вопросы доверия к электронным документам, обеспечения их юридической значимости и доказательной силы. Но особенно он может пригодиться тем нашим организациям, которые ведут свою деловую деятельность за рубежом в англосаксонских странах, и поэтому подпадают под существующее в этих странах жёсткое законодательство в отношении э-раскрытия.

Дополнительная информация [от 5 декабря 2019 года]: Отмечу, что на Украине данный стандарт адаптирован на год раньше. Кроме того, там адаптирован и ещё один стандарт серии - ISO/IEC 27050-3. Это следующие документы:
  • ДСТУ ISO/IEC 27050-1:2018 «Інформаційні технології. Методи захисту. Електронне виявлення. Частина 1. Огляд та поняття»    

  • ДСТУ ISO/IEC 27050-3:2018 «Інформаційні технології. Методи захисту. Електронне виявлення. Частина 3. Звід правил для електронного виявлення»
Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/

понедельник, 2 декабря 2019 г.

Британская Коалиция по электронной сохранности DPC опубликовала «Глобальный список находящихся под угрозой исчезновения электронных видов» редакции 2019 года


Данную новость британская Коалиция по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) разместила на своём сайте 7 ноября 2019 года.

Нестандартные государственные документы, аналитика с открытым исходным кодом, неопубликованные данные научных исследований и веб-интерфейсы пополнили в 2019 году список электронно-цифровых материалов, находящихся под реальной угрозой исчезновения.

В рамках проводимой Коалицией по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) международной кампании по повышению осведомлённости о необходимости обеспечивать долговременную сохранность электронных материалов, 7 ноября 2019 года в новой редакции был опубликован «Глобальный список находящихся под угрозой исчезновения электронных видов», или BitList  (Global List of Digitally Endangered Species - The BitList).


Список BitList, подготовку и публикацию которого координирует DPC, перечисляет ряд электронных материалов, программное обеспечение и типов носителей информации и систем хранения, которые, если не будут приняты соответствующие меры, могут стать «практически вымершими».

«Мы впервые опубликовали данный список в 2017 году», - поясняет исполнительный директор DPC д-р Уильям Килбрайд (William Kilbride). «Хотя есть ряд важных достижений, которыми можно гордиться, сообществу специалистов в области электронной сохранности необходимо очень усердно работать для того, чтобы хотя бы не отставать – настолько велики темпы изменений и роста объёмов электронного контента. Поэтому, несмотря на предпринимаемые усилия и несмотря на значительное внимание общественности к добросовестному и недобросовестному использованию данных, трудно увидеть какую-либо заметную тенденцию к улучшению ситуации».

Список Bit List 2019 обеспечивает более глубокое погружение в проблемы долгосрочного доступа к электронным активам, чем в предыдущих отчетах. Результатом стал более длинный список из 74 позиций, содержащий существенно более конкретные комментарии о рисках, связанных с электронно-цифровым контентом. В нем также описывается в общих чертах передовая практика, которая, по мнению мирового сообщества специалистов по электронной сохранности, необходима для решения этих проблем.

Д-р Килбрайд добавляет: «BitList 2019 показывает, что электронные объекты «рождаются уязвимыми», и что риски со временем увеличиваются, если не предпринимать никаких мер в их отношении. Мы зависим от цифровых инструментов, данных и услуг во всех аспектах нашей жизни. В результате в эпоху цифровых технологий все наши взаимодействия становятся уязвимыми по умолчанию».

«Мы знаем, что профессионалы, работающие в различных учреждениях и организациях по всему миру, сообщают о собственном использовании списка BitList в интересах информационно-пропагандистской работы и эффективного использования ресурсов», - отмечает Джейн Уинтерс (Jane Winters), профессор цифровых гуманитарных наук факультета перспективных исследований (School of Advanced Study) Лондонского университета (University of London) и председатель международного жюри, которое проводило оценку списка перед его публикацией.

«Технологическое устаревание по-прежнему является проблемой, но теперь мы знаем, как решать эту проблему; гораздо более серьёзной является проблема человеческого поведения. Если список BitList поможет убедить всех нас в том, что нам необходимо принять на себя ответственность за долговременную сохранение, это будет великолепный результат».

В новой редакции списка учтены новых термины, которые в течение двух лет вошли в словарь, отражая ряд проблем, проявившихся со времени выхода в свет предыдущей редакции. В него добавлены 18 совершенно новых тем, и нетрудно проследить социальные, экономические и политические тенденции, лежащие в основе некоторых из них.

Например, в список в качестве новой статьи были добавлены источники «открытых знаний» (Open Source Intelligence, или OSInt). Эти источники очень эффективно использовались журналистами входе проводившихся ими расследований, а также правоохранительными органами по всему миру для проверки и опровержения пропаганды. Расследования во время «арабской весны», а также войн в Сирии и Йемене использовали такие источники для проверки сделанных заявлений, в то время как целенаправленные расследования отдельных преступлений, таких как катастрофа самолёта малайзийской авиакомпании MH17 и отравление Скрипалей зависели от доступа к большому количеству данных, опубликованных в открытом интернете.

Мой комментарий: Мы хорошо знаем, во что эти так называемые «расследования» выродились – также как знаем и о непосредственной причастности британских спецслужб и к отравлению Скрипалей, и к распространению в интернете ложной антироссийской информации. Впрочем, в данном случае политическая русофобия английских коллег не отменяет справедливости их мысли о том, что такие источники информации также необходимо сохранять :) – хотя, возможно, со временем они будут использованы и оценены несколько иначе, чем того хотелось бы нашим западным «партнёрам».

Подобные расследования часто опираются на заявления, сделанные террористами по каналам социальных сетей. Преступники быстро удаляют или изменяют свидетельства, которые наносят ущерб их злонамеренным целям; одновременно технологические компании реагируют быстро и алгоритмически с тем, чтобы удалять пропаганду и ложные новости. Но это создает проблему обеспечения сохранности, особенно в том, что касается старых расследований, когда не была обеспечена защита контента для следственных целей. Электронная сохранность стало необходимым инструментом для расследования и судебного преследования, обеспечивая цепочку доказательств, которые в противном случае были бы легко уничтожены.

Список BitList также указывает на то, что можно было бы достичь. Например, хотя веб-архивация представляет собой значительную и динамичную проблему в плане сохранения электронных данных, BitList отмечает, что именно нормативное регулирование, а не технология, является основным фактором, способствующим или мешающим успеху. Проблема веб-архивации в основном прямо упоминается применительно к тем областям, в которых законы об обязательном экземпляре слабы или неосуществимы; тем самым косвенно говоря о том, что там, где нормативное регулирование модернизировано, существенные риски для важного контента могут быть устранены. Сообщество специалистов по электронной сохранности готово действовать. Небольшие, но очевидные изменения в законодательстве могут принципиально изменить ситуацию.

Хуан Бикаррегуи (Juan Bicarregui), председатель правления DPC и руководитель отдела данных UKRI-STFC (это, соответственно, Британский орган по научным исследованиям и инновациям - UK Research and Innovation, UKRI, https://www.ukri.org/  - организация, в задачи которой входит координация финансирования научных исследований; и Совет научно-технических исследовательских лабораторий - Science and Technology Facilities Council, STFC - орган правительства Великобритании, организующий научно-технические исследования и их финансирование – Н.Х.), отмечает, что «благодаря созданию, мониторингу и актуализации списка BitList DPC сможет начать отслеживать в ближайшие годы тенденцию к потерям либо, наоборот, к сохранению. Мы надеемся на то, что сможем отпраздновать результат больших усилий в деле обеспечения долговременной сохранности электронных данных, по мере того, как позиции в списке будут связываться с меньшими уровнями риска; - одновременно подчеркивая необходимость дальнейших усилий по защите тех материалов, которые все ещё считаются находящимися «под непосредственной угрозой исчезновения»».

Коалиция DPC хотела бы видеть действия и меры в качестве реакции на список BitList, и в некоторых случаях - срочные. Отмечается, что во всех случаях оценку необходимо делать быстро, поскольку масштаб проблем становится все больше и больше, а важность, объёмы и сложность данных возрастают.

В некоторых случаях отраслевых регуляторов призывают устанавливать более обременительные требований в отношении обеспечения сохранения электронных материалов. Крупные корпорации и поставщиков веб-интерфейсов и сервисов, безусловно, попросят взять на себя ответственность за обеспечение встраивания в инфраструктуру простых функциональных возможностей для сохранения, с тем, чтобы объекты и коды были надежными с момента создания, и их не приходилось бы восстанавливать впоследствии.

Также необходима реформа нормативно-правового регулирования. Хотя существует очень активное и весьма дееспособное глобальное сообщество специалистов по электронной сохранности, их усилия часто сводятся на нет законами об авторском праве. Существуют некоторые исключения из этих законов, позволяющие делать копии в целях долговременной сохранности, но они не всегда идут в ногу с технологическим прогрессом и/или не применяются повсеместно, для всех видов деятельности по обеспечению долговременной сохранности.

Список BitList публикуется в рамках Международного дня электронной сохранности (World Digital Preservation Day, http://dpconline.org/events/international-digital-preservation-day ), задачей которого является повышение осведомленности о стратегических, культурных и технологических аспектах, являющихся частью проблемы электронной сохранности. Данный документ доступен по адресу http://doi.org/10.7207/DPCBitList19-01

Источник: Сайт Коалиции по электронной сохранности DPC
https://dpconline.org/news/the-global-list-of-digitally-endangered-species-2019

Ноябрьский конференционный марафон завершился, скоро будут выложены видеозаписи


В начале ноября прошли три крупные отраслевые конференции:
  • 6 ноября в Российском государственном гуманитарном университете (РГГУ) прошла II Международная научно-практическая конференция «Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия» (новость о конференции https://www.rsuh.ru/science/news/detail.php?ID=518607 ). На этой конференции я выступала с докладом «Злоупотребления с электронными подписями: Дыра в заборе ли отсутствие забора?»

  • 7-8 ноября прошла XXVI Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: делопроизводство и архивное дело в условиях цифровой трансформации» Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД) (программу конференции см.: http://www.vniidad.ru/Downloads/conferens26/programma.pdf ) На конференции я выступила с докладом «Судьба бумажных архивов в условиях цифровой трансформации»

  • 13-15 ноября прошла ХI конференция «Цифровое государство: новые подходы к управлению и безопасности» (программа конференции см: http://vipforum.ru/conferences/digitalgov/#program ). На конференции я вела круглый стол «Конструктивный подход к обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации: теория и практика».
Хочу поблагодарить организаторов всех этих конференций за радушный приём, интересные программы и возможность пообщаться к отечественными и зарубежными коллегами.

Многие из докладов сделанных на этих трех мероприятиях, нам удалось записать, и по мере сил и возможностей мы будем эти записи обрабатывать и выкладывать на YouTube. Хочу обратить внимание на то, что на моём YouTube-канале ( https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/videos ) видеозаписи нередко появляются раньше, чем я публикую новости о них в блоге, поэтому тем, кто любит получать информацию первыми, советую подписаться на мой YouTube-канал и включить оповещение о новых публикациях. И, конечно же, поддержите канал - не забывайте ставить «лайки»! :)


Источники: Сайт Российского государственного гуманитарного университета / сайт ВНИИДАД / сайт ХI конференции «Цифровое государство: новые подходы к управлению и безопасности»
https://www.rsuh.ru/science/news/detail.php?ID=518607
http://www.vniidad.ru/Downloads/conferens26/programma.pdf
http://vipforum.ru/conferences/digitalgov/#program

воскресенье, 1 декабря 2019 г.

Международный совет архивов начал приём заявок на выступления на Конгрессе МСА 2020 года в Абу-Даби


Данная новость была опубликована на сайте Международного совета архивов (МСА) и распространена в новостной рассылке 20 ноября 2019 года. О конгрессе в Абу-Даби также см. http://rusrim.blogspot.com/2019/06/2020.html

Приглашение подавать предложения и статьи на Конгресс МСА 2020 года в Абу-Даби (16-20 ноября 2020 года) с основной темой «Расширяя возможности общества, основанного на знаниях» (Empowering Knowledge Societies)

Ландшафт архивов, документов и данных в 21-м веке меняется – изменяются ожидания общественности; то, как мы выполняем свою работу; представления о том, что является достоверными доказательствами; и то, как мы защищаем свои фонды. Для нашей профессии настало время обсудить, обдумать - и бросить вызов существующим практикам, с тем, чтобы изучить и расширить ключевую по важности роль, которую профессионалы архивной и информационных специальностей играют в основанном на знаниях обществе 21-го века.

Конгресс МCА 2020 года в Абу-Даби, посвящённый теме расширения возможностей основанного на знаниях общества, предоставит возможность для представителей нашей профессии со всего мира поделиться инновационными идеями и результатами исследований, а также даст возможность представителям смежных и иных профессий присоединиться к нам в рамках этого важного мероприятия. Мы призываем членов нашего профессионального сообщества представить свои заявки и предложения, и мы также просим Вас проинформировать об этом мероприятии библиотекарей, музейных работников, специалистов по управлению данными, журналистов и представителей гражданского общества, предложив им включиться в наши дискуссии. Информационные проблемы 21-го века – головная боль не для одних только архивистов и специалистов по управлению документами, они затрагивают всех, поэтому давайте делиться идеями, создавать сети общения для расширения возможностей общества, основанного на знаниях!

Программный комитет Конгресса в Абу-Даби настоящим Вам подавать предложения о проведении сессий различных типов (см. ниже), затрагивающих следующие три подтемы. Возможные темы включают, но не ограничиваются, следующими вопросами:

Искусственный интеллект, электронная сохранность и нарождающиеся технологии
  • Искусственный интеллект;

  • Технология и программное обеспечение с открытым исходным кодом для архивов и для управления документами;

  • Курирование электронных материалов;

  • Большие данные, обеспечение долговременной сохранности данных, и общественный интерес.
Жизнеспособные знания
  • Стабильность и жизнеспособность архивных стандартов и инструментов с открытым исходным кодом;

  • Автоматизированная экспертиза ценности;

  • Технологии и менеджмент технологических изменений;

  • Соотношение доступности и контроля и управления: создание инструментов, которые полезны для всех;

  • Жизнеспособность программного обеспечения;

  • Электронная сохранность;

  • Цифровые гуманитарные науки и другие рубежи;

  • Цели и инициативы в области устойчивого развития;

  • Управление метаданными.
Доверие и доказательства
  • Блокчейн;

  • Краудсорсинг: создаваемые пользователями контент и метаданные;

  • Автоматизация и этика;

  • Взаимоотношения представителей нашей профессии и экспертов-пользователей;

  • Кибербезопасность и стратегическое /полномасштабное управление информацией;

  • Стратегическое управление интернетом;

  • Право быть забытым.
Статьи и доклады могут быть представлены на французском, английском, арабском или испанском языках.

Просим Вас подать Ваши заявки не позднее 1 февраля 2020 года. Докладчики будут уведомлены о принятии заявок к концу апреля 2020 года. Программный комитет будет рассматривать только материалы, поданные через онлайн-систему OpenConf. Инструкции о том, как подавать заявки через эту платформу, можно найти на её сайте. Если Вам потребуется помощь, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу programme@ica.org .

Ссылка для подачи материалов через систему OpenConf:
https://ica.us13.list-manage.com/track/click?u=1b20e514cb2495e4b8fa8c925&id=46d85bc146&e=968e6f4dcb

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/en/ica-congress-2020-abu-dhabi
https://www.ica.org/en/call-for-proposals-and-papers-ica-abu-dhabi-2020-congress

суббота, 30 ноября 2019 г.

Желающие приглашаются принять участие в европейском семинаре по научным архивам, который пройдёт в июне 2020 года


Данная заметка руководителя отдела специальных коллекций и архивов библиотеки Альбертсонс (Albertsons Library) университета Бойсе (Boise, штат Айдахо, США) д-ра Черил Эстрайхер (Cheryl Oestreicher – на фото) была опубликована 12 ноября 2019 года на блоге «Публикационная деятельность в архивной профессии» (Publishing in the Archives Profession, https://archivespublishing.wordpress.com/ ).

Третий семинар по научным архивам (Third Workshop on Scientific Archives) пройдёт в штаб-квартире международного проекта «European XFEL» по созданию самого крупного в мире лазера на свободных электронах (см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/Европейский_рентгеновский_лазер_на_свободных_электронах  - Н.Х.) в Гамбурге, Германия, в период с 20 июня по 1 июля 2020 года.

Приглашение подавать заявки на выступления

В настоящее время принимаются заявки на участие в третьем семинаре по научным архивам, который состоится на площадке проекта «European XFEL» (см. https://www.xfel.eu/index_eng.html ) недалеко от Гамбурга, Германия, с 30 июня по 1 июля 2020 года.

Предлагаемые темы включают следующие (но не ограничиваются ими):
  • Сотрудничество с учеными с целью захвата современных научных материалов;

  • Использование научных архивов для информационно-пропагандистской работы и обучения;

  • Использование и повторное использование архивных ресурсов в современной науке;

  • Обеспечение доступности научных документов;

  • Описание технических и научных архивов;

  • Управление данных исследований и их архивирование;

  • Изучение роли архивов и документов в открытой науке;

  • Отражение этнического и социокультурного многообразия (diversity) в архивах учреждений;

  • Научные архивы в мире «пост-правды»;

  • Этническое и социокультурное многообразие и вовлечение всех слоёв населения inclusion) - в точных науках (STEM - science, technology, engineering and mathematics) и в архивах.
Доклады должны быть длительностью до 20 минут. Пожалуйста, пришлите до 31 января 2020 года свои тезисы из 400 слов, используя следующую онлайн-форму: http://tiny.cc/e888cz

Дополнительную информацию можно найти по адресу: https://www.embl.de/aboutus/archive/working-with-scientific-archives/workshop/

Организаторами семинара являются комитетом Международного совета архивов (МСА) по научно-техническим архивам (Committee on the Archives of Science and Technology, CAST, https://www.ica.org/en/committees ) и секция Международного Совета Архивов по архивам университетов и научно-исследовательских организаций (Section on University and Research Institution Archives, SUV, https://www.ica.org/en/suv ).

Черил Эстрайхер (Cheryl Oestreicher)

Источник: блог «Публикационная деятельность в архивной профессии»
https://archivespublishing.com/2019/11/12/cfp-third-workshop-on-scientific-archives-european-xfel-hamburg-de-30-june-1-july-2020/

пятница, 29 ноября 2019 г.

Германия: Риэлторская компания оштрафована на 14,5 миллионов евро за нарушение предусмотренного законом GDPR принципа запроектированной защиты персональных данных


Данная заметка Ларса Ленсдорфа (Lars Lensdorf – на фото слева) и Ульрики Элтесте (Ulrike Elteste – на фото справа) была опубликована 6 ноября 2019 года на поддерживаемом компанией Covington and Burling LLP сайте «Inside Privacy» («Внутри темы защиты неприкосновенности частной жизни»).

30 октября 2019 года надзорный орган - Управление уполномоченного Берлина по защите данных и свободе информации (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,  https://www.datenschutz-berlin.de/ ) наложил штраф в размере 14,5 миллионов евро на риэлторскую компанию Deutsche Wohnen SE за хранение персональных данных арендаторов в отсутствие на то законного основания (ст.6 европейского закона о защите персональных данных GDPR) и за нереализацию принципа GDPR запроектированной защиты персональных данных (ст.5 и 25(1) GDPR) - соответствующий пресс-релиз на немецком языке доступен по адресу https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/pressemitteilungen/2019/20191105-PM-Bussgeld_DW.pdf ). На данный момент это самый высокий штраф в Германии, наложенный за несоблюдение законодательства о защите персональных данных.

Компания Deutsche Wohnen SE владеет 100 тысячами квартир в Берлине. В 2017 году надзорный орган начал расследование в отношении компании после получения жалобы от одного из её арендаторов. Инспекция систем архивации данных компании, поведенная в июне 2017 года, показала, что эти системы не позволяют компании удалять устаревшие персональные данные. Более того, надзорный орган обнаружил, что компания осуществляла хранение персональных данных арендаторов, «не убедившись, было ли это законно и вообще нужно». Согласно информации надзорного органа, компания также хранила данные, касающиеся личной жизни и кредитоспособности арендаторов значительно дольше, чем это было необходимо для достижения тех целей обработки, для которых эти данные первоначально были собраны. Надзорный орган повторно проверил компанию в марте 2019 года. По итогам повторной проверки надзорный орган счёл, что компания Deutsche Wohnen SE не приложила достаточных усилий для того, чтобы устранить недостатки, выявленные в ходе первой проверки.

Для определения размеров штрафа за нарушение законодательства о защите персональных данных надзорный орган использовал новую немецкую модель для таких расчетов (о ней см. также https://www.insideprivacy.com/data-privacy/new-calculation-model-for-data-protection-fines-in-germany-2/ ).

Мой комментарий: Немецкие надзорные органы официально опубликовали новую модель определения величина штрафов (ссылка на неё приведена выше) 16 октября 2019 года. Он называется «Концепция определения штрафов, накладываемых независимыми федеральными и земельными органами надзора над защитой персональных данных, в рамках административных разбирательств против компаний» (Konzept der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder zur Bußgeldzumessung in Verfahren gegen Unternehmen).

Надзорный орган счёл допущенные компанией нарушения умеренно серьёзными, приняв во внимание следующие четыре фактора:
  • В системах не хранились специальные категории персональных данных,

  • Данные не передавались каким-либо третьим сторонам,

  • Не был доказан факт использования компанией неправомерно хранимых персональных данных, и

  • Компания Deutsche Wohnen сотрудничала с надзорным органом в ходе расследования.
Компаний Deutsche Wohnen публично объявила о своём намерении обжаловать данное решение, см. https://www.deutsche-wohnen.com/ueber-uns/presse/pressemitteilungen/deutsche-wohnen-geht-gegen-bussgeldbescheid-der-berliner-beauftragten-fuer-datenschutz-und-informationsfreiheit-vor/ .

Ларс Ленсдорф (Lars Lensdorf) и Ульрика Элтесте (Ulrike Elteste)

Источник: сайт компании Covington and Burling LLP
https://www.insideprivacy.com/eu-data-protection/real-estate-company-fined-e-14-5-million-in-germany-for-violating-gdpr-principle-of-privacy-by-design/

Совет по архивному делу: Судьба «Правил организации хранения документов» под угрозой


В докладе статс-секретаря – заместителя Руководителя Федерального архивного агентства (Росархива) О.В.Наумова, который был сделан 8 октября 2019 года на XV Совете по архивному делу при Росархиве, отдельно рассматривался вопрос совершенствования нормативно-правового обеспечения архивного дела.

О.В.Наумов начал обзор с проекта «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», который, по его мнению, «является одним из основных наших ведомственных правовых актов. По существу, теперь это – исчерпывающий набор обязательных требований, соблюдение которых должно стать нормой для архивов всех уровней».

О.В.Наумов сообщил, что, «пройдя все этапы согласования, во исполнение поручения Председателя Правительства Российской Федерации от 06.06.2019 о недопущении установления на период реализации механизма «регуляторной гильотины» (до 2021 года) новых требований, соблюдение которых подлежит проверке при осуществлении государственного контроля, - проект новых Правил был заморожен на основании соответствующего заключения Министерства юстиции Российской Федерации».

Для справки: В докладе речь шла о поручении Правительства РФ от 06.06.2019 «Об обеспечении выполнения отдельных поручений по выполнению Послания Президента России Федеральному Собранию, направленных на реализацию механизма «регуляторной гильотины»
3. Федеральным органам исполнительной власти, осуществляющим функции по нормативно-правовому регулированию в сферах осуществления государственного контроля (надзора), на период реализации механизма «регуляторной гильотины» не допускать установления новых требований, соблюдение которых подлежит проверке при осуществлении государственного контроля (надзора), не соответствующих поручению Президента Российской Федерации.

4. Минюсту России и Минэкономразвития России обеспечить контроль за исполнением пункта 3 настоящего поручения при проведении правовой и антикоррупционной экспертиз проектов нормативных правовых актов, оценке регулирующего воздействия проектов актов и государственной регистрации ведомственных нормативных правовых актов.

Мой комментарий: В переводе на нормальный русский язык это означает, что Правила, возможно, вообще не увидят свет, поскольку к 2021 году ситуация в отношении архивных документов измениться настолько, что документ придётся разрабатывать заново. Учитывая скорость работы над нормативными документами в нашей отрасли, для этого потребуется еще лет 10 :(
Также О.В.Наумов отметил основные новации, присутствующие в проекте Правил:
  • Регламентируются хранение и учет электронных архивных документов, хотя «пока еще отсутствует сколь-нибудь значимый практический опыт»;

  • Правила легализуют использование информационных систем для заказа архивных документов и контроля за соблюдением сроков их выдачи (такие системы уже давно повсеместно применяются в архивах всех уровней), в случае, если они соответствуют техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности;

  • Допускается ведение в электронном виде топографических указателей, картотек учета необнаруженных архивных документов, вспомогательных учетных документов, списков источников комплектования и наблюдательных дел на них, личные дел пользователей, учета использования архивных документов;

  • Отдельные главы Правил посвящены признанию архивных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденными, а также копированию архивных документов;

  • Пункты 46.4 и 46.5 Правил четко определяют требования к содержанию и оформлению запроса пользователя, а также случаи, в которых архив будет вправе отказать обратившемуся с запросом лицу в исполнении запроса;

  • Все виды работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, выделены в отдельную главу.
Росархив считает, что «принятие Правил создаст необходимые предпосылки для переработки «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных еще приказом Минкультуры России в 2015 г.»

При их переработке ведомство собирается «более четко обозначить круг организаций, на которые они распространяются, и по отношению к которым Правила или их отдельные положения должны применяться в обязательном порядке, поскольку в действующей редакции в работе с организациями-источниками комплектования у архивов возникают определенные затруднения».

Мой комментарий: В целом ситуация с совершенствованием нормативно-правовой базы отрасли печальная. Констатировав проблему, Росархив даже не пытается предложить хоть какой-то выход из сложившейся ситуации. Руководители отрасли, видимо, и дальше собираются сидеть на берегу бурного моря перемен и надеяться на, что рано или поздно наступит полный штиль, либо в какой-то момент воды расступятся, открыв вымощенную жёлтым кирпичом дорогу в светлое будущее … :)

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml

четверг, 28 ноября 2019 г.

Доверие к государственным документам в 21-м веке


Данная статья аспиранта факультета управления документами и информацией Стамбульского университета Эзхана Саглика (Özhan Sağlik – на фото) была опубликована 6 ноября 2019 года на блоге Международного совета архивов ( https://blog-ica.org/ ).

Государственные учреждения входе своей деловой деятельности создают документы, являющиеся как свидетельствами выполненной деятельности, так и подтверждением прав и полномочий отдельных лиц. Архивы, в которых хранятся эти свидетельства, веками выполняли функции доверенной стороны. В 21-ом веке документы, которые прежде в основном были бумажными, создаются в электронной форме. В настоящий момент серьезно обсуждаются такие вопросы, связанные с электронными документами, как «Как им доверять?», «Как архивисты будут обеспечивать их сохранность» и «Как будет обеспечено сохранение доказательной силы документов?».

Во многих странах государственные документы считаются аутентичными, пока не доказано обратное. Эта презумпция была справедливой для бумажных документов, которые имеют фиксированную форму и не изменяются в процессе передачи. Однако даже если электронный документ имеет фиксированную форму, определяемую набором его компонентов, существует вероятность того, что он может быть изменен во время передачи. По этой причине одна из основных обязанностей архивистов 21-го века прямо связана с доказыванием того, что форма и содержание электронных документов не подвергались несанкционированным изменениям и что их характеристики были сохранены.

Доказывание того, что свойства электронных документов сохранились неизменными, поддержание непрерывной работоспособности систем и проведение анализа рисков – всё это способы повысить доверие к электронным документам. Доверие к архивам растёт по мере того, как заинтересованные стороны во всё большей мере разделяют одни и те же ценности. Для укрепления доверия могут также использоваться хорошо продуманные индикаторы - мы используем в этом качестве технологические и организационные показатели. На что нам следует полагаться в большей степени - на технологические меры, такие как криптографические проверки и программное обеспечение; или же на организационные меры, такие, как архивные описания, процессы и процедуры управления документами и классификационные схемы и номенклатуры дел? Судя по всему, архивистам 21-го века приходится заниматься такими видами деятельности, с которыми они не владеют в достаточной степени. Возможно, им потребуется серьезно повысить свою квалификацию; и чем большими знаниями и навыками они овладеют, тем больше будет уверенность в качестве их работы.

До 21-го века у архивистов не было привычки сотрудничать с представителями других специальностей, в том числе информационных технологий. Использование электронно-цифровых технологий сделало сотрудничество архивистов с ИТ-специалистами абсолютно необходимым. Эта необходимость, в частности, связана и с тем, что архивисты не участвуют на некоторых этапах процессов. Например, при выполнении криптографических проверок не все их стадии контролируются архивистами, - но они в то же время играют ключевую роль в выявлении критических-важных элементов, и это требует от архивистов освоения новых знаний. Такие дисциплины, как цифровая криминалистика и вычислительная архивная наука, по-видимому, входят в число тех, которые архивисты 21-го века должны освоить. Хотя изучение этих дисциплин может показаться сложной задачей, 21-й век может оказаться самым увлекательным временем для того, чтобы быть архивистом.

Эзхан Саглик (Özhan Saglik)

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/11/13/trust-in-public-records-in-the-21st-century/

PKI-Форум: Опыт Москвы по созданию централизованных сервисов PKI


XVII международная конференция по проблематике инфраструктуры открытых ключей и электронной подписи (PKI-Форум Россия 2019) прошла 17–19 сентября 2019 в Санкт-Петербурге.

Начальник отдела криптографической защиты информации Управления информационной безопасности Департамента информационных технологий города Москвы Андрей Александрович Горбут выступил с докладом «Опыт Москвы по созданию централизованных сервисов PKI».

Выступает Андрей Горбут

Видеозапись доклада выложена по адресу: https://www.youtube.com/watch?v=GJmjfxrFohs

   

Презентация к докладу доступна по адресу: https://pki-forum.ru/files/files/2019/27_gorbut.pdf

Источник: YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=GJmjfxrFohs

среда, 27 ноября 2019 г.

Ассоциация AIIM опубликовала итоги опроса, касающегося наилучших практик для автоматизации полномасштабного управления информацией


В ноябре 2019 года сайт международной ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM сообщил о выходе очередной публикации в серии «Обзоры состояния отрасли» (AIIM Industry Watch Reports).

Существует всё время усиливающаяся связь между полномасштабным / стратегическим управлением информацией (information governance) и стратегией. Более 70% организаций считают полномасштабное управление информацией «важным» или «критически-важным» для своей бизнес-стратегии.

Организации давно уже увидели связь между совокупностью поступающей к ним информации - и исполнением законодательно-нормативных требований и правовыми рисками, которые связанны с этой информацией. Но сейчас речь уже идёт о чём-то большем – об усиливающей связи между управлением информацией и стратегией.

Чтобы изучить эту стратегическую для полномасштабного управления информацией взаимосвязь, мы провели опрос, в котором приняли участие 230 специалистов «информационных» профессий.

Вы можете скачать данный бесплатный отчет, чтобы познакомиться с результатами этого опроса, в том числе с основными тенденциями в области полномасштабного управления информацией и с том, как ведущие организации выстраивают свои стратегии вокруг них (приведенные ниже пункты отражают структуру основной части документа – Н.Х.):
  • Возрастающее стратегическое значение: По сравнению с ситуацией пятилетней давности, произошел сдвиг в части стратегического значения, которое организации придают эффективному полномасштабному управлению информацией;

  • Большая зрелось в плане осознания соотношения отдачи и рисков: Профиль риска / отдачи, который организации связывают с полномасштабным управлением информацией, становится все более зрелым;

  • Новые способы внутреннего продвижения полномасштабного управления информацией: Необходимы новые подходы, когда речь идет о том, как «продавать» полномасштабное управление информацией внутри организации;

  • Автоматизация полномасштабного управления информацией: Инструменты первого поколения широко используются для того, чтобы выйти за рамки унаследованных стратегий управления документами на бумажных носителях, и для автоматизации основных процессов управления информацией;

  • Инструменты следующего поколения: Существует заметный разрыв между хорошими намерениями и реальностью, когда речь идёт о внедрении инструментов следующего поколения, таких как искусственный интеллект и машинное обучение, с целью автоматизации полномасштабного управления информацией.
Для того, чтобы скачать этот бесплатный отчет и узнать подробности, просто заполните форму на странице https://info.aiim.org/accessible-and-secure-best-practices-for-automating-information-governance

Мой комментарий: Автором отчёта «Доступность и безопасность - Лучшие практики автоматизации полномасштабного управления информацией» (Accessible and Secure – Best Practices for Automating Information Governance) объёмом 35 страниц является хорошо известный специалист Джон Манчини (John Mancini).

Отчёт подготовлен по характерной для AIIM методике, у которой есть свои плюсы и минусы. Его основное содержание – инфографика на основе ответов респондентов на заданные им вопросы; соответственно, качество документа определяется качеством заданных вопросов и продуманным выбором предлагаемых вариантов ответов. В отчете можно найти ряд весьма любопытных диаграмм, часть из которых приведена ниже.

Так, есть диаграмма (см. рис.1), на которой показано, какие проблемы респонденты считают основными при разработке своей политики полномасштабного управления информацией. Каждый респондент мог назвать три наиболее волнующих его проблемы. Результаты сравнивались с данными аналогичного опроса 5-летней давности.

Рис.1 «Каковы Ваши три наиболее острых проблемы при создании политики полномасштабного управления информацией?»

То, что оказавшееся на 4-месте «Получение поддержки со стороны высшего руководства» «собрало» на 13% меньше голосов респондентов, чем в опросе 2014 года, где эта проблема была на первом месте, авторы документа интерпретируют как свидетельство того что, хотя все добиться вовлечения высшего руководства в решение вопросов управления информацией по-прежнему непросто, налицо движение в правильном направлении.

Перечень проблем, острота которых в наибольшей мере возросла за период с 2014 по 2019 год, предполагает как увеличение объема, разнообразия и скорости создания и распространения информации, так и растущие препятствия, связанные с соблюдением законодательно-нормативных требований, устанавливаемых правительством в качестве реакции, направленной на то, чтобы как-то справиться с информационным половодьем (включая требования европейского законодательства о защите персональных данных GDPR). В числе таких проблем:
  • Выявление нормативно-правовых требований (+14%)

  • Попытка охватить слишком много различных сценариев (+12%)

  • Трансформация политик в системные правила (+11%)

  • Чрезмерная амбициозность в плане сферы охвата политик и их детальности (+9%).
Ещё одна диаграмма (см. рис.2) показывает, как изменился за прошедшие годы характер ответов респондентов на вопрос «Согласны ли Вы с тем, что автоматическая классификация является единственным способом справиться со растущими объёмами поступающей к нам информации?».

Интересно, что если доля скептиков осталась прежней, то большая часть тех, у кого по данному вопросу не было мнения, перешла в лагерь сторонников автоматизации.

Рис.2

Диаграмма на рис.3 показывает, какая доля респондентов использует автоматическую регистрацию / классификацию различных видов контента – слева направо, это
  • Отсканированные входящие документы

  • Входящие электронные документы

  • Материалы на выходе workflow-процессов

  • Исходящие документы, направляемые клиентам

  • Электронная почта

  • Мгновенные сообщения

  • Контент в SharePoint

  • Внутренние социальные сети

  • Контент веб-сайтов
Рис.3

Лучше всего у американских коллег дело обстоит с электронной почтой – автоматизация здесь повыше, чем при работе с вроде бы более привычными входящими и исходящими документами. Впрочем, понять причины этого несложно: подавляющее большинство представляемых в суды в качестве доказательств материалов – это как раз сообщения электронной почты.

Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/accessible-and-secure-best-practices-for-automating-information-governance