Определение даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота

Переход на электронный документооборот неизбежно повлек за собой возникновения целого ряд вопросов, связанных вроде бы с привычными и ясными понятиями и фактами. На этот раз Управление электронного документооборота Федеральной налоговой службы (ФНС) в письме от 27 октября 2023 года №ЗГ-3-26/13966 высказало свою позицию по вопросу определения даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота.

Для определения даты составления первичного учетного документа Управление рекомендует руководствоваться пунктом 8 Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 №62н.

В качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания:

• Лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление;
  
  
• Лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

В случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.

Таким образом, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Следовательно, дата совершения факта хозяйственной жизни является неотъемлемой частью сделки.

Управление также отметило, что приказами ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме», от 22.07.2022 N ЕД-7-26/691@ «Об утверждении об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме», использование которых носит рекомендательный характер, утверждены форматы представления документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг в электронной форме.

При составлении документов, создаваемых в электронной форме по форматам, утвержденным приказами ФНС до внесения соответствующих изменений в эти приказы возможно использовать свободные информационные поля элемента "ИнфПолФХЖ1" таблиц 5.10 и 5.3 "Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1", состав данных элементов представлен в таблицах 5.14 и 5.43 "Информационное поле "ИнфПолТип") для отражения в них реквизитов акта (сведения о дате подписания акта).

Таким образом, для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать:

• Требованиям бухгалтерского законодательства; а также
  
  
• Требованиям законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью; и
  
  
• Не противоречить нормам законодательства РФ о налогах и сборах (см. письмо Министерства финансов Российской Федерации от 21.06.2023 №03-03-06/1/57560).

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407834669/

Ответ на вопросы коллеги: Уничтожение первичной бухгалтерской документации

Вопрос: Ситуация следующая: в один момент бухгалтерия перестала согласовывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения, аргументируя это штрафами в случае проверки. Таким образом, скопилась бухгалтерская документация с 2013 года, которую архив обязали принять на хранение в помещения архива. Бухгалтерия на контакт по вопросу уничтожения документов с истекшими сроками хранения идти не собирается, а площади в помещениях архива стремительно заканчиваются, и может не хватить места на документы, действительно подлежащие длительному хранению. Скажите пожалуйста, была ли какая-то судебная практика, когда запрашивали у организаций уничтоженные, в связи с истечением сроков хранения, документы и организация, естественно, не могла их предоставить?

Ответ: Да, такая судебная практика имеется:

Судебная практика: Банк уничтожил первичные учетные документы в строгом соответствии с установленными сроками их хранения 

Люберецкий городской суд Московской области рассмотрел в июле 2020 года дело №2-6089/2019 (УИД 50RS0026-01-2019-009132-96), в котором речь шла, в том числе, о сроках хранения приходно-расходных кассовых ордеров.

http://rusrim.blogspot.com/2023/06/blog-post_04.html

Пример наказания за утрату документов, сроки хранения которых не истекли:

Арбитражная практика: Страховая компания оштрафована за несохранение документов

В Кодексе об административных правонарушениях существует отдельная статья, предусматривающая наказание за утрату документов, и, как правило, привлечение организаций к ответственности по ней связано с проведением контролирующими органами различного рола проверок, в ходе которых выявляются факты утраты.

Арбитражный суд Московской области в июне 2020 года вынес решение по делу №А41-22268/2020, в котором общество ПАО СК «Росгосстрах» было оштрафовано на 50 тысяч рублей за утрату документов по договору страхования.

В январе 2019 года, между ПАО СК «Росгосстрах» и гражданином был заключен договор ОСАГО, - однако документы, указанные в нем, а именно: полис, заявление о заключении договора, квитанция на получение страховой премии страховщиком представлены не были в связи с их утратой. Также было утрачено и заявление о внесении изменений в данные о водительском удостоверении. Страховщик лишь представил акт об утрате документов от 15 декабря 2018 года.

http://rusrim.blogspot.com/2020/11/blog-post_28.html

Вопрос: Как можно убедить бухгалтерию в возможности уничтожения документов - или же лучше принять их точку зрения и хранить первичку «до победного»?

Ответ: Как мне кажется, в данном случае, нужно в первую очередь разобраться по существу, почему бухгалтерия настаивает на хранении своих документов после истечения сроков хранения. Какие аргументы Ваши коллеги при этом приводят, что их беспокоит в процедуре уничтожения? Моя практика общения в таких ситуация показывает, что нужно попытаться договориться; «боевые действия», к сожалению, обычно малоэффективны – статус бухгалтерии в организации куда выше, чем у архива :(

Следует избегать экстремизма – вполне возможно, что для более продолжительного хранения по крайней мере части документов имеются веские основания. Помните, что Ваша главная задача заключается не в том, чтобы заставить коллег работать так, как удобно Вам; Ваша цель – помочь коллегам работать эффективнее за счёт разумного ведения и хранения документов; помочь организации избежать ненужных рисков и одновременно избежать ненужной лишней работы для себя, а если этого сделать не удастся, то выбить на этом основании дополнительные деньги, кадры и ресурсы.

Чтобы Ваша точка зрения по данному вопросу была услышана, нужно искать «статусных» союзников. В моей практике это прежде всего были юристы, которые прекрасно понимали риски избыточного хранения уже не нужных самой организации документов, при том, что законодательство позволяет их уничтожить (что практически эквивалентно амнистии за прошлые грешки). С юристами нужно обсудить риски, которые увеличение сроков хранения несёт для организации и персонально для её руководителей.

Поскольку за эти документы (и в том числе за последствия их избыточно длительного хранения) отвечает бухгалтерия, то от бухгалтерии (или от экспертной комиссии) желательно получить документ, фиксирующий, что уничтожение документов с истекшими сроками хранения приостанавливается до дополнительного распоряжения бухгалтерии по её требованию и под её ответственность - если впоследствии из-за неуничтоженных документов у организации возникнут проблемы с контролирующими органами, то этот документ покажет руководству, кто в этом виноват. Ведь в конце концов уничтожение документов – это предоставляемое организации законодательством право избавится от свидетельств своих мелких и крупных грехов в прошедшие периоды.

Учитывая, что хранилища для бумажных документов не «резиновые», было бы хорошо подготовить и предоставить руководству расчёт (в цифрах и рублях), как быстро хранилище заполнится, и предупредить что после заполнения организации придётся потратиться на создание нового хранилища и/или использование услуг внеофисного хранения. Расчёт в первую очередь должен учитывать стоимость аренды новых площадей (или потери, связанные с выводом площадей из более полезного использования).

Еще один вопрос, с которым нужно определиться – в каком порядке Вы будете принимать на хранение эти документы; как будет оформляться процедура передачи на хранение; насколько полно Вы будете оформлять сдаточные описи. Не менее важно урегулировать вопрос, кто будет исполнять запросы по этим документам – будут это в полной мере делать сотрудники архива, или же Вы будете лишь хранителем документов, а в случае их истребования контролирующими или следственными органами отбором нужных дел, изготовлением копий и выемкой подлинников займутся сотрудники бухгалтерии.

Также возникнет вопрос о том, как Вы будете контролировать полноту переданных Вам документов. На практике в случае выявления отсутствия каких-либо документов часто сразу же возникает конфликт между структурными подразделениями со взаимными обвинениями.

Ну и, конечно же, передача Вам дополнительных объемов документов и видов работ – это повод оценить, насколько увеличатся объемы работ у сотрудников архива. Имеет смысл подготовить соответствующие расчёты по известным нормам и, если полученные цифры это позволят, выйти на руководство с предложением об увеличении численности персонала архива и/или заработной платы его сотрудников.

Минфин дал разъяснения по поводу сроков хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества

Департамент налоговой политики и департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Министерства финансов отметили, что согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Так, в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 НК РФ для целей налогообложения прибыли организаций в состав расходов, связанных с производством и реализацией, включаются, в том числе, суммы начисленной амортизации. При этом сумма амортизации определяется налогоплательщиками ежемесячно в порядке, установленном главой 25 НК РФ, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования.

Поэтому ведомство считает, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Для справки: Начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имущество:

• Списано с учета (при продаже, ликвидации и т. д.);
  
  
• Полностью самортизировано;
  
  
• Временно выбыло из состава амортизируемого имущества.

Мой комментарий: Логика Минфина проста и понятна: срок хранения начинает отсчитываться с того момента, когда первичный учетный документ перестаёт использоваться для исчисления амортизации. Учитывая, что некоторые основные средства могут использоваться организациями десятилетиями, то и срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества может растянуться на десятилетия, а то и столетия, - а потом нужно подождать ещё пять лет, и их можно уничтожать :)

А теперь взглянем, что о сроках хранения первичных учетных документов говорит Перечень типовых управленческих архивных документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 г. №236

277. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) - 5 лет При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

323. Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов - 5 лет
После выбытия основных средств и нематериальных активов
Акты списания федерального недвижимого имущества – Постоянно

Мой комментарий: Это наглядный- и, к сожалению, достаточно типичный - пример ситуации, когда сроки хранения в Перечне установлены не совсем корректно. По-хорошему, в Перечне должно быть разъяснено, что первичные документы могут иметь более длительные сроки хранения, чем пять календарных лет.

Источник: Гарант
https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/407243424/?ysclid=lk5fugwbh8715672516

Судебная практика: Банк уничтожил первичные учетные документы в строгом соответствии с установленными сроками их хранения

Изучая правоприменительную практику, я регулярно отслеживаю дела, в которых суды и участники судебного спора ссылались при рассмотрении спора на Перечни с указанием сроков хранения.

Люберецкий городской суд Московской области рассмотрел в июле 2020 года дело №2-6089/2019 (УИД 50RS0026-01-2019-009132-96), в котором речь шла, в том числе, о сроках хранения приходно-расходных кассовых ордеров.

Суть спора

Гражданином был заключен договор банковского вклада. Сумма вклада составила 100 тысяч рублей, срок вклада - 3 месяца. В соответствии с условиями договора банк обязался начислять по вкладу доход в виде процентов. В этот же день истцом был открыт счет, на который он в тот же день внес сумму в размере 100 тысяч рублей на срок 3 месяца, с процентной ставкой 2,50% годовых. В судебном решении дата открытия счёта не указана, однако ясно, что события происходили более 10 лет тому наазаад.

В январе 2019 года истец обратился в АО «Райффайзенбанк» с целью снятия денежных средств, однако ему было отказано в связи с тем, что счёт закрыт.

Истец заявил, что он заявления о закрытии счёта не подавал, денежные средства не снимал, и обратился в банк с претензией. На претензию ему ответили, что банк не может провести расследование в связи с истечением срока хранения расходно-кассовых ордеров.

В судебном иске истец отметил, что до настоящего времени сумма вклада ему не возвращена, и что он считает, что действиями ответчика ему, как потребителю банковской услуги, причинен ущерб. В связи с этим гражданин просил суд взыскать с ответчика в свою пользу денежные средства по договору банковского вклада и начисленные проценты, штраф в размере 50% от суммы присужденной судом, компенсацию морального вреда в размере 50 тысяч рублей.

Истцом также оспаривалось совершение операции по банковскому счету, поскольку по его запросу банком не были предоставлены приходные кассовые ордера по совершению оспариваемых операций с денежными средствами.

Позиция Банка

С момента совершения операций до момента подачи искового заявления прошло более 10 лет, в связи с чем документы по открытию счета и расходно-кассовые ордера не сохранились.

У гражданина был открыт депозит в рублях по счету, денежные средства были переведены на текущий счет истца, что подтверждается представленной выпиской по счету. Из представленной выписки по счету следует, что истец неоднократно совершал операции по частичному снятию денежных средств.

Позиция Люберецкого городского суда Московской области

Судом было установлено, что истец после закрытия счета, т.е. с 2007 года, с заявлением о предоставлении выписок, приходных кассовых ордеров не обращался. Выписка по счетам была запрошена и предоставлена банком только в январе 2019 года. При этом судом было учтено, что истец, действуя добросовестно и разумно, при закрытии вклада не позднее 2007 года, должен был обнаружить недостаточность денежных средств на вкладе. Вместо этого, он закрыл счета, получив полный остаток по вкладу. Из пояснений истца следует, что ранее 2019 года он с требованиями о предоставлении расходных ордеров не обращался.

Согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» срок хранения приходных кассовых ордеров составляет 5 (пять) лет.

Следовательно, на день подачи иска в суд срок хранения приходных кассовых ордеров, истек.

Суд отметил, что согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны до приема на обслуживание идентифицировать клиента, представителя клиента и/или выгодоприобретателя.

Процесс снятия денежных средств обязательно сопровождается удостоверением личности клиента, обратившегося за совершением денежной операции, по представленному паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Проверка личности осуществляется на нескольких стадиях и в случае верности всех данных уполномоченный сотрудник проставляет свою подпись в соответствующей графе ордера и далее заполненный ордер выдается клиенту для получения денежных средств в кассе, где также кассир сверяет данные и проверяет паспорт клиента. В случае несоответствия документов, банковская операция не была бы совершена.

Доказательств нарушения порядка совершения операций по вкладу и процедуры идентификации клиента, суду стороной истца не представлено.

По мнению суда, оснований для удовлетворения требований истца у суда не имеется, поскольку истец длительное время не обращался к ответчику с заявлением об оспаривании операций, достоверных и относимых доказательств, опровергающих снятие денежных средств в указанной сумме заявителем, стороной истца не представлено и материалы дела не содержат.

Факт присвоения банком денежных средств истца в сумме заявленных требований не нашел своего подтверждения в ходе судебного разбирательства и опровергается представленными ответчиком документами – архивными выписками.

Кроме того, судом было принято во внимание злоупотребление правом со стороны истца, поскольку после закрытия счетов, он совершенные операции не оспаривал, в банк за получением выписок по счету обратился только через десять лет, доказательств невозможности обратиться до указанного времени им не было представлено.

Суд оставил без удовлетворения исковые требования гражданина к АО «Райффайзенбанк» о взыскании денежных средств, процентов по договору вклада, штрафа, компенсации морального вреда.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда

Обращаясь с заявлением о пересмотре судебного решения по вновь открывшимся обстоятельствам, гражданин ссылался на то, что суд при рассмотрении дела не учёл существенные для его правильного разрешения обстоятельства, а именно то, что срок хранения банковских документов составляет более 5 лет, а не 15 лет (судя по всему, здесь имело место какое-то недопонимание – Н.Х.), как указывал в судебном заседании представитель ответчика, после чего создаются резервные копии с периодами хранения. Утверждение сотрудников банка о том, что согласно акту Министерства культуры, банковские расходно-кассовые ордера на выплату частичных денежных средств уничтожаются через 15 лет, является обманом. Министерство культуры не является государственным органом, уполномоченным регламентировать банковские операции, в том числе создание актов об уничтожении.

Мой комментарий: Изложение позиции гражданина наглядно демонстрирует, что со сроками хранения он не до конца разобрался, равно как и с ролью Министерства культуры в утверждении Перечня. Однако истец, в принципе, был прав в том, что установление сроков хранения банковских документов не входит в компетенцию Министерства культуры. Более того, базовые сроки хранения таких документов установлены законодательством.

Для справки:  Вот какие сроки хранения упомянуты в Перечнях

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

362. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 л. При условии проведения проверки (ревизии)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

277. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) - 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения, утв. положением Росархива №1, Банка России № 801-П от 12.07.2022

59. Документы (заявления, ордера сберегательных книжек, извещения) по счетам вкладчиков - 5 лет после прекращения обязательств по договору

172. Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, приходно-расходные кассовые ордера, денежные чеки, объявления на взнос наличными, препроводительные ведомости к сумкам), валютные кассовые ордера, ордера по передаче ценностей с приложениями и другие документы, оформляемые при осуществлении кассовых операций (отчетные справки, справки о кассовых оборотах, справки о принятых сумках и порожних сумках, заявления на размен наличных денег) - 5 лет

Судебная коллегия в ноябре 2020 года отметила, что заявитель фактически указывает на несогласие с принятым решением, его требование направлено на переоценку исследованных судом доказательств, оспаривание вступившего в законную силу судебного постановления, что является недопустимым.

Судебная коллегия оставила без изменения определение Люберецкого городского суда, а частную жалобу гражданина – без удовлетворения.

Первый кассационный суд общей юрисдикции в августе 2021 года (дело №88-14307/2021) оставил без изменения определение Люберецкого городского суда Московской области и апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда, а кассационную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Мой комментарий: Суды всех инстанций вполне удовлетворились представленными банком выписками по счету, а первичные документы - приходные кассовые ордера, на которых должна была присутствовать подпись самого гражданина - банк представить не смог, но они были им уничтожены в соответствии со сроками хранения, которые были установлены законодательством и отражены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

Источник: Сайт Люберецкого городского суда Московской области/ сайт Московского областного суда/ сайт Первого кассационного суда общей юрисдикции
https://luberetzy--mo.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=105240165&delo_id=1540005&new=&text_number=1
https://oblsud--mo.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=6705061&delo_id=5&new=5&text_number=1
https://1kas.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=11799303&delo_id=2800001&new=2800001&text_number=1

О применении в качестве первичного учетного документа залогового билета, утвержденного Банком России

Федеральная пробирная палата в своем письме от 10 июня 2021 года № 55-05/21/1336 высказала свою позицию по вопросу применения в качестве первичного учетного документа залогового билета, утвержденного Банком России.

Для справки: Согласно части 4 статьи 7 федерального закона от 19 июля 2007 года № 196-ФЗ «О ломбардах», договор займа оформляется выдачей ломбардом заемщику залогового билета. Второй экземпляр залогового билета остается в ломбарде. Залоговый билет является бланком строгой отчетности, форма которого утверждается в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

С 10 июля 2021 года вступило в силу Указание Банка России от 11.05.2021 № 5790-У «Об установлении формы залогового билета». Новая форма залогового билета объединяет в один документ договор займа в ломбарде и залоговый билет, а также учитывает особенности деятельности ломбардов, содержит таблицу индивидуальных условий договора потребительского займа, информацию о заложенной вещи, позволяющую ее идентифицировать, оценку заложенной вещи, информацию для заемщика о его правах на заложенную вещь и иные необходимые сведения.

По мнению Федеральной пробирной палаты, залоговый билет, оформленный в соответствии с Указанием Банка России «может использоваться ломбардом в качестве первичного учетного документа, на основании которого будет вестись учет драгоценных металлов и драгоценных камней, изделий из них, принятых ломбардом в залог от физического лица в целях обеспечения предоставленного краткосрочного займа».

Мой комментарий: Хочу обратить внимание, что согласно статье 9 федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, причём первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Таким образом, законом не устанавливается исчерпывающий список первичных учетных документов, и на практике таковым может стать практически любой документ, созданный в процессе хозяйственной деятельности.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=395621

Первичный учетный документ в электронной форме

Федеральная налоговая служба в своём письме от 23 апреля 2018 года № ЕД-4-15/7760 высказала свою позицию по вопросу о способах формирования документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру.

По мнению налогового органа «в случае если, при оформлении факта хозяйственной жизни составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то он должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки, и замена подписи одной из сторон сделки на собственноручную подпись, не соответствует требованиям Закона № 63-ФЗ».

Мой комментарий: Отмечу, что такой смешанный метод оформления двусторонних и многосторонних документов у нас сейчас реально используется на практике. В Гражданском Кодексе, кстати говоря, не установлено запрета на совмещение нескольких способов заключения договора в простой письменной форме. Более того, при взаимодействии с массовыми клиентами, такой метод заключения договоров может оказаться удобным - когда одна сторона (обычно поставщик услуг) подписывает электронный экземпляр договора в электронном виде, а другие стороны, не имеющие средств создания электронных подписей, подписывают свои бумажные экземпляры традиционным способом.

Я понимаю логику ФНС, но в ряде случае негибкая позиция налоговиков может подтолкнуть стороны назад, к чисто бумажному оформлению договоров. Как мне кажется, ФНС стоило бы внимательно продумать возможные ситуации и, возможно, выработать более дифференцированную позицию.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST001;n=176247

Срок хранения первичных документов по учету основных средств

Министерство финансов РФ своим письмом от 19 января 2018 г. № 03-03-06/1/2598 дало ответ на следующий вопрос: «На балансе организации числится большое количество ОС, используемых в производственной деятельности. В течение какого срока подлежат хранению первичные документы по учету ОС, в том числе для целей налога на прибыль?».

Речь идет о хранении первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества в целях налогообложения прибыли организаций.

Ведомство, не мудрствуя лукаво, просто перечислило в письме нормативно-правовые акты, в которых установлены сроки хранения документов:

• Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;


• Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 «Налог на прибыль организации» Налогового кодекса РФ;


• В соответствии с пунктом 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода;


• Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке;


• С учетом требований статьи 252 Налогового кодекса РФ, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества);


• В соответствии со статьей 29 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз;


• Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения» установлено, что документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Мой комментарий: Отмечу, что этот вопрос регулярно задается, и министерство на него отвечает - см., например, письмо Минфина РФ от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 «Вопрос: ...О сроке хранения первичных учетных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость ОС, в целях налога на прибыль». Письмо 2018 года практически скопировано с этого документа.

На самом деле вопрос о сроках хранения первичных документов по учету основных средств не так уж прост. Главное - правильно определить, с какого момента отсчитываются эти небольшие сроки хранения.

Кроме того, основные средства бывают разные. Постановлением Правительства РФ от 01января 2002 года № 1 была утверждена «Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы». Постановлением Правительства РФ от 07 июля 2016 № 640 с 1 января 2017 года была утверждена новая редакция. Основные средства разделены на десять групп:

• Первая группа - все недолговечное имущество со сроком полезного использования от 1 года до 2 лет включительно;


• Вторая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно;


• Третья группа - имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно;


• Четвертая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно;


• Пятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 7 лет до 10 лет включительно;


• Шестая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 10 лет до 15 лет включительно;


• Седьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно;


• Восьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 20 лет до 25 лет включительно;


• Девятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 25 лет до 30 лет включительно;


• Десятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 30 лет включительно.

Понятно, что весь срок использования имущества уничтожать документы нельзя, т.е. срок хранения документов начинает исчисляться с момента списания основного средства.

Отмечу, что в Перечне типовых управленческих архивных документов 2010 года уроки хранения документации по основным средствам установлены в двух статьях. Скажу честно, мне не совсем понятно, почему для ряда документов в ст.429 установлен постоянный срок хранения. С моей точки зрения, это все документы бухгалтерского учета, и после списания основного средства они никакой практической ценности не представляют.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558)

429. Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации – Постоянно

459. Книги, журналы, карточки учета:

д) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств - 5 лет после ликвидации основных средств.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;cacheid=AD3D78B28D1810092FE91B5267D1B6DB&BASENODE=17;base=QUEST;n=173664
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=111055

Внесены изменения в Указание Банка России «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов»

Указанием Банка России от 16 ноября 2017 года № 4607-У внесены изменения в Указание Банка России от 25 ноября 2009 года № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Пункт 2.5 изложен в новой редакции, которая уточняет требования к хранению электронных документов:

Было: 2.5. Кредитные организации при хранении ДЭВ (документы в электронном виде - Н.Х.) на ЕХ (единица хранения, речь идёт об отчуждаемых машинных носителях – Н.Х.), обеспечивают хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ.

Стало:  2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:

• Режим хранения, исключающий утрату, несанкционированную рассылку ДЭВ, уничтожение или искажение информации;


• Работоспособность и проведение синхронного изменения используемых программно-технических средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи ДЭВ, контроля физического и технического состояния ЕХ;


• Хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;


• Перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;


• Перезапись ДЭВ в новые форматы в случае преобразования программно-аппаратной среды, исключающего возможность воспроизведения ДЭВ, а также на новые ЕХ в случае ухудшения воспроизводимости ДЭВ с обеспечением полноты и неизменности информации, содержащейся в ДЭВ.

Кроме того, в п.2.8 уточнено, что «Справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету», которые ранее требовалось подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами, теперь можно помещать на хранение в электронном виде. Решение о способе формирования и хранения справки принимается кредитной организацией.

При формировании электронной справки о ДЭВ она подписывается электронной подписью работника, который ее сформировал (пункт 3 приложения 2).

Если ранее для обеспечения сохранности фонда ЕХ должны были выполняться проверки наличия и состояния ЕХ (п.2.16), то теперь к организации требуется проведение технического контроля физического состояния ЕХ и воспроизводимости ДЭВ.

В «Перечне документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде» было установлено, что кассовые документы можно хранить в электронном виде только если они «не содержат подписи клиента (вносителя, получателя)». Теперь же это условие исключено для следующих кассовых документов:

• Приходный кассовый ордер 0402008 (п.4.2);


• Расходный кассовый ордер 0402009 (п.4.2);


• Ордер по передаче ценностей (п.12).

В перечень включены два новых вида документа:

• Справка о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету (п.17);


• Первичные учетные документы (п.18).

Также уточнен «Состав информации, включаемой в регламент» кредитной организации. Если ранее в п.10 содержалось требование описать процедуру замены ЕХ, то теперь уточнено, что должна быть регламентирована «Процедура замены ЕХ и перезаписи ДЭВ на ЕХ в новых форматах в случаях преобразования программно-аппаратной среды и (или) ухудшения воспроизводимости ДЭВ.».

Мой комментарий: Самое важное изменение – включение в «Перечень документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде» первичных учетных документов. Это один из самых массовых видов документов, в итоге создаются условия для расширения объемов электронного хранения документов в кредитных организациях.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=288813

Применение электронной подписи при составлении первичных учетных документов

Федеральные ведомства регулярно публикуют ответы на вопросы коммерческих организаций об использовании электронных документов и подписей в деловой деятельности. На этот раз Министерство финансов своим письмом от 12 сентября 2016 года № 03-03-06/2/53176 разъяснило свою позиции по вопросу о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль в случае применения электронной подписи при составлении первичных учетных документов.

Департамент налоговой и таможенной политики сообщил, что в  соответствии с пунктом 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого они были произведены, и/или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Ведомство обратило внимание на то, что, в соответствии с федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 402-ФЗ вид электронной подписи.

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

По мнению ведомства, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную ЭП, при условии соблюдения требований федерального закона от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности).

Мой комментарий: Приказом Минфина России от 23 мая 2016 года № 70н утверждена «Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2016 - 2018 гг.» (см : http://rusrim.blogspot.ru/2016/06/2016.html ). Ряд стандартов должен быть разработан уже в этом году.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=161064