пятница, 31 марта 2017 г.

Создавая инновационный электронный архив второго поколения


Данная заметка Джона Шеридана (John Sheridan – на фото) была опубликована 1 марта 2017 года на блоге влиятельной британской Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC).

В течение последних нескольких месяцев мы работали над новой «Электронной стратегией» для Национальных Архивов Великобритании (Digital Strategy, http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf - мой пост о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/blog-post_9.html - Н.Х.). Мы хотели поделиться информацией о том, что мы делаем, с сообществом специалистов в области электронной сохранности, отчасти потому, что, как мы надеемся, это будет им интересно, а также потому, что мы реально замечания, предложения, мысли и идеи других коллег. Работа над стратегией дала ценную возможность подумать о том, где мы сейчас находимся, как электронный архив, и наметить наши последующие шаги.

Наша деловая стратегия «Архивы вдохновляют» (Archives Inspire,  http://www.nationalarchives.gov.uk/about/our-role/plans-policies-performance-and-projects/our-plans/archives-inspire/о ней см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/12/4.html - Н.Х.). говорит, что работа с электронными документами и технологиями является для нас  главной стратегической задачей. В этом Национальные Архивы Великобритании не одиноки: во всем мире архивы борются с проблемой обеспечения сохранности электронных документов. Нам также необходимо оставаться нужными и актуальными для нашей аудитории: широкой общественности, государственных органов, представителей академической науки и более широкой архивной отрасли - чтобы быть для них полезными в период перемен.

Изменение наших взглядов

Многие концепции, касающиеся архивов, – что они такое, что и как они делают, - проистекают из физической природы документов. Электронные документы полностью меняют все наши представления об архиве – начиная от процесса отбора на архивное хранение и до обеспечения долговременной сохранности и доступности. Первоначально электронные архивы очень сильно опирались на традиционную практику физических архивов. Скачок, который мы стремимся совершить на основе нашей «Электронной стратегии», заключается в том, чтобы выйти за рамки электронного моделирования деятельности физического архива, превратившись в инновационный, порывающий с традициями (disruptive)  электронный архив, который изначально задуман и запроектирован как таковой.

Электронный архив первого поколения

Мы начинаем с хороших стартовых позиций. Национальные Архивы Великобритании сейчас представляет собой полностью функционирующий электронный архив на основе «инфраструктуры электронных документов» (Digital Records Infrastructure), способной обеспечить надёжное, защищённое и активное сохранение очень больших объемов данных вместе с соответствующими описательными метаданными, управляя ими с использованием гибкого подхода. Нам также очень повезло в том, что у нас работают дееспособные знающие люди, эксперты в своей области. До сих пор мы занимались моделированием в электронной форме архивных методов, которые были разработаны для физических документов. В Стратегии такой подход назван «электронным архивом первого поколения»: он опирается на характерную для бумажных документов парадигму отбора, обеспечения сохранности и доступности, и применяет, насколько это возможно, эту же идеологию в отношении электронных документов.

Стать инновационным электронным архивом

Электронный архив второго поколения, которым мы стремимся стать, является интуитивно- и запроектировано-электронным. Он порывает со сложившейся архивной практикой. Он признает свидетельскую и доказательную ценность смешанного мультимедийного контента (типа контента веб-сайтов), баз данных, компьютерных программ, даже нейронных сетей, - в качестве документов, а не просто информации в документных форматах; и он обеспечивает отбор и обеспечение долговременной сохранности всех этих видов материалов.

Признается, что электронная информация имеет ценность в совокупности – что историческую ценность имеют не одни только индивидуально важные артефакты. Сознательно берется на себя обязательство неустанно прилагать инженерные усилия по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов, измеряются риски для сохранности и осуществляется управление ими, а также обеспечивается прозрачность деятельности архива.

В рамках концепции электронного архива второго поколения разрабатываются подходы для решения проблем, вязанных с неопределенностью и чувствительностью (конфиденциальностью). Такой архив идёт по пути предоставления доступа ко всей коллекции, в то же время надлежащим образом ограничивая использование материалов с учетом правовых и этических соображений, а также с учетом подотчетности перед общественностью. В результате происходит переход к архиву как к совокупности меняющихся, концептуально взаимосвязанных данных.

В нашей стратегии мы детально описали ряд шагов, которые мы планируем сделать для того, чтобы стать электронным архивом второго поколения. Мы ставим перед собой амбициозные цели, и на этом пути нам предстоит справиться со многими проблемами; ихотя мы наращиваем наши возможности, нам не хватит сил сделать все это самостоятельно. Ключевую роль для продвижения вперед имеет сотрудничество с архивами и другими учреждениями, занимающимися сохранением культурно-исторической памяти. Мы намереваемся и дальше вносить свой вклад в деятельность Коалиции по электронной сохранности (которая является нашим национальным достоянием!), делиться тем, что мы делаем, учиться у других и работать вместе с ними.

Джон Шеридан (John Sheridan)

Источник: блог «Коалиции по электронной сохранности»
http://dpconline.org/blog/disruptive-digital-archive

Правила выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов без применения контрольно-кассовой техники


Постановлением Правительства РФ от 15 марта 2017 г. №296 утверждены «Правила выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники».
Для справки: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» предусматривает, что в ряде случаев в отдаленных или труднодоступных местностях техника может не применяться. 
Нормативно-правовым актом установлен порядок выдачи документов (п.2), которые  могут быть выполнены на бумажном носителе рукописным и/или иным способом (типографским, с использованием персонального компьютера и др.) (п.3).

Учет документов ведется в журнале учета по их порядковому номеру и дате расчета. Листы такого журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), а также заверены печатью (при наличии) (п.5).

Ведение журнала осуществляет руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или уполномоченное им лицо. Запись в журнале осуществляется по каждому расчету. Если в течение рабочего дня расчеты не проводились, записи в журнал не осуществляются (п.6).

При заполнении документа должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии, либо он должен иметь отрывные части. Дублирование порядкового номера документа не допускается, за исключением нанесения порядкового номера на его копию (отрывную часть) (п.7).

Испорченный или неправильно заполненный документ перечеркивается и прилагается к журналу за тот день, в котором он заполнялся, о чем в журнале напротив порядкового номера, испорченного или неправильно заполненного документа, производится соответствующая запись. При этом сквозная нумерация документов продолжается (п.8).

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются выдача, учет и хранение документов, а также осуществление расчетов с покупателями, договор о полной материальной ответственности работников в соответствии с законодательством Российской Федерации (п.9).

Копии документов (либо его отрывные части) хранятся в условиях, исключающих порчу и хищение. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность копий документов (либо отрывных частей документов), предоставленных клиентам в подтверждение факта осуществления расчета без применения контрольно-кассовой техники (10).

Копии документов (либо отрывные части документов) хранятся в систематизированном (по дате, виду платежа и др.) виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока они уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) (п.11).

Мой комментарий:  Поймала себя на мысли, что проще, наверное, будет использовать контрольно-кассовую технику при первой же возможности, чем вести бумажное делопроизводства в средневековом стиле.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=214075

четверг, 30 марта 2017 г.

США: Опубликован отчет об итогах обследования положения дел с веб-архивацией


Данная заметка была опубликована 14 марта 2017 года на сайте Федерации электронных библиотек (Digital Library Federation, DLF, https://www.diglib.org/ )

«Национальный альянс попечения об электронных материалах» (National Digital Stewardship Alliance, NDSA) с удовольствием сообщает о публикации отчета об итогах проведенного в 2016 году обследования положения дел с веб-архивацией (2016 Web Archiving Survey Report, см.  http://ndsa.org/documents/WebArchivingintheUnitedStates_A2016Survey.pdf ).

С 20 января по 16 февраля 2016 года группа, включающая представителей целого ряда учреждений-членов NDSA и групп по интересам, провела опрос американских организаций, активно участвующих или планирующих начать программы архивации веб-контента. Эта работа стала развитием предыдущих усилий, опираясь на аналогичное исследование, проведенное NDSA в конце 2011 года, отчет о котором был выложен в Интернете в июне 2012 года  (см.  http://ndsa.org/documents/ndsa_web_archiving_survey_report_2012.pdf ), и на второй опрос, проведенный в конце 2013 года, итоги которого были опубликованы в сети в сентябре 2014 года (см. http://ndsa.org/documents/NDSA_USWebArchivingSurvey_2013.pdf , см. также пост на моем блоге здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/ndsa-2013.html - Н.Х.).

Отчеты и инструменты обследования доступны на веб-сайте NDSA по адресу http://ndsa.org/publications/ . Данные опроса также доступны для анализа и повторного использования, см. https://dataverse.harvard.edu/dataset.xhtml?persistentId=doi:10.7910/DVN/27593 .

Цель этих обследований заключается в том, чтобы лучше понять ландшафт деятельности в области веб-архивации в Соединенных Штатах путем изучения вовлеченных в эту работу организаций, историю и охвата их программ веб-архивации, типов сохраняемого веб-контента, применяемых инструментов и сервисов, предоставляемых ими услуг доступа и поиска, а также общих политик, связанных с программами веб-архивации.

В то время, как результаты данного опроса документируют текущее положение в области веб-архивации в США, сравнение с результатами опросов 2011 и 2013 годов позволяет проанализировать нарождающиеся тенденции. В данном отчете, таким образом, описывается текущее положение дел, отслеживается эволюция в течение последних нескольких лет, и отмечаются перспективы и направления развития на будущее.

В число основных выводов отчета входят следующие:
  • Всё больше программ из пилотных проектов переходят на стадию промышленной эксплуатации (79% респондентов классифицировали статус своих программ как «промышленная эксплуатация», и только 5% - как «пилотный проект»);

  • За последние два года усилилось ощущение прогресса в данной области (77% респондентов сообщили, что за последние два года их программа достигла значительного или заметного прогресса);

  • В тройку областей, где организации достигли наибольшего прогресса, вошли захват/сбор данных, экспертиза ценности и отбор, а также видение и цели проектов;

  • В тройку областей, в которых наблюдался наименьший прогресс, вошли доступ / использование / повторное использование, метаданные / описание, а также обеспечение качества и анализ;

  • Число респондентов, которые переносят в иные хранилища данные своих веб-архивов из внешней службы (такой, как Archive-It), остается низким на уровне ~ 20%;

  • Численность специалистов, занимающихся веб-архивацией, остаётся низкой: 76% (64 из 84) организаций выделяют менее одной полной ставки (FTE) на веб-архивацию;

  • В число трех ключевых для развития и успеха программ знаний и навыков персонала входят умение пользоваться инструментами веб-архивации, навыки проведения экспертизы ценности и отбора и навыки по обеспечения качества.
Наконец, отчет выявляет усиливающуюся тенденцию роста интереса к сотрудничеству по ряду направлений. Респонденты хотели бы сотрудничать с коллегами по различным вопросам, от методов обеспечения качества до наилучших практик формирования политик и управления веб-архивами, - однако многие учреждения считают, что у них нет ни времени, ни ресурсов для руководства или участия в совместных мероприятиях. С учетом этого, авторы отчета 2016 года рекомендуют сообществу и заинтересованным сторонам инвестировать средства в научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, направленные на создания жизнеспособных концепций и структур, которые могут способствовать практическому, содержательному и эффективному сотрудничеству.

Источник: сайт Федерации электронных библиотек DLF
https://www.diglib.org/archives/13671/

Порядок истребования документов Прокуратурой


Федеральный закон от 07.03.2017 № 27-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации» уточнил порядок предоставления информации по требованию прокурора и порядок проведения прокурорских проверок соблюдения российского законодательства.

Изменения внесены в статью 6 Федерального закона от 17 января 1992 года № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации».
Статья 6. Обязательность исполнения требований прокурора

Было: 2. Статистическая и иная информация, справки, документы и их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно.

Стало: 2. Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно в течение пяти рабочих дней с момента поступления требования прокурора руководителю или иному уполномоченному представителю органа (организации), а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение двух рабочих дней с момента предъявления требования прокурора. В требовании прокурора могут быть установлены более длительные сроки.

В случае, если проверяемый орган (организация) в течение срока, установленного в соответствии с первым предложением абзаца первого настоящего пункта для представления запрашиваемых статистической и иной информации, документов и материалов или их копий, уведомляет прокурора в письменной форме с изложением объективных причин о невозможности представления указанных информации, документов, материалов или их копий в установленный срок, прокурор принимает решение об установлении нового срока для их представления.
Мой комментарий: Мне не совсем понятно, для чего нужно было отдельно выделять электронные документы, подписанные электронными подписями. При такой формулировке можно поставить под сомнение правомочность истребования электронной почты и баз данных организаций, поскольку эти электронные документы, как правило, электронными подписями не подписываются (но с точки зрения проверяемых, это, конечно же, очень полезная лазейка).

Статья дополнена пятью новыми частями. Две из них касаются сроков предоставления информации:
  • При наличии угрозы причинения вреда жизни или здоровью граждан, имуществу физических или юридических лиц, государственному или муниципальному имуществу, окружающей среде, безопасности государства, при наличии чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера – в течение суток с момента поступления требования прокурора (п.2.1);

  • Сроки представления в пп. 2 и 2.1 не распространяются на случаи исполнения требований прокурора, вытекающих из его полномочий, предусмотренных статьями 30 (надзор за исполнением законов органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, дознание и предварительное следствие) и (надзор за органами исполнения наказаний) настоящего Федерального закона (п.2.2).
При этом прокурор не вправе требовать у органа (организации) (п.2.3):
  • Информацию, документы и материалы или их копии в рамках проведения проверки, не обусловленные целями указанной проверки и (или) не относящиеся к предмету указанной проверки;

  • Информацию, документы и материалы или их копии, которые передавались органам прокуратуры в связи с ранее проведенной проверкой либо которые официально опубликованы в средствах массовой информации или размещены на официальном сайте органа (официальном сайте организации, создание которого предусмотрено ее учредительными документами).
В таких случаях (п. 2.4) организация в ответе указывает на требование прокурора сведения о проверке, в рамках которой передавались такие информация, документы и материалы, и их актуальность на момент требования; или сведения о средствах массовой информации либо об официальном сайте органа (организации), в которых опубликованы соответствующие актуальные на момент требования данные.

При этом из этого правила есть исключение. Согласно п.2.5, проверяемый орган (организация) обязан представить документы и материалы или их копии, попавшие под исключения (п.2.3) при получении требования прокурора, связанного:
  • С необходимостью проведения исследования, испытания, специальной экспертизы для получения дополнительной информации, которая может повлиять на выводы проводимой проверки;

  • С наличием угрозы причинения вреда жизни или здоровью граждан, имуществу физических или юридических лиц, государственному или муниципальному имуществу, окружающей среде, безопасности государства, с наличием чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
Мой комментарий: Как показывает опыт, прямое законодательное регулирование вопроса о порядке истребования документов создает более четкие правовые рамки. Насколько хорошо это получится, покажет правоприменительная практика.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=213707

среда, 29 марта 2017 г.

ИСО: Опубликован новый технический отчет по оцифровке культурно-исторических материалов


Сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового Технического отчета ISO/TR 19263-1:2017 «Фотография – Системы архивации – Часть 1: Наилучшая практика захвата электронных образов культурно-исторических материалов» (Photography - Archiving systems - Part 1: Best practices for digital image capture of cultural heritage material), см. https://www.iso.org/standard/64220.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:19263:-1:ed-1:v1:en .

В документе описывается, как выполнять анализ качества устройств и систем создания графических образов (таких, как планшетные и планетарные сканеры, цифровые фотокамеры), используемых для оцифровки непрозрачных двумерных оригиналов.

В число оцифровываемых оригиналов, в частности, входят книги, текстовые документы, рисунки, чертежи, гравюры, фотографии и картины. Для оцифровки определенных типов двумерных материалов со сложной геометрией поверхности и/или имеющих сильно отражающие свет элементы, требуется применение специальных технологий освещения, которые могут выходить за рамки данного документа.

Во введении отмечается следующее:
Современные программы оцифровки должны удовлетворять потребности взаимосвязанного динамического сообщества пользователей. Электронные графические образы могут повторно использоваться в различных целях в многочисленных различных системах и поэтому должны быть четкими, технически устойчивыми и не зависеть от вида носителя. Электронный образ оригинала должен удовлетворять множеству целей, включая доступ, архивацию, проведение исследований, обеспечение сохранности, образование и обучение, маркетинг, использование в социальных сетях, воспроизведение и распространение как в печатном виде, так и в Интернете.

Технический отчет предназначен для таких организаций, как учреждения, занимающиеся сохранением культурно-исторического наследия. Он определяет метод анализа устройств и систем создания графических образов и управления ими (imaging systems), для которых важно контролировать степень точности и обеспечивать поддержание во времени качества оцифровки. Имеется три основных направления применения ISO/TR 19263-1:
  • Оценка характеристик систем создания графических образов (бенчмаркинг). В этом случае документ используется при разработке и выборе систем;

  • Оптимизация характеристик систем создания графических образов - применение для оптимизации системы для выполнения конкретной задачи;

  • Мониторинг качества работы системы создания графических образов - применение для контроля стабильности во времени качества системы и её соответствия спецификациям.
Цель данного документа - дать практические рекомендации по оцифровке  двумерных оригинальных материалов, относящихся к культурному наследию. Сюда входят рекомендации по проведению анализа качества графических образов, роль технических целевых показателей, и рекомендации по настройке / оптимизации параметров систем создания графических образов. Кроме того, в этом документе показано, как можно его использовать для отбора подходящих систем, и как обеспечить и поддерживать качество графических образов в рабочих процессах оцифровки.
Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/64220.htmlhttps://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:19263:-1:ed-1:v1:en

Уточнен порядок проведения прокурорских проверок


Федеральный закон от 07.03.2017 № 27-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации» уточнил порядок проведения прокурорских проверок соблюдения российского законодательства. Изменения внесены в статью 21 «Предмет надзора» федерального закона от 17 января 1992 года № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации».

В п.2. уточнено, что проверка проводится только в тех случаях, если сведения нельзя подтвердить или опровергнуть без ее проведения.

Статья дополнена 12 новыми пунктами, которые устанавливают порядок проведения проверок.

Решение о проведении проверки принимается прокурором или его заместителем и доводится до сведения руководителя или иного уполномоченного представителя проверяемого органа не позднее дня ее начала. В решении в обязательном порядке указываются цели, основания и предмет проверки (п.3).

Мой комментарий: При такой формулировке, прокуроры могут с утра начать проверку, а к вечеру известить о ней руководителя организации :)

В случае, если в ходе проверки получены сведения, указывающие на наличие в деятельности организации иных нарушений законов, требующих принятия мер, прокурор или его заместитель принимает мотивированное решение о расширении предмета проверки или проведении новой проверки. Принятое решение доводится до сведения руководителя или иного уполномоченного представителя проверяемого органа (организации) не позднее дня его принятия.

Срок проведения проверки не должен превышать 30 календарных дней со дня ее начала. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения дополнительных проверочных мероприятий, по решению прокурора или его заместителя срок проведения проверки может быть продлен (п.4), но  не более чем на 30 календарных дней. При необходимости решение о последующем продлении на срок, не превышающий 30 календарных дней, может быть принято только Генеральным прокурором РФ или уполномоченным им заместителем Генерального прокурора РФ.

Срок проведения проверки в отношении органа, осуществляющего свою деятельность на территориях нескольких субъектов РФ, устанавливается отдельно по каждому его филиалу, представительству, обособленному структурному подразделению, региональному отделению (п.5).

Проведение проверки по решению прокурора или его заместителя может быть неоднократно приостановлено (п.6):
  • При необходимости проведения сложных и/или длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз для получения дополнительной информации, которая может повлиять на выводы проверки, если срок их проведения выходит за пределы срока проведения проверки;

  • Если действия (бездействие) проверяемого органа (организации), препятствующие проведению проверки, приводят к невозможности завершения ее в пределах срока проведения;

  • В случае непредставления истребованных информации, документов и материалов или их копий в пределах установленных для их представления сроков, что приводит к невозможности завершения проверки в пределах срока ее проведения.
Общий срок приостановлений проведения проверки не может превышать шесть месяцев. В случае невозможности в течение данных шести месяцев завершить мероприятия либо получить необходимые информацию, документы и материалы или их копии срок приостановления проверки может быть продлен по решению Генерального прокурора РФ или уполномоченного им заместителя Генерального прокурора РФ, но не более чем на шесть месяцев (п.7). Проведение проверки возобновляется решением прокурора или его заместителя (п.8).

В срок проведения проверки не включается срок (п.9):
  • На который указанная проверка была приостановлена;

  • Между датой окончания сроков для представления необходимых информации, документов и материалов или их копий и датой их представления;

  • Установленный абзацем вторым пункта 2 статьи 6 настоящего федерального закона.
В случае приостановления проверки документы и материалы, изъятые у проверяемого органа (организации), ему возвращаются, за исключением случаев, если указанные документы и материалы необходимы (п.10):
  • Для решения вопроса об уголовном преследовании;

  • Для проведения исследований, испытаний, специальных экспертиз, результаты проведения которых могут повлиять на выводы проводимой проверки.
Руководитель или иной уполномоченный представитель проверяемой организации уведомляется о продлении (приостановлении, возобновлении) срока проведения проверки в течение двух дней со дня принятия решения (п.11).

Проведение повторной проверки в связи с теми же фактами, которым по итогам ранее проведенной проверки уже была дана правовая оценка, допускается в следующих исключительных случаях (п.12):
  • По новым или вновь открывшимся обстоятельствам;

  • По истечении установленного статьей 24 настоящего Федерального закона срока устранения нарушений закона, выявленных в ходе первоначальной прокурорской проверки.
К участию в проведении проверки могут привлекаться представители иных государственных органов в целях осуществления ими экспертно-аналитических функций (п.13).

Если в ходе проверки нарушений закона не выявлено, в десятидневный срок со дня ее завершения составляется акт по установленной Генеральным прокурором РФ форме, копия которого направляется руководителю или иному уполномоченному представителю проверяемого органа (п.14).

Действия (бездействие) и решения прокурора, связанные с проведением проверки, могут быть обжалованы в установленном законом порядке (п.15).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=213707

вторник, 28 марта 2017 г.

Мари-Анн Шабен (Франция): Не сделал ли себе стандарт ISO 15489 харакири?


Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin – на фото) была опубликована 13 марта 2017 года на блоге «Трансархивистика» (Transarchivistique).

Международный стандарт ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» - основополагающий и многообещающий для управления документами текст, впервые опубликованный в 2001 году (в то время я активно участвовала в обсуждении и подготовке французского перевода), больше не подает каких-либо признаков жизни.

Нет, стандарт не был официально отменен. Напротив, он был пересмотрен Международной организацией по стандартизации (ИСО), и в 2016 году была опубликована его новая редакция. Однако во Франции о нём практически больше не говорят. Недавно я в поисковых системах Google и Qwant сделала запрос "iso 15489 2016". Результатов было очень мало, и они в основном вели на сайт ИСО, и лишь некоторые – на сайт французского органа по стандартизации AFNOR. Я пошла на посвященную ISO 15489 страницу в Википедии: там ни словом не упоминалась новая редакция, одобренная ИСО в 2016 году ...

Мой комментарий: Я повторила этот запрос в Google – он выдает по счетчику 43700 результатов, а при пролистывании – чуть более 300 (хотя ясно, что это далеко не всё!). Это существенно меньше, чем по запросу о стандарте ISO 30300 (153 тыс. по счетчику), и чуть-чуть больше, чем можно получить по запросу об ISO 30301 (30 тыс.). Интересно, что при аналогичном запросе по французским сайтам (с добавлением site:fr) выдается примерно полторы сотни ссылок при пролистывании. Я согласна с тем, что сейчас об ISO 15489 говорят заметно меньше, чем раньше, но не уверена, что слова «очень мало» корректно отражают ситуацию.

То, что ссылки на первой странице ведут на сайт ИСО, это результат работы алгоритма сортировки поисковой системы Google, который именно так и задуман – «продвигать» организацию-владельца.

Что касается Википедии, то в англоязычной её версии ( https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_15489_Information_and_documentation_--_Records_management ) статья о стандарте несерьёзная – думаю, специалисты по управлению документами просто не тратят своё время на работу в этом ресурсе. Ненамного (очень ненамного) лучше статья во французской Википедии, см. https://fr.wikipedia.org/wiki/ISO_15489 .


Что же случилось? Почему этот стандарт управления информацией, сфокусированный на  процессе архивации документов (напомню, что данный термин во французской традиции охватывает как управление документами, так и их постоянное архивное хранение – Н.Х.), рискует кануть в реку забвения и безразличия как раз в то самое время, когда проблема плохой архивации или не-архивации стоит как никогда остро? Каковы причины этой немилости, что же вызвало такой упадок интереса? Я вижу три возможных объяснения.

Во-первых, перегибы в стандартизации

После публикации ISO 15489 в 2001 году – спустя пять лет после того, как австралийские специалисты по управлению документами предложили международному сообществу воспользоваться их опытом, - весь мир приветствовал актуальность текста, его качество, ясность и прагматичность. Для французской архивистики, основное внимание которой было сосредоточено (и такое положение во многом сохраняется до сих пор) на «промежуточных» и исторических архивах (в нашей терминологии – на этапах ведомственного и постоянного архивного хранения документов – Н.Х.), ISO 15489 представлял собой благотворную революцию, двумя ключевыми моментами которой были следующие:
  • Документы, которые влекут за собой ответственность, и, следовательно, чья недоступность с течением времени представляет собой риск, должны охватываться управлением со стороны организации с момента их создания;

  • Сами документы должны обладать качествами аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию, в то время как управляющие ими системы должны быть надежными, целостными, всеохватывающими и систематическими, соответствовать законодательно-нормативным требованиям.
После публикации данного стандарта, органы по стандартизации слишком быстро занялись подготовкой новых стандартов, не очень беспокоясь о распространении и внедрении уже существующих, как будто разработка стандартов является самоцелью, а внедрение основополагающих стандартов (ISO 15489 является именно таким документом) не является приоритетом! Я помню, как меня в 2001 году приглашали принять участие в  работе над «дочерними» по отношению к ISO 15489 стандартами, хотя в тот момент сам стандарт еще не был известен основной массе потенциальных пользователей; именно поэтому я отказалась от этого предложения.

В 2008 году, в момент публикации требований MoReq2 к системам управления электронными документами (европейского стандарта де-факто), ISO 15489 всё ещё был эталонным стандартом для проектов в области архивации, особенно для тех компаний, которые затем вошли в созданный во Франции «Клуб ответственных за политику и проекты архивации» (Club des Responsables de Politiques et Projets d’archivage, CR2PA, см. http://blog.cr2pa.fr/ ). С тех пор ассоциация CR2PA поставила перед собой цель, посредством публикаций и организуемых ею «круглых столов», продвигать основные концепции управления информацией организациях: вовлечение руководства, обеспечение управления связанными с рисками документами с момента их создания, всеобъемлющий и систематический характер архивации, - отсюда возник термин «документационное обеспечение управления» (archivage managérial, буквально «архивация в управленческих целях» - Н.Х.), который все это резюмирует. Распространение этих фундаментальных концепций являлось приоритетной задачей. Кроме того, члены CR2PA всегда осуждали «джунгли из стандартов». Слишком много стандартизации убивает стандартизацию.

Далее, терминологическая путаница

Французские переводы спецификаций MoReq и ICA-Req (ISO 16175) (имеются в виду требования к системам управления электронными документами – Н.Х.) были подготовлены в соответствии с французской версией ISO 15489, с изменениями и дополнениями, связанными с контекстом электронной архивации, и вся эта система была ясной и прогрессивной.

В 2011 году выпуск новой серии стандартов ISO 30300, посвященных менеджменту и аудиту систем управления архивными документами (management system for records  - система менеджмента документов) сопровождался во Франции (с участием французского органа по стандартизации AFNOR) фантазийным пересмотром принципов перевода, следствием чего стал выпуск непонятных пользователям текстов. Использование для перевода  английского термина «record» (документ – Н.Х.), означающего документ, который, в силу своего значения и/или содержания, откладывается (set apart) в специализированной системе управления и сохранения, обеспечивающей возможность его использования в будущем, термина «document d’activité» (букв. «документы, отражающие [деловую] деятельность», т.е. деловые документы – Н.Х.) непродуктивно, противоречит здравому смыслу и является аберрацией:
  • Противоречит здравому смыслу, поскольку суть слова record (а это регистрация в системе того, что достойно включения в архив) полностью искажена; это всё равно что говорить о лауреатах конкурса, используя слово «претендент» ... 70% хранящихся на серверах компаний материалов / данных не контролируется и не представляет интереса, в то же время всё это образуется в ходе деловой деятельности компании;

    Мой комментарий: Мари-Анн Шабен, с моей точки зрения, здесь придерживается устаревшей трактовки термина record, которая в англосаксонских странах, действительно, существовала где-то до конца 20-го века, но в настоящее время уже забыта. И уж на что у нас в России масса времени тратилась и тратится на бессмысленные терминологические споры, однако французы, мне кажется, нас в этом превзошли! :)

  • Аберрация, поскольку термин «document d’activité» возник из ниоткуда, никто его не использует в повседневной жизни (даже его авторы) и, вместо того, чтобы прояснять пользователям вопрос, он его затуманивает и дезориентирует тех, кто  ищет ясности и ориентиров;

  • Непродуктивен, поскольку разрушает естественную для французской аудитории связь между этими новыми текстами и материнским стандартом ISO 15489, и, таким образом, способствует неудовлетворенности организаций этим, в принципе, по-прежнему основательным стандартом.
Без сомнения, этот неудачный выбор терминологии ускорил вызывающий сожаление уход ISO 15489 в небытие. Стандарт мертв, да здравствует стандарт! Да, но какой? Теперь это уже не стандарт, основанный на опыте и знаниях, но норма, призванная удовлетворить большинство, подверженное воздействию вальса технологий и соответствующих действующих лиц.

Наконец, возникновение сетевого общества

Международные стандарты, как правило, пересматриваются через каждые пять лет. Стандарт ISO 15489 следовало пересмотреть в 2006 году. Наверное, можно было подождать и до 2010 года, по крайней мере с французской точки зрения, поскольку во Франции внедрение стандарта стало настоящей проблемой. Но, повторюсь, чисто академическое желание выпускать всё новые стандарты взяло верх над обязанностью сопровождать и поддерживать лучшие стандарты в своей области.

Время ушло, и пересмотренный текст появился слишком поздно, в 2016 году, как справедливо отметил ряд англосаксонских экспертов.

Следовало предвидеть глубокие и длительные последствия формирования сетевого, «соединенного» общества (société connectée) для основополагающих принципов управления документами, и интегрировать в проект пересмотра стандарта анализ
  • новых форм электронного обмена обязывающей стороны информацией и документами  (электронная почта, социальные сети ...),

  • новой среды создания подлежащей архивации информации,

  • технологической тенденции (уже отмеченной в спецификациях MoReq2010 и 3-м модуле требований ICA-Req) обеспечивать защиту и сохранность документов непосредственно в среде их создания, необходимости в централизации правил архивации, а не самих архивов;

  • ограничений с точки зрения интероперабельности, мощности поисковых систем и алгоритмов, которые полностью подрывают концепцию доступа к архивной информации; и даже

  • вопросы географического местоположения данных и защиты персональных данных.
Эти элементы в недостаточной степени были приняты во внимание в ходе недавнего пересмотра стандарта. Время ушло, и стандарт перестал соответствовать потребностям 21-го века, который он так хорошо открыл. Те, кто участвовал в формализации этих неизбежных изменений и включении их в официальную нормативную базу проектов архивации, не смогли это сделать своевременно и в полной мере.

По этой причине пользователи обратились к другим инициативам, более фрагментированным и разнородными. Особенно актуальной является работа в рамках проекта InterPARES ( https://interparestrust.org/ ), чей 4-й этап (2013-2018) посвящён «электронным документам и данным, доверенным Интернету» - иными словами,  обязывающим документам и данным,  архивация которых осуществляется в Интернете, - но, к сожалению, результаты проекта мало известны во Франции, и они доступны только на английском языке. Два подготовленных ассоциацией CR2PA курса бесплатного онлайн-обучения (MOOC, Massive Open Online Course – Массовые открытые онлайн-курсы, см. http://blog.cr2pa.fr/mooc/ ) «Хорошая архивация – ответ на электронно-цифровой беспорядок» (Bien archiver: la réponse au désordre numérique, о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/2015.html - Н.Х.) и «Электронная почта во всех её видах» (Le mail dans tous ses états) попытались адаптировать базовые положения ISO 15489 к «электронному цунами» и добились в этом определенного успеха.

Таким образом, ISO 15489, забытый и заброшенный, покинул поле боя; он затерялся в облаках или, может быть, разошёлся по швам ... Какова бы ни была причина его ухода, его больше нет с нами, и организациям приходится иметь дело с другими появляющимися стандартами, которые, в свою очередь, могут исчезнуть. Снова и снова к работе …

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Мой комментарий: Я не склонна совсем уж трагически смотреть на ситуацию, но согласна с Мари-Анн в главном – нескончаемая «штамповка» всё новых и новых стандартов, которые никто не читает и не использует, никому не нужна. ИСО производит всё больше второсортных документов, но даже по-настоящему качественные, хорошо переведенные и свободно (пусть и не совсем законно) доступные материалы так и остаются невостребованными… Жаль, что наша страна в последние годы утеряла хорошую традицию, выгодно отличавшую Россию от других стран – стандартов и нормативных документов разрабатывать немного, но зато использовать их повсеместно, начиная с процесса подготовки будущих специалистов. Остается надеяться, что суровые реалии электронной среды скоро заставят шевелиться даже самые консервативные и тяжёлые на подъём организации и учреждения.

Источник: блог Transarchivistique
http://transarchivistique.fr/la-norme-iso-15489-sest-elle-fait-hara-kiri/

Мой доклад на III Международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее и будущее»


23 марта 2017 года в РГГУ на III Международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее и будущее», посвященной памяти Татьяны Вячеславовны Кузнецовой, я выступила с докладом «Как нам сохранить современную историю России?»





Отмечу, что на это раз я попробовала посмотреть на проблему обеспечения сохранности электронных документов не с точки зрения интересов организаций, а с точки зрения интересов всей нашей страны и развития исторической науки. Я попыталась дать оценку текущей ситуации и возможных последствий пренебрежительного отношения к электронным документам для сохранения современного культурно-исторического наследия России.

Хочу еще раз поблагодарить всех сотрудников кафедры документоведения за возможность выступить с докладом, за традиционное радушие и гостеприимство, которым эта конференция всегда отличается, за возможность обсудить с коллегами острые вопросы, поспорить и высказать свои аргументы.

Источники: YouTube / Slideshare
https://www.youtube.com/watch?v=VUd96awqFhE
https://www.slideshare.net/sspchram/ss-73585763

понедельник, 27 марта 2017 г.

Австралия: «Управление документами в штате Виктория застряло в 1970-х годах»


Данная статья была опубликована 10 марта 2017 года на сайте издания «Специалист по управлению графическими образами и данными» (Image and Data Manager, IDM) – это специализированный журнал и веб-сайт, посвященные сотрудничеству и вопросам управления информацией в Австралии и Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Мой комментарий: Я опубликовала много постов о передовом опыте штата Виктория в управлении электронными документами и информацией, а также в сфере электронного архивного дела. Но, очевидно, там тоже есть свои проблемы :)

В 1973 году, когда был принят Закон штата Виктория о государственных документах (Public Records Act 1973), в моде были брюки-клеш, рубашки в хиппи-стиле с массивными воротниками и огромные бакенбарды. В тот момент на рабочем столе средней руки государственного служащего можно было обнаружить всего несколько не особенно привлекательных «периферийных устройств», таких, как лоток для входящих документов, авторучка, блокнот и пепельница. По итогам масштабного аудита управления управление документами в государственном секторе штата, проведенного Генеральным аудитором штата (Auditor-General), было установлено, что практика делопроизводства отстала от происшедших с тех пор огромных изменений в ландшафте управления информацией.

Как отмечается в отчете по результатам аудита, «Среда управления информацией в штате Виктория сильно фрагментирована и разъединена – существуют многочисленные наборы политик и стандартов, которые иногда могут противоречить друг другу».

«Эти недостатки, - особенно отсутствие общесистемного мониторинга исполнения законодательно-нормативных требований и устаревшее законодательство, - повышают риск утраты, недоступности, несанкционированного доступа, незаконного внесения изменений либо уничтожения ключевых государственных документов штата».

Некоторые из семян ИТ-революции были посеяны в том самом году, когда был принят устаревший к настоящему времени закон, которому «стукнуло» уже 44 года. В 1973 году Роберт Меткалф (Robert Metcalfe) создал сеть Ethernet, а Винт Серф (Vint Cerf) и Боб Кан (Bob Kahn) разработали компьютеры, поддерживающие маршрутизацию через шлюзы, позволяя вести обмен информацией между различными национальными сетями – первый опыт межсетевого взаимодействия.

«С момента принятия закона ландшафт управления информацией в штате Виктория сильно изменился. Современная деловая среда кардинально отличается», - отмечается в отчете.

«Также значительно увеличились объемы документов, создаваемых и хранимых органами исполнительной власти штата, а также третьими сторонами - поставщиками услуг. В то же время новые методы ведения деловой деятельности и достижения в области технологий повысили риски, связанные с целостностью, доступностью, безопасностью и обеспечением долговременной сохранности информации».

Помимо аудита деятельности Управления государственных документов штата (Public Record Office Victoria, PROV), в отчете Генерального аудитора также подробно рассмотрена практика управления документами двух ведомств: Департамента образования и обучения (Department of Education and Training, DET), численность персонала которого превышает 58 тысяч, и Департамента здравоохранения и социальных служб (Department of Health and Human Services, DHHS) с персоналом более 10 тысяч сотрудников.

Ни одно из этих двух ведомств не было признано полностью соответствующим законодательно-нормативным требованиям.

«Как следствие, ни одно из этих ведомств не знает с достаточной степенью точности, какими документами оно владеет и хранит, и не может быть уверено в том, что обеспечивается эффективное управление и поддержание их документов. Обнадеживает то, что оба ведомства признают существование этих проблем и начали их решать.»

«Люди, которые создают документы и управляют ими – а сегодня, в электронную эпоху, это все сотрудники государственного сектора, равно как и подрядчики, консультанты и волонтеры, - должны иметь достаточную подготовку по вопросам управления документами, позволяющую им применять на практике стандарты PROV. Однако ни одно из этих двух ведомств не предоставляет и не имеет доступа к образованию и профессиональной подготовке, которые отвечали бы потребностям тех, кто имеет дело с государственными документами».

«Оба ведомства несут ответственность за большое количество высокочувствительных конфиденциальных документов, не все из которых охвачены надлежащими мерами контроля. Основные недостатки, которые мы выявили в программах управления документами каждого из ведомств, во многом схожи:
  • У центрального подразделения, отвечающего за управление документами, либо отсутствуют достаточные полномочия, либо эти полномочия используются не в полной мере;

  • Подготовка персонала, подрядчиков и консультантов в плане их обязанностей в сфере управления документами является неадекватной;

  • Ведомства не обеспечивают или обеспечивают лишь в незначительной степени уверенность в том, что в случае использования услуг сторонних поставщиков, те на законных основаниях управляют документами, относящимися к услугам, которые они оказывают от имени правительства штата;

  • Мониторинг исполнения законодательно-нормативных требований отсутствует или недостаточен, а доведение отчетности до первых лиц не координируется через подразделение, отвечающее за управление документами, что ограничивает способность высшего руководства видеть слабые места и препятствует принятию им обоснованных решений по улучшению ситуации;

  • Имеет место несоблюдение положений спецификаций по захвату документов (Capture specification,  о них см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2014/07/blog-post_29.html и http://rusrim.blogspot.ru/2010/10/blog-post_24.html - Н.Х.), требующих от ведомств обеспечения и поддержания аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию документов – качеств, позволяющих доверять этим документам.»
Использование Департаментом здравоохранения системы управления документами TRIM

«Часть сотрудников DHHS использует систему управления электронными документами TRIM для управления некоторыми документами. У DHHS в системе TRIM хранится около 7 миллионов документов. Вне TRIM у департамента в сети устройств и «теневых» систем (хранилищ документов, являющихся дополнительными по отношению к системе управления электронными документами организации), хранится около 100 миллионов электронных документов, не считая документов в почтовых системах DHHS.»

Мой комментарий: Таким образом, корпоративная СЭД контролирует (если учесть электронную почту) не более 3-4% общего объёма электронных документов…

«DHHS не смогло определить, сколько электронных документов хранится в почтовых ящиках его сотрудников. Департамент смог лишь назвать количество электронных писем, отправленных и полученных в масштабах ведомства за последний год. Департамент не смог сказать, какая часть из этих 39,3 млн. сообщений электронной почты содержала документы.»

«Главной причиной того, что так много документов не захватывается, когда это уместно, в документную систему ведомства, может быть то, что система была развернута только на 2130 рабочих мест (т.е. охватывает 20% персонала).»

«Должностные инструкции DHHS и политика управления документами очень четко устанавливают, что все сотрудники несут ответственность за соблюдение ими лично требований Закона о государственных документах - и подразделение, отвечающее за управление документами в DHHS, способно обеспечить соответствующее закону управление теми документами, которые сотрудники вводят в TRIM.»

«Однако в тех случаях, когда, в нарушение положений спецификаций о захвате документов, сотрудники предпочитают управлять своими документами вне TRIM, ответственное за управление документами подразделение не имеет полномочий принуждать их к исполнению требований законодательства.»

«Центральное подразделение ведомства, отвечающее за управление документа, упорно работало над созданием системы, поддерживающей эффективное управление документами. Однако в условиях, когда так много документов находится вне системы TRIM, плоды этих усилий используются ведомством неэффективно. В результате DHHS не в полной мере получает потенциальную отдачу от своей системы управления документами и не обеспечивает полноценного управления своими рисками.»

«Мы установили, что приблизительно 16800 дел в TRIM помечены как «отсутствующие». К ним, в частности, относятся дела, касающиеся:
  • больниц, службы помощи инвалидам и паллиативной помощи (поддержки безнадежно больных людей – Н.Х.);

  • кадров;

  • правосудия для несовершеннолетних;

  • предоставления жилья и проблемы бездомности;

  • услуг по предохранению;

  • защиты детей.»
«Из 16800 дел, отмеченных как отсутствующие в TRIM, 622 – это дела по вопросам защиты детей (0,2% всех таких дел в корпоративной документной системе DHHS), причем некоторые числятся как отсутствующие с 2004-2005 годов.»

Известные неизвестные в Департаменте образования

«Департамент здравоохранения работает в условиях одной из наиболее зрелых сред управления документами. Благодаря этому он смог предоставить нам большой объем информации о состоянии его управления документами. Напротив, широкомасштабное несоблюдение стандартов PROV Департаментом образования (DET) означает, что ведомство очень мало знает о своих документальных фондах.»

«Для хранения документов ведомство в целом использует более 50 различных хранилищ, но служба управления документами не имеет ни контроля над ними, ни доступа к ним. Существует также большое, но точно неизвестное число складских ячеек, помещений, шкафов для хранения документов и прочих мест хранения, рассредоточенных по всему ведомству в недокументированных местах, которые потенциально содержат тысячи коробов с документами. Департамент не смог предоставлять информацию о недостающих делах или делах в процессе передачи, и он в основном не в курсе степени рисков, связанных с его управлением документами.»

«Как и DHHS, DET также не смог назвать ни количество документов, хранящихся в почтовых ящиках электронной почты, ни количество отправленных или полученных сообщений электронной почты, содержащих документы. Ведомство смогло лишь определить количество отправленных и полученных писем за последний шестимесячный период - приблизительно 196 миллионов.»

«В отличие от DHHS, DET смог сообщить количество файлов лишь в одной из восьми своих систем хранения на общих дисках - примерно 3,8 миллиона файлов. Поскольку нет какой-либо уверенности в единообразии этих систем, любая экстраполяция может быть лишь очень приблизительной. Как и в случае с DHHS, DET не мог сказать, какая часть этих файлов относится к документам ведомства».

В докладе упомянуты предыдущие обследования, проведенные в 1996 и 2008 годах, которые оба установили, что «законодательство штата Виктория по вопросам управления документами устарело и не соответствует своим целям».

«Управление государственных документов PROV добилось позитивных изменений со времени нашей аудиторской проверки 2008 года, преодолев последствия имевшего место в прошлом отсутствия поддержки со стороны Департамента премьер-министра и Кабинета (Department of Premier and Cabinet, DPC) инициатив по улучшению управления документами. В частности, публикация PROV улучшенных стандартов управления документами и инструментов для органов исполнительной власти укрепила способность учреждений государственного сектора эффективно управлять государственной информацией.»

«Тем не менее, необходимы дальнейшие реформы, поскольку по-прежнему сохраняются давние слабости системы государственного регулирования штата Виктория».

В июне 2016 года правительство штата Виктория объявило о том, что оно проведет полный пересмотр Закона о государственных документах 1973 года. В докладе Генерального аудитора отмечается, что аналогичное обязательство, принятое в 2008 году, не пошло дальше подготовки «обзора возможных вариантов» (на момент завершения аудита в марте 2017 года, процесс пересмотра закона еще не начался).

Полный текст отчета доступен на странице по адресу http://www.audit.vic.gov.au/reports_and_publications/latest_reports/2016-17/20170308-public-sector-records.aspx (прямая ссылка на PDF-файл: http://www.audit.vic.gov.au/publications/20170308-Public-Sector-Records/20170308-Public-Sector-Records.pdf ).

Генеральный аудитор штата Виктория установил, что «В плане надзора над управлением государственными документами, штат Виктория значительно отстает от других юрисдикций, особенно тех, которые внедрили использование аудитов или оценок для обеспечения того, чтобы органы исполнительной власти применяли более эффективные методы управления документами». Текущее наказание за неавторизованное уничтожение документов в Виктории составляет пять штрафных единиц (приблизительно 777.3 австралийских доллара – чуть менее 35 тысяч рублей – Н.Х.). Для сравнения, максимальные штрафы за правонарушения в области управления документами в других юрисдикциях варьируются в диапазоне от 3600 долларов на уровне Содружества (т.е. Австралии в целом – Н.Х.) до $ 30,800 в Северной территории (Northern Territory, NT). Наказания за такого рода правонарушения в Северной Территории и Южной Австралии также могут включать тюремные сроки до одного и двух лет соответственно.

Источник: сайт издания «Image and Data Manager» (IDM)
http://idm.net.au/article/0011423-victorian-records-management-stuck-70s

Конференция РГГУ: Прошлое и будущее, надежды и разочарования


23-24 марта 2017 года в РГГУ прошла очередная (третья по счету), проводимая раз в два года конференция «Управление документацией: Прошлое, настоящее и будущее», посвященная светлой памяти Татьяны Вячеславовны Кузнецовой.

О предыдущих конференциях см. мои посты здесь http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_7965.html и здесь http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/blog-post_43.html .

Я смогла принять участие только в работе первого дня, о чём жалею, поскольку в предыдущие годы на секциях второго дня можно было увидеть, какие темы и на каком уровне изучают студенты и аспиранты РГГУ.

Конференция начинается. В президиуме Т.А.Быкова, Г.Н.Ланской, Н.Н.Куняев и А.Б.Безбородов

Конференция, на мой взгляд, стала отражением положения дел в отрасли в целом – прошлого было больше, чем будущего, но были и яркие доклады, которые позволяют сохранять надежду. Замечу, что даже на утреннем заседании более половины аудитории составляли заслуженные ветераны отрасли, а вечером их уже было, наверное, три четверти…

Может быть, несколько неожиданно самым ярким докладом утренней части стало, на мой взгляд, выступление М.В.Ларина (на фото слева) «О разработке современной государственной политики управления документацией». Теперь, когда уже не нужно «выдерживать партийную линию», Михаил Васильевич достаточно откровенно оценил положение дел в отрасли, при этом предложив несколько конструктивных идей.

Я ждала большего от выступления нового директора ВНИИДАД Н.Н.Куняева (на фото справа). Понимаю, что ему досталось сложное «хозяйство», в котором нужно ещё разбираться, но уже сейчас у него должна быть ясная стратегия дальнейшей деятельности института, нацеленная на решение «горящих» для всей страны вопросов, включая также понимание того, каким образом привлечь во ВНИИДАД кадры и финансирование. Мы же услышали всё те же общие слова, которые в течение последних лет звучат из уст руководителей отрасли различного ранга, и где основной идеей, как и раньше, была наивная вера в то, что возвращение определенных полномочий бессильному и потерявшему авторитет и кадры ведомству само по себе способно сотворить чудеса…

Более того, в зале ощущалась определенная натянутость в отношениях нового руководителя ВНИИДАД и многих участников конференции. С моей точки зрения, была упущена неплохая возможность начать откровенный диалог с профессиональным сообществом и лично разъяснить свою позицию - ведь следующим представительным отраслевым мероприятием будет уже ноябрьская конференция ВНИИДАД.

Наверное, впервые средний уровень докладов специалистов более молодого поколения (т.е. допенсионного возраста :)), как мне показалось, был заметно выше, чем у моих ровесников и у уважаемых представителей ещё более старших поколений. Радует, что есть энтузиасты, которые, несмотря на все многочисленные препоны, все-таки пытаются перестроить систему обучения специалистов отрасли, стремятся завязать сотрудничество с мировым сообществом, не боятся говорить об электронных документах и связанных с ними проблемах. Со многим из сказанного ими я была готова поспорить – но здесь, по крайней мере, был достойный предмет для спора! :)

Выступает П.А.Кюнг

Если бы мне предложили выбрать лучший доклад дня, я бы назвала краткое, но эмоциональное и идейно-насыщенное выступление молодого заместителя директора по архивному делу РГАНТД Павла Алексеевича Кюнга «XXI век – революция в области документирования научно – технической деятельности», посвященное проблемам, связанным с современной научно-технической документацией (о существовании которой молящиеся на бумажную организационно-распорядительную документацию ортодоксы предпочитают вообще не вспоминать). Я считаю, что Президенту РФ и его аппарату нужно именно таких людей отыскивать и назначать на ключевые посты в отрасли, включая пост руководителя Росархива.

Радует, что РГГУ по-прежнему поддерживает тесные связи с польскими коллегами. Их доклады ненавязчиво напоминали участникам конференции, что во внешнем мире существует сильная архивно-документационная наука, где по многим вопросам, о которых любят поговорить наши учёные, если и не найдено окончательное решение, то, по крайней мере, сложился широкий международный консенсус.

Как обычно, главной ценностью конференции была возможность пообщаться с коллегами в кулуарах, осудить беспокоящие их проблемы и возможные пути их решения. Нет никаких сомнений в том, что подавляющее большинство участников конференции – это знающие, увлечённые, любящие своё дело люди. Но, повторюсь, в отрасли не хватает молодых и энергичных специалистов и руководителей. Приход молодёжи на руководящие посты – сегодня это уже вопрос выживания отрасли в её нынешнем виде.

Отдельного доброго слова заслуживает спонсор конференции – консалтинговая фирма «Термика», представивший ряд книг и учебников по делопроизводству, подготовленных в сотрудничестве с кафедрой документоведения РГГУ. Мне кажется, что отрасли сегодня очень не хватает такого взаимовыгодного сотрудничества между коммерческими организациями, работающими в этой сфере, и научным сообществом (которое было ведь лет 10 назад!), направленного на решение наиболее острых проблем.

воскресенье, 26 марта 2017 г.

Арбитражная практика: Успешно оспорен отказ Фонда соцстрахования в выплате пособий из-за неточностей в кадровых документах


В нашей стране при возникновении финансовых споров стороны сразу же начинают внимательно изучать документы противоположенной стороны на предмет правильности их оформления. На этот раз таким «блюстителем» чистоты кадрового делопроизводства в ООО «МЯСОКУРОФФ» выступил Фонд социального страхования, который, ссылаясь на неточности в кадровой документации, пытался доказать, что выплаты работнице общества в связи с материнством незаконны - при том, что все взносы за работницу в Фонд были уплачены.

Арбитражный суд Свердловской области рассмотрел дело №А60-3471/2016 в июле 2016 года.

Суть спора

Свердловским региональным отделением Фонда социального страхования (филиал №17) в августе-сентябре 2015 года была проведена камеральная проверка общества, по результатам которой было вынесено решение о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Считая это решение незаконным и необоснованным, общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда Свердловской области

Суд отметил, что основанием для вынесения оспариваемого решения послужил вывод органа социального страхования о том, что обоснованность права на получение компенсационной выплаты по социальному страхованию документально не была подтверждена.

Спорная сумма, в зачете которой отказано, была выплачена обществом работнице в связи с отпуском по беременности и родам. В 2012 году работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы, в связи с чем расчет среднедневного заработка был произведен за период с 1 января 2013 года по 1 января 2014 года.

До трудоустройства юристом в ООО «МЯСОКУРОФФ» (9 января 2013 года) работница, согласно данным трудовой книжки, работала в ООО «Юридическая группа «Мегаполис» (директором которого была гражданка, являющаяся в настоящее время конкурсным управляющим общества). Фонд социального страхования РФ на этом основании сделал вывод о том, что это  свидетельствует о создании искусственной ситуации для получения средств из фонда.

Мой комментарий: Вывод Фонда откровенно «притянут за уши». У нас значительная часть руководителей при переходе на работу в другие организации предпочитают приводить свою «команду», а уж тем более юристов, которым они доверяют и с которыми уже сработались.

Суд отметил, что в ходе судебного разбирательства обществом были представлены документы, опровергающие выводы Фонда. Так согласно штатному расписанию у общества числилось 2 работника (бухгалтер и юрист), согласно же форме ФСС-4 в обществе в 3 и 4 квартале 2013 года работали 17 и 8 человек. Однако Фондом не было учтено, что фактически названные штатные единицы в течение этих  были уволены в связи с банкротством предприятия. В ПФР обществом были сданы сведения за 2-х человек; соответствующие взносы перечислялись, в т.ч. и на работницу.

Фондом также был представлен расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ за 4 кв. 2013 г., согласно которому сумма выплат в пользу работницы за 1, 2, 3 месяц отчетного периода (4 кв. 2013 г.) составила 20 тысяч рублей.

Суд отметил, что, с учетом количества работников, оснований считать, что заработная плата работницы не могла составлять 20 тысяч рублей, не имеется. Из материалов дела видно, что в 2013 году она неоднократно осуществляла представительство в судах от имени ООО «МЯСОКУРОФФ»; доказательств того, что представительство осуществлялось не в рамках трудовых отношений – не имеется.

В суд также были представлены справки из уполномоченного органа соцзащиты и с места работы супруга работницы о том, что выплат, пособий при рождении ребенка он не получал. Из представленных документов следует, что работница фактически осуществляла трудовую деятельность в ООО «МЯСОКУРОФФ». Суд также отметил, что специфика деятельности и оформления документов (в том числе неверное заполнение рабочих табелей, расхождения в количестве работников по штатному расписанию и в ведомостях ФСС-4) связана с тем, что общество находится в стадии банкротства.

Выплата пособия по беременности и родам, а также единовременного пособия при постановке на учет в ранние сроки беременности обществом была произведена лишь в 2015 году в связи с тем, что финансовое состояние должника не позволяло уплачивать необходимые налоги и сборы; общество в июле 2013 года на основании решения Арбитражного суда Свердловской области было признано несостоятельным.

Выплата единовременного пособия при рождении ребенка, пособия в связи с постановкой на учет в ранний срок и декретных по больничному листу в размере более 77,7 тысяч рублей была произведена в январе 2015 года.

Суд сделал вывод о том, что в данном случае, не имеется безусловных и достаточных доказательств создания обществом искусственной ситуации для получения компенсационных выплат; страхователем реально были понесены затраты на выплату работнику пособий.

Арбитражный суд удовлетворил заявленные требования общества и признал недействительным решение Свердловского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации несоответствующим действующему законодательству и обязал устранить допущенные нарушения прав и законных интересов общества.

Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в октябре 2016 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Свердловской области, а апелляционную жалобу – без удовлетворения.

Арбитражный суд Уральского округа в феврале 2017 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Свердловской области и постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу ГУ Свердловское региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации – без удовлетворения.

Мой комментарий: Интересно получается: везде и всюду нам говорят и разъясняют, что главное - заплатить взносы в фонды и спать спокойно, поскольку только данные о заплаченных взносах дают право на социальное и пенсионное обеспечение. Но вот когда возникает необходимость платить гражданам, бюрократы вспоминают про кадровую документацию организаций!

Не исключаю, что в данном случае при оформлении работницы на работу все было оформлено таким образом, чтобы она смогла в максимальном размере получить пособия по материнству, - но сделано это было в строгом соответствии с действующим законодательством. Если же Фонду не нравится законодательство и существующие в нём лазейки, ему никто не запрещает проявить инициативу по его совершенствованию.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации «Электронное правосудие по экономическим спорам»
http://www.arbitr.ru/

суббота, 25 марта 2017 г.

На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение очередного стандарта системы менеджмента взаимоотношений при совместном ведении деловой деятельности


С 10 марта 2017 года на сайте Британского института стандартов (BSI) выложен для публичного обсуждения проект британского стандарта BS 11000-2 «Системы менеджмента взаимоотношений при совместном ведении деловой деятельности – Часть 2: Руководство по внедрению BS ISO 44001» (Collaborative business relationship management systems – Part 2: Guide to implementing BS ISO 44001), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/59707. Текст документа доступен при условии бесплатной регистрации на сайте. Обсуждение на сайте продлится до 15 мая 2017 года.

Напомню, что международный стандарт ISO 44001:2017 «Системы менеджмента взаимоотношений при совместном ведении деловой деятельности – Требования и концепция» (Collaborative business relationship management systems – Requirements and framework, см. https://www.iso.org/standard/72798.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:44001:ed-1:v1:en ) создан как раз на основе британского стандарта BS 11000,  который он теперь заменил и в Великобритании.


Как отмечается во введении, задачей данного британского стандарта является предоставление рекомендаций, способствующих эффективному внедрению стандарта BS ISO 44001 в целях создания и совершенствования систем менеджмента взаимоотношений при совместном ведении деловой деятельности (collaborative business relationship management systems, CBRMS) в организациях всех размеров.

О возможности получения существенной деловой пользы и отдачи от совместной работы говорится в стандарте BS ISO 44001. Новый документ был разработан на основе межотраслевой передовой практики, в том числе с учетом опыта организаций, первыми внедривших ISO 44001, с тем, чтобы помочь организациям понять важность каждого элемента BS ISO 44001,  и с подходами, которые следует использовать для практического внедрения.

Структура стандарта следующая (она по сути дела совпадает со структурой ISO 44001):
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Условия деятельности (контекст) организации
5. Лидерство
6. Планирование
7. Поддержка
8. Оперативное использование
9. Оценка эффективности
10. Совершенствование
Библиография
Источник: сайт Британского института стандартов
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/59707

Арбитражная практика: Персональные данные в договорах и права акционеров


Арбитражный суд Нижегородской области рассмотрел в марте 2016 года дело № А43-1536/2016, в котором решался вопрос о том, имеет ли акционерное общество право раскрывать своим акционерам без его согласия персональные данные генерального директора, содержащиеся в его трудовом договоре, или же нет.

Суть спора

Общество ООО «Унисон Менеджмент», акционер общества ПАО ПКО «Теплообменник», направило в мае 2015 года в адрес ПАО требование о предоставлении копий документов, касающихся его деятельности, в том числе копии действующего трудового договора, заключенного с его генеральным директором.

Запрошенные копии акционер просил направить по своему почтовому адресу. В ответ на запрос ПАО сообщило о необходимости предоставления расписки, подтверждающей предупреждение акционера о конфиденциальности получаемой информации и обязанности ее сохранять, поскольку часть запрошенных документов содержит сведения, составляющие коммерческую тайну.

В сентябре 2015 года акционер представил расписку о сохранении конфиденциальности. Общество  направило ему запрошенные копии документов, однако в представленном трудовом договоре генерального директора были скрыты паспортные данные, сведения о его доходах и место регистрации.

Акционер, посчитав, что обществом документы представлены не в полном объеме, обратился с жалобой в Волго-Вятское главное управление Банка России, которое выдало обществу предписание о предоставлении акционеру запрошенной информации в полном объеме.

Не согласившись с предписанием регулятора, общество обратилось в Арбитражный суд Нижегородской области. По его мнению, в отсутствии разрешения генерального директора на передачу своих персональных данных, общество не обязано предоставлять акционеру копию трудового договора, содержащего сведения о персональных данных, о доходах и месте регистрации руководителя.

Позиция Арбитражного суда Нижегородской области

Суд отметил, что статьями 89, 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, пунктами 656, 657 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), предусмотрено право акционера на получение по запросу копии трудового договора, заключенного с руководителем акционерного общества, а также обязанность акционерного общества предоставить в установленном порядке данный документ.

Мой комментарий: В Перечне установлены только сроки хранения, и никаких норм, касающихся порядка предоставления акционерам документов, там нет и быть не должно. Упомянутые выше пункты перечня устанавливают срок хранения для следующих документов:
  • 656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1);

  • 657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.
ПАО, в том числе, ссылалось пункт 20 «Дополнительных требований к порядку предоставления документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 федерального закона «Об акционерных обществах», и порядку предоставления копий таких документов» (Указание Банка России от 22.09.2014 № 3388-У).
Указание Банка России от 22.09.2014 N 3388-У "О дополнительных требованиях к порядку предоставления документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 Федерального закона "Об акционерных обществах", и порядку предоставления копий таких документов"

20. В случае если запрошенные правомочным лицом документы акционерного общества содержат персональные данные и отсутствует согласие субъекта персональных данных на их предоставление третьим лицам, акционерное общество обязано предоставить правомочному лицу запрошенные документы акционерного общества, скрыв в них соответствующие персональные данные за исключением фамилии, имени и отчества субъекта персональных данных.
По мнению суда, данное  положение к рассматриваемой ситуации применению не подлежит, как противоречащие федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ, имеющему большую юридическую силу.

Суд также отметил, что аналогичный подход изложен в пункте 15 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ», в котором было разъяснено, что в силу пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», не требуется согласия физических лиц, вступивших в правоотношения с обществом, на предоставление участнику хозяйственного общества документов, содержащих персональные данные таких физических лиц (фамилию, имя, отчество и место жительства физического лица, иную информацию, необходимую для обращения в суд в соответствии с требованиями процессуального законодательства, сведения о размере вознаграждения физического лица и т.д.), если эта информация необходима участнику для целей защиты своих прав и законных интересов, например оспаривания сделки, заключенной с этим лицом, либо обращения в суд с иском к члену совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличному исполнительному органу общества, временному единоличному исполнительному органу общества, члену коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и к управляющему о возмещении причиненных обществу убытков.

Мой комментарий: Как мне кажется, статья закона «О персональных данных», на которую ссылаются суды, немножко не том.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Статья 6. Условия обработки персональных данных

1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:

2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
Логика суда в данном случае, как мне кажется, строится на том, что акционерное общество обязано предоставлять по запросу акционеров достаточно большой перечень документов и информации, включающий, в том числе, и финансовые договоренности с генеральным директором. Фактически судами рассматривался вопрос о том, какой объем данных о руководителе организации можно предоставлять акционерам общества.  Согласитесь, что если акционер хочет проверить финансовую деятельность общества, то именно для этой цели паспортные данные, данные о месте жительства генерального директора не нужны.

Суд же сделал вывод о том, что исключение из предоставленной акционеру копии заключенного с генеральным директором трудового договора информации о размере его заработной платы и месте жительства (регистрации) является неправомерным. Суд подчеркнул при этом, что ознакомление с данной информацией может быть обусловлено необходимостью реализации права акционера на оспаривание такого договора, а также необходимостью обращения в суд с иском к нему в порядке корпоративного спора. По мнению суда, это в значительной мере влияет на права акционера, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Суд отказал ПАО ПКО «Теплообменник» в удовлетворении заявления

Первый арбитражный апелляционный суд в июне 2016 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Нижегородской области.

Арбитражный суд Волго-Вятского округа в сентябре 2016 года оставил без изменения решение Арбитражного суда Нижегородской области и постановление Первого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу публичного акционерного общества Производственно-конструкторское объединение «Теплообменник» – без удовлетворения.

Мой комментарий: Учитывая, что с июня 2017 году ужесточаются наказания за нарушения закона «О персональных данных», вопросы о том, когда и в каких объемах можно раскрывать персональные данные третьим лицам, не имея на это письменного согласия гражданина, становится все более актуальным.  Для всех заинтересованных сторон было бы полезно устранить все неоднозначности в этом вопросе (в том числе посредством уточнения положений законов и нормативных правовых актов), и обеспечить единообразие правоприменительной практики.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

пятница, 24 марта 2017 г.

Проект стандарта ИСО для подконтрольного физическому лицу хранилища документов о его здоровье


Как сообщил сайт британского Альянса электронного здравоохранения и медицинского ухода (Digital Health and Care Alliance, DHACA), профильный технической комитет TC 215 Международной организации по стандартизации (ИСО) по информатизации здравоохранения подготовил проект технического отчета ISO/DTR 20055 «Информатизация здравоохранения – Находящее в личном владении хранилище для приложений для управления личными медицинскими документами и для обмена информацией о здоровье» (Health informatics - Person-owned document repository for PHR applications and health information exchange, см. https://www.iso.org/standard/66913.html ).

Текст документа в настоящее время доступен по адресу http://dhaca.org.uk/wp-content/uploads/2017/03/N2245_ISO_DTR_20055_Patient_owned_health_doucment_repository_170124.pdf

Как поясняется во вводной части документа, речь идёт о хранилище информации, касающейся здоровья физического лица, которым данное лицо  владеет, управляет, имеет доступ и предоставляет другим лицам с использованием компьютерных технологий. Хранилище такого рода на практике может быть реализовано многими различными способами - например, на мобильном устройстве, на USB-накопителе, на персональном компьютере или же с использованием специализированного  приложения для управления личными медицинскими документами или облачных услуг.

Основная задача такого хранилище заключается в том, чтобы дать возможность физическому лицу собирать и распространять информацию о своем здоровье. В число потенциальных источников информации входят клиническая информацию от поставщиков медицинских услуг, результаты лабораторных анализов, данные о состоянии здоровья (например, показатели персональных сенсорных устройств), а также любые сведения о здоровье, введенные физическим лицом – владельцем хранилища. Собранная и сохраненная в хранилище информация может быть предоставлена владельцем хранилища другим сторонам.

Личное хранилище отличается от хранилищ медицинских документов, управляемых поставщиками медицинских услуг или же используемых в спонсируемых поставщиками системах обмена медицинскими данными (Health information exchange, HIE), которые в основном поддерживают сбор информации о состоянии здоровья пациента с целью её коллективного использования поставщиками медицинских услуг (пациент может иметь частичный доступ через портал). Хотя такие, ориентированные на потребности поставщиков системы во многих отношениях очень полезны, бывают ситуации, при которых они либо не работают, либо не могут быть использованы по таким причинам, как отсутствие финансирования, отсутствие мотивации для обмена информацией между поставщиками, законодательно-нормативные барьеры, а также недостаточная поддержка со стороны физических лиц и пациентов. В таких случаях концепция личного хранилища может оказаться эффективной альтернативой.

Определяющей характеристикой личных хранилищ, отличающей их от других типов хранилищ медицинских документов и информации, является полный контроль физического лица над всеми аспектами сохраняемой в хранилище информации о его здоровье, включая, в том числе, выбор технологии для реализации хранилища, то, когда и как собирается информация, какая информация сохраняется и кому она предоставляется.

Одной из самых больших проблем с личными хранилищами является надежность данных. В системах обмена медицинской информации предполагается, что обмен осуществляется между доверенными участниками (поставщиками медицинских услуг, государственными органами в сфере здравоохранения и т.д.), но тот факт, что каждый владелец личного хранилища имеет всю полноту контроля над тем, как оно используется, может негативно влиять на надежность данных из личных хранилищ. В этой связи существует большая потребность в средствах, гарантирующих надежность медицинских данных, поступающих из личных хранилищ, и одним из возможных решений этой проблемы может стать применение нарождающейся технологии «блокчейн».

Содержание документа следующее:
Введение
1. Область применения
2. Термины и определения
3. Обозначения и сокращения
4. Особенности технологий личных хранилищ информации о здоровье
5. Потенциальное использование личных хранилищ
6. Примеры из практики
Библиография
Источник: сайт ИСО / сайт Digital Health and Care Alliance (DHACA)
https://www.iso.org/standard/66913.html
http://dhaca.org.uk/wp-content/uploads/2017/03/N2245_ISO_DTR_20055_Patient_owned_health_doucment_repository_170124.pdf

Электронные выписки из ЕГРЮЛ


В письме Федеральной налоговой службы (ФНС) от 12 января 2017 года № ГД-4-14/276
«О возврате задолженности юридических лиц, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по денежным обязательствам перед Российской Федерацией с участием агентов Правительства РФ» была разъяснена её позиции по вопросу представления сведений и документов, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) агентам Правительства РФ, с участием которых Министерство финансов РФ осуществляет работу по возврату задолженности юридических лиц, субъектов РФ  и муниципальных образований по денежным обязательствам перед РФ.

ФНС отметила, что у организаций при исполнении обязанностей, предусмотренных договорами о выполнении функций агента Правительства РФ, в частности при осуществлении подготовки подлежащих направлению в Минфин России документов, возникает необходимость в получении сведений и документов, содержащихся в ЕГРЮЛ.

Сославшись на ряд законодательных норм, ФНС отметила, что предоставление содержащихся в ЕГРЮЛ сведений и документов о конкретном юридическом лице организациям в связи с выполнением ими обязанностей агентов Правительства РФ осуществляется бесплатно.

При этом ФНС уточнила, что, исходя из положений пункта 1 статьи 7 федерального закона от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», бесплатно предоставляются сведения только в форме электронного документа. За бумажные носители придется платить. Размер платы установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2014 года № 462.

На этом основании ФНС сделала вывод о том, что содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о конкретном юридическом лице предоставляются организациям в связи с выполнением ими функций агентов Правительства РФ бесплатно в форме электронного документа.

ФНС также сообщила, что на сайте ФНС России в сети Интернет ( www.nalog.ru ) размещен сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о конкретном юридическом лице/индивидуальном предпринимателе в форме электронного документа», который предоставляет возможность любому заинтересованному лицу получить сведения в виде выписки в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью налогового органа.

Выписка формируется в формате PDF, содержащем квалифицированную электронную подпись и ее визуализацию.

ФНС подчеркнула, что, исходя из положений пунктов 1 и 3 статьи 6 федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выписка из ЕГРЮЛ, сформированная в электронной форме и подписанная квалифицированной электронной подписью налогового органа, равнозначна выписке на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью должностного лица налогового органа и заверенной печатью.

Мой комментарий: Как мне кажется, ФНС немного лукавит в своем письме. Согласитесь, логично, что в связи с выполнением ими обязанностей агентов Правительства РФ, предоставление соответствующим организациям сведений и документов, содержащихся в ЕГРЮЛ, должно осуществляться бесплатно. Нормы же о плате за выписку на бумажных носителях относятся ко всем остальным гражданам и организациям, кому по тем или иным причинам она нужна.

Могу предположить, что агенты попытались получать бесплатно выписки и на бумажных носителях, что ФНС не понравилось.

Отмечу также, что поскольку письма не являются нормативно-правовыми актами, позицию налогового органа по данному вопросу можно оспорить, в том числе в суде.

Хочу отметить то, что, в отличие от Минкомсвязи, ФНС понимает, что юридическую силу электронному документу придает электронная подпись, а не дополнительная «примочка» в виде штампика, визуализирующего эту подпись (носящего чисто информационный характер, а в отсутствие самой подписи не более убедительного, чем штампик «Мамой клянусь!»).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=211781