вторник, 28 марта 2017 г.

Мари-Анн Шабен (Франция): Не сделал ли себе стандарт ISO 15489 харакири?


Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin – на фото) была опубликована 13 марта 2017 года на блоге «Трансархивистика» (Transarchivistique).

Международный стандарт ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» - основополагающий и многообещающий для управления документами текст, впервые опубликованный в 2001 году (в то время я активно участвовала в обсуждении и подготовке французского перевода), больше не подает каких-либо признаков жизни.

Нет, стандарт не был официально отменен. Напротив, он был пересмотрен Международной организацией по стандартизации (ИСО), и в 2016 году была опубликована его новая редакция. Однако во Франции о нём практически больше не говорят. Недавно я в поисковых системах Google и Qwant сделала запрос "iso 15489 2016". Результатов было очень мало, и они в основном вели на сайт ИСО, и лишь некоторые – на сайт французского органа по стандартизации AFNOR. Я пошла на посвященную ISO 15489 страницу в Википедии: там ни словом не упоминалась новая редакция, одобренная ИСО в 2016 году ...

Мой комментарий: Я повторила этот запрос в Google – он выдает по счетчику 43700 результатов, а при пролистывании – чуть более 300 (хотя ясно, что это далеко не всё!). Это существенно меньше, чем по запросу о стандарте ISO 30300 (153 тыс. по счетчику), и чуть-чуть больше, чем можно получить по запросу об ISO 30301 (30 тыс.). Интересно, что при аналогичном запросе по французским сайтам (с добавлением site:fr) выдается примерно полторы сотни ссылок при пролистывании. Я согласна с тем, что сейчас об ISO 15489 говорят заметно меньше, чем раньше, но не уверена, что слова «очень мало» корректно отражают ситуацию.

То, что ссылки на первой странице ведут на сайт ИСО, это результат работы алгоритма сортировки поисковой системы Google, который именно так и задуман – «продвигать» организацию-владельца.

Что касается Википедии, то в англоязычной её версии ( https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_15489_Information_and_documentation_--_Records_management ) статья о стандарте несерьёзная – думаю, специалисты по управлению документами просто не тратят своё время на работу в этом ресурсе. Ненамного (очень ненамного) лучше статья во французской Википедии, см. https://fr.wikipedia.org/wiki/ISO_15489 .


Что же случилось? Почему этот стандарт управления информацией, сфокусированный на  процессе архивации документов (напомню, что данный термин во французской традиции охватывает как управление документами, так и их постоянное архивное хранение – Н.Х.), рискует кануть в реку забвения и безразличия как раз в то самое время, когда проблема плохой архивации или не-архивации стоит как никогда остро? Каковы причины этой немилости, что же вызвало такой упадок интереса? Я вижу три возможных объяснения.

Во-первых, перегибы в стандартизации

После публикации ISO 15489 в 2001 году – спустя пять лет после того, как австралийские специалисты по управлению документами предложили международному сообществу воспользоваться их опытом, - весь мир приветствовал актуальность текста, его качество, ясность и прагматичность. Для французской архивистики, основное внимание которой было сосредоточено (и такое положение во многом сохраняется до сих пор) на «промежуточных» и исторических архивах (в нашей терминологии – на этапах ведомственного и постоянного архивного хранения документов – Н.Х.), ISO 15489 представлял собой благотворную революцию, двумя ключевыми моментами которой были следующие:
  • Документы, которые влекут за собой ответственность, и, следовательно, чья недоступность с течением времени представляет собой риск, должны охватываться управлением со стороны организации с момента их создания;

  • Сами документы должны обладать качествами аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию, в то время как управляющие ими системы должны быть надежными, целостными, всеохватывающими и систематическими, соответствовать законодательно-нормативным требованиям.
После публикации данного стандарта, органы по стандартизации слишком быстро занялись подготовкой новых стандартов, не очень беспокоясь о распространении и внедрении уже существующих, как будто разработка стандартов является самоцелью, а внедрение основополагающих стандартов (ISO 15489 является именно таким документом) не является приоритетом! Я помню, как меня в 2001 году приглашали принять участие в  работе над «дочерними» по отношению к ISO 15489 стандартами, хотя в тот момент сам стандарт еще не был известен основной массе потенциальных пользователей; именно поэтому я отказалась от этого предложения.

В 2008 году, в момент публикации требований MoReq2 к системам управления электронными документами (европейского стандарта де-факто), ISO 15489 всё ещё был эталонным стандартом для проектов в области архивации, особенно для тех компаний, которые затем вошли в созданный во Франции «Клуб ответственных за политику и проекты архивации» (Club des Responsables de Politiques et Projets d’archivage, CR2PA, см. http://blog.cr2pa.fr/ ). С тех пор ассоциация CR2PA поставила перед собой цель, посредством публикаций и организуемых ею «круглых столов», продвигать основные концепции управления информацией организациях: вовлечение руководства, обеспечение управления связанными с рисками документами с момента их создания, всеобъемлющий и систематический характер архивации, - отсюда возник термин «документационное обеспечение управления» (archivage managérial, буквально «архивация в управленческих целях» - Н.Х.), который все это резюмирует. Распространение этих фундаментальных концепций являлось приоритетной задачей. Кроме того, члены CR2PA всегда осуждали «джунгли из стандартов». Слишком много стандартизации убивает стандартизацию.

Далее, терминологическая путаница

Французские переводы спецификаций MoReq и ICA-Req (ISO 16175) (имеются в виду требования к системам управления электронными документами – Н.Х.) были подготовлены в соответствии с французской версией ISO 15489, с изменениями и дополнениями, связанными с контекстом электронной архивации, и вся эта система была ясной и прогрессивной.

В 2011 году выпуск новой серии стандартов ISO 30300, посвященных менеджменту и аудиту систем управления архивными документами (management system for records  - система менеджмента документов) сопровождался во Франции (с участием французского органа по стандартизации AFNOR) фантазийным пересмотром принципов перевода, следствием чего стал выпуск непонятных пользователям текстов. Использование для перевода  английского термина «record» (документ – Н.Х.), означающего документ, который, в силу своего значения и/или содержания, откладывается (set apart) в специализированной системе управления и сохранения, обеспечивающей возможность его использования в будущем, термина «document d’activité» (букв. «документы, отражающие [деловую] деятельность», т.е. деловые документы – Н.Х.) непродуктивно, противоречит здравому смыслу и является аберрацией:
  • Противоречит здравому смыслу, поскольку суть слова record (а это регистрация в системе того, что достойно включения в архив) полностью искажена; это всё равно что говорить о лауреатах конкурса, используя слово «претендент» ... 70% хранящихся на серверах компаний материалов / данных не контролируется и не представляет интереса, в то же время всё это образуется в ходе деловой деятельности компании;

    Мой комментарий: Мари-Анн Шабен, с моей точки зрения, здесь придерживается устаревшей трактовки термина record, которая в англосаксонских странах, действительно, существовала где-то до конца 20-го века, но в настоящее время уже забыта. И уж на что у нас в России масса времени тратилась и тратится на бессмысленные терминологические споры, однако французы, мне кажется, нас в этом превзошли! :)

  • Аберрация, поскольку термин «document d’activité» возник из ниоткуда, никто его не использует в повседневной жизни (даже его авторы) и, вместо того, чтобы прояснять пользователям вопрос, он его затуманивает и дезориентирует тех, кто  ищет ясности и ориентиров;

  • Непродуктивен, поскольку разрушает естественную для французской аудитории связь между этими новыми текстами и материнским стандартом ISO 15489, и, таким образом, способствует неудовлетворенности организаций этим, в принципе, по-прежнему основательным стандартом.
Без сомнения, этот неудачный выбор терминологии ускорил вызывающий сожаление уход ISO 15489 в небытие. Стандарт мертв, да здравствует стандарт! Да, но какой? Теперь это уже не стандарт, основанный на опыте и знаниях, но норма, призванная удовлетворить большинство, подверженное воздействию вальса технологий и соответствующих действующих лиц.

Наконец, возникновение сетевого общества

Международные стандарты, как правило, пересматриваются через каждые пять лет. Стандарт ISO 15489 следовало пересмотреть в 2006 году. Наверное, можно было подождать и до 2010 года, по крайней мере с французской точки зрения, поскольку во Франции внедрение стандарта стало настоящей проблемой. Но, повторюсь, чисто академическое желание выпускать всё новые стандарты взяло верх над обязанностью сопровождать и поддерживать лучшие стандарты в своей области.

Время ушло, и пересмотренный текст появился слишком поздно, в 2016 году, как справедливо отметил ряд англосаксонских экспертов.

Следовало предвидеть глубокие и длительные последствия формирования сетевого, «соединенного» общества (société connectée) для основополагающих принципов управления документами, и интегрировать в проект пересмотра стандарта анализ
  • новых форм электронного обмена обязывающей стороны информацией и документами  (электронная почта, социальные сети ...),

  • новой среды создания подлежащей архивации информации,

  • технологической тенденции (уже отмеченной в спецификациях MoReq2010 и 3-м модуле требований ICA-Req) обеспечивать защиту и сохранность документов непосредственно в среде их создания, необходимости в централизации правил архивации, а не самих архивов;

  • ограничений с точки зрения интероперабельности, мощности поисковых систем и алгоритмов, которые полностью подрывают концепцию доступа к архивной информации; и даже

  • вопросы географического местоположения данных и защиты персональных данных.
Эти элементы в недостаточной степени были приняты во внимание в ходе недавнего пересмотра стандарта. Время ушло, и стандарт перестал соответствовать потребностям 21-го века, который он так хорошо открыл. Те, кто участвовал в формализации этих неизбежных изменений и включении их в официальную нормативную базу проектов архивации, не смогли это сделать своевременно и в полной мере.

По этой причине пользователи обратились к другим инициативам, более фрагментированным и разнородными. Особенно актуальной является работа в рамках проекта InterPARES ( https://interparestrust.org/ ), чей 4-й этап (2013-2018) посвящён «электронным документам и данным, доверенным Интернету» - иными словами,  обязывающим документам и данным,  архивация которых осуществляется в Интернете, - но, к сожалению, результаты проекта мало известны во Франции, и они доступны только на английском языке. Два подготовленных ассоциацией CR2PA курса бесплатного онлайн-обучения (MOOC, Massive Open Online Course – Массовые открытые онлайн-курсы, см. http://blog.cr2pa.fr/mooc/ ) «Хорошая архивация – ответ на электронно-цифровой беспорядок» (Bien archiver: la réponse au désordre numérique, о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/2015.html - Н.Х.) и «Электронная почта во всех её видах» (Le mail dans tous ses états) попытались адаптировать базовые положения ISO 15489 к «электронному цунами» и добились в этом определенного успеха.

Таким образом, ISO 15489, забытый и заброшенный, покинул поле боя; он затерялся в облаках или, может быть, разошёлся по швам ... Какова бы ни была причина его ухода, его больше нет с нами, и организациям приходится иметь дело с другими появляющимися стандартами, которые, в свою очередь, могут исчезнуть. Снова и снова к работе …

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Мой комментарий: Я не склонна совсем уж трагически смотреть на ситуацию, но согласна с Мари-Анн в главном – нескончаемая «штамповка» всё новых и новых стандартов, которые никто не читает и не использует, никому не нужна. ИСО производит всё больше второсортных документов, но даже по-настоящему качественные, хорошо переведенные и свободно (пусть и не совсем законно) доступные материалы так и остаются невостребованными… Жаль, что наша страна в последние годы утеряла хорошую традицию, выгодно отличавшую Россию от других стран – стандартов и нормативных документов разрабатывать немного, но зато использовать их повсеместно, начиная с процесса подготовки будущих специалистов. Остается надеяться, что суровые реалии электронной среды скоро заставят шевелиться даже самые консервативные и тяжёлые на подъём организации и учреждения.

Источник: блог Transarchivistique
http://transarchivistique.fr/la-norme-iso-15489-sest-elle-fait-hara-kiri/

Комментариев нет:

Отправить комментарий