четверг, 31 июля 2008 г.

Руководство для подготовки педагогов: его содержание и варианты использования при подготовке педагогов в области управления документами и архивного дела

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Кто бы мог подумать, что педагогам самим требуется обучение? На первый взгляд, это утверждение кажется несколько противоречивым, … но такова жизнь. В области архивного дела и управления документами, педагог-инструктор должен уметь передавать свои знания разнородной аудитории, в различных условиях, которые могут меняться от раза к разу.

Специалистам нашей профессии непросто найти формализованные методы приобретения навыков и знаний, необходимых для педагогической деятельности. «Профессиональных» инструкторов в нашей области мало, - большинство педагогов продолжает работать по своей основной профессии, а преподаёт лишь время от времени. И даже если они в своей области деятельности достигают блестящих результатов, нет уверенности в том, что они смогут эффективно передать свои знания, - поэтому и им всегда есть чему поучиться…

В этой связи секция Международного Совета Архивов по вопросам обучения в области архивного дела разработала учебное пособие по подготовке педагогов. Есть несколько вариантов использования этого пособия.
  • Проходящий обучение специалист, поставив себе точные цели, и концентрируясь на совершенствовании тех используемых им педагогических приемах, которые могут быть улучшены, может использовать руководство как обычный учебник, читая его от начала до конца.

  • Руководство также может быть использовано в качестве основы для разработки программы подготовки инструкторов. Пользователи в этом случае следуют данным в руководстве советам по оптимальной организации процесса обучения.
Я рекомендую каждому специалисту прочитать это руководство, выложенное на веб-сайте МСА (http://www.ica.org/en/node/30647 ) , - как только у него созреет желание передавать свои знания. В этом случае  он самого начала будет располагать адекватными средствами для оценки того, нужно ли ему улучшить свои педагогические навыки. Руководство поможет выявить возможные скрытые затраты, составить профиль слушателей,  позволит продумать различные методы изложения материала, вопросы использования вспомогательных учебных материалов, и, наконец, поможет провести оценку знаний и практических навыков слушателей.

Мари Вийман (Marie Villemin)

Авторы руководства Маргарет Крокет и Джанет Фостер

Библиографическая ссылка: Маргарет Крокет (Margaret Crockett) и Джанет Фостер (Janet Foster)  «Набор материалов для подготовки педагогов» (Training the Trainer Resource Pack),  Международный Совет Архивов, март 2008 года, 
http://www.ica.org/sites/default/files/SAE,%20Training%20the%20Trainer%20Pack%20Eng.pdf

Источник: сайт конгресса Международного Совета Архивов
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/utiliser-l-offre-de-ressources-en-mati-re-de-formation-des-formateurs-introduction

В Конгресс США внесен законопроект о сокращении практики неоправданного засекречивания информации

В конце июля члены палаты представителей Конгресса США – председатель комитета по контролю и административным реформам демократ Генри Ваксман (Henry Waxman) и республиканец Том Дэвис (Tom Davis) внесли законопроект H.R. 6575 «О сокращении практики неоправданного засекречивания информации» (Over-Classification Reduction Act).

Законопроект направлен на искоренение широко распространенной практики, как выразился Ваксман, «псевдозасекречивания», когда, например, используются грифы «конфиденциально, но несекретно» (sensitive but unclassified) и «только для служебного пользования» (for official use only). По уверениям Ваксмана, подобные грифы «могут быть использованы для предотвращения или задержки информационного обмена … или раскрытия этой информации для публики».

Законопроект H.R. 6575, в случает его принятия, «потребует от Архивиста США (руководителя архивной службы США – Ред.) разработать и принять нормативные акты, предотвращающие неоправданное засекречивание информации», а также обяжет руководителей контрольно-ревизионных служб государственных агентств проводить аудит случайных выборок секретной информации, с целью обеспечить правильное назначение грифов доступа.

Текст законопроекта доступен по адресу: http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/getdoc.cgi?dbname=110_cong_bills&docid=f:h6575ih.txt.pdf

Источник: ArchivesBlogs
http://archivesblogs.com/archives/6121900

среда, 30 июля 2008 г.

Международный Совет Архивов и программа ЮНЕСКО «Память мира»

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Состоявшая из трех частей сессия, проходившая в четверг 24 июля и включавшая доклады Мириам Нисбет (Miriam Nisbet), Рея Эдмондсона (Ray Edmondson) и Владислава Степняка (Władysław Stępniak), была посвящена программе ЮНЕСКО «Память мира» (Memory of the World, MoW). Вел сессию Джордж Маккензи (George MacKenzie). Программа «Память мира» - это беспрецедентная работа по выявлению, документированию, обеспечению сохранности и доступа к документальному наследию всего земного шара.

Мириам Нисбет, директор отдела ЮНЕСКО по вопросам информационного общества, начала свое выступления с описания, как она выразилась, некоторых «гаек и болтов» программы «Память мира». Г-жа Нисбет описала долгосрочные цели программы, которая направлена на сохранение и «повышения уровня информированности международной общественности о значимости документального наследия». Программа решает эти задачи через сеть комитетов на национальном, региональном и международном уровнях, которые оценивают предложения по включение различных объектов документального культурного наследия в реестры «Памяти мира».

Затем Рэй Эдмондсон поделился своим опытом работы  председателем регионального комитета по Азиатско-Тихоокеанскому региону (MOWCAP). Как отметил г-н Эдмондсон хотя программа имеет мировой масштаб, однако подавляющее большинство реестров «Памяти мира» составляются в Европе. Из всех региональных комитетов, MOWCAP представляет крупнейший  по площади регион, и предпринимает согласованные усилия для развития и пропаганды программы в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Эта работа является необходимым шагом на пути к тому, чтобы реестры «Памяти мира» представляли наследие всего мира.

После этого профессор Владислав Степняк, член Международного консультативного комитета программы, интересно и красноречиво проанализировал  эволюцию программы «Память мира» и ее взаимоотношения с МСА. Первоначально, пояснил профессор Степняк, архивисты и МСА строили программу как «крайне необходимый практический проект» в ответ на массовое уничтожение в Европе объектов культурного наследия в период после окончания «холодной войны. Вместе с тем, отсутствие четкой идейной концепции и пренебрежение архивной традицией  вызвали критику со стороны архивного сообщества и от МСА.

Сейчас, как отметил профессор Степняк, ситуация меняется, и можно считать, что в его нынешнем состоянии проект достиг зрелости. Расширение участия архивистов побудило МСА пересмотреть свою позицию в отношении программы. Кроме того, создание региональных комиссий, усилия, направленные на то, чтобы сделать программу по-настоящему глобальной, и её уникальность указывают на то, что, как предложил профессор Степняк, настало время «выйти за рамки критики, и оценить достоинства программы».

Энн Баст (Anne Bast)

Источник: сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/ica-and-unesco-memory-world-program

Конгресс МСА: Заседание секции для архивистов международных организаций

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Секция МСА для архивистов международных организаций в пятницу 25 июля провела в Куала-Лумпуре своё 34-е заседание. Многие доклады были посвящены вопросам управления, финансам и программе деятельности секции. Кроме того,  участники заседания с удовольствием выслушали ряд выступлений «людей со стороны», в том числе г-на Иана Уилсона (нового президента МСА) и Инеке Десерно (члена Программного комитета МСА). В выступлениях как г-на Уилсона, так и г-жи Десерно прозвучало предложение членам секции творчески осмыслить программу своей деятельности на будущее, с тем, чтобы она вписывалась в стратегические направления деятельности МСА в целом.

Иан Уилсон (Ian Wilson) и Инеке Десерно (Ineke Deserno)

Программа деятельности секции на 2008-2012 годы включает ряд пунктов:
  • Обновить и переработать Путеводитель по архивам международных организаций (Guide to the Archives of International Organizations). Был подготовлен новый веб-сайт для размещения новой версии Путеводителя, который в настоящее время выложен на сайте Архивов ЮНЕСКО (http://www.unesco.org/archives/sio/Eng/ ). В планы секции входит поиск других международных организаций, которые пожелали бы быть представленными в Путеводителе.

  • Разработать средства для эффективного внутреннего обмена информацией в рамках секции, в частности, путем обновления и развития сайта секции.

  • Расширить количество членов секции, в частности, за счёт привлечения представителей различных регионов вне Западной Европы и Северной Америки.

  • Сотрудничать с Секретариатом МСА в привлечении в секцию новых членов, и в более активном обсуждении темы международных организаций.

  • Отслеживать технологические достижения в области архивного дела и управления документацией в международных организациях.

  • Организовать во время ежегодных встреч семинары и практические занятия с целью повышения квалификации в таких ключевых областях, как современные технологии, архивация электронных документов и разработка стандартов.

  • Подготовить набор инструментальных средств для архивистов и специалистов по управлению документами международных организаций по наилучшей практике архивирования веб-сайтов. Этот инструментарий будет включать стандарты, процедуры и руководства, и будет учитывать результаты проведенного в 2008 году среди членов секции опроса по архивации веб-сайтов. По этой теме будет проведен семинар, и члены секции надеются, что подготовленный секцией инструментарий будет полезен для всех архивистов мира.

  • Стимулировать сотрудничество с исследователями в области международных отношений; а также обмен опытом, накопленным в рамках исторических проектов, осуществляемых в организациях-членах секции.

  • В Женеве будет проведено рабочее совещание по вопросам доступа. Идея этого совещания возникла в ходе дискуссий на встрече в Найроби в 2007 году, и его цель - выработка наилучшей практики и рекомендаций в отношении доступа к архивам международных организаций. Это не только поможет организовать доступ к материалам собственных сотрудников, но и может расширить возможности доступа для сторонних исследователей.

  • Сотрудничать на международном уровне для совершенствования деятельности по обеспечению сохранности архивных фондов, имеющих особое значение для международного сообщества (например, архивов, документирующих права людей), и по предоставлению к ним доступа.
Секция надеется претворить в жизнь намеченные планы под руководством вновь избранного (на период с 2008 по 2012 годы) совета секции. Дополнительную информацию о Секции для архивистов международных организаций можно найти по адресу: http://www.unesco.org/webworld/ica_sio/ .

Источник: сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/meeting-section-archivists-international-organizations

вторник, 29 июля 2008 г.

Австралия является лидером в разработке глобальных стандартов по управлению документами

Национальные Архивы Австралии в сотрудничестве с 11 странами ведут разработку глобального стандарта требований к программному обеспечению для управления документами

Многонациональная группа архивных учреждений, лидирующую роль в которой играют Австралия и Новая Зеландия, разработала стандарт требований к программному обеспечению для управления документами.  Национальные Архивы Австралии (National Archives of Australia, NAA) сотрудничали с этой целью с национальными архивными учреждениями 11стран.

Работа шла под эгидой Международного Совета Архивов. Во время международного конгресса МСА в Куала-Лумпуре (Малайзия), «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments) были официально представлены широкой публике.

По словам Генерального директора NAA Росса Гиббса (Ross Gibbs), завершение проекта является важной вехой для архивной отрасли. "В течение последнего десятилетия некоторые страны разработали собственные требования к программному обеспечению для управления электронными документами. Теперь же архивных учреждения мира пришли к согласию относительно единого набора стандартов".

Гиббс отметил, что внедрение этих стандартов обещает значительные выгоды для индустрии программного обеспечения, поскольку согласованный набор требований устраняет путаницу, вызванную различающимися стандартами.

"Национальные Архивы Австралии гордятся тем, что проект выполнялся под их руководством, в сотрудничестве с учреждениями-партнерами из Австралии и Новой Зеландии, - в частности, при участии Архивов Новой Зеландии и Архивов штата Квинсленд. Мы считаем особенно важным достижением подготовку руководства по  управлению документами в деловых системах, поскольку это, как нам кажется,  то направление, по которому пойдет развитие в будущем. Проекты стандартов вызвали значительный интерес со стороны поставщиков программного обеспечения, консультантов и архивистов во всем мире, и их замечания и предложения были учтены в окончательной редакции", - сказал он.

По мнению NAA, данная инициатива нацелена на  оказание помощи правительствам и другим организациям, с тем, чтобы они могли лучше управлять своими информационными ресурсами в эпоху стремительного развития информационных и коммуникационных технологий.

Источник: TechWorld
http://www.techworld.com.au/article/254634/australia_leads_development_global_record-keeping_standards

понедельник, 28 июля 2008 г.

Латвия: Электронная подпись должна стать обязательной, считают латвийские министры

Ряд латвийских министров выступает за идею сделать использование электронной подписи обязательным, с тем, чтобы набрать «критическую массу» и сделать её использование нормой.

Латвийский министр транспорта Айнарс Шлезерс (Ainars Šlesers), сфера ответственности которого также охватывает электронные средства связи и почтовую службу, недавно объявил о планах ввести несколько публичных услуг, которые будут доступны только для пользователей ЭЦП. Такие услуги могут быть предложены Государственной налоговой службой и Службой безопасности дорожного движения. «Если электронные подписи не сделать обязательными, никто не будет их использовать», заявил министр.

С ним соглашается министр по делам регионального развития и местного самоуправления Эдгарс Заланс (Edgars Zalān), говоря, что должна быть установлена дата, с которой применения электронной подписи станет обязательным. Премьер-министр Иварс Годманис (Ivars Godmanis) считает, что в первую очередь обязательное использование ЭЦП должны быть введено в государственных учреждениях, - например, в законодательном процессе, где сотрудничают несколько органов власти, министерств и ведомств.

Министр по вопросам «электронного правительства» Сигне Бялина (Signe Bāliņa) пояснил, что число выдаваемых по просьбе государственных органов смарт-карт, поддерживающих ЭЦП, растет, но ощущается определенное нежелание их использовать со стороны государственных служащих.

Данные свидетельствуют о том, что в настоящее время лишь немногие государственные органы предлагают услуги для владельцев электронных подписей. Так, например, Государственное агентство социального страхования готово принимать подписанные ЭЦП документы по электронной почте; Управление по делам гражданства и миграции принимает подписанные электронной подписью документы, и граждане могут использовать электронные подписи для доступа к своим данным, имеющимся в распоряжении Государственной налоговой службы. Государственный орган по контролю над закупками и Государственное агентство по электронным закупкам также принимают документы, подписанные электронной подписью.

Отчасти вялое внедрение электронной подписи можно объяснить её стоимостью. Для частных лиц, «пакет» по поддержке ЭЦП  стоит более 30 евро, без учета платы за проставление отметок времени. Для предприятий соответствующие издержки в два или три раза выше.

Источник:  ePractice.eu
http://www.epractice.eu/document/4936

Федеральные Архивы Швейцарии проведут семинар по обеспечению сохранности баз данных

На обучающем семинаре, который будет проведен 2-10 сентября 2008 года в рамках проекта PLANETS, будет представлены формат для долговременного хранения баз данных SIARD и соответствующее программное обеспечение

Большинство административных, научных, деловых и официальных документов хранятся в базах данных. Проблема сегодняшнего дня - обеспечить доступность этой информации в последующие годы, обеспечить передачу знаний, долгосрочное административное планирование и стабильность.

Отсутствие стандартизованного архивного формата для сохранения контента баз данных часто усложняло задачу обеспечения сохранности (архивирования) баз данных.

Федеральные Архивы Швейцарии (SFA) взялись за решение этой проблемы и разработали новый формат для долгосрочного сохранения - формат для программно-независимой архивации реляционных баз данных (Software-Independent Archiving of Relational Database), сокращенно SIARD. Новый формат рассчитан на сохранение наиболее широко распространенного типа документных систем - реляционных баз данных. Это открытый формат, основанный на международных стандартах SQL:1999 и XML. Использование этих стандартизованных кодов обеспечивает долгосрочное сохранение архивных баз данных в формат SIARD.

Первый прототип формата SIARD использовался Федеральными Архивами Швейцарии для архивации реляционных баз данных государственных ведомств. В рамках проекта ПЛАНЕТ этот прототип был значительно переработан и расширен. Последняя версия SIARD 2.0 была принята в качестве официального формата проекта PLANETS для архивации реляционных баз данных, и в настоящее время проходит тестирование в SFA.

Семинар-практикум

Участников семинара в подробностях познакомят с форматом SIARD и с соответствующими программными средствами для архивного хранения баз данных. Будут рассмотрены как теоретические основы, так и практические проблемы, возникающие  при архивном хранении реляционных баз данных. Во второй семинара у участников будет возможность самостоятельно опробовать инструментарий SIARD.

Федеральные Архивы Швейцарии с удовольствием поделятся накопленным за последний год опытом в области долговременного сохранения баз данных.

Источник: официальный сайт Швейцарской конфедерации
http://www.bar.admin.ch/aktuell/index.html?lang=de (на немецком языке)
http://www.bar.admin.ch/aktuell/index.html?lang=de&download=M3wBPgDB/8ull6Du36WenojQ1NTTjaXZnqWfVpzLhmfhnapmmc7Zi6rZnqCkkIN0hHZ8bKbXrZ6lhuDZz8mMps2gpKfo  (pdf-файл на английском языке)

Программа подготовки архивных описаний ICA AtoM – «Доступ к памяти» от Международного Совета Архивов

ICA AtoM – это программное приложение с веб-интерфейсом, предназначенное для создания архивных описаний в соответствии со стандартами  Международного Совета Архивов. Это программное обеспечение с открытым исходным кодом распространяется бесплатно. Программа многоязычная, способна поддерживать описания коллекций, располагающихся в нескольких хранилищах. Аббревиатура «AtoM» является сокращением от «Доступ к памяти» (Access to Memory).

Более подробную информацию функциональных возможностях программы можно найти в  руководстве пользователя, выложенном по адресу: http://ica-atom.org/docs . Недавно «летучие репортеры» (группа молодых журналистов, освещавших ход конгресса МСА – Н.Х..) получили возможность побеседовать с руководителем этого проекта Петером ван Гардереном (Peter van Garderen), и задать ему несколько вопросов по поводу жизнеспособности программного обеспечения с открытым кодом, примером которого является ICA AtoM.

Инеке: ICA AtoM  - бесплатно распространяемое ПО с открытым кодом, однако есть ли ещё какие-либо дополнительные расходы?

Петер ван Гардерен (на фото): Это открытое программное обеспечение можно бесплатно скачивать и использовать с веб-сайтов. Однако тем архивным учреждениям, которые захотят использовать ICA AtoM , возможно, понадобятся услуги технического специалиста, способного настроить продукт, поработать с кодом для реализации дополнительных функциональных возможностей и подключаемых модулей, провести миграцию данных из существующих систем, обеспечить техническую поддержку и поддержку пользователей, и т.д.

Организация может либо располагать собственными специалистами, имеющими  необходимые технические навыки, необходимые для работы с кодом,  - либо ей, возможно, придётся приобретать соответствующие услуги у внешних поставщиков или у консультационных групп.

Еще одна интересная модель, являющаяся неотъемлемой частью «стиля» открытого программного обеспечения, - это так называемая «подарочная модель». Например, другие организации, использующие  ICA AtoM, могут разработать специальный код, добавляющий необходимые им функциональные возможности, а затем передать его для включения в базовую версию ПО, чтобы все желающие могли использовать эти возможности. Это «труднопредсказуемый» метод, но он тем не менее обогащает и улучшает продукт с течением времени.

Архивное сообщество может подобным образом развивать продукт в соответствии со своими специфическими требованиями, а также может взять под свой контроль и ответственность функциональность системы. Я действительно считаю, что это путь, позволяющий международному сообществу выработать наилучшую практику в области архивного описания и архивных технологий. Чтобы такой подход был успешным, мы все должны внести свой вклад на благо архивного сообщества.

Инеке: Как будет осуществляться поддержка и развитие ICA AtoM  в течение ближайших лет?

Петер: Это очень хороший вопрос, и открытость и прозрачность в отношении планов на будущее очень важна. Завтра Руководящий комитет МСА (ICA Steering Committee) проведёт заседание по этому вопросу, и было бы замечательно, если бы один из «летучих репортеров» побывал на этом важном заседании. Говоря коротко,  структура управления проектом ICA AtoM  была разработана в Амстердаме в начале этого года, и сейчас она вводится в действие, с тем, чтобы обеспечить развитие проекта. Детали этой структуры еще предстоит уточнить, и МСА должен принять решение, желает ли он официально назначить людей для выполнения определенных ролей в структуре управления проектом, как это делается сейчас. Информацию о структуре управления проектом ICA AtoM   можно найти на сайте ICA AtoM  в разделе «About» (http://ica-atom.org/about.html#governance ).

*   *   *

В дополнение к этому  краткому интервью, «летучие репортеры» были приглашены понаблюдать за ходом заседания Руководящего комитета по вопросам, связанным с ICA AtoM , которое прошло в Куала-Лумпуре 24 июля. Основная цель совещания состояла в том, чтобы проинформировать Руководящий комитет о прогрессе проекта, достигнутом с момента последней встречи в Амстердаме в начале этого года. В период с мая по июнь основным достижением стало завершение бета-версии 1.0, которая сейчас доступна для скачивания по адресу http://ica-atom.org , а также  на  демо-дисках, которые были розданы участникам конгресса.

Свыше 30 архивных учреждений из различных уголков мира уже согласились протестировать бета-версию в течение ближайших месяцев, а ряд других организаций пообещали поддержать проект путем перевода ПО и руководства пользователя на французский, испанский, португальский, голландский, арабский, фарси, немецкий и греческий языки. В течение ближайших нескольких месяцев, бета-тестеры смогут получать консультации и техническую поддержку через онлайн-форум либо путем обращения к разработчикам через веб-сайт.

Есть много планов на будущее, в том числе выпуск версии 1.2, которая будет включать ряд новых функциональных возможностей. Хотя проект ещё очень молод, интерес к ICA AtoM  со стороны архивных учреждений стремительно растет. В то же время, планы по выделению ресурсов на  реализацию новых идей пока еще не определены. Во всяком случае, новый президент МСА г-н Иэн Уилсон (руководитель архивной и библиотечной служб Канады) с энтузиазмом поддерживает данный проект. Он хотел бы сохранить темпы развития проекта, учитывая, что финансирование , необходимое для разработки версии 1.2, понадобится скорее раньше, чем позже, - но этот вопрос будет обсуждаться в течение ближайших недель.

Инеке Десерно (Ineke Deserno) и Эйприл Миллер (April Miller)

Источник: сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/inside-scoop-ica-atom-access-memory


Программное обеспечение позволяет описывать, в соответствии с требованиями стандартов МСА, архивные учреждения, организации-создатели документов, фонды (вплоть до уровня отдельного документа, с возможностью прикрепления электронного образа), а также термины, используемые в системе классификации. В настоящее время интерфейс программы поддерживает пять языков (вводить данные можно на любом языке).

А вот что 27 июля 2008 года написал Петер ван Гардерен:

Пишу этот пост на борту самолета, несущего меня домой в Ванкувер после бурной и увлекательный неделе на конгрессе МСА в Куала-Лумпуре, где мы официально объявили о выходе версии 1.0 программного обеспечения ICA AtoM. Реакция была в подавляющем большинстве положительной. Очень много людей пришло на нашу презентацию, на семинары для пользователей и администраторов, и на заседание руководящего комитета. Меня попросили сделать краткий доклад о проекте для Исполнительного совета МСА, и я дал интервью «летучим репортерам», которые отлично поработали, охватывающая происходящие на конгрессе события. Вот ссылка на интервью: http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/inside-scoop-ica-atom-access-memory 

Мы распространили более 1300 копии демонстрационных CD-дисков. На них записана  специализированная версия Ubuntu Linux LiveCD, которая включает веб-сервер Apache, сервер баз данных MySQL, Mozilla Firefox и программное обеспечение ICA AtoM. Компакт-диски позволяют загрузить операционную систему Linux и набор приложений в память любого компьютера. Это облегчило нам демонстрационный показ нашего веб-приложения на «местном» компьютере.

Сейчас более 30 архивных учреждений по всему миру заявили о своем желании принять участие в официальной программе бета-тестирования, которая будет проходить в период с октября 2008 по март 2009 года. У нас также появились добровольцы, которые взялись перевести ПО ещё на пять языков. Мы сейчас ведем с несколькими организациями переговоры о проведении в них опытной эксплуатации ПО.  Кроме того, похоже, что мы нашли спонсоров ряда работ по развитию ядра системы, - что поможет нам превратить раннюю бета-версию в стабильный, готовый к выпуску продукт.

Если вы не смогли присутствовать на конгрессе МСА, то скачать и записать собственные копии демо-диска, или просто опробовать выложенную в Интернете действующую демо-версию ICA AtoM по адресу http://ica-atom.org/demo/ . Конечно, если у вас есть свой собственный веб-сервер или раздел веб-хостинга, Вы можете загрузить (http://ica-atom.org/download.html )  и установить свою собственную копию ICA AtoM.

Помните, однако, что это первая бета-версия. Он находится в процессе активной разработки и тестирования. Мы будем рады получить ваши отзывы через форум (http://groups.google.ca/group/ica-atom-users ) - сообщайте обо всех ошибок и помогите нам усовершенствовать программное обеспечение в соответствии с Вашими требованиями.

Источник:  Archivematica
http://archivemati.ca/2008/07/27/ica-atom-10-beta-launch-at-the-ica-congress/

В Чехии подготовлен проект закона, уравнивающий электронные и бумажные документы

Чешский проект закона об электронном правительстве делает электронные и бумажные документы, юридически эквивалентными. Министерство внутренних дел рассматривает данную реформу как прорыв, как в государственном управлении, так и в деятельности полиции, поскольку она приведет к упрощенному, более быстрому, дешевому и более эффективному функционированию государственной администрации.

Проект Закона «Об электронных операциях и об авторизованной  конверсии документов» ставит на один уровень электронные и бумажные документы. Министерство внутренних дел рассматривает эту реформу как не имеющую аналогов в чешской государственной администрации со времен царствования Марии-Терезии, монарха-реформатора Австро-Венгерской империи в 18 веке. Законопроект, в случае его принятия, упростит функционирование чешской государственной администрации, даст ей возможность работать быстрее, с меньшими затратами и эффективнее.

Законопроект предусматривает обязанность государственных органов общаться друг с другом в электронном виде, а именно, посредством обязательных «информационных ящиков». Закон разрешает авторизованную конверсию (преобразование) бумажных документов в электронный вид. Он также дает возможность физическим лицам открыть собственные «информационные ящики», и использовать содержащиеся в них документы в своих взаимоотношениях с государственными органами власти.

Кроме того, Сенат принял акт о чешской полиции и службе безопасности, который знаменует важное изменение в подходе. Полиции будут переданы определенные финансовые полномочия и обязанности, её должностная структура станет компактнее, и она будет выполнять некоторые функции, которые до сих пор не относились полицейской деятельности.

Эти две реформы являются крупным шагом вперед в деле упорядочения гражданской службы в стране, чья когда-то изощренная бюрократия была увековечена в произведениях Франца Кафки.

Источник:  ePractice.eu
http://www.epractice.eu/document/4935

суббота, 26 июля 2008 г.

Подготовка педагогов в области управления электронными документами

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

В своём выступлении Питер Хорсман (Peter Horsman) рассказал о разработке новой учебной методики под названием «Подготовка педагогов в области управления электронными документами» (Train the Trainers in Records Management, TTRM). Г-н Хорсман подчеркнул, что данная методология, которая основана на стратегиях решения проблем, может быть полезна вне зависимости от особенностей местных условий. В трёхуровневую модель TTRM входят:
  • Уровень 1 – Концепция обучения педагогов

  • Уровень 2 – Курс обучения педагогов

  • Уровень 3 – Курс обучения по вопросам управления документами
В число поддерживаемых концепцией видов деятельности входят создание среды обучения, разработки курса, чтение курса и анализ его эффективности.

Питер Хорсман отметил,  что данная методология будет содействовать накоплению знаний и опыта на местном уровне, и что также существует возможность создания профессиональной сети на базе данного проекта.

Сити Камалия Мадил (Siti Kamaliah Madil)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/train-trainers-records-management

Образование и практическая подготовка в области управления электронными документами и архивами: Новые проблемы и пути их решения

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Ларри Эйринг (Larry Eiring), председатель секции по вопросам  архивного образования и подготовки кадров (Section for Archival Education and Training, SAE), представил анализ проблем, встающих  в современном информационном обществе в области  управления электронными документами, и также в сфере образования и практической подготовки, которых требует эта область деятельности. Г-н Эйринг подчеркнул, что наибольшую проблему  представляет культурный разрыв между поколениями – эта проблема более серьёзная, чем технические вопросы (например, различные стандарты), или культурные проблемы, связанные с обеспечением  доступа к публичной электронной информации, её надежности и сохранности.

Для профессиональной подготовки и обучения старших поколений нужно использовать иные  подходы, чем те, что  применяются  при обучении их молодых коллег. Каждая возрастная группа сталкивается с собственными проблемами: старшие поколения труднее воспринимают новые технологии, и не так умело пользуются электронными средствами, - в то время, как  молодое поколение чересчур полагается на электронные системы и уделяет мало внимания надлежащему управлению электронной информацией. Соответственно, потребности в плане обучении также различаются (обучение на рабочем месте либо в онлайн-режиме; обучение по заранее спланированной программой либо «в своём темпе», и т.д.).

Для того, чтобы программа обучения или практической подготовки в области управления электронными документами была успешной, педагог должен хорошо понимать потребности его подопечных в плане содержания курса, а также метода преподавания. Нужные для этого навыки и знания трудно найти в одном человеке:  это и знание основ архивного дела и управления документами, и понимание информационно-коммуникационных технологий; способность объяснить сложные технические концепции понятным словами, опыт управлении физическими и электронными коллекциями, знание методики преподавания, и т.д. .

Чтобы решить эту проблему, предлагается интересный новый подход - создание педагогических групп («партнерств»), когда в одну «команду» подбираются педагоги,  чьи знания и навыки взаимно дополняют друг друга..

Сесиль Фабри (Cécile Fabris)


Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/electronic-records-and-archives-management-education-and-training-new-challenges-a

пятница, 25 июля 2008 г.

Национальный архив Голландии и его роль в управлении государственными электронными документами

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Г-н Рууд Яп (Ruud Yap) выступил с превосходной презентацией о текущей деятельности Национального архива Голландии, в котором основное внимание было уделено меняющейся роль не только архива, - в плане отношения к нему государственных ведомств, - но и изменению роли архивистов в рамках становящейся все более электронной среды.

Переходя от пассивной роли хранителями голландского документального наследия к более активной роли и к использованию методов "опережающего воздействия", Национальный архив одновременно стремится выполнять свои обязанности по обеспечению подотчетности и прозрачности, становясь "блюстителем порядка в государственном управлении". В плане "опережающего воздействия", Национальный архив сейчас более тесно работает с государственными ведомствами, издает стандарты метаданных, руководства по оцифровке бумажных документов, нацеленные на сохранение и использование впоследствии только электронных копий, а также проводит опытную эксплуатацию хранилища электронных документов в интересах отдельных ведомств.

Представители аудитории из Голландии, Бангладеш, Японии, Южной Африки и других стран задали докладчику  много интересных вопросов по различным темам, - от менеджмента изменений и кадровых вопросов до вопросов взаимодействия архива с органами центрального правительства и с местными властями. Много детальных технических вопросов было задано по поводу миграции электронных документов и планирования деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации.

В интервью после сессии, Надин Цайен (Nadine Zeien) из Люксембурга отметила, что сессия была для нее очень полезной, поскольку ситуация в её Национальном архиве похожа на голландскую. По её словам, - «Сессия была для меня полезна, поскольку наши архивы сталкиваются с теми же проблемами, что и коллеги из Голландии. Полезно посмотреть, как другие организации решают эти проблемы, особенно проблемы менеджмента происходящих в архивах изменений».

Эйприл Миллер (April Miller)

Источник: Сайт конгресса Международного Совета Архивов
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/netherlands-national-archives-and-its-role-governmental-digital-records-management

Конгресс Международного Совета Архивов 2012 года: Чего ожидать?

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре


16-й конгрессе МСА приближается к концу. Но как насчет следующего конгресса, который состоится в 2012 году в Брисбене (Brisbane), Австралия? «Летучие репортёры» (молодые журналисты, освещающие ход конгресса МСА – Ред.) встретились с Маргарет Кенна (Margaret Kenna), директором проекта по проведению конгресса МСА 2012 года, чтобы выяснить, что нас ждёт на предстоящем конгрессе.

Конгресс 2012 года в Брисбене впервые будет проведен в южном полушарии. Как, по Вашему мнению, это обстоятельство повлияет на само событие, и на регион?

У нас имеется сильное и полное энтузиазма профессиональное сообщество специалистов в области архивного дела и управления документами. У нас сложились тесные рабочие отношения с региональной группой PARBICA, так что будет действительно интересно провести конгресс в этом регионе.

Конгресс в Брисбене даст нам возможность сосредоточиться на проблемах, специфических для южных стран, таких, например, как сохранение документов в условиях тропического климата. Кроме того, у архивистов из менее богатых стран Океании и Юго-Восточной Азии будет возможность в большем числе принять участие в конгрессе, - с учетом значительно более короткого  расстояния, которое им придется для этого преодолеть.

Определена ли уже тематика конгресса?

Да, мы в настоящее время работаем над этим. Первая тема -  тема электронных архивов, поскольку это ключевой вопрос 21-го века. Еще одна тема – обучение и практическая подготовка по вопросам архивного дела и управления документами. Мы хотели бы также рассмотреть важный вопрос о том, как сделать архивы ближе к людям. Этот вопрос будет связан с образовательной программой, проводимой под руководством австралийских архивов, и, в частности, Национальных Архивов Австралии.

Как Вы собираетесь привлекать молодых специалистов к участию в конгрессе?

Большое число профессиональных групп, среди которых много молодых специалистов, уже проявили заинтересованность в конгрессе, и в том, чтобы принять участие в подготовительной работе.

В Австралии существует государственная программа, включающая  профессиональную ориентацию; это дает возможность тем, кто завершает своё университетское образование, узнать о возможностях трудоустройства в архивных учреждениях, и о том, как профессионально поучаствовать в деятельности этих учреждений. Такие молодые специалисты получают не только хорошее базовое образование, но и опыт практической работы. В будущем они будут лидерами. Мы хотим, чтобы их голос был слышен.

Где можно получить более подробную информацию о конгрессе?

Информация о конгрессе уже выкладывается на сайте Национальных Архивов Австралии ( http://www.naa.gov.au/whats-on/ica-2012/index.aspx ), и там можно скачать брошюру о конгрессе. К путешествию в Брисбен потребуется заранее подготовиться, и соответствующая информация вскоре также будет размещена на сайте.

Сесиль Фабри (Cécile Fabris) и Даниэл Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/ica-congress-2012-what-expect

Интервью с представителями Международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре. На фото - Шарон Александр-Гудинг (Барбадос)

ARMA International -  авторитетная международная некоммерческая профессиональная ассоциация  в области управлению документами и информацией, как на бумажных, так и на электронных носителях.  «Летучие репортеры» (молодые журналисты, освещающие ход конгресса МСА – Ред.) беседовали с исполнительным директором Шарон Александр-Гудинг (Sharon Alexander-Gooding), с бывшим президентом ассоциации, ныне председателем комитета ARMA по международным связям Черил Педерсон (Cheryl Pederson), и с бывшим исполнительным директором ARMA Мэрилин Бьер (Marilyn Bier). Разговор шёл об их видении событий  и о партнерстве с МСА.

Как вы смотрите на партнерство ARMA и МСА?

Мэрилин, Черил и Шарон ответили, что партнерские отношения между ARMA и МСА развиваются и становятся более зрелыми. Совпадение интересов двух  профессиональных ассоциаций содействует развитию сотрудничества в области делопроизводства.

Они также отметили, что у МСА и ARMA есть общие точки зрения, поскольку специалисты по управлению документацией и архивисты имеют дело с одними и теми же проблемами, особенно в области управления электронными документами, исполнения законодательно-нормативных требований и обеспечения долговременной сохранности электронных документов. По их мнению, ARMA и МСА одинаково подходят к разработке стандартов и сводов хорошей практики, к развитию профессиональных качеств специалистов, и к распространению понимания ценности документов и значимости управления документами как профессии. ARMA рассчитывает на дальнейшее укрепление взаимосвязей с МСА.

Каковы Ваши впечатления от конференции?

Мэрилин, Черил и Шарон сказали, что им очень понравились образовательные сессии, а также беседы с коллегами со всего мира. Они высоко оценили гостеприимство и доброту Малайзии.

Инеке Десерно (Ineke Deserno)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/interview-arma-international

Интервью с избранным президентом Международного Совета Архивов Яном Уилсоном

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов. На фото: Ян Уилсон вместе с освещающими конгресс МСА молодыми «летучими репортерами»

Совсем скоро на  ежегодном общем собрании членов Международного Совета Архивов вступит в должность новый президент организации, которому предстоит руководить её работой  в 2008-2012 годах. «Летучие репортеры» (группа молодых журналистов, освещающих ход конгресса МСА – Н.Х.) встретились с Яном Уилсоном (Ian Wilson), одновременно являющимся руководителем архивной и библиотечной служб Канады, чтобы узнать его точку зрения в отношении новых носителей информации, нового поколения архивистов, и будущего Международного Совета Архивов.

МСА – очень сложная и неоднородная организация

Не секрет, что МСА с его  большим количеством членов,  их географической распылённостью и неоднородностью, - сложная в управлении организация.  Члены МСА разбросаны по всем четырем сторонам света, работают в сильно отличающихся местных условиях,  публикуют результаты своих исследований на многих различных языках. У членов организации имеются огромные различия в доступном финансировании, ресурсах и политической поддержке. Однако, как отметил г-н Уилсон,  «сила МСА заключается в созданной ею сети». Именно этот широкий круг членов и накопленный ими разнообразный опыт, которые связываются воедино конференциями и  публикациями (и все чаще – с использованию ИТ-технологий), - делают участие в работе МСА осмысленным и привлекательным.

В качестве президента МСА г-н Уилсон собирается обратить первостепенное внимание  на вопросы администрирования,  выбора направлений развития, а также на обеспечение эффективного функционирования этого сложной неоднородной организации. «Я надеюсь способствовать выбору организацией общего стратегического направления, и достижению согласованности в её работе», - отметил он, - «для того, чтобы организация шла вперед, и чтобы продвигать ценности и взгляды архивного дела на международной арене».

Г-н Уилсон считает, что за последние четыре года в деятельности МСА наблюдался определенный прогресс. «Нужно  признать, что уходящее руководство поставило МСА на твердую административную и финансовую основу ... они передают нам организацию в лучшем состоянии, чем получили её четыре года назад».

Тем не менее, многое еще предстоит сделать.

Укреплять авторитет МСА на международном уровне

Одной из тех конкретных областей, в которых г-н Уилсон хотел бы добиться прогресса, является укрепление партнерских отношений МСА с другими международными организациями, - как профессиональными, так и правительственными, - по вопросам архивного дела. «Нам нужен стратегический взгляд на то, как мы можем повлиять на ведущие международные организации», - говорит он,  - «в целях развития партнерских отношений и продвижения стандартов архивного дела, хорошей практики делопроизводства и аудита, и расширения доступа к документам в глобальном масштабе». Для того чтобы эти стратегические воздействия увенчались успехом, МСА, как признал г-н Уилсон, должен очень напряженно поработать, с тем, чтобы укрепить свой авторитет в качестве международного органа. «Если мы сможем повлиять в этих областях», настаивал г-н Уилсон,  «то за этим последуют и другие вопросы».

Нам необходимо обновление

Г-н Уилсон также выразил надежду на то, что во время его пребывания на посту президента МСА, организация будет вкладывать больше усилий  в вовлечение новых людей в профессию. «Слишком уж часто МСА склонен вести себя как закрытый клуб», предупредил он. «Мы должны быть максимально открыты для новых членов, для людей, которые только начинают или продолжают свою карьеру». Ссылаясь на опыт проводившейся в канадской провинции Квебек конференции CITRA 2007, на которую, для общения с её участниками, были приглашены студенты,  изучающие архивное дело и управление документами, - г-н Уилсон указал на пользу для профессии в целом подобного диалога между поколениями. «Нам нужны перспективы, энтузиазм», - говорит он о следующем поколении архивистов. «Сейчас к нам приходит технологически-подкованное поколение. Это фундаментальным образом влияет на характер деятельности наших организаций».

Г-н Уилсон, в то же время, видит определенные проблемы, стоящие перед следующим поколением. Он призывает новых архивистов рассматривать новые носители информации и новые технологии не только в качестве инструментов для общения, но и в качестве потенциальных объектов сбора и сохранения. Г-н Уилсон подчеркнул важность целостного изучения своей профессии, с учётом вопросов экологической ответственности и устойчивого развития. Он предлагает новичкам  «нести архивное слово в мир», с тем, чтобы организовать взаимодействие с представителями других дисциплин и профессий в культурной и информационной сферах.

Наконец, отвечая на вопрос о том, каким он видит будущее МСА, г-н Уилсон был настроен определенно оптимистически. «В МСА есть место для инициатив», сказал он. «Есть место для хороших идей. Есть, где развернуться. Я надеюсь, что смогу создать такие условия, когда любой желающий сможет рискнуть и принять участие в работе МСА».

Энн Баст (Anne Bast), Луи-Филипп Рёмер (Louis-Philippe Römer)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/interview-ian-wilson-incoming-ica-president

«Архивисты без границ»: новое видение сотрудничества

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

«Архивисты без границ» (AwB) - некоммерческая организация, созданная в Барселоне в 1998 году. Сформированная архивистами, работающими на добровольной основе, эта неправительственная организация осуществляет совместные проекты в области документального наследия и архивного дела в нескольких частях мира. Ее члены являются убежденными приверженцами таких общих ценностей,  как самобытность, память, свобода, право на информацию, и защита прав человека.

«Летучий  репортер» Дэниэл беседует с Финой Солья, вице-президентом AwB

Основная цель «Архивистов без границ» - работа с общинами, которые пострадали из-за политических, социальных и культурных конфликтов, или же от стихийных бедствий. Они также работают с людьми, которые преследуются за свои политические убеждения, помогая им защитить свои права, убеждения  и самобытность. «Архивисты без границ» считают, что достоинство жертв должно быть восстановлено, а правда о прошлых событиях должна получить огласку. Таким образом, сохранение и доступ к исторической памяти общин имеет важнейшее значение.

За последние десять лет «Архивисты без границ» принимали активное участие в различных проектах в Европе, Центральной и Южной Америке и в Африке. Идет процесс создания международной сети солидарности, связывающей отделения «Архивистов без границ» в различных странах, таких, как Франция и некоторые страны Центральной Америки. Помимо оказания  помощи с обучением, технологией, оборудованием, материалами и т.д., архивисты из AwB стремятся делиться знаниями и опытом с местными общинами и, кроме того,  способствовать развитию сотрудничества между странами.

Недавно организация прошла через  внутреннюю реорганизацию, которая позволит стимулировать создание профессионалами подобных организаций в других регионах мира, а также осуществление совместных проектов, - уважая при этом нормы международного права. Новая модель деятельности предназначена для создания новой платформы для международного сотрудничества в будущем.

На настоящий момент, «Архивисты без границ» принимают активное участие в различных инициативах. Два наиболее важных проекта - это программа французской секции по обучению архивистов в Фесе (Марокко),  и восстановление документов и архивов, созданных во время военных диктатур в Латинской Америке. Кроме того, в Сарья-де-Тер (Испания) 2-4 октября 2008 года пройдет первый международный конгресс на тему «Архивы и права человека. Доступ к документам и их рассекречивание».

Вице-президент организации Фина Солья (Fina Solà) является одним из самых активных её членов. Я собираюсь взять у неё интервью, чтобы понять, какое стратегическое направление она собирается выбрать с целью укрепления сети, связывающей отделения  «Архивистов без границ», для повышения информированности, а также с целью содействия созданию новых секций AwB в других странах.

Дополнительную информацию об «Архивистах без границ» можно найти на веб-сайтах:
http://www.arxivers.org/ca/index.php  (AwB International - Испания)
http://archivistessansfrontieres.org/  (AwB - Франция)

Дэниэл Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/archivists-without-borders-new-vision-cooperation

четверг, 24 июля 2008 г.

Сравнение систем образования в области архивного дела в Китае и в Северной Америке

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Профессор кафедры управления информационными ресурсами Народного университета Китая Хуан Сяоюи (Xiaoyu Huang) представила сравнительное исследование архивного образования в китайских и американских университетах. Имея опыт преподавания в университете штата Мичиган и в университете Британской Колумбии, профессор Хуан постаралась выяснить различия и сходные черты систем обучения в области архивного дела. Её методика заключается в сравнении четырех элементов: специализации, уровня преподавания, построения программы обучения и уровня занятости выпускников.

Проведенное профессором Хуан исследование привело к интересным выводам. Очевидно, что система подготовки специалистов архивного дела в Народном университете отличается таким построением программы и подходом к преподаванию, которые охватывают многие теоретические аспекты архивной профессии. На начальном этапе, учащиеся объясняются принципы и понятия, которые обогащают имеющиеся у них практические знания и навыки. Несмотря на то, что архивное образование должно охватывать современные аспекты управления информацией, традиционные знания в области архивного дела по-прежнему рассматриваются в качестве основы каждого из уровней учебной программы.

Что касается Северной Америки, то и кафедра информации университета штата Мичиган, и кафедра библиотечных, архивных и информационных исследований университета Британской Колумбии принимают студентов с более высоким первоначальным уровнем знакомства с архивами. Кроме того, в учебной программе подчеркивается важность практики и технических навыков. Также можно отметить широкий спектр областей специализации в университете штата Мичиган.

Ряд факторов может объяснить различия в китайском и североамериканском подходах к образованию в области архивного дела. Разные национальные условия накладывают отпечаток на представления об архивной профессии и о том, какое образование необходимо для того, чтобы подготовить учащихся к их будущей работе. Необходимо учитывать исторические и культурные традиции каждой страны, а также уровень внедрения современных технологий в архивных учреждениях.

Меня особенно заинтересовало то, как китайская и североамериканская образовательные системы сказываются на возможностях трудоустройства выпускников. Ищут ли работодатели обладателей основательных теоретических знаний, или они более склонны набирать тех, у кого есть опытом решения конкретных проблем? Должно ли теоретическое обучение дополняться профессиональной подготовкой? Профессор Хуан подчеркнула, что в Народном университете Китая по-прежнему доминирует теоретическое обучение. По её словам, студенты,  для того, чтобы стать настоящими профессионалами, должны в первую очередь глубоко понимать вопросы архивного дела. Тем не менее, Народный университет начал сейчас уделять существенно больше внимания и практической подготовке.

Дэниэл Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/comparing-archival-education-china-and-north-america

Проект Planets: Создание практической инфраструктуры для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Ханс Хофман (Hans Hofman) из Национального архива Голландии представил на данной сессии обзор хода проекта Planets (Preservation and Long-term Access via NETworked Services – «Обеспечение сохранности и долговременной доступности посредством сетевых служб»). По его словам, данный проект позволит выработать «долгоживущую» концепцию в отношении долговременной сохранности электронного контента, увеличивая возможности Европы по обеспечению долгосрочного доступа к её культурному и научному наследию.

Ханс Хофман (Национальный архив Голландии)

Проект Planets объединяет усилия национальных библиотек и архивов Европы, а также ведущих научно-исследовательских институтов и технологических компаний, в целях решения проблемы обеспечения сохранности и доступа к научным и культурным знаниям в электронной форме.

Г-н Хофман обратил особое внимание на разрабатываемую в рамках проекта методологию планирования деятельности по обеспечению сохранности, которая позволит реализовать соответствующую политику организации в автоматизированной среде. Он подчеркнул, что организации, ответственные за поддержание электронных объектов, должны планировать действия по их сохранению на основе знаний о свойствах этих объектов и о средствах их извлечения, которые будут иметься в компьютерных системах будущего.

Сити Камалия Мадил (Siti Kamaliah Madil)

Источник: Сайт конгресса Международного Совета Архивов
www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/planets-project-developing-practical-infrastructure-digital-preservation

Катастрофы и уменьшение их последствий

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Планированию на случай возникновения чрезвычайных ситуаций и ликвидации последствий крупномасштабных стихийных бедствий было посвящено несколько заседаний, прошедших в среду. Все этих выступления объединяла мысль о том, что «излишней готовности не бывает», даже несмотря на активное планирование и наличие рабочего плана по предотвращению чрезвычайных ситуаций.

Другая идея, которую стремились донести до аудитории выступавшие, заключается в том, что есть несколько очень конкретных мер, которые организации могут предпринять в целях сведения к минимуму ущерба от стихийных бедствий. Одна из них – завести для каждого сотрудника альтернативный адрес электронной почты, не зависящий от собственного почтового сервера организации, обеспечивая тем самым возможность связи в ситуации, когда потовый сервер вышел из строя. Кроме того, такие превентивные меры, как печать ответственных документов с использованием высококачественных чернил и красок, могут помочь этим документам выжить в неблагоприятных ситуациях.

Доклады были представлены специалистами из тех районов мира, что особенно подвержены природным катастрофам (Каймановы острова, остров Яп, юг Китая и американский штат Флорида), - но принципиальные уроки, извлеченные из опыта ликвидации последствий стихийных бедствий в этих районах, справедливы для всех архивов.

На сессиях было обращено особое внимание на те методы предупреждения стихийных бедствий и смягчения их последствий, которые не требуют вложения значительных средств. Часто бюджеты организаций невелики, а стихийные бедствия может существенно истощить такие ресурсы, как вода, электричество и транспорт. Выступающие поэтому много внимания уделили самым базовым методам и технологиям обеспечения сохранности и спасения. Эти рекомендации, а также рассказы о реальных событиях и список литературы можно найти на DVD-диске «Уменьшение последствий стихийных бедствий», который был роздан всем участникам Конгресса (изготовление диска спонсировала канадская компания Belfor, специализирующаяся на предотвращении и ликвидации последствий катастроф).

Помимо практических вопросов, на сессиях также обсуждались различные способы реагирования учреждений культурной сферы на стихийные бедствия, - например, часто поощряется документирование коллективами своих действий в случае стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций. После урагана «Катрина», «Историческая коллекция Нового Орлеана» провела проект по записи устной воспоминаний участников спасательных работ. Таким образом, эта организация сыграла ключевую роль в документировании катастрофы и свидетельств очевидцев. «Историческая коллекция Нового Орлеана» в ноябре 2008 года представит этот проект на конференции в Новом Орлеане, которая организуется Международным комитетом музеев, археологических и исторических коллекций (ICMAH) Международного Совета Музеев (ICOM).

Сесиль Фабри (Cécile Fabris)

Источник: Сайт конгресса Международного Совета Архивов
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/sinistres-et-r-duction-de-leurs-cons-quences

Навыки и знания в области архивного дела и управления документацией: Меняющиеся требования 21 века

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов

Одним из ключевых вопросов, стоящих сегодня перед сообществом специалистов, работающих в области архивного дела и управления документами, является определение требований к квалификации специалистов 21 века. Быстрое развитие технологий, сложные юридические вопросы и преобразования в культурной области приводят к тому, что к архивистам и специалистам ДОУ предъявляются всё большие требования, и от них ждут владения все более разносторонним набором знаний и навыков. Исходя из этого, Алан Белл (Alan Bell), Кэролайн Браун (Caroline Brown) и Патрисия Вотли (Patricia Whatley) из университета г.Данди, Великобритания (Dundee University, UK), подготовили откровенную сессию-диалог, призванную стимулировать обсуждение и обмен опытом между участниками.

Алан Белл основное внимание уделил изменениям в требованиях, включаемых в объявления о вакансиях, опубликованных с 1996 по 2008 год. Десять лет назад, работодатели искали специалистов, владеющих базовыми знаниями и навыками. Среди наиболее часто упоминаемых качеств были способность к общению, совместной работе, и навыки в области управления. Сегодня, напротив, все больше внимания обращается на конкретные, специальные навыки. «Тенденция ли это, или видимость? Являемся ли мы сегодня более профессиональными специалистами?», - Алан Белл обсуждал вопрос о том, повысился ли уровень сегодняшних выпускников, стремящихся поступить в аспирантуру; и могут ли изменения в технологической, правовой и культурной сферах объяснить наблюдаемые различия.

Каролин Браун говорила о меняющейся роли архивиста. Чтобы быть настоящим профессионалом, архивист должен получить как общенаучную подготовку, так и владеть специальными навыками. Однако вследствие происходящих в профессии перемен, набор необходимых знаний и навыков меняется. В этой связи необходимо создание стандартов профессиональной компетентности, с целью снижения неопределенности,  распространения передового опыта и повышения эффективности. Кроме того, подобные стандарты являются хорошим подспорьем для работодателей, позволяя им лучше оценить степень компетентности потенциальных работников.

Наконец, Патриция Вотли обрисовала последние изменения в сфере архивной профессиональной подготовки, образования и практики. «Отражают ли образовательные программы эти меняющиеся потребности?», - такой вопрос она поставила перед аудиторией. На данный момент, в ряде стран начали разрабатываться стандарты для аккредитации обучающих курсов. Вместе с тем, еще только предстоит определить, каким может быть соответствующий международный стандарт.

В ходе последовавшей дискуссии, участники сессии назвали ряд ключевых вопросов, знание  которых следует учитывать при определении профессиональной компетентности. Компетентность в области обеспечения сохранности электронных материалов и электронного документооборота были расценена как критически-важная, и ожидается, что ответствующие курсы войдут в «ядро» университетских программ. Было высказано интересное замечание о необходимости укреплять сотрудничество и взаимодействие с представителями других информационных профессий (в том числе с ИТ-специалистами, специалистами библиотечного и музейного дела). Также поднимался вопрос о необходимости обучения архивистов и специалистов ДОУ основам менеджмента и управления.

Давид Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/skills-and-competencies-archives-and-records-management-changing-requirements-21st

среда, 23 июля 2008 г.

Конгресс Международного Совета Архивов в понедельник откроется в Куала-Лумпуре (Малайзия)

Около 1200 специалистов в области архивного дела и управления документами из 138 стран на неделю съедутся в Куала-Лумпур для участия в открывающемся в понедельник конгрессе Международного Совета Архивов (МСА). 16-й конгресс МСА организован Национальным Архивом Малайзии. Заседания пройдут в Конгресс-центре Куала-Лумпура (Kuala Lumpur Convention Centre, KLCC).

Конгресс проводится один раз в четыре года, и Малайзия является второй страной Азии, которой доверено провести это мероприятие - после Китая, который организовывал конгресс в 1996 году. Малайзия была выбрана организатором 16-го конгресса МСА во время конференции "круглого стола", которая состоялась в Марселе, Франция, в 2002 году. 16-й конгресс проводится в год 60-летнего юбилея МСА. В этот раз тема конгресса - "Архивы, государственное управления и развитие: намечая контуры общества будущего".

Как ожидается, около 300 докладчиков со всего мира выступят в Малайзии с докладами, обсудят проблемы, тенденции и пути развития в области архивного дела и управления документами. В числе ораторов – ведущий специалист по реставрации и обеспечению сохранности Национального архива Японии Аримото Итару (Aritomo Itaru) и президент МСА Йан Уилсон (Ian Wilson).

МСА, основанная в Париже 9 июня 1948 года, является профессиональной организацией, объединяющей сообщество специалистов в области архивного дела. Её целью является содействие сохранению, развитию и использованию мирового архивного наследия. «Глобальная сеть» МСА включает более 1400 корпоративных членов из 190 стран, а также 200 специалистов в области архивного дела и управления документами, являющихся индивидуальными членами.

МСА является неправительственной неполитической организацией. Ее членами являются государственные и частные архивные учреждения и частные лица. МКА тесно сотрудничает с международными организациями, такими как Организация по вопросам образования, науки и культуры при ООН (ЮНЕСКО).

Mudassir Rizwan

Источник: TwoCircles.net
http://www.twocircles.net/2008jul21/international_council_archives_ica_congress_opens_monday.html

Евросоюз: Опубликован для публичного обсуждения проект новой версии «Европейской концепции взаимодействия»

На сайте программы IDABC (Interoperable Delivery of European e-Government Services to Public Administrations, Businesses and Citizens - «Оказание (посредством обеспечения совместимости систем) услуг европейского электронного правительства государственным органам, коммерческим организациям и гражданам») 17 июля 2008 года выложен рабочий проект, на основе которого будет выработана вторая версия «Европейской концепции взаимодействия» (European Interoperability Framework, EIF). Желающие могут подать свои предложения и замечания до 22 сентября 2008 года.

Европейская Комиссия начала пересмотр концепции EIF в 2006 году. Проект разрабатывался в тесной кооперации со странами-членами Евросоюза, и со странами-кандидатами и странами-членами Европейской экономической зоны в качестве наблюдателей.

25 июня 2008 года был проведен «день EIF», с целью проинформировать его участников о ходе работы по созданию новой версии «Европейской концепции взаимодействия».

Теперь проект, на основе которого предполагается разработать окончательную редакцию EIF v.2.0, опубликован с целью получения замечаний и предложений от сторонних лиц и организаций. Все те, кто рассматривают возможность взаимодействия как эффективное средство обеспечения более высокого уровня услуг «электронного правительства» в масштабах Европы, приглашаются к участию в обсуждении данного проекта. Замечания и предложения можно посылать на электронный адрес eifv2@ec.europa.eu до 22 сентября 2008 года.

Сводка присланных отзывов будет опубликована на сайте IDABC. Она будет использована в качестве одного из источников при доработке проекта EIF.

К концу 2008 года окончательная редакция EIF 2.0 будет опубликована, как официальная позиция Еврокомиссии, в виде Послания Еврокомиссии Совету и Парламенту Европы (Communication from the Commission to the Council and to the Parliament).

Проект объёмом 85 страниц состоит из девяти глав, глоссария, списка аббревиатур и пяти приложений.

В документе (см. главу 5) описаны 10 принципов, лежащих в основе "Европейской концепции взаимодействия"
  1. Приверженность принципам разделения полномочий и пропорциональности;

  2. Упор на потребности и права граждан и коммерческих организаций;

  3. Обеспечение доступности для всех и вовлечения всех слоев населения;

  4. Обеспечение безопасности и неприкосновенности личной жизни;

  5. Поддержка многоязычия;

  6. Поддержка участия широкой публики и прозрачности;

  7. Поддержка стандартизации и инноваций, обеспечение "административной нейтральности";

  8. Сокращение накладных расходов на администрирование;

  9. Получение максимальной отдачи на вложенные средства;

  10. Сохранение информации во времени.
Отдельная глава (см. главу 6) посвящена обсуждению вопросов взаимодействия на различных уровнях:
  • на правовом уровне,
  • на организационном уровне,
  • на семантическом уровне, и
  • на техническом уровне.
Документ также включает (см. главу 7) "Типовую модель оказания государственных услуг" (The Generic Public Services Conceptual Model,  GPSCM). Отдельные главы (8 и 9) посвящены использованию открытых стандартов и технических спецификаций, а также выгодам от использования программного обеспечения с открытым кодом и других аналогичных методов.

Проект EIF v.2.0 доступен по адресу:  http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=31508

Источник: ePractice.eu
http://www.epractice.eu/document/4918

пятница, 18 июля 2008 г.

Федеральный архив Германии станет электронным

Упростится архивное хранение и предоставление электронных документов

Для управления электронными документами требуется использовать электронные процессы: чтобы решить связанные с этим проблемы, Федеральный архив Германии создает систему "Электронный архив". У федеральных властей появляется возможность обеспечить долговременную сохранность электронных документов федерального правительства и федеральной администрации, и доступ к ним по мере необходимости. "Электронный архив" будет введен в эксплуатацию в октябре 2008 года, и станет обслуживать федеральные ведомства.

Программное решение основывается на модели OAIS (Open Archival Information System), и реализуется в сотрудничестве с компаниями Hewlett-Packard (HP) и SER. 9 июля в Кобленце управление закупок Министерства внутренних дел и генеральный подрядчик - компания Hewlett-Packard подписали контракт на осуществление этого проекта. "С помощью новой системы можно будет реализовать интегрированные электронные процессы. Бумажные распечатки в основном уйдут в прошлое", объясняет Дирк Шрайбер (Dirk Schreiber), начальник отдела управления закупок.

Здание федерального архива в Кобленце

Использоваться "Электронный архив" будет в отделении B архива (документы Федеративной Республики Германия). Здесь уже в течение 20 лет сохраняют электронные документы, проводят экспертизу их ценности и открывают доступ для научных исследований либо для подтверждения прав граждан. Благодаря новому решению, федеральный архив сможет в будущем принимать данные из различных информационных систем, используемых федеральными властями,  и объединять их на единой платформе.

При этом все электронные данные будут преобразовываться в стандартные архивные форматы, что необходимо для обеспечения долговременной сохранности документов и информации. Для решения этой задачи используются не только система хранения компании Hewlett-Packard и программные решения компании SER, - но и стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных документов, которая ориентируется на международные стандарты. При необходимости, систему можно будет расширять без каких-либо ограничений.

В настоящее время "Электронный архив" находится в стадии опытной эксплуатации. К 2010 году набор функциональных возможностей системы будет расширен. Будут поддерживаться дополнительные типы данных, такие, как базы данных, видеоданные, редко используемые графические форматы, а также данные, получаемые из специализированных систем.

Источник: Anleger-Nachrichten
http://www.anleger-nachrichten.de/archiv/80229-DJ-ne-na--de-Bundesarchiv-wird-digital-Archivierung-und-Bereitstellung-elektronischer-Dokumente-wird-vereinfacht.html

четверг, 17 июля 2008 г.

Экспертная группа Евросоюза по использованию электронных инвойсов: "У бумажных инвойсов нет будущего!"

Созданная решением Европейской Комиссии экспертная группа по электронным инвойсам, задачей которой является разработка европейской концепции использования электронных счетов и счетов-фактур, опубликовала свой первый отчет.

Группа начала свою работу в конце февраля 2008 года. В нее входят 30 специалистов, представляющих все заинтересованные стороны: покупателей, мелкие и средние предприятия, крупные предприятия, поставщиков услуг и государственные власти.

В число поставленных перед экспертной группой задач входят определение деловых требований и ответственности за выполнение определенных видов работ, а также управление ходом разработки - которая должна завершиться к концу 2009 года - европейской концепции использования электронных счетов и счетов-фактур. Концепция должна будет определить общую концептуальную структуру, на основе которой во все Европе, в открытой манере, с обеспечением возможности взаимодействия, будут предоставляться услуги, связанные с использованием электронных инвойсов.

Сейчас экспертная группа выпустила небольшой отчет о ходе работ, с целью информирования заинтересованных сторон о том, что сделано группой с момента её формирования. К данному моменту группа провела несколько встреч и предприняла ряд инициатив с целью использовать ключевые возможности для повышения эффективности и производительности, предоставляемые электронной средой.

В отчете подчеркивается, что в «Лиссабонской стратегии роста и создания рабочих мест»  (Lisbon Strategy for Growth and Jobs) разработка взаимодействующих между собой решений в области обмена электронными инвойсами рассматривается в качестве одного из ключевых элементов. Подобные решения должны стать катализатором полной автоматизации цепочек поставок предприятиями различной величины, а также организациями государственного сектора. Развитие евро-зоны открывает возможности для более тесной общеевропейской интеграции внутренних процессов предприятий с платежными системами. В перспективе это может дать значительную экономию, а также иметь благотворные последствия для окружающей среды.

До сих пор основной прогресс наблюдался у крупных предприятий, которые существенно продвинулись на пути использования EDI-систем электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI), и в автоматизации собственных цепочек поставок. Чтобы добиться широкого применения электронных счетов и счетов-фактур, малые и средние предприятия, организации государственного сектора и потребители также должны почувствовать выгоды от использования новых технологий, и тогда они смогут стать частью практичной и стандартизованной среды, в рамках которой обмен электронными инвойсами так же прост и доступен, как электронные платежи и онлайн-покупки.

Экспертная группа определила три направления своей деятельности, а также разработала рабочий план.
  • Первое направление работы представляет собой разработку обязательных высокоуровневых деловых требований, на основе результатов уже проделанной работы,  данных соответствующих обследований и опросов, а также опыта использования существующих решений. Подобные требования будут покрывать потребности всех пользователей и участников рынка. Проводятся отдельные исследования с целью лучше понять потребности мелких и средних предприятий, характер их взаимосвязей между собой, с крупными предприятиями, с государственным сектором и с потребителями. Здесь решающую роль играет наличие ясной и недвусмысленной информации о внедрении и законодательных требованиях. Необходимо, чтобы все пользователи выигрывали в плане упрощения деловых процессов, экономии средств, простоты использования, выбора поставщиков услуг и программное обеспечения, и наличия базового стандарта электронного инвойса, покрывающего широкий круг потребностей.

  • Второе направление – это разработка предложений по упрощению и модернизации законодательно-нормативной базы для использования электронных инвойсов. Здесь, в частности, анализируются требования, установленные действующим законодательством об НДС, как они реализованы в странах-членах Евросоюза во исполнение соответствующих Директив. Группа также рассматривает правовые вопросы более широкого плана, связанные с электронными инвойсами, такие, как вопросы архивного хранения и корпоративного законодательства. Группа осведомлена об идущем пересмотре Еврокомиссией Директивы 2001/115 об инвойсах, позднее вошедшей в  состав Директивы 2006/112 об НДС; и сделает все возможное, чтобы подать свои первые конструктивные предложения, уложившись во временные рамки процесса пересмотра.

    Отдельное исследование проводится в отношении требований, «гарантирующих аутентичность происхождения и целостность содержания» электронных инвойсов. Хотя группа и признает важность соблюдения этих принципов, она придерживается мнения, что, там где практично, электроне инвойсы должны рассматриваться и обрабатываться наравне с бумажными инвойсами; и что нужны однородная реализация положений законодательства и набор общепринятых механизмов, которые были бы нейтральны как технологически, так и в отношении к бизнес-моделям.

    Считается важным как сохранить уже сделанные инвестиции, так и консолидировать требования в новые «Европейские рекомендации по использованию электронных инвойсов». Эта концепция будет обсуждаться на июльской встрече экспертной группы, в рамках обсуждения все возможных подходов, определяющих дальнейшие шаги эволюции законодательно-нормативной среды. Гармонизация законодательства, бóльшая правовая определенность имеют огромное значение, особенно для более мелких предприятий.

  • Третье направление связано с разработкой представления о том, как добиться лучшего реагирования рынка на потребности пользователей посредством использования «Сети решений на основе Стандартов». Обеспечение взаимодействия между торговыми партнерами и обслуживающими их поставщиками услуг позволит расширить охват и укрепить сетевые связи между ними. Стандартизация процессов и содержания инвойсов даст возможность обеспечить необходимую простоту использования и предсказуемость.

    Тем не менее, имеющие место разнородность и фрагментированность, многочисленность используемых стандартов и затраты на необходимы интерфейсы представляют собой значительные препятствия. Идет работа по созданию «Сетевой модели», которая могла бы послужить концептуальной основой для взаимодействия. В рамках этой основы должна допускаться максимальная конкуренция между решениями, поставщиками услуг, консорциумами, схемами и т.д., но, наверное, основываясь на минимальном наборе стандартов и протоколов, принятом участниками рынка. Сейчас возможность использования такого подхода тестируется в рамках модельного эксперимента, в котором принимают участие как члены экспертной группы, так и другие эксперты.

    В области стандартов содержания инвойсов, имеются признаки сближения между рядом европейских и глобальных инициатив по стандартизации (в рамках UN/CEFACT, комитета  TC68 ISO – стандарт ISO 20022, и Европейской организации по стандартизации CEN – различные Секции, в рамках которых разрабатываются предстандарты). Экспертная группа будет поощрять и способствовать полной прозрачности этих процессов, обеспечивая, чтобы её рекомендации, где это уместно, поступали и использовались в соответствующих проектах стандартизации – с тем, чтобы эти рекомендации были оценены заинтересованными сторонами и нашли своё практическое применение. Вряд ли когда-либо будет создан единый стандарт электронного инвойса, да и необходимость этого сомнительна, учитывая разнообразие потребностей пользователей; однако продуманная разработка базового, подходящего для многих секторов индустрии инвойса с соответствующими расширениями представляется вполне достижимой целью.
Помня о том конечном продукте, который она должна разработать,  экспертная группа также обдумывала характер и содержание европейской концепции использования электронных счетов и счетов-фактур (European e-Invoicing Framework). На данной стадии она представляется в виде набора рекомендаций и предложений (выливающихся в определенные действия), который должен быть одобрен другими сторонами.

С тем, чтобы способствовать развитию различных решений и схем, концепция не будет налагать на участников рынка формальные обязательства. Однако такие её элементы, как возможная концептуальная основа обеспечения взаимодействия, должны быть широко восприняты и реализованы, с тем, чтобы можно было действительно добиться ожидаемой отдачи.

Следующий отчет, отражающий сделанное за половину отведенного срока, будет выпущен в конце 2008 года.

Веб-сайт экспертной группы: http://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/index_en.htm

Выпущенный группой первый отчет доступен по адресу:
http://www.epractice.eu/resource/2166

Источник: ePractice.eu
http://www.epractice.eu/document/4916

Международный Совет Архивов опубликовал стандарт, представляющий собой спецификацию деловых требований к процессу передачи электронных документов

"Business Requirements Specification (BRS) - Record Exchange Standard" (Спецификации деловых требований - Стандарт по обмену документами), version 1.0, ICA, June 23, 2008,
http://www.ica.org/en/node/38983
http://www.ica.org/sites/default/files/Record%20Exchange%20Standard.pdf

Данные «Спецификации деловых требований» описывают часть процесса передачи ответственности за хранение электронных документов из одной системы в другую, как в государственном, так и в частном секторе. Под «передачей ответственности за хранение» (transfer of custody) понимается формальная передача ответственности за электронные документы, включая ответственность за обеспечение постоянной сохранности и доступа. Передаваться может ответственность за физическую сохранность (physical custody), юридическая ответственность (legal custody), либо и то, и другое вместе.

В число примеров входят передача ответственности за хранение:
  • от организации, создавшей документы, - архиву (на этот вариант стандарт ориентирован в первую очередь);
  • от организации, создавшей документы, её правопреемнику,
  • от архива обратно создавшей документы организации;
  • от организации, создавшей документы, к организации, оказывающей услуги по хранению, и обратно;
  • от одного архива другому;
  • от одной системы к другой в рамках одной организации.
Данные спецификации рассматривают только один аспект процесса передачи ответственности за хранение, а именно, фактическое перемещение электронных документов из одной системы в другую. В число тех аспектов процесса передачи ответственности за хранение, которые в данном документе не рассматриваются, входят, например, переговоры о передаче, принятие решения о том, что именно будет передаваться, а также контроль качества выполнения процесса передачи.

Применение стандарта должно упростить процесс передачи  документов (в основном, электронных) на хранение из одной системы в другую, что достигается за счет использования простого порядка передачи и стандартного представления документа во время реальной передачи документов.

В данных спецификациях процесс передачи ответственности за хранение рассматривается в перспективе ведения деловой деятельности. Спецификации совместимы со стандартами ISO 15489, OAIS и MoReq2.

Ожидается, что стандарт будет полезен для тех, кто:
  • несет ответственность за документы в организации,
  • выполняет передачу электронных документов,
  • разрабатывает или внедряет документные системы, которые должны соответствовать данному стандарту,
  • тестирует документные системы на соответствие данному стандарту.
Стандарт разработан группами экспертов Европейского института стандартов CEN и ООН. Разработка поддерживалась Международным советом архивов в контакте с Международной организацией по стандартизации ISO. В проекте приняли участие две рабочие группами, причем, что интересно, обе эти группы занимаются деловыми процессами «электронного правительства».

Данный стандарт может быть полезен при разработке отечественных стандартов, нормативных и методических документов, регламентирующих процессы передачи электронных документов из одной информационной системы в другую.

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/node/38983

среда, 9 июля 2008 г.

Китай: Землетрясение заставило задуматься о создании резервных копий городской документации

Министерство жилищного строительства и развития городских и сельских районов настоятельно рекомендует всем городам страны иметь и хранить в удаленных хранилищах дополнительные экземпляры дел и документов, относящихся к городскому хозяйству - для того, чтобы обеспечить сохранность данных в случае чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий.

Во время разрушительного землетрясения, произошедшего 12 мая в юго-западной части Китая, такие дела во многих регионах, включая Венчуань (Wenchuan), Бейчуань (Beichuan) и Пинву (Pingwu), оказались или похороненными под развалинами, или уничтоженными, или были серьезно повреждены.

То, что в некоторых местах эти документы удалось спасти, очень сильно помогло в восстановлении и ремонте объектов инфраструктуры, таких, как системы водоснабжения и канализации,  газопроводы, а также в усилении прочности домов.

Извлекая уроки из связанных с этой катастрофой событий, министерство на прошлой неделе обратилось к соответствующим должностным лицам с просьбой о содействия в оцифровке таких данных, и об организации удаленного хранения в других районах страны созданных резервных копий, для защиты от возможной утраты.

Министерство также призвало местных архивистов регулярно распечатывать каталоги дел, относящихся к городской инфраструктуре, и сохранять их, с тем, чтобы такие дела можно было немедленно найти в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Источник: Агентство Синьхуа
http://news.xinhuanet.com/english/2008-07/03/content_8485066.htm

понедельник, 7 июля 2008 г.

Китай: Началась операция по спасению драгоценных архивов уезда Бейчуань

Спустя почти два месяца после того, как землетрясение разрушило уезд Бейчуань (Beichuan) в китайской провинции Сычуань, началась работа по спасению из-под обломков исторических архивов уезда. Эти документы особенно ценны, поскольку проливают свет на историю и способствуют пониманию одной из уникальных этнических групп Китая.

Под обломками оказались свыше 70 тысяч дел, хранившихся в уездном архивном бюро. Сейчас на спасение документов из провинциальной столицы Ченду (Chengdu) направлены триста рабочих, а также двенадцать экскаваторов.

Автономный уезд Бейчуан - единственная в Китае автономия народа Цян (Qiang), и его история превышает 1400 лет. В 6-этажном Музее истории народа Цян хранились ценные исторические экспонаты, рассказывавшие об этой этнической группе.

По словам Чжан Синя (Zhang Xin), заместителя директора архивного бюро провинции Сычуань,  "Некоторые из похороненных под обломками дел документируют историю уезда Бейчуань. Если эти документы будут потеряны, то с ними будет утрачена часть истории уезда. Спасение этих документов - это спасение истории".

Документы в течение почти двух месяцев мокли под дождями. Рабочим приходится протискиваться между развалинами, взламывать поврежденные шкафы с документами, а затем по одному выносить дела.

Гао Вэй (Gao Wei), комиссар политотдела военного округа Ченду, сообщил корреспондентам: "Мы надеемся откопать все исторические документы за четыре-пять дней". На данный момент из-под развалин извлечено более 20 тысяч единиц хранения, которые отправлены в город Миеньян (Mianyang) на северо-западе провинции.

Xiong Qu

Источник: CCTV.com
http://www.cctv.com/english/20080706/101454.shtml

воскресенье, 6 июля 2008 г.

Шри Ланка: Семь этажей сохраненной истории

Национальный архив Шри Ланки, расположившийся на просторной территории на проспекте Скачек (Racecourse Avenue), - оживленное место, ежедневно посещаемое тысячами студентов, исследователей и представителей общественности. Многие посылают письменные запросы в архив с целью получения информации. Документы, которые они ищут, находятся где-то в семиэтажном здании, - и сотрудники постоянно заняты, помогая по каждому запросу.
 
Преобразование всех фондов архива в форматы, которые могут быть сохранены и сделаны доступными в цифровой форме, представляет собой гигантскую задачу, поясняет д-р Сароджа Веттасинге (Saroja Wetthasinghe), директор Национального архива.

Полное оцифровка является необходимой, если учесть, что, несмотря на огромные усилия по их сохранению, многие документы продолжают  медленно, но неуклонно разрушаться. Среди них бесчисленное множество документов португальского, голландского и британского периодов, копии заседаний Совета, торговые и налоговые регистры, некоторые из которых уже несколько сотен лет. Основная часть хранимых документов создана после 1948 года, когда Цейлон получил независимость.

Каждый день архив пополняется. В настоящее время три законодательных акта, - Указ о печати, Указ о типографиях и издательствах, и Указ о газетах  - требуют, чтобы экземпляры изданий, подпадающих под эти категории, направлялись в архив. Государственные документы, в зависимости от их характера, также передаются на хранение в архив, но только после того, как они полностью выходят из активного использования, - соответствующий срок может составлять от 25 до ста лет.

Когда поступают новые документы, первой заботой сотрудников архива является обеспечение их сохранности. Удаление кислоты из бумаги является одной из первых задач в длинной цепи, которая заканчивается  хранением в тщательно контролируемых условиях. Приходится устранять последствия высокой температуры и влажности, повреждений плесенью и насекомыми, неправильного обращения или неправильного хранения.

Описывая этот процесс как "дорогостоящий, трудоёмкий и отнимающий много времени", д-р Веттасинге рассказывает, что в настоящее время осуществляются проекты по созданию базы данных, описывающей весь архив. Она надеется, что, когда такая база данных будет создана, к ней будет возможен доступ через Интернет. В настоящее время на сайте департамента (http://www.archives.gov.lk/ )  выложена только базовая информация об архиве и его регламенте. В рамках другого проекта - "На пути к новой эпохе партнерства-2" (Towards A New Age of Partnership 2, TANAP 2) -осуществляемого совместно Национальными Архивами Шри Ланки и Нидерландов, голландские документы в настоящее время микрофильмируются. Архивы также начали оцифровку документов о собственности на землю.

На это может потребоваться много времени, говорит д-р Веттасинге, поясняя, что в работе по проектам оцифровки и индексации участвует лишь небольшая группа сотрудников.

История внутри истории

Архив, в его нынешнем виде, был создан в 1973 году в соответствии с Законом № 48 о Национальном архиве. Но уже во времена монархии (с 3 г. до н.э. до 1815 г. н.э.) чиновники впервые начали назначаться на должность руководителя Королевского архива, говорит д-р Веттасинге.

Написанные в 19 веке записки Хэя Мак-Довала (Hay MacDowal) свидетельствует о существовании должностного лица "Маха Мохотти" - человека, ответственного за поддержание архивов дворца Кандьян в 18 и 19 веках. Однако лишь с появлением голландцев (с 1640 по 1796 г.) началось систематическое пополнение и ведение архивов.

Сама должность Архивиста возникла только в 1901 году, а архивы были преобразованы в департамент, подчиненный Архивисту, в 1947 году.

Smriti Daniel

Источник: The Sunday Times
http://www.sundaytimes.lk/080706/Plus/timesplus0012.html