суббота, 27 сентября 2008 г.

Взгляд из Польши: XVI Международный конгресс архивов в Куала-Лумпуре

О конгрессе Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре (Малайзия) рассказывают руководители Ассоциации польских архивистов (SAP)


Международный конгресс архивов в Куала-Лумпуре, шестнадцатый по счёту, состоялся 21-27 июля 2008 года. В дополнение к предметной дискуссии, в рамках конгресса прошли заседания Международного Совета Архивов, а также его филиалов и секций. В конгрессе приняли участие около 1200 участников. Группа представителей Польши была средней по численности участников.

В канун официального открытия конгресса, 21 июля, прошло заседание высшего руководящего органа секции профессиональных (SPA) объединений и ассоциаций архивистов и специалистов по управлению документами – общее собрание её членов,  в ходе которого был избран новый исполнительный комитет секции. Ассоциации предложили 16 кандидатов, и голосование шло за список в целом. Таким образом, исполнительный комитет секции на период 2008-2012 годы (от Куала-Лумпура до Брисбена) выглядит следующим образом:
  • Эндрю Никол (Andrew Nicoll - Великобритания),
  • Берндт Фредрикссон (Berndt Fredriksson - Швеция),
  • Кристина Мартинес (Christine Martinez - Франция),
  • Коллин Макъюэн (Colleen McEwen - Австралия),
  • Кристина Бьянчи (Cristina Bianchi - Швейцария ),
  • Габриэла Салазар (Gabriela Salazar - Мексика),
  • Фред ван Кан (Fred van Kan - Нидерланды),
  • Изабелла Орефис (Isabella Orefice - Италия),
  • Хуан Боадас-и-Расет (Joan Boadas i Raset - Каталония),
  • Казукоo Сасаки (Kazuko Sasaki - Япония),
  • Михаэль Диффенбахер (Michael Diffenbacher - Германия),
  • Михаил Хенкин (Израиль),
  • Патриция Слиман (Patricia Sleeman - Великобритания),
  • Роберт Науе (Robert Nahuet - Канада),
  • Труди Хаскемп Петерсон (Trudy Huskamp Peterson - США),
  • Вальдемар Чоражичевски (Waldemar Chorążyczewski  - Польша).
Новым президентом секции SPA стала Кристина Мартинес.

Сразу же после общего собрания членов SPA провел своё первое заседание исполнительный комитет SPA нового состава, под председательством нового президента Кристины Мартинес. На Фреда ван Кана были возложены обязанности вице-президента, секретарём стал Коллин Макъюэн, и заместителем секретаря - Эндрю Никол.


Торжественное открытие XVI Международного конгресса архивов состоялось во вторник 22 июля. Церемония прошла при участии Министра единства, культуры, искусства и наследия Малайзии с впечатляюще длинным именем Дато Сери Хаджи Мохаммад Шафи бин Хаджи Апдал, генерального директора Национальных Архивов Малайзии Сидека бин Джамиля,, и, конечно же, президента Международного Совета Архивов, Лоренца Миколецкого. Заодно были отмечены 60-я годовщина Международного Совета Архивов и 40-летие филиала МСА в Юго-Восточной Азии – SARBICA.

Тема конгресса была сформулирована следующим образом: «Архивы, управление, развитие: Планирование будущего общества». Мы имеем дело со всеми аспектами управления документацией и архивами. Особое внимание должно быть уделено электронной документации, которая сегодня образуется в больших объемах, экспертизе ее ценности и организации постоянного хранения.

Как часть проблемы хранения, в первую очередь встает проблема природных и техногенных катастроф как источник угрозы для архивов, - как в результате глобального потепления, так и вследствие локальных вооруженных конфликтов.

Неизменно важное место занимает разработка современных стандартов для различных сфер деятельности архива, в основном в области архивных описаний. Забота об архивах, обеспечение сохранности и доступа с помощью архивных описаний служат определенной цели: использованию архивов и документах в интересах государственного управления и деловой деятельности. От эффективного управления документами и архивами – к надлежащему управления в целом, особенно при внедрении «электронного правительства».

Архивисты должны убеждать общество и тех, кто принимает решения, а не оказываться на обочине информационного общества. Архивы, как часть системы управления государством и обществом, как часть информационного общества, нуждаются в отлично подготовленных и понимающих свои задачи архивистах. Именно поэтому такой сильный акцент делается на образовании и профессиональной подготовке архивистов, и статусе профессии архивиста.

Профессия должна быть определена путем разработки модели компетенций, с помощью сертификации и аккредитации, широкого выбора форм профессиональной подготовки (включая постоянное повышение квалификации – «обучение в течение всей жизни») , - а её сильные позиции в обществе (профессия, опирающаяся на общественное доверие) должны гарантировать высокий этический уровень архивистов. Из этого следует, что в будущем обществе для архивов и архивистов есть важное место, место активного участника «электронного правительства», необходимого для функционирования информационного общества.

Перечислим в хронологическом порядке те сессии и группы, на которых выступали члены польской делегации. К ним относятся:
  • Архивы и программа ЮНЕСКО "Память мира" - Владислав Степняк (Władysław Stępniak);

  • Массовая реставрация находящихся под угрозой архивных документов девятнадцатого - двадцатого веков – восьмилетний опыт польской государственной программы «Кислотные документы» - Анна Чайка (Anna  Czajka);

  • Новые научные и университетские архивов в Европейском Союзе. Новые проблемы или новые возможности? - Анна Домаланус (Anna Domalanus), Юлия Дживоки (Julia Dziwoki), Ева Фурманска (Ewa Furmańska), Ханна Краевска (Hanna Krajewska);

  • Из прошлого в будущее - создание системы, основанной на стандартах Международного Совета Архивов. Два примера: Zosia –интегрированная архивная система, используемая в польских архивах; и испанская система PARES - Рафал Магрич (Rafał Magrys), Никодем Бонча-Томашевски (Nikodem Bończa-Tomaszewski), Барбара Берска (Barbara Berska).
25 и 26 июля 2008 года прошла ежегодная Генеральная ассамблея Международного Совета Архивов, где Польша имеет четыре голоса. Два голоса – у Генеральной дирекции государственных архивов (в Куала-Лумпуре её представляли Барбара Берска и Владислав Степняк), и еще два - у польских ассоциаций архивистов (представители Кристофер Стрыйковски и Вальдемар Чоражичевски).

Как обычно в таких случаях, собравшимся пришлось прослушать серию докладов. Также речь шла о направлениях деятельности в будущем. О своих приоритетах рассказали вновь избранные президент и вице-президент. Решающее значение имеет документ, озаглавленный «Стратегические направления деятельности Международного Совета Архивов в 2008-2018 годы». МСА надеется, что руководство национальных и международных организаций и мировое сообщество поймут, что эффективное управление документами и архивами является важным условием для эффективного управления в целом, для верховенства закона, прозрачности управления, сохранения памяти общества и для доступа общественности к информации.

Важным моментом Генеральной Ассамблеи была инаугурация новоизбранных руководителей Международного Совета Архивов. Новым президентом МСА стал Иан Уилсон из Канады. Нольд Ромер-Кенепа из Нидерландских Антильских островов стал новым вице-президентом  по CITRA. Абдулла Эль-Рейес из Объединенных Арабских Эмиратов избран вице-президентом по вопросам маркетинга и продвижения. Льюис Беллардо из Соединенных Штатов назначен вице-президентом по программе развития. Шотландец Дэвид Лейч принял на себя обязанности Генерального секретаря МСА. Дидье Гранж, бывший президент SPA, стал теперь заместителем Генерального секретаря, ответственным за "Круглым столом" архивов (CITRA).

Вальдемар Чоражичевски (Waldemar Chorążyczewski), генеральный секретарь SAP
Кшиштоф Стрыйковски (Krzysztof Stryjkowski), вице-президент SAP (фото)

Источник: сайт Ассоциации польских архивистов (Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, SAP)
http://www.sap.waw.pl/node/305

Интересные доклады на Конгрессе МСА в Куала-Лумпуре в июле 2008 года

16-й конгресс Международного Совет Архивов прошел в Куала-Лумпуре в июле 2008 года. МСА проводит свой съезд каждые четыре года, привлекая на него архивистов, преподавателей архивного дела и других заинтересованных лиц со всего мира. В этом году съезд, - первый для меня, - был большим и значимым событием, с участием более чем 1200 делегатов, собиравшихся в самом центре ультрасовременного центрального делового района Куала-Лумпура. Темой конференции была «Архивов, управления и развитие: Планирование будущего общества». Я выступал с докладом, содержавшим размышления по некоторым вопросам архивного образования, которые вытекают из нашего исследования, озаглавленного «Архивы и использующие их сообщества: Служить народу» в хорошо принятой сессии «Архивы и сообщества: Где границы?», вместе с Элизабет Шеперд (также из UCL: SLAIS) и Лаурой Миллар (из Канады).

Конгресс был настолько велик (временами одновременно работало до 18 параллельных сессий), что неизбежно ряд интересных презентаций с привлекательно звучащими названиями пришлось пропустить. Тем не менее, я смог присутствовать на некоторых действительно захватывающих и важных сессиях, таких, как рассказ Сигрид МакКаусланд (Sigrid  McCausland) о работе австралийских представителей архивной профессии по обучению ряда местных и общинных групп базовым архивным навыкам, проводимой с 1980-х годов (и которая стала стимулом  для первого издания книги «Сохранение архивов»). Из него видно, что современные идеи информационно-пропагандистской деятельности архивов, подталкивающей общины к бережному отношению к своим коллекциям, имеют давнюю историю - по крайней мере, в Австралии.

Что касается архивного образования и профессиональной подготовки, то еще одна важная сессия с существенным «австралийским компонентом» назвалась «Развитие включающего, учитывающего культурные особенности архивного образования с целью удовлетворения потребностей неоднородных сообществ» (Developing Inclusive, Culturally Sensitive Archival Education to Meet the Needs of Diverse Communities). Заседание вели Анна Гийланд (Anne Gilliland) из UCLA и Сью МакКемиш (Sue  McKemmish) из университета Монаш, которые представили свою работу «Плюрализация архивной парадигмы», нацеленную на  поддержку развития архивных образовательных программ, которые « учитывают культурные особенности, способствуют включению знаний сообщества и отвечают потребностям сообщества».

Со следующим докладом выступил Келвин Вайт (Kelvin White) из университета Оклахомы, который рассказал о своей работе, выполненной на соискание степени доктора философии,  о пробелах и проблемах архивной практики в Мексике, в частности, в отношении общин «афро-мексиканцев», а затем о своих предложениях по развитию разнообразных программ архивного образования, которые были бы «чувствительными к культурным особенностям и включающими» в отношении ряда различных традиций и потребностей.

В заключение два практикующих (и одновременно продолжающих своё обучение) архивистов – этнических австралийских аборигенов, Кирстен Торп и Энн Райт представили свою работу как часть деятельности специальной тематической группы Австралийского общества архивистов  по вопросам коренных народов. Они рассказали о проблемах, с которыми сталкивается  традиционная западная и европоцентристская архивная практика, когда соприкасается с историей и документальным наследием коренных народов.

Затем последовала интересная и оживленная дискуссия, в которой приняла участие значительная часть аудитории.

Эндрю Флин (Andrew Flinn)


Источник: блог "Community Archives and Identities"
http://archivesandidentities.com/?p=53

Архивы должны искать «естественных союзников»

Этому вопросу была посвящена сессия, подготовленная австралийской делегацией на прошедшем в июле конгрессе Международного Совета Архивов

Во всем мире государственным архивистам необходимо развивать тесные связи со своими «естественными союзниками», чтобы способствовать лучшему документированию деятельности государственных служб, говорит Росс Гиббс, Генеральный директор Национальных Архивов Австралии (на фото).

Гиббс выступал на проходившем в июле 16-м Международном конгрессе архивов в Куала-Лумпуре (Малайзия), в котором приняли участие 1200 международных делегатов.

«Помимо своей более известной роли по сохранению национального культурно-исторического наследия, государственные архивы также выполняют жизненно важную роль по поддержанию целостности, подотчетности и эффективности государственных органов», - отметил г-н Гиббс. «Они делают это путем предоставления экспертных консультаций по вопросам создания, управления и окончательного решения судьбы документов».

Вместе с тем Гиббс признал, что государственные должностные лица часто настолько загружены, что вопросы хорошего управления документами отходят для них на второй план.

Гиббс сказал, что в этой связи для архивов жизненно важно развивать тесные связи с уважаемыми и влиятельными общественными институтами, такими, как счетная палата, комиссии по оказанию государственных услуг и омбудсмены, которые понимают важность хорошего управления документами и архивного дела в качестве «стимулятора эффективного управления». Подобные организации он назвал «естественными союзниками из архивов».

Вместе с Гиббсом на сессии по теме «Архивы и их союзники: Делопроизводство как основа хорошего государственного управления» (Archives and Their Allies: Recordkeeping for Good Governance) выступили Де-Пирсон, Генеральный ревизор австралийского штата Виктория; Риго Люа, уполномоченный по вопросам государственной службы Папуа-Новой Гвинеи; и Лео Доннелли, заместитель уполномоченного по правам человека Новой Зеландии. Все выступавшие подчеркивали важность совместных усилий государственных агентств по организации хорошего управления документами и подотчетности государственных органов.

Гиббс сообщил аудитории о том, что недавнее переподчинение Национальных Архивов Австралии из «культурного блока» в Департамент премьер-министра и кабинета в имеет большое значение в том, что архивы оказались вместе с другими агентствами, обеспечивающими целостность и подотчетность. В их число входят Австралийская комиссия по вопросам государственной службы, Австралийское национальное контрольно-ревизионное управление, Управление уполномоченного по правам человека, Управление уполномоченного по защите персональных данных, и Управления по свободе доступа к государственной информации.

Четыре упомянутых выступления доступны на сайте Национальных Архивов Австралии по адресу: http://naa.gov.au/whats-on/outreach-and-advocacy/forums/allies/ .

Источник: пресс-релиз Национальных Архивов Австралии
http://www.parbica.org/Documents/080731_parbica_ica.doc

пятница, 26 сентября 2008 г.

Японские архивисты о 16-м конгрессе Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

16-й конгресс Международного Совета Архивов (МСА) проходил с 21 по 26 июля 2008 года в Конгресс-центре Куала-Лумпура под эгидой МСА, Национального архива Малайзии и министерства единства, культуры, искусства и наследия Малайзии. В конгрессе приняли участие около 1200 человек из 140 стран и территорий, в том числе 40 представителей японского архивного сообщества.

Министр единства, культуры, искусства и наследия Малайзии
бьёт в гонг на церемонии открытия конгресса

Почетный гость прошедшей 22 июля церемонии открытия достопочтенный Дато Сери Хаджи Мохаммад Шафи бен. Гаджи Апдал (Dato’ Seri Haji Mohd Shafie b. Haji Apdal), министр единства, культуры, искусства и наследия Малайзии, шесть раз ударил в гонг - в честь 60-й годовщины МСА, и объявил конгресс открытым. Со второй половины 22 июля до утра 25 июля в рамках конгресса, темой которого были «Архивы, управление и развитие: Намечая будущее общество», прошло примерно 200 сессий и семинаров, которые проводились параллельно в нескольких аудиториях.

Национальный Архив Японии провел три сессии под названиями «Передовые архивные сообщества Японии» (Cutting-edge of Archival Community in Japan), «Развитие электронного правительства и управление электронными документами» (Development of e-Government and Digital Records Management) и «Кризис и архивы» (Crisis and Archives), а также семинар по японским методам сохранения бумажных документов.

Д-р Йонео Ишии (Yoneo Ishii), генеральный директор Японского центра азиатских исторических документов выступает на первой японской сессии «Передовые архивные сообщества в Японии».

В частности, на сессию по управлению электронными документами, с участием приглашенных докладчиков из Китая и Кореи, - которая была проведена на основе результатов «8-го общего собрания и семинара EASTICA (восточно-азиатского отделения МСА)», состоявшегося в прошлом году в Токио, - пришло более ста человек. Новый президент МСА Иан Уилсон на церемонии закрытия отметил эту сессию как одну из лучших на конгрессе. На двух  других сессиях представители различных японских архивных учреждений (в том числе национальных и местных государственных архивов, научных обществ, университетов, корпораций) выступили с докладами по различным темам. Участники сессии похвалили эти выступления за информативность, подчеркнув малочисленность источников информации по японским архивам и их деятельности.

Участники семинара «Японские методы консервации бумажных материалов» отрабатывают технику сшивания «на четыре дырки» (Йотцуме-тоджи).

Семинар на тему «Японские методы консервации бумажных материалов» также был очень популярен – на него пришло 28 человек, и аудитория оказалась переполненной. Программа семинара включала  лекцию профессора Кацухико Масуда (Katsuhiko Masuda), из женского университета Сева (Showa), и практические учебные занятия, которые провели реставраторы Национального Архива Японии. Специально для этого занятия из Японии были доставлены необходимые материалы, такие, как японские кисти, японская бумага, клей и бечёвка, - с тем, чтобы участники могли в полной мере оценить японские традиционные методы сохранения, такие,  как японская техника укрепления Ураючи (Urauchi), и японский метод брошюровки Йотцуме-тоджи (Yotsumetoji). Большинство участников семинара впервые познакомились с этими методами, и они с энергией и энтузиазмом участвовали в практических занятиях.

На проходившей в рамках конгресса выставке, на стенде EASTICA была отражена архивная деятельность всех стран, входящих в восточно-азиатское отделение МСА.. Национальные Архивы Японии выставили плакаты, рассказывающие о Японском центре азиатских исторических документов, системе электронного архива Национальных Архивов, а также плакат, посвященный «Международному Дню Архивов», который отмечался в Японии, и прошедшей по этому поводу лекции. Мы также распространяли листовки и DVD-диски, рассказывающие о деятельности Национальных Архивов Японии. После церемонии открытия, министр единства, культуры, искусства и наследия Малайзии посетил выставку и осмотрел стенд EASTICA.

Президент Национальных Архивов Японии Кикучи приветствует министра единства, культуры, искусства и наследия Малайзии (слева) на стенде EASTICA.

25 июля на ежегодном общем собрании прошли перевыборы руководства МСА. Вновь были назначены:
  • Президент МСА: Иан Уилсон (Ian Wilson), руководитель библиотечной и архивной служб  Канады,

  • Вице-президент CITRA: Нольда Ромер-Кенепа (Nolda Ромера-Kenepa), Генеральный директор Национальных Архивов нидерландских Антильских островов,

  • Вице-президент по программе действий: Льюис Беллардо (Lewis Bellardo), советник Национальных Архивов США,

  • Вице-президент по делам конгресса: Росс Гиббс (Ross Gibbs), генеральный директор, Национальных Архивов Австралии (которая будет принимать конгресс в 2012 году),

  • Вице-президент по делам ассоциаций: Кристина Мартинес (Christine Martinez), председатель секции профессиональных ассоциаций в области управления документами и архивного дела, президент Ассоциации французских архивистов,

  • Вице-президент по делам секций: Ханс Эйвинд Несс (Hans Eyvind Naess), председатель секции архивов деловой деятельности и труда, Национальный архив Норвегии,

  • Вице-президент по делам региональных отделений: Сетареки Тэйл (Setareki Tale), председатель отделения PARBICA, генеральный директор Национальных Архивов Фиджи,

  • Генеральный секретарь: Дэвид Лейч (David Leitch), бывший заместитель генерального секретаря МСА,

  • Заместитель генерального секретаря: Дидье Гранж (Didier Grange), директор Архивов города Женевы, бывший вице-президент МСА.
Продолжили исполнять свои обязанности:
  • Вице-президент по финансам: Томас Лидман (Tomas Lidman), Генеральный директор Национальных Архивов Швеции,

  • Вице-президент по маркетингу и продвижению: Абдулла А. Карим Эль Рейес (Abdullah A. Kareem El Reyes), генеральный директор Национального центра документации и исследований Объединенных Арабских Эмиратов,

  • Внутренний аудитор: Карел Велле (Karel Velle), Генеральный директор Национального архива Бельгии.
(Обращает на себя внимание отсутствие в руководстве МСА представителей России, СНГ и Восточной Европы – Ред.)

Новые почетные члены МСА:  Лоренц Миколецки, Мицуоки Кикучи, Сидек Джамиль и Джоан ван Альбата

Общего собрание одобрило «Стратегические направления: 2008-2018»,  отчет за 2007 год, бюджет на 2009 год, и установило членские взносы на 2009 год. Четверо бывших руководителей МСА за выдающиеся заслуги получили статус почетных членов (Fellow), а именно:
  • Лоренц Миколецки (Lorenz Mikoletzky), бывший президент МСА,

  • Мицуоки Кикучи (Kikuchi), бывший вице-президент МСА,

  • Сидек Джамиль (Sidek Jamil), бывший вице-президент МСА,

  • Джоан ван Альбата (Joan van Albata), бывший генеральный секретарь МСА.
Следующий, 17-й конгресс МСА будет организован Национальными Архивами Австралии и пройдет в Брисбене в августе 2012 года.

Источник: Сайт Национальных Архивов Японии
http://www.archives.go.jp/english/index.html

среда, 24 сентября 2008 г.

Институт инженеров по электротехнике и радиоэлектронике IEEE заинтересовался вопросами управления документами

Марк Конрад (Mark Conrad - на фото), участник проводимого Национальными Архивами США проекта "Архивы электронных документов" (Electronic Records Archives, ERA), 22 сентября в своем письме на форум специалистов в области управления документами и архивного дела написал следующее:

"Думаю, что участникам данного форума будет интересно узнать, что вопросы архивного дела и управления документами будут обсуждаться на конференции IEEE по системам и технологиям хранения больших объёмов информации (IEEE Symposium on Massive Storage Systems and Technologies), которая пройдет на этой неделе (см. http://storageconference.org ). Любопытно, что Институт инженеров по электротехнике и радиоэлектронике проявляет интерес к этим вопросах.

Д-р Кен Тибодё (Ken Thibodeau), директор программы Национальных Архивов США ERA по созданию архива электронных документов, приглашен выступить с докладом под названием "Открытость, рост, эволюция и вывод из эксплуатации архивных информационных систем: Опыт Национальных Архивов" (Openness, Growth, Evolution and Closure in Archival Information Systems - Lessons from the National Archives' Experience).

На конференции также выступит Джейсон Барон (Jason R. Baron), директор Национальных Архивов по вопросам судебных разбирательств, с докладом на тему "Электронные документы и многочисленные длительные судебные споры: назидательные истории и складывающаяся хорошая практика" (Electronic Records and Massively Persistent Litigation: Cautionary Tales & Emerging Best Practices).

Энди Молц (Andy Maltz), директор по Совета по науке и технике Академии киноискусства (и член Консультативного комитета программы ERA) выступит с основным докладом под названием "Цифровая дилемма: Стратегические вопросы в организации архивного хранения и доступа к электронным материалам" (The Digital Dilemma: Strategic Issues in Archiving and Accessing Digital Materials)."

Буклет с описанием обсуждаемых на конференции проблем (на английском языке) можно скачать по адресу http://storageconference.org/2008/msst2008-flyer.pdf

Источник: Records Management Listserv / сайт конференции
http://storageconference.org/
Фото: Earl McDonald, NARA

«Летучие репортеры» конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре подводят итоги

«Летучие репортеры» - группа из 11 студентов и молодых специалистов в области архивного дела и управления документами, которые освещали ход конгресса МСА (многие из их репортажей были переведены и размещены на блоге)


Вслед за своим успешным дебютом на конгрессе международного Совета Архивов 2008 года, «летучие репортеры» подготовили отчет, в котором анализируется опыт их работы в Куала-Лумпуре, и содержатся рекомендации на будущее. Отчет (на английском и французском языках) размещен на сайте МСА по адресу: http://www.ica.org:80/en/2008/09/19/feedback-flying-reporters

Авторы отчета – Инеке Десерно (Ineke Deserno), Сесиль Фабри (Cécile Fabris) и Анн Баст (Anne Bast).

В отчете отмечается, что создание группы «летучих репортеров» было новой инициативой, впервые опробованной во время 16-го конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре: Группа включала 11 студентов и молодых специалистов в области архивного дела и управления документами, которые готовили отчеты о работе сессий, брали интервью у членов МСА, фотографировали и записывали впечатления участников. Ежедневно они загружали свои материалы на сайт конгресса, и одновременно распространяли печатный бюллетень для участников Конгресса.

По окончании конгресса мнение самих «летучих репортеров» было единодушным   относительно того, что  данная инициатива сыграла положительную роль как  для конгресса, так и в целом для МСА. И большое количество подготовленных материалов и интервью,  и положительные отзывы, полученные от членов МСА (как от участников конгресса, так и от тех, кто не смог приехать в Куала-Лумпур), и сложившаяся в группе атмосфера дружной продуктивной работы  - всё это свидетельствует о том,  что данный проект был успешным.

На своем заключительном совместном заседании, «летучие репортеры» конгресса в Куала-Лумпуре обсудили успехи и недостатки проекта, а также возможности по улучшению и расширению этой инициативы в будущем.  Они подготовили ряд рекомендаций в отношении самого проекта, в отношении конгрессов МСА, а также по расширению участия молодых специалистов в деятельности МСА:

Рекомендации по проекту «летучие репортеры»
  • Начинать подготовку раньше,

  • Обеспечить более основательную административную и техническую поддержку проекта по ходу конгресса,

  • Постараться поднять статус проекта,

  • Улучшить и расширить веб-сайт «летучих репортеров»,

  • Сделать данный проект глобальным путем привлечения молодых специалистов со всех континентов.
Рекомендации в отношении будущих конгрессов:
  • Разработать «подготовительную» программу для новых членов МСА,

  • Более тщательно подходить к отбору докладов,  и организовывать секции по тематическому принципу,

  • Содействовать общению выступающих и участников конгресса, публикуя список всех участников конгресса на веб-сайте МСА до начала конгресса,

  • Более четко классифицировать сессии по виду и характеру выступлений (различать выступления с докладами и семинары).
Рекомендации по вовлечению молодых специалистов в деятельность МСА:
  • Расширить проект «летучих репортеров» за счет совершенствования средств общения,

  • Разработать информационно-пропагандистские программы, рассчитанные на  университеты и на «младших» членов архивных ассоциаций,

  • Прояснить структуру членства в МСА и расширить права и возможности отдельных членов.
Прямая ссылка на англоязычную версию отчета: http://www.ica.org/sites/default/files/ICA_Flying_Reporters_concluding_report_FINAL.doc

Источник: Сайт МСА
http://www.ica.org:80/en/2008/09/19/feedback-flying-reporters

вторник, 16 сентября 2008 г.

Ассоциация французских архивистов опубликовала справочник профессиональных квалификаций

Ассоциация французских архивистов (Association des archivistes français, AAF) опубликовала справочник профессиональных квалификаций. Документ под названием «Профессия архивиста, или архивные квалификации» можно скачать с сайта ассоциации по адресу: http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=498 .

В документе объемом 25 страниц, разделенном по 5 основным функциям (сбор, классификации, обеспечение сохранности, общение/экспертиза ценности, и управления архивами), описаны соответствующие виды деятельности, знания и навыки. В конце документа приведен глоссарий терминов.

Данный документ может быть полезен высшему руководству организации и руководителям служб: при подборе кадров, он является инструментом, помогающим разработать должностные требования. Сотрудникам документ даст возможность подготовить более качественное резюме, помогая перечислить свои знания и навыки, а также понять свое место в структуре архивного дела. Не стесняйтесь использовать и распространять его!

В конце июля эта работа была представлена на конгрессе Международного совета архивов в Куала-Лумпуре, где она была встречена с интересом (соответствующий доклад будет в ближайшее время опубликован).

Прямая ссылка на документ (на французском языке): http://www.archivistes.org/IMG/pdf/Referentiel_metiers.pdf

Алис Грипон (Alice Grippon)

Источники: рассылка AAF / сайт AAF
http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=49

Австралия: Для публичного обсуждения опубликован новый стандарт хранения государственных документов

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV – один из наиболее авторитетных в мире разработчиков стандартов в области управления документами и архивного дела – Ред.) опубликовало для публичного обсуждения проект нового стандарта и двух связанных с ним спецификаций по вопросу хранения государственных документов.

Стандарт не относится к электронным документам, хранение которых регулируется другим стандартом (PROS 99/007 версия 2 «Управление электронными документами», который также известен как стандарт VERS). В то же время он применим в отношении физических устройств и оборудования, которые могут быть использованы для хранения электронных документов (например, к флоппи-дискам. CD и DVD дискам и т.д.).

Стандарт относится только к хранению документов в хранилищах, и не охватывает активно используемых документы, которые хранятся в подразделениях. Управление и контроль над этими документами будут регламентированы в разрабатываемом в настоящее время стандарте «Контроль над государственными документами» (Control of Public Records Standard).

Собственно стандарт описывает 8 основных принципов:
  • Инспекция и авторизация: Любое хранилище, используемое для хранения государственных документов, и не находящееся под прямым управлением государственного органа штата Виктория, должно инспектироваться Хранителем государственных документов или его уполномоченным представителем.

  • Расположение и конструкция здания: Государственные документы должны располагаться в хранилищах, обеспечивающих минимальные риски для их постоянной сохранности.

  • Контроль среды хранения: государственные документы должны храниться в условиях окружающей среды, которые обеспечивают долговременную сохранность документов с учетом их формата, и в течение установленного для них срока хранения.

  • Идентификация и контроль: Государственные документы должны быть легко идентифицируемы и должны контролироваться, во избежание их утраты или повреждения, а также для упрощения их поиска и извлечения.

  • Полки и упаковка: Государственные документы должны быть должным образом размещены на полках, и храниться в контейнерах, обеспечивающих их безопасность и защиту от физических повреждений.

  • Защита на случай катастроф: С целью минимизации рисков для документов, должны иметься соответствующие программы действий на случай катастроф и восстановления по их окончании

  • Поддержание: Хранилища, зоны хранения и собственно государственные документы должны поддерживаться в надлежащем состоянии, с тем, чтобы обеспечивалась защищенная и стабильная среда хранения.

  • Безопасность: Государственные документы должны быть защищены от кражи и неавторизованного использования.
В спецификациях содержатся минимальные требования к хранилищам документов ответствующего вида, сгруппированные соответственно принципам основного стандарта.

Документы доступны для скачивания по адресам:
Управление приглашает всех желающих присылать свои замечания и предложения по эти документам. Замечания можно присылать до 10 октября 2008 года на почтовый адрес standards@prov.vic.gov.au , с использованием стандартной формы (которую можно скачать по адресу http://www.prov.vic.gov.au/records/standards/Storage%20Standard%20Feedback%20Form.doc )

После доработки и официального опубликования, новый стандарт и связанные с ним спецификации заменят действующие документы PROS 97/002 «Спецификация 1: Хранение государственных архивов в учреждениях» (Specification 1: Storage of Public Records in Agencies) и частично PROS 97/004 «Передача и хранение государственных документов» (Transfer and Storage of Public Records).

После опубликования, настоящий стандарт будет распространяться на:
  • Все государственные учреждения штата Виктория, в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года;

  • Места депозитарного хранения, установленные Министром в соответствии со статьей 14 Закона о государственных документах;

  • Сертифицированных PROV поставщиков услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS), назначенных Хранителем государственных документов в соответствии со статьей 12 Закона о государственных документах.
Программа PROV по разработке стандартов в области управления документами

Данный проект стандарта -  первый из серии новых стандартов PROV, которые будут разработаны в рамках  программа Управления по разработке стандартов в области управления документами. В ближайшие годы ещё несколько стандартов и вспомогательных документов будут разработаны и опубликованы для публичного обсуждения.

Помимо двух спецификаций, дополняющих новый стандарт хранения, предполагается также разработать ряд руководств, которые должны помочь государственным учреждениям штата Виктория, депозитариям и сертифицированным поставщикам услуг хранения в исполнении требований стандарта.

Источник:  сайт Управления государственных документов штата Виктория (Австралия)
http://www.prov.vic.gov.au/records/storageproject.asp

воскресенье, 14 сентября 2008 г.

США: В эру цифровых технологий, федеральные документы испаряются в никуда

Предлагаемая статья о состоянии дел с делопроизводством в федеральном правительстве США, опубликованная 13 сентября 2008 года в газете «Нью-Йорк Таймс», получила большой резонанс не только в США, но и среди специалистов в области управления документами и архивного дела многих стран мира

Кеннет Тибодё (Kenneth Thibodeau) руководит в Национальных Архивах США созданием электронных архивов документов. (Фото: Bill Crandall для «Нью-Йорк Таймс»)

Бесчисленное количество федеральных документов продолжает утрачиваться и не сохраняется для последующих поколений из-за того, что федеральные служащие, пытающие справиться с ошеломляющим ростом объёмов электронных документов, не занимаются регулярным сохранением тех документов, которые они создают на государственных компьютерах, отправляют по электронной почте и размещают в сети.

Федеральные учреждения стали быстро осваивать Интернет и новые информационные технологии, однако их деятельность по сохранению документов сильно отстаёт. Более того, федеральные следователи обнаружили широко распространенные нарушения федеральных требований к управлению документами.

Многие официальные лица  признают,  что они бессистемно решают вопросы сохранения электронной почты и других электронные документов о своей работе. Более того, многие говорят, что они не знают точно, какие материалы они должны сохранять.

Этот  беспорядок является причиной беспокойства для историков, архивистов, библиотекарей, для следователей Конгресса и наблюдательных групп, которые хотят отслеживать процесс принятия решений и иметь возможность требовать отчета от федеральных чиновников. Сейчас, накануне смены президентской администрации, беспокойство по поводу утраченных документов ещё более усиливается.

«Мы ожидаем увидеть массовое исчезновение материалов, размещенных сейчас на веб-сайтах федеральных агентств», - говорит Мэри-Элис Бэйш (Mary Alice Baish),  вашингтонский представитель Американской ассоциации юридических библиотек, члены которой интенсивно используют государственные документы. «Когда новые чиновники приступают к исполнению своих обязанностей, они приходят с новыми программами и политиками, и хотят начать всё заново».

Ричард Пирс-Мозес (Richard Pearce-Moses), бывший президент Общества Американских Архивистов (один из самых авторитетных современных американских специалистов в области управления документами и архивного дела – Ред.), подчеркнул: «Меня больше всего беспокоит то, что даже если над этой проблемой будут работать наши самые лучшие и блестящие умы, риски настолько велики, что мы вполне может лишиться значительной части нашей истории».

На веб-сайте Агентства по охране окружающей среды (Environmental Protection Agency, EPA) насчитывается более 50 «битых», неработающих ссылок, которые когда-то приводили читателей к материалам по проблеме истощения озонового слоя в атмосфере.

По меньшей мере 20 документов были удалены с веб-сайта Комиссии США по гражданским правам, в число  которых попал  и проект доклада, содержащего весьма критические высказывания по поводу политики администрации Буша в области соблюдения гражданских прав.

Проблемы с системой электронной почты в Белом Доме стали широко известны (в частности, сотрудники Белого Дома не обеспечили сохранение электронной переписки за некоторые, достаточно длительные и исторически важные периоды времени – Ред.) вследствие судебных разбирательств и слушаний в Конгрессе. Должностные лица других федеральных агентств признают, что их системы управления документами не намного совершеннее и надёжнее.

Коммерческие организации,  правительства штатов и местные органы власти также сталкиваются с аналогичными проблемами, хотя и в меньших масштабах.

«Обеспечение долговременной сохранности электронной информации - пока еще слишком сложная для нас задача», - говорит Роберт Спиндлер (Robert P. Spindler), главный архивист библиотек Университета штата Аризона.

Для федерального правительства, проблема обеспечения сохранности документов обостряется с каждым месяцем, по мере того, как служащие создают миллиарды сообщений электронной почты. Электронная почта зачастую заменяет телефонные разговоры и встречи, которые в прошлом обычно не документировались.

В попытке сэкономить деньги, федеральные агентства публикуют все меньше отчетов на бумаге, размещая их вместо этого в Интернете. Во все большем объёме федеральные чиновники используют блоги, подкасты (цифровые аудио- или видеоматериалы, предназначенные для воспроизведения на ПК, плеерах и мобильных устройствах,  и распространяемые через Интернет – Ред.) и видео, с целью разъяснения и защиты своей политики. Растущее число федеральных служащих исполняют свои обязанности вне офиса, работая на персональных компьютерах, с использованием портативных флеш-дисков и электронных почтовых служб типа Google Gmail и Microsoft Hotmail.

В прошлом, клерки помещали наиболее важные государственные документы  в дела, хранившиеся в централизованном архиве агентства. Однако делопроизводство стало более децентрализованным, а количество технических работников уменьшилось. Федеральные служащие говорят, что они хранят много официальных документов в настольных компьютерах, и согласованное управление документами отсутствует.

«Ахиллесовой пятой делопроизводства являются  люди», отмечает Джейсон Барон (Jason R. Baron), директор по  судебным разбирательствам  Национальных Архивов США. «Раньше у нас были  секретари. Теперь каждый из нас (вместе со своим  компьютером) исполняет роль хранителя своих документов. Это создает ряд очень сложных проблем».

Эксперты опасаются, что объекты, сохраненные в электронном виде,  в будущем могут оказаться труднодоступными,  вследствие устаревания необходимого для их чтения оборудования и программного обеспечения.

«Все мы сохраняли личные воспоминания и любимую музыку по восьмидорожечных лентах, дискетах, или 8-миллиметровой пленке», говорит Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein), Архивист Соединенных Штатов (руководитель Национальных Архивов США – Ред.). «Во многих случаях эти технологии в настоящее время стали реликтами, и к этой информацию невозможно получить доступ. Представьте себе эту проблему, увеличенную в миллионы и миллионы раз, - это как раз то, с чем сейчас сталкивается федеральное правительство».

Национальные Архивы США находится на ранних стадиях создания системы постоянного хранения электронных документов, обращаясь за помощью в реализации этого проекта к суперкомпьютерному центру Калифорнийского университета в Сан-Диего, и к некоторым из лучших специалистов страны в области компьютерных технологий.

Проект создания электронного архива отстает от графика и идет с превышением бюджета. Официальные лица, однако, надеются, что эта система,  разрабатываемая компанией «Локхид Мартин» (Lockheed Martin), сможет принять огромное количество документов Белого Дома, когда президент Буш в январе 2009 года покинет свою  должность.

Кеннет Тибодё (Kenneth Thibodeau), руководитель программы Национальных Архивов по архивам электронных документов, сообщил, что 32 миллиона электронных почтовых сообщений Белого дома были приняты на хранение в качестве документов администрации Клинтона. Тибодё предполагает, что администрация Буша передаст на хранение сотни миллионов электронных писем.

Скандалы вокруг документов Белого Дома возникали в конце срока последних трех администраций,  поэтому федеральные чиновники настраиваются сейчас на то, что в январе могут начаться новые судебные «разборки».

Суды в последнее время  сурово штрафовали компании, которые не представляли запрошенные в ходе судебного разбирательства электронные документы, - и правительство может быть подвергнуто таким же наказаниям. Так, в конце срока администрации Клинтона федеральный окружной судья признал Агентство по охране окружающей среды виновным в неуважении к суду, в связи с уничтожением агентством некоторых электронных документов.

Предупреждения о возможной утрате электронных документов поступают с разных сторон.

В недавнем докладе Счетной палаты (Government Accountability Office, GAO), - подразделения Конгресса, занимающегося контролем и аудитом, - описаны широко распространенные нарушения федеральных требований к управлению документами. В отчете говорится, что в ряде крупных агентств «не было обеспечено систематическое сохранение электронной почты высших должностных лиц». Некоторые служащие хранят десятки тысяч электронных почтовых сообщений в своих почтовых ящиках, где «невозможно вести по ним эффективный поиск», и где они  недоступны для других заинтересованных лиц.

Похожие проблемы обнаружил Генеральный инспектор Национального управления по аэронавтике и исследованию космического пространства (National Aeronautics and Space Administration, NASA). Обследование 40 высших должностных лиц показало, что 93 процента из них нарушали федеральные требования по сохранению электронной почтовой корреспонденции. Генеральный инспектор сообщил, что NASA может утратить часть своей «институциональной памяти», и что, возможно, агентство уже утратило ряд документов, необходимых для защиты юридических и финансовых прав государства.

Одни и те же федеральные законы распространяются на электронные и бумажные документы, которые определяются как материалы - в любой форме - документирующие деятельность, политику и решения правительства. Официальные перечни определяют сроки хранения для документов  каждого типа. Как правило, документ не может быть стерт или уничтожен без предварительного согласия Национальных Архивов, которые осуществляют постоянное хранение документов, имеющих историческую ценность.

Мелани Слоан (Melanie Sloan), исполнительный директор наблюдательной группы «Граждане за ответственность и этику в Вашингтоне», говорит: «Сотрудники агентств не понимают своей ответственности за сохранение документов. Многие сотрудники агентств даже не понимают, на самом базовом уровне, что такое федеральный документ, - а уж тем более, как следует сохранять документы».

В ходе собеседований, работники согласились с этой точкой зрения.

«Я не слишком хорошо понимаю правила – что именно мы должны сохранить, и что хранить не нужно», говорит Кристина Пирсон (Christina Pearson), помощник министра здравоохранения и социальных услуг. «Мы пытаемся разобраться, каким образом наши политики применимы к новым электронным средствам передачи информации, таким, как веб-сайты и электронная почта».

В федеральных ведомствах наиболее распространенным методом сохранения важных сообщений электронной почты и прикрепленных к ним файлов является их  распечатывание на бумаге и помещение в бумажные дела. Это подтвердили должностные лица в министерстве труда,  министерстве транспорта и в министерстве юстиции.

Томас Скалли (Thomas A. Scully), бывший управляющий Центрами услуг по программам медицинского страхования Medicare и Medicaid,  в 2003 году, когда он еще был на государственной службе, обсуждал возможность своего перехода на работу с рядом перспективных работодателей. Когда этичность этих переговоров была поставлена под сомнение, он пытался найти некоторые из старых сообщений электронной почты. Как он говорит, «Они исчезли. Я не мог найти ничего. Мне было сказано, что все мои электронные письма были уничтожены».

Когда президент Билл Клинтон покинул свой пост, Национальные Архивы сохранили снимки веб-сайтов агентств в том виде, в каком они существовали на (или незадолго до) 20 января 2001 года. Недавно архивное ведомство приняло решение, что оно не будет делать подобных снимков в конце срока администрации Буша. Как заявили Национальные Архивы, «большинство веб-документов не заслуживают постоянного хранения», поскольку они не имеют «долгосрочной исторической ценности».

С этим мнение не согласны многие историки. Несколько университетских библиотеках и «Интернет-архив» (Internet Archive), некоммерческая электронная библиотека, базирующаяся в Сан-Франциско, начинают делать то, чем не хочет заниматься федеральное правительство: копировать правительственные веб-сайты, с тем, чтобы их содержание осталось доступным и после того, как  г-н Буш покидает Белый Дом.

Встревоженная возможностью утратой сообщений электронной почты Белого дома, Палата представителей Конгресса США приняла в июле 2008 года законопроект, требующий от агентств сохранения большего числа электронных документов. Результаты голосования были 286 «за», 137 «против». Оппоненты-республиканцы заявили, что эти требования будут чересчур обременительными и дорогостоящими. Буш пригрозил наложить вето на законопроект, заявив, что тот способен «негативно повлиять на способность Президента исполнять его (или ее) конституционные обязанности».

Роберт Пиар (Robert Pear)

Источник: The New York Times, 13.09.2008
http://graphics8.nytimes.com/images/2008/09/13/us/13records_650.jpg  (фото)

четверг, 11 сентября 2008 г.

О конгрессе RMAA-2008 в Сиднее - часть 3

Брэд Хинтон продолжает свой рассказ о конгрессе RMAA-2008 в Сиднее

Кто бы мог подумать, что о первом дне конференции мне удастся написать целых три сообщения? Итак, это сообщение третье. Я остановлюсь на трех докладах, в которых рассматривались стратегии и вопросы внедрения систем управления электронными документами и информацией (Electronic Document and Records Management System, EDRMS).

С этими докладами выступили: Джо Стефенсон (Jo Stephenson) из Департамента транспорта штата Виктория (Австралия), Мэтт О’Мара (Matt O'Mara), представлявший городские библиотеки Веллингтона, и Джоанна Голдинг (Joann  Golding) из компании Eraring Energy

Джо Стефенсон подробно рассказала о своём опыте управления проектом внедрения EDRMS в департаменте правительства штата. Основное  внимание было уделено людям, вовлеченным в выработку стратегии и во внедрение системы. Одной из ключевых идей доклада было то, что нужно:
  • принимать во внимание различные практики работы  и разнообразие используемых информационных систем;

  • использовать «рассказы с передовой»  о текущей ситуации с обработкой неструктурированной информации (я сейчас сам собираю подобную информацию, выступая в роли,  включающей поддержку стратегии EDRMS);

  • слушать, фиксировать и анализировать то, что говорят люди;

  • понимать мотивы действий организации и деловые процессы;

  • привлекать людей по ходу проекта; договариваться о начале и конце пути;

  • общаться часто и широко.
Или, говоря коротко, - «найти, защитить и сохранить».

Джо дала несколько основанных на здравом смысле советов по части распространения сведений, отвечающих на вопрос «а зачем мне всё это нужно?». С моей точки зрения, это хорошая практика, - но слишком часто данные базовые мировоззренческие и поведенческие факторы оставляются «на потом», на  последний этап внедрения. Если персонал впервые сталкивается с EDRMS во время обучения,  и затем – уже  в среде оперативной эксплуатации, то люди не только чувствуют себя «выпадающими» из реального процесса, но и неохотно воспринимают преобразования, поскольку не понимают,  что они от этого получат. Обычно в качестве движущих сил, способствующих принятию пользователями новых технологий, мы называем исполнение законодательно-нормативных требований и улучшение корпоративного управления. Джо рекомендует пропагандировать другие факторы, имеющие более непосредственное отношение к выполняющим работу людям,  - такие, как более эффективный доступ и извлечение документов, помощь в процессе принятия решений и экономия времени.

Я, в свою очередь, рекомендую понять потребности сотрудников, их поведение на рабочих местах в условиях конкретной организации, с тем, чтобы выяснить, где находятся самые чувствительные места, и где, скорее всего, воздействие от внедрения будет наибольшим.

Я задал Джо вопрос по поводу показателей успешного внедрения, особенно относительно упомянутой ею потребности в увеличении  пространства для хранения данных. C моей точки зрения, рост объёмов хранимых данных не всегда является признаком успеха. Количество данных  далеко не всегда означает их качество.

Мэтт O'Mара рассказал о реализации информационной стратегии. На разработку стратегии у Мата было лишь четыре месяца, и он решил сосредоточить усилия на выявлении деловых потребностей и проблем в деловой деятельности, а затем посмотреть, какие решения могли бы подойти, и как их можно было бы реализовать на практике. Я, безусловно, согласен с тем, что выход на варианты решения деловых проблем лучше помогает привлечь интерес со стороны высшего руководства, чем опора на одни лишь основные принципы управления документами. Мэтт также рекомендовал проводить анализ ожидаемых преимуществ и отдачи. Кроме того, Мэтт говорил о моделях зрелости управления информацией (я уже упоминал о них в предыдущем сообщении), и об использовании реестра проблем.

Мне пришлось согласиться с Мэттом в том, что создание прочной основы управления информацией является критически-важным элементом для успеха организации,  - мысль, которая остается справедливой и в мире Web 2.0.

Джо Голдинг описала, как она решала задачу создания и внедрения EDRMS в крупной энергетической компании Нового Южного Уэльса. Корпоративной информационная стратегия основывалась на трех ключевых целях:
  • Защитить нашу информацию;

  • Снизить риск;

  • Эффективно использовать деловую информацию.
Был проведены широкие консультации с различными филиалами и отделениями компании. Джо подчеркнула важность использования знаний сотрудников организации для выяснения следующих вопросов:
  • какая культура сложилась на различных энергостанциях; 

  • каковы взаимоотношения между персоналом и организацией;

  • кто является лидером, и кто может помочь в продвижении проекта на уровне руководства; а также

  • что могло бы стать действенным вознаграждением.
Внедрение и обучение шли одновременно, и Джо призналась, что ей очень повезло в том,  что в компании были выделены дни для обязательного обучения (T-дни), которые она смогла использовать для приобретения сотрудниками необходимой подготовки и навыков работы с  EDRMS (помимо прочих способов обучения).

Я обратил внимание на то, что через весь доклад проходило признание того факта, что стратегия и её внедрение должны быть приняты и поддержаны организацией. Один из способов, который я в прошлом использовал для решения подобной проблемы,  заключался в использовании неофициальных «каналов» для построения неформальных отношений,  на основе которых уже потом складывалось более упорядоченное и формальное  общение. В крупных организациях (например, в огромных государственных департаментах) такой подход вполне может оказаться непрактичным.

Завоевание авторитета и уважения,  и налаживание отношений внутри и между организациями, помогает эффективно информировать людей и привлекать их к участию в проекте с использованием более формальных способов общения. Кроме того, гораздо легче рекламировать какую-либо услугу или новый деловой процесс, используя личные связи.

В моих заметках отмечена еще одна, последняя мысль для обдумывания: мы должны уметь видеть, что происходит за пределами управления информацией и знаниями в рамках нашей организации. Конечно, у каждого из нас есть свои отдельные обязанности и виды работ,  стоящие за ответствующими названиями профессий и должностей (как у врачей), - но мы должны улучшить своё понимание взаимосвязей между этими процессами в области знаний и информации, углубить сеть наших взаимодействий, и более эффективно использовать наши знания и возможности. Я считаю, что мы все движется в одном направлении, поэтому  давайте работать вместе, с тем, чтобы сделать это путешествие более продуктивным.

В заключение я хочу поблагодарить всех докладчиков и участников конгресса RMAA 2008, с которым мне удалось поговорить в понедельник (и профессора Джулию Маклеод, с которой я ещё раз пересекся на завтраке в IIM),  - за интересные идеи и дискуссии.

Брэд Хинтон (Brad Hinton)

Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com/2008/09/11/on-rmaa-convention-2008-report-3/

среда, 10 сентября 2008 г.

О конгрессе RMAA-2008 в Сиднее - часть 2

Брэд Хинтон продолжает свой рассказ о конгрессе RMAA-2008 в Сиднее

В своем первом сообщении на блоге я дал краткое изложение тех докладов на конгрессе Австралийской ассоциации по управлению документами (Records Management Association of Australia, RMAA)  в Сиднее, которые мне удалось прослушать. Я, наконец, разобрал свои заметки, и хочу отметить некоторые из дискутировавшихся вопросов.

Основным докладчиком была д-р Джули Маклеод (Julie McLeod) из университета Нортумбрии (Northumbria), Великобритания, которая говорила о принятии и адаптации инструментов и методологий управления документами. Её особенно интересовал вопрос о том, «задумываются ли организации об их (стандартов и методологий) применимости?». Это один из тех вопросов, который я часто сам себе задаю - какие стандарты применять, каким образом их использовать, и применимы ли они вообще в данных конкретных условиях?

Для применения международного стандарта (ISO 15489 – Ред.) есть ряд побудительных мотивов – использование передовой практики, завоевание авторитета, повышение своего статуса, продвижение по службе. Для организаций, которые начинают его использовать, самыми важными вопросами были соответствие законодательно-нормативным требованиям и вопросы корпоративного управления, природа стандарта, и вопросы выделения ресурсов. Препятствиями на этом пути были борьба за приоритетность и ресурсы, низкая мотивация, отсутствие новизны, и уверенность  том, что стандарты не так уж и важны. Наконец, некоторые из изученных в работе организаций вообще прекратили использовать стандарт на практике, в то же время изменяя и адаптируя его с тем, чтобы он лучше отражал специфику организации (что, как я считаю, зачастую необходимо). Вывод состоит в том, что внедрение международного стандарта все еще сильно зависит от особенностей и/ или потребностей конкретной организации.

Кроме того, многочисленные комментарии вызвало ещё одно исследование, в котором изучались инструментальные средства,  помогающие обеспечить соответствие требованиям в области управления документами: 
Неудивительно, что комментарии  в основном касались применимости возможностей, предлагаемых определенным инструментарием,  в условиях конкретной организации. Отмечалось, что подобные инструментальные наборы ценны и полезны в  следующих ключевых областях:
  • Оценка и измерение степени соответствия законодательно-нормативным требованиям и возможностей организации в плане управления документами;

  •  Сопоставительный анализ показателей (benchmarking);

  • Помощь в выявлении сильных и слабых сторон. 
Лично я не считаю очень уж полезными  «предписывающие» инструментальные средства, но я готов поэкспериментировать с четырьмя средствами, рассмотренными в этом исследовании, чтобы оценить возможности их применения в реальном мире (или отсутствие таковых).

Третье работа, представленная д-ром Маклеод, называлась «AC+erm» - от английского «ускорение темпов перемен в управлении электронными документами». В работе были рассмотрены ключевые проблемы и стратегии, и в итоге были предложен список из 19 критических факторов успеха, десять из которых были характерны для систем управления электронными документами. В восьми факторах упоминались люди,  и в них можно выделись следующие общие моменты:
  • Недопонимание высшим руководством управления документами, и неуверенность относительно того, какова его собственная роль в этой сфере;

  • Для управления документами нужны другие  знания и навыки, чем в других областях деловой деятельности;

  • Принципы управления документами должны восприниматься как неотъемлемая часть деятельности организации.
Вполне предсказуемы результат для тех, кто работает в отраслях, связанных с информацией и знаниями!

Профессор Маклеод завершила своё выступление словами о том,  что данные, полученные в результате её исследований, показали, что стандарты и методологии были приняты и адаптированы организациями, как в плане принципов, так и инструментов.  Изучавшиеся организации проводили исследования и практические оценки состояния управления документами. Внутри организаций всё сильнее поддерживается улучшение теории и практики управления документами. В качестве аналогии был предложен мост – он всегда строится на основе стандартных принципов проектирования и строительства, но каждый раз адаптируется с учетом конкретной местности и назначения. Профессор Маклеод в будущем  рассчитывает на ещё большее сокращение разрыва между теорией и практикой.

Я бы по этому поводу сказал, что взаимосвязь между теорией и практикой абсолютно соответствует здравому смыслу, если допускать возможность адаптации к конкретным потребностями и проблемами той среды, в которой приходится работать. Можно акцентировать внимание на различных моментах, но практика и теория (стандарты и методологии являются частью этой «связки»), заслуживают того, чтобы их рассматривали в их взаимосвязи. С моей точки зрения, нельзя отдавать предпочтение чему-либо одному.

Завтра утром я отправляюсь на завтрак в Институт управления информацией  (Institute for Information Management, IIM), и надеемся что д-р Маклеод ещё что-нибудь расскажет во время этого раннего мероприятия.

Дополнительные комментарии по прошедшим в понедельник докладам на конгрессе RMAA будут готовы завтра вечером ... и затем я собираюсь обсудить вопросы, связанные с интранетом и управлением контентом, в связи с еще одним проектом, над которым я сейчас работаю вместе со своей группой. 

Брэд Хинтон (Brad Hinton)

Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com/2008/09/10/on-rmaa-convention-2008-report-2/

Участники проекта InterPARES-2 опубликовали книгу по вопросам обеспечения длительной и постоянной сохранности электронных документов

Книга доступна для скачивания в Интернете

На сайте проекта "Международные исследования по аутентичным документам постоянного хранения в электронных системах-2" (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, InterPARES 2) выложена новая книга "Экспериментальные, интерактивные и динамические документы" под редакцией Лючианы Дюранти и Рэнди Престона (Luciana Duranti and Randy Preston, eds. "Experiential, Interactive and Dynamic Records", publ. Associazione Nazionale Archivistica Italiana, Rome, Italy, 2008, 828 pp.).

Книга объёмом 828 страниц на английском языке доступна для скачивания (как полностью, так и частями) по адресу http://www.interpares.org/ip2/book.cfm

Прямая ссылка на полную версию (25 МБ): http://www.interpares.org/ip2/ip2_book/ip2_book_complete.pdf

Книга включает введение, 8 частей, 23 приложения, библиографию и глоссарий. Части книги посвящены следующей тематике:
  1. Исследования общего плана и описание отдельных проектов в области искусства, науки и государственного управления

  2. Создание и поддержание документов

  3. Аутентичность, надежность и точность электронных документов в области искусства, науки и государственного управления

  4. Методы проведения экспертизы ценности и обеспечения долговременной сохранности

  5. Моделирование процессов создания, поддержания и обеспечения долговременной сохранности электронных документов

  6. Изучение роли, требований, проявлений и вопросов управления метаданными в процессе создания и сохранения надежных и аутентичных электронных документов

  7. Структуризация взаимоотношений между создателями документов и теми, кто обеспечивает их долговременную сохранность

  8. Терминологические инструменты
Источник: Сайт InterPARES-2
http://www.interpares.org/ip2/book.cfm

вторник, 9 сентября 2008 г.

На конгрессе RMAA-2008 в Сиднее - День первый

Я присутствовал на первом дне конгресса Австралийской ассоциации по управлению документами (Records Management Association of Australia, RMAA) в Сиднее. Это был единственный день из трехдневный программы конгресса, который я мог посетить. Я также воспользовался проходящей в рамках конгресса обширной выставкой, чтобы поговорить с рядом вендоров и поставщиков услуг в области управления документами.

Я накарябал немало заметок своими обычными каракулями. И я надеюсь получить доступ ко всем презентациям сегодняшнего дня через веб-сайт RMAA, чтобы обеспечить полноту своих заметок. В воем следующем посте на блоге я расскажу поподробнее о тех презентациях, которые я увидел сегодня, с добавлением моих комментариев. Но вот некоторые краткие заметки о сегодняшнем дне…

Основным докладчиком была д-р Джули Маклеод (Julie McLeod - на фото) из университета Нортумбрии (Northumbria), Великобритания. Д-р Маклеод рассказала о трех проектах по разработке стандартов и методологий управления документами, в которых принимали участие она и её научно-исследовательская группа. Доклад особенно хорошо соответствовал теме конгресса – «принятие и адаптация» - теме, которая была и остается чрезвычайно важной для меня, с точки зрения моего опыта работы.

Следующим докладом, который я прослушал, было выступление Джо Стефенсон (Jo Stephenson) из Департамента транспорта штата Виктория (Австралия). Джо рассказала нам о внедрении в департаменте электронной системы управления документами и информацией (EDRMS). Джо отметила, что внедрение проводилось по принципу «всё для людей», и рассказала о том, как «человеко-ориентированный» подход выкристаллизовывался по ходу проекта. Для меня это, в общем-то, само собой разумеется - люди, безусловно, занимают одну из первых позиций в моем списке факторов, которые нужно принять во внимание при внедрении каких-либо систем или процессов управления информацией и знаниями.

После доклада Джо, я вернулся в большой зал на выступление новозеландца Мэтта О’Мары (Matt O'Mara). Я видел и слышал Мэтта и раньше (в Канберре в прошлом году), и мне приятно было ещё раз послушать об опыте внедрения СЭД в Городском совете Веллингтона. Мэтт рассказал о реализации стратегии в области управления информацией, и это, естественно, для меня было очень интересно в контексте моей нынешней работы.

После обеда я пошел на презентацию Джоанны Голдинг (Joann Golding) из компании Eraring Energy. Я работал с Джо в середине 1990-х в Парламенте в Канберре, и мне было приятно снова её увидеть. Джо рассказала о внедрении стратегии управления информацией и изменениями, на основе её опыта в Eraring Energy. И в этот раз содержание доклада очень хорошо соответствовало тематике конгресса.

На последней сессии, которую я посетил, выступали Тревор (Trevor Rowling) и Адель (Adele Ezzy ) из окружного совета Сутерленда (Sutherland Shire Council). Они рассказывали о своем опыте внедрения и использования EDRMS в органе местного самоуправления.

Оставшуюся часть дня я беседовал с вендорами и поставщиками услуг в области управления документами. Идет ли речь об управлении документами, знаниями или контентом, я люблю быть в курсе того, что предлагается информационной отраслью в целом, и этот раз не был исключением. Я также пообщался со специалистами из InfoXpert – компании, с которой у меня был опыт удачного взаимодействия в прошлом.

Мне еще предстоит переработать кипу буклетов и просмотреть ряд веб-сайтов, не говоря уже о заметках, которые я вел. Мои заметки, как обычно, каракули, - но мне не сложно их переписать и переработать. Мое следующее сообщение на блоге будет более подробным, так что, если вы заинтересовались, возвращайтесь в мой блог завтра.

В заключение - пара слов по поводу поставщика EDRMS-систем, который считает хорошее идеей «продвижения» своего стенда с помощью компьютерной анимации исполнения на гитаре тяжелого рока. Мне кажется, очень громкая, пульсирующая музыка – не лучший выбор, когда пытаешься в метре от динамиков что-то рассказывать о своём продукте...

Брэд Хинтон (Brad Hinton)

Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com:80/2008/09/08/on-the-sydney-records-management-convention-day-1/

Юбилейный съезд специалистов ДОУ Австралии, Новой Зеландии и Океании

С 7 по 10 сентября в Сиднее, Австралия проходит юбилейный, 25-й съезд ассоциации специалистов по управлению документами Австралазии (Records Management Association of Australasia, RMAA). Съезд проходит под девизом "Принятие и адаптация" (Adopting and Adapting).

В своих выступлениях участники обсудят пути и способы освоения специалистами в области управления документацией новых методологий и процессов, - по мере того, как они адаптируются к новым технологиям в попытке сохранить свой уровень знаний в условиях быстро меняющейся динамичной среды, преодолевая встающие на этом пути препятствия.

Программа выступлений доступна по адресу http://www.rmaa.com.au/natcon2008/program/index.cfm

Источник: сайт съезда RMAA-2008
http://www.rmaa.com.au/natcon2008/index.cfm

понедельник, 8 сентября 2008 г.

Конференция SAA 2008: Обеспечение сохранности – Часть III

Окончание репортажа с сессии 203 конференции Общества Американских Архивистов в Сан-Франциско

Мои мысли

Мне очень интересно наблюдать за тем, как эволюционирует передовая практика в этой области. Я хотел бы знать, как использование для создания литературных произведений средств типа Google Documents, которые автоматически спасают и сохраняют все версии, повлияет на применяемые исследователями методы изучения эволюции документов. Уже существуют интересные исследования эволюции совместно создаваемых документов. Достаточно взглянуть на визуальную сводку обновлений (http://www.dancohen.org/wp/wp-content/uploads/2008/09/sarah_palin_wikipedia.pdf ) статьи в Википедии о Саре Палин (Sarah Palin), подготовленную Дэном Коэном (Dan Cohen), которую Дэн обсуждает в записи на блоге под названием «Сар Палин, толпосотворённая» (Sarah Palin, Crowdsourced). Другой хороший пример подобного визуального восприятия модифицируемого документа был прикреплен к комментарию к замете в блоге «Heavy Metal Umlaut: The Movie» (Видеоролик, посвященной статье в Википедии под названием «Умляуты в названиях групп, играющих в стиле «хэви метал»» - Ред.). Если вы не видели этого раньше - потратьте несколько минут, и вы сможете в ускоренном времени понаблюдать, как со временем изменяется страница Википедии (http://weblog.infoworld.com/udell/gems/umlaut.html )

Хотя я понимаю, что придется решить много проблем, если мы попытаемся сохранять «снимки» очень частых обновлений (Место на диске? Количество версий? Аутентичность? Позиция авторов в отношении защиты неотполированных версий их работы?), - я все же думаю, что в определенных случаях возможность наблюдать творческий процесс таким образом будет весьма ценной. Я также считаю, что с течением времени будут созданы новые инструменты для автоматизации создания визуализаций эволюции документа и видеороликов (подобных упомянутым выше), - что облегчит исследователям использование такого рода информации.

Возможно, что у архивистов будет возможность выборочно сохранять лишь некоторые из автоматически сохраненных версий. Могу себе представить, что некоторые авторы не захотят, чтобы кто-либо видел ранние черновики их работ (как и в случае с архитекторами и с ранними версиями их проектов), - но которые могут согласиться на то, чтобы документировалась хотя бы частота внесения изменений. Эти данные позволили бы исследователям, по крайней мере, понять ритм написания работы, - даже если не будет сведений о том, что именно изменялось.

Мне очень нравится фотография, которую я подобрал для  этого поста. Признаюсь, у меня все еще хранятся стопки трёхдюймовых флоппи-дисков. Там у меня хранится сообщение электронной почты времен первых дней BITNETа, стихотворения, незаконченные рассказы, старых резюме и SQL-скрипты. Сейчас мои дискеты обитают на полке в коробке,  помеченной «старые носители». И я везунчик – у меня до сих пор есть компьютер с приводом для флоппи-дисков, который может их прочитать!

Источник: блог Spellbound Blog
http://www.spellboundblog.com/2008/09/06/saa2008-preservation-and-experimentation-with-analogdigital-hybrid-literary-collections-session-203/

Конференция SAA 2008: Обеспечение сохранности – Часть II

Продолжение репортажа с сессии 203 конференции Общества Американских Архивистов в Сан-Франциско

(Продолжение)

Официальным названием сессия 203 было «Как запачкать руки (и получить от этого удовольствие): Примеры архивации электронных манускриптов». По каждому из докладчиков, я выписал (см. ниже) основные отмеченные им проблемы и рекомендации.

«Бумаги Джорджа Уитмора (George Whitmore)»
  • Докладчик: Майкл Фострем (Michael Forstrom), библиотека Бейнеке (Beineke) редких книг и рукописей Йельского университета

  • Обсуждавшаяся коллекция: Бумаги Джорджа Уитмора
Проблемы и вопросы:
  • Как полностью и несомненно идентифицировать документы? Как установить аутентичность? Как изготовить аутентичную копию? Являются ли эти требования необоснованными и недостижимыми?
Открытия и рекомендации:
  • Регулярно обновлять и реплицировать файлы.

  • Участники проекта с успехом использовали программу Quick View Plus, позволявшую читать многие распространенные файловые форматы. К ее недостаткам можно отнести то, что она поддерживает не все форматы, и, поскольку это лицензионное ПО, нет никаких долгосрочных гарантий.

  • В некоторых случаях им пришлось отсылать файлы, созданные под операционной системой CP/M, стороннему поставщику услуг, который преобразовывал их в формат WordStar и «нормализовал» кодировку символов.

  • Разнообразные извещения и документы о принятии материалов на хранение ... форма поставщика услуг, выполнявшего преобразование, в которой суммировались требования ... В них не содержалась информация о том, какое программное обеспечение использовалось для преобразования из CP/M в DOS. А эта информация могла бы оказаться полезной в будущем.

  • Предложено расширение стандартов - включить сведения о том, как проводилась миграция электронных документов в «информацию об обработке».
Вопросы и ответы

Вопрос: будучи частью писательского сообщества, что мы можем сказать людям, которые хотят знать, что им делать с их документами. Им нужна техническая информация .. они хотят знать, что нужно сохранять. Нынешние писатели знают, они создают собственное наследие.

Ответ:

Майкл: Наилучшим единым документом является «Руководство для авторов», подготовленное в рамках проекта interPARES 2 (interPARES 2 Creator Guidelines). Библиотека Бейнеке адаптировала их для распространения среди авторов.

Мелисса: Пересмотрите свою политику развития коллекций, и не забудьте включить в нее те функции, которые вы хотите документировать. Сообщества практиков также обсуждают форматы и подобные руководства.

Габриэла: Люди часто хотят сохранить то, что "ценно". Прямо сейчас мы не знаем, как оценить ценность электронных черновиков, - это дело авторов.

Вопрос: (Кал Ли - Cal Lee): Не столько вопрос, сколько идея: опыт электронной судебной экспертизы и информационной безопасности, а также «степень неустойчивости» требуют, чтобы, прежде чем что либо делать с диском, сначала снималась полная побитовая копия с этого диска.

Комментарий: Что касается инструментов электронной судебной экспертизы – в программном обеспечении запрятано много сведений об истории и редактировании документов… Кроме того, удаленные файлы на самом деле продолжают существовать.

Вопрос: Видели ли Вы примеры поступающих в архив материалов, в том случае, когда электронные материалы являются рабочими материалами для окончательной бумажной версии документа? Они, в отличие от прочих материалов, являются «электронными экспериментами».

Ответ: Да, этот вопрос прорабатывается. Он может повлиять на упорядочивание и описание документов. Файловые форматы также влияют на то, как решается задача обеспечения сохранности.

Вопрос: А как насчет доступа? Даете ли вы возможность исследователям переходить на нужные документы по ссылкам прямо из научно-справочного аппарата? Как защищается аутентичность документов?

Ответ: DSpace предоставляет вам копию документа по первому требованию (содержащую оригинальный поток битов) ... множество перекрестных ссылок дают возможность находить нужные материалы, проходя по различным маршрутам. Но в некоторых случаях с документами (даже электронными) можно работать только в читальном зале архива.

Вопрос: Какие у вас взаимоотношения с ребятами из ИТ?

Ответ (Габриэла): Персонал ИТ очень нам помогает. Мы используем древние компьютеры для доступа к нашим материалам, и они нам эти компьютеры собирают. Они, конечно, не архивисты, поэтому есть небольшие различия в приоритетах, и в отношении того, какие виды информации представляют интерес… но наше взаимодействие очень продуктивное.

Вопрос (для Мелиссы): Почему вы не взяли на хранение электронную переписку Питера? (Мелисса сказала, что они отказались брать электронную почту Питера, поскольку она не имела научной ценности)?

Ответ: электронные письма (в число которых входили письма, содержащие персональные медицинские данные), были отвергнуты. Соглашение с Питером не предусматривало возможности избирательного отбора (или удаления) передаваемых материалов.

Вопрос: В плане сбора информации у создателей ... рекомендуете ли вы проведение формальных /документированных интервью? Или же Вы предпочитаете более неформальное общение, когда у вас есть возможность обращаться к ним в любое время на постоянной основе?

Ответ:

Мелисса: Мы действительно используем и более формальные методы - подходы типа «документального исследования» (documentation study). Мы могли бы делать обзоры литературы ... В конечном счете «Соглашение о передаче документов» является самым официальным из имеющихся у нас документов.

Габриэла: Это зависит от того, на то готов согласиться автор… формальная документация лучше всего ... но если они не желают, чтобы их слова протоколировались, то вы берёте то, что вам дают!

(Окончание следует)

Источник: блог Spellbound Blog
http://www.spellboundblog.com/2008/09/06/saa2008-preservation-and-experimentation-with-analogdigital-hybrid-literary-collections-session-203/

Конференция SAA 2008: Обеспечение сохранности и экспериментирование с гибридными (аналоговыми и электронными) литературными коллекциями – Часть I

Репортаж с сессии 203 конференции Общества Американских Архивистов в Сан-Франциско

«Эти несносные диски!» Фото: Blude

Официальным названием сессия 203 было «Как запачкать руки (и получить от этого удовольствие): Примеры  архивации электронных манускриптов». Председатель сессии, Кэтрин Столлар Петерс (Catherine Stollar Peters) из Нью-Йоркского отделения Национальных Архивов США, начала заседание с высокоуровневой дискуссии на тему «Теоретические основы архивации электронных манускриптов». Основное внимание здесь было уделено обеспечению сохранности гибридных коллекций, включающих электронные и бумажные литературные документы. Цель состояла в том, чтобы проанализировать новые способы применения архивных технологий к электронным документам. Выступали сплошь архивисты, не имевшие подготовки в области ИТ-технологий,  и поэтому опиравшиеся на работы других специалистов … и экспериментировавшие. Кэтрин также отметила, что обсуждавшиеся проблемы актуальны также  для исследователей, историков и журналистов.

По каждому из докладчиков, я выписал (см. ниже) основные отмеченные им проблемы и рекомендации. Те, кто был на сессии, может их пропустить, и перейти  к моим собственным рассуждениям.

«Электронные документы Норманна Мэйлера (Norman Mailer)»
  • Докладчик: Габриэла Редвайн (Gabriela  Redwine) из Центра Гарри Рэнсома при университете штата Техас, г.Остин

  • Обсуждавшаяся коллекция: Бумаги Норманна Мэйлера
Проблемы и вопросы:
  • 3 ноутбука и около 400 дисков, содержащих переписку;

  • В то время как письма, возможно, были продиктованы или подготовлены вчерне Мэйлером, всю работу на компьютере по вводу, организации и корректировке  выполнила его помощница Джудит МакНелли (Judith McNally). Встает вопрос: кого следует указать в качестве создателя документов? Как эти документы отражают взаимодействие между Мэйлером и МакНелли? Кто их создателем? Coавторы?

  • Все ноутбуки и диски хранились у Джудит МакНелли. После её смерти всё ее имущество было конфисковано должностными лицами округа. Примерно через год все диски из ее квартиры удалось в конечном итоге получить - но в итоге возник вопрос их происхождения. Нет никакой возможности узнать, кто мог бы просматривать / модифицировать эти документы.
Открытия и рекомендации:

Что включают в себя работа по принятию на хранение и архивная обработка,  когда приходится иметь дело с электронными документами? Что необходимо сделать?
  • Получить документы на хранение;

  • Собрать информацию о том, как создатель (или создатели!) использовали электронные документы. В марте 2007 года они побеседовали с Мэйлером, для того, чтобы понять, как он и его ассистентка работали вместе. Выяснилось, что компьютерами занималась исключительно МакНелли.

  • Перенумеровать диски, компьютеры, другие электронные носители информации;

  • Создать каталог дисков, отражающий внешний вид дисков и другую «физическую» информацию (включая цвет чернил, подчеркивания т.д.). На этот момент диски еще ни разу не  вставлялись в компьютер. Пока что фиксировалась визуально-пространственная информация;

  • По каждому диску собрать следующую информацию: типы файлов, структура каталогов и имена файлов.
Для  коллекций этого типа идеальной ситуацией является участие архивиста, начиная с ранних этапов работы - чем раньше, тем лучше.

«Бумаги Питера Ганика (Peter Ganick)»
  • Докладчик: Мелисса Вотерворт (Melissa  Watterworth)

  • Обсуждавшаяся коллекция: Бумаги писателя и издателя малотиражных публикаций Питера Ганика (Исследовательский центр Томаса Додда при университете штата Коннектикут)
Проблемы и вопросы:
  • Каковы основные источники информации в нашем современном мире?

  • Каким образом мы, выступая в роли доверенных хранителей, приобретаем и обеспечиваем сохранность документов, изначально созданных в электронном виде?

  • Как нам сохранять «социальные» средства информационного обмена (participatory media: блоги, википедии, новостийные ленты, фото- и видеообменные сайты и т.д. – Ред.) - возможно, мы можем поучиться у коллег, работающих в сфере исполнительского искусства?

  • Каким образом последовательно наращивать наши коллекции электронных документов? Следует ли нам также сохранять и используемые инструменты?

  • Выбор времени приобретения материалов: Насколько активно следует заниматься собиранием личных архивов? Как установить доверительные отношения с их создателями, и заставить их осознать имеющиеся проблемы?

  • Личные документы сильно контекстно-зависимы – порядок документов имеет большое значение. Так ли это для личных архивов чисто электронных документов? Какую роль играет сетевой аспект электронных документов, - как он влияет на концепцию порядка?

  • При первой попытке принятия на хранение одного из ноутбуков Питера Ганика архивист не смогла найти ничего похожего на дела... Она нашла фрагменты текста – гипертекстовый документ, а также множество файлов сомнительного происхождения (скачанных из листа рассылки? или собственных творений Ганика?). Ей пришлось сесть рядом с ним, чтобы понять стиль его работы.

  • Ганик сначала не понимал проблем, стоящих перед архивистом. Он еще был в состоянии более-менее понять идею метаданных, а также проблему аутентичности. Но ему было трудно понять, что же за сведения архивист пыталась собрать.

  • Как упорядочивать документы и сохранять их контекст в сетевой онлайн-среде?

  • Самая большая техническая проблема: не слишком ли долго мы цепляемся за концепции первоначального порядка и контекста документов?

  • Проблемы, которые придётся решать в том случае, если принимать материалы на хранение на более ранней стадии их жизненного цикла – не окажутся ли они ещё сложнее? Что делать, если создатель установит ограничения на их группировку, или захочет их забрать?

  • Хотим ли мы заключать контракты с дарителями? Практично ли это?
Открытия и рекомендации:
  • Следует собирать те материалы, которые имеют большую ценность в качестве созданных в электронной форме работ, и при этом велик риск их утраты.

  • Нужно создавать инфраструктуру, поддерживающую деятельность по обеспечению долговременной сохранности документов, созданных в электронном виде.

  • Полезно общаться с создателем документов, для того, чтобы узнать больше о его творческом процессе. В данном проекте документы от Ганика  принимались раз в несколько лет, и. как оказалось, это было недостаточно часто. За это время Ганик успевал поменять используемые им инструменты и стиль работы. Докладчик сделала упор на то,  политика последних 30 лет уже не будет работать – её придется изменять.

  • Желательно подготовить «Соглашение о передаче документов» относительно того, какие документы должны быть переданы в архив. Ганик передавал документы, сгруппированные  по ему понятным принципам. Архивист анализировала полученные документы, чтобы убедиться  том, что ей понятно, что именно она получила.

  • Стоит подумать об сохранении «снимков» виртуальных текстов в формате PDF.

  • Рассмотреть модель  «самоархивации» - ею часто пользуются профессора в академической среде.

  • Как насчет «внедренных архивистов» (embedded archivists)? Такой подход достаточно уже долго используется в исполнительском искусстве и в неправительственных организациях, и он может все больше и больше распространяться.
(Продолжение следует)

Источник: блог Spellbound Blog
http://www.spellboundblog.com/2008/09/06/saa2008-preservation-and-experimentation-with-analogdigital-hybrid-literary-collections-session-203/
http://flickr.com/photos/blude/2665916336/in/photostream (фото)

Германия: Описи и каталоги помогают выманить историю из её архивного убежища

Анна-Карин Фенер (Anna-Carin Föhner – на втором плане) и Штефани Франк (Stephanie Frank) уже второй год занимаются каталогизацией в компьютере документов города Фельдштеттер (Feldstetter).

Бесконечно много историй  прячется в старых томах, хранящихся в архиве  г. Фельдштетер, а теперь – также  и в компьютере: ученицы Штефани Франк и Анна-Карин Фенер во время своих каникул занимаются каталогизацией новых поступлений. На основе всех этих источников местный архивист доктор Эбергарт Шанбахер (Eberhard Schanbacher) составил занимательную книгу о родном городе, которая должна выйти в свет в 2009.

Заглянув в какой-либо архив, нередко можно испытать чувство отчаяния. Истории, без сомнения, всех где-то здесь – спрятались в многочисленных толстых томах, стоящих на полках. В Фельдштеттене  всё выглядит примерно так же. В архиве, располагающемся в верхнем этаже ратуши, Эбергарт Шанбахер стоит перед всем этим изобилием. Благодаря невероятной удаче, весь массив документов полностью сохранился, начиная с документов времен  Тридцатилетней войны. Компасом в этом океане служит опись, содержащая точные заголовки дел.

В Фельдштеттене уже есть опись старых дел – том, составленный в 1897 году. Есть и более поздний каталог, составленный Анжеликой Бишофф (Angelika Bischoff) в 1980 году. Что касается новых поступлений, то, как радостно отмечает Шанбахер, «мы вступили в эпоху электронных технологий». В этой связи, на лето ученики получают теперь несколько иные задания. «Молодые люди овладевают новыми технологиями с легкостью», говорит Шанбахер.

Старшеклассницы за работой

Нынешние ученицы одиннадцатого класса Штефани Франк из Ляйхингена (Laichingen) и Анна-Карин Фенер из Суппингена (Suppingen) уже второй год подряд занимаются сканированием фотографий и каталогизацией и подробным описанием в компьютере дел и других материалов, поступивших в архив за последние 30 лет. После этого достаточно задать ключевое слово,  и компьютер подскажет нужные тома и дела.

Теперь обе 17-летние девушки из гимназии в Ляйхингене уже довольно хорошо знакомы с историей города. Взглянув на дом, заснятый на старой фотографии, они могут сказать, что он был снесен  в 1972, и они также знают, в каком деле можно найти дополнительные сведения. «Они замечательно справляются, при этом  работают с охотой и компетентно», подтверждает Шанбахер.

Именно на основе такой аккуратной подготовительной работы, проделанной старательными людьми в прошлом и настоящем, архивист и историк может подготовить книгу об истории города. Есть поддержка и с других сторон, радуется Шанбахер, и перечисляет: Ханс Зеифанг (Hans Zeifang) пожертвовал на проект 1000 евро, бургомистр Фридхельм Вернер (Friedhelm Werner) передал архиву списанный, но безупречно работающий ноутбук; кроме того, город приобрел принтер и сканер. Начальник городской канцелярии Ютта Шмид-Харшер (Jutta Schmid-Harscher) помогает решать административные проблемы, а ИТ-специалист муниципалитета Вальтер Карас вмешивается, если техника отказывается сотрудничать. Шанбахер, который отказывается от гонорара, надеется, что муниципалитет также выделит финансирование на публикацию книги во время осеннего обсуждения городского бюджета.

Источник: SZON
http://www.szon.de/lokales/ulm/laichingen/200809060582.html