Конференция SAA 2008: Обеспечение сохранности – Часть II

Продолжение репортажа с сессии 203 конференции Общества Американских Архивистов в Сан-Франциско

(Продолжение)

Официальным названием сессия 203 было «Как запачкать руки (и получить от этого удовольствие): Примеры архивации электронных манускриптов». По каждому из докладчиков, я выписал (см. ниже) основные отмеченные им проблемы и рекомендации.

«Бумаги Джорджа Уитмора (George Whitmore)»

• Докладчик: Майкл Фострем (Michael Forstrom), библиотека Бейнеке (Beineke) редких книг и рукописей Йельского университета
  
  
• Обсуждавшаяся коллекция: Бумаги Джорджа Уитмора

Проблемы и вопросы:

• Как полностью и несомненно идентифицировать документы? Как установить аутентичность? Как изготовить аутентичную копию? Являются ли эти требования необоснованными и недостижимыми?

Открытия и рекомендации:

• Регулярно обновлять и реплицировать файлы.
  
  
• Участники проекта с успехом использовали программу Quick View Plus, позволявшую читать многие распространенные файловые форматы. К ее недостаткам можно отнести то, что она поддерживает не все форматы, и, поскольку это лицензионное ПО, нет никаких долгосрочных гарантий.
  
  
• В некоторых случаях им пришлось отсылать файлы, созданные под операционной системой CP/M, стороннему поставщику услуг, который преобразовывал их в формат WordStar и «нормализовал» кодировку символов.
  
  
• Разнообразные извещения и документы о принятии материалов на хранение ... форма поставщика услуг, выполнявшего преобразование, в которой суммировались требования ... В них не содержалась информация о том, какое программное обеспечение использовалось для преобразования из CP/M в DOS. А эта информация могла бы оказаться полезной в будущем.
  
  
• Предложено расширение стандартов - включить сведения о том, как проводилась миграция электронных документов в «информацию об обработке».

Вопросы и ответы

Вопрос: будучи частью писательского сообщества, что мы можем сказать людям, которые хотят знать, что им делать с их документами. Им нужна техническая информация .. они хотят знать, что нужно сохранять. Нынешние писатели знают, они создают собственное наследие.

Ответ:

Майкл: Наилучшим единым документом является «Руководство для авторов», подготовленное в рамках проекта interPARES 2 (interPARES 2 Creator Guidelines). Библиотека Бейнеке адаптировала их для распространения среди авторов.

Мелисса: Пересмотрите свою политику развития коллекций, и не забудьте включить в нее те функции, которые вы хотите документировать. Сообщества практиков также обсуждают форматы и подобные руководства.

Габриэла: Люди часто хотят сохранить то, что "ценно". Прямо сейчас мы не знаем, как оценить ценность электронных черновиков, - это дело авторов.

Вопрос: (Кал Ли - Cal Lee): Не столько вопрос, сколько идея: опыт электронной судебной экспертизы и информационной безопасности, а также «степень неустойчивости» требуют, чтобы, прежде чем что либо делать с диском, сначала снималась полная побитовая копия с этого диска.

Комментарий: Что касается инструментов электронной судебной экспертизы – в программном обеспечении запрятано много сведений об истории и редактировании документов… Кроме того, удаленные файлы на самом деле продолжают существовать.

Вопрос: Видели ли Вы примеры поступающих в архив материалов, в том случае, когда электронные материалы являются рабочими материалами для окончательной бумажной версии документа? Они, в отличие от прочих материалов, являются «электронными экспериментами».

Ответ: Да, этот вопрос прорабатывается. Он может повлиять на упорядочивание и описание документов. Файловые форматы также влияют на то, как решается задача обеспечения сохранности.

Вопрос: А как насчет доступа? Даете ли вы возможность исследователям переходить на нужные документы по ссылкам прямо из научно-справочного аппарата? Как защищается аутентичность документов?

Ответ: DSpace предоставляет вам копию документа по первому требованию (содержащую оригинальный поток битов) ... множество перекрестных ссылок дают возможность находить нужные материалы, проходя по различным маршрутам. Но в некоторых случаях с документами (даже электронными) можно работать только в читальном зале архива.

Вопрос: Какие у вас взаимоотношения с ребятами из ИТ?

Ответ (Габриэла): Персонал ИТ очень нам помогает. Мы используем древние компьютеры для доступа к нашим материалам, и они нам эти компьютеры собирают. Они, конечно, не архивисты, поэтому есть небольшие различия в приоритетах, и в отношении того, какие виды информации представляют интерес… но наше взаимодействие очень продуктивное.

Вопрос (для Мелиссы): Почему вы не взяли на хранение электронную переписку Питера? (Мелисса сказала, что они отказались брать электронную почту Питера, поскольку она не имела научной ценности)?

Ответ: электронные письма (в число которых входили письма, содержащие персональные медицинские данные), были отвергнуты. Соглашение с Питером не предусматривало возможности избирательного отбора (или удаления) передаваемых материалов.

Вопрос: В плане сбора информации у создателей ... рекомендуете ли вы проведение формальных /документированных интервью? Или же Вы предпочитаете более неформальное общение, когда у вас есть возможность обращаться к ним в любое время на постоянной основе?

Ответ:

Мелисса: Мы действительно используем и более формальные методы - подходы типа «документального исследования» (documentation study). Мы могли бы делать обзоры литературы ... В конечном счете «Соглашение о передаче документов» является самым официальным из имеющихся у нас документов.

Габриэла: Это зависит от того, на то готов согласиться автор… формальная документация лучше всего ... но если они не желают, чтобы их слова протоколировались, то вы берёте то, что вам дают!

(Окончание следует)

Источник: блог Spellbound Blog
http://www.spellboundblog.com/2008/09/06/saa2008-preservation-and-experimentation-with-analogdigital-hybrid-literary-collections-session-203/