В своем первом сообщении на блоге я дал краткое изложение тех докладов на конгрессе Австралийской ассоциации по управлению документами (Records Management Association of Australia, RMAA) в Сиднее, которые мне удалось прослушать. Я, наконец, разобрал свои заметки, и хочу отметить некоторые из дискутировавшихся вопросов.
Основным докладчиком была д-р Джули Маклеод (Julie McLeod) из университета Нортумбрии (Northumbria), Великобритания, которая говорила о принятии и адаптации инструментов и методологий управления документами. Её особенно интересовал вопрос о том, «задумываются ли организации об их (стандартов и методологий) применимости?». Это один из тех вопросов, который я часто сам себе задаю - какие стандарты применять, каким образом их использовать, и применимы ли они вообще в данных конкретных условиях?
Для применения международного стандарта (ISO 15489 – Ред.) есть ряд побудительных мотивов – использование передовой практики, завоевание авторитета, повышение своего статуса, продвижение по службе. Для организаций, которые начинают его использовать, самыми важными вопросами были соответствие законодательно-нормативным требованиям и вопросы корпоративного управления, природа стандарта, и вопросы выделения ресурсов. Препятствиями на этом пути были борьба за приоритетность и ресурсы, низкая мотивация, отсутствие новизны, и уверенность том, что стандарты не так уж и важны. Наконец, некоторые из изученных в работе организаций вообще прекратили использовать стандарт на практике, в то же время изменяя и адаптируя его с тем, чтобы он лучше отражал специфику организации (что, как я считаю, зачастую необходимо). Вывод состоит в том, что внедрение международного стандарта все еще сильно зависит от особенностей и/ или потребностей конкретной организации.
Кроме того, многочисленные комментарии вызвало ещё одно исследование, в котором изучались инструментальные средства, помогающие обеспечить соответствие требованиям в области управления документами:
- Information Governance Toolkit (IGT – «Инструментальный набор для управления информацией», см. https://www.igt.connectingforhealth.nhs.uk/ ),
- IM Capacity Check (IMCC - Оценка возможностей системы управления информацией, см. http://www.informationmanagement.gc.ca/docs/map-route/rsa-frpo/rsa-frpo07_e.asp )
- Records Management Capacity Assessment System (RMCAS – «Средство оценки возможностей системы управления документами», см. http://193.132.104.74/rmcas/about.htm ), и
- Risk Profiler for Records and Information Management («Средство построения профиля риска при управлении документами и информацией», см. http://www.arma.org/standards/eassessment.cfm )
- Оценка и измерение степени соответствия законодательно-нормативным требованиям и возможностей организации в плане управления документами;
- Сопоставительный анализ показателей (benchmarking);
- Помощь в выявлении сильных и слабых сторон.
Третье работа, представленная д-ром Маклеод, называлась «AC+erm» - от английского «ускорение темпов перемен в управлении электронными документами». В работе были рассмотрены ключевые проблемы и стратегии, и в итоге были предложен список из 19 критических факторов успеха, десять из которых были характерны для систем управления электронными документами. В восьми факторах упоминались люди, и в них можно выделись следующие общие моменты:
- Недопонимание высшим руководством управления документами, и неуверенность относительно того, какова его собственная роль в этой сфере;
- Для управления документами нужны другие знания и навыки, чем в других областях деловой деятельности;
- Принципы управления документами должны восприниматься как неотъемлемая часть деятельности организации.
Профессор Маклеод завершила своё выступление словами о том, что данные, полученные в результате её исследований, показали, что стандарты и методологии были приняты и адаптированы организациями, как в плане принципов, так и инструментов. Изучавшиеся организации проводили исследования и практические оценки состояния управления документами. Внутри организаций всё сильнее поддерживается улучшение теории и практики управления документами. В качестве аналогии был предложен мост – он всегда строится на основе стандартных принципов проектирования и строительства, но каждый раз адаптируется с учетом конкретной местности и назначения. Профессор Маклеод в будущем рассчитывает на ещё большее сокращение разрыва между теорией и практикой.
Я бы по этому поводу сказал, что взаимосвязь между теорией и практикой абсолютно соответствует здравому смыслу, если допускать возможность адаптации к конкретным потребностями и проблемами той среды, в которой приходится работать. Можно акцентировать внимание на различных моментах, но практика и теория (стандарты и методологии являются частью этой «связки»), заслуживают того, чтобы их рассматривали в их взаимосвязи. С моей точки зрения, нельзя отдавать предпочтение чему-либо одному.
Завтра утром я отправляюсь на завтрак в Институт управления информацией (Institute for Information Management, IIM), и надеемся что д-р Маклеод ещё что-нибудь расскажет во время этого раннего мероприятия.
Дополнительные комментарии по прошедшим в понедельник докладам на конгрессе RMAA будут готовы завтра вечером ... и затем я собираюсь обсудить вопросы, связанные с интранетом и управлением контентом, в связи с еще одним проектом, над которым я сейчас работаю вместе со своей группой.
Брэд Хинтон (Brad Hinton)
Источник: блог "Brad Hinton - Plain Speaking"
http://bradhinton.wordpress.com/2008/09/10/on-rmaa-convention-2008-report-2/
Комментариев нет:
Отправить комментарий