На счётчике лет 45 в квадрате, и отсчёт продолжается – На какие аспекты ИИ гик-математик обратил внимание участников конференции RIMPA Live 2025

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 29 октября 2025 года в социальной сети Substack

Мой комментарий: Речь идёт о ежегодном конгрессе RIMPA Live, проводимом Ассоциацией специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Конгресс 2025 года проходил в Мельбурне с 28 по 30 октября, см.: https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2025.html 

Репортаж из Мельбурна

В зале стоит та особая утренняя атмосфера конференции, поровну насыщенная кофеином и любопытством. Сцену обрамляют баннеры компании-спонсора Iron Mountain, отмечающие сорокалетие ассоциации RIMPA, и зал ощущается словно мост между двумя эпохами: эпохой хранителей бумажного прошлого и эпохой кураторов цифрового будущего.

 

Признаюсь, я пришёл на данный доклад, не имея ни малейшего представления о том, что меня ждёт. Мне прежде не доводилось слышать Адама Спенсера (Adam Spencer), и его имя ничего мне не говорило вне рамок того, что было узнать из печатной программы. Однако буквально через несколько минут он полностью покорил аудиторию - и меня тоже. Математик по образованию, он когда-то стремился получить в университете Сиднея степень доктора философии по чистой математике, прежде чем переключиться на работу на радио, телевидении и в комедийном жанре. Его пленарный доклад являлся редко встречающимся сочетанием интеллектуальной точности и чувства юмора, и вся мощь натренированного на доказывание ума была теперь нацелена на хаос искусственного интеллекта.

45 в квадрате = 2025

Адам начал, вполне ожидаемо, с числового трюка. «2025 равно 45 в квадрате», - объявил он так радостно, словно открыл тайну космического масштаба. Это маленькое совпадение, по его словам, является достаточным поводом для того, чтобы отметить текущий год – как, так сказать, «квадрат будущего». Эта шутка задала тон: весь доклад был построен на любопытстве и распознавании закономерностей, свойственных как человеку, так и искусственным объектам.

С этого момента Спенсер сделал головокружительный вираж, пройдя от попискивания модема в 1980-х годах до «шёпота» ИИ-модели GPT-4. Он продемонстрировал старый видеоролик британской BBC, в котором некто впервые отправляет электронное письмо - процесс, включающий возню с кабелями, разъёмами, и шесть минут ожидания. «Когда-то всё это, - сказал он, - было самой передовой технологией».

Теперь, конечно же, мы все носим в своих карманах суперкомпьютеры – это те самые устройства, которые мы используем для просмотра ленты новостей в перерывах между докладами.

GPT-революция 

Пленарный доклад Спенсера не был «технической» лекцией. Он рассказал историю о масштабах - о том, как генеративные модели практически моментально превратились из салонного фокуса в инфраструктуру планетарного масштаба. Он продемонстрировал аудитории свою любимую «галлюцинацию ИИ» - комично переусложнённый ответ, данный ИИ на классическую головоломку с пятилитровым и двухлитровым кувшинами, - а затем показал слайд, уже ставший легендой в кругах специалистов ИИ: как модель GPT-4 обгоняет GPT-3 в стандартизированных тестах. «Сегодня, - сказал он, - наступил тот самый день, когда всё изменилось».

Мой комментарий: В Интернете ходит ряд мемов, демонстрирующих различие между моделями GPT-4 и GPT-3 (а сейчас появилась и ещё более мощная модель GPT-5). Ниже  я решила привести для читателей наиболее симпатичный из них.

Адам Спенсер описал движение к универсальному искусственному интеллекту (Artificial General Intelligence) - к системам, которые к 2030 году смогут превзойти большинство людей при выполнении большинства задач; и к гипотетическому Сверхинтеллекту, который к 2040 году может обогнать всех нас. Его настрой был не алармистским, не нагнетающим тревогу, а, скорее прагматичным - этот поезд мчится быстро, и нам лучше стоит научиться вести его, прежде чем он начнёт вести нас.

Галлюцинации ИИ

Настоящая магия доклада заключалась в том, как Спенсер проиллюстрировал восприятие людьми сложного поведения ИИ. Он показал, как модель NotebookLM может превратить 400-страничный PDF-файл в девятиминутный подкаст. Затем он запустил полностью синтетическую телевизионную рекламу, транслировавшуюся в США во время финальных матчей баскетбольной лиги НБА, при создании которой не использовались ни актёры, ни камеры, а одни только алгоритмы. Он также продемонстрировал «скачок поколений» в генерировании изображений и видеоматериалов, от раннего ролика «Уилл Смит ест спагетти» (Will Smith eating spaghetti – желающие могут увидеть его здесь: https://en.wikipedia.org/wiki/Will_Smith_Eating_Spaghetti_test - Н.Х.) с его многочисленными дефектами, и до современных высокотехнологических фальшивок, которые практически неотличимы от реальности.

Каждая демонстрация вызывала что-то среднее между благоговением и тревогой. Публика смеялась, - а затем замолкала.

Уроки для информационных профессий

Где-то между шутками о спонсорстве компании Iron Maiden и забавными математическими трюками Спенсер произнес фразу, которая зацепила меня больше всего: «Специалисты по управлению информацией находятся в самом центре этой революции. Вы управляете питающими ИИ данными, контролируете результаты ИИ и защищаете доверие».

Спенсер не вёл абстрактных разговоров, скажем, о метаданных. Он имел в виду реальную работу - классификацию, хранение в течение установленных сроков, целостность - негламурную основу памяти организаций. Такие инструменты, как Iron Mountain Insight и Microsoft Syntex, уже способны классифицировать и размечать тегами данные с машинной скоростью, но стоящее за ними человеческое суждение по-прежнему имеет важное значение. «Попробуйте нанять цифрового помощника, который уже имеет двухлетний опыт работы в этой сфере», - съязвил он.

Его предостережения были столь же ясными и резкими. Энергопотребление центров обработки данных в настоящее время уже превышает энергопотребление целых австралийских штатов. Предвзятость проникает в каждый набор данных, а чрезмерная зависимость от ИИ может притупить интеллект людей: так, одно исследование, проведенное в Массачусетском технологическом институте, показало, что студенты, активно использующие модели GPT, демонстрируют меньшую мозговую активность и более слабое запоминание (правда, всерьёз доверять подобным псевдо-исследованиям, на мой взгляд, могут лишь очень далёкие от серьёзной науки люди :) – Н.Х.).

«Может так получиться, что мы отдадим обучение на аутсорсинг, — предупредил Спенсер, — «ещё до того, как закончим урок».

Использовать ИИ для расширения возможностей человека, а не для его вытеснения

Главная мысль, которую Спенсер стремился донести до своих слушателей - и для представителей сферы управления документами - была проста: используйте ИИ для расширения возможностей, а не для замены человека. Создавайте системы, которые помогут Вам лучше делать то, в чём Вы уже хороши, а не лениться при освоении того, что Вам следует знать.

Он говорил о риске в «период ученичества» - в тот период, когда молодые специалисты учатся через повторение и преодолевая скуку, а не идя короткими путями. Исключите этот этап, сказал Адам, и вы потеряете экспертов завтрашнего дня.

Затем он с усмешкой добавил: «Если вы используете ChatGPT для заполнения имеющихся у Вас пробелов, будьте осторожны. Это всё равно что отправить кого-то другого в спортзал вместо себя».

Математика доверия

К концу лекции бальный зал, в котором она проходила, стал казаться светлее, умнее, более человечным. Гениальность Спенсера проявилась в том, что он сделал тему ИИ продолжением того же любопытства, которое когда-то побуждало его гоняться за простыми числами в бесконечном множестве целых чисел. Вопрос, который он оставил висеть в воздухе, заключался не в том, могут ли машины мыслить, а в том, захотим ли мы сами продолжать мыслить.

Когда я уже выходил из зала, один из находившихся рядом коллег высказал вслух то, о чём я и сам подумал: «Это был первый пленарный доклад за много лет, который заставил меня захотеть открыть электронную таблицу».

Если всё это не свидетельство смены парадигмы, то я даже и не знаю, как это иначе оценить.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/45-and-counting 

Репортаж из Мельбурна: Когда искусственный интеллект придёт за архивными документами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/11/1.html )

Предвзятость на машинных скоростях

Затем разговор свернул на менее радостную тему. Холмс рассказал о том, как в 2023 году несколько банков обнаружили, что их алгоритмы оценки обратившихся за кредитами лиц непропорционально часто отклоняли заявки от женщин и представителей меньшинств. Никто специально не программировал подобную предвзятость в эти системы, она естественным образом возникла из исторических данных, отражающих десятилетия предвзятых кредитных моделей, неравенства в оплате труда и унаследованные структуры доверия.

Мой комментарий: На самом деле данный пример показывает, как политическая повестка входит в противоречие с объективной реальностью. Обрабатывая фактические данные (причём не за «десятилетия», а достаточно свежие) искусственный интеллект просто зафиксировал реально существующие закономерности – а именно то, что определенные категории и группы населения меньше зарабатывают, чаще болеют и меняют место работы, их уровень доходов менее стабилен и они чаще оказываются неспособными вернуть кредиты. Если такого рода правда так неприятна, и если задача эффективной деятельности кредитных организаций менее важна, чем политическая повестка, то нет необходимости использовать ИИ – можно просто раздавать кредиты всем без разбора представителям меньшинств, не так ли?

«Опасность не в том, что ИИ совершает ошибки», - отметил Холмс, - «а в том, что он совершает их очень уверенно — масштабно и беззастенчиво».

Собственно, в этом и заключалась суть его предостережения. У ИИ нет злого умысла, но и нет тормозов. Он не подвергает сомнению собственные выводы. ИИ усиливает статистические призраки нашего прошлого, пока они не станут политикой. Результат - не научная фантастика, а ускоренно усиливающий неравенство цикл обратной связи, реализуемый кодом.

Мой комментарий: То, что современные технологии ИИ – причём не все, а основанные на машинном обучении – склонны к галлюцинациям и (пока что) недостаточно контролируют достоверность выдаваемых результатов, является не следствием какого-то закона природы, а результатом проектно-конструкторских решений, принятых разработчиками таких технологий. Нет ничего невозможного в создании ИИ, не имеющего таких недостатков, такие работы ведутся и соответствующие решения уже близки к стадии промышленной эксплуатации.

Что касается борьбы с предвзятостью, то здесь ничего особенно и изобретать не надо. Нужно вести постоянный мониторинг показателей предвзятости и создать обратную связь, обеспечивающую соответствующую корректировку параметров модели ИИ. «Маленькая проблемочка», однако, заключается в том, что предвзятость – понятие очень субъективное, и то что для одних предвзятость, другими может восприниматься как образец справедливости … Нереально надеяться на то, что принимаемые решения удовлетворят всех и каждого.

Именно поэтому, - настаивал Холмс, - осуществление стратегического управления человеком не является опциональным. Это этическая страховка в эпоху, в которую в противном случае автоматизация осуществляется без каких-либо раздумий.

Когда ИИ действует правильно

Доклад Холмса не был пессимистическим. На самом деле его самыми интересными частями оказались те, в которых он описывал успешное применение ИИ. По его словам, системы, обученные на разнообразных анонимизированных медицинских снимках, уже начали выявлять на ранних стадиях рак молочной железы на уровне, сопоставимом или даже превосходящим уровень людей - врачей-рентгенологов. В сфере мониторинга окружающей среды модели ИИ, использующие спутниковые снимки, теперь выявляют ведущие незаконный лов рыболовные суда в режиме реального времени, помогая правительствам защищать морские экосистемы и обеспечивать продовольственную безопасность.

Контраст был весьма поучительным. Эти успехи были достигнуты не за счёт более быстрых процессоров или более крупных бюджетов, а стали результатом хорошо управляемых, этично курируемых наборов данных - благодаря человеческому надзору и контролю, обеспечивающему многообразие, точность и согласие. «Стратегическое управление превращает ИИ из риска в лекарство», - подчеркнул Холмс.

Разница между скандалом и успехом, - напомнил он нам, - не технологическая, а моральная. Это принятие решения о следовании этическим принципам ещё до развёртывания, а не после провалов.

Хранители машинной истины

К этому времени Холмс перешёл от предостережений к вопросу вовлечения в работу с ИИ. «Ваши документы», - сказал он, - «это обучающие данные завтрашнего дня».

То была не метафора, а констатация факта. Каждое поле в схеме метаданных, каждая классификационная схема, каждая политика защиты персональных данных – совместно все они однажды сформируют то, каким образом машины будут решать, что является релевантным, что – конфиденциальным, а что - несущественным.

Это делает архивистов и специалистов по управлению документами не просто хранителями определённых материалов на периферии технологии, а её «стражами врат». Холмс обрисовал, как должно выглядеть подобное курирование: 

• обеспечение прозрачности в отношении того, к каким данным системы ИИ могут получить доступ; 
  
  
• выявление и категоризация чувствительных (конфиденциальных) и критически важных для миссии организации данных; 
  
  
• требование представления простых и понятных объяснений для принимаемых алгоритмами решений;
  
  
• отслеживать происхождение данных на протяжении всего их жизненного цикла; и 
  
  
• встраивать этики в рабочие процессы, а не только в политики.

«Обеспечение защиты персональных данных, —- отметил Холмс, «это вопрос не секретности, а курирования». Эта фраза прозвучала очень весомо, как констатация профессионального кредо.

Руль, а не тормоз

Ближе к концу доклада Холмс сделал акцент на размышления философского плана. Он вспомнил, как смотрел матч по регби, и как комментатор сказал о судье, что тот «понимал правила, но не игру». Это была идеальная метафора для управления документами в эпоху ИИ. Мы знаем «правила» – это перечни видов документов с указанием сроков хранения, стандарты метаданных, контрольные списки для проверки на соответствие законодательно-нормативным требованиям - но «игра» изменилась. «Мяч» теперь в движении, перескакивая между наборами данных и алгоритмами, обучаясь и забывая способами, которые мы едва осознаём.

«Этика - не тормоз прогресса», - Подчеркнул Холмс. «Это его руль».

Этот образ остался в памяти. Слишком часто стратегическое управление изображают как тормоз, который замедляет инновации. Холмс представил его иначе: стратегическое управление задаёт направление, и без него ИИ стремительно скатится в пропасть, соскользнув с рельсов человеческого надзора и контроля. Используя стратегическое управление, мы можем направлять своё движение к системам, которые запоминают не только информацию, но и целостность.

И если, как съязвил Холмс, ИИ уже пожрал интернет, то наша задача заключается в том, чтобы решить, что он будет «переваривать» дальше, - и убедиться, что он делает это с соответствующего согласия, в контексте и по совести.

Размышления

Когда стихли аплодисменты и зал наполнилась тихим шумом разговоров, я записал в блокноте: «Прогресс без обеспечения долговременной сохранности информации - это амнезия».

Я осознал, что именно в этом и заключалась суть того, что хотел донести до нас Холмс. ИИ не отменяет потребность в архивистах, а лишь усиливает её. Профессия, когда-то занимавшаяся коробами и метаданными, превращается в невидимую инфраструктуру этичных вычислений. Да, мы являемся хранителями цифровой памяти, - но, более того, мы являемся её моральными редакторами.

Мой комментарий: Мне лично популярная в США и Европе идея превращать архивистов и специалистов по управлению документами из нейтральных ответственных хранителей в «полицейских по документам» представляется крайне опасной. Такой подход способен в корне подорвать доверие к деловым и архивным документам. Архивист может и должен технически обрабатывать фонды, но нельзя позволять ему в угоду его собственным или чьим-то иным воззрениям эти фонды искажать, просеивать или дополнять сторонними материалами – какими бы «неудобными» эти фонды ни были. 

Холмс напомнил нам, что цель архивов – не только сохранение памяти о прошлом, но и обеспечение преемственности. Они являются той соединительной тканью, которая позволяет прогрессу помнить самого себя. И по мере того, как ИИ начнёт учиться на имеющихся у нас [у архивистов и специалистов по управлению документами – Н.Х.] данных, мир будет зависеть от нашей способности сбалансировать открытость и ответственность – в том плане, чтобы учить машины не только тому, что человечество сказало, но и тому, что оно имело в виду.

Будущее может быть автоматизированным, но обеспечение целостности его памяти всё равно будет оставаться - упорно, сознательно, ободряюще – в руках человека.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Для справки: Австралиец Гай Холмс (Guy Holmes) - основатель и генеральный директор компании Tape Ark, базирующейся в г. Южный Перт (South Perth), штат Западная Австралия.

Как отмечается в биографической справке на сайте конференции, Гай – «серийный предприниматель», движимый неустанным стремлением решать сложные задачи. Проработав несколько десятилетий в нефтегазовой отрасли, где он имел дело с магнитными лентами, и осознав неэффективность традиционных защищённых хранилищ, он стал лидером процесса эволюции унаследованных ленточных систем хранения данных, основав для этого компанию Tape Ark ( https://www.tapeark.com/ ). Разочаровавшись в устаревшей и дорогостоящей практикой внеофисного хранения данных на физических лентах, Гай создал эту компанию, чтобы революционизировать миграцию данных и обеспечение их доступности.

Интересы Гая не ограничиваются унаследованными данными. Он глубоко заинтересован в преобразующем потенциале искусственного интеллекта, особенно в больших языковых LLM-моделях и их способности извлекать ценные знания и представления из огромных наборов данных. Он рассматривает деятельность компании Tape Ark в качестве важнейшего моста между миром унаследованных данных и будущим аналитики на основе ИИ.

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/when-ai-comes-for-the-archives 

Репортаж из Мельбурна: Когда искусственный интеллект придёт за архивными документами, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 30 октября 2025 года в социальной сети Substack

Зал конференции RIMPA Live 2025 (см. https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2025.html ) в Мельбурне, Австралия, всё ещё гудел после утренних заседаний, когда вышел вперёд ведущий и голосом, наполненным отработанной теплотой, сообщил: «Он прилетел из Перта вчера вечером после пяти недель в Америке, и сегодня вечером вылетает домой - так что его биологические часы сбились». Эти слова вызвали смех и всеобщий вздох сочувствия всем, кому приходится справляться с этим недомоганием при трансконтинентальных перелётах. Ну а затем, под аплодисменты, на сцену вышел Гай Холмс (Guy Holmes – на фото ниже).

Он проверил микрофон, аккуратно сложил свои бумаги и оглядел аудиторию, состоящую из архивистов и специалистов по управлению документами и информацией -людей, действовать за кулисами, а не в свете софитов. Репутация Холмса всем хорошо была известна, - но то, что последовало дальше, не было привычным кругом евангелизации или алармизма в отношении ИИ. Через несколько минут тональность изменилась: это был не ажиотаж, не страх, а нечто более редкое - ясность. Тема его доклада звучала одновременно просто и поразительно: «искусственный интеллект нас пока ещё не знает» (официальное название доклада Холмса: «Защита персональных данных и этика ИИ» (Privacy and Artificial Intelligence Ethics) – Н.Х.).

Предсказание будущего не было целью доклада Холмса. Он стремился показать нам существование «слепого пятня» в настоящем - огромного континента человеческих знаний, которого ИИ никогда не видел. Это был один из тех докладов, когда атмосфера становилась напряжённее по мере появления понимания того, что докладчик описывает уже выполняемую тобой работу, только переосмысленную как ось вращения следующей технологической эры.

Чего ИИ пока ещё не видел

«Большую часть существующих в мире данных, - начал Холмс, - никогда не видела ни одна из моделей ИИ».

В ритме литании он перечислил примеры: хранящиеся в защищённых сетях изображения, создаваемые медицинскими учреждениями и больницами; тщательно закрытые от публичного доступа государственные архивы; записи трансляций за десятилетия, всё ещё хранящиеся на необработанных магнитных лентах; корпоративная переписка, закрытая во внутренних системах. Ничто из этого - ни единого байта - никогда не попадало в наборы данных, использовавшиеся для обучения ChatGPT, Gemini или любой иной большой языковой модели.

По мнению Холмса, это не случайность. Системы, формирующие сегодня общественный дискурс, обучались только на том материале, что открыт, на слуху и легко захватывается – на поверхностном слое интернета, содержащем самые громкие голоса и наиболее популярные платформы. ИИ обучался на наших коллективных «выкриках», а не на нашей продуманном ведущейся документации. Результатом стал «интеллект», свободно владеющий языком Reddit и Wikipedia, но не имеющий представления о размеренной упорядоченности архивных документов.

Для тех из нас, кто проводит свою жизнь, управляя этим невидимым для ИИ корпусом материалов, это имеет серьёзные последствия. Будущее ИИ будет строиться не на том, что он может найти в интернете, а на том, что остаётся заблокированным в данных, долговременную сохранность которых мы обеспечиваем - данных, у которых имеются контекст, происхождение и преемственность. «Это данные, о которых мир позабыл», - сказал Холмс, - «но от которых он всё также зависит». Его слова были одновременно диагнозом и вызовом: ведь именно мы [архивисты и специалисты по управлению документами – Н.Х.] является кураторами знаний, в которых ИИ нуждается больше всего.

Этический передовой рубеж

Холмс назвал это «этическим передовым рубежом» (ethical frontier). В какой-то момент, сказал он, мир захочет «заглянуть внутрь в данные, которые мы курируем». Этот запрос будет исходить не от архивистов или историков, а от инженеров, правительств и корпораций, жаждущих более совершенных моделей - моделей, которые видят глубже, предсказывают быстрее и действуют умнее.

Дальше встают неудобные вопросы: А стоит ли нам делиться этой информацией? Можем ли мы доверять машинам в плане объективного представления этой информации, без искажений и предвзятости? Кто будет решать, что станет частью коллективной машинной памяти мира, а что останется за закрытыми дверями?

Холмс ясно дал понять, что наша профессия переживает переломный момент. «Мы не собираемся блокировать инновации», - сказал он, сделав паузу, чтобы дать слушателям возможность осознать сказанное. «Наша задача заключается в обеспечении того, чтобы это были ответственные инновации».

В этот момент привычная административная лексика, касающаяся исполнения законодательно-нормативных требований и отслеживания сроков хранения, уступила место чему-то более базовому – а именно, этике. Как хранители документов, мы уже не просто ответственные хранители памяти о вчерашнем дне; мы - хранители завтрашней совести.

Когда документы становятся обучающими данными 

Десятилетиями электронные документы рассматривались как статические объекты - объекты, которые нужно захватывать, извлекать и, в конечном итоге, уничтожать либо передавать на архивное хранение. Холмс перевернул это представление - по его словам, «электронные документы стали живыми существами».

Мой комментарий: Утверждение о том, что до сих пор «электронные документы рассматривались как статические объекты» верно лишь отчасти – если своё представление о документах ограничить организационно-распорядительной документацией. Научно-техническая и родственная ей документация не была статической даже в бумажную эпоху, а особенности разного рода нестатических электронных документов ещё в начале века изучались на серьёзном теоретическом уровне в рамках международного проекта InterPARES.

Машины читают электронные документы, интерпретируют и всё больше обучаются на них. Каждое поле метаданных, каждая классификационная схема, каждый параметр управления доступом - это не просто технические детали, а подсказки, помогающие системам ИИ понимать значение, авторитетность и ценность документов. «Каждый хорошо структурированный набор данных усиливает понимание мира искусственным интеллектом», - заметил Холмс. «Каждый неупорядоченный, неразмеченный документ вносит неоднозначность».

Мой комментарий: С моей точки зрения, последний тезис хлёсткий, но неглубокий. Хорошо структурированный набор некачественных данных, или набор данных, структурированный с использованием неадекватной схемы, скорее окажутся вредными Помимо этого, многие виды современного ИИ прекрасно умеют работать с неструктурированными данными и даже способны самостоятельно осуществлять классификацию и структуризацию.

Аудитория зашумела, соглашаясь. Мы все видели, как неряшливые метаданные создают хаос в результатах поиска. А теперь представьте себе подобный же хаос, но встроенный в нейронную сеть. Даже не осознавая этого, каждый специалист по управлению документами фактически стал тренером для ИИ, формируя эпистемологическую карту цифрового мира – и это не метафора, а закамуфлированное описание должностных обязанностей.

Грядущая засуха данных

Холмс предупредил, что период прожорливого поедания контента всемирной паутины подходит к концу. К 2026 году, по его словам, системы ИИ поглотят практически всё, что будет доступно онлайн. «ИИ пресытился», сказал Холмс, «и теперь он сыт, но не удовлетворён».

Следующим рубежом станет уже не общедоступный интернет, а частные архивы. Базы данных, файлообменники и облачные резервные копии, кураторами которых мы являемся, представляют собой единственную оставшуюся нетронутую территорию. В этом смысле стратегическое управление информацией стало формой экологического менеджмента: то, что мы решим раскрыть, определит биоразнообразие машинного интеллекта.

Мой комментарий: С этим утверждением можно ещё в определённой степени согласиться, если говорить не о данных вообще, а о текстовых документальных материалах, созданных с участием человека. Нет никаких проблем с наращиванием производства научно-технических, статистических и т.п. данных (включая данные интернета вещей, медицинские данные и пр.), а также фото-, аудио- и видеоматериалов.

Метафора Холмса заставила задуматься. «Вопрос не в том, будет ли ИИ снова поедать данные», - подчеркнул он. «Вопрос в том, что будет в меню». Нужно сказать, что прозвучавший в ответ смех содержал и нотки беспокойства…

Специалисты по управлению с документами, - продолжил свою аналогию Холмс, - в эпоху ИИ являются шеф-поварами. Структура и целостность наших наборов данных будет определять, какого рода мир ИИ научится описывать - и чьим истинам и ценностям он будет отдавать предпочтение.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/11/2_01954472639.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/when-ai-comes-for-the-archives 

Заинтересованные стороны, объяснимость и неотложность освоения ИИ-технологий: Почему затягивание с введением стратегического управления ИИ больше не вариант (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/10/1_01482196190.html )

Объяснимость – многогранное понятие (и в этом суть)

В ходе слишком многих дискуссий «объяснимость» либо противопоставляют «интерпретируемости», или смешивают оба эти понятия с «прозрачностью». Технические спецификации ISO/IEC TS 6254 устраняют этот шум, рассматривая объяснимость как контекстно-зависимую и целевую:

• Цель: Чего мы пытаемся достичь (отладка, обеспечение уверенности, доверие пользователей, соответствие законодательно-нормативным требованиям)?
  
  
• Целевая аудитория: Кому необходимо понимание (разработчикам, конечным пользователям, аудиторам, разработчикам политик, лицам, на которых влияет ИИ)?
  
  
• Целевой этап жизненного цикла: На каком этапе мы находимся (проектирование, обучение модели ИИ, валидация, развертывание, мониторинг, вывод из эксплуатации)?
  
  
• Подход: Какие методы являются подходящими (внутренние ограничения модели, объяснения постфактум, гипотетические альтернативы, атрибуция признаков, основанные на примерах суррогатные модели, документирование или доказательства, основанные на процессах)? 

Такой подход позволяет группам стратегического управления подобрать адекватное объяснение для конкретной цели, а не гоняться за мифическим «идеальным объяснением на все случаи жизни».

О чём я буду рассказывать 29 октября 2025 года на конференции RIMPA Live 2025 в Мельбурне

Мой комментарий: Речь идёт о ежегодном конгрессе RIMPA Live, проводимом Ассоциацией специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Информация о конгрессе 2025 года доступна здесь: https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2025.html 

Сессия: Связанная с ИИ эволюция стандартов управления информацией и документами (Developments in Information and Documentation Standards Around AI)

Место: «Палладиум» (The Palladium)

Время: 12:45–13:10 по восточному поясному времени Австралии; 04:45 по московскому времени

В своём докладе на конференции RIMPA Live а буду говорить о том, как сближаются стандарты по ИИЮ разрабатываемые представителями различных дисциплин – начиная от концепций стратегического управления подкомитета ИСО/МЭК JTC1/SC42 до требований к управлению документами и к аутентичности технического подкомитета ИСО TC46/SC11 и работе в подкомитете ИСО TC171/SC2 по теме обеспечения целостности документов и контента.

Основные выводы в моём докладе следующие:

• ИИ трансформирует стратегическое управление информацией - автоматизируя процессы, улучшая классификацию и влияя на то, как документы создаются, используются и хранятся.
  
  
• Вместе с возможностями приходят риски — в отсутствие надзора и контроля на основе стандартов могут быть скомпрометированы происхождение, аутентичность и подотчётность.
  
  
• Портфель стандартов подкомитета SC42 «Искусственный интеллект», включающий, в частности, такие документы, как ISO/IEC 42001 (системы менеджмента ИИ), ISO/IEC 23894 (менеджмент риска), ISO/IEC 42105 (надзор и контроль) и ISO/IEC TS 6254 (объяснимость), закладывает основу для заслуживающего доверие ИИ.
  
  
• Специалисты по управлению документами играют ключевую роль в интеграции этих элементов управления, обеспечивая, что результаты ИИ, журналы аудита и данные о принятии решений рассматриваются как документы, хранятся в стандартизированных форматах и сохраняются для целей обеспечения прозрачности и доверия.
  
  
• Новый проект стандарта ISO/NP TS 25280 «Управление документами и ИИ - Принципы и соображения» расширяют эти принципы, используя реальные примеры из практики Китая, Нидерландов, США, Новой Зеландии и Австралии.

Мой комментарий: Подробнее об этом проекте см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/05/isots-25280.html . На момент подготовки данного поста проект ещё не был официально зарегистрирован в ИСО.

В конечном счёте, в докладе подчёркивается ключевая истина: Стратегическое управление ИИ нельзя оставлять на откуп одним лишь специалистам по технологиям, оно требует того же дисциплинированного, основанного на доказательствах менталитета, который всегда отстаивали архивисты, специалисты по управлению документами и по стратегическому управлению информацией.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/stakeholders-explainability-and-the 

Заинтересованные стороны, объяснимость и неотложность освоения ИИ-технологий: Почему затягивание с введением стратегического управления ИИ больше не вариант (1)

Точка зрения Энди Поттера и предварительный обзор его предстоящего доклада на конференции RIMPA в Мельбурне.

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 21 октября 2025 года в социальной сети Substack.

Искусственный интеллект (ИИ) и его широкое распространение – совсем не то явление, за которым можно просто пассивно наблюдать со стороны. Заинтересованные стороны из таких структур и служб, как высшее руководство, юридический отдел, архив, службы управления документами, исполнения законодательно-нормативных требований (комплайнса) и ИТ, должны активно влиять на то, каким образом ИИ выбирается, развёртывается, объясняется и проходит аудит. 

Работа технического подкомитета ИСО/МЭК JTC1/SC42 «Искусственный интеллект» - включая разработку технических спецификаций ISO/IEC TS 6254:2025 по объяснимости и интерпретируемости - предлагает прочную основу для такого вовлечения этих заинтересованных сторон. Выбор прост: проектировать уже сейчас с учётом необходимости обеспечения подотчётности, либо впоследствии проводить модернизации под давлением законодательно-нормативных требований и регуляторов.

Ставки: Документы, риски и последствия для реальных людей

Системы ИИ уже сейчас влияют на то, кто получает выгоду, какие документы создаются и уничтожаются, и как обосновываются (или не обосновываются) принимаемые решения. Мы в нашей сфере деятельности по стратегическому управлению документами и информацией уже сталкивалась с волнами автоматизации по принципу «черного ящика» - от непрозрачных указаний по срокам хранения до унаследованных систем управления графическими образами документов с загадочным поведением имеющихся в них метаданных. Приход ИИ повышает ставки: поведение ИИ-модели может меняться, входные данные могут быть искажены, а получаемые результаты могут сохранять и даже усиливать предвзятость в больших масштабах. Такие риски приводят к провалам в обеспечении подотчетности, к провалам при аудите и к репутационному ущербу - и, что самое главное, к реальным последствиям для людей.

От пассивного осознания к активному курированию

Сдвиг в оперативной работе, который нам необходим – это переход от осознания к способности использовать и курированию. Если Ваша роль как-то связана с информацией — например, включает работу с архивами и документами, обеспечение безопасности и защиту персональных данных, исполнение законодательно-нормативных требований, правовые вопросы — то Вы уже являетесь заинтересованной в плане ИИ. Это означает:

• Предугадывание применения (и возможного неправомерного использования) ИИ в деловых процессах и в управлении документами;
  
  
• Встраивание мер и средств контроля и управления, создающих надежные доказательства (включая захват сведений о происхождении («родословной») данных, управление версиями моделей, обоснование решений) и обеспечивающих их долговременную сохранность;
  
  
• Настаивание на объяснениях, соответствующих поставленной задаче: в расчёте на разработчиков – это задача отладки; на пользователей – задача обеспечения доверия; на регулирующие органы – задача подтверждения соответствия установленным требованиям; и на граждан – задача поддержания легитимности.

Почему деятельность подкомитета SC42 важна именно сейчас

Технический подкомитет ИСО/МЭК JTC1/SC42 координирует портфель международных стандартов в области ИИ. Для специалистов по управлению документами и стратегическому управлению информацией особенно актуальны три ключевых документа:

• Технические спецификации ISO/IEC TS 6254:2025 «Информационные технологии – Искусственный интеллект – Цели и методы обеспечения объяснимости и интерпретируемости моделей машинного обучения (МО) и систем искусственного интеллекта (ИИ)» (Information technology - Artificial intelligence - Objectives and approaches for explainability and interpretability of machine learning (ML) models and artificial intelligence (AI) systems), см. https://www.iso.org/standard/82148.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:82148:en (а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/10/isoiec-ts-62542025.html - Н.Х.).
  
  Это практичное руководство, объясняющее, почему объяснимость ИИ необходима, кому и какого рода объяснения нужны, и как выбирать подходы на протяжении всего жизненного цикла системы ИИ.
  
  
• Стандарт ISO/IEC 22989:2022 «Информационные технологии - Искусственный интеллект - Концепции и терминология искусственного интеллекта» (Information technology - Artificial intelligence - Artificial intelligence concepts and terminology, см. https://www.iso.org/standard/74296.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#iso:std:iso-iec:22989:ed-1:v1:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2022/08/isoiec-229892022.html - Н.Х.). 
  
  Наличие общего языка снижает уровень «шума» в политиках и ускоряет обсуждение рисков.
  
  Мой комментарий: Стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р 71476-2024 (ИСО/МЭК 22989:2022) «Искусственный интеллект. Концепции и терминология искусственного интеллекта», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=263925 и мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/01/71476-2024.html 
  
  
• Стандарт ISO/IEC 42001:2023 «Информационные технологии – Искусственный интеллект - Система менеджмента» (Information technology - Artificial intelligence - Management system, см. https://www.iso.org/standard/81230.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:81230:en - а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2023/12/isoiec-420012023.html - Н.Х.). 
  
  Это концепция стратегического управления, которая заставляет организации операционализировать политику в виде процессов, ролей и постоянного совершенствования. 
  
  Мой комментарий: Данный стандарт в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО/МЭК 42001-2024 «Искусственный интеллект. Система менеджмента», см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=263961 , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/01/42001-2024.html 

В совокупности эти документы помогают нам перейти от высокоуровневых разговоров о «надёжном ИИ» к тиражируемой практике.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/10/2_0956175388.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/stakeholders-explainability-and-the 

Австралия: Опубликован новый стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами»

Данный пост подготовлен на основе заметки руководителя проекта разработки стандарта AS 5393:2025, консультанта по вопросам управления информацией Сандры Эннор (Sandra Ennor - на фото), которая была опубликована 6 августа 2025 года на сайте Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ),, а позднее – в социальных сетях X (Twitter) и LinkedIn. Напомню, что о работе над данным стандартом я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2025/05/as-5393.html 

Для справки: Стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems) объёмом 23 страницы был опубликован 27 июня 2025 года, см. https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 . Предпросмотр первых страниц документа доступен по адресу: https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1

Появился новый эталон передовой практики в области управления документами и информацией -  недавно был опубликован австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems).

Данный стандарт, подготовленный австралийскими членами Объединённого комитета по стандартам Австралии и Новой Зеландии IT-021 «Системы управления документами и контентом» (Records and Document Management Systems), закладывает основу для более согласованного, безопасного и эффективного управления информацией во всей отрасли.

Стандарт AS 5393:2025 содержит требования, спецификации и рекомендации по проведению миграции авторитетных данных, информации и документов между системами. В нём также рассматриваются ключевые по важности аспекты, которые следует понимать высшему руководству и экспертам по стратегическому управлению информацией (information governance).

Мой комментарий: «Авторитетными» считаются документы, обладающие целостностью, аутентичностью, надёжностью и пригодностью к использованию.

Цель настоящего стандарта заключается в демонстрации того, что технологии – не единственный фактор; что миграция авторитетных данных, информации и документов между системами часто может проводиться таким образом, когда нет согласованности между надзором со стороны руководства и структурами стратегического управления, - поэтому для достижения положительных результатов требуется тщательное планирование, анализ и осведомлённость.

Стандарт AS 5393:2025 описывает причины, побуждающие к проведению миграции документов, типы миграции, преимущества, а также управление рисками. Также подробно объясняется методология миграции, позволяя организациям разобраться в вопросах оценки вариантов, планирования, оперативного и стратегического управления, с целью обеспечения контроля и минимизации рисков при реализации успешных стратегий.

Уделяя особое внимание вопросам документирования, данный стандарт также предлагает контрольный список видов ответственности и обязанностей, наряду с некоторыми ключевыми аспектами, которые организации могут принять во внимание при обновлении, выводе из эксплуатации, интеграции или переносе данных, информации и документов.

Первоначально разработанный для представителей высшего руководства организаций, данный стандарт также может быть стратегически использован в комитетах по стратегическому управлению информацией для понимания принципов успешного проведения миграции и внедрения методов, обеспечивающих необходимое базовое взаимодействие с другими ключевыми фигурами в стратегическом управлении (т.е. с экспертами в области управления информацией и документами, специалистами в области информационных технологий и информационной архитектуры, с экспертами в предметной области и т.д.).

Процесс разработки от инициирования проекта до публикации стандарта был чрезвычайно плодотворным. Я благодарю бывших и нынешних членов комитета по стандартизации, внесших вклад в разработку этого стандарта, а также все организации, выделившие время для предоставления отзывов в ходе публичного обсуждения.

Новый стандарт можно приобрести на сайте «Стандартов Австралии» (Standards Australia) по адресу https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 .

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
Раздел 1. Область применения и общие положения
Раздел 2. Контекст (условия) деловой деятельности

2.1. Движущие силы проведения миграции документов
2.2. Типы миграции
2.3. Преимущества
2.4. Риски и управление рисками

Раздел 3. Методология

3.1. Оценка вариантов миграции
3.2. Планирование, стратегическое и оперативное управление
3.3. Контрольный список способностей
3.4. Деловые требования и контрольный список для рассмотрения

Раздел 4. Соображения по документированию

4.1. Ключевые элементы
4.2. Область охвата миграции
4.3. Контрольный список видов ответственности и обязанностей

Раздел 5. Характеристики миграции между системами

5.1. Обзор
5.2. Обновление с одной версии программной системы на новую версию той же программной системы
5.3. Переход с одной программной системы на новую программную систему
5.4. Обновление существующего формата данных до нового формата данных
5.5. Вывод документов из системы и их миграция 
5.6. Интеграция систем и миграция контента между системами
5.7. Переход с сетевых дисков на новую программную систему
5.8. Управление проприетарными форматами
5.9. Переход от одних поставщиков услуг к другим

Приложение A (справочное): Соображения относительно рисков миграции
Библиография

Источник: сайт Ассоциации RIMPA
https://www.rimpa.com.au/resource/new-standard-launched-for-records-and-document.html 
https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1 

Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов, часть 3

Данный пост Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon был выложен на сайте LinkedIn 6 ноября 2024 года.

Мой комментарий: В данном посте продолжается ранее поднятая Конни Кристенсен тема, см. посты на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2024/09/blog-post_03.html и http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01560259767.html

Разделяют ли другие специалисты по управлению документами и информацией наши взгляды на кризис в области хранения в течение установленных сроков и проведения уничтожения/передачи после их истечения?

В рамках наших усилий по выявлению проблем, связанных с хранением в течение установленных сроков и уничтожением/передачей документов и информации, мы провели опрос, чтобы собрать мнения отрасли о текущем состоянии этих практик. Наша цель заключалась в том, чтобы понять, что происходит в сфере управления информацией и документами, особенно в плане уничтожения / передачи электронных материалов, - и представить полученные выводы в нашем докладе на конгрессе RIMPA Live Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA).

В августе 2024 года мы провели на платформе Survey Monkey короткий опрос среди специалистов по управлению информацией и документами Австралии и Новой Зеландии, привлекая их к участию через различные каналы социальных сетей. Мы получили 87 ответов, и результаты, а также наши выводы изложены в 13-страничном отчёте, также называющемся «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in transition: The crisis of digital records retention and disposal), который доступен по адресу https://synercon.co/Resources/Lost_In_Transition_Survey_conclusions.pdf .

Мой комментарий: Отвечая на вопрос «Насколько хорошо, по Вашему мнению, сотрудники Вашей организации понимают свои обязанности, связанные с ведением электронных документов, включая их уничтожение/передачу?», почти половина (44%) опрошенных сообщила, что мало кто из сотрудников в этом разбирается (или вообще никто).

Регулярное проведение уничтожения/передачи по-прежнему практикует менее половины опрошенных организаций. Не удивительно, что свыше половины опрошенных столкнулись с ощутимыми последствиями проблем с хранением и уничтожением. В числе наиболее ярких проявлений этих проблем были названы:

• Избыточно длительное хранение документов – 89%
  
  
• Непоследовательная практика управления документами - 86%
  
  
• Неисполнение законодательно-нормативных требований – 61%
  
  
• Неоправданные расходы на хранение – 45%

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-survey-results-conclusions-conni-christensen-8d9hc/

Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов, часть 2

Как я уже рассказывала, 29 августа 2024 года на сайте LinkedIn была выложена статья Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon под названием «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in Transition - The Crisis of Digital Records Retention and Disposal), перевод которой доступен здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/09/blog-post_03.html .

Статья «зацепила» архивистов и специалистов по управлению документами, в результате чего было организована онлайн-дискуссия с участием ряда известных экспертов (естественно, на английском языке – но будьте готовы к австралийскому акценту!). Впоследствии были выложены два фрагмента сделанной видеозаписи.

7 октября 2024 года на сайте компании Synercon бы выложен первый фрагмент продолжительностью 5 минут, см. https://synercon.co/Resources/Lost_in_Transition_Session_1.mp4

Модерировали дискуссию Керри Сиатриас (Kerri Siatiras) и Конни Кристенсен (Conni Christensen)

В аннотации к видео сказано:

«В мире управления документами и информацией разворачивается тихий кризис. Критически важные документы теряются или уничтожаются, в то время как чувствительные конфиденциальные данные, такие как персональные данные, продолжают лежать в неуправляемом цифровом хранилище. Отражением этого беспорядка являются участившиеся утечки данных, рост расходов на хранение и снижение производительности труда, - всё это указывает на гораздо более глубокую проблему.

В течение следующих нескольких недель мы с Керри Сиатриас (Kerri Siatiras) планируем опубликовать небольшие отрывки из нашей недавней презентации для Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), сделанной в прямом эфире.

Кроме того, мы опубликуем отчет по итогам проведенного нами в августе 2024 года опроса, в ходе которого собирались сведения о положение дел в отрасли в части уничтожения либо передачи на архивное хранение электронных документов и контента.

Мы используем эту возможность для того, чтобы начать общеотраслевое обсуждение кризиса уничтожения/передачи электронной информации со всеми вами.

Присоединяйтесь к нам, давайте вместе углубленно проанализируем вызванные цифровой трансформацией сложности и изучим далеко идущие последствия неадекватного управления документами в современную эпоху.

Мы будем рады Вашим комментариям по данной теме.»

17 октября 2024 года, также на сайте компании Synercon, бы выложен второй фрагмент под названием «Главные причины» (Root Causes) продолжительностью 9 минут, см.
https://synercon.co/Resources/LOST_IN_TRANSITION_Session_2.mp4

В аннотации к видео сказано:

«На нашей последней встрече (членов RIMPA – Н.Х.) мы поделились историями, ярко демонстрирующими растущий кризис в сфере установления и отслеживания сроков хранения, а также проведения уничтожения/передачи электронных документов и контента по их истечении.

Мы считаем, что эта, пока что не привлекающая внимания проблема нашей отрасли продолжает обостряться, и сегодня мы рассмотрим её основные причины.

Мы привлекли ряд известных экспертов в этой области, чтобы собрать ценные идеи и представления по этому вопросу. Мы выражаем благодарность следующим коллегам, которые любезно согласились принять участие в интервью: это Питер Бошьер (Peter Boshier), Лиз Макферсон (Liz MacPherson), Эндрю Уорленд,  (Andrew Warland), Энтони Мосс (Antony Moss), Эндрю Экклстоун (Andrew Ecclestone), Крейги Синклер (Craigie Sinclair), Алисса Блэкберн (Alyssa Blackburn) и Стивен Кларк (Stephen Clarke).

А что вы думаете о глубинных причинах проблемы? Мы будем рады Вашим комментариям по данной теме.»

Источник: сайт LinkedIn / сайт Synercon
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-root-causes-conni-christensen-6lsvc/
https://synercon.co/Resources/Lost_in_Transition_Session_1.mp4
https://synercon.co/Resources/LOST_IN_TRANSITION_Session_2.mp4

Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов

Данная статья Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon была выложена на сайте LinkedIn 29 августа 2024 года.

В тихих коридорах служб управления документами бесшумно разворачивается кризис. Ранее специалисты по управлению документами исполняли свою роль за кулисами, скрупулезно обрабатывая бумажные дела, классифицируя документы, размещая их в дела, упаковывая в короба и в конечном итоге уничтожая документы по истечении их срока хранения. Однако цифровая революция перевернула этот упорядоченный процесс с ног на голову. Критически важные документы, которые следовало бы сохранять, теряются или непреднамеренно уничтожаются, в то время как чувствительная информация, такая как персональные данные (PII), пребывает в неуправляемых, находящихся в тени электронных системах хранения. Последствия этого беспорядка ярко проявляются в растущем числе утечек данных, но это лишь поверхность более глубокой и распространённой проблемы.

Присоединяйтесь к нам на следующей неделе на конгрессе Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), где мы будем анализировать проблемы этой цифровой трансформации и изучать далеко идущие последствия неправильного управления документами в современную эпоху.

Мой комментарий: Конгресс RIMPA 2024 года пройдёт в период с 3 по 5 сентября в городе Аделаиде, штат Южная Австралия, см. https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2024.html

5 сентября 2024 года на сессии «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in Transition: The Crisis of Digital Record Retention and Disposal) мы обсудим провоцирующий размышления доклад, подготовленный по следам диалога двух опытных профессионалов – меня, Конни Кристенсен (Conni Christensen), и Керри Сиатирас (Kerri Siatiras), - каждый из которых несколько десятилетий разбирался с проблемами и переменами в нашей отрасли.

По завершении нашей последней встречи в RIMPA мы выпили по бокалу вина и откровенно обсудили текущее положение дел, обращая особое внимание на насущные вопросы хранения документов в течение установленных сроков и их уничтожения/передачи по истечении этих сроков. Как два опытных и имеющих собственное мнение специалиста, мы считаем, что, несмотря на технологические достижения, наша отрасль во многих отношениях регрессировала. Мы утверждаем, что цифровой век, вместо того чтобы оптимизировать наши процессы, способствовал усилению дисфункции.

Вслед за нашим первоначальным обменом мнениями мы расширили масштабы этой дискуссии, подключив к ней других профессионалов нашей отрасли с целью собрать их мнения и точки зрения. Результатом стал предлагаемый доклад, в котором сделан критический анализ текущего направления развития нашей отрасли, особенно в контексте установления и отслеживания сроков хранения документов, их уничтожения / передачи и и влияния цифровизации.

(Послесловие см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01560259767.html )

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-crisis-digital-records-retention-conni-christensen-yo5ic/

Австралия: Размышления об итогах круглого стола на конференции RIMPA по теме взаимодействия с руководством

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 14 ноября 2021 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Для тех из Вас, кто не из региона Австралии и Новой Зеландии, RIMPA - это Ассоциация специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Я являюсь членом комитета RIMPA в Южной Австралии и время от времени выступаю на наших ежеквартальных встречах.

Недавно я имел настоящее удовольствие модерировать круглый стол по взаимодействию с руководством, который прошёл как дополнительное мероприятие в рамках ежегодной конференции в Аделаиде (Adelaide). Я выбрал данную тему для круглого стола, поскольку считаю, что это одно их тех направлений деятельности, где мы, как специалисты по управлению документами и информацией, могли бы значительно прибавить.

В круглом столе приняли участие:

• Дина Флеминг (Deanna Fleming, https://www.linkedin.com/in/deanna-fleming-7692327b/ ) – специалист по управлению информацией Департамента казначейства и финансов штата Южная Австралия;
  
  
• Роуэн Доллар (Rowan Dollar, https://www.linkedin.com/in/rowan-dollar/ ) - партнер-консультант Сети государственного сектора (Public Sector Network) и бывший ИТ-директор нескольких государственных министерств;
  
  
• д-р Дункан Холт (Dr Duncan Holt, https://www.linkedin.com/in/duncanholt/ ) - ИТ-директор государственного агентства штата Южной Австралии Homestart Finance (оказывает финансовую поддержку лицам, впервые приобретающим недвижимость в собственность – Н.Х.), бывший ИТ-директор агентства ReturnToWorkSA (администрирующего программу штата по социальной защите и реабилитации рабочих, получивших травмы на производстве – Н.Х.).

Я выбрал этих трёх коллег, потому что считаю их стабильно успешными в области управления информацией специалистами, от которых я многому научился в плане взаимодействия с высшим руководством, что мне очень помогло - и я не мог придумать лучшего способа помочь профессиональному сообществу, чем собрать их вместе с тем, чтобы они поделились своими знаниями. Я бесконечно благодарен каждому из них за то, что они ответили «да» на моё предложение.

Ниже я постарался отметить несколько ключевых моментов. Полностью видеозапись круглого стола Вы можете посмотреть по адресу https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s (начиная с отметки 3 часа 00 минут).

Слева направо: Карл Мелроуз, Дина Флеминг, Роуэн Доллар и Дункан Холт

 

Как мне кажется, общими у всех докладчиков были следующие три момента:

• Критически-важное значение имеет определение ценности информации;
  
  
• Речь идет о правильном выборе людей, с которыми Вы пойдёте на контакт. С одними руководителями проще наладить взаимодействие, чем с другими, и взаимодействовать становится легче, когда Вы уже заручились поддержкой других руководителей;
  
  
• Причины, по которым организация идёт на перемены, будут уникальными для этой организации - Вы должны выстраивать взаимоотношения и понимать приоритеты своей организации с тем, чтобы адаптировать свой подход к особенностям организации.

Следует отметить ещё два момента:

• Ближе к концу круглого стола прошла очень интересная дискуссия о стратегии и тактике;
  
  
• Примерно на четырехчасовой отметке видеозаписи (т.е. спустя час с начала работы круглого стола) Энн Корниш (Anne Cornish, генеральный директор RIMPA) задает отличный вопрос о том, как человеку, который по своему характеру не является открытым и общительным, включиться в обсуждение вопроса высшим руководством.

Я с большим удовольствие познакомился бы с Вашими мыслями и комментариями, а если у Вас есть собственный опыт взаимодействия с руководством – поделитесь им, пожалуйста. В будущем я также хотел бы организовать ещё один круглый стол, поэтому если Вам довелось решать этот вопрос и при этом Вы научились многому, чем не возражали бы поделиться в аналогичном формате – пожалуйста, свяжитесь со мной.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM / YouTube
https://metairm.substack.com/p/reflections-on-rimpa-sant-panel-on
https://www.youtube.com/watch?v=KBWiKDHq7Tc&t=10825s

Конгресс Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией пройдёт в Канберре в «смешанном» режиме

Данная новость была опубликована на сайте Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), а также выложена 13 августа 2021 в социальной сети LinkedIn.

Конгресс Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией RIMPA пройдёт 11-14 октября в Канберре (Canberra) в смешанном режиме: часть участников будет присутствовать лично, а часть – удалённо. Основная тема конгресса: (Keeping P.A.C.E. - A Modern and Holistic Approach). На сайте регистрации отмечается:

«Начиная с 1984 года Конгресс RIMPA (RIMPA Live Convention) зарекомендовал себя как ведущая отраслевая и профессиональная конференция. Он обеспечивает площадку для международного форума, на котором представляются оригинальные результаты исследований, а также идёт обмен и распространение инновационного, наводящего на размышления и практически полезного опыта. В нынешнее беспрецедентные времена жизнь ставит перед нами серьёзные проблемы и приносит нам важные победы, вместе с необходимостью осваивать новые точки зрения и стратегии.

Данный Конгресс побудит Вас задуматься о современном всестороннем подходе ко всем аспектам управления информацией, что позволит двигаться вперед, «идя шаг в шаг» (‘Keeping P.A.C.E’ – на английском языке это игра слов, поскольку, с одной стороны, «keeping pace» означает «поддерживать ход, темп»; а с другой, означает «оставаться практичными, опирающимися на примеры, культурными, учитывающими обстоятельства»; аббревиатура PACE расшифровывается как «Practical, Anecdotal, Cultural, Eventual» - Н.Х.) с профессией. Отраслевые эксперты со всего мира соберутся и присоединятся к нам, чтобы поделиться с нами своими «P.A.C.E.»-достижениями, при этом будут рассматриваться вопросы исполнения законодательно-нормативных требований, обеспечения неприкосновенности частной жизни, менеджмента данных, управления документами, электронной сохранности, образования и обучения, лидерства, организации рабочих процессов и управления контентом. Не пропустите это значимое событие 2021 года, которое является для Вас шансом обновить, восстановить и наполнить новым содержанием Ваши взаимоотношения со старыми и новыми коллегами, влиятельными лицами отрасли, «работающими в поле» специалистами и сообществом RIMPA в целом.»

Программа конференции выложена по адресу: https://az659834.vo.msecnd.net/eventsairaueprod/production-rimpa-public/a3e68179ae114be08f517bf10c40d569

В новости на сайте LinkedIn представители RIMPA пишут:

«Присоединяйтесь к нам для участия в «беседе у камина» с двумя из самых влиятельных лидеров отрасли – с Генеральным директором Национальных Архивов Австралии Дэвидом Фрикером (David Fricker – который также является президентом Международного совета архивов – Н.Х.) и с недавно назначенным Главным архивистом (Chief Archivist) Архивов Новой Зеландии Стивеном Кларком (Stephen Clarke).

Данная пара знающих людей углубится в актуальные вопросы отрасли. Это тот разговор, который Вы не захотите пропустить! Он доступен для всех участников – тех, кто будет участвовать в Конгрессе лично, виртуально или через наши вспомогательные мероприятия!

Узнайте больше и зарегистрируйтесь прямо сегодня на странице по адресу
https://rimpa.eventsair.com/rimpa-live-2021-convention/ ».

Само собой, участие в конференции (в том числе дистанционное) является платным.

Источники: сайт LinkedIn / сайт RIMPA
https://www.linkedin.com/posts/records-and-information-management-professionals-australasia_rimpa-rimpalive2021-convention-activity-6831721031196135425-hVY8
https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live/rimpa-live-convention-2021/
https://rimpa.eventsair.com/rimpa-live-2021-convention/