Австралия: Опубликован новый стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами»

Данный пост подготовлен на основе заметки руководителя проекта разработки стандарта AS 5393:2025, консультанта по вопросам управления информацией Сандры Эннор (Sandra Ennor - на фото), которая была опубликована 6 августа 2025 года на сайте Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ),, а позднее – в социальных сетях X (Twitter) и LinkedIn. Напомню, что о работе над данным стандартом я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2025/05/as-5393.html 

Для справки: Стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems) объёмом 23 страницы был опубликован 27 июня 2025 года, см. https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 . Предпросмотр первых страниц документа доступен по адресу: https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1

Появился новый эталон передовой практики в области управления документами и информацией -  недавно был опубликован австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems).

Данный стандарт, подготовленный австралийскими членами Объединённого комитета по стандартам Австралии и Новой Зеландии IT-021 «Системы управления документами и контентом» (Records and Document Management Systems), закладывает основу для более согласованного, безопасного и эффективного управления информацией во всей отрасли.

Стандарт AS 5393:2025 содержит требования, спецификации и рекомендации по проведению миграции авторитетных данных, информации и документов между системами. В нём также рассматриваются ключевые по важности аспекты, которые следует понимать высшему руководству и экспертам по стратегическому управлению информацией (information governance).

Мой комментарий: «Авторитетными» считаются документы, обладающие целостностью, аутентичностью, надёжностью и пригодностью к использованию.

Цель настоящего стандарта заключается в демонстрации того, что технологии – не единственный фактор; что миграция авторитетных данных, информации и документов между системами часто может проводиться таким образом, когда нет согласованности между надзором со стороны руководства и структурами стратегического управления, - поэтому для достижения положительных результатов требуется тщательное планирование, анализ и осведомлённость.

Стандарт AS 5393:2025 описывает причины, побуждающие к проведению миграции документов, типы миграции, преимущества, а также управление рисками. Также подробно объясняется методология миграции, позволяя организациям разобраться в вопросах оценки вариантов, планирования, оперативного и стратегического управления, с целью обеспечения контроля и минимизации рисков при реализации успешных стратегий.

Уделяя особое внимание вопросам документирования, данный стандарт также предлагает контрольный список видов ответственности и обязанностей, наряду с некоторыми ключевыми аспектами, которые организации могут принять во внимание при обновлении, выводе из эксплуатации, интеграции или переносе данных, информации и документов.

Первоначально разработанный для представителей высшего руководства организаций, данный стандарт также может быть стратегически использован в комитетах по стратегическому управлению информацией для понимания принципов успешного проведения миграции и внедрения методов, обеспечивающих необходимое базовое взаимодействие с другими ключевыми фигурами в стратегическом управлении (т.е. с экспертами в области управления информацией и документами, специалистами в области информационных технологий и информационной архитектуры, с экспертами в предметной области и т.д.).

Процесс разработки от инициирования проекта до публикации стандарта был чрезвычайно плодотворным. Я благодарю бывших и нынешних членов комитета по стандартизации, внесших вклад в разработку этого стандарта, а также все организации, выделившие время для предоставления отзывов в ходе публичного обсуждения.

Новый стандарт можно приобрести на сайте «Стандартов Австралии» (Standards Australia) по адресу https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 .

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
Раздел 1. Область применения и общие положения
Раздел 2. Контекст (условия) деловой деятельности

2.1. Движущие силы проведения миграции документов
2.2. Типы миграции
2.3. Преимущества
2.4. Риски и управление рисками

Раздел 3. Методология

3.1. Оценка вариантов миграции
3.2. Планирование, стратегическое и оперативное управление
3.3. Контрольный список способностей
3.4. Деловые требования и контрольный список для рассмотрения

Раздел 4. Соображения по документированию

4.1. Ключевые элементы
4.2. Область охвата миграции
4.3. Контрольный список видов ответственности и обязанностей

Раздел 5. Характеристики миграции между системами

5.1. Обзор
5.2. Обновление с одной версии программной системы на новую версию той же программной системы
5.3. Переход с одной программной системы на новую программную систему
5.4. Обновление существующего формата данных до нового формата данных
5.5. Вывод документов из системы и их миграция 
5.6. Интеграция систем и миграция контента между системами
5.7. Переход с сетевых дисков на новую программную систему
5.8. Управление проприетарными форматами
5.9. Переход от одних поставщиков услуг к другим

Приложение A (справочное): Соображения относительно рисков миграции
Библиография

Источник: сайт Ассоциации RIMPA
https://www.rimpa.com.au/resource/new-standard-launched-for-records-and-document.html 
https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1