Положение о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним

Правительство Российской Федерации постановлением от 30.06.2025 №981 утвердило «Положение о государственной информационной системе удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним».

Создание и развитие ГИС удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним осуществляет Федеральное архивное агентство (п.2 Постановления). Содержание документа следующее:

I.    Общие положения;

II.    Цель, задачи и принципы функционирования системы удаленного использования;

III.    Структура, основные функции и состав программных средств системы удаленного использования;

IV.    Участники системы удаленного использования, их полномочия и ответственность;

V.    Требования к программно-техническим средствам, а также к технологическим и лингвистическим средствам системы удаленного использования, обеспечивающим автоматизацию процессов сбора и обработки информации;

VI.    Правовой режим информации, содержащейся в системе удаленного использования, требования к хранению информации, содержащейся в системе удаленного использования;

VII.    Порядок предоставления услуги удаленного использования архивных документов, регистрации участников системы удаленного использования, обеспечения доступа к системе удаленного использования, доступа к информации, содержащейся в системе удаленного использования, а также порядок информационного взаимодействия пользователей системы удаленного использования посредством подсистемы индивидуального обслуживания;

VIII.    Порядок хранения и обработки информации, содержащейся в системе удаленного использования;

IX.    Порядок информационного взаимодействия с Государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах;

X.    Порядок защиты информации, содержащейся в системе удаленного использования, в том числе обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности данных.

Для целей настоящего Положения используются, в том числе, следующие понятия (п.2):

«пользователь системы удаленного использования» - юридическое или физическое лицо, индивидуальный предприниматель, нотариус, обращающиеся на законных основаниях для получения услуги удаленного использования архивных документов посредством использования системы удаленного использования;

«поставщик информации в систему удаленного использования» - государственный архив (включая государственный архив субъекта Российской Федерации, заключившего с Федеральным архивным агентством соглашение о предоставлении услуги удаленного использования архивных документов), а также муниципальный архив органа местного самоуправления муниципального образования, заключившего с Федеральным архивным агентством соглашение о предоставлении услуги удаленного использования архивных документов;

«услуга удаленного использования архивных документов» - услуга удаленного доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним и их использования;

«участник системы удаленного использования» - Федеральное архивное агентство, оператор системы удаленного использования, поставщик информации в систему, пользователь системы;

«электронная копия архивного документа» - копия архивного документа, входящего в состав Архивного фонда Российской Федерации, преобразованная в электронный вид архивом.

Функции оператора системы удаленного использования осуществляет Федеральное архивное агентство. По его решению эти функции могут быть переданы подведомственному ему федеральному казенному учреждению (п.3).

Система удаленного использования обеспечивает информационное взаимодействие между:

• Поставщиками информации в систему удаленного использования;
  
  
• Системами удаленного использования;
  
  
• Операторами других информационных систем.

Целью создания системы является обеспечение предоставления пользователям услуги удаленного использования архивных документов в сети «Интернет», включающей в себя (п.5):

• Предоставление возможности поиска необходимой архивной информации с помощью справочно-поисковых средств в электронном виде;
  
  
• Предоставление возможности просмотра и/или прослушивания электронных копий архивных документов.

Основными задачами системы удаленного использования являются (п.6):

• Автоматизация процессов использования архивных документов, входящих в состав Архивного фонда РФ, в том числе формирование справочно-поисковых средств;
  
  
• Реализация доступа пользователей системы удаленного использования к справочно-поисковым средствам, электронным копиям архивных документов, находящихся на хранении в архивах;
  
  
• Предоставление пользователям системы удаленного использования возможности осуществлять поиск информации с использованием справочно-поисковых средств и просмотр и/или прослушивание электронных копий архивных документов;
  
  
• Применение искусственного интеллекта и машинного обучения для распознавания текста в электронных копиях архивных документов и полнотекстового поиска по распознанному тексту.

Система удаленного использования включает в себя следующие подсистемы (п.8):

• Подсистема информационно-справочного обслуживания пользователей;
  
  
• Подсистема хранения;
  
  
• Подсистема интеллектуального поиска архивной информации;
  
  
• Подсистема индивидуального обслуживания;
  
  
• Подсистема автоматизации деятельности работников архивной сферы («Личный кабинет работника архива», «Личный кабинет сотрудника Федерального архивного агентства»);
  
  
• Подсистема автоматизации деятельности сотрудников оператора системы («Личный кабинет сотрудника оператора»);
  
  
• Подсистема формирования и обработки заказов на услуги;
  
  
• Подсистема ведения расчетов за услуги, оказываемые посредством системы (подсистема биллинга);
  
  
• Подсистема предоставления доступа к объединенным справочно-поисковым средствам в электронном виде и электронным копиям архивных документов;
  
  
• Подсистема администрирования и управления контентом системы;
  
  
• Подсистема информационного взаимодействия системы с другими информационными системами;
  
  
• Подсистема информационной безопасности.

Федеральное архивное агентство утверждает (п.14):

• Регламент взаимодействия поставщиков информации в систему удаленного использования и оператора системы удаленного использования;
  
  
• Форму, порядок и сроки предоставления оператором системы удаленного использования отчетной и статистической информации;
  
  
• Требования к составу и форматам справочно-поисковых средств, электронным копиям архивных документов для их передачи поставщиками информации в систему удаленного использования;
  
  
• Типовые формы договоров (соглашений) о взаимодействии, заключаемых с участниками системы удаленного использования.

Обладателем информации, содержащейся в системе удаленного использования, является Российская Федерация. Правомочия обладателя информации, содержащейся в системе удаленного использования, от имени Российской Федерации осуществляет Федеральное архивное агентство (п.20).

Информация, содержащаяся в системе, является общедоступной, за исключением информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Предоставление услуги удаленного использования архивных документов посредством системы прекращается в случае ограничения доступа к архивным документам в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обработка сведений, отнесенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, в системе удаленного использования не допускается (п.21).

Обработка электронных копий архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в системе удаленного использования не допускается.

Исключительные права и иные интеллектуальные права на созданные или приобретенные за счет средств федерального бюджета программы для электронных вычислительных машин и иные результаты интеллектуальной деятельности, связанные с созданием и эксплуатацией системы, а также технические средства, предназначенные для обработки информации, содержащейся в системе удаленного использования, в том числе программно-технические средства и средства защиты информации, принадлежат Российской Федерации (п.22).

Регистрация, идентификация и аутентификация зарегистрированных пользователей системы удаленного использования осуществляются посредством ФГИС «Единая система идентификации и аутентификации…», при этом идентификация и аутентификация пользователей системы, являющихся юридическими лицами, осуществляются посредством указанной ФГИС с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (п.25).

Доступ к электронным копиям архивных документов осуществляется по запросу пользователя. Запрос считается поданным в случае использования пользователем интерфейса оформления заказа на предоставление услуги в части просмотра и/или прослушивания электронных копий архивных документов в личном кабинете пользователя при условии (п.27):

• Формирования списка архивных дел и указания срока предоставления указанной услуги;
  
  
• Подтверждения ознакомления с порядком оказания указанной услуги;
  
  
• Подтверждения волеизъявления на получение указанной услуги (подтверждение оформления заказа на предоставление услуги удаленного использования архивных документов в части просмотра и/или прослушивания электронных копий архивных документов).

Размер платы за предоставление услуги, порядок и случаи взимания такой платы устанавливаются Правительством РФ (п.28).

Хранение информации, содержащейся в системе, осуществляется с использованием программно-технического комплекса на основных и резервных материальных носителях информации, пригодных для записи, долговременного хранения и воспроизведения записанной информации (п.30).

Для обеспечения целостности электронных копий архивных документов, хранящихся в системе, используются УКЭП лиц, ответственных за автоматическое создание и/или автоматическую проверку электронной подписи в системе и за содержание информации, содержащейся в системе, подписываемой такой электронной подписью (п. 35 вступает в силу с 01.01.2027).

Электронные копии архивных документов, хранящиеся в системе, в целях обеспечения их целостности в течение всего срока хранения подписываются (повторно подписываются) УКЭП лиц (п.36 вступает в силу с 01.01.2027) указанных в пункте 35.

Мой комментарий: Если предполагается, что для обеспечения доступа к архивным документам их нужно будет передать в систему удаленного доступа и там хранить «на 
материальных носителях информации», то это означает создание отдельного независимого хранилища для (возможно, представленных в неполном виде, и с нарушением архивной упорядоченности) архивных дел и документов. Здесь имеются риски в т.ч. потери интеллектуального контроля соответствующих архивов над своими документами …

Меня также интересует вопрос о том, кого Росархив планирует назначить лицами, «ответственными за автоматическое создание и/или автоматическую проверку электронной подписи»? Если подписи будут создаваться в автоматическом режиме, то кто будет нести ответственность, если целостность электронных копий архивных документов впоследствии не удастся подтвердить?

Источник: Консультант Плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=509087