Святой Грааль управления информацией: Почему авторитетность источника всё ещё важна

Данная заметка австралийского специалиста по управлению информацией и документами Скотта Брауна (Scott Brown – на фото) была опубликована 17 июля 2025 года на сайте специализированного австралийского издания IDM (Information and Data Manager - «Специалист по управлению информацией и данными»).

Австралия сейчас столкнулась с информационным кризисом. По оценкам Национальной счётной палаты Австралии (Australian National Audit Office, ANAO), для 93% документов государственных учреждений «не установлены сроки хранения», что означает невозможность применения указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, - по сравнению с 63% в 2019 году. Это резкое ухудшение ситуации совпало с широким внедрением облачных систем управления документами и информацией «по месту», таких как SharePoint.

Уход от использований специализированных систем для управления документами и контентом (Electronic Document and Records Management Solutions, EDRMS) привел к ситуации, которую можно назвать информационным хаосом. Традиционные EDRMS-платформы управляют информацией в соответствии с её содержанием (тематикой), используя концептуальную структуру «деловая функция – вид деятельности - описатель» (Function-Activity-Descriptor), что позволяет правильно назначать сроки хранения и эффективно управлять жизненным циклом информации.

По контрасту, решения, для управления документами и контентом «по месту» (in-place) создают структуры «папка в папке», которые могут иметь смысл только для их создателей. Такой подход делает невозможным надлежащее исполнение законодательно-нормативных требований и создаёт «кроличьи норы», в которых скапливаются неуправляемые данные, объёмы которых со временем разрастаются в геометрической прогрессии.

Управление «по месту» подобно разрастающейся, неконтролируемой раковой опухоли – эту опухоль становится необходимым вырезать.

Финансовые последствия выходят за рамки простого несоблюдения требований законодательства. Жёсткий диск объёмом 10 терабайт стоит несколько сотен долларов; эквивалентное облачное хранилище за год обходится в десять раз дороже. Тем не менее, организации продолжают переходить на облачные решения, которые загоняют их в ловушку дорогостоящих бессрочных лицензионных соглашений, одновременно теряя при этом контроль над своими информационными активами.

Решение Microsoft Purview и аналогичные инструменты для обеспечения  исполнения законодательно-нормативных требований фундаментально неверно понимают принципы управления документами (см. https://idm.net.au/article/0015149-evaluating-microsoft-purview-critical-assessment-its-records-management ), пытаясь задним числом втиснуть исполнения требований в системы, которые были разработаны для поддержки совместной работы, а не для всестороннего надлежащего управления документами и информацией.

Почему EDRMS-системы всё ещё полезны

Локальные EDRMS-решения (в российской литературе, СЭД и ECM – Н.Х.), такие как система управления контентом Content Manager (компания TRIM) или Objective, требуют минимальных технических знаний и практически не требуют обслуживания серверной части. Они обеспечивают возможности для управления потоками рабочих процессов (workflow), контактно-ориентированную функциональность и могут удовлетворить потребности управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), поддерживая при этом необходимый для исполнения требований законодательства структурированный подход.

Эта технология совсем не сложная - и она проверена временем. Изменилось то, что руководители перестали прислушиваться к специалистам по управлению документами, соблазнившись маркетинговыми обещаниями революционных облачных решений.

Искусственный интеллект не решит проблему информационного хаоса - для этого необходимы структура и контекст, которые EDRMS-системы обеспечивают с самого начала. Использование ИИ для разрешения унаследованных проблем – это лечение симптомов, а не болезни.

Организациям необходимо признать, что требования к управлению информацией не изменились, несмотря на технологический прогресс. Выбор здесь очевиден: либо сохранять контроль с помощью проверенных EDRMS-решений, либо продолжать идти по дорогостоящему пути к ещё большему информационному хаосу.

Вопрос заключается не в том, нужна ли модернизация, - а в том, извлечь ли уроки из многолетней проверенной практики, или же повторять те самые ошибки, которые привели к сегодняшнему кризису.

Скотт Браун (Scott Brown)

Источник: сайт IDM (Information and Data Manager)
https://idm.net.au/article/0015249-holy-grail-information-management-why-source-authority-still-matters