суббота, 31 июля 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010, второй тур - часть V

(окончание, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-iv.html )

8. Физические документы

Модуль «Физические документы» будет вводить понятие карточки (marker), хранимой в СЭД, представляющей физический документ. В метаданных карточки будут содержаться сведения о носителе, формате, хранителе, местоположении и т.д.

Физические контейнеры будут отделены от рубрик, поскольку рубрики не всегда хорошо отражают реальные физические контейнеры. Примером служит дело, состоящее из многих томов, которые приходится хранить в нескольких архивных коробах – такая ситуация не вписывалась в систему понятий MoReq2, не допускающую помещение томов одного дела в различные рубрики.

В этой связи предлагается концепция физического контейнера, не перекрывающаяся с альтернативными вариантами классификационных схем.

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794676280

9. Простые и составные документы

Предлагаются альтернативные подключаемые модули, поддерживающие как простые (однокомпонентные) и составные документы. Единственная цель в данном случае – сделать сертифицируемыми по Moreq2010 те системы, которые не поддерживают многокомпонентные документы.

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794693880

10. Серийные документы (новая концепция)

Серийные документы определяются как документы, логически представляющие собой единый электронный ресурс, содержащий мультимедийные потоки (streaming media). Такие документы (обычно аудио- и видеозаписи) СЭД передает в потоковом режиме, и получатель начинает ими пользоваться ещё до завершения передачи. Выделение таких документов обосновывается тем. что для них требуется иной набор метаданных и контрольной информации.

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794711929

11. Внешние документы (новая концепция)

В предыдущих версиях MoReq СЭД могла управлять только документами в своих хранилищах. Документы, однако, могут находиться в другой системе, не имеющей собственных функциональных возможностей для управления документами. Предлагаемый новый подключаемый модуль дает возможность MoReq2010-совместимой СЭД управлять документами, сохраняемыми во внешней системе.

Предлагаемые функциональные возможности можно сравнить с управлением физическими документами, когда сам документ в системе не хранится, а хранится его карточка с метаданными.

В случае с внешними документами, СЭД сохраняет информацию электронном местоположении и идентификационные данные документа во внешней системе. При запросе доступа она может перенаправлять пользователей по адресу внешнего документа. В принципе возможно автоматическое удаление документов во внешней системе, когда СЭД запускает процесс удаления документов с истекшими сроками хранения.

С моей точки зрения, это попытка с другой стороны подойти к актуальной задаче управления документами в деловых системах, которую начал решать в своих стандартах Международный Совет Архивов.

О следующем туре обсуждения проекта MoReq2 см. http://rusrim.blogspot.com/2010/08/moreq2010-i.html

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794728183

пятница, 30 июля 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010, второй тур - часть IV

(продолжение, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-iii.html )

7. Коллекция заявок (cases)

В MoReq2010 предполагается отказаться от концепции суб-дел MoReq2 в пользу коллекций заявок (cases). Модуль коллекций заявок расширяет возможности либо модуля коллекций папок, либо коллекций дел (либо их обоих, если в СЭД реализованы они оба), и моделируют более сложное упорядочение документов, встречающееся при работе с заявками на выполнение заданий (casework), см. рис.



Коллекция дел по заявкам (case file collection) эквивалентна делу в MoReq2, которое подразделяется на суб-дела, каждое из которых может состоять из нескольких томов.

(окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-v.html )

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794657296

Ужесточаются наказания на ненадлежащее документирование валютных операций

Федеральным законом от 23.07.2010 № 174-ФЗ «О внесении изменения в статью 15.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» уточнены основания для привлечения к административной ответственности за нарушение валютного законодательства.

Если раньше наказание грозило только за нарушение порядка и сроков представления форм отчетности по валютным операциям, правил оформление паспортов следок, а также нарушение их сроков хранения, то теперь по этой статье будут привлекать к ответственности и за следующие нарушения:

  • Несоблюдение установленных порядка и (или) сроков представления отчетов о движении средств по счетам (вкладам) в банках за пределами территории Российской Федерации с подтверждающими банковскими документами,

  • Несоблюдение установленных порядка и (или) сроков представления подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций.

  • Нарушение установленных сроков хранения подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций

Данная статья Кодекса предусматривает административные штрафы для должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; для юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Закон вступает в силу по истечении 90 дней после даты его официального опубликования.

Мой комментарий: Это очередное свидетельство ужесточения требований к документированию деловой деятельности организаций. Теперь нужно правильно управлять всем комплексом документов и информации, который создаётся в организации в рамках проведения мероприятий по соблюдению валютного законодательства (чем-то это начинает напоминать строгое американское законодательство, где уже практически нет различия между документами и «просто» информацией).

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=48926

четверг, 29 июля 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010, второй тур - часть III

(продолжение, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-ii.html )

4. Коллекции (агрегации) документов

В MoReq2 поддерживался только один вид агрегации – дело, но при этом допускались многочисленные вариации. В MoReq2010 поставщики смогут выбирать соответствующий подключаемый модуль (или несколько).

Утверждается, что модули, которые будут подготовлены к моменту публикации (коллекции папок и дел), в сочетании смогут заменить имевшиеся в MoReq2 дела с субделами и томами.

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794594360

5. Коллекция папок


Идеология коллекции папок, простейшей из предлагаемых в MoReq2010, показана на рис.


Папка рассматривается как эквивалент дела в MoReq2, не имеющего суб-дел и томов. В этом случае в пределах одной папки не поддерживается, например, отсечка документов по времени и отдельное отслеживание сроков хранения документов за различные периоды. Папки хранятся и уничтожаются как единое целое.

Вместо допускавшейся в MoReq2 возможности помещать в рубрики отдельные документы, предлагается использовать достаточно своеобразный подход – а именно папки,  содержащие строго один документ. Заявляется, что это упрощает управление сроками хранения таких документов.

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794621522

6. Коллекция дел

Концепция дела в MoReq2010 совпадает с делами MoReq2, не имеющими суб-дел (см. рис.). В отличие от папок, дела могут подразделяться на тома.



(продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-iv.html )

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794638320

Беларусь: Утверждено «Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе»

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 20.07.2010 № 1086 утверждено «Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе». Данный нормативный документ разработан в соответствии со ст. 32 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и вступает в силу с 20 января 2011 г.

Положение не распространяется на создание копий электронных документов, подготовленных в системах межведомственного и внутриведомственного документооборота (п.1).

Предусмотрено, что удостоверение будет осуществляться (п.3) :
  • Нотариусом,
  • Другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия,
  • Государственным органом в пределах его компетенции,
  • Организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими лицензию на осуществление деятельности по технической защите информации
Установлены условия идентичности электронного подлинника и бумажной копии (п.4):
  • электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа проверки электронной цифровой подписи лица, подписавшего соответствующий электронный документ;

  • форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа.
Удостоверение осуществляется с использованием программных или программно-технических средств для удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, имеющих сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь, или экспертное заключение, выданное Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь (п.5).

Для проведения удостоверения заявитель должен представить ряд документов и данных.
Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 20.07.2010 № 1086)

6. Для проведения процедуры удостоверения заявитель предоставляет уполномоченному лицу следующие исходные данные:
  • электронный документ, форму внешнего представления на бумажном носителе которого необходимо удостоверить;
  • открытый ключ лица, подписавшего электронный документ, содержащийся в особенной части электронного документа;
  • данные, достаточные для доказательства принадлежности открытых ключей их владельцам;
  • данные о процедуре электронной цифровой подписи, использованной при подписании представленного электронного документа, и ее параметрах;
  • данные о формате особенной части электронного документа, необходимые для проверки подлинности и целостности электронного документа;
  • данные о формате внешнего представления общей части электронного документа на бумажном носителе, позволяющие однозначно отобразить (распечатать) общую часть электронного документа на бумажном носителе в доступной и понятной для восприятия человеком форме.
Далее в документе пошагово описана процедура проведения удостоверения:
7. Для осуществления удостоверения уполномоченное лицо должно:
  • установить принадлежность открытых ключей лицам, подписавшим электронный документ, форму внешнего представления на бумажном носителе которого нужно удостоверить, а также убедиться в том, что эти открытые ключи были действительны на момент подписания;
  • отобразить общую часть электронного документа на мониторе используемого компьютера;
  • проверить подлинность и целостность электронного документа, форму внешнего представления на бумажном носителе которого нужно удостоверить;
  • в случае, если документ отвечает требованиям, установленным законодательством, изготовить (распечатать) форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;
  • провести сверку формы внешнего представления электронного документа с формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, установить их идентичность и совершить удостоверительную надпись;
  • сохранить в установленном законодательством порядке все исходные данные, предоставленные заявителем для осуществления удостоверения, и результаты проверки электронной цифровой подписи электронного документа.
Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает ей юридическую силу (п.8). Форма удостоверительной надписи устанавливается в соответствии с Законодательством (п.9.).

Источник: сайт Совета Министров Республики Беларусь
http://government.gov.by/ru/rus_solution105100.html
http://government.gov.by/public/shared/rus/solutions/rus_solution105100_1.pdf

среда, 28 июля 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010, второй тур - часть II

(продолжение, предыдущую часть см. по адресу http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-i.html )

2. Управляемые документы

Приводится «карта» альтернативных подключаемых модулей, которые предполагается подготовить к моменту публикации MoReq2010:


Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794517315

3. Классификация документов

Цель классификационной схемы – определять и поддерживать набор рубрик (classes) , в которые, по мере надобности, будут добавляться коллекции (агрегации) документов.

Все альтернативные подключаемые модули классификации документов в конечном итоге будут описывать классификационную схему, которая подразделяется на рубрики. Взаимосвязь между рубриками в различных подключаемых модулях будет разной – это может быть древовидная структура, граф, множество и т.д.

Описывается, какие именно функциональные требования должен одержать любой альтернативный подключаемый модуль классификации документов.

Ссылки

В MoReq2 перекрестные ссылки не были строго типизированы. В MoReq2010 предполагается, что такие ссылки будут иметь специфические типы. Ссылка между сохраненным как документ сообщением электронной почты  и присоединённым файлом, который первоначально был приложением к данному сообщению, а затем был сохранен в качестве отдельного документа будет отличаться от ссылки, связывающей первоначальный документ и его цензурированную копию, сохраненную как отдельный документ.

Будут возможны перекрестные ссылки не только между документами, но и между объектами классификационной схемы.

(продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-iii.html )

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1279794563888

вторник, 27 июля 2010 г.

Публичное обсуждение MoReq2010, второй тур - часть I

Во втором документе, предложенном на публично обсуждение, уже более детально рассматривается ряд концепций MoReq2010. Ниже дано их краткое изложение, с упором на новые идеи и спорные моменты. Очень рекомендую тем, кто владеет английским языком, посмотреть первоисточник на портале публичного обсуждения по адресу http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2 (требуется пройти бесплатную регистрацию), - либо использовать прямые ссылки на каждый из подразделов документа, которые даны ниже.

1. Высокоуровневая модель СЭД

СЭД (ERMS) предлагается определить как любую защищённую электронную систему, имеющую следующие компоненты:
  • Массив управляемых документов, сгруппированных в коллекции (агрегации) документов, располагающиеся в рамках классификационной схемы;
  • Набор указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules, RADS);
  • Набор описаний ролей;
  • Интерфейс; - и допускающую
  • Защищённый доступ пользователей и групп.
Для соответствия системы требованиям из ядра спецификаций требуются только перечисленные компоненты.

На рис. показаны основные части СЭД:
На рис показано, что некоторые части ядра представляют собой альтернативные подключаемые (pluggable) модули. Это модули:
  • Классификации документов – что позволяет поддерживать различные типы классификационных схем (например, как иерархическую классификационную схему, так и фасетную классификационную схему (faceted classification), где идёт классификация по предварительно заданным категориальным классам-фасетам);

  • Коллекции (агрегации) документов – что позволяет использовать различные способы группировки документов (например, в папки и тематические досье);

  • Композиция документов – позволяет использовать различные типы документов, как простые, состоящие из одной электронной компоненты, так и составные, состоящие из нескольких электронных компонент.

  • Интерфейса – возможность использовать как графический интерфейс пользователя для ручного управления, таки и программный интерфейс (API).
Кроме того, один из модулей – Пользователи и группы - рассматривается как «внешний». СЭД сама не управляет пользователями и группами, а использует внешнюю службу директорий.

(продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010-ii.html ).

О предыдущем туре обсуждения проекта MoReq2 см. http://rusrim.blogspot.com/2010/07/moreq2010_12.html

Источник: Портал публичного обсуждения MoReq2010
http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart2?pointId=1386350

Высший Арбитражный Суд РФ: При наличии на платежных поручениях корректной ЭЦП клиента банк не несет ответственности за списание средств со счета

Два Определения Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 17 июня 2010 г. № ВАС-8027/10 и № ВАС-8138/10 содержат похожие решения в отношении споров организаций с банками при использовании системы «Клиент-банк» и ЭЦП.

В первом случае  ЗОА «Алакси» предъявило претензии к ОАО «Акционерный коммерческий банк «Банк Москвы»» на сумму более 1 млн. рублей. Со счета организации платежными поручением от 24 февраля 2009 года № 55 и № 54 на счета физических лиц в других банках было переведено более 2,5 млн. рублей. Удалось вернуть чуть больше половины средств.

При рассмотрении этого дела Высший Арбитражный Суд Российской Федерации указал, что «принимая во внимание, что используемая система "Интернет Банк-Клиент" не позволяет самому банку создать новое сообщение от имени клиента или передать такую возможность третьему лицу, суды пришли к выводу об отказе в иске в связи с отсутствием доказательств ненадлежащего исполнения ответчиком договора банковского счета и неправомерного распоряжения денежными средствами истца, поскольку электронные платежные поручения от 24.02.2009 № 54 и № 55, полученные ответчиком по системе "Банк-Клиент", подписаны электронной цифровыми подписями уполномоченных истцом лиц».

Во втором случае, ООО «МОСФАРМТОРГ» предъявило претензии к ЗАО «Банк «Резервные финансы и инвестиции»» о взыскании более 5 млн. рублей убытков.
Банк 23 марта 2009 года на основании платежных поручений, подписанных ЭЦП генерального директора общества, списал с расчетного счета клиента денежные средства.

Суд в своем Определении указал: «принимая во внимание акт, составленный по результатам работы экспертной комиссии, установившей подлинность электронной цифровой подписи на платежных поручениях, на основании которых банком списаны спорные денежные средства, суды пришли к выводу об отказе в иске в связи с отсутствием доказательств причинения обществу убытков неправомерными действиями (бездействием) банка».

В обоих случаях в передаче дел  в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации для пересмотра в порядке надзора решений судов было отказано.

Источник: сайт Высшего арбитражного суда РФ
http://kad.arbitr.ru/?id=DD99F132-0C64-489E-B8FA-C271A1AFC6A6
http://kad.arbitr.ru/?id=90FA0416-9D5D-49B8-A01E-D9D9C97488A6

понедельник, 26 июля 2010 г.

Уголовные наказания за фальсификацию документов

Федеральный закон от 01 июля 2010 года № 147-ФЗ «О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации и в статью 151 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации» (вступил в силу 5 июля 2010 года) достаточно серьезно «закрутил гайки» в отношении привлечения к уголовной ответственности за фальсификацию и уничтожение документов (в том числе и электронных), таких как единые государственные реестры, реестры владельцев ценных бумаг, системы депозитарного учета, решений совета директоров (наблюдательного совета) и общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества.

В Уголовный Кодекс введена статья «170.1. Фальсификация единого государственного реестра юридических лиц, реестра владельцев ценных бумаг или системы депозитарного учета», которая предусматривает наказание за «представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, или в организацию, осуществляющую учет прав на ценные бумаги, документов, содержащих заведомо ложные данные, в целях внесения в единый государственный реестр юридических лиц, в реестр владельцев ценных бумаг или в систему депозитарного учета недостоверных сведений». По данной статье минимальное наказание - штраф от 100 до 300 тыс. руб., максимальное - лишение свободы на срок до семи лет.

Среди нарушений, подпадающих под уголовное преследование по ст. «185.2. Нарушение порядка учета прав на ценные бумаги», теперь и «внесение в реестр владельцев ценных бумаг недостоверных сведений, а равно умышленное уничтожение или подлог документов, на основании которых были внесены запись или изменение в реестр владельцев ценных бумаг, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством Российской Федерации». По данной статье минимальное наказание - штраф 100 тыс. руб., максимальное - лишение свободы на срок до двух лет.

Новая статья «185.5. Фальсификация решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества или решения совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества» устанавливает за данные действия минимальное наказание - штраф 100 тыс. руб., максимальное - лишение свободы на срок до пяти лет. Привлечь по данной статье к ответственности могут не только за фальсификацию самих протоколов общего собрания или совета директоров, но и за внесение заведомо недостоверных сведений в иные, отражающие ход и результаты голосования, документы, если эта фальсификация была совершена «в целях незаконного захвата управления в юридическом лице». В статье перечислены, какие виды решений подпадают под данную статью:
  • принятие незаконного решения о внесении изменений в устав хозяйственного общества,
  • одобрение крупной сделки, или об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность
  • изменение состава органов управления хозяйственного общества (совета директоров, единоличного или коллегиального исполнительного органа общества), или об избрании его членов и о досрочном прекращении их полномочий
  • избрание управляющей организации либо управляющего
  • увеличение уставного капитала хозяйственного общества путем размещения дополнительных акций
  • реорганизация либо ликвидация хозяйственного общества
Самые жесткие наказания введены для должностных лиц, которые, используя свое служебное положение, внесут изменения в единые государственные реестры. Наказание также предусмотрено и за «умышленное уничтожение или подлог документов». Минимальное наказание - штраф до 80 тыс. руб., максимальное наказание – лишение свободы на срок до десяти лет.
Уголовный кодекс Российской Федерации. Статья 285.3. Внесение в единые государственные реестры заведомо недостоверных сведений

1. Умышленное внесение должностным лицом в один из единых государственных реестров, предусмотренных законодательством Российской Федерации, заведомо недостоверных сведений, а равно умышленное уничтожение или подлог документов, на основании которых были внесены запись или изменение в указанные единые государственные реестры, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством Российской Федерации, -
      наказываются штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо лишением свободы на срок до четырех лет.

2. Те же деяния, совершенные группой лиц по предварительному сговору, -
      наказываются штрафом в размере до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет либо лишением свободы на срок до шести лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от шести месяцев до трех лет.

3. Деяния, предусмотренные частями первой или второй настоящей статьи, повлекшие тяжкие последствия, -
      наказываются лишением свободы на срок до десяти лет.
Мой комментарий: Необходимость внесения подобных изменений в законодательство свидетельствует о том, что:
  • фальсификация документов компании является одним из распространенных способов её рейдерского захвата;

  • стала достаточно распространенной и фальсификация электронных данных в единых государственных реестрах (представляющих собой совокупность электронной базы данных и бумажных документов), с одновременным уничтожением или подлогом бумажных документов, являющихся основанием для внесения изменений в электронную часть реестра.
Конечно, проблему обеспечения целостности и аутентичности единых государственных реестров одним только ужесточением уголовных наказаний не решить. Требуется совершенствование законодательно-нормативной базы в целом и решение ряда организационных вопросов.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=102108;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=AF1CCD8F49CCD4254DEF0C17F301E872

воскресенье, 25 июля 2010 г.

Президиум Совета судей РФ утвердил положение о порядке рассмотрения обращений, поступающих в электронной форме

Постановлением Президиума Совета судей РФ от 21 июня 2010 года № 229 утверждено «Положение о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления».

В данном документе излагается порядок работы с обращениями, поступающими в электронном виде, который должен обеспечить реализацию права граждан и организаций на информацию путем предоставления по их запросу сведений о деятельности судов, что предусмотрено Федеральным законом от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

Положение определяет механизм оформления, направления, приема, регистрации, обработки и рассмотрения обращений (запросов) пользователей информацией, поступающих через официальный сайт суда, в том числе содержит требования, предъявляемые к обращению, поступившему по сети «Интернет» в суд, и к ответу на такой запрос; устанавливает порядок и сроки регистрации, рассмотрения обращений, их переадресации и т.п.

Председателям Верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, окружных (флотских) военных и гарнизонных военных судов, мировым судьям рекомендовано при рассмотрении поступающих в суд в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления руководствоваться настоящим Положением.

В Положении дается весьма оригинальное определение понятия «электронный документ», которое было заимствовано из «Регламента регистрации и подключения юридических и физических лиц к системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации» (утв. Постановлением Правления ПФР от 26 января 2001 г. № 15).
«Положение о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления») (утв. Постановлением Президиума Совета судей РФ от 21.06.2010 № 229)

1.3. Основные понятия, используемые в Положении:
«электронный документ» - обращение (запрос), представленное в форме набора состояний, элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущее быть преобразованным в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, имеющей атрибуты для идентификации документа (далее - обращение (запрос));
С моей точки зрения, использование такого заумного определения в документе совершенно не оправданно.

В Положении указывается, что «официальный сайт суда является дополнительным средством обеспечения права граждан на обращения в суд» (п.1.6.).

Для приема электронных документов применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение подателем обращения установленной формы с реквизитами, необходимыми для письменного ответа (п.2.1.).

В Положении предусмотрено (п. 2.2.), что обращение заполняется в специальной форме, которая размещена на официальном сайте суда. В случае незаполнения обязательных реквизитов установленной формы электронного документа выдается сообщение о невозможности принять его в обработку (п.2.6.).

Анализ обязательных для заполнения реквизитов формы показал их неполное соответствие сведениям, которые должен о себе сообщить заявитель при обращении за доступом к государственной информации, список которых приведен в законе «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».
Так, среди обязательных реквизитов указан «статус адресанта» и «почтовый адрес», а среди необязательных - «электронный адрес (e-mail) адресанта» (См. Приложение 1 Положения). Однако в законе это изложено несколько иначе:
Федеральный закон от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»

Статья 18. Запрос информации о деятельности судов

2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилия, имя и отчество гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, органа государственной власти, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности судов. Анонимные запросы не рассматриваются. В запросе, составленном в письменной форме, указывается также наименование соответствующего суда, Судебный департамент, наименование соответствующего органа Судебного департамента или органа судейского сообщества, в которые направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.
Закон не требует указания «статус адресанта» (физическое лицо, юридическое лицо). Согласно закону, заявитель сам определяет способ связи с ним - он может указать либо почтовый адрес, либо адрес электронной почты. Требование, чтобы все заявители указывали в обязательном порядке свой почтовый адрес - и, тем более, отказ на этом основании в регистрации обращения, - незаконны. Странно, что государственный орган, призванный стоять на страже строго исполнения положений законодательства, сам его и нарушает.

Ещё один пункт Положения также может вызвать конфликтную ситуацию – в документе, из-за особенностей программно-технического обеспечения официального сайта суда, размер размещаемого на сервере обращения ограничен числом символов текста (до 4000) или объемом не более одной страницы печатного текста (формат A4) (п.2.8.). В Постановлении говорится, что «обращения, содержащие текст большей длины, копии документов, фотографии и другие допустимые вложения, следует направлять почтовой связью или передавать непосредственно в суд» (п. 2.9.). Не мешает, однако, обратить внимание на то, что Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» никаких ограничений размера обращения не предусмотрено.

Стоит также обратить внимание и на то, что в Положении рассмотрен только один вариант подачи обращения в электронном виде. Направление обычного электронного письма по официальному адресу электронной почты по неизвестным причинам вообще не предусмотрено. Представляется, что в данном случае опять ущемляется право на доступ к государственной информации путем сужения числа вариантов взаимодействия государственного органа и общества.

Порядок регистрации и обработки электронных документов

Верховный суд позаботился о том, чтобы максимально автоматизировать работу с обращениями. Для этой цели было разработано программное обеспечение, позволяющее в автоматическом режиме обрабатывать поступающие на сайт запросы и регистрировать их. Регистрационный номер и дата поступивших в суд электронных документов присваиваются автоматически (п.3.2.3.). В регистрационную карточку обращения (запроса) в соответствующие позиции автоматически переносится содержание полей формы, заполненной адресантом обращения (п.3.2.2.).

Однако, как мне кажется, отсутствие аналогичного ПО для обработки поступающей электронной почты не должно быть основанием для отказа обрабатывать обращения, поступившие по электронной почте.

Порядком предусмотрено, что при отсутствии технической возможности регистрации электронных документов в электронных регистрационных карточках, полученный электронный документ распечатывается и регистрируется в ручном режиме в журнале входящей корреспонденции (п. 3.4.).

Не забыли суды о требовании к срокам хранения документов.
«Положение о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления») (утв. Постановлением Президиума Совета судей РФ от 21.06.2010 № 229)

4.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Мой комментарий: Желание облегчить себе жизнь и автоматизировать рутинную работу по обработке обращений вполне объяснимо, однако непонятно, почему из-за этого должны, в нарушение законодательства, ущемляться права граждан и организаций на доступ к государственной информации.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=102250

суббота, 24 июля 2010 г.

Инструментарий компании TAB для управления смесью бумажных и электронных документов

Канадская компания TAB, предлагающая на рынке законченные решения для управления документами, выложила в свободном доступе инструментарий для управления смесью бумажных и электронных документов (это то, что мы называем смешанным делопроизводством и документооборотом).

Входящие в состав набора (на самом деле это один 26-страничный PDF-файл) четыре инструмента охватывают все аспекты управления документами в гибридной среде, где присутствуют как бумажные, так и электронные документы. Вот как характеризует инструментарий сама компания TAB:


Инструмент 1: Рекомендации по управлению электронными и бумажными делами в гибридной среде

Описанные здесь методы и инструменты, применяемые как часть комплексного всеобъемлющего решения по управлению документами, могут помочь организации процветать как в бумажном, так и в электронном мире, объединяя их оба в единое целое, дающее отдачу для деловой деятельности организации.

Инструмент 2: Восстановление после катастроф и важнейшие документы в условиях гибридной среды управления документами: План действий по управлению рисками

Этот инструмент рассматривает управление рисками для коллекций, представляющих собой смесь бумажных и электронных документов, подробно описывая 7 шагов проведения оценки риска в этой среде и создания плана защиты важнейших документов организации.

Инструмент 3: Пять советов по выбору и внедрению программного обеспечения для управления документами в гибридной среде

Ищете программное решение, способное поддерживать работу как с бумажными, так и с электронными документами? Компания TAB предлагает пять советов, которые помогут выбрать и внедрить программное обеспечение в гибридной среде управления документами.

Инструмент 4: В чем отличие программного обеспечение для управления корпоративным контентом от ПО для управления документами?

Рынка переполнен программными продуктами, способными управлять контентом документов, улучшать доступ к информации, а также помогающими управлять рисками, исполнять законодательно-нормативные требования и поддерживающими поиск, выемку и представление документов, но в вариантах и опциях легко запутаться. Данный инструмент позволяет понять разницу между системами для управления контентом и для управления документами,  и помогает выбрать тот продукт, который подходит организации.

Скачать инструментарий можно здесь: http://www.tab.ca/ecms.aspx/RM-CPB-HybridToolkitComplete-jun2010.htm , при условии бесплатной регистрации.

Мой комментарий: Предлагаемое компанией TAB руководство не содержит каких-либо открытий, да оно на это и не претендует. В нем, однако, собран ряд простых разумных советов, которые действительно могут помочь в налаживании управления документами в среде смешанного делопроизводства и документооборота. Думаю, что уже сейчас подобные руководства могли бы пригодиться и нашим государственным органам, и коммерческим организациям.

Источник: Сайт компании TAB
http://www.tab.ca/ecms.aspx/RM-CPB-HybridToolkitComplete-jun2010.htm

пятница, 23 июля 2010 г.

Стандарты информационной безопасности Банка России об архивировании электронной почты

Банк России ввел в действие новые версии стандартов по обеспечении информационной безопасности банковской системы РФ. Речь идет о двух взаимосвязанных стандартах:
  • Стандарт Банка России «Обеспечение информационной безопасности организаций банковской системы Российской Федерации. Общие положения» СТО БР ИББС-1.0-2010,

  • Стандарт Банка России «Обеспечение информационной безопасности организаций банковской системы Российской Федерации. Методика оценки соответствия информационной безопасности организаций банковской системы Российской Федерации требованиям СТО БР ИББС-1.0-20xx» СТО БР ИББС-1.2-2010
Учитывая, что кредитные организации России при взаимодействии с клиентами активно используют электронную почту, представляют интерес требования к работе с электронной почтой, установленные в данных стандартах. Стоит также отметить, что требования к архивации электронной почты в стандарте Банка России появились ещё в версии 2006 года, и в последующих версиях они постепенно уточняются и конкретизируются.
Стандарт Банка России "Обеспечение информационной безопасности организаций банковской системы Российской Федерации. Общие положения" СТО БР ИББС-1.0-2010 (принят и введен в действие Распоряжением ЦБ РФ от 21.06.2010 № Р-705)

7.6.7. Почтовый обмен через сеть Интернет должен осуществляться с использованием защитных мер. Перечень указанных защитных мер и порядок их использования должны быть определены документально.
Рекомендуется организовать почтовый обмен с сетью Интернет через ограниченное количество точек, состоящих из внешнего (подключенного к сети Интернет) и внутреннего (подключенного к внутренним сетям организации) почтовых серверов с безопасной системой репликации почтовых сообщений между ними (интернет-киоски).

7.6.8. Электронная почта должна архивироваться. Архив должен быть доступен подразделению (лицу) в организации, ответственному за обеспечение ИБ. Изменения в архиве не допускаются. Порядок доступа к информации архива должен быть документально определен.

7.6.9. Рекомендуется не применять практику хранения и обработки банковской информации (в т.ч. открытой) на ЭВМ, с помощью которых осуществляется взаимодействие с сетью Интернет в режиме on-line. Наличие банковской информации на таких ЭВМ должно определяться бизнес-целями организации БС РФ и документально санкционироваться ее руководством.
Из перечисленных выше пунктов рекомендательным является только п.7.6.9.

Пока что в стандартах Банка России нет детальных требований к организации архивации и хранения электронной почты, но, думаю, что это вопрос времени :)

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=102088

четверг, 22 июля 2010 г.

США: Пора модернизировать управление документами

Предлагаю вниманию своих читателей статью американского конгрессмена Уильяма Лейси Клея (Rep. William Lacy Clay), Председателя подкомитета по информационной политике, переписи населения и Национальным Архивам комитета палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления, опубликованную 12 июля 2010 года на сайте Roll Call.

Федеральные электронные документы, документирующие историю нашего народа, защищающие наши права и используемые для хранения критически-важных архивных материалов, находятся сейчас в большой опасности.

И в стенах Конгресса, и вне его растёт озабоченность тем, каким образом федеральные органы исполнительной власти управляют важнейшими электронными документами. У многих из них отсутствуют приведенные в актуальное состояние, реализуемые планы по обеспечению сохранности электронных документов, что в эпоху цифровых технологий является абсолютно неприемлемым.

Во время проведенного недавно под руководством Национальных Архивов самообследования выяснилось, что в 79 процентах федеральных органов риск ненадлежащего уничтожения их электронных документов умеренный либо высокий.

Управление документами рассматривалось федеральными органами власти - и продолжает рассматриваться – как низкоприоритетная задача, особенно на высших уровнях руководства. По мнению Национальных Архивов, федеральные агентства «плохо исполняют свои обязанности в области управления документами, особенно в связи с экспоненциальным увеличением использования электронных документов и ростом их объёмов».

Я начал изучать возможные решения - в том числе законодательные - которые могли бы обеспечить сохранность этих документов. Хорошим началом является проект закона H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act), и я был в числе конгрессменов, внёсших его на рассмотрение Палаты представителей Конгресса США.

Этот законопроект был принят Палатой представителей в марте 2010 года, и я надеюсь, что Сенат рассмотрит его как можно скорее. Он установит единые стандарты сбора, управления, обеспечения сохранности и извлечения электронных документов федеральных органов исполнительной власти и президентских электронных документов.

Нам также необходимо обновить Закон о федеральных документах (Federal Records Act), чтобы отразить в нём уникальные проблемы, связанные с электронными документами, и предоставить Архивисту США [руководителю Национальных Архивов – Н.Х.] дополнительные  полномочия по надзору и контролю. В последнее время кое-кто даже предлагал расширить право граждан подавать судебные иски (private rights of action) против государственных органов в связи с нарушениями закона о документах.

Все федеральные агентства создают электронные документы, такие как текстовые документы, электронные таблицы, базы данных, «Веб 2.0»-системы и сообщения электронной почты. Однако не каждый созданный агентством документ рассматривается как имеющий постоянную ценность. На практике только 3 процента документов в конечном итоге передаются на хранение в Национальные Архивы. Остальные 97 процентов – это документы временного срока хранения, которыми агентства должны управлять в течение различных периодов времени, в соответствии с законами и перечнями.

Федеральные органы власти обязаны сохранять документы, свидетельствующие о выполнении ими своих функций. В соответствии с федеральными правилами, эти документы должны быть «полными и точными в той мере, в какой это требуется для документирования структуры, функции, политик, решений, процедур и важнейших операций агентства». Агентства должны также обеспечивать сохранность документов, которые «содержат информацию, необходимую для защиты юридических и финансовых прав Правительства, а также лиц, которых непосредственным образом затрагивает деятельность агентства».

Каждый государственный орган отвечает за то, чтобы, при поддержке Национальных Архивов,  экономно и эффективно создавать эти документы и управлять ими.

Кроме того, Национальные Архивы отвечают за то, чтобы обеспечить долговременную сохранность и доступность для последующих поколений документов, имеющих постоянную архивную ценность.

Угроза для сохранности федеральных электронных документов не является чем-то новым. Еще в 1960-е годы Национальные Архивы начали изучение методов обеспечения долговременной сохранности «машино-читаемых» документов. Тем не менее, продвижение в этой области было медленным как в архивах, так и в агентствах.

В конце 1980-х годов предпочтительным способом обеспечения долговременной сохранности этих документов была запись их на микроплёнку. А лишь несколько лет назад Национальные Архивы рекомендовали агентствам распечатывать их электронные документы и подшивать их в дела.

Однако теперь архивисты, историки и сторонники «открытого правительства» понимают, что необходимо сохранять не только содержание электронных документов, но и их ключевые свойства. Мы должны защищать не только данные, но и метаданные - данные о данных.

При долговременном сохранении электронных документов должна сохраняться информация о том, кто создал документ, в каком программном приложении, - а также многие другие сведения, которые помогают не только искать, но и понимать документ. Ручной поиск среди миллионов распечатанных и сложенных в короба сообщений электронной почты, несомненно, чрезвычайно трудоёмкий. Но даже когда распечатанное сообщение электронной почты и удаётся найти, ценная информация, которая сохранилась бы в программном приложении для управления документами, оказывается безвозвратно утраченной.

Национальные Архивы одобрили использование во всех федеральных агентствах 2-й версии разработанного министерством обороны стандарта DoD 5015.2-STD, определяющего требования, которые должны соответствовать программные продукты для управления документами [в настоящее время уже начала использоваться 3-я версия стандарта – Н.Х.].

В 2003 году Счетная палата (Government Accountability Office, GAO) сообщила на слушаниях в подкомитете, что «для большинства электронных документов ... не установлены сроки хранения ... и, как следствие, они подвергаются риску утраты».

В прошлом месяце, Счётная палата вновь отметила, что «в случае плохого управления документами, люди могут потерять льготы, на которые они имеют право, государство рискует быть привлеченным к ответственности по закону, а представляющие историческую ценность документы могут быть потеряны навсегда».

Инициативы, предпринятые за последний год администрацией Обамы, а также возобновление надзора со стороны Конгресса, являются обнадёживающими знаками.

Как председатель подкомитета по информационной политике, переписи населения и Национальным Архивам, я намерен изучать инновационные способы, которые позволили бы существенно улучшить политику и практику управления федеральными электронными документами.

Преследуется тройная цель: обеспечить, чтобы агентства надлежащим образом обеспечивали сохранность электронных документов; чтобы Национальные Архивы должным образом поддерживали эти документы и предоставляли к ним доступ; и чтобы конечные пользователи - граждане, историки, суды, агентства или Конгресс - имели возможность в максимально возможной степени использовать эти документы.

Уильям Лейси Клей (William Lacy Clay),
Председатель подкомитета по информационной политике, переписи населения и Национальным Архивам комитета палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления ( http://oversight.house.gov/index.php?option=com_content&view=article&id=4449&Itemid=19 )

Источник: сайт Roll Call
http://www.rollcall.com/features/Technology_Telecommunications/tandt/48162-1.html

Арбитражная практика: Государственный орган несет ответственность за неполучение на почте заказной корреспонденции

Интересное судебное дело было рассмотрено Федеральным арбитражным судом Западно-Сибирского округа.

ООО «Нефтехимпромэксперт» обратилось в Арбитражный суд Тюменской области с заявлением к районному отделу службы судебных приставов Центрального административного округа города Тюмени (РОСП Центрального АО г. Тюмени, далее – РОСП) Управления Федеральной службы судебных приставов по Тюменской области  о признании незаконным бездействия, выразившегося в неполучении в отделении почтовой связи № 13 г. Тюмени заказного письма, направленного ООО «Нефтехимпромэксперт».

11 августа 2009 года ООО «Нефтехимпромэксперт» в адрес службы служебных приставов отправило письмо с уведомлением, содержащее заявление о возбуждении исполнительного производства и исполнительный лист  о взыскании с должника - ООО «Юграпромсервис» - в пользу ООО «Нефтехимпромэксперт» 1 млн. 765 тыс. рублей.

11 сентября 2009 года заказное письмо было возвращено почтовым отделением отправителю в связи с неполучением его судебными приставами.Исполнительное делопроизводство было возбуждено только 29 сентября 2009 года. 

ООО «Нефтехимпромэксперт» обратилось в Арбитражный суд, полагая, что в результате бездействия, выразившегося в неполучении заказного письма, РОСП несвоевременно возбудил исполнительное производство.

Суды первой и апелляционной инстанций указали, что неполучение судебными приставами в почтовом отделении связи заказного письма воспрепятствовало реализации ООО «Нефтехимпромэксперт» права на своевременное принудительное исполнение требований исполнительного документа.

При этом суды исследовали установленный в РОСП порядок регистрации входящей корреспонденции, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Федеральной службы судебных приставов, утвержденной приказом Министерства юстиции от 25.06.2008 № 126. В этом документе в пп. 47, 48 указано, что доставка документов осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения. На этом основании суды пришли к выводу о том, что на РОСП возложена обязанность по получению входящей корреспонденции в почтовом отделении.

Извещения о необходимости получения заказного письма были вручены должностному лицу РОСП. Согласно условиям договора с почтой, корреспонденция подлежала выдаче уполномоченным лицам.

Попытки службы судебных приставов оправдываться тем, что единственное должностное лицо, информированное о поступлении почтового извещения, было уволено, и поэтому официальные документы руководителю не были переданы по уважительной причине, - у судов не нашли поддержки, поскольку, по мнению судов, РОСП несет ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей его должностными лицами.

ФАС своим Постановлением от 22 июня 2010 г. по делу № А70-13147/2009 оставил без изменения решение Арбитражного суда Тюменской области от 30 декабря 2009 года  и постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 30 марта 2010 года, а кассационную жалобу районного отдела судебных приставов Центрального АО г. Тюмени Управления Федеральной службы судебных приставов по Тюменской области - без удовлетворения.

Мой комментарий:
Хочется ещё раз обратить внимание на два момента:  Во-первых, инструкция по делопроизводству государственного органа была использована против него. Суды использовали то, что в инструкции, являющейся внутренним нормативным документом, была зафиксирована обязанность получать письма, адресованные этому органу. Во-вторых, попытка свалить всю вину на конкретного исполнителя также не удалась, поскольку государственный орган должен так наладить свое делопроизводство, чтобы оно не зависело от одного-единственного технического исполнителя.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=AZS;n=84883;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=87223ECD9E2B21F3489392DE7E0347CB

среда, 21 июля 2010 г.

Системный проект «электронного правительства» - о делопроизводстве и документообороте

13 июля 2010 года на заседании Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления был утвержден многострадальный Системный проект формирования инфраструктуры электронного правительства (спасибо Виктору Гридневу за выложенный текст одобренного варианта Системного проекта, см. http://www.gridnev.info/?p=209 ).

Не у каждого хватит сил на то, чтобы одолеть 88-страничный документ (каждая страница которого обошлась государству почти в миллион - куда дороже золота), поэтому предлагаю вниманию читателей некоторые яркие его фрагменты, затрагивающие вопросы делопроизводства (сохранена орфография оригинала, выделение фрагментов текста - моё).

«Работа любого учреждения или предприятия не возможна без организации не только обмена документами в электронной и/или традиционной форме, но и организации так называемого «документооборота». Очевидно, что само понятие «документооборот» имеет более широкий смысл, чем понятие обмен документированной информацией. Собственно под документооборотом обычно подразумевается процесс, описывающий весь жизненный цикл документа, начиная с момента его создания до момента его уничтожения или сдачи в архив на вечное хранение. Если процессы создания, обработки, обмена и временного хранения документов в электронной форме в той или иной форме регламентируются действующими нормативными актами, то вопросы архивного хранения документированной информации регулируются законодательством об архивном деле в Российской Федерации, которое ориентировано в настоящее время исключительно на учет и хранение документов в бумажной форме. Без внесения соответствующих изменений в данные нормативные акты полноценное функционирование электронного правительства также невозможно» (стр.42)

Юридическая значимость электронного документа (стр.47-48)

«Несмотря на функциональную тождественность бумажных и электронных документов (информация на материальных носителях, зафиксированная и оформленная в установленном порядке), существуют принципиальные различия в способах обеспечения их аутентичности, адресности [это что ещё за зверь такой? - Н.Х.] и неотказуемости, обусловленные техническими и культурными причинами.

Это определяет необходимость законодательного определения правового статуса электронных документов, в том числе:

  • Необходимо установить правовые критерии признания электронного документа юридически значимым (см. ниже). Не следует устанавливать общих требований к методам обеспечения юридической значимости электронных документов. Необходимым условием признания юридической значимости электронного документа в общем случае не может являться использование цифровой подписи, наличие сертификата ключа подписи определенного вида, определенный тип используемых программно-аппаратных устройств, использование сертифицированных средств и т. п.

  • Необходимо предусмотреть ответственность за умышленное уничтожение электронных документов или их реквизитов [ответственности за уничтожение или порчу документов «вообще», видимо, недостаточно – Н.Х.], обеспечивающих качество юридической значимости электронного документа.

  • Необходимо определить и стандартизовать основные типы файлов, используемых для обработки, хранения и передачи документированной электронной информации в целях обеспечения их адекватного отображения у всех участников электронного документооборота и взаимного обмена документированной информацией в рамках деятельности электронного правительства. Данный перечень должен носить открытый характер. Законодательно должны быть предусмотрены меры, направленные на обеспечение доступности к информации в случае исключения каких-либо файловых типов из данного перечня.

  • Необходимо разработать и закрепить законодательно порядок осуществления третьей независимой стороной [почему это же не могут делать любые организации, особенно когда дело касается выпущенных ими же документов? – Н.Х.] процедур перевода документов из традиционной бумажной формы в электронную и наоборот, в том числе, и в случаях, когда документ изначально был создан и существовал до момента перевода исключительно в электронной форме.

Качество юридической значимости в рамках очно-бумажного [слово-то какое! – Н.Х.] документооборота реализуется через систему реквизитов (неотъемлемых составляющих документа), обеспечивающих фиксацию и сохранность юридических фактов, сведения о которых зафиксированы в документах, а также возможности их использования в качестве доказательств. Реквизиты, независимо от того, какими техническими, правовыми и организационными средствами они реализуются [непонятно, но здорово! – Н.Х.], обеспечивают следующие необходимые составляющие правового содержания документов и данных:...

4. Фиксация правового статуса органов власти — в бумажных документах реализуется, например, в форме углового штампа [продольный штамп, видимо, "не прокатит". Вспоминается: "Я с детства не любил овал. я с детства угол рисовал..." - Н.Х.] с гербом Российской Федерации [ведомственные эмблемы долой! - Н.Х.], указанием контактных данных, проставлением штампа или гербовой печати ведомства. В электронной форме адекватным аналогом является ведение электронных реестров [ничего себе "адексватный аналог"! - Н.Х.] органов государственного и муниципального управления.

5. Подтверждение места и времени издания документа. Для поддержания данного реквизита необходимо наличие выделенного субъекта - доверенной третьей стороны

Электронный нотариат (стр.55-56)

«Значительная часть унаследованных правоустанавливающих и правоподтверждающих документов существует в бумажном виде, и для их перевода в электронный вид требуются технологические (сканирование, распознавание и др.) и организационно-правовые процедуры, сохраняющие качество их юридической значимости.

Традиционно такого рода правовые действия выполняются институтом нотариата, в связи с чем необходимо сформировать соответствующие институты и практику, обобщив законодательство Российской Федерации о нотариате на случай электронных документов.

Необходимо также закрепить на уровне федерального закона возможность заверения эквивалентности бумажных и электронных копий [просто создания заверенных копий «старым дедовским способом» почему-то недостаточно – Н.Х.] документов по месту работы или проживания, с помощью удостоверяющих центров сертификатов ЦП, органами государственной власти, а также гражданином или организацией самостоятельно (механизм ответственного декларирования гражданином определенных юридических фактов). Необходимо на уровне правительственного акта закрепить формы заверения (ответственного декларирования) эквивалентности бумажных и электронных копий документов, допустимые в зависимости от правового содержания документов.

Необходимо изучить возможность хранения электронных копий бумажных документов в электронном виде у самих граждан и организаций (виртуальный личный сейф) [видимо, хранить просто на носителях электронные копии, - даже заверенные самой замечательной ЭЦП. – ну никак невозможно, только в сейфе. – Н.Х.]. Виртуальный сейф представляет собой государственную или частную ИС, позволяющую гражданам или организациям хранить в электронной форме заверенные электронные копии документов, а также предоставлять доступ к ним органам власти, коммерческим организациям, третьим лицам для проверки наличия у гражданина или организации определенных юридически значимых статусов.»

И так далее...

Источник: Системный проект
http://www.slideshare.net/gridnev/2010-4726575?from=embed

вторник, 20 июля 2010 г.

MoReq2010: Говорильня по поводу управления документами

В заметке, опубликованной 15 июля 2010 года на блоге компании Саперион (Saperion),  свою точку зрения на события вокруг проекта MoReq высказал Фолькер Йон (Volker John), директор по продуктам компании SAPERION AG и представитель компании Saperion в DLM-форуме.

Как правило, я очень позитивно отношусь к тому, что группа людей встречается и принимает решения о том, как сделать мир (программного обеспечения) лучше. Особенно, если я – член этой группы! Но после участия в весенней встрече DLM-форума в этом году я чувствовал себя подавленным и опустошенным. Мало того, что подтвердились мои опасения по поводу будущего спецификаций MoReq2, - но и довелось узнать, что теперь у нас завелась другая группа людей, которые работают над тем, чтобы сделать MoReq2010 стандартом в области управления документами, который мог бы стать … (или станет, или должен стать? А. неважно). Теперь это уже сама по себе не новость, поскольку другие люди предали такого рода информацию широкой огласке гораздо раньше (см. http://www.project-consult.net/Files/MoReq%202010%20Public%20Consultation_v2.pdf ).

(Сравнительно новой) новостью является то, что новый стандарт будет, – ну конечно же, - несовместим со старым. Цитирую:

«Мы, однако, будем разрабатывать для MoReq2010 новые модели сущностей и метаданных, исходя из первоначальных принципов, и не будем пытаться развивать модели сущностей и метаданных MoReq2. Это одна из немногих областей спецификаций, где мы не можем обеспечить обратную совместимость с MoReq2, из-за различий с использованным в MoReq2 способе определения модели метаданных» (Источник: http://contribute2moreq.eu/portal/conceptpart1?pointId=1278411936063#section-1278411936063 )

Предполагалось, что менее «тяжёлый» MoReq2010 позволит добиться более широкого признания спецификаций MoReq(2)  как среди производителей программного обеспечения, так и среди пользователей, опираясь при этом на сильные стороны MoReq2 -  и первое же, что эти добрые люди делают, это крушат совместимость путем внедрения новой модели данных? Скажите это разработчикам программного обеспечения, и они будут вас любить (не то, чтобы это имело значение,  но мне нравится, как звучит слово «крушить»). Я также склонен согласиться с одним из первых комментариев на сайте публичного обсуждения MoReq2010: сейчас ну как раз тот самый момент, когда все прямо-таки прожить не смогут без ещё одной модели сущностей и метаданных!

Хотя, безусловно, есть смысл поработать над созданием более простого для использования стандарта, чем тот, каким был и мог когда-либо в будущем стать MoReq2, я по-прежнему вижу опасность того, что все эти этих усилия окажутся ненужными. С уходом MoReq2, в Европе не остается  стандарта по управлению документами,  который могли бы использовать специалисты-единомышленники. Из того, что я слышал, публикация MoReq2010 запланирована на начало 2011 года – а до тех пор поставщики программного обеспечения будут выжидать и следить на развитие событий (как и раньше). А после этого MoReq2010 будет воспринят только тогда, когда кто-нибудь сможет дать ответ на вопрос на миллион долларов: «Покажите мне, где деньги», попытка ответить на который стала полным провалом для MoReq2. А когда борьба MoReq за мировое господство наскучит поставщикам программного обеспечения сверх всякой меры, то они пойдут сертифицироваться по стандарту DoD, - если могут себе это позволить, и еще этого не сделали. И тогда MoReq2010 окажется лишь надоедливой помехой, не более.

Подумав, я решил, что ещё мне решительно нравится вот это:

 «[...] Портал для публичного обсуждения является простым в использовании веб-приложением, использующим программное обеспечение <биип>  компании <би-и-ип>. <биип> представляет собой хорошо отработанную платформу для проведения публичных обсуждений и широко используется в качестве платформы для  консультаций и связей с общественностью организациями государственного сектора Великобритании». (источник: http://dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=902&Itemid=58&lang=en )

Продвижение брендов в публичных заявлениях DLM форум? Легко. Действительно, легко!

Фолькер Йон (Volker John)

Источник: блог Saperion blog
http://www.saperionblog.com/lang/de/moreq2010-records-management-rant/2187/

Использование ЭЦП при сдаче отчетности в Федеральную службу по тарифам

В конце прошлого года несколько федеральных ведомств практически одновременно ввели в действие нормативные акты, регламентирующие сдачу отчетности в электронном виде. Приказом Федеральной службы по тарифам (ФСТ России) от 9 декабря 2009 г. № 317 был утвержден «Порядок использования электронной цифровой подписи в Единой информационно аналитической системе «ФСТ России - РЭК - субъекты регулирования» (вступил в силу 2 мая 2010 г.).

Действие настоящего Порядка распространяется на (п.3):
  • ФСТ России, как федеральный орган исполнительной власти по регулированию естественных монополий;

  • органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области государственного регулирования тарифов;

  • коммерческие и некоммерческие организации, деятельность которых подлежит государственному регулированию (т.е. организации, представляющие отчетность).
О бедном УЦ замолвите слово

Интересно, что согласно п.3 приказа, Управление информационного развития и технологий ФСТ России должно было провести мероприятия по созданию сети доверенных удостоверяющих центров Единой информационно-аналитической системы «ФСТ России - РЭК - субъекты регулирования». Правда, в самом приказе не были указаны сроки исполнения данного распоряжения.

В «Порядке» дается определение УЦ, согласно которому «удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом № 1-ФЗ» (п.5).

Однако в разделе, формулирующем «Требования к организациям, предоставляющим услуги УЦ ЭЦП», почему-то написано, что УЦ предоставляют организациям, сдающим отчетность, «услуги по изготовлению электронной цифровой подписи» (п. 12). Более того, «УЦ должен располагать средствами для выдачи ЭЦП, совместимых с ЕИАС ФСТ России» (п.13).

При этом, в Порядке говорится, что «распространение, учет и хранение средств ЭЦП в УЦ осуществляется в соответствии со статьей 7 Федерального закона № 1-ФЗ, а также требованиями технической документации организаций - разработчиков средств ЭЦП (п. 20)».

Похоже, что разработчики данного нормативного акта не понимают, что выпуск сертификатов открытых ключей, выдача средств для создания ЭЦП и изготовление самих ЭЦП – очень разные вещи. Более того, если ведомство не хочет, чтобы отчитывающиеся перед ним организации в случае судебных споров выигрывали их на том основании, что ЭЦП под конкретными документами, согласно «Порядку», проставлял не владелец закрытого ключа, а неизвестный «дядя» из УЦ, - то данные формулировки не мешало бы уточнить.

ФСТ России планирует соединить УЦ в сеть доверенных удостоверяющих центров ЕИАС ФСТ России (п.14), в которую могут входить действующие УЦ органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также коммерческие УЦ (п.17). Для организаций, уже имеющих свои собственные УЦ, такой подход, возможно, будет удобен, поскольку не потребуется ещё раз приобретать средства создания ЭЦП.

Использование ЭЦП

Сбор информации от организаций, представляющих отчетность в электронном виде, осуществляется через систему ЕИАС ФСТ России (п.7). Порядком также предусмотрено, что «представление информации в электронном виде осуществляется по инициативе организации, представляющей отчетность, и при наличии у нее и органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области государственного регулирования тарифов совместимых технических средств и возможностей для ее приема и обработки» (п.8).

Отмечу наличие правильной оговорки о наличии совместимых средств и возможностей для приема и обработки электронной информации.

Электронное представлении отчетности освобождает организацию от представления документов на бумажном носителе (п. 9). А вот описание порядка приема отчетности наглядно демонстрирует, что ФТС с этой процедурой знаком пока что лишь в теории. Государственный орган считает, что сдача отчетности будет всегда проходить «без сучка и задоринки» и, получив отчетность, будет достаточно только проверить корректность ЭЦП и подтвердить принятие отчета (п.11).

Хранение электронных документов

На забыт и вопрос об организации хранения документов, причем представленная в электронном виде отчетность должна храниться только в электронном виде. Предусмотрено также хранение и других документов, обеспечивающих электронный документооборот при сдаче отчетности.
«Порядок использования электронной цифровой подписи в Единой информационно аналитической системе "ФСТ России - РЭК - субъекты регулирования”» (утв. приказом Федеральной службы по тарифам (ФСТ России) от 9 декабря 2009 г. № 317)

10. При представлении информации в электронном виде, в соответствии с Порядком, участники информационной системы обеспечивают хранение ее в электронном виде.

31. Участники информационной системы обеспечивают сохранность открытых ключей ЭЦП и их сертификатов в течение всего периода хранения электронных документов в хранилище.

«Электронный документооборот при представлении информации в электронном виде» (Приложение № 1 к Порядку)

5. … Экземпляр уведомления о приеме информации и сведения о присвоении статуса отчету в электронном виде сохраняются в хранилище ЕИАС ФСТ России.
Правила использования средств ЭЦП

При передаче отчетности предусмотрено использовании сертифицированных уполномоченными федеральными органами исполнительной власти средств ЭЦП (п. 18) и обязательная криптографическая защита информации при передаче ее по каналам связи (п. 22). В самостоятельное требование выделено обязательное использование объектного идентификатора.
«Порядок использования электронной цифровой подписи в Единой информационно аналитической системе "ФСТ России - РЭК - субъекты регулирования"» (утв. приказом Федеральной службы по тарифам (ФСТ России) от 9 декабря 2009 г. № 317)

19. Идентификация сертификата ключа подписи осуществляется по значению объектного идентификатора (OID) с областью допустимых применений, соответствующих областям применения системы ЕИАС ФСТ России. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
Взаимодействие участников информационной системы при представлении информации в электронном виде

Данный раздел Порядка лишь в общих чертах описывает процедуру сдачи отчетности.
26. Датой представления информации в электронном виде является дата ее получения ФСТ России или органом исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области государственного регулирования тарифов.

33. Информация считается представленной в ФСТ России, если организации, представляющие отчетность, получили подтверждение ЕИАС ФСТ России о принятии указанной информации.

34. Отчет, содержащий информацию в электронном виде, считается принятым, если организации, представляющие отчетность, не получают дополнительных уведомлений, кроме подтверждения ЕИАС ФСТ России о принятии указанной информации.
Весьма спорным является положение о том, что датой сдачи отчетности является дата её получения государственным органом. При таком подходе появляется возможность объявить несвоевременно сданной или вообще не сданной вовремя отправленную организацией отчётность.

Забавным выглядит и п. 34. Что помешает организации, честно глядя судье в глаза, заявить, что никаких дополнительных уведомлений она не получала, и как ФТС России будет доказывать обратное?

Электронный документооборот при представлении информации в электронном виде

Не менее интересные пункты содержит Приложение к Порядку № 1 «Электронный документооборот при представлении информации в электронном виде». Планируется, в частности, создать репозитории открытых ключей (п.1 Приложения).
«Электронный документооборот при представлении информации в электронном виде» (Приложение № 1 к Порядку)

3. Проверка ЭЦП проводится в автоматическом режиме. При проверке ЭЦП используется открытый ключ ЭЦП организации, хранящийся в репозитории открытых ключей.

4. При ошибках, связанных с использованием ЭЦП, на электронный адрес организации высылается сообщение об ошибке (содержащее описание ошибки). Организация обязана предпринять меры для представления статистической отчетности в установленные сроки, в том числе и используя другие способы сдачи статистической отчетности (предоставить отчет в бумажном виде).

5. В случае корректности ЭЦП отчет получает статус «Документ успешно доставлен в регулирующий орган». …
С моей точки зрения, пункты, регламентирующие порядок передачи отчетности в электронном виде, недостаточно четко определяют действия сторон. Такая нечёткость, в случае спорных ситуаций, не будет способствовать отстаиванию интересов ФТС России.

Источник: Российская газета
http://www.rg.ru/2010/04/21/podpis-dok.html

понедельник, 19 июля 2010 г.

Украина: Архивисты и парламентарии обсуждают проблемы жизненного цикла электронных документов

Предлагаю вниманию читателей перевод пресс-релиза, опубликованного 7 июля 2010 года Центральным государственным электронным архивом Украины

В Верховной Раде Украины 7 июля 2010 года состоялось совместное совещание представителей Госкомархива Украины, Центрального государственного электронного архива (ЦГЭА) Украины и Комитета Верховной Рады по вопросам науки и образования, на котором обсуждались проблемы жизненного цикла электронного документа и электронных информационных ресурсов. В совещании приняли участие И.Б. Жиляев. - заместитель заведующего секретариата; А.Г.Лавренюк - директор ЦГЭА Украины; Ю.И.Забенько - заместитель начальника управления информации и международного сотрудничества, начальник отдела информационных технологий Госкомархива Украины; Ю.С.Ковтанюк - главный научный сотрудник отдела формирования  Национального архивного фонда (НАФ) и делопроизводства ЦГЭА Украины.

Особое внимание было уделено таким вопросам, как, например, проблема существующего в настоящее время разрыва между различными процессами жизненного цикла электронного документа, участниками которых являются различные учреждения и организации. Причиной несогласованности различных процессов единого жизненного цикла электронного документа является отсутствие государственной концепции этого жизненного цикла, без которой нет целостного взгляда на все проблемы вокруг этого вопроса в органах исполнительной власти Украины. Участники встречи были ознакомлены с проектом «Концепции жизненного цикла электронного документа», над созданием которой работают Ю.И Забенько. и Ю.С.Ковтанюк. Представители Комитета Верховной Рады Украины по вопросам науки и образования поддержали предложенную Концепцию.

Актуальным вопросом является предоставление архивистам права нотариального заверения конвертируемых копий электронных документов, и придания этим копиям одинакового юридического статуса с оригинальными электронными документами. Это требует внесения изменений в законы Украины «О нотариате» и «Об электронных документах и электронном документообороте».

Кроме того, поднимался вопрос о возможности существования электронных документов только при условии наличия обязательных реквизитов, - как и в случае традиционных документов на бумажных носителях, – в соответствии с положениями стандарта ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Со стороны представителей ЦГЭА Украины и Госкомархива Украины авторам Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» поступило предложено внести некоторые изменения в этот закон, во избежание впечатления, что электронным документом могут быть любые данные в электронном виде, на которые наложена электронная цифровая подпись.

Не менее важные вопросы, которые обсуждались на совещании - это вопрос отсутствия единого формата ЭЦП в Украине, который требует решения на законодательном уровне; и обязание центров сертификации постоянно хранить сертификаты ключей ЭЦП, по которым можно проверять подлинность и целостность электронных документов, на которые были наложены ЭЦП. Помимо изменений на законодательном уровне, архивисты видят выход из этой ситуации за счет создания собственного отраслевого центра сертификации, который выдавал бы ЭЦП сотрудникам всей архивной отрасли, - а, возможно, и всем участникам электронного документооборота в стране, - и гарантировал бы постоянное хранение сертификатов ключей выданных им ЭЦП.

Отдельно рассматривался вопрос терминологии (определения) и правового статуса электронных информационных ресурсов. Электронные информационные ресурсы являются сложными, постоянно обновляемыми объектами. Необходимость и возможность их хранения еще требует глубокого осмысления. Для решения этого вопроса требуется проведение его широкого общегосударственного обсуждения.

Кроме того опыт стран, которые занимаются сохранением таких электронных информационных ресурсов, как базы данных и веб-сайты, свидетельствует о том, что спрос на информацию, которую они содержат, только повышается во времени. Наибольший интерес наблюдается к архивным электронным информационным ресурсам. Кстати, это же констатировали директор и заместитель директора "Укринформа" на встрече с представителями ЦГЭА Украины 6 июля 2010.

Директор ЦДЕА Украины Лавренюк А. Г. рассказал участникам встречи в Верховной Раде Украины об инициативном документировании, которые провел электронный архив в 2009-2010 гг. с целью создания архивной коллекции сайтов, имеющих отношение к выборам Президента Украины 2010 года, - всего 27 сайтов. При этом было отмечено, что архивисты не собираются заниматься сохранением всех сайтов сети Интернет. Во-первых, это невозможно, а во-вторых, это не отвечает основным принципам архивного дела. Поэтому ЦДЕА Украины собирается продолжить хранение электронных информационных ресурсов, но только с проведением экспертизы ценности этих ресурсов, то есть хранить только отдельные, наиболее, на взгляд архивистов, ценные для будущего общества электронные информационные ресурсы.

Развитие информационного общества сегодня требует переосмысления роли и значения информационного ресурса, в частности, отнесение его к Национальному архивному фонду.

В связи с этим возникает необходимость внесения изменений и дополнений в законы Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях", "Об авторском праве и смежных правах", "Об обязательном экземпляре документов".

Участники встречи пришли к согласию о необходимости вынесения обсужденных проблем на рассмотрение постоянной комиссии Верховной Рады Украины по вопросам науки и образования в октябре - ноябре этого года.

Источник: сайт Центрального государственного электронного архива Украины
http://tsdea.archives.gov.ua/about/meeting/data/nmractivity/pd07072010.php

Арбитражная практика: Оформляйте документы правильно!

Поучительное дело недавно было рассмотрено Федеральным арбитражным судом Северо-Западного округа (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 мая 2010 г. по делу № А66-10057/2009, отыскать его можно по номеру дела здесь: http://kad.arbitr.ru/ ).

Судом рассматривалась жалоба индивидуального предпринимателя на решение Арбитражного суда Тверской области от 09 ноября 2009 г. и постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25 января 2010 г., которые признали правомочными решения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №12 по Тверской области в части доначисления налогов, пеней и штрафов в общей сумме более 3 млн. рублей, по документам, подтверждавшим закупку товара у ООО «Ригандо».

Налоговая инспекция провела выездную налоговую проверку правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты предпринимателем ряда налогов и сборов, в том числе НДС за период с 01 октября 2005 г. по 30 сентября 2008 г., и НДФЛ и ЕСН - с 01 января 2005 г. по 31 декабря 2007 г., в ходе которой установила, что представленные предпринимателем товарные накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и кассовые чеки ООО «Ригандо» не подтверждают оплату товара указанному поставщику и принятие его к учету в установленном порядке, поскольку составлены с нарушением действующего законодательства, и содержат недостоверную и неполную информацию.

Более того, налоговый орган не поленился проверить, что из себя представляет ООО «Ригандо», и установил, что оно в 2004 - 2009 годах не представляло налоговую отчетность; банковские счета этого общества закрыты в 2000 г.; организация не располагается по указанному юридическому адресу; не имеет зарегистрированных контрольно-кассовых машин; а представленные предпринимателем кассовые чеки не соответствуют ни одной известной модели контрольно-кассовых машин.

Суды первой и апелляционной инстанций, отказывая предпринимателю в удовлетворении заявленных требований, сделали вывод о том, что представленные им документы не подтверждают факт приобретения товаров у спорного поставщика и их оплаты, поскольку к учету были приняты документы, по которым невозможно установить факты приобретения и оплаты товара у ООО «Ригандо», а сам предприниматель действовал без должной осмотрительности и осторожности.

Суды также сделали вывод о том, что документы (договоры поставки, счета-фактуры, товарные накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам, кассовые чеки, выданные указанной организацией), представленные предпринимателем в обоснование понесенных расходов на приобретение у «Ригандо» товаров и принятия к вычету НДС, уплаченного этому поставщику, неполны, противоречивы и недостоверны, а потому не могут быть приняты в качестве доказательств.

При этом судебные инстанции указали на следующие недостатки оформления документов:
  • Во всех без исключения договорах поставки отсутствует указание на лицо, подписавшее данные договоры, а также расшифровка подписи;

  • В представленных счетах-фактурах отсутствует расшифровка подписи лица, подписавшего их в качестве руководителя;

  • Отдельные счета-фактуры не подписаны ни руководителем, ни главным бухгалтером ООО «Ригандо»;

  • В большей части счетов-фактур отсутствуют подписи главного бухгалтера, а в тех счетах-фактурах, где такая подпись имеется, отсутствует ее расшифровка;

  • В материалы дела не представлено ни одного счета-фактуры, содержащего все необходимые подписи и их расшифровки;

  • Часть товарных накладных не содержит не только ни одной подписи должностных лиц ООО «Ригандо», но и подписи самого предпринимателя в графе «грузополучатель»;

  • Подписанные товарные накладные содержат только подписи главного бухгалтера указанного общества без расшифровки;

  • Подписи главного бухгалтера, имеющиеся в товарных накладных, визуально отличаются от подписей главного бухгалтера, имеющихся в счетах-фактурах, составленных в те же даты, что и товарные накладные;

  • Ни одна из представленных в материалы дела квитанций к приходным кассовым ордерам не содержит подписей кассира и главного бухгалтера ООО «Ригандо» и их расшифровок. На данных документах имеется только печать данного общества;

  • На контрольно-кассовых чеках, выданных ООО «Ригандо», указаны номера контрольно-кассовой техники 20348509 и 29913567. Однако, согласно письму налогового органа, расположенного по месту регистрации указанного поставщика, зарегистрированной контрольно-кассовой техники за ООО «Ригандо» в данном налоговом органе не числится;

  • На представленных заявителем чеках указанной контрольно-кассовой техники изменяются реквизиты, которые должны быть неизменными (номер признака фискальной памяти), а реквизиты, которые должны меняться, напротив, остаются неизменными (номер контрольной ленты);

  • Отсутствуют сведения о доверенностях представителей ООО «Ригандо», доставлявших товар и получавших у заявителя наличные денежные средства;

  • Не представлены товаросопроводительные документы, подтверждающие факт доставки товара из Москвы от указанного поставщика в адрес получателя.
В итоге жалоба предпринимателя оставлена без удовлетворения. 

Мой комментарий: Меня поразила дотошность налоговой инспекции и тщательность сбора доказательств неверного оформления документов. Понятно, что в данном случае предприниматель, скорее всего, попытался защищаться «липовыми» документами. Однако даже законопослушным организациям и индивидуальным предпринимателям данное судебное дело напоминает, что документировать свою деятельность нужно аккуратно, тем более, когда речь идет о налогах.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=47709

воскресенье, 18 июля 2010 г.

Австралия: Имя – насколько оно важно?

В Ассоциации специалистов по управлению документами стран Австралазии (Records Management Association of Australasia, RMAA) разразилась буря. Она связана с предложением исполнительного директора ассоциации Кэйт Уолкер (Kate Walker – на фото) сменить название на «Австралазийские профессионалы в области управления информацией» (Information Management Professionals Australasia, IMPA).

Сообщив, что смена названия была одобрена на последнем заседании Совета директоров, Кейт Уолкер пояснила: «По мере того, как профессионалы по управлению документами и Ассоциация «пускали корни» в различных областях управления информацией, становилось всё труднее и труднее кратко описывать нашу сферу деятельности, используя лишь термин «управление документами». И хотя эти слова – «управление документами» - по прежнему важны для самоидентификации профессии, это уже не лучшее описание того, что наша профессия охватывает. Они вызывают ассоциации со шкафами с бумажными документами, с экспедицией – образы, которые создают ограниченное представление о профессии и могут даже повредить её престижу. Многие специалисты вышли за традиционные пределы управления документами, их деятельность затрагивает практически все профессиональные области, такие, как обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований, право, экономику, управление, здравоохранение, логистику и образование – в дополнение к нашей традиционной территории управления документами. Термин «управление информацией» лучше описывает наше развитие, рост, наши навыки и сферу их применения».

Голосование по этому вопросу пройдёт 7 сентября 2010 года на ежегодной общей встрече членов RMAA. Право голоса имеет примерно тысяча специалистов. Как правило, на такие встречи приезжает около 300 человек, а отсутствующие могут доверить кому-либо проголосовать за них.

Ожидается, что дискуссия будет жаркой. Уже сейчас на форуме RMAA ряд видных специалистов высказался против предложения Уолкер. Оппозиция подчёркивает, что управление документами – лишь часть управления информацией, очень важная часть, представляющая особый интерес для профессионалов в этой области. Звучат также предложения воспользоваться американским опытом и подумать о формулировке «управление документами и информацией». Кто-то даже высказал идею о том, чтобы новое имя для ассоциации выбрал осьминог Пауль :).

Источник: сайт IDM.net.au
http://idm.net.au/article/007960-record-any-other-name

суббота, 17 июля 2010 г.

Национальные Архивы США создали википедию для исследователей

Национальные Архивы США (NARA) создали инструмент, который, как предполагается, даст возможность исследователям делиться с персоналом NARA и с широкой публикой своим опытом, находками и т.д. Это википедия, получившая название «Наши архивы», и располагающаяся в сети по адресу http://www.ourarchives.wikispaces.net/


В сообщении Национальных Архивов говорится: «Национальные Архивы хранят миллиарды документов в филиалах, разбросанных по всей стране. Если заглянуть в любой из архивных коробов, можно найти документы, рассказывающие чью-либо историю. Эта википедия является тем местом, где общественность, исследователи и персонал Национальных Архивов могут обмениваться такими историями. Это место, где можно сотрудничать, давать подсказки друг другу относительно хода исследований, делиться опытом по определенным вопросам и знаниями о документах NARA. Мы ждём Вас!»

Для редактирования контента достаточно зарегистрироваться. В то же время NARA оставляет за собой право удалять оскорбительные, разжигающие ненависть, угрожающие, содержащие персональные нападки сообщения, равно как и сообщения не по теме, носящие рекламный характер или представляющие собой политическую пропаганду. Содержание страниц википедии может рассматриваться в качестве федеральных документов.

Источник: сайт википедии «Наши архивы»
http://www.ourarchives.wikispaces.net/