Принимая предложение Ларри Медины «выйти на минное поле», я приношу извинения, если повторю уже прозвучавшие комментарии, - но думаю, подкрепление действительно нужно!
Прежде всего, должен сказать, что меня несколько удивляет то, что идея разработки этих документов, судя по всему, родилась где-то в 2007/2008 году (?) в замкнутой группе, - и только теперь, спустя много месяцев, уже достаточно основательно проработанные документы появились на белый свет!
Я понимаю, что существует процесс разработки стандартов ИСО (вместе с целой кучей политики и лоббирования), но невозможно разрабатывать стандарты без участия и поддержки со стороны широкого сообщества пользователей. Если я правильно помню, утверждалось, что эти стандарты предназначены для руководства, на что был ответ: именно специалистам по управлению документами и информацией придётся их «продавать»! Учитывая это, нужно, чтобы такие документы имели 100% поддержку практиков – да, я имею в виду тех, кто активно участвует во внедрении и повседневном управлении документами и информацией.
Во-вторых, я хотел бы задать всё тот же глупый вопрос, на который никогда не дается настоящего ответа (и именно поэтому его называют глупым): почему не был пересмотрен и обновлен стандарт ISO 15489? Кто принимал это решение, и почему с сообществом специалистов отрасли не посоветовались по поводу шага, имеющего далеко идущие последствия? (Я-то полагал, что существует установленный процесс пересмотра, в рамках которого через определенный период времени должен проводиться регулярный пересмотр всех стандартов ИСО.) ISO 15489 на самом деле неплохой документ, если смотреть на него с той точки зрения, что при его внедрении затрагиваются только те вопросы, которые имеют отношение к Вашей деятельности по управлению документами, - а они могут составлять только 10%, или 50% его объёма. В нынешнем виде данный стандарт, безусловно, не может быть внедрен на 100%, но это не делает его бесполезным.
Прошу прощения за то, что я отвлекся от основной темы.
Мое первое наблюдение состоит в том, что объём двух проектов вместе составляет около 48 страниц (вместе с ISO 15489 - уже 80 страниц, а потом будет ещё .....) с довольно слабым разрозненным содержанием, и эти проекты не самым убедительных образом пытаются оправдать свое право на существование. Например, имеется три страницы терминов и определений, которые скорее запутывают, – и если уж вообще нельзя обойтись без этого раздела, дайте одно какое-нибудь определение, а остальное пусть идёт к чёрту, если только в ходе надлежащего обсуждения в профессиональном сообществе (я сильно сомневаюсь, что оно будет проведено!) не будут высказаны серьезные возражения.
Комментируя проект ISO 30300, я не стану подробно останавливаться не имеющих большого значения вопросах, таких как запутанные диаграммы и формулировки типа «и внести свой вклад в сохранение коллективной памяти» (какое отношение это имеет к созданию документов в бизнес-среде??); «признание потребностей широкой публики»; «интересы потенциальных будущих заинтересованных сторон» (что, мы должны теперь стать ясновидящими?); «поддержки маркетинговой деятельности», «будущих потребностей» и др. [На мой взгляд, некоторые из перечисленных формулировок отнюдь не бессмысленные – Н.Х.]
Проработав в рамках систем менеджмента качества ISO 9001 большую часть своей карьеры, я воспринимаю оба проекта как попытку переписать ISO 9001 под задачи управления документами и информацией (не уверен, однако, есть ли у составителей документов практический опыт управления документами и/или работы в рамках системы менеджмента качества) [Вообще-то такая цель и ставилась разработчиками документов – создать систему менеджмента документов, построенную на тех же принципах, что и система менеджмента качества. Более того, официально взят курс на унификацию структуры и языка стандартов различных систем менеджмента. – Н.Х.]:
- На странице v: «Установленные роли и обязанности»; «систематические процессы»; «измерения и оценка»; «пересмотр и совершенствование» (всё это есть в ISO 9001)
- На странице vi: Применение ISO 30300 пп. a), b) и d) (все это есть в ISO 9001)
- На стр. 7 – Процессная модель системы менеджмента документов (СМД) (взято прямо из ISO 9001, но с иными формулировками, чтобы соответствовать СМД).
- и т.д.
- «Это может быть сделано посредством СМД» - Зачем это можно / следует делать, используя СМД?
- «Высшее руководство должно увязать СМД ...» - Зачем?
- И т.д.
А потом мы переходим к стр. 6 – и обнаруживаем, что раздел 2.5 прямо списан из ISO 9001. Знакомый цикл Деминга, только переведенный на язык делопроизводства (на рис.3). «Ответственность руководства» стала в СМД «лидерством»; «управление ресурсами» - «планированием» и «поддержкой»; «реализации продукта» превратилась в «оперативную деятельность», и, наконец, «измерения, анализ и улучшение» переименованы в «оценку эффективности» и «улучшение».
И так продолжается далее, переходя на ISO 30301, который несколько более содержателен, но всё равно большая часть его материала является прямым заимствованием из ISO 9001 (который, - об этом следует помнить, - имеет в виду продукты и услуги !!) – так что я не буду вдаваться в подробности. Всё это подкрепляется Приложением A, в котором перечислены требования стандартов ISO 9001/14001/27001. Приложение B, наверное, самая лучшая часть в обоих документах, поскольку в ней, наконец, начинает обсуждаться «что и как». Приложение C «Контрольный лист для самооценки» действительно очень слабое, и составителям лучше было бы использовать разработанные ассоциацией ARMA «Общепринятые принципы делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP).
Всё это, конечно, IMHO!!
Суммарный объём всех этих стандартов слишком велик (120 стр. и более), и самих документов [СМД – Н.Х.] слишком много: их уже четыре, - а как насчет ISO 15801 [Технический отчет ISO 15801:2009 «Управление контентом – Информация, сохраняемая в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности». – Н.Х.]; и если в организации внедрена СМК, то это также ISO 9001 и, возможно, ISO 11442 [Стандарт ISO 11442:2006 «Документация на технические продукты – Управление документацией». – Н.Х.]. Вы оказываетесь по пояс в крокодилах,– простите, в стандартах, - и можно, не боясь, поставить свой последний доллар на то, что чем большее таких документов, тем больше проблем.
Складывается ситуация, в которой специалисты по управлению документами должны убеждать своё Руководство, что тому требуется система менеджмента документов для поддержки устаревшего стандарта, которого это Руководство изначально не понимало. Это произойдет не в моей жизни. Я считаю, что следовало, при активном участии профессионального сообщества, разработать один простой стандарт менеджмента документов, - параллельно с обновлением ISO 15489, - с тем, чтобы оба документа можно было бы одновременно положить на стол руководству. К примеру, можно реализовать полнофункциональную систему менеджмента качества, используя только ISO 9001 – мне для этого не нужны многочисленные документы. Почему бы не поступить так же в области управления документами и информацией?
В Южной Африке (и даже на международных форумах, за которыми я слежу) не было ни каких-либо объяснений, ни консультаций, не было никакой информации, вообще ничего, что считается нормой при разработке стандартов. И это главное обвинение в адрес этого процесса! Может быть, кто-нибудь просветит меня, что это за коллектив профессионалов, являющихся официальными представителями 18 стран-участниц и т.д., что сделал такую блестящую работу?
И, наконец, я хотел бы прокомментировать только один пункт (п.12 Преимущества от сертификации - основные причины для сертификации) из документа подкомитета ИСО SC11 N1069 с ответами на часто задаваемые вопросы:
- «Повышение имиджа компании» - каким образом он повышается, и зачем мне это нужно? Если я уже веду международную деятельность с объёмом операций в 450 млн. долларов в год, имею 40 тысяч сотрудников и обеспечиваю акционерам прибыль в 38%, - то что мне даст сертификация по СМД?
- «Удовлетворение потребностей клиентов» - нет никаких потребностей клиентов! Мы ушли от «руководства» к «клиентам». Я не понимаю, каким образом клиенты могут стать движущей силой в данном отношении, особенно с точки зрения, зачем это клиентам нужно!
- «Получение статуса предпочитаемого поставщика» - кто и почему? Наличие СМД и сертификации по ней абсолютно никак не повлияет на мою способность что-либо поставлять, в отличие от ISO 9001!
- «Обеспечить более эффективный контроль» - сколько контроля можно иметь? Если Ваша система соответствует законодательно-нормативным требованиям, насколько Вы можете её улучшить? (Разработчики полагают, что организации придется внедрить оба стандарта, и если вы этого не сделаете, то что тогда?)
- «Как основа для непрерывного улучшения» - чтобы этого достичь, не обязательно иметь набор стандартов менеджмента! Непрерывное улучшения является основой любого хорошего бизнеса, и если уже внедрен ISO 9001, то еще два стандарта не дадут никакой дополнительной отдачи.
Я очень рассчитываю услышать комментарии многих опытных практиков – участников данного форума. Пока что такой активности не наблюдалось, а она крайне необходима в сложившейся ситуации!
Воган Спунер (Vaughan Spooner)
Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L
Комментариев нет:
Отправить комментарий