вторник, 6 июля 2010 г.

Росархив о сроках хранения документов

17 июня 2010 года на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа заместитель начальника Управления организации архивных услуг – начальник отдела комплектования и ДОУ Росархива Т.А. Мещерина выступила с докладом «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе».

Полностью с текстом доклада можно ознакомиться на сайте Росархива ( см. http://archives.ru/coordination/nms/URFO_170610_report.shtml ).

Значительная часть выступления Татьяны Анатольевны была посвящена установлению сроков хранения документов. В числе стоящих перед архивами практических задач было названо «выявление и изучение новых видов документов, не предусмотренных действующими перечнями и, соответственно, не имеющих установленный срок их хранения».

Т.А. Мещерина подчеркнула, что «вызывают серьезную озабоченность факты принятия отдельных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, особенно в части установления сроков хранения отдельных видов документов, без согласования с Росархивом, что приводит в ряде случаев к нарушению архивного законодательства».

Как позитивное явление, в докладе было отмечено то, что отдельные виды документов, устанавливающие сроки хранения, стали поступать на согласование в Росархив:
Доклад заместителя начальника Управления организации архивных услуг начальника отдела комплектования и ДОУ Росархива Т.А. Мещериной «Проблемы комплектования Архивного фонда Российской Федерации на современном этапе» на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, 17 июня 2010 года

Вместе с тем, следует отметить, что в последнее время проекты ряда нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы архивного дела, поступают на заключение в Росархив.

Так, например, в марте с.г. Росархив рассмотрел проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом» и представил по нему свои замечания и предложения в части правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных вещество, а также порядка передачи их на хранение в архивы в случае ликвидации юридических лиц и в случае прекращения деятельности индивидуальных предпринимателей.

В настоящее время Росархивом совместно с Минкультуры России, Минэкономразвития России и Росстатом дорабатывается проект постановления Правительства Российской Федерации «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2010 года».
В докладе был достаточно подробно рассмотрен вопрос о разработке ведомственных перечней. В 2010 году планируется завершить разработку «Методических рекомендаций по разработке отраслевых (ведомственных) перечней документов».
Как известно, назрела настоятельная потребность в активизации разработки федеральными органами государственной власти современных перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Современные реалии требуют выработки новых подходов к их разработке с акцентом на отраслевой состав документации, поскольку в федеральных органах исполнительной власти образуется значительный комплекс типовых управленческих архивных документов уже нашедших отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 26 марта 2010 г. № 147, находящимся в настоящее время на государственной регистрации в Минюсте России.

Думается, что такие крупные отраслевые системы как здравоохранение, образование, культура и другие, должны иметь такие отраслевые перечни документов, которые распространялись бы не только на организации, подчиненные министерствам, осуществляющие нормативно-правовое регулирование в этих отраслях, но и на негосударственные организации, осуществляющие свою деятельность в этих сферах. Полагаем, что методические рекомендации ВНИИДАД станут действенным инструментом для федеральных органов исполнительной власти при разработке ими соответствующих перечней, и позволят активизировать их работу в этом направлении.
Источник: Официальный сайт Росархива
http://archives.ru/coordination/nms/URFO_170610_report.shtml

Мой комментарий: Опыт разработки отраслевых перечней показывает, что для создания качественного документа требуется направить на эту трудоёмкую работу ряд высококвалифицированных специалистов, оторвав их от выполнения их основных обязанностей. Большинство ведомств, как мне кажется, ни на это, ни на финансовую поддержку разработки перечней не пойдут – если только их не принудят к этому «сверху».

Отраслевых перечни могут стать нормативными документами, обязательными и для негосударственных организаций отрасли, только если такой их статус будет установлен законами. Но стоит ли за это бороться? Возможно, больше пользы было бы от качественных документов, имеющих статус методических рекомендаций и содержащих для каждого срока хранения пояснения, ссылки на законодательство и на сложившуюся отраслевую практику и т.п.

3 комментария:

  1. Очень хороший комментарий! Можно продолжить. А стоит ли «бороться» за проекты федеральных законов об организации архивного хранения э-документов; правовой регламентации документирования (Во как! Только вчитайтесб и вдумайтесь!), а также обращения сведений, составляющих служебную тайну и т.п.? Ведь по большому счету федеральный закон это - федеральный законодательный акт РФ, принимаемый в соответствии с Конституцией РФ по предметам ведения Российской Федерации и по предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов. Перечисленные проекты федзаконов на парламентских слушаниях 28 июня, какие именно статьи Конституции «покрывают»? А может и не «покрывают», а всего лишь дублируют, разжевывают несведущим, имеющиеся в наличии (ну, неграмотные у нас госслужащие, но мобильные и при костюмах)! Может лучше остановиться именно на разработке подзаконных актов (в т.ч. перечней, национальных стандартов)? Любопытно, а в зарубежной практике, при наличии крепкой (ой, ли?) законодательной практики, почему на протяжении ряда лет занимаются разработкой всевозможных спецификаций, стандартов?..

    ОтветитьУдалить
  2. Добрый день, Наталия.
    У нас, к сожалению, многие руководители понимают только императив, и методические рекомендации не воспринимаются всерьез, поэтому перечни всё же должны быть нормативными, с указанием, что они распространяются на все организации.

    Из интервью Артизова А.Н.: ССОМ: «В завершающую стадию вступила работа над проектом Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».
    Интересно будут ли его обсуждать публично?
    Из интервью Артизова А.Н. ССОМ: «Насколько сейчас Федеральное архивное агентство влияет на делопроизводство организаций различных форм собственности? Что планируется сделать в этом направлении?
    «Прямого влияния на организацию делопроизводства в организациях различных форм собственности Росархив по действующему законодательству не имеет. Росархивом осуществляется лишь регулирование постановки делопроизводства в федеральных органах государственной власти, в первую очередь с помощью утверждения Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также через согласование конкретных инструкций по делопроизводству. Что касается расширения полномочий Росархива в этой сфере, то отвечу дипломатично: этот вопрос в настоящее время находится в стадии обсуждения. Добавлю лишь следующее: по факту, без наличия полномочий, Росархиву были поручены разработка и утверждение вышеупомянутых Методических рекомендаций. Сейчас нам поступило новое поручение: разработать необходимые классификаторы для функционирования системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО»).

    В этом все мы, без полномочий по просьбе и доброте душевной будем делать.
    Из интервью Артизова А.Н. ССОМ: Что Вы думаете о перспективах развития в России нормативного регулирования делопроизводства, в том числе электронного?
    «Перспективы развития нормативного регулирования делопроизводства в нашей стране во многом зависят от выработки государственной политики в области документационного обеспечения управления. К сожалению, сложившееся положение в этой области вызывает определенную озабоченность.
    Это объясняется тем, что за последние десятилетия управление документационным обеспечением осталось без федерального органа исполнительной власти, координирующего деятельность федеральных органов исполнительной власти в области делопроизводства. Ранее эту задачу частично выполнял Росархив. В условиях проведения административной реформы, совершенствования системы управления, внедрения электронного документооборота, создания “электронного правительства” сложившееся положение, как нам представляется, не отвечает задачам социально-экономического развития государства и повышения эффективности государственного управления, поэтому в этом направлении необходимы перемены».

    Всё улучшают.

    ОтветитьУдалить
  3. Может лучше остановиться именно на разработке подзаконных актов (в т.ч. перечней, национальных стандартов)? Любопытно, а в зарубежной практике, при наличии крепкой (ой, ли?) законодательной практики, почему на протяжении ряда лет занимаются разработкой всевозможных спецификаций, стандартов?

    Ограничиться одними нормативными актами мешает используемая сейчас правовая концепция, согласно которой нормативные акты не вправе обременять граждан и организации обязанностями, не предусмотренными в законах. Кроме того, хорошие законы должны быть достаточно стабильными на протяжении ряда лет, а вот учитывать сиюминутные особенности обстановки, технологий и т.д. удобнее именно при помощи нормативных актов, которые принимаются проще и быстрее.

    Далее, В РФ, как и в большинстве зарубежных стран, национальные стандарты и «всевозможные спецификации» не являются нормативными актами. Перечни могут быть нормативными актами – в РФ при условии соответствия положениям ФЗ «Об архивном деле».

    В настоящее время делать перечни нормативными актами неразумно, поскольку большинство сроков хранения документов установлено законами и ведомственными нормативными актами, имеющими большую правовую силу, чем перечни. Если же перечень им противоречит (а это случается часто), то виноват будет сам пользователь перечня.

    В англосаксонских странах сложилась следующая система. Когда возникает необходимость отрегулировать какую-то новую сферу деятельности, учесть новые обстоятельства, они не спешат с созданием законов и дают возможность поработать судам. Одновременно складывается отраслевая «хорошая практика». Когда накапливается достаточный объём судебной практики, и складываются представления о том, как правильно работать (зафиксированные в виде отраслевых сводов хорошей практики, стандартов, спецификаций и т.д.), вот тогда и начинают выпускаться законы.

    Скажем, самое революционное нововведение в законодательстве США последних лет – федеральные гражданско-процессуальные правила – прямо основывались на ряде ключевых судебных решений и на своде хорошей практики, разработанной судейским сообществом.

    Нужно иметь в виду, что использование самых замечательных стандартов и спецификаций (и это прямо написано в их тексте) лишь повышает вероятность успешного отстаивания своих интересов в случае судебного спора, но отнюдь не гарантирует благоприятного исхода.

    ОтветитьУдалить