Cтандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS), объёмом 154 страницы, см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html . Считается «библией» в области электронного архивирования и цифровых архивов - Н.Х.) имеет репутацию сложного, очень технического и недостижимого; и в течение долгих лет многие организации мысленно хранили его в том же месте, что и благие намерения, которые никогда не воплотились в жизнь. «Это стандарт для национальных архивов», «этим занимается поставщик», «у нас уже есть резервные копии» - вот высказывания по его поводу, которые кажутся разумными до тех пор, пока не перестают быть таковыми.
Проблема в том, что такое отношение имеет свою цену, и эта цена проявляется не в день принятия решения, а спустя годы, когда уже мало что можно сделать.
%20sin%20dolor.png)
Три сценария, которые встречаются чаще, чем принято считать
- Договор с поставщиком облачных услуг заканчивается, и никто точно не знает, что именно было сохранено, по каким правилам и с какими метаданными.
- Формат, в котором хранятся тысячи документов, становится нечитаемым без предварительного проведения конверсии, и не осталось никакой документации о том, когда именно произошли изменения в технологиях.
- Кто-то запрашивает документ в качестве юридического доказательства, а организация оказывается не в состоянии доказать, что этот документ не был изменён с момента его создания.
Во всех трех случаях проблема носит не технический характер, а является проблемой стратегического управления. И модель открытой архивной информационной системы (open archival information system, OAIS), если её правильно понимать, как раз и представляет собой концепцию стратегического управления электронно-цифровой информацией (а не концепцию устанавливаемого программного обеспечения).
Что изменяется в случае корректного понимания модели OAIS?
Если вопрос раньше ставился так: «Где мы храним архивные документы?», то теперь он звучит иначе: «Можем ли мы доказать, что эта информация по-прежнему является тем, чем она себя позиционирует (т.е. является аутентичной – Н.Х.), даже по прошествии десяти лет?».
Это различие кажется довольно тонким. На практике - это разница между организацией, которая обеспечивает долговременную сохранность (а также пригодность к использованию – Н.Х.) документов, и организацией, которая их накапливает.
Модель OAIS не требует технологического совершенства. Она требует прогрессивного подхода: необходимо знать, что поступает на хранение, как это хранится, как описывается, что планируется на случай изменений в технологиях, как в рамках реализации модели обеспечивается прослеживаемость, и кто несет ответственность в случае, когда что-то идёт не так. Это шесть управленческих решений, а не шесть программных модулей.
Почему я написал эту электронную книгу
В течение многих лет я работал с государственными органами и учреждениями, которые хотят надлежащим образом сохранять свою цифровую информацию, но не знают, с чего начать таким образом, чтобы не переупростить проблему. Самое большое препятствие при этом не финансовое и не технологическое, а концептуальное.
Книга «Понимание модели OAIS (ISO 14721) без боли: Минимум действий, необходимых для того, чтобы избежать утраты Вашей цифровой памяти» (ISO 14721 (OAIS) sin dolor: lo minimo que debes hacer para no perder tu memoria digital – её можно приобрести на сайт Patreon за 9 евро, см. https://www.patreon.com/posts/iso-14721-oais-151208015 ) была создана исходя из этой реальности. Это руководство объемом более 40 страниц, адресованное специалистам по управлению документами, ИТ-директорам, консультантам и принимающих решения лицам, которым необходимо понять модель OAIS, не становясь при этом специалистами по управлению архивами, - и внедрить её, не дожидаясь появления идеальной системы.
В электронной книге рассматриваются:
- шесть компонентов модели OAIS, которые объясняются как институциональные решения,
- сдаточные, архивные и дистрибутивные информационные пакета (SIP, AIP и DIP), объясняемые без использования технического жаргона;
- вопрос о том, почему резервное копирование и облачное хранение не являются надлежащим обеспечением долговременной сохранности;
- план внедрения на 30, 60 и 90 дней; и
- контрольный список для руководителей, содержащий 24 готовых к использованию контрольных вопроса.
Всё это - без лишних слов, без спекуляций, без парализующего перфекционизма.
Если Ваша работа связана с архивацией, управлением документами, с государственными ИТ-системами или с цифровой трансформацией, то данная публикаций - это та отправная точка, которая Вам, вероятно, давно уже была нужна.
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/iso-14721-oais-sin-dolor-lo-m%C3%ADnimo-que-debes-hacer-para-gonzalez-f--jkjfe/
