среда, 1 апреля 2015 г.

Австралийский опыт проведения самооценки электронного хранилища учреждения на соответствие требованиям к доверенным хранилищам стандарта ISO 16363-2012


Статья Бернадетт Хоутон (Bernadette Houghton – на фото) из австралийского университета Дикин (Deakin University) под названием "Trustworthiness: Self-assessment of an Institutional Repository against ISO 16363-2012” была опубликована в электронном журнале D-Lib Magazine (том 21, номер 3-4 за март-апрель 2015 года, http://www.dlib.org/dlib/march15/houghton/03houghton.html ). Вниманию читателей предлагается краткая «выжимка» из неё, отражающая основные результаты.

О международном стандарте ISO 16363:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве – Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories) см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/02/iso-163632012.html .

Сегодня почти все создаваемые нами документы и результаты практически всех научно-исследовательских проектов являются электронными объектами. Не все их нужно хранить постоянно, однако представляющие научную или историческую ценность материалы должны быть сохранены для будущих поколений. Обеспечение долговременной сохранности электронных объектов является более сложным делом, чем сохранение материалов на бумаге: оборудование устаревает, новое программное обеспечение заменяет старое, носители информации деградируют.

В последние годы был достигнут значительный прогресс в разработке инструментов и стандартов по обеспечению долговременной сохранности электронных носителей информации, в частности, в контексте электронных хранилищ учреждений. Пока что наиболее широко распространенным стандартом является документ под названием «Аудит и сертификация доверенных хранилищ: Критерии и контрольный список» (Trustworthy Repositories Audit and Certification: Criteria and Checklist), сокращенно TRAC, на основе которого был разработан международный стандарт ISO 16363-2012.

Библиотека университета Дикин (Deakin University Library) провела самооценку на соответствие критериям стандарта ISO 16363. Квинтэссецией этого опыта стала настоящая статья, в которой дана оценка стандарту ISO 16363, описан процесс самооценки и приведены рекомендации для всех тех, кто хотел бы осуществить аналогичные проекты.

... В целом, самооценка оказалась трудоемким и ресурсоемким, но полезным мероприятием, в хоте которого был выявлен ряд слабых мест в настройках и рабочих процессах электронного хранилища библиотеки «Система онлайн-доступа к научно-исследовательским данным университета Дикин» (Deakin Research Online, DRO, http://dro.deakin.edu.au/ ). Впоследствии был разработан стратегический план по устранению этих недостатков, и, как следствие, по повышению степени доверия к хранилищу DRO. Предполагается, что регулярные повторные самооценки будут проводиться раз в три года; при этом ожидается, что они уже не будут столь ресурсоёмкими, как первичная самооценка, поскольку соответствующая документация уже была выявлена, и было установлено её местоположение.

Мы настоятельно рекомендуем другим библиотекам в какой-то момент провести аналогичную самооценку их хранилищ, выбирая инструменты для этого и глубину самооценки в зависимости от размера библиотеки и от имеющихся ресурсов. Исследователи рассчитывают на то, что их публикации будут в безопасности в хранилищах учреждений, и руководству хранилищ необходимо обеспечить, чтобы хранилища соответствовали этим ожиданиям. Самооценка является одним из механизмов, позволяющих убедиться в том, что их хранилище действительно может считаться доверенным.

Основываясь на опыте университета Дикин, мы рекомендуем руководителям хранилищ, которые планируют провести самооценку на соответствие ISO 16363, следующее:
  • Проводить самооценку прежде, чем решать вопрос об оплате внешней сертификации. Сертификация - и переаттестация – дорогие удовольствия;

  • Заручиться поддержкой высшего руководства. Такая поддержка имеет решающее значение. Обеспечение долговременной сохранности требует длительных усилий;

  • Лицо, проводящее самооценку, должно быть достаточно хорошо знакомо с политиками и процедурами организации и хранилища;

  • Если у Вас нет времени или ресурсов для проведения оценки на соответствие ISO 16363, подумайте о проведении оценки на соответствие «Уровням обеспечения электронной сохранности» Национального альянса попечения об электронных материалах (NDSA Levels of Preservation, 2012), http://www.digitalpreservation.gov/ndsa/activities/levels.html  (см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/blog-post_9881.html - Н.Х.).

  • Настроить вики-ресурс для документирования результатов самооценки. Сделайте это следует в начале проекта, и затем документировать результаты по мере продвижения;

  • Спланировать проект самооценки с учетом рисков и доступного времени и ресурсов;

  • Заранее определить глубину самооценки. Будет ли, например, проводящий оценку специалист просто собирать и анализировать документацию, или же он будет также проводить проверки с тем, чтобы убедиться, что документированные процедуры реально исполняются и что все «спрятанные под капотом» механизмы работают должным образом?

  • Использовать при сборе документации знания, имеющиеся у специалистов на местах. Содержащийся в стандарте ISO 16363 список «рекомендуемых доказательств» - это всего лишь рекомендации;

  • Получше познакомиться с критериями, прежде чем начинать самооценку. Определенную документацию можно использовать для того, чтобы удовлетворить нескольким критериям, и если такие критерии выявить на ранних стадиях проекта, то можно будет сэкономить время;

  • Помните, что не все критерии ISO 16363 будут применимы в Ваших конкретных условиях;

  • Не останавливайтесь. Завершение самооценки не означает, что тяжелая работа уже позади. Потребуется осуществить ряд улучшений. Поставьте перед собой задачу с течением времени повысить жизнеспособность Вашего хранилища;

  • Запланируйте регулярное проведение повторных самооценок;

  • Если Вы планируете в будущем провести самооценку на соответствие требованиям ISO 16363, начните этот процесс прямо сейчас. Создайте вики-страницу, где Вы сможете фиксировать сведения о соответствующей документации, которая Вам будет попадаться. Ведите список проблем, связанных с обеспечением долговременной сохранности, и обновляйте вики-страницу по мере необходимости, чтобы сэкономить время в дальнейшем;

  • Не считайте, что если программное обеспечение Вашего хранилища соответствует стандарту OAIS, то и само Ваше хранилище также будет ему соответствовать. Рабочие процессы и настройки хранилища способны как обеспечить соответствие стандарту OAIS, так и нарушить его;

  • Не все перечисленные в ISO 16363 критерии в равной степени важны или связаны с одинаковыми уровнями риска. Оцените должным образом важность каждого критерия;

  • Стандарт ISO 16363 основан на концептуальной модели (модели OAIS). Не ждите, что его критерии обязательно будут согласовываться с индивидуальными настройками и рабочими процессами Вашего хранилища.
Бернадетт Хоутон (Bernadette Houghton)

Источник: сайт журнала D-Lib Magazine
http://www.dlib.org/dlib/march15/houghton/03houghton.html 

1 комментарий: