суббота, 20 июня 2009 г.

Национальные Архивы США открыли свой канал на YouTube с целью информирования о предстоящих мероприятиях и демонстрации фильмов из архивных коллекций

В пятницу, 19 июня, Национальный Архивы США официально открыли свой YouTube-канал для демонстрации популярных фильмов из архивных коллекций, для информирования общественности о предстоящих мероприятиях по всей стране, а также для того, чтобы сделать хранящиеся в Национальных Архивах экспонаты доступными для народа.

Запуск канала приурочен будет к 75-летнему юбилею Национальных Архивов.  Каждую неделю в Национальные Архив будет показывать новый фильм по одному или нескольких плейлистов своего YouTube-канала. В их число войдут:
  • Из архивов к Луне: Этот плейлист включает видеохронику от начала космической гонки и до высадки человека на Луну.

  • Любимые вещи: Что хранится в ваших Президентских библиотеках?: В серии из 14 видеофрагментов, директора 12 президентских библиотек расскажут о своих «любимых вещах» в соответствующих библиотеках, включая  президентский самолёт  и знаменитую лестницу с крыши посольства в Сайгоне (Вьетнам), по которой персонал эвакуировался из города.

  • По следам Второй мировой войны: Видеоролики Военного ведомства покажут, в хронологическом порядке, как Америка шла через войну, от Пирл-Харбора до подписания мира.

  • По Америке 1930-х годов: Объединяя хорошо подобранные воспоминания очевидцев Великой Депрессии, и впечатляющие кадры, снятые в 1930-х годах Департаментом внутренних дел, этот плейлист проведет зрителей по Америке времен Депрессии.
Адрес канала:  www.youtube.com/USNationalArchives 

Источник: Блог ArchivesBlogs
http://archivesblogs.com/

среда, 17 июня 2009 г.

Британские власти составили план по оцифровке королевства

Британское правительство 16 июня обнародовало отчет «Digital Britain», в котором изложены планы по развитию в королевстве цифровых технологий.

Программа предусматривает, в частности, подключение всех британцев к 2012 году к двухмегабитному каналу. Те, у кого на это не хватит денег, будут подключены за государственный счет. Речь идет об обеспечении широкополосным доступом в Сеть как минимум миллиона домохозяйств.

Digital Britain также объявляет пиратство [в тексте доклада: "с целью получения прибыли" - Ред.] кражей и предлагает ввести уголовное преследование пиратов. Провайдерам разрешается урезать скорость доступа в интернет постоянным нарушителям авторских прав. Целью этих мер является сокращение нелегального файлообмена как минимум на 70 процентов.

Кроме того, британские власти намерены к 2015 году отключить аналоговое радиовещание и полностью перевести страну на цифровое радио. Аналоговое телевещание прекратится к 2012 году.

Доклада Digital Britain ждали очень давно, так как именно он должен был определить направление развития Великобритании в области IT, пишет TechRadar. В январе был опубликован предварительный доклад, который собрал множество критических замечаний. Тем не менее, новую версию документа члены партии консерваторов уже назвали "огромным разочарованием". Они указали на то, что отчет не решил накопившихся в IT-отрасли проблем.

Время покажет, насколько справедлива подобная оценка. Ясно, однако, что содержание доклада следует рассматривать как обновленную редакцию программы построения в стране информационного общества и электронного правительства. В докладе сделан упор на то, как внедрение современных технологий способно помочь выходу из кризиса и повысить конкурентоспособность британской экономики. Как пишут авторы отчёта, "те страны и правительства, которые будут стратегически продвигать свой сектор электронных коммуникаций, получат существенное и долговременное конкурентное преимущество".

В плане электронного правительства, предлагается начать с 2012 года переключение государственной машину на преимущественно электронное взаимодействие с организациями и гражданами (с сохранением традиционного способа взаимодействия в качестве резервной системы для тех, кто не в состоянии работать в сети), - что даст возможность существенно сократить государственные расходы.

Большое внимание уделено вопросам обучения и профессионально подготовки. В частности, правительство собирается перевести владение информационно-коммуникационными технологиями в число основных дисциплин школьной программы (наравне с английским языком и математикой).

Доклад объёмом 245 страниц доступен по адресу: http://www.culture.gov.uk/images/publications/digitalbritain-finalreport-jun09.pdf

Для специалистов также может представить интерес опубликованный одновременно с докладом вспомогательный 195-страницный документ «Доклад “Электронная Британия”: Оценка воздействия», доступный по адресу: http://www.culture.gov.uk/images/publications/digitalbritain_impactassessment.pdf

Источник: Lenta.ru / AKH
http://lenta.ru/news/2009/06/16/britain/

суббота, 13 июня 2009 г.

Португалия: Рекомендации по подготовке планов обеспечения сохранности электронных документов

Генеральная дирекция архивов Португалии (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), которая координирует в стране политику в области управления документами и архивного дела, с 2006 года отнесла обеспечение долговременной сохранности электронных документов к числу приоритетных направлений работы. Подобная озабоченность является следствием имеющихся у электронных материалов проблем, связанных с моральным устареванием в кратко- и среднесрочной перспективе, утратой доказательной силы, и даже потерей информации, - проблем, в конечном счёте, так или иначе затрагивающих всю ту информацию (как временного, так и постоянного срока хранения), срок хранения которой превышает 7-10 лет. На практике, с этими проблемами сталкиваются все организации, создающие электронную информацию, а, может быть, и вообще все организации!

Государственным органам приходится решать эту сложную проблему, поскольку они, согласно положениям программы по построению «электронного правительства»,  должны основывать свою деятельность на электронных бизнес-процессах, с целью упрощения этих процессов и предоставления гражданам, быстрее и «прозрачнее», более качественных услуг. Это означает, что государственные учреждения производят большее количество информации в электронном виде, во многих случаях не принимая никаких мер в связи с угрозой морального устаревания через 7 -10 лет. Поскольку ответственность за сохранность электронной информации несёт создавшая её организация, которая и должна проявить инициативу по решению данной проблемы, то ситуацию ещё более осложняет отсутствие на рынке какого-либо коммерческого программного обеспечения, пригодного для этих целей.

В этих условиях, DGARQ разработала ресурсы, процессы и инструменты, помогающие решать задачу обеспечения долговременной сохранности создаваемой государственными органами электронной информации, подлежащей длительному хранению. Намечены три направления деятельности. Это, во-первых, создание национального электронного архива RODA, что позволит собирать создаваемые государственными органами электронные объекты, управлять ими и распространять их.  Далее, предоставляются консультации и оказывается техническая поддержка по вопросам управления электронными документами и обеспечения их сохранности. И, наконец, идёт подготовка технической документации.

В рамках последнего из перечисленных направлений опубликованы «Рекомендации по подготовке планов  обеспечения сохранности электронных документов». Это  технический документ, который должен помочь государственным учреждениям понять, как использовать инструменты для длительной сохранности электронных объектов, как управлять этими инструментами и как их совершенствовать. Как следует из названия, данный документ представляет собой набор рекомендаций и руководство по разработке плана обеспечения долговременной сохранности электронных документов; он  не предлагает какого-то готового решения. Организация должна самостоятельно определить свою стратегию, формализовать все процедуры и установить их последовательность во времени – в документе, который и станет планом организации по сохранению электронной информации.

Таким образом, план обеспечения сохранности электронных документов является стратегическим документом, содержащим политики и процедуры, направленные на создание организационно-технических структур, которые позволят обеспечить непрерывную сохранность электронной информации посредством действий, выполняемых с электронными объектами. Подобный план должен стать результатом совместных усилий ряда подразделений организации, таких, как архивная служба/служба делопроизводства и служба ИТ.

Опубликованный документ (PDF на португальском языке, 93 стр.) доступен по адресу:  http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/plano_preserv_digital1.pdf 

Прежде, чем приступать к реализации на практике какой-либо стратегии сохранения электронных объектов, необходимо принять во внимание передовой опыт управления документами и учесть вклад всего персонала агентства в создание информации.

В связи с этим, разработка плана обеспечения сохранности электронных документов и информации включает три основных этапа, а именно:

1. Обследование организации, в ходе которого выявляются:
  • Промежуточные системы, используемые в организации (аппаратное и программное обеспечение);

  • Правила и нормы, регламентирующие деятельность учреждения и обязательные для исполнения;

  • Административная практика, существующая в организации;

  • Используемые деловые системы и системы управления документами.
2. Выявление требований к электронным документам и к информации, имеющейся в электронных информационных системах организации. Рассматриваются только те документы и информация, которые создаются в данном учреждении, считаются его собственностью, имеют, согласно перечням, сроки хранения свыше 5-7 лет, и представляют ценность для организации.

3. Планирование стратегии обеспечения сохранности, включающей:

3.1. Формулирование стратегии обеспечения сохранности, принимая во внимание:
  • Особенности электронных объектов, такие, как их форма (представление), контент, структура и поведение;

  • Технические характеристики электронных документов и информационных систем, такие, как контекст, носители информации, взаимосвязи между различными документами, файлами и метаданными;

  • Особенности процесса обеспечения сохранности, связанные с удобством использования, масштабируемостью и сложностью;

  • Затраты, которые можно разделить на затраты на материально-технические ресурсы и на расходы на оплату труда. Данный фактор очень сильно влияет на выбор решения по обеспечению сохранности.
3.2. Выбор форматов для долговременного хранения, с тем, чтобы сразу создавать подлежащие длительному хранению электронные объекты в этих форматах, - чтобы избежать впоследствии дополнительных расходов на конверсию информации в такие  форматы. Использование стандартных открытых форматов и программных приложений – в отличие от коммерческих форматов и приложений - обеспечивает непрерывность использования документов и информации и возможность получения необходимой поддержки.

3.3. Выбор программного обеспечения, - в тех случаях, когда, в соответствии с положениями плана по обеспечению долговременной сохранности электронных документов и информации, возникает необходимость в адаптации, изменении или замене программного обеспечения. Рекомендуется, по возможности,  использовать открытое и хорошо документированное программное обеспечение. Программное обеспечение должно быть способно выполнять все установленные планом операции, быть надежным, простым в использовании, и иметь интуитивно понятный интерфейс.

3.4. Выбирая систему хранения, следует учитывать затраты и имеющуюся инфраструктуру. Данный выбор должен делаться в расчёте на длительное использования,  с пониманием того, что неудачный вариант может потребовать изменения всего разработанного плана.

3.5. Выделение тех метаданных, которые дают возможность более эффективно управлять электронными объектами, промежуточными системами, пользователями и доступом к функциональным возможностям. Рекомендуется использовать отдельные схемы метаданных для различных «слоёв», таких, как описательные метаданные, структурные метаданные, метаданные для обеспечения сохранности, технические  метаданные ...

Прежде, чем приступить к практической реализации плана по обеспечению долговременной сохранности,  персонал организации должен оттестировать технические процедуры. Эти тесты должны проводиться с использованием копий электронных документов и соответствующих электронных информационных систем. После внедрения стратегии обеспечения сохранности, должен проводиться периодический мониторинг целостности, функциональности, структуры, контента и метаданных, связанных с сохраняемой электронной информацией, - с тем, чтобы обеспечить ее стабильность и составить график последующего применения мер по обеспечению сохранности. Должны быть приняты во внимание и перечислены такие факторы, как людские ресурсы, календарь и т.д., которые будут задействованы в мониторинге всего цикла выполнения плана обеспечения сохранности (планирование, реализация, проверка, анализ, внесение изменений и т.д.).

Луис Коруджо (Luis Corujo), Португалия,
архивист Генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ).


Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/06/11/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-1/
http://archivists.wordpress.com/2009/06/15/recommendations-for-the-production-of-digital-preservation-plans-part-2/

пятница, 12 июня 2009 г.

Германия: Федеральный архив провёл форум, посвященный электронным архивам

13 мая 2009 года в здании Федерального архива в Кобленце прошёл информационный форум «Взгляд за кулисы - Электронный архив рассказывает о себе». На форум были приглашены около 120 представителей федеральных органов и учреждений, а также архивисты из различных федеральных земель и муниципалитетов.

Электронный архив Федерального архива Германии был введен в промышленную эксплуатацию в конце 2008 года. В связи с этим, в сотрудничестве с группой, работающей по проекту создания электронного архива,  были представлены технология и процедуры по проведению экспертизы ценности и принятию электронных документов на архивное хранение.

Традиционно на утренней части форума доминировали тематические вводные лекции:

Д-р Михаэль Холлман (Michael Hollmann) в своей лекции «Электронный промежуточный архив Федеральных архивов Германии как общая служба в федеральном делопроизводстве» дал представление о том, по какому пути в будущем может пойти развитие предложенного Федеральными архивами подхода к принятию на хранение и обеспечению сохранности электронных документов. Затем Карстен Хут (Karsten Huth) и Катрин Шрёдер (Kathrin Schroeder) рассказали о технических требованиях к приёму электронных документов и к техническим решениям.

Обе презентации доступны для скачивания по адресам:
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/01_hollmann__digzwarch_2009-05-13.pdf
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/02_huth_schroeder_2009-05.pdf 

Клаудия Фёлькель (Claudia Völkel) в своем выступлении в первую очередь отметила руководство «Отбор электронных документов и их архивирование в Федеральном архиве» (Aussonderung digitaler Unterlagen und deren Archivierung im Bundesarchiv). В данном руководстве описаны все организационно-технические и технологические мероприятия, выполняемые, начиная от момента первого контакта с учреждениями-источниками комплектования, и до окончательного подтверждения приёма документов Федеральным архивом.

Данное руководство (на немецком языке) можно скачать по адресу: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/behoerdenleitfaden-v1.0-2009-05-08-internet.pdf 

Вторая часть форума проходила в «свободном» формате. У участников была возможность на четырех стендах обсудить с разработчиками и архивистами интересующие их вопросы, связанные с проектом электронного архива.

На стендах был показан весь процесс передачи электронных документов на архивное хранение, и продемонстрированы основные технологии, - в частности, «Стандартная модель архивации» (Standard-Archivierungs-Modell, SAM). Кроме того, было проведено моделирование процесса подготовки документов к сдаче в архив,  а также показано, как сотрудники Федерального архива, в соответствии со своими обязанностями, будут вести поиск по электронным документам.

В центре внимания участников мероприятия были в основном организационно-технические вопросы, такие, как обеспечение постоянной сохранности электронных документов, а также организация доступа федеральных органов к хранящимся в архиве документам.

Источник:  Сайт Федеральных архивов Германии
http://www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung/01716/index.html

среда, 10 июня 2009 г.

Франция: Выпущена новая версия тезауруса, являющегося нормативным документом при составлении архивных описаний

Автор заметки - Клэр Сибий (Claire Sibille)

Рада сообщить коллегам о выпуске нового издания «тезауруса W» - тезауруса, предназначенного для описания и индексирования архивных документов, относящих к древней, новой и новейшей истории. Документ доступен по адресу:
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/classement/normes-outils/thesaurus/ 

Новое издание  тезауруса является итогом работы пилотной группы под руководством Архивов Франции, в состав которой входили архивисты из региональных архивов, архивов департаментов и коммунальных архивов.

Проект пересмотренного варианта тезауруса и трех нормативных списков распространялся, с целью профессионального обсуждения, в сети региональных архивов с ноября 2008 года по февраль 2009. Около двадцати архивных учреждений различного уровня направили своим замечания и предложения в дирекцию Архивов Франции (DAF). Эти замечания были учтены при подготовке окончательного варианта, которое является нормативным документом для всех территориальных архивов.

«Тезаурус W» стал охватывать и более ранние периоды, в итоге получился единый  «Тезаурус для описания и индексирования архивных документов, относящих к древней, новой и новейшей истории».

Сохранилось подразделение терминов тематического тезауруса на 11 глав, соответствующих основным направлениям современной деятельности местных органов власти. Тем не менее, было изменено название главы 11 – на «Свободное время и социальное общение», и добавление новых основных терминов может привести к созданию новых разделов и подразделов.

Как и в издании 1997 года, тезаурус 2009 года ограничивается четырьмя уровнями (глава, раздел, подраздел,  «простой» термин). Каждое архивное учреждение может впоследствии, по мере необходимости, добавить «свободные» термины пятого уровня с целью адаптации тезауруса к своим специфическим потребностям. По сравнению с изданием 1997 года, количество терминов увеличилось примерно на 45%.

Одновременно, реагируя на потребность архивной службы в структурированном тезаурусе, который можно было бы интегрировать в соответствующие программные приложения, дирекция Архивов Франции провела тесты по преобразованию тезауруса в формат SKOS формате («простая система организации знаний»), который упрощает публикацию структурированных словарей для использования в семантической интернет-сети.

Клэр Сибий (Claire Sibille)


Источник: Рассылка интернет-форума по архивному делу
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/8004

вторник, 9 июня 2009 г.

Франция: Защита неприкосновенности частной жизни в электронную эпоху: 15 рекомендаций рабочей группы комиссии Сената по законодательству

27 мая 2009 года на очередном заседании комиссии Сената по законодательству свои выводы комиссии представила созданная в октябре прошлого года рабочая группа по защите неприкосновенности частной жизни в электронную эпоху, в состав которой входят соавторы соответствующего отчета Ив Детрэн (Yves Détraigne) и Анн-Мари Эскофье (Anne-Marie Escoffier).

Рабочая группа отметила, что право на неприкосновенность частной жизни в последнее время входит в конфликт с новой «электронной памятью», появившейся вследствие многочисленных усовершенствований, который, которые в совокупности дают возможность собирать данные, позволяющие следить за частным лицом в пространстве и во времени. Возникновение и развитие этой «электронной памяти» связано с:
  • Исследованиями по обеспечению всё более надёжной коллективной безопасности;

  • Ускорением развития технологий;

  • Тенденцией к размещению сведений о себе и о других людях в сети Интернет, особенно в социальных сетях.
Если эти три тенденции создают новые проблемы в обеспечении права на неприкосновенность частной жизни, то правовая база по вопросам защиты персональных данных в очень большой степени определяет «адаптивную и долговременную» реакцию на эти проблемы. Эта правовая база, однако, лишь частично адаптирована к проблемам, возникающим в связи с глобализацией, а также к особенностям Интернета.

В этой связи рабочая группа разработала пятнадцать рекомендаций, которые подразделяются на три основные группы:

Сделать гражданина свободным и просвещенным «homo numericus» («человеком электронной эпохи»), способным защищать свои персональные данные
  • Усилить внимание к вопросам ознакомления с вопросами, связанными с защитой неприкосновенности частной жизни и персональных данных, в рамках школьной учебной программы;

  • Содействовать подготовке и проведению масштабной информационной кампании по повышению информированности граждан в вопросах, касающихся защиты частной жизни и персональных данных в электронную эпоху, а также по ознакомлению их с теми правами, которые им предоставляет закон «Об информатики и свободах»;

  • Способствовать быстрому введению эмблем и этикеток, обозначающих и подтверждающих, что соответствующее программное обеспечение, приложения и системы обеспечивают повышенный уровень защиты персональных данных.
Укрепление потенциала и расширение полномочий Национальной комиссии по информатике и свободам граждан CNIL (во Франции CNIL – уполномоченный орган исполнительной власти по вопросам защиты персональных данных)
  • Ввести взимание небольшой платы с крупнейших государственных и частных организаций, занимающихся обработкой персональных данных;

  • Рассредоточить имеющиеся в CNIL ресурсы, создавая межрегиональные центры;

  • Укрепить потенциал CNIL как в плане знаний и опыта, так и возможностей по контролю;

  • Сделать обязательным в государственных и частных структурах с числом сотрудников более пятидесяти пост руководителя, отвечающего за защиту персональных данных;

  • Сделать публичными слушания и решения «контрольной группы» (formation restreinte) CNIL (данная группа может выносить замечания и предупреждения, а также штрафовать организации – Н.Х.)
Совершенствование существующей законодательно-нормативной базы
  • Поддержать наметившуюся тенденцию к разработке международных стандартов в области защиты персональных данных;

  • Однозначно установить, что IP-адрес относится к числу персональных данных;

  • Ввести, как минимум, обязанность уведомлять CNIL о связанных с персональными данными нарушениях системы защиты;

  • Объединить в рамках одного органа, CNIL, полномочия по выдаче разрешений и по контролю над деятельностью в области видеонаблюдения;

  • Оставить в исключительном ведении законодательной власти вопросы  формирования полицейских досье;

  • Рассмотреть вопрос о предоставлении гражданам права на создание альтернативных виртуальных личностей, отличных от личности управляемого ими лица (hétéronymat), а также права забывать;

  • Ввести в конституцию право на неприкосновенность частной жизни.
Полный текст отчета доступен по адресу: http://www.senat.fr/rap/r08-441/r08-4411.pdf

Источник: сайт Сената Франции
http://www.senat.fr/noticerap/2008/r08-441-notice.html
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/8000

9 июня архивисты во всем мире отмечают Международный День архивов

Японский плакат, выпущенный к Международному Дню архивов

Международный День архивов для архивистов всего мира является замечательной возможностью по продвижению архивного дела и управления документами в их стране.

Этот праздник можно использовать для того, чтобы убедить ключевых руководителей и принимающие решения органы в том, что эффективное управление документами является необходимым условием для эффективного управления, для обеспечения прозрачности и подотчетности. Стоит подчеркнуть важность сохранения архивов в качестве коллективной памяти народов и обществ; а также подтолкнуть тех, кто никогда ранее не бывал в архиве, сходить туда в первый раз.

На более общем уровне, День архивов можно использовать как возможность для повышения с помощью СМИ уровня информированности общественности о деятельности архивов и архивистов. В тех странах, где в настоящее время ещё нет национального праздника для архивистов, празднование Международного дня архивов может стать мощным стимулом для его введения. А тем странам, в которых уже проводятся соответствующие торжества в другие времена года, Международный День архивов дает еще одну возможность донести до общества мысль о значении архивов.

Международный Совет Архивов также считает, что одновременное проведение во всё большем числе стран мероприятий по ознакомлению общественности с ролью и деятельностью архивов способствует воспитанию чувства международной солидарности среди участников этих мероприятий.

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/2009/06/03/archivists-around-world-celebrate-international-archives-day-june-9-2009

понедельник, 8 июня 2009 г.

Франция: Сформирован Высший совет по архивам нового состава

Министр культуры и коммуникаций Франции Кристина Альбанель (Christine Albanel - на фото) сформировала новый состав Высшего совета по архивам, под председательством Жоржетты Эльги (Georgette Elgey).

Основанный в 1988 году Высший совет по архивам является консультативным органом при  министре культуры по вопросам  политики в отношении государственных и частных архивов, по программам исследований и публикаций, по вопросам, связанным с внедрением новых технологий в архивной службе, а также по вопросам отнесения частных архивов к категории исторических.

Министр хотел бы поприветствовать новых членов Высшего совета по архивам: государственного советника  Жан Музителли (Jean Musitelli), который стал новым вице-президентом совета, а также представителей Национальной ассамблеи и Сената, Эрве Геймара (Hervé Gaymard) и Рене Гарре (René Garrec). Она подтвердила интерес правительства к вопросам архивного дела во Франции, особенно в связи с вступлением в силу Закона об архивах от 15 июля 2008 года.

Кристина Альбанель также подчеркнул важность назначения в совет Жака Перо (Jacques Pérot), представителя французской Ассоциации по защите прав частных архивов. Она также включила в состав совета главу института немецкой истории в Париже  Гудрун Герсман (Gudrun Gersmann), профессора Мориса Вайса (Maurice Vaïsse) и историка Рафаэля Бранша (Raphaëlle Branche).

Министр дала высокую оценку работе различных комитетов совета предыдущего созыва, в том числе по важнейшему вопросу формирования современных архивов.

Наконец, министр обратила внимание на прекрасную работу Комиссии по нотариальным архивам, которая, помимо создания фильма о нотариальных архивах и подготовки глоссария для исследователей и студентов, приняла участие в разработке инструкций по практической реализации положений закона от 15 июля 2008 года. Сотрудничество в этом направлении с Высшим советом по нотариату открывает возможность в ближайшее время широко распространить эти инструкции, востребованные сетью государственных архивов.

Кристина Альбанель призвала новый состав Высшего совета по архивам продолжить уже начатую работу, а также разнообразить сферу свих интересов.

Источник: пресс-релиз Министерства культуры и коммуникаций Франции
http://www.tv5.org/TV5Site/info/communiques-de-presse-article.php?NPID=FR215922

воскресенье, 7 июня 2009 г.

Конференция MER 2009 в Чикаго: Взгляд на положение дел в управлении документами

О своих впечатлениях о конференции рассказывает Бассам Заркаут (Bassam Zarkout).

18-20 мая я участвовал в проходившей в Чикаго конференции «Управление электронными документами» (Managing Electronic Records, MER), организованной компанией Cohasset Associates, Inc. (сайт www.cohasset.com ). Посещение этой конференции стало ежегодным ритуалом, - здесь профессионалы в области управления документами (и старые друзья) встречаются и пытаются осмыслить, где отрасль находится  и куда движется.

Что-то изменилось в этом году ... произошёл очень интересный сдвиг. Появилось ощущение, что управление документами как дисциплина медленно, но верно движется под «крышу» «управления информацией» (Information Governance, IG), новой развивающейся дисциплины, охватывающей выемку и извлечение электронных документов (в ходе судебных споров), защиту персональных данных, управление контрольной информацией (журналами аудита), управление жизненным циклом информации (ILM) при её хранении, управление правами на использование цифрового контента и т.д.

Складывается впечатление, что «миссия» управления документами фундаментально изменяется, по крайней мере, по двум направлениям:

1) Организации хотят управлять всеми аспектами жизненного цикла своих документов, а не просто решать вопросы их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения:
  • Жизненный цикл метаданных может отличаться от жизненного цикла самих документов (такое требование присутствует в стандартах DoD 5015.2 и MoReq2);

  • Открытые ключи (функционирование которых поддерживается инфраструктурой открытых ключей PKI), которые контролируют доступ к документам вне пределов организации, должны иметь собственный жизненный цикл, и этот жизненный цикл должен быть увязан с жизненным циклом самих документов;

  • Правила жизненного цикла в ILM-блоке системы хранения уже не могут оставаться независимыми от жизненного цикла документа, устанавливаемого нормативными документами, регламентирующими его срок хранения и последующие действия;

  • Большинство законов о защите персональных данных ограничивают сроки хранения «сверху» (в том числе, предельный срок хранения может быть привязан к событию - вы должны уничтожить документ после наступления указанного события), и / или требуют анонимизации (обезличивания) документов на каком-то этапе их жизненного цикла.
Все больше и больше оспариваются претензии отрасли управления документами на всеобъемлющий контроль над жизненным циклом документов. В рамках дисциплины «управления информацией», специалисты в области управления документами  является важными (я бы сказал, ключевыми) – но не единственными членами команды.

2) Одни и те же корпоративные политики должна распространяться на документы всех  форм и форматов, а не только на те документы, которые являются дискретными артефактами (т.е. на электронные и физические документов). Ниже приведены примеры:
  • Сохраняемая объёмная отчетность (выписки по счетам клиентов, телефонные счета и т.д.);

  • Содержимое приложений, работающих с базами данных (данные в системах автоматизированного проектирования и в географических информационных системах, финансовая отчетность, и т.д.)

  • Контент «хранилищ данных» (data warehouses).
Вывод: Очень трудно обосновать внедрение корпоративного решения для управления документами, если всё, что оно делает – это обработка одной группы документов, и только на одном из этапов их жизненного цикла.

Приведенная диаграмма иллюстрирует переход от управления лишь отдельными видами документов на некоторых этапах их жизненного цикла – к управлению всеми документами организации, на протяжении всего их жизненного цикла

Важность сказанного выше была подчёркнута в следующих двух докладах на конференции:

Первым было выступление  д-ра Кена Тибодё (Ken Thibodeau), директор проекта Национальных архивов США по созданию электронного архива (ERA Project).

Д-р Тибодё прямо высказался о "а) непрекращающемся умножении новых форм создания, сбора и объединения информации; б) всё более разнообразных способах применения технологий при ведении деловой деятельности, и в) расширении возможностей по повторному использования данных и их использованию в иных целях". Он также отметил, что "специалисты по управлению документами должны а) уметь работать со всеми проявлениями всепроникающей электронной информации; б) признать, что устоявшиеся методы и знания ограниченно применимы в киберпространстве, и в) увидеть те возможности, которые для профессии открывают электронные технологии ". Далее он описал, как требования к компонентам набора услуг по управлению документами (RMS, Records Management Services) будут изменять будущее дисциплины управления документами.

Второй доклад сделала Джулия Гейбл (Julie Gable), президент компании Гейбл Консалтинг, известный среди специалистов своими выступлениями.

Г-жа Гейбл говорила об управления метаданными как «новом фронте в управлении документами». Она процитировала ряд судебных решений и стандартов (Sedona, ISO 23081-1, MoReq2), которые подчеркивают важность метаданных при управлении жизненным циклом документов.

Корпоративную модель управления документами  она описала как федеративное решение, ядром которого является «Центральный каталог», нормализованное мастер-хранилище всех метаданных документов в рамках предприятия. В конце своего выступления она  описала RSD GLASS  (нашу собственное базовое решение для управления  информацией), в качестве наиболее яркого примера этой новой волны решений.

Мне кажется, что отрасль управления документами уже достигла той точки, когда ей необходимо пересмотреть многие из своих исходных предпосылок ... и придти к  «решению», учитывающему меняющиеся потребности миссии по «управлению информацией».

«Управление информацией» (Information Governance) – это командный вид спорта (в гораздо большей степени, чем им когда-либо было управление документами) ... и место в «команде» нужно заслужить! Профессионалы в области ИТ, защиты персональных данных и управления жизненным циклом в системах хранения  уже позиционирования себя в качестве активных участников этой игры. Специалисты по управлению документами должны дать достойный ответ на этот вызов, и выйти за узкие рамки внутренних дискуссий о тонкостях классификации документов и  обсуждения причин того, почему корпорации часто не уделяют должного внимания и не выделяют достаточных средств на управление документами.

Бассам Заркаут (Bassam Zarkout)

Источник: блог RSD
http://blogs.rsd.com/corporate/2009/06/index.html

суббота, 6 июня 2009 г.

Изменения в Федеральном законе «О библиотечном деле»

Опубликован Федеральный закон от 3 июня 2009 года № 119-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле»», который вносит в упомянутый закон от 29 декабря 1994 года № 78-ФЗ ряд существенных поправок и дополнений.

Во-первых, добавлены определения таких понятий, как «библиотечный фонд», «национальный библиотечный фонд» и «книжные памятники»:
Библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения;

Национальный библиотечный фонд - часть библиотечного фонда, имеющая особое историческое, научное, культурное значение, предназначенная для постоянного хранения и общественного использования и являющаяся культурным достоянием народов Российской Федерации;

Книжные памятники - рукописные книги или печатные издания, которые обладают выдающейся духовной, материальной ценностью, имеют особое историческое, научное, культурное значение и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования.;
Статья 12 дополнена пунктом 6 следующего содержания:
6. Библиотеки обеспечивают учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Интересно, что раньше к архивному фонду закон относил рукописные материалы (см. ст.16 прежней редакции), а теперь – документы.

Введена целая статья о книжных памятниках:
Статья 16.1. Книжные памятники

1. Книжные памятники являются особо ценной частью национального библиотечного фонда.

Книжные памятники подразделяются на единичные книжные памятники и книжные памятники - коллекции, которые являются совокупностью документов, приобретающих свойства книжного памятника только при их соединении вместе в силу своего происхождения, видового родства либо по иным признакам.

2. Книжные памятники подлежат регистрации в реестре книжных памятников.
Порядок отнесения документов к книжным памятникам, порядок регистрации книжных памятников в реестре книжных памятников, порядок ведения реестра книжных памятников устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Достаточно заметно переработан и ряд других статей закона.

Первоисточник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons4000/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=88290

пятница, 5 июня 2009 г.

Международная ассоциация ARMA International разработала «Общепринятые принципы делопроизводства» GARP

В апреле 2009 года международная ассоциация специалистов в области управления документами ARMA International опубликовала свод «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principals, GARP), который, как она надеется, внедряющие программы управления информацией организации смогут использовать в качестве идейной основы.

Данные принципы были разработаны на основе относящегося к управлению информацией законодательства, объединенного опыта членов рабочей группы, соответствующих стандартов Международной организации по стандартизации ISO, ассоциации ARMA International и Американского института стандартов ANSI, с учётом рекомендаций более чем 11 тысяч профессионалов-практиков, являющихся членами ARMA International, а также прецедентного права.

В качестве основных побудительных причин для разработки принципов ARMA называет взрывное нарастание объёмов доступной информации и необходимость правильно этой информацией управлять. ARMA отмечает, что коммерческие организации начинают осознавать, что улучшение управления информацией способствует повышению экономической эффективности и сокращению расходов. В результате передовая практика делопроизводства и соответствующие навыки стали необходимы не только специалистам по управлению документами, но и всем работникам.

В число восьми «общепринятых принципов делопроизводства» входят:
  • Подотчетность;

  • Обеспечение целостности и аутентичности информации и документов;

  • Защита информации и документов;

  • Соблюдение требований законодательства и иных обязательных требований;

  • Обеспечение возможности своевременного и эффективного доступа к информации;

  • Сохранение документов и информации в течение установленных сроков хранения;

  • Соответствующее требованиям и защищённое уничтожение либо передача на архивное хранение документов с истекшими сроками хранения;

  • Прозрачность процессов и действий.
Свод принципов (в формате PDF, на английском языке) можно скачать с сайта ассоциации по адресу: http://www.arma.org/garp/garp.pdf .

Для того, чтобы сформулировать эти принципы, первоначально была создана рабочая группа, представлявшая собой междисциплинарный коллектив специалистов-практиков. В обсуждении проект принципов приняли участие как члены ARMA International, так и другие заинтересованные лица и организации. Они прислали замечания, которые были рассмотрены рабочей группой. Эта же рабочая группа будет и далее отслеживать изменения в законодательстве и правоприменительной практике, и, по мере необходимости, будет предлагать изменения и поправки в принципы. «Общепринятые принципы делопроизводства» были утверждены советом директоров ARMA International.

Источник: "Storage and Destruction Business"
http://www.sdbmagazine.com/news/news.asp?ID=8920

четверг, 4 июня 2009 г.

Встреча Технического комитета TC46 Международной организации по стандартизации в Найроби, Кения

В мае каждого года Технический комитет по информации и документации TC46 Международной организации по стандартизации (ИСО) проводит свои пленарные заседания. В дополнение к общей встрече членов технического комитета, отдельные заседания также проводят подкомитеты - SC4 (взаимодействие/интероперабельность), SC8 (статистика и показатели эффективности), SC9 (идентификаторы) и SC11 (управление документами). NISO (National Information Standards Organization - Национальная организации по информационным стандартам, представляющая США в данном техническом комитете – Н.Х.) координирует формирование американской делегации для участия как в пленарных заседаниях, так и в деятельности различных рабочих групп, которые проводят свои встречи в течение недели.

В этом году встреча Технического комитета проводилась в г. Найроби, Кения, и её организовало Кенийское Бюро Стандартов (KEBS). Из-за трудностей поездки в Кению, а также из-за связанных с этим расходов – в условиях сегодняшних жестких бюджетных ограничений, количество участников оказалось относительно небольшим по сравнению с предыдущими годами. Встреча, тем не менее, оказалась продуктивной.

Франсуаза Пелле, председатель TC46 ИСО

Это был первый год деятельности комитета, общее управление которым осуществляет французская организация по стандартизации AFNOR,  под новым руководством. AFNOR назначил Франсуазу Пелле (Françoise Pellé) Председателем комитета, а  Катель Гоген (Katell Gueguen) - его новым секретарем. Франсуаза Пелле - директор Международного центра ISSN, она уже давно является активным лидером нашего общества в работе над международными стандартами. Катель Гоген является менеджером проекта по стандартизации в AFNOR, и имеет образование и опыт в области библиотечного дела.

Помимо прочего, TC 46 отвечает за разработку международных стандартов для идентификационных кодов стран и языков, которые очень важны для отраслей экономики и для государственной деятельности. Одно из важных направлений развития связано с совместной работой  комитета ТC37 (терминология) и ТC 46 над кодами языков, которые устанавливаются  стандартом ISO 639. Технический комитет TC37 планирует трансформировать и /или объединения всех части стандарта ISO 639 в единую стандартную базу данных – под своим руководством. Комитет ТC46  попросил своих членов назначить экспертов для участия в деятельности существующей в рамках TC37 рабочей группы, и для оценки уже проделанной этой группой работы. Технический комитет ТC46 также провел работу по пересмотру стандарта ISO 11799, который определяет характеристики хранилищ общего назначения, используемых для долговременного хранения архивных и библиотечных материалов.

Если, скажем, подкомитеты  SC 4 и SC 8 за неделю пленарных заседаний в Найроби не собирались ни разу, то подкомитеты SC9 и SC 11 провели как встречи рабочих групп, так и собственные пленарные заседания. Наиболее активным был подкомитет SC11, который, помимо пленарного заседания, провел семь встреч рабочих групп, по направлениям:
  • Метаданные документов,
  • Обеспечение сохранности электронных документов;
  • Системы менеджмента документов;
  • Оцифровка документов;
  • Оценка рисков, и
  • Конверсия и миграция.
Для участников встречи была организована культурная программа

Подкомитет SC9, за организационную сторону деятельности которого отвечают  NISO и ANSI (Американский национальный институт стандартов), провел, помимо пленарного заседания,  две встречи групп по интероперабельности идентификаторов и по разработке Международного стандарта идентификатора стороны ISNI (International Standard Name Identifier - 16-значного цифровой код, однозначно идентифицирующий физическое, юридическое или даже вымышленное лицо, участвующее в процессе создания и распространения медиа-контента – Н.Х.). Группа по интероперабельности начала новый специальный проект по установлению семантического соответствия метаданных, связанных с различными идентификаторами (ISBN, ISSN, ISMN, ISTC, DOI, ISNI, и т.д.) Цель этой работы заключается в разработке единой взаимосвязанной схемы, которую создатели, распространители и продавцы контента, а также  библиотеки могут использовать для идентификации различных аспектов и воплощений рыночной деятельности, и для установления связей между ними. Имеется также целый ряд проектов, которые в конце этой осени собираются проходить баллотировку на получение статуса «проекта международного стандарта» (Draft International Standard), поскольку практически решен ряд правовых и политических вопросов, касающихся регистрационных органов.

Следующее заседание TC46 пройдёт 17-21 мая 2010 года в Корее, по приглашению, корейского национального органа по стандартизации KATS. Организационными вопросами займётся, с помощью своих корейских коллег, Сэм О (Sam Oh), председатель подкомитета SC9 и профессор информационных наук университета Sungkyunkwan.

Источник: сайт NISO
http://www.niso.org/publications/newsline/2009/newslinejune2009.html#report3
http://www.flickr.com/photos/future15/page35/  (Фото)

среда, 3 июня 2009 г.

США: Сайт Data.gov откроет беспрецедентные возможности доступа к государственной информации

Административно-бюджетное управление Белого Дома (Office of Management and Budget, OMB) открыло Data.gov – сайт, предназначенный для предоставления «нефильтрованного» доступа к потокам государственных данных в машиночитаемых форматах.


По словам Директора OMB Питера Орсага (Peter Orszag), «Сайт Data.gov сделает более открытой деятельность правительства за счет доступности на одном веб-сайте экономической, медицинской, экологической и иной государственной информации. Общественность получает доступ к необработанным данным,  которые она сможет, при желании, инновационным образом трансформировать. Data.gov станет «единым окном» для бесплатного доступа к данным, создаваемым всеми федеральными ведомствами. По мере своего развития, данный сайт предоставит американскому народу возможность находить, использовать и преобразовывать созданные и сохраняемые государством данные, в результате чего, как мы надеемся, заработает канал «обратной связи» с гражданами и будут возникать новые идеи».

Как правило, федеральные данные хранятся на различных сайтах и в различных форматах, что затрудняет их поиск, и в ещё большей степени – доступ к ним. Сайт Data.gov отличается наличием каталогов, снабженных средствами поиска; на данный момент доступны 46 баз первичных данных и 27 инструментов для работы с информацией. Каталог инструментов содержит ссылки на сайты, на которых можно найти средства и виждеты для переработки данных (data mining). Поиск баз данных и инструментов можно вести по категориям, по ведомствам, по ключевым словам и / или форматам данных.

Создание сайта Data.gov является частью инициативы «Открытое государство» (Open Government) президента Барака Обамы.

Источник: Вашингтонское политическое обозрение за июнь 2009 года, подготовленное  международной ассоциацией ARMA International
http://www.arma.org/news/policybrief/index.cfm?BriefID=3629&Type=W

Германия: Опубликована краткая энциклопедия по долговременному архивному хранению электронных документов

В июне 2009 года в рамках "библиотечного" проекта NESTOR (Network of Expertise in Long-Term Storage of Digital Resources - Сеть обмена опытом в области долговременного хранения электронных ресурсов) опубликована новая, вторая версия "Краткой энциклопедии по долговременному архивному хранению электронных документов" ("nestor Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung", на немецком языке).

Энциклопедия содержит следующие разделы:
  • Текущее положение дел
  • Концепция обеспечения долговременной сохранности электронных объектов
  • Базовая модель открытой архивной информационной системы (OAIS)
  • Надежность электронных архивов при длительном хранении
  • Стандарты метаданных, используемые при обеспечении долговременной сохранности электронных документов
  • Форматы
  • Стратегии обеспечения долговременной сохранности
  • Доступ
  • Оборудование
  • Организация хранения
  • Технические потоки процессов (workflow)
  • Инструменты
  • Бизнес-модель
  • Организационные вопросы
  • Правовые вопросы
  • Процедуры для отдельных типов объектов
  • Примеры из практики
  • Обучение по специализации «обеспечение долговременной сохранности электронных объектов»
616-страничную энциклопедию (объёмом 8 Мб) можно свободно скачать по адресу:
http://nestor.sub.uni-goettingen.de/handbuch/nestor-handbuch.pdf

Источник: Сайт проекта NESTOR
http://nestor.sub.uni-goettingen.de/handbuch/index.php?lang=en