Международная ассоциация ARMA International разработала «Общепринятые принципы делопроизводства» GARP

В апреле 2009 года международная ассоциация специалистов в области управления документами ARMA International опубликовала свод «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principals, GARP), который, как она надеется, внедряющие программы управления информацией организации смогут использовать в качестве идейной основы.

Данные принципы были разработаны на основе относящегося к управлению информацией законодательства, объединенного опыта членов рабочей группы, соответствующих стандартов Международной организации по стандартизации ISO, ассоциации ARMA International и Американского института стандартов ANSI, с учётом рекомендаций более чем 11 тысяч профессионалов-практиков, являющихся членами ARMA International, а также прецедентного права.

В качестве основных побудительных причин для разработки принципов ARMA называет взрывное нарастание объёмов доступной информации и необходимость правильно этой информацией управлять. ARMA отмечает, что коммерческие организации начинают осознавать, что улучшение управления информацией способствует повышению экономической эффективности и сокращению расходов. В результате передовая практика делопроизводства и соответствующие навыки стали необходимы не только специалистам по управлению документами, но и всем работникам.

В число восьми «общепринятых принципов делопроизводства» входят:

• Подотчетность;
  
  
• Обеспечение целостности и аутентичности информации и документов;
  
  
• Защита информации и документов;
  
  
• Соблюдение требований законодательства и иных обязательных требований;
  
  
• Обеспечение возможности своевременного и эффективного доступа к информации;
  
  
• Сохранение документов и информации в течение установленных сроков хранения;
  
  
• Соответствующее требованиям и защищённое уничтожение либо передача на архивное хранение документов с истекшими сроками хранения;
  
  
• Прозрачность процессов и действий.

Свод принципов (в формате PDF, на английском языке) можно скачать с сайта ассоциации по адресу: http://www.arma.org/garp/garp.pdf .

Для того, чтобы сформулировать эти принципы, первоначально была создана рабочая группа, представлявшая собой междисциплинарный коллектив специалистов-практиков. В обсуждении проект принципов приняли участие как члены ARMA International, так и другие заинтересованные лица и организации. Они прислали замечания, которые были рассмотрены рабочей группой. Эта же рабочая группа будет и далее отслеживать изменения в законодательстве и правоприменительной практике, и, по мере необходимости, будет предлагать изменения и поправки в принципы. «Общепринятые принципы делопроизводства» были утверждены советом директоров ARMA International.

Источник: "Storage and Destruction Business"
http://www.sdbmagazine.com/news/news.asp?ID=8920