Германия: Федеральный архив провёл форум, посвященный электронным архивам

13 мая 2009 года в здании Федерального архива в Кобленце прошёл информационный форум «Взгляд за кулисы - Электронный архив рассказывает о себе». На форум были приглашены около 120 представителей федеральных органов и учреждений, а также архивисты из различных федеральных земель и муниципалитетов.

Электронный архив Федерального архива Германии был введен в промышленную эксплуатацию в конце 2008 года. В связи с этим, в сотрудничестве с группой, работающей по проекту создания электронного архива,  были представлены технология и процедуры по проведению экспертизы ценности и принятию электронных документов на архивное хранение.

Традиционно на утренней части форума доминировали тематические вводные лекции:

Д-р Михаэль Холлман (Michael Hollmann) в своей лекции «Электронный промежуточный архив Федеральных архивов Германии как общая служба в федеральном делопроизводстве» дал представление о том, по какому пути в будущем может пойти развитие предложенного Федеральными архивами подхода к принятию на хранение и обеспечению сохранности электронных документов. Затем Карстен Хут (Karsten Huth) и Катрин Шрёдер (Kathrin Schroeder) рассказали о технических требованиях к приёму электронных документов и к техническим решениям.

Обе презентации доступны для скачивания по адресам:
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/01_hollmann__digzwarch_2009-05-13.pdf
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/02_huth_schroeder_2009-05.pdf 

Клаудия Фёлькель (Claudia Völkel) в своем выступлении в первую очередь отметила руководство «Отбор электронных документов и их архивирование в Федеральном архиве» (Aussonderung digitaler Unterlagen und deren Archivierung im Bundesarchiv). В данном руководстве описаны все организационно-технические и технологические мероприятия, выполняемые, начиная от момента первого контакта с учреждениями-источниками комплектования, и до окончательного подтверждения приёма документов Федеральным архивом.

Данное руководство (на немецком языке) можно скачать по адресу: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/behoerdenleitfaden-v1.0-2009-05-08-internet.pdf 

Вторая часть форума проходила в «свободном» формате. У участников была возможность на четырех стендах обсудить с разработчиками и архивистами интересующие их вопросы, связанные с проектом электронного архива.

На стендах был показан весь процесс передачи электронных документов на архивное хранение, и продемонстрированы основные технологии, - в частности, «Стандартная модель архивации» (Standard-Archivierungs-Modell, SAM). Кроме того, было проведено моделирование процесса подготовки документов к сдаче в архив,  а также показано, как сотрудники Федерального архива, в соответствии со своими обязанностями, будут вести поиск по электронным документам.

В центре внимания участников мероприятия были в основном организационно-технические вопросы, такие, как обеспечение постоянной сохранности электронных документов, а также организация доступа федеральных органов к хранящимся в архиве документам.

Источник:  Сайт Федеральных архивов Германии
http://www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung/01716/index.html