четверг, 31 октября 2019 г.

Машинное обучение, архивы и специальные коллекции: Высокоуровневая точка зрения, часть 2


(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2019/10/1_30.html )

Важно отметить, что когда речь идёт об инвестициях в технологии машинного обучения, то эти инвестиции могут принимать несколько форм. Есть инвестиции в программное обеспечение и в вычислительные алгоритмы, лежащие в его основе. Крайне важны инвестиции в обучающие данные: это те данные, которые можно использовать для обучения и проверки моделей машинного обучения; как правило, это большие наборы вариантов, оцененных лучшими специалистами-людьми - например, рентгеновские снимки с комментариями относительно наличия опухолей; описания содержания фотографий; фотографии лиц вместе с именами людей. Формирование таких наборов обучающих данных может быть очень сложным делом, и часто включает в себя перепрофилирование других данных - например, фотографий и имен, собранных в процессе выдачи государственными органами водительских прав или паспортов. Сектор сохранения культурно-историческое памяти должен очень тщательно продумать, какие существуют наборы данных, которые можно было бы аналогичным образом перепрофилировать или адаптировать (возможно, с использованием краудсорсинга т.е. привлечения волонтёров – Н.Х.) для своих собственных целей в плане машинного обучения.

Одной из больших и в значительной степени неисследованных проблем, стоящих перед учреждениями культурной памяти - это определение того, до какой степени выгодно «подстраивать» или специально проводить машинное обучение для отдельных коллекций – например, с целью распознавания почерка отдельного человека, в отличие от распознавания характерного почерка викторианской эпохи в целом; или для идентификации членов конкретной семьи на снимках в составе коллекции фотографий. Создание такого рода обучающих наборов будет дорогостоящим, и критически важным станет нахождение правильного компромисса между затратами и эффективностью рабочих процессов.

В ближайшие несколько десятилетий технологии машинного обучения в учреждениях культурной памяти будет иметь смысл использовать лишь применительно к уже переведенным в цифровую форму материалам. Коллекции нужно будет либо оцифровывать, либо изначально создавать в цифровой форме, чтобы они были доступны как цифровые материалы. Это очень важный аспект, поскольку он ограничивает возможности применения данных технологий в связи с тем, что в некоторых учреждениях не так уж много материалов являются цифровыми. В то же время следует иметь в виду, что всё чаще новые материалы, поступающие на хранение в архивы и специальные коллекции, попадают туда в цифровом виде. Однако я не верю в возможность увидеть в скором времени в наших физических коллекциях бродящих по ним роботов-ученых / архивистов / кураторов, которые отбирают, исследуют и анализируют материалы.

Взглянем на препятствия на пути распространения беспилотных транспортных средств: хотя их применение позволит сэкономить деньги, в настоящее время затраты на водителей-людей «встроены» в экономику. Чтобы оправдать подобную экономию, необходимо убедительно доказать, что эти автономные транспортные средства значительно безопаснее, чем транспорт, управляемый водителями-людьми.

По контрасту, текущее положение дел с доступом к коллекциям является плохим из-за нехватки ресурсов для найма людей; и когда для улучшения доступности используется машинное обучение, риск ошибок обычно низок по сравнению с существующей практикой. Подумайте о специальной коллекции, содержащей множество фотографий людей. В этих условиях внедрение распознавания лиц обычно связано с низким уровнем риска. Чаще всего научно-справочный аппарат по представленным на снимках людям отсутствует, поэтому даже умеренно хорошее распознавание станет существенным улучшением. Кроме того, цена ошибки невелика: неспособность идентифицировать человека на фотографии не создаст угрозы для национальной безопасности, а ложная идентификация не приведет к аресту и допросу невинного человека, или к чему-нибудь похуже. Действительно, самой большой проблемой для кураторов коллекций, проиндексированных с использованием неидеального программного обеспечения для распознавания лиц, будет заставить благодарных пользователей осознать, что программное обеспечение на самом деле несовершенно, принять возможность неидентификации и неверной идентификации, а также понять, в каких ситуациях чаще всего возможны ошибки.

Позвольте мне в заключение остановиться на трёх моментах. Во-первых, для дальнейшего прогресса критически-важное значение будут иметь рабочие процессы, а также соответствующая организация и структурирование данных. Сегодня во многих приложениях машинного обучения и анализа подавляющее большинство времени тратится на сбор и очистку данных и на отладку рабочих процессов, - а не на собственно работу по машинному обучению. Сохраняющие культурно-историческую память учреждения также столкнутся с этими проблемами, которые способны серьезно ограничить прогресс. Кроме того, машинное обучение в ряде случаев требует больших вычислительных ресурсов и, соответственно, как обучение, так и последующее использование таких решений являются дорогостоящими.

Во-вторых, улучшение доступности приведет к многочисленным спорам по поводу защиты персональных данных, а также о наилучшей практике. Здесь движущей силой станет распознавание лиц. Обратите внимание на опыт многих университетов, которые оцифровали свои старые ежегодники. Эти материалы могут использоваться для формирования баз данных, применяемых для обучения алгоритмов распознавания лиц в другом контексте (поскольку они содержат подписанные фотографии). Когда такие материалы индексируются и становятся более удобными для поиска, на свет порой выплывают неприятные и неуместные фотографии, на которых изображены люди, которые, возможно, много лет спустя стали публичными фигурами. Уместность применения индексации на основе распознавания лиц в ближайшие годы будет предметом серьезных дискуссий; уже сегодня эта проблема очень актуальна в контексте социальных сетей, и она будет становиться всё более актуальной для архивов и специальных коллекций.

Наконец, рассмотрим еще один сценарий применения машинного обучения в учреждениях памяти, который позволяет повторно использовать плоды инвестиций в машинное обучение в сфере разведки, правоприменения и криминалистики. Все чаще и чаще при передаче на хранение «личных документов» материалы, главным образом, зафиксированы на разнообразных цифровых устройствах хранения данных - ноутбуках, внешних жёстких диски и т.п. Общераспространенной реакцией на такие поступления (помимо перезаписи битов на современные носители) является отчаяние: курирующий коллекции персонал просто не успевает оценивать и описывать эти материалы. Представьте себе приложение на основе технологий машинного обучения, способное выполнить, по крайней мере, первоначальный отбор и классификацию этих цифровых материалов. Я считаю, что в ближайшие несколько лет это может стать реальностью.

Этот вариант применения служит типичным примером того, что я вижу как возможную отдачу от приложений машинного обучения в краткосрочной перспективе, в той степени, в какой учреждения памяти способны развить навыки и рабочие процессы для их применения: в этом случае существенно повысится способность обрабатывать и предоставлять доступ к цифровым коллекциям, которая исторически была сильно ограничена ввиду нехватки квалифицированных специалистов-людей. Однако это будет происходить за счёт согласия на качество и степень согласованности, часто уступающие тем, которые способны обеспечить специалисты-люди (когда они есть).

Я благодарен Сесилии Престон (Cecilia Preston), Мэри Ли Кеннеди (Mary Lee Kennedy), Джоан Липпинкотт (Joan Lippincott) и Дайане Гольденберг-Харт (Diane Goldenberg-Hart) за полезные замечания на проект этой статьи.

Клиффорд Линч (Clifford A. Lynch)

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/10/02/machine-learning-archives-and-special-collections-a-high-level-view/

ИСО: Завершается работа над стандартом ISO 22095 терминологии и моделей для непрерывной цепочки ответственного хранения (chain of custody)


Как информирует сайт Международной организации по стандартизации, завершается работа над проектом международного стандарта ISO/DIS 22095 «Цепочка ответственного хранения – Общая терминология и модели» (Chain of custody - General terminology and models), объёмом 34 страницы основного текста, см. https://www.iso.org/standard/72532.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:72532:en , который подготовлен техническим комитетом ИСО PC 308.

Сам по себе англоязычный термин «chain of custody» довольно сложен для перевода на русский язык. В зависимости от контекста он может трактоваться как непрерывная последовательность владельцев/ответственных хранителей или как история ответственного хранения (т.е. документация) – см., например, мои посты https://rusrim.blogspot.com/2014/05/blog-post_31.html и https://rusrim.blogspot.com/2018/11/iso-21043.html .

Новый стандарт ориентирован на использование в сфере цепочек поставок, и в нём дано следующее определение:
3.1.1 Цепочка ответственного хранения (Chain of Custody) – процесс, посредством которого исходные материалы (inputs), продукция (outputs) и ассоциированная с ними информация передаются, мониторятся и контролируются по мере их движения через каждый этап соответствующей цепочки поставок.
Данный стандарт может представлять определенный интерес для архивистов и специалистов по управлению документами, поскольку в нашей профессии обеспечение непрерывной последовательности ответственного хранения и точное знание происхождения материалов играют ключевую роль в обеспечении аутентичности документов и доверия к ним. Возможно, мы сможем кое-что позаимствовать из опыта специалистов, занимающихся цепочками поставок и решающих принципиально ту же задачу, но в отношении товаров.

Уже на уровне определения ставится важный вопрос: является ли цепочка ответственного хранения пассивным знанием (в этом случае её можно определить как документацию), или же подразумевает активные действия, способствующие в конечном итоге доверию к происхождению документов, продуктов и т.д. (и тогда, действительно, можно говорить о процессе)?

Во вводной части стандарта отмечается:
«Всё большее значение приобретает понимание происхождения исходных материалов, компонентов продукта, конечных продуктов и условий, при которых они производятся. Производители желают показать своё соответствие требованиям, касающихся здоровья и безопасности, а также экологическим, социальных требованиями и требованиями к качеству, в то время как потребители и другие конечные пользователи должны иметь возможность доверять заявлениям, касающимся этих продуктов. Здесь основными движущими силами являются государственные политики, потребности потребителей и деловые потребности.

Компании, непосредственно вовлечённые в цепочку ответственного хранения (например, производители, трейдеры, поставщики логистических и транспортных услуг, предприятия розничной торговли), а также те, кто инвестирует в такие компании (например, финансовые учреждения, правительства), нуждаются в прозрачности для понимания и управления рисками, для обеспечения качества и для содействия внедрению надежной системы цепочки доверенного хранения.

Системы цепочки доверенного хранения стали неотъемлемым элементом многих различных приложений, таких, как схемы сертификации безопасности пищевых продуктов, устойчивое сельское хозяйство, лесное хозяйстве, аквакультура и рыболовство, социальное обеспечение, производство, строительство и добыча полезных ископаемых. Они способствуют обмену информацией, касающейся продукта и/или условий его производства, между различными организациями, вовлечёнными в цепочке ответственного хранения, такими, как поставщики материалов и ингредиентов, переработчики, подрядчики, транспортные компании, (частные) владельцы схем, финансовые учреждения, компании по утилизации и переоснащению, государственные организации и потребители или иные конечные пользователи.

Хотя эти многочисленные системы различаются по объему и используемой терминологии, относящейся к конкретной отрасли и к конкретным потребностям продукта, и могут также расходиться в части семантики и представления, - они решают одни и те же проблемы и основаны на одном и том же наборе моделей цепочки ответственного хранения. Умножение систем и определений вызывает ненужную путаницу, сложность и непоследовательность, а также снижает степень доверия к информации (например, к соответствующим заверениям) и увеличивает затраты для организаций, вовлеченных в цепочку ответственного хранения. Эти сложности и связанные с этим расходы могут стать препятствием для доступа к рынку, особенно для небольших компаний и развивающихся стран.

Целью настоящего документа является предоставление однозначных определений различных моделей цепочки ответственного хранения и соответствующих требований, не зависящие от секторов, материалов, продуктов и рассматриваемых проблем. Эти требования применимы к любой организации, работающей на любом этапе цепочки поставок. Модели цепочки ответственного хранения также называются «методами» или «концепциями». В настоящем документе используется термин «модели цепочки ответственного хранения» (Chain of Custody models). Этот адресованный многочисленным секторам и глобально применимый документ ИСО будет служить отправной точкой для существующих и будущих стандартов цепочки ответственного хранения.

Поскольку каждая модель цепочки ответственного хранения предусматривает различный уровень физического присутствия конкретного свойства в конечных продуктах, настоящий документ предлагает общие рекомендации по применению конкретных моделей цепочки ответственного хранения, включая первоначальное руководство по обстоятельствам, при которых каждая из моделей цепочки поставок может быть уместной.

Этот документ не вводит и не рекомендует систему менеджмента. Пользователи могут ссылаться на настоящий документ, четко указав, какие модели цепочки ответственного хранения, описанные в настоящем документе, используются в качестве основы в их системах цепочки ответственного хранения.»
Область определения стандарта описана следующим образом:
Настоящий документ определяет концепцию цепочки ответственного хранения, обеспечивая:
  • последовательный типовой подход к разработке, внедрению и управлению цепочками ответственного хранения;

  • согласованную терминологию;

  • требования к различным моделям цепочки ответственного хранения;

  • общее руководство по применению конкретных моделей цепочки ответственного хранения, включая первоначальное руководство по обстоятельствам, при которых каждая из моделей цепочки поставок может быть уместной;
Настоящий документ применим к любым материалам и продуктам.

Настоящий документ может использоваться любой организацией, действующей на любом этапе цепочки поставок, а также разрабатывающими стандарты организациями, в качестве исходной точки при разработке конкретных стандартов для цепочки ответственного хранения.

Хотя применение настоящего документа может способствовать прозрачности в отношении надёжности конкретных заверений (claims), касающихся материалов или продуктов, он не предназначен для самостоятельного использования с целью выпуска или проверки таких заверений.

Настоящий документ не применим в отношении услуг как конечного результата.

Примечание: Настоящий документ сам по себе не может обеспечить поддержку заверений, касающиеся материалов или продуктов организации. Это могло бы ввести в заблуждение, особенно потребителей, других конечных пользователей и пользователей этого документа, поскольку само по себе существование системы цепочки ответственного хранения не определяет характеристики или условия, при которых производятся материалы или продукты. Настоящий документ содержит требования и рекомендации по этому вопросу.
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Проектирование цепочки ответственного хранения
5. Модели цепочки ответственного хранения
6. Общие требования к организациями, участвующим в цепочке ответственного хранения
Приложения
Библиография
Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/72532.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:72532:en

среда, 30 октября 2019 г.

Машинное обучение, архивы и специальные коллекции: Высокоуровневая точка зрения, часть 1


Данная статья исполнительного директора Коалиции сетевой информации (Coalition for Networked Information, CNI, https://www.cni.org/ ) и пионера исследований в области искусственного интеллекта и цифровой информации в учреждениях культуры (главным образом в библиотеках) Клиффорда Линча (Clifford A. Lynch – на фото, о нём см. также https://www.cni.org/about-cni/staff/clifford-a-lynch ) была опубликована 2 октября 2019 года на блоге Международного совета архивов ( https://blog-ica.org/ ).
От редакции блога: Данная статья впервые была опубликована в № 38 бюллетеня Международного совета архивов (МСА) Flash за сентябрь 2019 года. Чтобы подробнее ознакомиться с материалами данного номера, посвящённого искусственному интеллекту в связи с архивным делом, члены МСА могут воспользоваться ссылкой https://www.ica.org/en/member/login?destination=node/18294 (или прямой ссылкой https://ica.us13.list-manage.com/... ). Если Вы не состоите в членах МСА, то можете вы можете воспользоваться ссылкой https://www.ica.org/en/join-international-council-archives , чтобы присоединиться к нам.
Сейчас делаются экстравагантные прогнозы в отношении того, что в популярных средствах массовой информации называют «искусственным интеллектом» (ИИ). Утверждают, что он станет причиной ликвидации миллионов рабочих мест; приведёт к широкому распространению беспилотных автомобилей; возьмёт на себя медицинскую диагностику и назначение лечения, а также принятие решений в ходе деловой деятельности и государственного управления. Создаётся ощущение, что ИИ каким-то образом – каким именно, пока чётко никто сказать не может - преобразует деятельность, связанную с созданием и управлением знаниями, а также деятельность организаций, занимающихся сохранением культурно-исторической памяти. Данная краткая статья является попыткой дать определенное разумно здравое и конкретное представление о соответствующих изменениях, которые реально могут произойти в течение следующего десятилетия (не вдаваясь при этом в технические подробности), и о том, что эти изменения могут означать для практической работы архивов и специальных коллекций, и, более широко, для учреждений, сохраняющих культурную память.

Исполнительный директор Коалиции сетевой информации (Coalition for Networked Information, CNI) д-р Клиффорд Линч (Dr Clifford A. Lynch) на конференции Jisc/CNI  2018 года (Фото: Jisc)

В последние годы были достигнуты замечательные успехи, в первую очередь, на достаточно специфическом и ограниченном направлении машинного обучения (machine learning). Говоря попросту, в машинном обучении используются наборы примеров для того, чтобы обучить программное обеспечение распознавать типовые ситуации и действовать в соответствии с этим. Например, использование этого подхода позволило компьютерной программе стать мировым чемпионом в игре «Го», которую большинство считает гораздо более сложной, чем шахматы; а также дало компьютерам возможность научиться блестяще действовать в различных видеоиграх. В настоящее время программное обеспечение не уступает человеку при анализе различных видов медицинских изображений с целью выявления определённых заболеваний. Многие из предсказанных и наиболее ожидаемых революционных решений объединяют в себе машинное обучение с различными формами робототехники и «компьютерного зрения» (реально подразумевающего применение широкого набора датчиков изображения и иных датчиков окружающей среды), особенно в таких приложениях, как беспилотные автономные автомобили, грузовики, корабли, дроны и военная техника.

Есть три побудительные причины для внедрения машинного обучения: снижение затрат за счет исключения людей (автономные транспортные средства), преодоление ограничений, связанных с возможностями человека (игры) и совершение действий, которые сегодня невозможны в желаемых масштабах с приемлемыми затратами (например, повсеместная слежка). Последняя из названных причин также открывает возможности для организаций, занимающихся охранением культурно-исторической памяти.

Мой комментарий: Я бы, со своей стороны, назвала их «возможностями для получения отдачи» и ранжировала бы, в порядке уменьшения величины отдачи, следующим образом:
  • Освоение совершенно новых и очень «лакомых» или абсолютно необходимых видов деятельности, которые невозможны без подобных технологий – в этом случае соответствующие затраты являются просто ценой вхождения в сферу деятельности; и привычные критерии типа TCO (полной стоимости владения) особого смысла не имеют;

  • Возможность для коммерческих предприятий заметно повысить прибыль от существующих видов деятельности;

  • Достижение намного большей эффективности, масштабной экономии и/или снижения риска в существующих видах деятельности;

  • Мелочная, часто сомнительная экономия и рационализация (аналог – экономия тонера при внедрении систем электронного документооборота).
С моей точки зрения, устранение человека самоцелью не является. Скорее наоборот – наиболее интересные перспективы, как мне кажется, будут у «гибридных» решений, позволяющие использовать сильные стороны как человека, так и машины, и взаимно-компенсировать их слабости и недостатки.

Среди приложений, имеющих непосредственное отношений к деятельности учреждений памяти, для которых внедрение машинного обучения привело к прорывам, можно назвать перевод с одного языка на другой; перевод печатного или рукописного текста в полностью распознанное машиночитаемое представление (его иногда называют (по традиции – Н.Х.) «оптическим распознаванием символов»); преобразование речи в текст; классификация изображений по их содержанию (например, выделение всех изображений, на которых есть собаки; или же перечисление всех объектов, которое программное обеспечение может распознать в изображении); и, как особый важный частный случай идентификации образов, распознавание лица человека.

Прогресс во всех этих областях подстёгивается и направляется государственным и/или коммерческим секторами, которые бесконечно лучше обеспечены финансовыми ресурсами, чем сфера сохранения культурно-исторической памяти. Например, многие национальные государства и крупные корпорации очень сильно заинтересованы в развитии технологии распознавании лиц. Ключевой стратегией для сектора сохранения культурно-исторической памяти будет использование этих достижений, адаптация и приспособление технологий для собственных нужд.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/10/2_31.html )

Клиффорд Линч (Clifford A. Lynch)

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/10/02/machine-learning-archives-and-special-collections-a-high-level-view/

Совет по архивному делу: О судьбе перечней документов с указанием сроков хранения


8 октября 2019 года на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в докладе «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумов подробно остановился на судьбе перечней с указанием сроков хранения.

Он сообщил, что прошел общественное обсуждение и независимую антикоррупционную экспертизу и готовится для направления в Минюст России на государственную регистрацию проект нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также инструкция по его применению.

Главная задача, которую в этой работе ставит перед собой Росархив – это «создание нормативного документа, отвечающего современным реалиям, как по составу документов, их систематизации, так и по срокам хранения. Новый перечень оптимизирует состав документов постоянного срока хранения, сокращает сроки временного хранения целого ряда документов, что, в конечном итоге, позволит снизить расходы бюджетов всех уровней и затрат организаций на содержание архивов».

Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях».

По мнению Росархива, создание реестра как единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов позволит решить проблему обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, осуществить оптимизацию, а в перспективе – унификацию состава документов органов власти, облегчить работу по созданию номенклатур дел, ведомственных перечней и проведению экспертизы ценности документов.

Росархив считает, что, не вступая в противоречие с существующей системой экспертизы ценности документов, реестр помог бы перейти от согласования перечней к более эффективной процедуре согласования сроков хранения отдельных видов и разновидностей документов с последующим экспортом его в СЭД государственных органов.

По сути, реестр видов документов представляет собой ГИС федерального уровня и должен стать элементом информационной инфраструктуры РФ, реализующим государственную функцию Росархива (контроль за делопроизводством и мониторинг документообразования) и положений постановлений Правительства о формировании единого информационного пространства и поддержки принятия соответствующих управленческих решений.

В долгосрочной перспективе реестр может обеспечить предоставление данных для классификатора видов документов для информационных систем электронного документооборота и формирование единой базы электронных шаблонов документов межотраслевых и специальных систем документации.

Придание реестру нормативного характера позволит заменить Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и оптимизировать работу федеральных органов государственной власти по подготовке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

О.В.Наумов отметил, что многие регионы ставят перед Росархивом вопрос о разработке ведомственных перечней.
«В соответствии с архивным законодательством Росархив таким полномочием не наделен. Для активизации этой работы представляется правильным инициирование Росархивом поручения Правительства Российской Федерации федеральным министерствам и ведомствам, не имеющим таких перечней, (это, в первую очередь, Минздрав России, Минобразования России, Минтруд России, Минкультуры России) осуществить их подготовку на основе типового. В этом случае Росархив может оказать им необходимую методическую поддержку. Но поручение Правительства мы будем готовить после регистрации Минюстом России приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов.»
О.В.Наумов также рассказал, что после регистрации типового перечня в Минюсте России Росархив совместно с Центральным Банком РФ планируют возобновить работу над «Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», разработка которого была «заморожена» после отзыва в 2017 г. Банком России приказа об его утверждении в связи с поступившими от банковского сообщества возражениями в связи с неоправданно завышенными сроками хранения отдельных видов финансовых документов.

Мой комментарий: История этого перечня весьма поучительная и печальна. Боюсь, что к моменту начала его очередной доработки он опять серьезно устареет, и работу придется начинать заново.

О.В.Наумов коснулся и вопроса уточнения (увеличения или сокращения) сроков временного хранения отдельных документов Архивного фонда РФ в органах и организациях. В качестве примера такой работы, он рассказал о том, что на законодательном уровне решена обозначенная еще в докладе 2015 года проблема сокращения срока хранения документов по личному составу. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введена статья 22.1, согласно которой документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

При этом сохранен ранее установленный срок хранения (75 лет с момента прекращения службы) документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами отдельных видов государственной службы (это касается военной и приравненной к ней службы, правоохранительной службы).

Дальнейшую работу по оптимизации сроков хранения отдельных видов документов, в частности, похозяйственных книг и документов по приватизации жилищного фонда, научной, судебной и другой специфической документации, Росархив продолжит по результатам внедрения типового Перечня.

О.В.Наумов также упомянул проводящийся в настоящее время эксперимент по созданию ряда документов по личному составу (документов, связанных с трудовой деятельностью граждан) в электронном виде. Итоги указанного эксперимента после их оценки позволят рассмотреть вопрос об установлении новых сроков временного хранения документов по личному составу, созданных в электронном виде.

Мой комментарий: Нам нужен разумный и практичный подход к обновлению перечней, ориентированный на исполнение требований законодательства, защиту прав организаций и граждан и сохранение исторической памяти. Нам точно не нужны сроки хранения, «высосанные из пальца» людьми, не понимающими назначение и ценность этих документов. Пока что я вижу в этой сфере провал за провалом, и, если методы работы не будут кардинально пересмотрены, так будет продолжаться и дальше, всё более дискредитируя Росархив как регулятора в данной области.

Росархив, который не в состоянии на достойном уровне разработать даже отдельные перечни, теперь повышает ставки и замахивается на создание ГИС федерального уровня для контроля за делопроизводством и мониторинга документообразования… При этом мы пока что не видели концепции создания этой системы, а просто перенос в электронную среду бардака со сроками хранения может дать только один эффект – автоматизированный бардак.

Проблем со сроками хранения много, включая непонимание специалистами того, как устроены перечни и как их следует корректно применять. В первую очередь, как я считаю, нужно подготовить небольшой документ, объясняющий «для чайников», откуда берутся сроки хранения в перечнях, что они реально означают,  какой правовой статус имеют, и как пользоваться перечнями в сложных случаях, когда, например, организация действует в нескольких юрисдикциях или когда сроки хранения изменяются.

В бизнесе и в передовых государственных ведомствах существуют хорошо известные критерии экспертизы ценности документов, вытекающие из требований законодательства, практики деловой деятельности, судебных споров и расследований, так что нет ничего особо сложного в том, чтобы собрать и обобщить их на пользу всего архивно-документоведческого сообщества. Имеется и мировой опыт (включая стандарты), из которого есть что позаимствовать.

Я сократила бы число статей в перечнях в несколько раз, чтобы раз и навсегда покончить с безобразной практикой подбора срока по похожести названия вида документа. Статьи я сделала бы функциональными (часть статей уже сейчас такие) – в соответствии с выполняемыми документами функциями, вне зависимости от того, как они называются.

Везде, где это возможно, я давала бы ссылки на соответствующие нормы законодательства, что позволило бы пользователям самостоятельно выверять сроки хранения в условиях быстрых перемен в законодательстве.

Наконец, я бы отказалась от безнадёжных попыток единым махом пересматривать документы в 1000 статей. Такие документы просто непосильно глубоко проработать. Нужно вернуться к тому, с чего перечни начинались, и вести их обновление блоками по отдельными темам, статей на 10-20. Так действуют, скажем, Национальные Архивы США, а нам-то что мешает?

Стоило бы подумать о концепции типовых перечней. Я бы рекомендовала посмотреть на американскую систему, где довольно гармонично сочетаются типовые и ведомственные перечни, а также индивидуально устанавливаемые сроки хранения.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml

вторник, 29 октября 2019 г.

Подход к проектированию архивов в 21-м веке


Заметка специального советника Национальных Архивов Объединённых Арабских Эмиратов, бывшего руководителя Архивно-библиотечной службы Канады Иана Уилсона (Ian E. Wilson -  на фото) была опубликована 2 октября 2019 года на блоге Международного совета архивов ( https://blog-ica.org/ ).

«Проектирование архивов в 21-м веке» (Designing the Archives in the 21st Century) – прекрасная тема для ежегодной конференции Международного совета архивов (МСА) этого года. Она охватывает все аспекты архивной деятельности и ставит перед всеми учреждениями задачу взять на вооружение целостный, всеохватывающий подход к проектированию услуг, фондов, организационной структуры, штатного расписания, присутствия в Интернете и физической инфраструктуры. По мере того, как системы управления документами меняются в связи с развитием технологий, ожидания общественности в отношении всех услуг становятся все более требовательными, и организационная культура меняется таким образом, чтобы стать более привлекательной для нового поколения коллег, - планирование и проектирование архивов становятся необходимыми.

Жизнеспособное планирование (sustainable planning) представляет собой непрерывный процесс, характеризующийся гибкостью, но всегда исходящий из уважения ценностей и принципов информационных дисциплин. С этой точки зрения унаследованные традиции и старые привычки должны подвергаться сомнению и корректироваться в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Для архивов лучше всего начинать с ясности относительно услуг, которые мы собираемся предоставлять удалённо или же лично, а также того, кому они будут оказываться и с использованием какой именно предпочтительной бизнес-модели.

Основным клиентом государственных архивов является гражданин, чьи долгосрочные интересы обслуживаются посредством оказания эффективных архивных услуг государственным органам и ведомствам.

Мой комментарий: Конечно, всегда можно ссылаться на то, что государство действует или пытается действовать в интересах граждан «вообще», - и на уровне философии это, наверное, допустимо. Такой подход, однако, затушёвывает важные факты и противоречия: государственные органы представляют собой самостоятельные организмы, имеющие собственные интересы, отдельные даже от интересов работающих в них государственных служащих; а гражданин «вообще» - такая же фикция, как средняя температура по больнице.

Когда владельцем конкретного архива является государственный орган, то архив (если только его руководителями являются разумные и практичные люди, не желающие потерять свою работу и организовать архиву трудности с финансированием) в первую очередь обслуживает именно потребности своего владельца, и только затем уже – граждан и исследователей. К сожалению, в условиях канадской гипертрофированной политкорректности подобные «грубые» факты упоминать нынче неприлично…

Эти услуги включают в себя управление документами, экспертизу ценности и хранение в течение установленных сроков, меры по обеспечению долговременной сохранности, справочную работу, защиту неприкосновенности частной жизни и обеспечение доступности информационных услуг. Эти сервисы должны быть спроектированы так, чтобы их было легко понять и использовать. Они должны охватывать всех менеджеров и руководителей в организации, подчеркивая, что документы во всех форматах представляют собой незаменимый и ценимый корпоративный актив, которым необходимо управлять столь же эффективно, как менеджеры традиционно управляют другими активами, такими, как финансы и кадры. Исполнение установленных требований должно контролироваться и подвергаться аудиту.

Услуги для писателей и исследователей, юристов, судов, школ и для широкой общественности всё в большей степени оказываются в онлайн-режиме, и современные студенты редко выходят за рамки простого поиска с использованием своего смартфона или компьютера. В какой степени архивные ресурсы и связанные с ними услуги могут быть полностью доступны в онлайн-режиме? Хотя взаимодействие с партнерами из частного сектора в вопросах оцифровки и поиска может помочь архивам в их стремлении к полностью открытому доступу, здесь также имеет место тенденция к разрушению традиционных связей между исследователем и архивами. Пользователи ценят услуги поиска и платят за них, и при этом они никогда не посещают и не вспоминают те архивы, в которых хранятся оригинальные документы. Каким образом нам привлечь широкий круг пользователей, как ныне существующих, так и потенциальных, в качестве союзников, которых бы в равной степени волновала целостность документов?

В интересах широкой общественности государственные архивы обязаны выявлять и обеспечивать долговременную сохранность ключевых документов о гражданстве и гражданском состоянии, о правах в обществе отдельных лиц и организаций, о принимаемых государственными органами решениях, о праве собственности на землю, о прохождении военной службы, о патентах, - и множестве других документов. Это не клиенты, а граждане. Документы могут им никогда не понадобиться, но они верят в то, что невоспетые герои-архивисты исполнят свои обязанности. Признавая, что современные государственные органы предоставляют услуги разными способами с привлечением многих партнеров, и что на эту политику оказывают влияние множество заинтересованных сторон, некоторые государственные архивы сместили фокус своей деятельности на более широкие массивы архивных документов, имеющих отношение к государственному управлению, устанавливая соответственно свои приоритеты в вопросе приёма материалов на архивное хранение и выделяя ресурсы на документирование жизни и деятельности общества.

При проектировании набора услуг, соответствующего потребностям обслуживаемого ими сообщества или общества в целом, архивы должны исходить не из интересов собственной внутренней деятельности, а определять свою роль в увязке с общими социальных задачами, приоритетами и амбициями общества. Что касается самих услуг, при их проектировании следует учитывать интересы других поставщиков информации и потенциальные связи с ними, и соответственно налаживать партнерские отношения. В более общем плане, поскольку люди перемещаются внутри своих стран и за рубежом, их архивное наследие может быть разбросано по многим местах, - услуги же должны проектироваться так, чтобы отражать потребности глобального общества. Партнерство с другими архивами, с представителями родственных и иных профессий становится жизненно важным для успеха. В большинстве стран национальное архивное наследие находится не в стенах какого-то одного учреждения, а рассредоточено в сети государственных, корпоративных и институциональных архивов, которые физически разделены, но постепенно налаживают сотрудничество с целью упрощения онлайн-доступа.

После того, как услуги спланированы и спроектированы, можно подумать о проектирование здания, поддерживающего оказание и символизирующего эти различные услуги, а также являющегося воплощением престижа и власти, связанных с архивными документами. Онлайн-присутствие архивов является неотъемлемой частью ключевой инфраструктуры и услуг, поэтому веб-сайт, социальные сети и здания должны замышляться и планироваться вместе.

Изменения, оказывающие влияние на архивы, не являются ни краткосрочными, ни какими-то причудами. Они трансформационные, сложные и постоянно эволюционирующие. Они – реальны, и они будут продолжаться. Ключом к проектированию будущего является гибкость: в организационных структурах, в моделях оказания услуг и в подборе кадров. Все программы следует регулярно пересматривать. Организации должны способствовать инновациям и прогрессу посредством проведения пилотных проектов для тестирования новых подходов, тщательной оценки результатов, а также отсутствия боязни делать ошибки и готовности учиться на них. Для всего этого требуются новые знания и навыки. Сегодня каждое современное учреждение нуждается в разнообразных специалистах, приверженных одним и тем же целям и ценностям, которые предлагают различные точки зрения на пути и способы достижения этих целей. Творческое взаимодействие в рамках командных усилий; готовность руководства скорректировать традиционное распределение средств с тем. чтобы сделать возможным проведение пилотных проектов; эксперименты и порой даже отдельные неудачи, способны обеспечить актуальность архивов для целевого сообщества.

Несколько лет тому назад руководитель государственной службы Канады призвал всех её сотрудников к сотрудничеству, инновациям и смелости; и сейчас самое подходящее, восхитительное время для продвижения архивной деятельности. Это работа чрезвычайно сложна, - но она также абсолютна необходима. Я полагаю, что дискуссии на предстоящей в Аделаиде конференции МСА будут столь же трансформирующими, порывающими со старыми устоями - и провокационными. Желаю Вам получить от них удовольствие!

Иан Уилсон (Ian Wilson)

Мой комментарий: Я во многом согласна с Ианом Уилсоном, и больше всего мне нравится его эмоциональный заряд. В то же время я твёрдо убеждена в том, что сейчас, когда никто просто так денег и ресурсов не даст, архивы должны чётко понимать – чтобы получить финансирование, они не в отдалённой перспективе, а уже сегодня должны стать полезными (а лучше, жизненно необходимыми) для тех, кто распределяет деньги, помогая им в выполнении актуальных для них задач.

С моей точки зрения, ключ к будущему архивов – в их активном участии в поддержке основной оперативной деловой деятельности организаций-владельцев. Такой подход уже достаточно привычен для архивов многих коммерческих организаций, а вот в государственных архивах, привыкших иметь дело с уже вышедшей из активного оборота информацией, возможно, потребуются болезненные изменения менталитета … Иными словами, архив, чтобы не просто выжить на правах «старухи-приживалки», а занять достойное место в соответствующей организации или сообществе, должен из склада лишь изредка нужных старых документов превратиться в повседневно востребованный ценный информационный актив, обеспечивающий, в том числе, совместную эффективную обработку ретроспективной и свежей информации с использованием самых современных технологий вплоть до искусственного интеллекта. Вполне допускаю, что в будущем информация будет поступать на архивное хранение ещё до того, как она начнёт обрабатываться в рамках процессов оперативной деятельности!

Онлайн-услуги, оцифровка – всё это хорошо и полезно, но самоцелью они всё же не являются. Кстати говоря, возможно, что, идя по этому пути, мы в будущем увидим и воссоединение профессии, которая в России достаточно давно разделилась на архивистов и специалистов по управлению документами (что интересно, во многих странах такого разделения не произошло, и это по-прежнему единая профессия!).

Сегодня большинство традиционных архивов всё ещё шарахается от новых технологий, как чёрт от ладана, не понимая, что – при всех сложных проблемах на этом пути – их будущее связано именно с освоением этих технологий. Альтернатива же – превращение во всеми забытый «подвал с мышами»…

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/10/08/the-approach-to-designing-archives/ 

Черил Эстрайхер: Новые публикации Общества американских архивистов


Данная заметка руководителя отдела специальных коллекций и архивов библиотеки Альбертсонс (Albertsons Library) университета Бойсе (Boise, штат Айдахо, США) д-р Черил Эстрайхер (Cheryl Oestreicher – на фото) была опубликована 23 октября 2019 года на блоге «Публикационная деятельность в архивной профессии» (Publishing in the Archives Profession, https://archivespublishing.wordpress.com/ ).

В цифровом формате стал доступен ещё ряд книг. Теперь в Вас есть возможность прочитать в цифровом формате самые новые публикации, выпущенные в свет Обществом американских архивистов (SAA)! Обратите внимание на следующие книги:
Кроме того, теперь в виде электронных публикаций доступны следующие издания:
Черил Эстрайхер (Cheryl Oestreicher)

Мой комментарий: Я чуть подробнее остановлюсь на первой их упомянутых новых публикаций – сборнике «Архивные ценности: Эссе, посвященное Марку Грину» (Archival Values: Essays in Honor of Mark A. Greene) под редакцией Кристины Вейдеман (Christine Weideman) и Мэри Кальдера (Mary A. Caldera). Сборник объёмом 316 страниц можно приобрести на сайте SAA за 55 долларов.

Публикация открывается отзывом известного американского специалиста, профессора университета Иллинойса в Урбана-Шампейн Кристофера (Криса) Прома (Christopher J. Prom): «Чтобы стать лучшими, нам нужно учиться у лучших. И это именно то, что предлагает читателям сборник «Архивные ценности». Каждый из его 23 авторов раскрывает простой, но глубокий факт: наши основные обязательства должны определять не только то, что мы делаем, но и то, как мы это делаем. Сегодня это как никогда важно».

В аннотации отмечается следующее:
«Как практик, руководитель, педагог, теоретик и лидер, Марк Грин (Mark A. Greene, 1959–2017) был одним из самых влиятельных архивистов своего поколения в области архивной теории и практики в США. Он помог сформировать современную американскую архивную традицию посредством выделения базового набора профессиональных ценностей.

В статях, вошедших в состав этого замечательного сборника, двадцать три архивиста, представляющие разнообразные архивы и учреждения памяти, обсуждают ценности, входящие в состав Заявления об основных ценностях (Core Values Statement) Общества американских архивистов.

По поводу каждой из ценностей несколько специалистов объясняет, что она для них значит, и как она отражает и влияет на архивную работу. Эти статьи наглядно демонстрируют, как базовые ценности способствуют расширению возможностей для взаимодействия архивистов с поставщиками ресурсов, законодателями, донорами, меценатами и общественностью. Всем тем, кого интересует вопрос о том, что и почему делают архивисты, просто необходимо познакомиться со сборником «Архивные ценности».»
Часть разделов сборника выложена в открытом доступе:
  • Введение (Introduction), http://files.archivists.org/store/SAA-ArchivalValues-Preview.pdf 

  • Глава 9 «От ответственного хранения к ответственному курированию» (From responsible custody to responsible stewardship), написанная Мишель Лайт (Michelle Light), http://files.archivists.org/pubs/OnResponsibleCustody-ArchivalValues.pdf

  • Глава 20 «Архивы как услуга: Изменение роли архивиста с роли поставщика материалов на роль специалиста, делающего возможными исследования и способствующего им» (Archives as a Service: From Archivist as Producer and Provider to Archivist as Facilitator and Enabler), написанное Тревором Оуэнсом (Trevor Owens), https://osf.io/6m4ue/download/?format=pdf
Источник: блог «Публикационная деятельность в архивной профессии»
https://archivespublishing.com/2019/10/23/new-saa-e-publications/

понедельник, 28 октября 2019 г.

Ежегодная конференция Международного совета архивов в Аделаиде, Австралия: Расизм «с человеческим лицом» и «ниспровержение устоев» архивного дела


Современный расизм на первый взгляд выглядит довольно симпатично. Его представители много говорят как об исторических, так и о ныне имеющих место несправедливостях в отношении определённых рас, народов и групп (и в их словах немало правды), ратуют за справедливость и равноправие. Однако они всегда заканчивают свои рассуждения воззванием к дискриминации представителей других рас, народов и групп ввиду цвета их кожи, пола и убеждений. Часто к этому добавляются требования воспретить представителям одних народов и рас перенимать традиции других – идея, которая раньше называлась неприятным словом «апартеид», а теперь именуется красивее – «борьба с культурной аппроприацией».

Сколько бы эти культурные и воспитанные люди ни клялись мамой, что они всей душой против расизма (во что они, скорее всего, действительно искренне верят) – они являются стопроцентными расистами, во многих отношениях даже более опасными для современного общества, чем старомодные куклуксклановцы.

Принадлежность подавляющего большинства этих людей к современным социалистам (т.е. к сторонникам гибридного общественного строя, сочетающего социализм для бедных и капитализм для богатых, который зажиточным странам Европы, а теперь и Китаю  позволяет воспользоваться преимуществами как классического капитализма, так и классического социализма, взаимно-компенсируя некоторые их недостатки) делает их национал-социалистами – в научном смысле этого слова, в отличие от общепринятого его использования в качестве ругательства.

На начавшей свою работу 21 октября 2019 года ежегодной конференции Международного совета архивов (о ней см. также https://rusrim.blogspot.com/2019/07/2019_21.html ) именно такому человеку было доверено сделать первый ключевой доклад. Знакомьтесь – доцент кафедры архивной науки университета Калифорнии в Лос-Анджедесе Мишель Касвелл (Michelle Caswell). Она выступила с докладом на тему «Экспертиза ценности как политическая стратегия: Делая угнетённых центром нашей системы ценностей» (Appraisal as a political strategy: Centering our values on the oppressed).



Суть её выступления в следующем: Традиционные архивы создавались при органах государственной власти и государственных учреждениях. Работавшие в них архивисты в основном были белыми людьми европейского происхождения (расистам тоже не чуждо чувство самосохранения – в Лос-Анджелесе вредно для здоровья произносить что-либо, что может быть интерпретировано как ущемление прав и достоинства мексиканцев и других людей латиноамериканского происхождения, отсюда и «европейское» происхождение), христианской веры, гетеросексуальной ориентации и без физических дефектов. Как следствие, в архивных фондах не находят своего отражения точки зрения «отверженных и угнетённых». 

Соответствующий слайд показан ниже – для обычных белых людей вводится «кликуха» WEBCHAM. Что-то типа «ватники»…


Хуже того, классики архивного дела настаивают, что архивист в рамках своей основной деятельности должен быть в своей работе нейтрален и не позволять собственным мнениям влиять на формирование фондов – по сути, его дело обеспечить сохранность документов во времени в том виде, в каком он получил их от источника комплектования. Субъективность архивиста потенциально может проявиться на этапе экспертизы ценности документов, и во избежание этого всё те же нехорошие классики рекомендуют разрабатывать чёткие политики, не позволяющие архивистам самовольничать.

Со всем этим, по мнению Касвелл, пора покончить. Центр тяжести следует перенести на интересы и ценности «угнетённых» - а про то, что архивы всегда создаются в интересах деловой деятельности организаций-владельцев и для защиты их прав, уважаемому доценту пока никто ещё не сказал :) Архивистам (но, наверное, не всем, а активистам «правильного» направления) следует дать право по собственному усмотрению формировать архивные коллекции.

От наглого господства белых архивистов в отрасли тоже пора избавляться (правда, работа архивиста настолько «завидная и денежная», что желающих заняться ею из числа представителей национальных и иных меньшинств немного – но это опять-таки наверняка проделки белых супремасистов).

Кстати, о белом супремасизме. Касвелл не преминула привести ключевое определение этого понятия, которое я Вам переведу:


«Белый супремасизм – политическая, экономическая и культурная система, в которой белые имеют подавляющий контроль над властью и материальными ресурсами; широко распространены сознательные и подсознательные идеи превосходства белой расы и её привилегированности; а взаимоотношения доминирования белых и подчинения цветных ежедневно воспроизводятся в широком спектре учреждений и социальных ситуаций» (автор: Франс Ли Энсли  - Frances  Lee Ansley).

Наверное, для американского юга с его рабовладельческой историей это определение вполне пристойно, но вот когда его вытаскивают на международную арену, переносят в том числе на Европу – получается, нас с Вами всех автоматически записывают в белые супремасисты, которых из архивной отрасли следует гнать калёной метлой!

Кстати говоря, современные расисты рассматривают Россию, с её приверженностью традиционным ценностям, как угрозу, и активно участвуют в антироссийской истерике, охватившей большинство англосаксонских стран.


Одно из ключевых утверждений доклада следующее: «Высшая ценность документов заключается в их способности служить интересам угнетённых людей». Этот, на мой вкус, демагогический тезис предлагается в качестве руководства к действию при проведении экспертизы ценности документов.

Правда, даже сама Касвелл признаёт, что эта конструкция достаточно коварна. Она отметила, что те, кого можно считать угнетёнными в одной ситуации (мой пример: люди, страдающие от того, что у них Айфон старой модели), в других условиях сами могут выступать в роли угнетателей… Но будьте уверены: этот вопрос на самотёк не пущен. В докладе об этом не говорится, но известно, что в США в последние годы сложилась негласная система «баллов привилегированности», которая особенно в ходу в университетах, а также в государственных органах штатов, контролируемых демократами. Эти баллы начисляются за цвет кожи, пол, национальность, нетрадиционную сексуальную ориентацию, инвалидность и т.д. В итоге идеалом угнетателя оказывается белый мужчина англосаксонского происхождения и протестантского вероисповедания, приверженный традиционным ценностям.

В конечном счёте, подход Касвелл отлично согласуется с популярным сейчас в западном мире извращённым представлением о демократии. Если традиционно демократия рассматривалась как подотчётная власть большинства (в идеале, учитывающая также и интересы меньшинства), то сейчас под демократией понимается право небольших по численности, но политически активных меньшинств навязывать свою волю всему обществу и требовать для себя незаслуженных льгот и привилегий. В том числе и сфере архивного дела.

Тревожнее всего то, что подобный доклад был выбран в качестве пленарного и получил наиболее активную поддержку среди участников конференции, проявивших активность в социальных сетях.

Отмечу, что, несмотря на обильную политическую «пену», в позиции Касвелл есть определенное рациональное зерно, которое ни в чём не противоречит традиционным принципам архивного дела. Оно заключается в том, что архивы по ряду причин заинтересованы в том, чтобы брать на себя инициативное документирование происходящих в обществе событий (по сути, музейно-библиотечную работу), включая выборочное сохранение тех документов и информации, которые, согласно существующим нормам и правилам, могли быть уничтожены. Видна и тенденция, в рамках которой общественность действительно ожидает от архивов большего в части отражения различных мнений – а архивы, если думать о среднесрочной и длительной перспективе, заинтересованы отреагировать на это, в той мере, в какой это не противоречит и не мешает их основной деятельности. В этой работе присутствует значительный элемент субъективности, и образующиеся фонды (ценность которых не отрицали те же классики архивной теории) все же нельзя признать в полной мере «архивами».

Я не видела, чтобы где-то кто-то возражал против того, чтобы архивное сообщество стало по этническому составу и прочим факторам более разнообразным – и сама только приветствую это. Я даже могу согласиться с тем, что иногда при прочих равных качествах кандидатов, предпочтение, в соответствии с явным и прозрачным образом установленной политикой, было отдано представителю определенной группы. Однако я категорически против того, чтобы унижать и препятствовать росту более достойных людей только потому, что у них «не те» гены, убеждения или стиль жизни.

Источник: Твиттер (пользователи @DTAAdelaide2019 , @markival , @MikeJonesPhD , @jheazlewood , @GustavoCastaner и др.)

Совет по архивному делу: Большой разговор о нормативно-правовом регулировании

 
8–9 октября 2019 г. в Республике Крым прошел XV Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархиве). В работе Совета приняли участие 134 участника, представляющие Росархив, 11 федеральных архивов, архивные службы и учреждения 64 субъектов Российской Федерации, 7 муниципальных архивов Республики Крым, а также ряд научных, общественных и коммерческих организаций.

С докладом «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» выступил статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумов. Доклад большой, так что буду комментировать его в блоге «по частям».

Первая часть доклада была посвящена регламентации современного делопроизводства. Прежде всего, была отмечена разработка двух документов:
  • «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях»;

  • «Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления», которые в настоящее время находятся на государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
О.В.Наумов отметил, что «издание этих нормативных документов, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами независимо от вида носителя, включая электронный, по нашему мнению, создает хорошую основу для упорядочения ведения делопроизводства в государственных органах и организациях, что должно положительно сказаться на комплектовании».

Затронут был в докладе и вопрос о регламентировании использования в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов:
«Внедрение информационных технологий, курс на «цифровизацию» всех сфер жизни и деятельности привели к тому, что «традиционные» документы (прежде всего – бумажные) постепенно уходят в прошлое, вытесняясь новым видом документов – электронным. Все большее число органов и организаций создают и готовы передавать в архивы не дела, состоящие из документов на бумажном носителе, а массивы электронных документов, в том числе посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Наличие правовых норм, позволяющих осуществлять их прием, учет, хранение и использование в соответствии с четко регламентированным порядком, жизненно необходимо.»
О.В.Наумов сообщил, что Росархив в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» принимает участие в подготовке законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации», предусматривающего, в том числе, уточнение понятия «электронный документ» и определение процедур хранения электронных документов, использования и хранения электронного дубликата документа. В настоящее время данный законопроект дорабатывается головными организациями – АНО «Цифровая экономика» и фондом «Сколково» – для внесения на рассмотрение в Государственную Думу.

О.В.Наумов особенно подчеркнул, что, хотя Росархив и «допускает возможность создания электронных дубликатов отдельных установленных законом видов документов до передачи их на архивное хранение, но идею уничтожения бумажных оригиналов после проведения их ретроконверсии, то есть создания электронных дубликатов документов, уже поступивших на хранение в архив, мы не поддерживаем».

Одновременно Росархив инициативно предлагает наряду с уже существующим понятием «архивный документ» ввести в статью 3 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» понятие «электронный архивный документ»:
«21) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме на материальном носителе (материальных носителях) с возможностью его (их) изменения или замены, которая имеет метаданные (реквизиты), позволяющие ее идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства».
О.В.Наумов подчеркнул, что «ключевое отличие электронного архивного документа от «традиционного» – отказ от неразрывной связи между содержащейся в нем информацией и конкретным физическим носителем. Такое требование, обязательное для обычных архивных документов, продиктовано особенностями технологии создания, изменения, копирования, передачи по сетям связи электронных документов».

По мнению Росархива, введение понятия «электронный архивный документ» позволит избежать трудностей, которые в настоящее время возникают при комплектовании, обеспечении сохранности и копировании этих документов.

Мой комментарий: Я не понимаю, как введение нового маловразумительно определенного термина позволит решить проблему с обеспечением сохранности электронных документов. Также как и термин «архивный документ», он не даёт ответа на ключевой вопрос: когда документ становится архивным, и по каким критериям можно четко разделить архивные и «просто» документы?

Законопроектом предлагается также существенно сократить сроки временного хранения электронных архивных документов, что снизит нагрузку на организации, являющиеся источниками комплектования архивов.

Мой комментарий: Имеется в виду, что организации-источники комплектования будут передавать электронные документы в государственные архивы гораздо раньше, чем бумажные документы. Отмечу, что такая практика работы широко распространена за рубежом, однако в нашей стране данная норма может и не заработать, поскольку государственные архивы, с моей точки зрения, на данный момент не готовы к полномасштабному приему на хранения электронных документов. Более того, отсутствует единая концепция организации такой работы в масштабах страны.

О.В,Наумов также сообщил, что завершается работа по доработке «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, предназначенных для использования при создании, развитии и модернизации систем электронного документооборота в государственных органах». Мои комментарии по проекту данного документа см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/06/blog-post_20.html .

Как объяснил докладчик, доработка Типовых требований связана с созданием Концепции Центра хранения электронных документов (ЦХЭД) и необходимостью выработки единых подходов к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов на всех стадиях их жизненного цикла. После окончания разработки проекта и проведения всех необходимых согласований и экспертиз требования будут утверждены приказом Росархива.

Мой комментарий: Про проекты практически всех перечисленных в докладе документов я уже писала на своем блоге, поскольку их разработка ведется не один год. С моей точки зрения, большинство из них, к сожалению, не отвечает потребностям времени и не решают ключевых задач архивной отрасли.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml

воскресенье, 27 октября 2019 г.

Штат Виктория, Австралия: Новые стандарты управления документами, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/10/1_26.html )

Новые требования к оцифровке

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) недавно опубликовало следующие новые продукты для поддержки наилучшей практики оцифровки в государственных органах штата:
Все эти документы доступны в разделе «Оцифровка» (Digitisation) сайта PROV по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation  .

Основные изменения

При подготовке своих планов оцифровки, государственные органы должны будут соответствовать единому набору требований к оцифровке (ранее PROV разрешал государственным учреждениям на выбор либо следовать собственным требованиям PROV, либо требованиям ныне отменённого стандарта оцифровки, выпущенного Архивами Новой Зеландии).

Мы также удалили понятия пре- и постпроцессинга (pre and post-action). Вместо этого действия по уничтожению/передаче в отношении оцифрованных документов должны выполняться в соответствии с условиями и критериями, изложенными в стандарте PROS 19/07. Этот новый перечень отдает предпочтение оцифрованным документам по сравнению с аналоговыми оригиналами для всех документов, созданных начиная с 1 января 2000 года.

Применение новых стандартов

«Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification) заменяют оба ранее действовавших документа:
  • Спецификация «Требования к оцифровке» (PROS 11/07 S1 Digitisation Requirements Specification); и

  • Спецификация «Оцифровка: Требования к графическим образам» (PROS 11/07 S2 Digitisation Image Requirements Specification).
Обратите внимание, что новые спецификации не имеют обратной силы. PROV, как правило, не требует от государственных органов проведения повторной оцифровки в соответствии с новыми требованиями тех документов, которые уже были оцифрованы в соответствии с требованиями замененных в настоящее время спецификаций. Обратитесь, однако, к спецификациям PROS 19/05 S1, чтобы убедиться в отсутствии обстоятельств, при которых потребуется новый план оцифровки.

При разработке плана оцифровки государственные органы должны будут убедиться в том, что они соблюдают требования стандартов и спецификаций PROS 19/07 «Перечень с указанием сроков хранения и действий по их истечении для оригинальных документов, прошедших конверсию или оцифровку», PROS 19/05 S3 «Спецификации форматов для долговременного хранения» и PROS 19/05 S2 «Спецификации минимальных метаданных».

Наш подход в разработке новых документов

Шаблон плана оцифровки PRO 58 разрабатывался таким образом, чтобы стать полезным, добровольно используемым инструментом, помогающим государственным органам и учреждениям разработать план оцифровки, который они могут адаптировать в соответствии со своими обстоятельствами и потребностями проекта.

При разработке этого набора документов мы стремились устранить все ненужные требования, выявленные в предыдущих стандартах и спецификациям по оцифровке, а также устранить все недостатки в вопросе исполнения требований. Мы также стремились сделать применение наших требований более удобным и понятным для государственных органов.

PROV благодарит всех, кто по ходу этого проекта принимал участие в обсуждении документов.

Источник: сайт PROV
https://vic.us2.list-manage.com/...
https://vic.us2.list-manage.com/...

Арбитражная практика: Несанкционированные списание 5 миллионов рублей с банковского счёта


К сожалению, кража денег со счетов организаций - достаточно распространенное преступление. Традиционно организации в таких случаях в первую очередь предъявляют претензии обслуживающему их банку.

Арбитражный суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в мае 2018 года рассмотрел дело № А75-19667/2017, в котором подробно изучил причины, по которым стало возможным несанкционированное списание со средств ООО «СИБТЭК» почти 5 миллионов рублей.

Суть спора

С октября 2007 года ООО «СИБТЭК» находится на расчетно-кассовом обслуживании ПАО «Сбербанк России» по системе «Клиент-Сбербанк», вход в которую осуществляется только с электронной цифровой подписью (ЭЦП), выданной банком. В декабре 2014 года с расчетного счета общества были произведены перечисления денежных средств на общую сумму почти 5 млн. рублей в пользу третьих лиц (три ООО и 2 индивидуальных предпринимателя).

Согласно доводам общества, данные получатели не являются его контрагентами и ни каких гражданско-правовых отношений с данными лицами оно не имело. Общество обращалось в арбитражные суды с исковыми заявлениями к третьим лицам с требованиями о возврате неосновательного обогащения, исковые требования были удовлетворены, вынесены решениями по делам: А43-14415/2015 от 24.07.2015, А36-3351/2015 от 11.08.2015, А63-6038/2015 от 07.09.2015, А43-20914/2014 от 01.10.2015, А60-26653/2015 от 02.10.2015, выданы исполнительные листы.

Ссылаясь на то, что в связи с ненадлежащим исполнением банком обязательств, обществу был причинен ущерб, оно обратилось в суд с иском о взыскании убытков.

Позиция Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Обществом в банк был предоставлен сертификат ключа ЭЦП, где владельцем ключа ЭЦП значится его генеральный директор. Полученные Банком от клиента платежные поручения были проверены системой в автоматическом режиме, ЭЦП клиента в данных платежных документах признана корректной.

В частности, были проведены проверки:
  • Удостоверение права распоряжения денежными средствами (удостоверение права использования электронного средства платежа);

  • Контроль целостности распоряжений; структурный контроль распоряжений;

  • Контроль значений реквизитов распоряжений;

  • Контроль достаточности денежных средств.
Суд отметил, что общество 1 декабря 2014 года сообщило о проблемах в подключении к программе и сбоях в работе персонального компьютера, а не о компрометации ключа ЭЦП. Суд особо подчеркнул, что возможность прослушать аудиозапись либо получить стенограмму переговоров клиента и банка, которые якобы имели место быть 1 декабря 2014 года, отсутствует, поскольку трехлетний срок хранения аудиозаписей истек.

Мой комментарий: Общество не позаботилось об обеспечении сохранности доказательств. За три года оно так и не сообразило попросить у банка копию аудиозаписи важного разговора!

Суд подчеркнул, что обществом не было сообщено банку о компрометации ключа ЭЦП. Как указывает само общество, о произведенных списаниях ему стало известно только 2 декабря 2014 года, когда деньги уже были перечислены на расчетные счета третьих лиц.

По мнению суда, учитывая непредставление обществом сведений о ненадлежащем исполнении банком своих обязательств, а равно доказательств извещения банка о компрометации ключа ЭЦП, - не доказаны неправомерность действий банка при поступлении спорных платежных поручений, а также причинно-следственная связь между действиями банка и наступившими для общества последствиями.

Согласно договору, банк предоставляет клиенту в виде электронных документов, защищенных ЭЦП, информацию об операциях, совершенных по счетам клиента. Электронные документы передаются и принимаются с использованием системы без их последующего предъявления на бумажном носителе. Заверенные копии электронных документов на бумажном носителе выдают по письменному запросу клиента.

По мнению суда, общество было проинформировано об операциях в соответствии с условиями договора. Иной порядок уведомления договором не предусмотрен.

Суд отметил, что все информационные системы и каналы связи банка защищены сертифицированными полномочным государственным органом (ФСТЭК) средствами криптографической защиты информации, все электронно-вычислительные машины ответчика защищены сертифицированными антивирусными программами (Symantec Endpoint Protection, Kaspersky Security, копии сертификатов размещены на официальных сайтах компаний-разработчиков).

В период действия договора, заключенного сторонами, использовалось средство криптографической защиты Бикрипт КСБ-С (в дальнейшем Бикрипт-4), на использование которых у ответчика имеются соответствующие сертификаты.

Банком выполняются требования, установленные Банком России в «Положении о требованиях к обеспечению защиты информации при осуществлении переводов денежных средств и о порядке осуществления Банком России контроля за соблюдением требований к обеспечению защиты информации при осуществлении переводов денежных средств» от 09.06.2012 № 382-П, для обеспечения защиты информации при осуществлении переводов денежных средств с использованием сети Интернет:
  • Средства обеспечения конфиденциальности встроены в системы дистанционного банковского обслуживания;

  • Проводятся регулярные тестирования систем дистанционного банковского обслуживания на уязвимости;

  • Используются средства межсетевого экранирования и сегментирование сети; информация о клиенте и его операциях не хранится в открытом сегменте сети;

  • Взаимодействие между сегментами сети осуществляется через шлюзы прикладного уровня с протокольной развязкой и фильтрацией контента;

  • Проводятся приемосдаточные испытания внедряемого программного обеспечения; заключены договоры на техническую поддержку, обновление версий программного обеспечения проводятся мероприятия по защите от DoS/DDoS;

  • Обеспечена двухуровневая система защиты: на уровне операторов связи и ЗАО «Лаборатория Касперского»;

  • Подготовлены планы восстановлений после сбоев, в т.ч. документы с планами мероприятий после локальных и глобальных катастроф.
Суд отметил, что услуги, предоставляемые банком, являются в полной мере безопасными (при соблюдении клиентом мер по информационной безопасности). В данном же случае, общество использовало компьютер, подключенный к локальной сети, пользователями которой являются разные организации. Несоблюдение правил информационной безопасности и неосторожность, проявленная сотрудниками общества, привели к возникновению у организации убытков.

Арбитражный суд Ханты-Мансийского автономного округа - Югры оставил без удовлетворения исковые требования ООО «СИБТЭК».

Позиция Восьмого арбитражного апелляционного суда

Восьмой арбитражный апелляционный суд в сентябре 2018 года отметил, что в соответствии с представленным в материалы дела актом приема-передачи программных средств СПЭД в октябре 2010 года «Сбербанк России» передал, а общество приняло программные средства СПЭД и комплект сопроводительной документации, в том числе распечатки открытых ключей ЭЦП на бумажном носителе, заверенные подписями и оттиском печати. Владельцем ключа ЭЦП является генеральный директор общества.

Суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, апелляционную жалобу - без удовлетворения.

Позиция Арбитражного суда Западно-Сибирского округа

Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в феврале 2018 года оставил без изменения
решение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу - без удовлетворения.

Позиция Судебной коллегии Верховного Суда Российской Федерации

Судья Верховного Суда Российской Федерации в июне 2019 года (определение № 304-ЭС19-8447) отметил, что ответственные за возврат спорной суммы лица были установлены в рамках дел №№ А43-14415/2015, А36-3351/2015, А63-6038/2015, А43-20914/2014, А60-26653/2015.

Судья подчеркнул, что невозможность исполнения судебных актов по указанным делам не создает солидарной обязанности по возврату денежных средств у банка, в действиях которого не установлено нарушений договора банковского счета.

Расследование преступления общество вправе инициировать самостоятельно
перед компетентными органами.

Судья Верховного Суда Российской Федерации отказал обществу с ограниченной ответственностью «СибТЭК» в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

суббота, 26 октября 2019 г.

Штат Виктория, Австралия: Новые стандарты управления документами, часть 1


Данная информация появилась в новостной рассылке Управления государственных документов (PROV) австралийского штата Виктория в октябре 2019 года. Её также можно найти на блоге Управления, см. https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog

PROV опубликовал новые стандарты управления документами

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) пересмотрело ряд обязательных стандартов и спецификаций, которые оно устанавливает для государственного сектора штата. Существенный вклад в эту работу внёс широкий круг специалистов по управлению документами государственного сектора.

Мой комментарий: О ходе работы над этими стандартами я рассказывала в посте по адресу https://rusrim.blogspot.com/2019/02/blog-post_8.html

Стандарты применяются в отношении документов в любых форматах и системах. Они устанавливают принципы, которым необходимо следовать, и требования, которые должны соблюдаться при управлении всеми документами, созданными государственными органами и учреждениями, во всех форматах, на всех носителях и во всех системах в масштабе всей организации.

Ниже перечислены эти новые стандарты и спецификации:
Чтобы узнать, какие стандарты они заменили, и понять структуру стандартов PROV в целом, в том числе и то, почему она помогает эффективно управлять государственными записями, см. нашу страницу о структуре стандартов пол адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies .

Обратите внимание, что требования «Стратегии штата Виктории по управлению электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/vers ) для государственных учреждений теперь включены в новый стандарт создания, захвата и контроля и взаимосвязанные с ним спецификации.

В настоящее время разрабатываются более подробные руководства и «инструмент оценки управления документами» (recordkeeping assessment tool, RKAT) для измерения степени зрелости управления документами и степени соответствия законодательно-нормативным требованиям, которые будут выложены в ближайшее время.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/10/2_27.html )

Источник: сайт PROV
https://vic.us2.list-manage.com/...
https://vic.us2.list-manage.com/...