Штат Виктория, Австралия: Новые стандарты управления документами, часть 1

Данная информация появилась в новостной рассылке Управления государственных документов (PROV) австралийского штата Виктория в октябре 2019 года. Её также можно найти на блоге Управления, см. https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog

PROV опубликовал новые стандарты управления документами

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) пересмотрело ряд обязательных стандартов и спецификаций, которые оно устанавливает для государственного сектора штата. Существенный вклад в эту работу внёс широкий круг специалистов по управлению документами государственного сектора.

Мой комментарий: О ходе работы над этими стандартами я рассказывала в посте по адресу https://rusrim.blogspot.com/2019/02/blog-post_8.html

Стандарты применяются в отношении документов в любых форматах и системах. Они устанавливают принципы, которым необходимо следовать, и требования, которые должны соблюдаться при управлении всеми документами, созданными государственными органами и учреждениями, во всех форматах, на всех носителях и во всех системах в масштабе всей организации.

Ниже перечислены эти новые стандарты и спецификации:

• Стандарт стратегического управления документами PROS 19/03 (Strategic Management Standard,  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903v1.0.pdf , объёмом 6 страниц), взамен PROS 10/10.
  
  Его поддерживает «Руководство по стратегическому управлению» (PROS 19/03 G Strategic Management Guideline, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1903gv1.0.pdf , объёмом 30 страниц.


• Стандарт оперативного управления PROS 19/04 (Operational Management Standard,  https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904v1.0.pdf , объёмом 4 страницы), взамен PROS 10/17;


• Стандарт создания, захвата и контроля PROS 19/05 (Create, Capture and Control Standard,  http://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905v1.0.pdf ), включающий такие вопросы, как оцифровка, форматы для долговременного хранения и спецификации метаданных и заменивший стандарты PROS 11/07 и PROS 11/09.
  
  Стандарт поддерживается спецификациями:
  
  
  • «Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s1v1.0.pdf , объёмом 10 страниц);
  
  
  • «Спецификации минимальных метаданных» (PROS 19/05 S2 Minimum Metadata Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s2v1.0_0.pdf , объёмом 6 страниц);
  
  
  • «Спецификации форматов для долговременного хранения» (PROS 19/05 S3 Long Term Sustainable Formats Specification, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905s3v1.0.pdf ,  объёмом 7 страниц).


• Стандарт обеспечения доступа PROS 19/06 (Access Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1906v1.0.pdf , объёмом 4 страницы), взамен PROS 11/10.

Чтобы узнать, какие стандарты они заменили, и понять структуру стандартов PROV в целом, в том числе и то, почему она помогает эффективно управлять государственными записями, см. нашу страницу о структуре стандартов пол адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/about-standards-framework-policies .

Обратите внимание, что требования «Стратегии штата Виктории по управлению электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/vers ) для государственных учреждений теперь включены в новый стандарт создания, захвата и контроля и взаимосвязанные с ним спецификации.

В настоящее время разрабатываются более подробные руководства и «инструмент оценки управления документами» (recordkeeping assessment tool, RKAT) для измерения степени зрелости управления документами и степени соответствия законодательно-нормативным требованиям, которые будут выложены в ближайшее время.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/10/2_27.html )

Источник: сайт PROV
https://vic.us2.list-manage.com/...
https://vic.us2.list-manage.com/...