Штат Виктория, Австралия: Начато публичное обсуждение новых редакций ряда стандартов в области управления документами

Данная заметка была опубликован 7 января 2019 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Предложение присылать замечания и предложения на проекты новых редакций стандартов по вопросам управления документами

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) проводит пересмотр для государственного сектора штата стандартов и спецификаций. В настоящее время мы собираем замечания и предложения по четырем проектам стандартов. Мы благодарим тех, кто уже направил свои отзывы на ранее опубликованные проекты.

Предлагаемые изменения

В новых редакциях документов предлагается принципы и требования включать стандарты. Спецификации, в свою очередь, будут содержать подробные технические и технологические требований – примером могут служить соответственно «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS) и спецификация «Требования к оцифровке» (Digitisation Requirements).

Указания, рекомендации и примеры, которые в настоящее время разбросаны по стандартам, спецификациям и руководствам, будут собраны в подробные руководства по внедрению для каждого стандарта.

Мы очень заинтересованы в получении Ваших отзывов об этом возможном изменении.

Мой комментарий: Если такой подход будет принят, то будет существенно пересмотрена существующая уже в течение достаточно длительного времени многоуровневая структура стандартов штата и поддерживающих их спецификаций, руководств и информационных бюллетеней, о которых на моём блоге выложено большое количество постов. В настоящее время стандарты, являющиеся наиболее высокоуровневыми документами в этой структуре, содержат только основные принципы – и, благодаря этому, являются очень небольшими по объёму технологически-нейтральными документами. Спецификации в настоящее время содержат наиболее общие требования, способствующие реализации установленных стандартами принципов, а более детальные требования, связанные с конкретными технологиями, выносятся в руководства. Лично мне нравится ныне существующая структура, - по посмотрим, что у коллег получится после пересмотра.

Проекты стандартов, на которые предлагается присылать замечания и предложения:

• Стандарт стратегического управления документами (Strategic Management Standard). Предполагается, что данный документ заменит действующий стандарт стратегического управления документами (о нём см. https://rusrim.blogspot.com/2015/07/blog-post_28.html - Н.Х.) и спецификации «Стратегическое управление» (Strategic Management Specification). Проект доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Strategic%20Management%20Standard%20DRAFT%2020190102.doc
  
  Мой комментарий: Объём документа – 9 страниц, т.е. он остается небольшим. Фактически к даже ещё более кратко, чем раньше, сформулированным принципам добавились столь же кратко сформулированные ключевые требования, обеспечивающие соблюдение этих принципов – что тоже, в общем-то, удобно.


• Стандарт оперативного управления (Operational Management). Он должен заменить ныне действующий стандарт оперативного управления (о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2011/01/blog-post_04.html и http://rusrim.blogspot.com/2010/10/blog-post_3488.html - Н.Х.)  и «Спецификации для оперативного управления» (Operations Management Specification). Проект доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Operational%20Management%20Standard%20DRAFT%2020190102.doc (объём - 7 страниц).


• Стандарт создания, захвата и контроля (Create, Capture and Control Standard). Предполагается, что новый стандарт заменит стандарта по вводу (захвату) документов в документные системы государственных органов (Capture Standard) и спецификации по захвату (Capture Specification) (о них см. https://rusrim.blogspot.com/2016/09/blog-post_16.html и http://rusrim.blogspot.com/2011/05/blog-post_03.html - Н.Х.) и стандарт контроля (Control Standard) и спецификации по контролю (Control Specification) (о них см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/i_1591.html - Н.Х.). В него также войдут высокоуровневые принципы и требования из стандарта VERS 3-й редакции (см. http://rusrim.blogspot.com/2016/06/vers-1.html - Н.Х.). Спецификации VERS и спецификации по оцифровке будут поддерживать данный стандарт. Проект доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Create%20Capture%20and%20Control%20Standard%20DRAFT%2020190103.doc (объём - 7 страниц).


• Стандарт обеспечения доступа (Access Standard). Это документ должен заменить действующий стандарт обеспечения доступа (Access Standard) и спецификации доступа (Access Specification) (о них см. также http://rusrim.blogspot.com/2011/10/ii.html – Н.Х.). Проект доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Access%20Standard%20DRAFT%2020190103.doc (объём - 7 страниц).

Как подать свои замечания

Обратите внимание, что некоторые их проектов документов содержат комментарии по вопросам, по которых мы особенно нуждаемся в отзывах. Пожалуйста, присылайте свои замечания и предложения на электронную почту старшего менеджера по стандартам и политике Алисон МакНалти (Alison McNulty),  alison.mcnulty@prov.vic.gov.au , до 18 февраля 2019 года. Если Вы хотели бы высказать своё мнение, приняв участие в групповом обсуждении, пожалуйста, сообщите об этом Алисон.

Обратите внимание, что стандарты хранения и уничтожения/передачи не включены в этот список - они будут пересматриваться позднее.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/request-feedback-recordkeeping-standard-drafts