Если Вы работаете в сфере управления документами, то вот Вам мой непрошеный совет на сегодня: не сводите все свои достоинства и возможности к роли «специалиста по работе с документами».
Причиной тому является изменение ландшафта деловой деятельности - пусть даже многие организации этого ещё не осознали.
Организации тонут в контенте. SharePoint - это обычно «чёрная дыра», Microsoft 365 переполнен электронным мусором, никто ничего не может найти, метаданных нет, - и все вдруг хотят, чтобы ИИ волшебным образом всё исправил.
Многие навыки, необходимые для решения этих проблем, изначально возникли в сфере управления документами и архивного дела: таксономия, классификация, управление сроками хранения, структурирование информации, стратегическое управление, архивирование, методология проектирования информационных систем и систем управления документами DIRKS.
Мой комментарий: Упоминание DIRKS однозначно говорит о том, что Ваш собеседник – австралиец :) Первоначально аббревиатура DIRKS расшифровывалась как «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems). Методология DIRKS была описана в приложении А известного австралийского стандарта AS 4390.3-1996, и легла в основу ныне отменённой второй части международного стандарта ISO 15489 – технического отчёта ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines), где аббревиатура была изменена на DIRS (Design and Implementation of Records Systems – «проектирование и внедрение документных систем»).
Но где-то по дороге значительная часть этих знаний исчезла из практики управления документами, и при этом была переименована в новые дисциплины с более привлекательными названиями. Теперь всё та же деятельность рекламируется как:
- Информационная архитектура,
- Стратегическое управление цифровым рабочим пространством,
- Архитектура знаний,
- Специалист по поиску,
- Специалист по управлению качеством данных.
И все чаще эти роли выполняют люди с глубоко техническим образованием и подготовкой - часто весьма слабо знакомые с основами управления документами, принципами работы по уничтожению документов либо передаче на архивное хранение, с принципами классификации и с управлением жизненным циклом информации.
Мой комментарий: Я бы сформулировала это различие между ИТ-специалистами и специалистами по управлению документами, несколько иначе: ИТ-специалисты умеют эффективно решать вопросы оперативной деятельности; в то время, как сила специалистов по управлению документами – в понимании правовых аспектов и в умении видеть проблемы управление документами и информацией в долгосрочной перспективе.
В то же время подобные мне специалисты, работающие над проектами по автоматической классификации, метаданным и стратегическому управлению информацией, испытывают трудности с поиском необходимых специалистов для работы с документами.
Нам нужны люди, которые понимают язык, контекст, смысл, таксономические структуры, логику классификации, метаданные, процессы уничтожения/передачи, стратегическое управление, а также то, как информация фактически циркулирует в деловой деятельности.
Сейчас действительно трудно найти специалистов с подобными знаниями и навыками.
Вот почему я считаю, что специалистам, работающим в сфере управления документами, необходимо расширить набор своих компетенций и несколько переориентироваться.
Изучите проектирование таксономий, изучите метаданные и информационную архитектуру. Изучите внутреннюю структуру управления в Microsoft 365. Узнайте, как ИИ на самом деле взаимодействует с корпоративным контентом.
Ведь если Вы будете подавать себя исключительно как администратора документов, то другие сотрудники будут видеть только Ваши навыки оперативной работы и навыки соблюдения законодательно-нормативных требований - и полностью забудут о Вас, когда речь пойдёт о проектирования и внедрения систем.
И, честно говоря, именно в этом направлении движутся более интересные карьерные возможности.
Дело не в том, что управление документами исчезает, - такого пока не происходит. Однако хорошее управление документами на самом деле является побочным продуктом хорошего выполнения всех остальных задач, связанных с таксономиями, стратегическим управлением, метаданными, информационной архитектурой, управлением жизненным циклом и с проектированием контента.
Будущее, особенно в области ИИ, принадлежит тем специалистам, кто сможет придать информации достаточно структуры и смысла, с тем, чтобы и люди, и ИИ могли эффективно её использовать.
Конни Кристенсен (Conni Christensen)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/new-career-path-emerging-from-records-management-conni-christensen-0lyzc/
