Майкл Саммерелл: Самый смешной момент в моей карьере

Данный пост бывшего руководителя архивной службы штата Квинсленд (Австралия) Майкла Саммерелла (Michael (Mike) Summerell – на фото) был опубликован 22 июня 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: Новозеландец по происхождению, Майкл Саммерелл занимал должность Архивиста штата Квинсленд с марта 2016 по март 2021 года. Его имя в своё время попало в заголовки международных новостей после того, как он публично заявил о давлении со стороны высокопоставленных чиновников правительства премьер-министра Аннастейшы Палащук (Annastacia Palaszczuk, занимала пост с 2015 по 2023 год), оказывавшемся на него с целью фальсификации ежегодных официальных отчетов для парламента. В частности, Саммерелл утверждал, что ему было приказано удалять негативный контент и ограждать министров от расследований в связи с нарушениями законодательства о государственных документах штата. Его увольнение и последующая кампания за прозрачность спровоцировали масштабные проверки добросовестности деятельности правительства Квинсленда.

Какой момент в моей карьере был самым смешным? Без сомнения, это была министерская «игра в прятки».

Когда я был Архивистом штата, я официально, снова и снова, запрашивал разрешение у ответственного за архивы министра на расследование комментариев, сделанных премьер-министром во время слушаний по бюджету. Содержание этих комментариев указывало на возможные нарушения Закона о государственных документах штата (Public Records Act).

В этом не было ничего драматичного, никакого заговора, никакого скандала - просто возможная проблема с управлением документами, которую я был обязан расследовать в соответствии с законодательством.

Ответ? Ну… его не было… последовали ещё 4 месяца молчания :)

Взамен я мог наблюдать, как этот министр демонстрировала, можно сказать,  олимпийский класс уклонения от встреч. Если был хоть малейший шанс оказаться со мной в одной комнате, она внезапно назначала срочную встречу где-нибудь ещё. Это было действительно впечатляюще - я никогда не видел, чтобы кто-то так усердно пытался избежать принятия решения… Это был уровень чемпионата Монти Пайтона по пряткам!

Мой комментарий: «Монти Пайтон» (Monty Python) – известнейшая британская комедийная группа, отличавшаяся нестандартным, эпатажным и очень «неполиткорректным» юмором. Их скетчи и фильмы до сих пор остаются очень популярными.

Ирония всего этого была потрясающей. Существовало законодательство, обеспечивавшее независимое проведение расследований, и всё же я к тому времени уже потратил три года, пытаясь добиться от предыдущего министра одобрения точно такого же запроса, на который также ничего не дал.

Затем появился новый процесс и новый министр – вроде бы возможность для обеспечения целостности, прозрачности и подотчетности :)

В течение ряда лет мне явным образом запрещали напрямую связываться с министрами во время расследований. Это было особенно забавно, потому что вмешательство в расследование само по себе также являлось нарушением закона… Мне запрещали получать юридическую консультацию по этому поводу – и это делали именно те люди, деятельность которых я пытался расследовать.

В конце концов, через два месяца после подачи этой просьбы и игры в прятки, мне было отказано в продлении моего контракта на следующий срок.

Расследование так и не состоялось. Эта женщина она была одной из пяти министров, деятельность которых мне запрещали расследовать. Это те же люди, чьи имена сейчас фигурируют в расследовании, касающемся профсоюза CFMEU (за тот же период)… Вот так …

Мой комментарий: Профсоюз работников строительства, лесного хозяйства и морского транспорта (Construction, Forestry and Maritime Employees Union, CFMEU) - крупнейший профессиональный союз Австралии, представляющий интересы более 120 тысяч рабочих.

Что до сих пор меня сильнее всего смешит то, что сами электронные письма (вокруг которых был сыр-бор – Н.Х.), как утверждалось, не раскрывали какой-то масштабной коррупции. Они, по-видимому, касались проблемы технического характера с соблюдением требований законодательства. Тем не менее, были приложены невероятные усилия к тому, чтобы никто их не увидел.

Когда нечто действительно является тривиальным, обычно говорят: «Давайте, действуйте». В таком случае вы не занимаетесь - годами - строительством бюрократических «полос препятствий» для того, чтобы никто никогда не задавал соответствующий вопрос.

И по сей день эта ситуация остаётся одним из самых абсурдных моментов моей карьеры. А люди ещё удивляются, почему у меня есть сомнения в целостности и прозрачности в деятельности министров и высокопоставленных чиновников штата ...

Понаблюдав за тем, как государственные органы тратят больше энергии на уклонение от расследований, чем когда-либо потребовали бы сами расследования, - я осознал, что в политике заниматься сокрытием почти всегда куда интереснее, чем решать первоначальную проблему…

Майкл Саммерелл (Michael (Mike) Summerell)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/michael-s-46358b36_integrity-hideandseek-share-7474575717943549952-QHcI/ 

Австралия: Правительство штата Квинсленд выделило деньги на проект создания электронного архива.

Австралия – страна, которая в 21-м веке заслуженно считается лидером в разработке инновационных концепций и в практическом внедрении современных методов управления документами и их архивного хранения. До сих пор «на слуху» в основном были такие штаты, как Виктория и Новый Южный Уэльс, но остальные штаты и федеральное правительство также постепенно подтягиваются.

13 июня 2017 года правительство штата Квинсленд в своём пресс-релизе по поводу финансирования ускорения «цифровой трансформации» сообщило, что в течение двух лет на первый этап создания электронного архивного решения будет выделено 12,7 миллиона австралийских долларов (чуть более полумиллиарда рублей), что позволит защитить важнейшие документы штата.

Отмечено, что «Каждый день правительство Квинсленда, в ходе предоставления жизненно важных услуг сообществу, создает и получает электронные документы. Данное финансирование признает важность этой работы, которая обеспечивает долговременную сохранность и постоянную доступность для использования документов штата, независимо от происходящих технологических изменений».

Тем же решением выделено 1,1 миллиона австралийских долларов на публикацию открытых данных.

Источник: сайт правительства штата Квинсленд
https://t.co/RYv0tKYJow
https://s3.budget.qld.gov.au/budget/media/releases/%2440-million-in-Budget-to-accelerate-Queensland%E2%80%99s-digital-transformation.pdf

Архивы австралийского штата Квинсленд отвечают на вопросы потенциальных поставщиков решений для электронного архива

Я уже рассказывала (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html  и
http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/blog-post_63.html ) о том, что Архивы австралийского штата Квинсленд подбирают поставщиков для решения, поддерживающего электронный архив. На данном этапе у заинтересованных сторон есть возможность задавать заказчику вопросы и получать разъяснения. Я хотела бы обратить внимание на некоторые из ответов, опубликованных в течение последнего месяца.

Разъяснение 4 от 26 ноября 2015 года отвечало на вопрос о том, где взять тестовые данные. Архивы штата предложили потенциальным поставщикам использовать набор данных, подготовленный к международной конференции по обеспечению долговременной сохранности электронных объектов iPRES 2014. Этот набор, включающий более 2 тысяч файлов в разнообразных форматах и представленный в виде набора ZIP-файлов общим объёмом в 3,1 гигабайта можно скачать из Dropbox по адресу http://bit.ly/QSADAtest1 (полный адрес: https://www.dropbox.com/sh/aia7h5ogudy5tp4/AACx9ZJRtjZSbRKQlVWs9Bq-a?dl=0 ).

Архивы штата выражают благодарность составителям данного набора – программному комитету конференции iPRES 2014, Национальной библиотеке Австралии, Национальной библиотеке Новой Зеландии, Библиотеке штата Квинсленд, архиву Гейтс (Gates Archive), университету в Чепел-Хилл (Chapel Hill, штат Северная Каролина, США) и Австрийскому технологическому институту. Архивы штата полагают, что эти данные помогут поставщикам продемонстрировать, что предлагаемые ими решения действительно способны обеспечивать долговременную сохранность электронных материалов.

На данной стадии не требуется, чтобы конкретное решение было способно выполнять операции по обеспечению сохранности со всеми форматами набора, однако в конечном итоге архивной службе необходимо обеспечивать сохранность данных в любых форматах. Набор не является исчерпывающим, и в дальнейшем Архивам штата потребуется сохранять файлы и в других форматах.

Дополнительные данные для тестирования поставщикам предлагается искать на следующих ресурсах:

• GOVDOCS: http://digitalcorpora.org/corpora/govdocs


• OPF Format Corpus: http://openpreservation.org/technology/corpora/opf-format-corpus/

В разъяснении 5 от 9 декабря 2015 года был дан ответ на вопрос о том, где географически могут размещаться облачные сервисы. Так как Архивы штата желают обеспечить высокую степень защищённости контента и метаданных, облачные сервисы должны размещаться на инфраструктуре, находящейся на территории Австралии.

В разъяснении 8 от 18 декабря 2015 года был, в частности, дан ответ на следующий вопрос: «Имеется ли утвержденный или предпочтительный формат документов для использования в составе сдаточного (SIP), архивного (AIP) и/или дистрибутивного (DIP) информационных пакетов? Если нет, то считают ли Архивы штата необходимым поддерживать работу с контентом, поступившем в систему в его изначальном формате, т.е. в том виде, в каком он был передан на хранение государственными ведомствами?».

Архивы штата ответили, что на данном этапе их политика заключается в том, что принимать на хранение нужно файлы во всех документных форматах и проводить (когда возможно) нормализацию форматов на стадии ввода в систему, с тем, чтобы свести число форматов к разумному и управляемому количеству. Предпочтительные форматы перечислены в тендерной документации.

Предполагается, что для государственных органов будут разработаны инструменты для «упаковки» файлов перед передачей на архивное хранение, которые позволят им создавать сдаточные SIP-пакеты в предпочтительном для архивистов формате, упрощая тем самым процесс ввода данных в электронный архив. Однако всегда будут существовать небольшие государственные органы и учреждения, не имеющие ни технической инфраструктуры, ни квалифицированного персонала для поведения такой работы, поэтому Архивы штата сами будут использовать эти или аналогичные инструменты для преобразования полученных электронных документов в предпочтительные форматы перед вводом их в систему.

В некоторых случаях, особенно когда подлежащие принятию на архивное хранение документы находятся в специализированных государственных деловых системах, персоналу Архивов штата, возможно, потребуется принять участие в проектах миграции документов совместно с ИТ-персоналом и специалистами по управлению документами государственного органа, помогая им выявлять, документировать, извлекать и упаковать подготовленные к передаче документы.

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details

Архивы австралийского штата Квинсленд провели семинар для потенциальных поставщиков электронного архива

Недавно я рассказывала о том, что Архивы австралийского штата Квинсленд начали – довольно-таки издалека, с обсуждения проблемы с заинтересованными сторонами – процесс закупки решения для электронного архива штата, см.  http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html .

12 ноября 2015 года был проведен информационный семинар для потенциальных заинтересованных в участии в проекте поставщиков. Видеозапись семинара выложена на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?v=1QQ2mTfOxng :

Организаторы явно исходи из того, что поставщики не читают выложенную на сайте госзакупок документацию, поэтому устно пересказали её содержание. Судя по тому, что представители поставщиков задали минимум вопросов, это было правильное предположение :)

Наиболее интересным было выступление Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), известного австралийского специалиста, который в настоящее время исполняет обязанности руководителя архивной службы штата (см. фрагмент видеозаписи, начиная с отметки 2мин. 45 сек. до конца 13-й минуты).

Выступает Адриан Каннингем

Каннингем обратил внимание поставщиков, что Архивы штата Квинсленд заинтересованы в полномасштабном решении, обеспечивающем единое управление электронными и аналоговыми документами и способном поддерживать гибридные дела и документы.

Архивисты не надеются на то, что найдётся такой поставщик, который сможет создать подобное решение в одиночку – поэтому ожидают, что будет сформирован консорциум поставщиков. В то же время они хотят, чтобы была «единая точка подотчетности» т.е. чтобы во главе консорциума стоял генеральный подрядчик.

Адриан Каннингем особо подчеркнул, что обеспечение долговременной сохранности и доступа – это куда больше, чем просто хранение. Поскольку стоит задача обеспечить вечное хранение электронных материалов, то каждая компонента системы должна быть заменимой – в том числе и система хранения. Он также отметил важность миграции и желание избежать зависимости от проприетарных решений и форматов.

Он обратил внимание на отличия системы электронного архива от распространенных СЭД/ECM-решений, в том числе на абсолютную важность надлежащего управления метаданными и на необходимость устанавливать и управлять ограничениями на доступ к документам.

Представитель проектного офиса попросила поставщиков оценить стоимость владения решением на протяжении 10 лет.

Организаторам тендера было задано три вопроса. По поводу объёмов принимаемых на архивное хранение электронных документов, Каннингем никаких цифр называть не стал, но отметил, что, по опыту, первоначально электронные документы будут поступать в сравнительно небольших объёмах, и только лет через 10 ожидается их быстрый рост. Это является одной из причин, почему такое внимание уделяется масштабируемости решения и почему Архивы предпочли бы получать хранение как услугу – чтобы оплачивать лишь то, что они потребляют, и чтобы при необходимости можно было закупить больше ресурсов.

Архивисты пообещали на последующих этапах тендера предоставить поставщикам образцы электронных архивных данных.

Был задан вопрос о бюджете проекта. Каннингем ответил, что он не уполномочен называть цифры, но может подтвердить, что правительство штата хорошо понимает необходимость наладить архивное хранение электронных документов и собирается поддерживать проект, если только будет предложено хорошее и экономически обоснованное решение.

Источник: сайт YouTube
https://www.youtube.com/watch?v=1QQ2mTfOxng

Архивы австралийского штата Квинсленд ищут поставщиков архивной информационной системы, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1.html )

Приложение 4 «Целевое состояние системы электронной архивации»  (Digital Archiving Target State) описывает функциональную модель электронного архива (см. рис.3). Модель, предложенная Архивами Квинсленда, представляет собой хорошо известную модель OAIS, расширенную путем добавления функционального модуля «Управление деятельностью архива» (Archival Management).

Рис.3. Функциональная модель электронного архива. Её основные модули – «Ввод» (Ingest), «Действия по обеспечению долговременной сохранности» (Preservation treatments) и «Хранение» (Storage), «Управление деятельностью архива» (Archival Management, AMS) и «Предоставление доступа» (Access).

У Архивов Квинсленда в настоящее время имеются следующие дополнительные «архивные» функциональные возможности, выходящие за рамки модели OAIS, которые Архивы желают сохранить и которые, соответственно, будут включены в техническое задание на систему электронной архивации. Это:

• Документирование истории государственных органов.


• Управление местоположением и местами хранения аналоговых документов;


• Документирование решений, принимаемых по итогам экспертизы ценности;


• Планирование деятельности по обеспечению долговременной сохранности аналоговых документов;


• Управление доступом к аналоговым документам, включая сведения о выдаче дел, запросы на выдачу документов в читальном зале, информацию о выдаче документов во временное пользование (для организуемых штатом выставок) и запросы на изготовление копий.

Приложение 2 «Функции управления деятельностью архива» (Archival Management Functions) разъясняет потенциальным поставщикам специфику архивной деятельности, отличия архивных информационных систем от СЭД/ECM-систем, а также особенности австралийской архивной практики. Содержание этого документа следующее:

1. Функции управления деятельностью архива

2. Что такое архивы и в чём их особенности?

• Документы и их происхождение (provenance)
• Упорядочение и описание документов
• Архивные фонды (fonds), группы документов (record groups) и австралийская система серий документов
• Экспертиза ценности документов

3. Каковы особенности систем управления архивными документами (Archival Management Systems, AMS)?

• Управление физическими и электронными архивными документами
• Текущее положение дел в Архивах Квинсленда
• Ожидаемые результаты
• Высокоуровневая диаграмма сущность-связь для функций управления деятельностью архива

Ниже приведен перевод отдельных положений данного документа:

3. Каковы особенности систем управления архивными документами?

Системы управления архивными документами представляют собой программные системы, обеспечивающие интеллектуальный контроль над документами (любого вида) путем описания документов и их происхождения. Современные системы такого рода часто включают интегрированную поддержку архивных рабочих процессов, в том числе экспертизу ценности, приём на хранение, упорядочение, архивное описание, действия по обеспечению долговременной сохранности, отслеживание физического местоположения и управление коллекциями. Они часто содержат функциональные возможности для поиска, выявления, формирования отчетов, запроса и извлечения физических документов и просмотра электронных документов. Реализация множества функций в рамках монолитной системы не является идеальным подходом и часто приводит к проблемам при адаптации этих систем к новым бизнес-моделям и требованиями. В этой связи более подходящим может быть модульный подход.

Системы управления архивными документами от систем управления контентом, электронными активами и библиотеками отличает то, что в процессе упорядочения и описания государственных архивных документов они должны поддерживать документирование сложных отношений происхождения документов. Архивные системы, разработанные для европейского или американского рынков на основе концепций «фондов» или «групп документов», возможно, потребуется доработать или переделать с тем, чтобы они могли поддерживать более гибкую и сложную австралийскую систему серий.

3.3 Текущее положение дел в Архивах Квинсленда (QSA):

• Имеющаяся у Архивов Квинсленда система управления архивными документами (Archives One) управляет физическими архивными документами. Он создана на основе технологий, которые скоро перестанут поддерживаться, и не в состоянии адекватно управлять изначально-электронными документами. В кратко- или среднесрочной перспективе Архивы Квинсленда намерены заменить это решение, с тем, чтобы обеспечения непрерывность деловой деятельности и повысить качество предоставляемых услуг.


• Функциональные возможности поиска, имеющиеся в решении Archives One (как в публичной веб-версии «Архивного поиска» (Archives Search), так и в версии для внутреннего использования персоналом Архивов) являются недостаточно интуитивными и выдают неполные результаты (иметься ограничение в 1000 результатов). Пользователи, привыкшие к современным средствам поиска типа Google и к средствам фасетного поиска, ждут от новой системы расширенных возможностей.

3.4 Ожидаемые результаты

• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут в конечном итоге поддерживать передачу, упорядочение, описание, управление, контроль, обеспечение безопасности, распространение, обеспечение долговременной сохранности и непрерывного доступа к физическим и электронным (как оцифрованным, так и изначально-электронным) документам;


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым «слоем» поиска и предоставления доступа (или с публичным порталом для клиентов), обеспечивая интегрированный поиск физических, оцифрованных и изначально-электронных материалов.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут интегрированы с новым порталом государственных органов штата, давая возможность эти органам управлять и представлять отчетность о своих документах, а также взаимодействовать с Архивами Квинсленда (в части передачи документов, экспертизы ценности и т.д.).


• Планирование проекта по очистке и реструктуризации имеющихся данных в рамках подготовки к миграции данных в новую систему пока находится на ранних этапах. Дорожная карта и методология перехода от нынешней архивной системы (включая очистку данных, их преобразование и импорт описательных метаданных и метаданных происхождения в новые модули системы управления архивными документами) станут предметом рассмотрения семинаров, посвященных проверке идеологии нового решения.


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут поддерживать «гибридную» передачу документов на архивное хранение (т.е. передачу физических и электронных документов в одной партии);


• Рабочие процессы для физических и электронных документов будут достаточно похожи, с тем чтобы персонал мог легко освоить обработку физических и электронных документов, и чтобы свести к минимуму требования к обучению.


• Уникальные для физических документов процессы будут проанализированы и реализованы или переработаны таким образом, чтобы стать частью, интегрироваться или работать бок о бок с новыми системами управления архивными документами, рабочими процессами и доступом.


• Новые функциональные возможности для управления архивной деятельностью будут включать полный и гибкий набор средств создания отчетов, удовлетворяющий потребностям внутренних и внешних пользователей.

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195

Архивы австралийского штата Квинсленд ищут поставщиков архивной информационной системы, часть 1

2 ноября 2015 года министерство науки, информационных технологий, инноваций и искусств (Department of Science, Information Technology, Innovation and the Arts) австралийского штата Квинсленд (Queensland) объявило на сайте государственных закупок штата QTender о сборе от потенциальных поставщиков заявок о заинтересованности (Expression of Interest, EOI) в участии в проекте «Проектирование, тестирование и подтверждение работоспособности решения для электронной архивации» (Digital Archiving Design, Test and Prove Project). Извещение DSITI151490b доступно по адресу https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details (к сожалению, конкурсная документация доступна только зарегистрированным пользователям).

Это уже второй этап взаимодействия с потенциальными поставщиками, который продлится до 28 января 2016 года. Перед этим 15 октября 2015 года была организована так называемая «сессия раннего вовлечения участников рынка» (Early Market Engagement Session, извещение DSITI151490a см. по адресу https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195 ),  где заинтересованным сторонам было рассказано о намеченном направлении при создании решения для электронной архивации.

Рис.1. Такой видят аналитики динамику создания электронных и аналоговых документов в среднесрочной перспективе

По итогам второго этапа заказчик оценит возможности участников рынка и сформирует «короткий список» тех, кому будет предложено участие в следующих этапах – семинаре и официальном запросе предложений (Invitation to Offer, ITO). В то же время Архивы Квинсленда резервируют за собой право прекратить процесс закупки, если выяснится, что отрасль не способна удовлетворить потребности архивной службы.

В выложенной на сайте информации отмечается следующее:

«Деятельность органов государственной власти штата Квинсленд в значительной степени опирается на использование электронных технологий, и в результате основные свидетельства этой деятельности создаются в виде электронных документов. Многие из этих изначально-электронных документов имеют ключевое значение и должны быть сохранены защищённым образом в пригодной для использования, доступной и аутентичной форме в течение длительных периодов времени, когда уже устареют использованные для их создания технологии.

В настоящее время в Квинсленде не имеется единого для всех органов власти штата подхода к обеспечению долговечности и постоянной пригодности к использованию постоянно растущих в объемах критически-важных электронных информационных активов штата. Архивы штата Квинсленд (Queensland State Archive), на которые законодательством возложена ответственность за сохранение государственных документов штата, в настоящее время не имеет возможности принять на ответственное хранение, обеспечить долговременную сохранность и доступ к электронным государственным документам, имеющим постоянную ценность. Из-за этого критически-важные электронные информационные активы и доказательная база системы государственного управления штата подвергаются риску утрат.

Министерство науки, информационных технологий и инноваций (DSITI) намеревается создать решение для электронной архивации, которое даст возможность вести регулярную деятельность по обеспечению сохранности и доступности электронных государственных документов постоянного срока хранения.»

Конечной целью проекта является повышение защищённости и целостности электронных архивных документов штата, а также обеспечения наличия и доступности на протяжении сотен лет аутентичных и заслуживающих доверия версий государственных электронных документов.

Компоненты, входящие в состав решения для электронной архивации, показаны на рис.2.

Рис.2. Компоненты решения и варианты предложений поставщиков

Респонденты в своих ответах могут выбрать один из следующих вариантов состава модулей в рамках решения (ср. также с рис.3):

• Вариант 1: Полное решение, объединяет варианты 2 и 3.


• Вариант 2: Частичное решение - модуль управления деятельностью архива (включая управление метаданными);


• Вариант 3:  Частичное решение – модули ввода, обеспечения долговременной сохранности, безопасности и хранения и доступа;


• Расширенные варианты 1, 2 и 3 – добавляются сервисы управления проектами, внедрения и консалтинга и управления изменениями.

Решение для электронной архивации должно предусматривать:

• Разработку и развёртывание масштабируемой архитектуры и взаимосвязанных систем, необходимых для поддержки архивации электронных и аналоговых документов – как в настоящее время, так и в будущем;


• Оказание технической поддержки и предоставление технического обслуживания в отношении всех аспектов решения для электронной архивации;


• Развертывание структур менеджмента, необходимых для обеспечения надлежащего управления и контроля над всей инфраструктурой, программным обеспечением и сервисами;


• Проектирование, развертывание и управление необходимыми мерами и системами безопасности;


• Сервисы управления хранением данных, управления метаданными и поиска и извлечения, необходимые для поддержки процесса передачи на архивное хранение в Архивы Квинсленда электронных и аналоговых документов;


• Предоставление сервисов преобразования и выполнения миграции имеющихся данных и метаданных в планируемое новое решение для электронной архивации, а также всех сервисов, необходимых для осуществления и управления изменениями в будущем;


• Предоставление специализированных подрядных ИКТ-услуг в области электронной архивации, позволяющих Архивам Квинсленда предоставлять пользователям защищённые, легкодоступные и читаемые документы; и


• Предоставление услуг по обучению, помогающих использовать решение для электронной архивации, а также дополнительных услуг поддержки, оказываемых назначенным подрядчиком.

К извещению прилагается очень интересный и содержательный пакет документов:

• Приложение 1 «Соответствующие стандарты» (Relevant Standards). В документе перечислены 33 стандарта (среди которых есть федеральные австралийские стандарты, стандарты штата, международные стандарты и даже отдельные стандарты других стран). Почти все они для поставщика решения будут обязательными.


• Приложение 3 «Проект спецификаций информационного пакета» (Draft Information Package Specification). Идеология решения в целом основана на стандарте OAIS, который предусматривает прием-передачу электронных документов в архив в виде сдаточных информационных пакетов. Это, можно сказать, те самые «контейнеры», о которых наши Росархив и ВНИИДАД «слышали, но не видели». Австралийские же коллеги уже на предварительном этапе стремятся детализировать и стандартизовать структуру информационных пакетов.
  
  Документ описывает набор необходимых метаданных. Он также включает (приложение 1) «Руководство по форматам, рекомендуемым для передачи на архивное хранение» (Recommended Transfer Formats Guideline), в котором известные форматы распространенных видов электронных документов разделены на 4 категории: «предпочтительные», «допустимые», «не рекомендуемые» и «нежелательные».
  
  Кроме того, в приложении 2 «Пути обеспечения сохранности и доступности общеупотребительных форматов» (Preservation and Access Pathways for Common Formats) описано, в какие форматы и с помощью каких инструментов следует мигрировать электронные документы изначально созданные в неподходящих для длительного хранения форматах.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2.html )

Источник: сайт QTender
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?id=16520&action=display-tender-details
https://www.hpw.qld.gov.au/qtenders/tender/display/tender-details.do?action=display-tender-details&id=16195

Конференция iPRES-2014: Методология обеспечения сохранности не утративших свою ценность документов при выводе из эксплуатации устаревших систем

Статья Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриана Каннингема (Adrian Cunningham), Анны Моррис (Anna Morris) и Нила Фицджеральда (Neal Fitzgerald) из Архивов австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives)«Вывод из эксплуатации устаревших систем: Методология выявления и обеспечения сохранности не утративших свою деловую ценность документов из унаследованных систем» (Decommissioning of legacy systems: A methodology for indentifying and preserving records of ongoing business value in legacy business systems) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf  (стр. 279-283). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается подборка отдельных фрагментов этой большой статьи.

Ингрид Макдональд и Анна Моррис

Нил Фицджеральд и Адриан Каннингем

В данной статье дан обзор методологии и поддерживающих её рекомендаций, разработанных Архивами австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) в помощь государственным органам штата, утилизирующих или заменяющих унаследованные ИТ-активы, с тем, чтобы обеспечить соответствующее требованиям законодательства управление информационным контентом этих систем.

Результаты ИКТ-аудита, проведенного правительством штата в 2012 году, показали следующее:

• В ходе аудита были получены сведения о 1730 системах;


• Из них 904 системы (54%) являются «унаследованными» ИКТ-системами, потенциальными кандидатами для рационализации или вывода из эксплуатации


• 91% систем из 1730 в течение 5 лет достигнет конца своего срока службы.

Прежде чем удалять документы, содержащиеся в системах – кандидатах на вывод из эксплуатации, либо вкладывать средства в усилия по обеспечению их долговременной сохранности, органы исполнительной власти штата должны четко понимать:

• Какие документы необходимо сохранить, и сроки их хранения;


• Как получать разрешение на уничтожение либо передачу документов, которые более не нужны организации, и


• Что считается и что не считается, с точки зрения управления документами, подходящими условиями для обеспечения сохранности документов, представляющих ценность для текущей деловой деятельности организации. 

Методология Архивов Квинсленда для вывода систем из эксплуатации

Архивная служба штата рассматривает четыре различных сценария (варианта) уничтожения / обеспечения сохранности документов.

В первом сценарии все документы уже перенесены в другую систему, и, таким образом, унаследованная система содержит «копии» данных, которые более не используются в качестве документов, отражающих деятельность государственного органа, но которые, возможно, были сохранены из-за отсутствия уверенности в том, что эти копии можно на законных основаниях уничтожить. Государственные органы в этом случае могут удалить исходные документы без получения согласия Архивиста штата (руководителя архивной службы штата – Н.Х.) при условии, что они выполнили все условия миграции, указанные в выпущенном Архивами Квинсленда «Типовой перечень документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении для исходных электронных документов» (General Retention and Disposal Schedule for Digital Source Records, см. http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QDAN00678V1.pdf ).

Во втором сценарии рассматривается ситуация, в которой все документы в деловой системе перестали быть доступными, то есть их уже невозможно открыть или интерпретировать. ... Архивы Квинсленда, тем не менее, допускают, что возможны отдельные обоснованные ситуации, в которых документы в системах уже фактически были потерянны из-за какого-либо катастрофического системного сбоя или вследствие морального устаревания системы. ... Государственные органы обязаны уведомить Архивы Квинсленда об обстоятельствах «утраты» документов до их уничтожения. Государственные органы в этом сценарии не вправе уничтожать документы без предварительного предоставления Архивисту штата доказательств невозможности дальнейшего использования этих документов.

Следующий, третий сценарий касается документов в деловых системах, которые по-прежнему доступны и для которых минимальные по закону сроки хранения установлены действующими перечнями, утвержденными Архивистом штата. Государственные органы в этом случае вправе удалить документы из системы, не получая дополнительного разрешения от Архивиста штата, если минимальные сроки хранения документов истекли. Однако уничтожение документов должно быть одобрено их законным владельцем ...

Последний, четвертый сценарий касается тех документов в системах, которые не охвачены действующими нормативными документами и перечнями и, следовательно, чей минимально допустимый по закону срок хранения неизвестен. Так как, согласно закону о государственных документах штата (Queensland’s Public Records Act 2002) документы не могут быть уничтожены без разрешения, государственным органам в таком случае следует либо провести экспертизу ценности документов и получить разрешение на уничтожение, либо позаботиться об обеспечении долговременной сохранности этих документов и об управлении ими.

Реализация на практике

В период с августа по ноябрь 2014 года было проведено обследования с целью проверить,  достигла ли методология намеченных результатов. Предварительные результаты, имевшиеся на момент написания данной статьи, показали, что:

• Государственные органы вывели из эксплуатации ряд систем с использованием данной методологии;


• Государственные органы использовали подход на основе менеджмента риска для оценки вероятности того, что деловые системы и базы данных содержат высокоценные документы, подлежащие длительному хранению;


• В большинстве случаев документы из этих систем были полностью перенесены в новые деловые системы, поэтому эти системы были выведены из эксплуатации в соответствии с Типовым перечнем для исходных электронных документов;


• Многие государственные органы рассматривают последовательность миграций как  жизнеспособную стратегию обеспечения сохранности высокоценных документов длительного срока хранения до тех пор, пока в них сохраняется потребность. 


• Государственные органы хотят иметь возможность передавать периодически изготавливаемые «снимки» хранящихся в их деловых системах документов постоянного хранения в единый для всех государственных органов штата постоянный электронный архив.


• Государственные органы просят оказать им помощь в разработке стратегий обеспечения непрерывной доступности документов, особенно в отношении документов в более сложных форматах, таких форматы географических информационных систем (ГИС) и деловых систем.


• Документы из некоторых деловых систем были экспортированы в такие форматы, как PDF или форматы электронных таблиц, и сохранены в электронных системах управления документами этих государственных органов.


• Некоторые документы были экспортированы путем их распечатывания на бумаге;


• Данные реляционных баз данных из некоторых деловых систем были экспортированы в SQL-систему управления реляционными базами данных вместе с некоторыми запросами  и отчетами, предназначенными для ответа на часто задаваемые вопросы;


• Большинство из этих экспортированных документов составили документы короткого  срока хранения, однако были и другие такие документы, которым грозил риск утраты из-за устаревания технологий;


• Государственные органы использовали подготовленный Архивами Квинсленда инструментарий для разработки новых политик, инструментов, контрольных списков и шаблонов с тем, чтобы обеспечить принятие во внимание вопросов управления и уничтожения документов при проектировании заменяющих систем, а также адекватное документирование методологии миграции документов.

Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), Анна Моррис (Anna Morris) и Нил Фицджеральд (Neal Fitzgerald)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf 
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf 

Штат Квинсленд, Австралия: Начато обсуждение дискуссионной публикации «Созданы электронными, остаются электронными»

16 ноября 2014 года Государственные Архивы австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) и директор по ИТ правительства штата выложили на сайте Государственных Архивов дискуссионную публикацию «Созданы электронными, остаются электронными» (Born digital, stay digital), на которую они хотели бы получить отзывы от государственных органов и учреждений.

Документ объёмом 22 страницы, разработанный с пунктом 6.01 Плана действий по реализации Стратегии правительства штата в области ИКТ на 2013-2017 году (Queensland Government ICT Strategy 2013-17 Action Plan), доступен по адресу http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/BDSD_discussion_paper.pdf

Цель дискуссионной публикации сформулирована следующим образом:

• Изучить проблемы, с которыми сталкиваются государственные органы при управлении изначально-электронными государственными документами в электронной форме на протяжении всего жизненного цикла этих документов;


• Выяснить мнения органов государственной власти относительно выбора соответствующих стратегий решения этих проблем.

Постановка задачи

Государственным органам необходимо накапливать, управлять и обеспечивать доступ к своей корпоративной памяти. Они сталкиваются с фундаментальными проблемами при выполнении этого требования.

Возможности государства по оказанию услуг в электронном виде существенно опередили его возможности по сбору, управлению и обеспечению долговременной сохранности электронных свидетельств и доказательств своих деловых решений и действий.

Функциональные возможности по управлению документами часто не закладываются в проекты новых деловых систем. Это означает, что у государственных органов может не оказаться возможностей для оптимизации ценности их электронных документов и для обеспечения их постоянной целостности и пригодности к использованию во времени.

Информацию, изначально созданную в электронном виде, следует сохранять в этом виде и обеспечить управление ею в качестве интегрированной составной части поддерживаемых электронными технологиями деловых процессов. Однако, в связи с увеличивающимся разрывом между созданием электронных государственных документов и ориентированными на бумажные технологии системами хранения документов, поддерживающие управление документами бизнес-процессы не согласованы друг с другом, и их необходимо заново переконструировать с тем, чтобы обеспечить более полную поддержку предоставления электронных услуг. В настоящее время управление электронными документами рассматривается как дополнительный и часто обременительной бизнес-процесс, и его последовательное выполнение в масштабах правительства не обеспечивается.

Управление изначально-электронными документами в электронных форматах является важным элементом современного государственного управления, в рамках которого практика управления информацией и документами реформируется таким образом, чтобы отразить подходы 21-го века к оказанию государственных услуг и к осуществлению деятельности в сфере государственного управления, обеспечивая при этом согласованность с другими юрисдикциями.

Использование подхода, предусматривающего преимущественное использование электронных технологий и форматов (digital first), будет означать, что государственные документы будут создаваться в электронном виде на различных деловых платформах. Например, транзакции будут выполняться с использованием онлайн-формы вместо бумажных форм, а для коммуникаций будут использоваться «умные» устройства и онлайн-каналы. Созданными в результате таких транзакций электронными документами нужно будет непрерывно управлять, с целью обеспечения удобного их захвата, повторного использования, контроля и уничтожения.

Авторы документа видят следующие проблемы, связанные с переходом на модель «Созданы электронными, остаются электронными»:

• Масштаб и сложность перемен,
• Изменение деловой культуры,
• Знания, навыки и возможности, имеющиеся у государственного сектора,
• Затраты на переход.

В публикации поставлен ряд вопросов, на которые представителям государственных органов предлагается дать ответ. Им также предложено оценить несколько вариантов решения поставленных проблем, включая варианты мер, которые могли бы предпринять Государственные Архивы штата.

Замечания и предложения предлагается подавать, с использованием специальной формы, также выложенной на сайте, до 24 декабря 2014 года.

Источник: сайт Государственных Архивов штата Квинсленд
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Announcements/Pages/Consultation-on-Born-digital,-stay-digital-discussion-paper.aspx
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Collaboration.aspx 

Штат Квинсленд, Австралия: Опубликована стратегия обеспечения непрерывного использования электронных документов и информации

В начале сентября Архивы штата Квинсленд (Queensland State Archives, QSA) опубликовали «Стратегию правительства штата Квинсленд по обеспечению непрерывного использования электронной информации» (Queensland Government - Digital Continuity Strategy).

Документ объёмом 20 страниц доступен по адресу: http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QueenslandGovernmentDigitalContinuityStrategy.pdf  .

На недавно завершившемся Конгрессе Международного совета архивов в Брисбене, Австралия, Директор электронного архива QSA и по вопросам делопроизводства в государственном секторе Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) уже рассказывал о программе непрерывного использования электронной информации, или «электронной непрерывности» (Digital Continuity). Он отметил в своем выступлении, что это более широкое понятие, чем обеспечение долговременной сохранности (digital preservation), поскольку оно подразумевает обеспечение постоянного доступа к важнейшим документальным свидетельствам.

Информируя коллег о публикации Стратегии, Адриан Каннингем написал: «Стратегия правительства штата Квинсленд по обеспечению непрерывного использования электронной информации определяет стратегические направления деятельности и принципы, на основе которых формируется согласованный подход к обеспечению постоянной доступности электронных документов на всем протяжении их жизненного цикла, в условиях быстрого морального устаревания технологий. Теперь, после выхода в свет Стратегии, Архивы штата Квинсленд в ближайшие годы разработают программу действий по её реализации.»

На сайте QSA отмечается, что «стратегия электронной непрерывности описывает наш подход к экономически эффективному и опирающемуся на стратегическое видение обеспечению того, чтобы электронные документы государственных органов штата Квинсленд оставались доступными, аутентичными и осмысленными с течением времени несмотря на устаревание оборудования, программного обеспечения и носителей информации».

Работа над документом шла с 2010 года. В 2011 году Стратегия прошла публичное обсуждение, в котором, в частности, принял участие 131 государственный орган.

В Стратегии описываются проблемы, связанные с особенностями управления электронными документами; описывается концепция «электронной непрерывности» (в частности, признается, что новый термин является синонимом термина «электронная архивация», но ему отдано предпочтение в связи с тем, что он подчеркивает важность сохранения доступности документов в интересах обеспечения непрерывности деловой деятельности, а также показывает, что соответствующая сфера деятельности распространяется далеко за пределы обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения).

Основная цель сформулирована следующим образом: «Сделать неподвластными времени критически-важные электронные документы, используемые в государственном управлении». Подразумевается, что государственные документы штата Квинсленд будут оставаться аутентичными, доступными и пригодными к использованию до тех пор, пока в них будет сохраняться потребность у властей и населения штата.

Выделены три стратегических направления деятельности:

• Содействовать зрелости государственных органов в вопросах обеспечения «электронной непрерывности»,


• Организовать государственным органам доступ к инструментам, сервисам, политикам и руководствам по обеспечению «электронной непрерывности», с тем, чтобы те могли обеспечить постоянный доступ к хранимым ими электронным документам,


• Создать и поддерживать инфраструктуру и сервисы электронных архивов в целях обеспечения постоянной аутентичности, доступности и пригодности к использованию государственных электронных документов постоянного рока хранения.

Кроме того, сформулированы пять ключевых принципов, на которые будет опираться работа по реализации Стратегии:

• Стратегия «электронной непрерывности» должна ориентироваться на опережающие действия,


• Стратегия «электронной непрерывности» должна быть жизнеспособной,


• Стратегия «электронной непрерывности» должна обеспечить сохранение аутентичности документов,


• Стратегия «электронной непрерывности» должна максимизировать выбор вариантов доступа для пользователей,


• Стратегия «электронной непрерывности» должна соответствовать имеющимся стандартам.

Мой комментарий: Кто там пишет Концепцию развития архивной отрасли в России? Списывайте! :)

Источник: сайт Архивов штата Квинсленд, Австралия
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/DigitalContinuity/Pages/Default.aspx

Штат Квинсленд, Австралия: Опубликованы новые руководства и рекомендации

Я достаточно часто рассказываю о деятельности архивных служб таких австралийских штатов-лидеров, как Виктория и Новый Южный Уэльс. Однако в последнее время заметно активнее стали работать Архивы штата Квинсленд (Queensland).

Впечатляет набор ссылок на странице публикаций ( http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Publications.aspx ) - это 3 стандарта, 2 закона, 6 политик, 4 перечня с указанием роков хранения, 28 руководств и инструментов, 3 обучающих ресурса, 86 информационных бюллетеней, 9 рекомендаций службы обеспечения сохранности документов,  7 документов по электронной сохранности, 12 документов по прочим вопросам и 22 формы.

Недавно был опубликован ряд новых интересных материалов.

«Миграция электронных документов: Руководство для государственных органов штата Квинсленд» (Migrating digital records: a guideline for Queensland public authorities,  http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/MigratingDigitalRecords.pdf , июнь 2012 г., 56 стр.).

Данное руководство содержит рекомендации для государственных органов по ключевым вопросам управления документами, которые необходимо принять во внимание при планировании и проведении  проектов конверсии (миграции) в случаях, когда соответствующие деловые системы  содержат государственные документы.

При перемещении государственных документов из одной аппаратно-программной конфигурации в другую, или при переходе с одного поколения компьютерных технологий на последующие поколения, этот процесс требует четкого планирования, чтобы обеспечить сохранение аутентичности и целостности государственных документов в соответствии с положениями Закона о государственных документах штата (Public Records Act 2002).

Исходные электронные документы, в отношении которых проводилась миграция, могут быть уничтожены только при условии, что удовлетворены определенные критерии, перечисленные в Типовых перечнях для оригинальных электронных документов (QDAN 678). Данное руководство дает рекомендации органам государственной власти штата относительно проведения миграции электронных документов и законного уничтожения первичных документов.

Руководство состоит из трех частей:

• Введение, в котором рассматривается контекст миграции электронных документов;


• Раздел о принципиальных проблемах при миграции государственных электронных документов, в котором говорится о проблемах, связанных с постоянным развитием технологий, побудительных причинах для миграции, рисках, обязанностях и об обращении с первичными документами после их миграции;


• Раздел о вопросах управления документами, которые надо учесть в ходе выполнения проектов миграции.

«Метаданные как инструмент обеспечения непрерывного доступа к документам – Руководство, разъясняющее положения Стандарта делопроизводческих метаданных штата Квинсленд» (Metadata for digital continuity: a companion guideline to the Queensland Recordkeeping Metadata Standard, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/MetadataDigitalContinuity.pdf , июнь 2012 г., 29 стр.)

Электронные документы зависят от оборудования, программного обеспечения и носителей информации, которые могут довольно быстро устареть. В то же время многие документы необходимо сохранять в течение длительного периода времени, а некоторые - постоянно. Электронными документами нужно тщательно и активно управлять, чтобы они оставались доступными в течение всего установленного срока их хранения, несмотря на изменения в оборудовании или программном обеспечении и на деградацию носителей информации.

Данное руководство содержит рекомендации по использованию метаданных в интересах обеспечения непрерывного доступа к документам, обеспечивая их доступность в течение длительного периода хранения. По этим вопросам оно дополняет «Стандарт делопроизводческих метаданных штата и руководство по его применению».

Делопроизводческие  метаданные представляют собой описательную информацию о документе, которая позволяет управлять этим документов и обеспечивать его сохранность во времени. На самом базовом уровне делопроизводческие метаданные содержат такую информацию, как название, автор, дата создания. Метаданные также применяются для отслеживания использования документа и внесения в него изменений, помогая обеспечить его аутентичность во времени. Наконец, метаданные документируют окончательное решение судьбы документов (их уничтожение или передачу на архивное хранение), так что даже после уничтожения документов остаются свидетельства того, что они  существовали и на каком основании были уничтожены.

«Стандарт делопроизводческих метаданных штата и руководство по его применению» устанавливает, какие метаданные обязательны для всех документов во всех форматах, независимо от сроков их хранения. Данное дополнительное руководство основное внимание обращает на дополнительные метаданные, необходимые для управления электронными документами в течение длительного периода времени, и включает в себя обсуждение вопросов, связанных с практической реализацией рекомендаций.

В число опубликованных в последнее время документов также входят:

• «Структурные преобразования - Выявления подлежащих передаче документов» (Administrative Change: Identifying records for transfer, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/IdentifyingRecordsforTransfer.pdf , февраль 2012 г., 2 стр.)


• «Управление ответственностью за государственные документы»(Managing public records responsibly, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Managingpublicrecordsresponsibly.pdf , февраль 2012 г., 3 стр.)


• «Хранение и уничтожение документов советов» (Retention and disposal of council records, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Retention-and-disposal-of-council-records-PRB.pdf , март 2012 г., 3 стр.)


• «Рекомендации по выбору форматов электронных документов» (Advice on choosing file formats for digital records, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Public_Records_Brief_Advice_on_choosing_file_formats_for_digital_records_%20June_2012.pdf , июнь 2012 г., 4 стр.)


• «Технологии шифрования и обеспечение постоянной доступности и читаемости государственных документов» (Encryption technologies and the treatment of public records for ongoing readability and accessibility, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Encryptionandpublicrecords.pdf , июнь 2012 г., 2 стр.)


• «Управление документами в электронной среде с использованием стандарта ISO 16175 "Информация и документация - Принципы и функциональные тиребования к документам в электронной офисной среде"» (Managing records in digital environments using ISO 16175: Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/PRB_ICA_project.pdf , июнь 2012 г., 3 стр.)


• «Понимание и применение делопроизводческих метаданных» (Understanding and Applying Recordkeeping Metadata, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/metadataintro.pdf , июнь 2012 г., 4 стр.)


• «Документы местных органов власти - Часто задаваемые вопросы» (Local Government Records – Frequently Asked Questions, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Local%20Government%20Records%20Frequently%20Asked%20Questions%20PRB%20update%20-%20July%202012.pdf , июль 2012 г., 5 стр.)


• «Документирование контактов между государственными органами и лоббистами» (Recording contact between government and lobbyists, http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/Recordinglobbyinginteractions.pdf , июль 2012 г., 2 стр.)

Источник: сайт Архивов штата Квинсленд
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Pages/Publications.aspx

Международный совет архивов: Новости из Брисбена - 4

На сайте Международного совета архивов ( http://www.ica.org ) в преддверии очередного конгресса, который пройдёт с 20 по 24 августа в австралийском городе Брисбене (Brisbane), публикуется серия материалов из жизни австралийских архивистов. Предлагаю Вашему вниманию двадцатую статью серии, выложенную на сайте МСА 12 июня 2012 года.

Меня зовут Шарон Меннис (Sharon Mennis), и я горячо приветствую всех вас из прекрасного Брисбена. Сейчас я работаю главным архивистом-экспертом (Principal Appraisal Archivist) отделения государственных документов Государственных архивов штат Квинсленд (Queensland State Archives, QSA).

Благодаря моему интересу к истории и вопросам государственного управления, по которым я специализировалась ещё в университете, работа в качестве архивиста – специалиста по экспертизе ценности документов в государственных органах штата оказалась для меня увлекательной и интересной. До этого у меня уже был опыт работы в ряде учреждений государственного сектора, и свой диплом специалиста в области информационных наук и библиотечного дела я получила в Технологическом университете Квинсленда в том момент, когда была сотрудником Регистрационной палаты штата (Queensland Registry Office). После окончания университета я поступила на работу в Государственные архивы, в которых в то момент проводилось обучение и ротация персонала. Благодаря этому у меня основательное понимание проблем общественного доступа и комплектования сложилось ещё до того, как я нашла свою нишу как специалиста по экспертизе ценности документов.

Государственные архивы отвечают за исполнение Закона о государственных документах 2002 года (Public Records Act 2002, http://www.legislation.qld.gov.au/LEGISLTN/CURRENT/P/PublicRecA02.pdf ), принятого с целью обеспечить создание, хранение, управление и обеспечение долговременной сохранности государственных документов штата в пригодной для использования форме на благо нынешнего и будущих поколений. Кроме того, чтобы помочь государственным органам исполнять установленные данным законом обязательства, Государственные архивы опубликовали дополнительные рекомендации в виде стандартов по работе с информацией (Information Standard, см. http://qgcio.qld.gov.au/qgcio/architectureandstandards/informationstandards/current/Pages/index.aspx ) 40 «Управление документами» (Recordkeeping, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is40_print.pdf ) и 31 «Отслеживание сроков хранения и уничтожение/передача на архивное хранение государственных документов по их истечении» (Retention and disposal of public records, http://qgcio.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/Architecture%20and%20Standards/Information%20Standards/Current/is31_print.pdf ).

Группа экспертизы ценности отделения государственных документов Государственных архивов штата Квинсленд. Второй ряд слева направо: Ингрид Макдональд (Ingrid MacDonald), Шарон Меннис (Sharon Mennis) и Рут Диксон (Ruth Dickson); первый ряд слева направо: Кен Тугуд (Ken Toogood) Луиза Каделл (Louise Cadell), Алиса Хоулетт  (Alisa Howlett) и Кен Скотт (Ken Scott).

В соответствии с законом, решение окончательной судьбы (уничтожение или передача в архив) государственных документов должно быть авторизовано Архивистом штата (State Archivist). В мои обязанности входит разработка и пересмотр указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules), служащих теми инструментами, при помощи которых обычно дается подобное разрешение. И хотя я скучаю по непосредственной работе с архивными фондами, я считаю весьма нужной и полезной свою нынешнюю деятельность по выделению документов постоянного срока хранения, которые пополнят эти фонды в будущем.

Другая сторона моих должностных обязанностей заключается в оказании помощи государственным органам с обеспечением соответствия управления документами передовой практике. Для этого используется ряд способов, включая выступления на форумах, консультирование по конкретным вопросам, а также публикацию руководств и рекомендаций. В настоящее время я руковожу разработкой стратегической концепции решения судьбы документов, которая поможет государственным органам штата исполнять требования Закона о государственных документах и Стандарта 31. Концепция позволит консолидировать существующие ключевые инструменты Государственных архивов (политики, руководства), относящиеся к управлению сроками хранения, и будет также включать новый набор инструментов, помогающих указания по рокам хранения и действиям по их истечении.

Сейчас очень интересное время для того, чтобы быть архивистом. Мир делопроизводства становится все более динамичным, и с момента поступления на работу в Государственные архивы я приняла участие в переходе от ретроспективной экспертизы списков документов к постоянно развивающемуся пониманию принципов экспертизы ценности по функциональному признаку (functional appraisal) и её практической реализации. Государственные услуги все больше оказываются в электронном виде, и задачей на будущее является адаптация наших представлений, процессов и терминологии к условиям новой среды.

Я очень люблю архивы, и меня даже ещё больше волнует и радует перспектива проведения в августе 2012 года Конгресса МСА в Брисбене. Я с нетерпением жду встречи с коллегами из других стран, чтобы познакомиться с Вашими идеями и опытом экспертизы ценности документов. Брисбен – прекрасный уголок мира, и мне не терпится приветствовать Вас в этом замечательном городе!

Шарон Меннис (Sharon Mennis),
Главный архивист-эксперт отделения государственных документов Государственных архивов штата Квинсленд.

Источник: сайт Международного совета архивов
http://www.ica.org/13084/news-from-brisbane/news-from-brisbane-20.html