Ассоциация российских банков о хранении электронных документов

Работая над замечаниями к проекту приказа «Об утверждении Перечня документов, образующихся процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (см.: https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf ), Ассоциация российских банков (АРБ) затронула еще один важный вопрос, который в проекте Перечня был практически проигнорирован – сроки хранения электронных документов.

Коллеги в заключении отмечают, что в проекте приказа «необходимо урегулировать вопрос, связанный с возможностью хранения документов в электронной форме» (п.6). Они сослались на ст. 40.1 федерального закона от 2 декабря 1990 года № 395-1 «О банках и банковской деятельности», в которой установлено, что в целях хранения информации об имуществе, обязательствах и их движении кредитная организация обязана отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты ее включения в базы данных. Порядок создания, ведения и хранения таких баз данных устанавливается Банком России.

В заключении также отмечается, что в настоящее время порядок хранения документов в электронной форме по утвержденному перечню предусмотрен Указанием Банка России от 25 ноября 2009 года № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

По мнению специалистов кредитных организаций, «установление проектом приказа иных минимальных сроков хранения по сравнению с указанными в законодательстве может вызвать сложности в применении этих нормативных правовых актов в части регулирования электронных документов».

Коллеги также отметили, что из проекта приказа не представляется возможным понять, исключается ли перевод документов в электронную форму и их хранение. Оговорка «допускается хранение в электронном виде», сделанная в проекте приказа в очень ограниченных случаях (например, в статьях 128, 167, 206, 221 Перечня), не соответствует положениям, содержащимся в Приложении 1 к Указанию № 2346-У, которым установлен более широкий перечень случаев возможного электронного хранения документов.

По мнению специалистов:

• Необходимо решить вопросы, связанные с составом и сроками хранения документов, хранение которых будет допускаться в электронной форме;


• В проекте приказа прямо следует установить, что документы, автоматически сформированные в АБС Банка (отчеты, сообщения, уведомления и т. п.), а также документы, созданные в электронной форме, подписанные сторонами электронной подписью и равнозначные, согласно действующему законодательству, документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, могут храниться кредитной организацией только в электронной форме.

Мой комментарий: С моей точки зрения, вопрос об организации хранения электронных документов – не вопрос Перечня; он должен регулироваться другими нормативно-правовыми актами. Отмечу, что банк России этот вопрос активно прорабатывает и, возможно, такие нормативно-правовые акты появятся.

Источник: Официальный сайт Ассоциации Российских банков
https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf

Претензии Ассоциации российских банков к проекту Перечня документов кредитных организаций

При изучении заключения Ассоциации российских банков (АРБ) на проект приказа «Об утверждении Перечня документов, образующихся процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (см.: https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf ), на меня произвели сильное впечатление качество и глубина проделанной коллегами из АРБ работы. Они сделали именно то, что на самом деле должны были выполнить разработчики перечня – проверили указные в проекте сроки хранения на соответствие требованиям законодательства. Проделана огромная и, самое главное, очень нужная для доработки проекта работа.

Основные претензии АРБ к срокам хранения следующие:

• Установлены необоснованно длительные сроки хранения для многих видов документов;


• Сроки хранения документов, сопровождающих определенные единые процессы, не всегда согласованы между собой;


• Установлены разные сроки хранения документов, на практике входящих в состав одного дела/досье.

Не менее серьезные претензии имеются у специалистов кредитных организаций к тому, что сроки хранения ряда документов противоречат срокам хранения, установленным следующими законодательными и нормативными актами (в заключении приводятся примеры конкретных статей Перечня в сопоставлении с требованиями законодательства):

• Налоговый кодекс РФ;


• Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»


• Федеральный закон от 30 декабря 2004 года № 218-ФЗ «О кредитных историях»;


• Федеральный закон от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

В заключении АРБ предлагается устранить эти противоречия, а также противоречия между сроками хранения документов, установленных в проекте Перечня и срокам хранения аналогичных документов, установленных в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

Отдельно подчеркнуто, что в проекте необходимо точно установить сроки хранения первичных учетных документов по всем видам операций, поскольку в статье 484 перечня упоминаются только первичные учетные документы по вкладам граждан, кредитам и операциям с драгоценными металлами. По мнению специалистов, «необходимо в целом точно определить сроки хранения бухгалтерских документов дня, включая мемориальные и банковские ордера, и кассовых документов дня» (п.9).

Коллеги также предлагают, при указании порядка отсчета сроков хранения, исключить их соотнесение с внешними событиями, момент наступления которых невозможно определить (например, «при завершении налоговой проверки»), т. к. такой порядок исчисления сроков, - например, в части регулирования хранения документации в кредитных досье, - не дает представления по виду, предмету и возможным срокам проверки и, как следствие, не позволяет рассчитать точные сроки хранения документов.

Мой комментарий: Вопрос об использовании условных сроков хранения гораздо «злее», поскольку они сейчас часто устанавливаются нормативно-правовыми актами, и нередко таким образом, что создают путаницу. В проект эти сроки хранения просто не включены. Я считаю, что этот вопрос требует отдельного профессионально обсуждения и принятия взвешенного решения.

Представители кредитных организаций считают, что для сохранения целостности регулирования сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, в проекте приказа, помимо сроков хранения документов, отражающих банковские операции и иные сделки, «представляется необходимым определить сроки хранения управленческой документации», т. е. документации, связанной с:

• Осуществлением распорядительной функции, организационной функции управления, функции контроля, а также правового обеспечения управления, организации документационного обеспечения управления и хранения документов банком;


• Трудовыми правоотношениями;


• Административным и хозяйственным обслуживанием организации (например, с эксплуатацией служебных зданий, транспортным обслуживанием и обеспечением безопасности кредитной организации).

Мой комментарий: Как мне кажется, это не стоит делать. Речь идет о документах, которые создаются в деятельности практически всех коммерческих организаций, и которые, по-хорошему, должны быть включены в «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Учитывая, что в План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год ВНИИДАДом, утвержденный приказом Росархива №166 от 30 декабря 2016 года (п..1.2.1, см.: http://archives.ru/reporting/plan-nir2017.shtml ), включена подготовка проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, и инструкции по его применению», имеет смысл эти разделы включить в него и/или дорабатывать именно там.

С моей точки зрения, включать одни и те же виды документов в различные Перечни, вообще говоря, нежелательно, т.к. появляются риски возникновения расхождений как в описании видов документов в статьях Перечней, так и в сроках хранения – ведь наши разработчики Перечней, всё ещё живущие в бумажном мире середины 20-го века, пока не освоили технологии, позволяющие синхронизовано обновлять несколько документов.

Еще в 34 пунктах заключения приведены примеры противоречий, которые выявлены при изучении самого Перечня. Речь идет, прежде всего, о тех случаях, когда для одних и тех же документов в разных статьях установлены различные и/или спорные сроки хранения.

Например, согласно статье 68, доверенности вкладчиков (копии доверенностей) по закрытым счетам, выплаты на основании которых не производились, предлагается хранить в течение 5 лет (после закрытия лицевого счета и при условии завершения проверки налоговыми органами), а статьей 85 перечня установлен срок хранения документов по счетам и вкладам (депозитам), в т. ч. доверенностей - 35 лет (при условии завершения проверки налоговыми органами).

Мой комментарий: Мне кажется, что работа, проделанная Ассоциацией россйских банков, наглядно показала, насколько сложно в современных условиях устанавливать сроки хранения. Отмечу, что коллеги проанализировали только сроки хранения, установленные законодательными актами, в то время, как Банк России и другие ведомства активно устанавливают их в подзаконных нормативно-правовых актах. Этот плат ещё предстоит изучить при доработке проекта Перечня.

Более того, текущая ситуация с Перечнем лишний раз продемонстрировала, что пора уже подумать об изменении подходов к процедуре разработки Перечня, к составу информации, которую он должен содержать, а также к методике применения Перечней. О том, каким я хотела бы видеть процесс разработки перечней, попробую рассказать в следующем посте.

Источник: Официальный сайт Ассоциации Российских банков / официальный сайт Федерального архивного агентства
https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf 
http://archives.ru/reporting/plan-nir2017.shtml
http://vniidad.ru/Downloads/sovet/prikaz166.pdf

Приказ об утверждении Перечня кредитных организаций будет отменен

На федеральном портале проектов нормативных правовых актов 25 апреля 2017 года была размещена информация о проекте приказа Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации «Об отмене приказа Федерального архивного агентства и Центрального банка Российской Федерации от 26.01.2017 № 11/4274-У «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения»».

В пояснительной записке сказано, что приказ отменяется в связи с отказом Минюста в государственной регистрации.

Мой комментарий: С моей точки зрения, Росархиву необходимо задуматься о том, что это уже второй проект нормативно-правового акта, который не удалось «выдать на-гора».

Первым был проект приказа «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (См.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/04/blog-post_34.html ). Характерно, что в обоих случаях была допущена одна и та же ошибка – плохо велась работа с заинтересованными в этих документах организациями и гражданами.

Отмечу, что все коллеги из кредитных организаций, с которыми мне удалось обменяться мнениями о Перечне, считают, что он очень нужен, что без него сложно работать, и что в отсутствие такого докуме6нта возрастают риски при проведении уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Что, как мне кажется, можно и нужно сделать сейчас:

• Во-первых, нужно тщательно отработать все замечания Ассоциации российских банков и по каждому замечанию принять аргументированное решение, особенно в тех случаях, когда разработчики Перечня будут с ними несогласны;


• Во-вторых, необходимо создать рабочую группу, – с участие не только представителей Росархива, Банка России и ВНИИДАД, но и специалистов кредитных организаций и иных заинтересованных сторон, - и все отработанные замечания представить ей на согласование;


• В-третьих, провести реальное публичное обсуждение проекта Перечня в интернете. Опыт такого обсуждения у Росархива есть – нечто подобное было сделано в 2009 году в отношении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (см.: http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=522& ). Правда, тогда, практически все замечания, опубликованные на портале «Архивы России», были разработчиками проигнорированы…

По моему опыту, установление обоснованных сроков хранения документов требует очень больших усилий. Я бы вернулась к тому, с чего когда-то начиналось создание первых отечественных перечней – разделила бы эту работу на логические блоки, содержащие небольшое число статей каждый, и прорабатывала и утверждала бы блок за блоком, часть за частью. Если же Росархив ещё раз попытается за месяц-другой доработать перечень объёмом в несколько сот статей, успех будет маловероятен.

Я готова лично принять участие в такой работе - если пригласят, конечно :)

Источник: Федеральный портал проектов нормативных правовых актов
http://regulation.gov.ru/projects#npa=64361

Перечень кредитных организаций: Долгая дорога в дюнах

История разработки Перечня для кредитных организаций продолжается. Напомню, что после опубликования на сайте Федерального архивного агентства информации о том, что 26 января 2017 г. был подписан совместный приказ Федерального архивного агентства и Банка России № 11/4274-У «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/01/blog-post_50.html ) банки, наконец-то, смогли ознакомиться с текстом перечня.

Реакция в подавляющем большинстве случаев была крайне негативной (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/blog-post_21.html ). Ассоциация российских банков (АРБ) 3 марта 2017 года направила в Банк России письмо с просьбой отозвать приказ, который тогда уже находился на регистрации в Министерстве юстиции РФ (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/blog-post_21.html ).

То, что обращение (не одной только Ассоциации) возымело силу, стало ясно после пресс-конференция руководителя Федерального архивного агентства Андрея Николаевича Артизова, приуроченной к отмечаемому в России 10 марта Дню архивов ( http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/blog-post_68.html ), на которой тот попытался переложить ответственность за увеличение сроков хранения на Банк России и те кредитные организации, которые принимали участие в обсуждении проекта перечня.

После этого последовала некоторая пауза, но затем из совершенно различных источников стала приходить информация, свидетельствующая о том, что банкам не только удалось донести свое аргументированное недовольство до руководства Банка России, но убедить его в том, что в таком виде утверждать Перечень нельзя.

Как мне кажется, ключевую роль сыграло заключение Ассоциации российских банков о проекте приказа «Об утверждении Перечня документов, образующихся процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» на 13 листах (см.: https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf , о нём я более подробно расскажу в отдельном посте).

Отмечу, что заключение было подготовлено по запросу Департамента банковского регулирования Банк России и направлено в Банк России 17 апреля 2017 года ( https://arb.ru/b2b/docs/pismo_arb_zamestitelyu_direktora_departamenta_bankovskogo_regulirovaniya_tsb_rf_-10107163/ ).

В сопроводительном письме отмечалось, что Ассоциация и принявшие участие в рассмотрении проекта Приказа банки-члены АРБ поддержали идею о необходимости принятия Банком России нормативного акта, устанавливающего сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, но при этом отметили необходимость его доработки.

Ассоциация российских банков также высказала также надежду, что предложения банковского сообщества будут учтены Банком России при доработке проекта приказа «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».

Мой комментарий: Первое, что обращает на себя внимание, это то, что ведомства сами какой-либо информации о судьбе перечня не давали, что и понятно - ситуации достаточно скандальная, и «вытаскивать» ее на публичное обозрение не очень хочется. Однако, как мне кажется, шила в мешке уже не утаить, т.к. для того, чтобы доработать Перечень, придется привлекать все заинтересованные стороны, и прежде всего кредитные организации. Не исключено, что по ряду сроков хранения придется находить компромисс, максимально учитывая интересы всех сторон.

Источник: Сайт Ассоциация российских банков (АРБ)
https://arb.ru/b2b/docs/pismo_arb_zamestitelyu_direktora_departamenta_bankovskogo_regulirovaniya_tsb_rf_-10107163/

А.Н.Артизов о Перечне для кредитных организаций

Пресс-конференция руководителя Федерального архивного агентства Андрея Николаевича Артизова, приуроченная к отмечаемому в России 10 марта Дню архивов, прошла в Международном мультимедийном пресс-центре МИА «Россия сегодня». Видеозапись этого мероприятия выложена в открытом доступе (см.: http://pressmia.ru/pressclub/20170310/951442733.html ). Руководитель ведомства подвел итоги работы в 2016 году, а также рассказал о планах и проектах на 2017 год.

В своем выступлении Андрей Николаевич остановился на вопросе, который в начале месяца приобрел несколько скандальный оттенок – я имею в  виду утверждение нового перечня документов кредитных организаций.

Напомню, что Ассоциация российских банков (АРБ) 3 марта 2017 года направила в Банк России письмо с просьбой отозвать совместный приказ Федерального архивного агентства и ЦБ РФ «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», который сейчас находится на регистрации в Министерстве юстиции РФ.(см.: http://rusrim.blogspot.ru/2017/03/blog-post_21.html )

Как мне кажется, Андрей Николаевич, в своем выступлении попытался «отмазать» Росархив от ответственности за содержание проекта перечня и от обвинений в незаконном увеличении сроков хранения.

Он отметил, что перечень содержит 556 статей и включает в себя только банковские документы. 18% документам, включенным в него, установлен постоянный срок хранения, соответственно, остальным 82% документов установлены сроки хранения 5-10 лет.

А.Н.Артизов подчеркнул, что «при установлении сроков определяющую роль играла позиция специалистов – сотрудников банка России» и что «проект перечня неоднократно направлялся на рецензирование в такие крупные коммерческие банки как Сбербанк и ВТБ, и с учетом их позиции это все рассматривалось». По его мнению, если специалисты банковской сферы считают, что должен быть установлен определенный срок хранения, то с этим нужно считаться.

Мой комментарий: Как мне кажется, руководитель Росархива лукавит. На самом деле инициатором разработки этого документа был лично он и ВНИИДАД, причём еще до того, как в октябре 2014 года в законодательство были включены нормы, обязывающие Росархив и Банк России разработать и утвердить подобный перечень (см.: Федеральный закон от 04.10.2014 №289-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/blog-post_30.html ).

В июне 2013 года в Ассоциации российских банков состоялось первое заседание Экспертной группы по разработке «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (см.: https://arb.ru/arb/press-on-arb/zasedanie_ekspertnoy_gruppy_po_razrabotke_perechnya_dokumentov_obrazuyushchikhsya-8509228/?sphrase_id=245243 ). Больше никакой информации о работе экспертной группы не было, из чего можно сделать вывод о том, что наладить коллективную работу с банковским сообществом ВНИИДАДу не удалось (и есть большие сомнения в том, что ВНИИДАД к этому всерьёз стремился – ведь нашим «ученым-государственникам» куда проще устанавливать сроки хранения «с потолка», чем спорить с имеющими диаметрально противоположную позициями людьми по каждой статье).

Думаю, было бы полезно в открытом доступе опубликовать официальные отзывы, полученные Росархивом от коммерческих банков по проекту перечня. Такое раскрытие информации позволило бы судить о добросовестности как Росархива/ВНИИДАД, так и представителей банковского сообщества; а также показало бы, действительно ли учитывалось мнение основной массы сравнительно небольших, чисто частных кредитных организаций, или же всё свелось к консультациям с самыми крупными, фактически государственными банками, которые в финансовом секторе стоят особняком и чьи интересы в сфере управления документами могут не совпадать с интересами прочих банков.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://www.rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/10-03-2017-press-konferenciya-rukovoditelya-rosarhiva-artizova-v-mia-rossiya-segodnya 

Ассоциация российских банков рекомендовала сроки хранения ряда документов

Комитет Ассоциации российских банков (АРБ) по вопросам противодействия легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) утвердил «Типовые правила внутреннего контроля в кредитной организации» (протокол № 24 от 1 декабря 2010 года).

Документ содержит ряд интересных положений. Прежде всего, стоит обратить внимание на то, что понятие «осуществление внутреннего контроля» включает в себя не только мероприятия самого контроля, но и деятельность по документированию этой работы и хранению собранной информации и документов на протяжении сроков, установленных законодательством.

Осуществление внутреннего контроля - реализация организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля и программ его осуществления, а также выполнение требований законодательства …по документальному фиксированию сведений (информации) и их представлению в уполномоченный орган, по хранению документов и информации, по подготовке и обучению кадров.

В Правилах сформулированы требования к ведению анкет клиентов (п.4).

4.4. Порядок ведения анкет Клиентов.

4.4.3. Анкета (досье) клиента заполняется сотрудником Банка на бумажном носителе, как от руки и/или с применением технических средств. Анкета (досье) клиента, заполненная в электронном виде, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью сотрудника, ответственного за идентификацию. Сведения, включаемые в Анкету (досье) клиента, могут фиксироваться и храниться Банком в электронной базе данных …

4.4.4. Анкета (досье) клиента может не оформляться при проведении банковских операций и иных сделок … если сведения … фиксируются иными способами, определенными правилами проведения банковских операций и иных сделок.

4.4.5. Анкета (досье) клиента подлежит хранению в Банке не менее пяти лет со дня прекращения отношений с Клиентом.

Отдельный раздел (п.7) описывает программу документального фиксирования (или, говоря по-русски, документирования) сведений и информации. Документироваться должна информация, полученная в результате применения Правил и реализации программ их осуществления (п.7.2.).

7.3. Информацию об операциях (сделках) Клиента Банк фиксирует таким образом, чтобы:

• в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки) (в том числе сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте клиента);
  
  
• они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.

В п.7.4. подробно перечислены документируемые сведения. Способы документирования сведений определяются и регламентируются внутренними нормативными документами Банка (п.7.5.).

Правилами также установлен срок хранения Отчетов в виде электронного сообщения (ОЭС) и Извещений в виде электронного сообщения (ИЭС), которыми банки обмениваются с уполномоченным органом.

10. Порядок подготовки и представления сведений в Уполномоченный орган

10.21. ОЭС, направленные Банком в уполномоченный орган, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС и ИЭС Уполномоченного органа, полученные Банком в ответ на направленные ОЭС, хранятся в электронном виде не менее 5 лет со дня получения ИЭС Уполномоченного органа.

Отдельный раздел (п.11) посвящен программе хранения документов и информации.

11. Программа хранения документов и информации

11.1. В рамках реализации настоящих Правил хранению подлежат следующие документы:
11.1.1. Документы, содержащие сведения о Клиенте, хранятся в юридическом деле Клиента или досье Клиента;
11.1.2. Документы по операциям Клиентов хранятся в бухгалтерских либо кассовых документах дня в порядке, предусмотренном нормативными документами Банка России;
11.1.3. ОЭС об операциях подлежащих обязательному контролю и подозрительных операциях хранятся в электронном виде в информационной системе Банка.

11.2. Сведения и документы, полученные Банком в рамках осуществления настоящих Правил, подлежат хранению в течение не менее 5 (пяти) лет, со дня прекращения отношений с Клиентом.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что банки, в отсутствие столь необходимого перечня документов кредитных организаций, сами начинают регулировать проблемы со сроками хранения. Только, в отличии от Росархива и ВНИИДАД, АРБ предлагает применять сроки хранения, установленные законодательно-нормативными актами.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=109248