Внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

Приказом Росархива от 9 июля 2026 года №91 «в целях приведения нормативных правовых актов Федерального архивного агентства в соответствие с законодательством Российской Федерации» внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 года №71.

Внесённые изменения кардинально правил делопроизводства не меняют, однако они уточняют и детализируют процедуры в связи с развитием электронного документооборота. Изменения по большей части представляют собой уточнение ссылок в тексте и сносках на нормативно-правовые акты и стандарты, которые были пересмотрены за последние годы.

Основные новации следующие:

1. Легализация и регламентация использования электронных копий и т.н. «тиражных экземпляров» (пп. 2.2, 3.37)

Мой комментарий: «Тиражные экземпляры документов», с моей точки зрения, это терминологическое извращение, которое в тексте документа трактуется как электронные копии бумажных документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) органа власти. Как архивная теория (как отечественная, так и международная), так и право признают подлинники, дубликаты, копии и выписки – и все они являются документами. Всякие «сканы» и «тиражные экземпляры» только мутят воду … Добавлю, что традиционно в русском языке термин «тиражный экземпляр» трактовался иначе!

Если раньше в п.2.2 устанавливалось, что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются:

• Документы на бумажном носителе, 
  
  
• Электронные документы, и 
  
  
• Электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе

теперь в этот список включены:

• Копии электронных документов на бумажном носителе, 
  
  
• Тиражные экземпляры документов.

Пункт 3.37 дополнен абзацами следующего содержания:

«Для отправки, рассылки документов, созданных на бумажном носителе, могут создаваться электронные копии документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления (тиражные экземпляры документов), воспроизводящие реквизиты и содержание исходного документа.
Порядок подготовки тиражных экземпляров документов определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления тиражных экземпляров документов осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.»

Мой комментарий: Закрепляется возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных документов. Это упрощает массовую рассылку и исключает необходимость подписывать каждый бумажный экземпляр вручную. Однако явно не оговаривается, что эти копии приравниваются к бумажным подлинникам. 

2. Замена ранее разосланных документов (п. 3.43)

Пункт 3.43. устанавливал, что «досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ». Теперь данный пункт дополнен абзацами следующего содержания:

«Порядок досылки или направления документов взамен ранее разосланных определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Документы, направляемые взамен ранее разосланных, могут подписываться электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления.

Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления документов, направляемых взамен ранее разосланных, осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.»

Мой комментарий: Описан отсутствовавший ранее в Правилах механизм внесения изменений в уже разосланные документы. В то же время здесь, с моей точки зрения, присутствует потенциальная правовая коллизия – всё-таки документ, направляемый взамен разосланного ранее, должен, исходя из разумных соображений, подписываться тем же (или вышестоящим) должностным лицом, а не каким-то непонятным клерком. Рассылающая организация не имеет право при установлении порядка досылки / замены документов своевольничать и игнорировать существующие нормы права и обычаи делового оборота, особенно если речь идёт о взаимодействии с независимыми органами и организациями.

3. Выписки из протоколов (п. 3.54).

Ранее в Правилах было установлено, что «копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления».

Теперь пункт 3.54 дополнен абзацами следующего содержания:

«Порядок формирования выписок из протоколов определяется инструкцией по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Выписки из протоколов могут подписываться электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления.

Наделение сотрудников полномочиями по подписанию электронной подписью государственного органа, органа местного самоуправления выписок из протоколов осуществляется правовым актом (распорядительным документом) государственного органа, органа местного самоуправления.»

Мой комментарий: Новые положения Правил предоставляют государственным органам значительную свободу в определении процедур работы с электронными документами. 

В то же время отсутствие единых подходов в разных органах власти может привести к тому, что документы, созданные по внутренним правилам одного ведомства, могут быть признаны недействительными или оформленными ненадлежащим образом в другом.

Если каждая организация будет устанавливать собственные форматы для хранения электронных копий, то через несколько лет возможна ситуация, когда документы одного ведомства невозможно будет прочитать в другом из-за устаревания или несовместимости форматов. 

Отсутствие единых сроков хранения может привести к тому, что одни органы будут хранить электронные копии документов в течение минимальных сроков, в то время как другие – по максимуму, что потенциально может создать проблемы при архивных проверках и запросах.

На текущий момент в нормативной базе существует пробел в части хранения т.н. «тиражных документов» (электронных копий документов, подписанных УКЭП) как самостоятельных архивных объектов, и основное внимание в новых положениях уделено хранению бумажных копий электронных документов.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=541782