США: Национальные Архивы напомнили руководителям федеральных органов исполнительной власти об их обязанностях в плане сохранения документов

Данная заметка Джастина Даблдея (Justin Doubleday) была опубликована 29 апреля 2025 года на сайте «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).

Письмо старшего советника Национальных Архивов США (NARA) Джима Байрона (Jim Byron) появилось в то время, когда руководители администрации президента Трампа вынуждены отвечать на вопросы об использовании приложения Signal, при котором потенциально нарушались законы о документах.

Высокопоставленный руководитель Национальных Архивов США напоминает новым лидерам администрации президента Трампа о необходимости обеспечить сохранение официальных документов, особенно тех, что создаются в приложениях для обмена мгновенными сообщениями, таких как Signal.

Мой комментарий: У автора наблюдается любопытная терминологическая путаница – мгновенные сообщения, создаваемые государственными служащими в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей, однозначно являются государственными документами т.е. подпадают под требования Закона США о государственных документах - но при этом лишь незначительная их часть является официальными документами т.е. законченными актами, документами, письмами и т.п., опубликованными от имени правительства США и его органов :)

Письмо старшего советника Национальных Архивов США (NARA) Джима Байрона (Jim Byron) от 25 апреля (см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/memos/2025-letter-federal-records-management-responsibilities-for-agencies.pdf  ) не упоминает каких-либо конкретных инцидентов и написано как «дружеское напоминание». Однако оно появилось в то время, когда администрация Трампа вынуждена отвечать на вопросы об использовании её лидерами несанкционированных приложений для обмена сообщениями при выполнении ими своих должностных обязанностей.

«Поздравляю всех Вас с недавними назначениями на должности в федеральной государственной службе», - пишет Байрон. «Я пишу это письмо, чтобы проинформировать Вас о ресурсах, которые доступны Вам и Вашим сотрудникам в плане управления документами в Ваших федеральных органах исполнительной власти».

Байрон призвал руководителей федеральных органов сотрудничать как со старшими должностными лицами этих органов по вопросам управления документами, так и с сотрудниками служб управления документами данных органов, чтобы донести важность исполнения Закона о федеральных документах США (Federal Records Act) до всех своих подчинённых.

«Все федеральные служащие создают и управляют документами в качестве неотъемлемой части выполнения ими своих обязанностей при реализации миссий федеральных органов», — пишет Байрон. «Федеральные документы защищают права и интересы людей, позволяют привлекать должностных лиц к ответственности за их действия и документируют историю нашей страны. Кроме того, хорошее управление документами поможет Вашему федеральному органу исполнительной власти работать более эффективно и результативно».

Письмо Байрона появилось в то время, когда высокопоставленные должностные лица администрации президента Трампа столкнулись с судебным иском ввиду предполагаемых нарушений Закона о федеральных документах.

Мой комментарий: Трудно сказать, являются ли политизированные высказывания автора следствием его политической ангажированности или недостаточной информированности о деятельности Национальных Архивов США. Всякий раз, когда по окончании срока президентских полномочий происходит существенное обновление высшего руководства федеральных органов и на эти должности приходят политические назначенцы, зачастую не имевшие опыта работы с государственными документами, - Национальные Архивы рассылают подобные напоминания, а также размещают соответствующие материалы «для чайников» на своём веб-сайте.

Привязывать это информирование к каким-то частным инцидентам некорректно, не говоря уже о том, что аналогичные «потенциальные» нарушения федерального законодательства совершались представителями абсолютно всех предыдущих президентских администрации, и масштабы нарушений при Байдене были максимальными (причём не потому что его администрация была какой-то особенно «плохой», а просто в силу расширяющейся цифровизации государственной деятельности).

Ранее этой весной целый ряд должностных лиц принял участие в групповом чате в приложении Signal для обсуждения авиаударов по Йемену. Как сообщается, старший советник по национальной безопасности Майкл Уолц (Michael Waltz) включил функциональную возможность приложения Signal, которая позволяет автоматически удалять некоторые сообщения по истечении заданных сроков.

В письме Байрона этот инцидент не упоминается, но в нём признается, что «новые формы электронного информационного обмена могут сделать управление документами более сложным, но не менее важным». В последние годы Национальные Архивы сотрудничали с федеральными органами исполнительной власти с целью оптимизировать хранение в течение установленных сроков сообщений электронной почты и других электронных документов ( https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/09/nara-looks-to-double-down-on-email-records-approach-with-texts-other-messages/ ).

«Закон о государственных документах предъявляет строгие требования к использованию личных учетных записей в информационных системах для ведения служебной деятельности», - напоминает Байрон. «Если какой-либо сотрудник федерального органа использует личную учетную запись для ведения служебной деятельности, он должен обеспечить копирование документов в официальную учетную запись или же переслать своё сообщение на официальную учетную запись в течение 20 дней».

Байрон также особо отметил возможность утраты федеральных документов из-за использования таких функциональных возможностей, как функция автоматического удаления сообщений в приложении Signal.

«Использование функции автоматического удаления в приложениях для обмена мгновенными сообщениями может помешать должностным лицам федеральных органов исполнить это важнейшее обязательство, что в итоге может привести к безвозвратной утрате федеральных документов», - отмечает Байрон. «Поэтому крайне важно, чтобы Вы обеспечили надлежащую подготовку персонала в части их обязанностей в соответствии с Законом о федеральных документах».

Байрон также указывает на необходимость надлежащего управления документами в рамках широкомасштабных реорганизаций федеральных органов исполнительной власти. Администрация Трампа уже приняла меры по сокращению огромных секторов государственного аппарата, и в ближайшие недели и месяцы ожидаются дальнейшие сокращения.

«Национальные Архивы выпустят дополнительные рекомендации и ресурсы, чтобы помочь федеральным органам исполнять их обязанности по управлению документами в случае их консолидации и реорганизации», - пишет Байрон.

Президент Дональд Трамп назначил Байрона на должность в феврале 2025 года  ( https://truthsocial.com/@realDonaldTrump/posts/114015151574566832 ). Байрон руководит оперативной деятельностью Национальных Архивов от имени государственного секретаря Марко Рубио (Marco Rubio), исполняющего сейчас обязанности Архивиста США (руководителя Национальных Архивов).

В судебном иске по делу об использовании Signal Рубио назван соответчиком. В иске ставится под сомнение способность Рубио выполнять обязанности Архивиста США ( https://federalnewsnetwork.com/federal-report/2025/04/signal-gate-shines-spotlight-on-rubio-role-as-acting-archivist/ ).

Демократическая партия также настаивала на том, чтобы Рубио провёл уничтожение документов Агентства США по международному развитию (USAID), в котором Рубио также сейчас является исполняющим обязанности директора [Почему-то в этом случае о подотчётности и Законе о федеральных документах члены Конгресса США  от демократической партии вспоминать не стали :) Видимо, в данном случае демократам было куда важнее попытаться замести следы беспрецедентного разворовывания государственных средств в этом органе в период администрации Байдена, а также защитить неправомерно уничтоживших документы чиновников от заслуженного возмездия – Н.Х.]. В мартовском письме члены Палаты представителей от демократической партии утверждали, что выполнение Рубио роли Архивиста США представляет собой «фундаментальный конфликт интересов, который подрывает ожидания Конгресса в отношении Закона о федеральных документах и целостность Национальных Архивов».

Джастин Даблдей (Justin Doubleday)

Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/agency-oversight/2025/04/nara-reminds-agency-leaders-of-records-retention-responsibilities/

Когда исчезают сообщения, исчезает и подотчётность - Размышления об эфемерности и управлении государственными документами

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 30 марта 2025 года в социальной сети Substack.

Как человек, проработавший ряд десятилетий в сфере архивного дела и управления информацией, я видел, как технологии приходят и уходят – при этом каждая из них обещала большую эффективность, мобильность и/или безопасность. От микрофильмов до электронной почты, от сетевых дисков до облачных вычислений мы адаптировали и внедряли инновации, переосмысливая по ходу дела миссию архивов. Однако ни одно нововведение не затронуло основные принципы нашей работы в такой степени, как обмен эфемерными сообщениями (ephemeral messaging).

Исчезающие сообщения теперь стали распространённой функциональной возможностью современных платформ информационного обмена, таких как WhatsApp, Signal, Snapchat и даже Slack и Microsoft Teams. Эти инструменты часто включают функции автоматического удаления, шифрования и контролируемые пользователем настройки сроков хранения. Для многих людей, это нужные им функциональная возможность, а не какая-то ошибка. Она позволяет уменьшить замусоривание, способствует защите персональных данных и обеспечивает определенный уровень «правдоподобного отрицания». Одна ко в рамках государственной службы та же самая непостоянность контента является экзистенциальной угрозой целостности государственного документооборота.

Документы, которые не предполагаются быть долговечными

Законы о государственных документах существуют для обеспечения прозрачности, защиты институциональной памяти и защиты прав управляемых субъектов. Эти законы предполагают, что если документ создан или получен в ходе ведения государственной деятельности, то он будет сохранён, классифицирован и в конечном итоге сделан доступным для общественности. Эфемерные сообщения, однако, переворачивают эту презумпцию с ног на голову. Соответствующие инструменты созданы, чтобы избегать сохранения документов. Они разрушают контекст, стирают происхождение и обходят все политики управления жизненным циклом информации, на разработку которые мы потратили годы.

Традиционное управление документами полагается на стабильные объекты с известными ответственными хранителями и отыскиваемыми метаданными. Эфемерные же сообщения исчезают до того, как их можно должным образом зафиксировать (захватить), не говоря уже о проведении экспертизы ценности. Ущерб здесь не только юридический; он также эпистемологический. Если сообщение исчезает преднамеренно, то это подрывает нашу способность подтвердить его аутентичность или даже его существование. Для тех из нас, кто знаком с наукой дипломатикой, изучающей надежность документов и их форму, трудно не увидеть в этом атаку на саму идею документа и документирования.

Государственная деятельность, осуществляемая в тени

Этические последствия такой эфемерности совершенно ясны. Когда государственные служащие используют исчезающие сообщения в ходе своей официальной деятельности, они тем самым намеренно подрывают подотчётность. Последствия мы наблюдали собственными глазами. Федеральных чиновников, губернаторов штатов, а в зарубежных странах - даже членов кабинета министров ловили на использовании приложений для обмена эфемерными сообщениями в ходе ведения переговоров, разработки политик и общения во время кризисных ситуаций. Общественная реакция в таких случаях всегда одинакова: возмущение, подозрения и подрыв доверия.

С давних пор мы знаем, что средство формирует сообщение. В этом случае оно также формирует состав той информации, которая выживает. Если мы позволим платформам обмена исчезающими сообщениями стать нормой при информационном обмене в государственном секторе, то мы рискуем создать будущее, в котором процессы принятия ключевых решений не оставят следов. Это не просто проблема управления документами; это проблема демократии.

Наши инструменты должны эволюционировать, однако наши принципы должны оставаться неизменными

Решение проблемы заключается не в том, чтобы запрещать все новые технологии. Ранее мы уже справлялись с инновациями и приспосабливались к ним. Мы, однако, должны настаивать на том, чтобы государственная деятельность осуществлялась документируемым, доступным и подотчётным способом. Это может означать настройку платформ таким образом, чтобы обеспечивалось сохранение сообщений; разработку рабочих процессов экспорта информации; и/или требование наличия достаточно полной документации в тех случаях, когда имеет место использование инструментов обмена эфемерными сообщениями.

Это также означает пересмотр наших законов, системы обучения и ожиданий. Руководители органов исполнительной власти должны подавать пример. Представители служб управления документами должны участвовать в принятии решений о внедрении новых инструментов обмена информацией. Сотрудники на всех уровнях также должны понимать, что удобство работы не может достигаться за счёт небрежного отношения к государственным документам.

Мы [архивисты и специалисты по управлению документами – Н.Х.] являемся хранители памяти в эпоху забвения. Наша работа – «держать строй» и настаивать на том, что, если нечто достаточно важно, чтобы его высказать, оно также достаточно важно, чтобы его сохранить. Использование эфемерных сообщений может продолжится, но также останется неизменной и наша приверженность сохранению документальных свидетельств процессов государственного управления.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/160207272?r=5cqz6j

США: Сотрудникам USAID было приказано шредировать и сжигать секретные документы

Данная заметка корреспондента новостного агентства BBC в Нью-Йорке Кайлы Эпштейн (Kayla Epstein – на фото) была опубликована на сайте BBC 12 марта 2025 года.

Сотрудникам Агентства США по международному развитию (US Agency for International Development, USAID) было приказано провести шредирование и сжигание секретных документов и личных дел сотрудников. Это требование вызвало тревогу среди сотрудников и трудовых коллективов на фоне продолжающегося процесса демонтажа агентства.

Мой комментарий: Для беспокойства есть веские основания. Документы государственных органов можно уничтожать только с согласия Национальных Архивов США по истечении сроков их хранения. В любом случае уничтожение документов, которые имеют или с большой вероятностью могут иметь отношение к судебных разбирательствам и расследованием (а такие расследования уже ведутся) является серьёзным уголовным преступлением, за которое понесут наказание как отдавший приказ руководитель, так и исполнившие этот приказ сотрудники.

Забавно наблюдать, кстати говоря, как некоторые американские специалисты в области управления документами и архивного дела, всегда бескомпромиссно выступавшие за прозрачность государственного управления и против уничтожения документов ради сокрытия улик, пытаются теперь изворачиваться в попытках оправдать откровенно преступные действия руководства USAID :)

Штаб-квартира USAID в Вашингтоне

Меморандум и.о. исполнительного секретаря USAID о проведении уничтожения документов

Исполняющая обязанности исполнительного секретаря USAID Эрика Карр (Erica Y Carr) разослала электронное письмо, в котором поблагодарила сотрудников за очистку сейфов с секретными и кадровыми документами в главном офисе агентства в Вашингтоне, и попросила их собраться 11 марта 2025 года в вестибюле здания для проведения в течение всего этого дня мероприятия по уничтожению документов.

«Сначала отшредируйте как можно больше документов, а мешки, в которые собираются идущие на сжигание материалы, зарезервируйте на те случаи, когда шредер выходит из строя либо требует перерыва в работе», — говорится в её электронном письме сотрудникам.

Обычно документы складываются в специальные мешки для уничтожения путём сжигания, мешки опечатываются, а затем вывозятся на защищённую площадку для проведения сжигания.

В письме сотрудникам было предложено не переполнять мешки, и помечать их одними только грифами «Секретно» и «USAID (B/IO)» — что означает бюро или независимый офис в структуре USAID — с помощью перманентных маркеров.

У BBC имеется копия этого письма. Государственный департамент США пока что не ответил на просьбу прокомментировать эту ситуацию.

Пока что не ясно, обеспечило ли агентство сохранность официальных экземпляров отобранных на уничтожение документов.

Американская ассоциация дипломатической службы (American Foreign Service Association, AFSA) - профсоюз, представляющий сотрудников USAID - знает, что сотрудников попросили уничтожить документы, сообщил BBC пресс-секретарь AFSA Никки Геймер (Nikki Gamer).

Профсоюз заявил, что он «встревожен» поступившими сообщениями, и предупредил, что подобные документы «могут иметь отношение к продолжающемуся судебному разбирательству по поводу увольнения сотрудников USAID и прекращения грантов USAID».

Мой комментарий: Конечно же, «карманный» профсоюз не стал упоминать идущие расследования по поводу коррупции и растраты агентством колоссальных бюджетных средств, порой на поразительно странные цели….

Администрации Трампа предъявляются многочисленные судебные иски, связанные с процессом демонтажа USAID, который начался вскоре после вступления Трампа в должность в январе 2025 года. Профсоюзы и другие группы оспаривают правомочность действий президентской администрации по закрытию агентства и замораживанию средств, которые были выделены ему Конгрессом США.

Профсоюз AFSA отметил, что федеральный закон предписывает обеспечивать сохранность государственных документов, поскольку те «необходимы для обеспечения прозрачности, подотчётности и целостности правового процесса». Профсоюз предупредил, что «незаконное уничтожение федеральных документов может повлечь за собой серьезные правовые последствия для любого, кто будет действовать в нарушение закона».

Государственные органы и учреждения иногда уничтожают бумажные секретные материалы и другие документы, однако этот процесс регулируется строгими процедурами.

Закон США о федеральных документах 1950 года (Federal Records Act of 1950) устанавливает правила надлежащего проведения уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение, а также создания резервных (архивных) документов, включая в том числе электронные документы.

Эксперты пояснили BBC, что в разосланном Карр электронном письме отсутствует ряд деталей, традиционно включаемых в требование о проведении уничтожения документов, что вызывает опасения относительно соблюдения установленных правил.

«В содержащемся в этом электронном письме распоряжении ничего не сказано о том, что следует обратить внимание на соблюдение установленных сроков хранения или хотя бы на выявление документов, подлежащих и не подлежащих уничтожению», - говорит Кел МакКланахан (Kel McClanahan), исполнительный директор некоммерческой юридической фирмы National Security Counselors в Вашингтоне.

Г-н МакКланахан подал жалобу в Национальные Архивы США (NARA), попросив их «принять незамедлительные меры» для прекращения уничтожения документов.

Утрата кадровых документов также может вызвать серьезные осложнения для федеральных служащих, которым впоследствии потребуется подтвердить свои стаж и льготы.

Агентство USAID стало одной из первых целей Департамента эффективности государственного управления (Department of Government Efficiency, DOGE), который был создан администрацией Трампа для искоренения того, что они считают разбазариванием казённых средств и мошенничеством, осуществляемым федеральной бюрократией. Миллиардер Илон Маск (Elon Musk) помогает руководить департаментом DOGE.

Маск назвал агентство USAID «злом», а Белый дом утверждал, что международные программы агентства представляли собой разбазаривание денег налогоплательщиков.

В течение нескольких драматических недель агентство фактически было закрыто, тысячи сотрудников были уволены или отправлены в административный отпуск. Многие сотрудники зарубежной службы USAID, работающие за границей, не получили практически никаких инструкций о том, как им вернуться домой.

Многие сотрудники USAID по-прежнему находятся в административном отпуске, что позволяет им получать зарплату, но оставляет их жизнь и карьеру в подвешенном состоянии.

В феврале 2025 года администрация Трампа назначила госсекретаря Марко Рубио (Marco Rubio) исполняющим обязанности главы USAID и объявила, что повседневные операции USAID будет курировать сотрудник Государственного департамента Пит Марокко (Pete Marocco).

Администрация Трампа также распорядилась временно заморозить зарубежную помощь, включая средства, распределяемые USAID, что вызвало шок в международном сообществе в области развития и вынудило некоторые частные компании и некоммерческие организации увольнять сотрудников.

10 марта 2025 года Рубио сообщил в Твиттере, что администрация отменяет «83% программ USAID». «В рамках 5200 контрактов, которые сейчас аннулированы, были потрачены десятки миллиардов долларов способами, которые не служили (а в некоторых случаях даже вредили) основным национальным интересам Соединенных Штатов», — написал Рубио. Государственный департамент будет управлять примерно тысячей сохранившихся грантов.

Кайла Эпштейн (Kayla Epstein)

Источник: сайт BBC
https://www.bbc.com/news/articles/cjw2yywy3x7o

Штат Виктория, Австралия: Открыто обсуждение проекта политики применения искусственного интеллекта при управлении государственными документами

Данная новость была опубликована 30 ноября 2023 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV).

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) разработало проект политики применения искусственного интеллекта (ИИ) при управлении государственными документами.  Документ объёмом 2 страницы выложен для публичного обсуждения по адресу
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/Govt%20Services%20General/Artificial%20Intelligence%20Policy%20DRAFT%20v0.3%20XH%2020231127.docx

Версию текста этой политики в формате Word можно скачать и просмотреть на тематической странице «Политики» (Policies, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/policies ) веб-сайта PROV. Мы были бы рады узнать Ваше мнение о том, как обеспечить удобочитаемость, полезность и практичность этой политики.

Пожалуйста, посылайте Ваши отзывы непосредственно Ксандер Хантер (Xander Hunter, xander.hunter@prov.vic.gov.au ) не позднее 12 января 2024 года.

Немного предыстории:

• Политика «Технологии искусственного интеллекта и управление документами» (Artificial Intelligence Technologies and Recordkeeping) была разработана с целью реагирования на сложности управления документами / данными, созданными ИИ-технологиями или посредством их использования. Сюда входит создание полных и точных документов / данных, а также надлежащее управление этими документами / данными в соответствии со стандартами управления документами PROV ( https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ).
  
  
• В центре внимания политики находится способность дать понятное объяснение деловых операций, решений и иных действий. Документирование используемых процессов и технологий (включая то, как они использовались, а также мер сдерживания и противовесов, используемых для предотвращения вреда и исправления неверной информации) является ключевым по важности составным элементом возможности предоставить понятное объяснение. Документирование охватывает ситуации, в которых критерии принятия решений или выполнения действий определяются технологиями искусственного интеллекта.
  
  
• Данная политика дополняет политику в отношении процессов утверждения (Approval Processes Policy), которая охватывает решения и действия, относящиеся к процессу утверждения, в том числе осуществляемые с помощью машинного обучения и связанных с ним технологий. Государственным учреждениям следует применять положения данной политики к соответствующим решениям и практикам управления документами в соответствии с политикой PROV в отношении полезной отдачи и рисков (Value and Risk Policy - обе упомянутые политики доступны на тематической странице «Политики» веб-сайта PROV, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/policies .

В дополнение к этой политике мы также создали новую тематическую веб-страницу, посвященную искусственному интеллекту, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/AI .

Если у Вас есть какие-либо вопросы, или если Вы хотите обсудить что-либо, связанное с данной политикой, напишите по электронной почте Ксандер Хантер (старшему специалисту по стандартам и политике Управления государственных документов штата Виктория – на фото) по адресу xander.hunter@prov.vic.gov.au .

Мой комментарий: Замечательной отличительной чертой Управления государственных документов штата Виктория является то, что его специалисты не занимаются «размазыванием манной каши по тарелке» - они формулируют свои принципы и политики кратко и чётко. Ниже приведён полный перевод ключевого раздела из проекта новой политики:

2. Политика

Позиция Управления государственных документов штата Виктория Public Record Office Victoria, PROV) заключается в следующем:

1. Технологии, используемые при создании, захвате и управлении документами / данными, должны быть документированы наряду с процессами, используемыми для создания, сбора и управления этими документами / данными.

а) Документация включает сведения о том, какие технологии / программное обеспечение / приложения, с использованием какого процесса использовалось для создания определённых документов, и как именно они использовались.

b) Требуемый уровень детализации должен определяться в соответствии со стандартом PROS 19/05 «Стандарт создания, захвата и контроля» (Create, Capture and Control Standard, https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1905v1.0.pdf ) и поддерживающими его спецификациями.

c) Собранная документация должна быть способна давать ответы на вопросы, касающиеся:

i. предвзятости / необъективности в используемых алгоритмах и наборах данных;

ii. прав интеллектуальной собственности;

iii. возможности появления некорректного контента вследствие использования ИИ-технологий - например, «ИИ-галлюцинаций».

2. Контент, созданный посредством или с использованием ИИ-технологий, включая базовые модели (foundation models), такие как Open AI, ChatGPT, большие языковые модели и иные виде порождающего (генеративного) ИИ, является государственными документами и должен захватываться, управляться и уничтожаться / передаваться на архивное хранение в соответствии со стандартами управления документами, выпущенными Хранителем государственных документов штата (Keeper of Public Records - руководитель архивно-документационной службы штата PROV – Н.Х.).

3. Окончательную ответственность за создание и управление полными и точными документами (включая контент, созданный посредством или с использованием ИИ-технологий), в соответствии с Законом о государственных документах штата 1973 года (Public Records Act 1973), несёт руководитель государственного органа или учреждения.

4. Должны быть реализованы процессы проверки и подтверждения точности документов / данных, генерируемых посредством или с использованием ИИ-технологий. Эти процессы должны контролироваться человеком с соответствующей квалификацией, имеющим адекватные полномочия и документированную подотчётность.

5. Уничтожение / передача государственных документов, в том числе созданных посредством или с использованием ИИ-технологий, должно контролироваться человеком, обладающим соответствующими компетенциями, знаниями, полномочиями и документированной подотчётностью.

a) Автоматические действия по уничтожению /передаче должны осуществляться в соответствии с политикой в отношении процессов утверждения PROV.

b) Все действия по уничтожению /передаче должны осуществляться в соответствии с положениями соответствующего нормативно-правового акта, регламентирующего сроки хранения и действия по их истечении.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/artificial-intelligence-recordkeeping-policy

Общество американских архивистов призывает уважать и обращать внимание на надлежащее управление документами в органах федерального правительства

Данный материал был выложен 1 февраля 2023 года на сайте Общества американских архивистов.

Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) выступает за защиту государственных документов. Кроме того, SAA поддерживает архивистов и специалистов по управлению документами, работающих на всех уровнях федерального правительства, включая сотрудников Национальных Архивов США (NARA) и Офиса управления документами (Office of Records Management) Белого дома, в их усилиях по ответственному и прозрачному управлению документами.

Наши государственные служащие, стремящиеся управлять государственной информацией и обеспечивать её сохранность, являются краеугольным камнем нашей демократии, курируя материалы, документирующим права и обязанности органов государственной власти и отдельных лиц, обеспечивая подотчетность правительств и организаций и выполняя роль доступных источников исторической информации.

Управление документами в условиях недостаточного выделения ресурсов и неправильное обращение с чувствительной информацией являются проблемами для обеих политических партий. SAA поддерживает принципы надлежащего управления документами и государственных служащих, которые помогают обеспечить надлежащее управление и свести к минимуму неправильное обращение и утечки секретной информации.

Текущие события, затрагивающие обе политические партии и связанные с неправильным обращением с секретными документами, также подчеркивают неадекватность существующей федеральной системы установления грифов секретности и рассекречивания. Соответствующие правила были разработаны в то время, когда объёмы федеральных документов были в несколько раз меньше, чем сегодня. Они не рассчитаны на установление грифов секретности, защиту и рассекречивание, как оценивается, миллиардов секретных документов и петабайт секретных данных, которые сейчас производят органы федерального правительства.

Национальные Архивы и другие федеральные органы исполнительной власти, вовлечённые в эту работу, должны быть наделены полномочиями и ресурсами для построения процесса установления грифов секретности и рассекречивания, который отвечал бы потребностям политической системы двадцать первого века, особенно в свете требований о переходе на электронное управление документами, установленных меморандумом OMB-NARA M-23-07 «О внесении изменений в меморандум OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам»» ( https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf , о нём также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2023/01/blog-post_471.html - Н.Х.).

Источник: сайт SAA
https://www2.archivists.org/news/2023/saa-urges-respect-and-consideration-for-proper-records-management-in-government