Предельно короткий пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh) был опубликован 24 декабря 2022 года в социальной сети LinkedIn. В нём говорится:
Уважаемые коллеги из органов федерального правительства США,
Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) совместно выпустили меморандум М-23-07 от 23 декабря 2022 года, изменив крайние сроки, ранее установленные меморандумом М-19-21, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf
Счастливых праздников!
Речь идёт о меморандуме OMB/NARA M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2019/06/M-19-21.pdf , а также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html ). В частности, данный меморандум устанавливал, что:
1.2. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате и с соответствующими метаданными. (Иными словами, прекращается не только распечатывание электронных документов постоянного срока хранения согласно п.1.1, но и вообще изготовление этих документов в неэлектронном виде – Н.Х.).
1.3. К концу 2022 года федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми документами временного срока хранения в электронном формате либо хранить их в коммерческих центрах хранения.
Всё это сильно напоминает то, что происходит у нас – например, с внедрением обновлённого закона об электронной подписи :)
В меморандуме М-23-07 сказано следующее:
«Хорошо налаженное управление документами необходимо для обеспечения прозрачности и подотчетности, и оно лежит в основе нашей демократии. Переход федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) в электронную - или «безбумажную» - среду является приоритетной задачей, поскольку это делает возможным либо расширяет возможности общественности взаимодействовать с государственными органами с использованием новых, более эффективных и действенных способов. Крайне важно, чтобы федеральные органы вышли за рамки бумажных процессов и начали использовать имеющиеся возможности, для улучшения работы правительства посредством полного перехода в электронную среду.
Меморандум M-19-21 «Переход к электронным документам», выпущенный совместно Административно-бюджетным управлением (OMB) и Национальными Архивами США (NARA), установил ряд требований в отношении перевода федеральных органов в полностью электронную среду, где это уместно. Пандемия COVID-19, похоже, задержала процесс перехода федеральных органов на использование электронных документов. Настоящий меморандум усиливает требования, установленные в меморандуме М-19-21, подтверждает основную цель перехода к электронным документам и обновляет ранее установленные в меморандуме М-19-21контрольные сроки. В данном меморандуме также описаны планы Национальных Архивов по выпуску, по мере необходимости, обновленных руководств.
1.1. К 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны управлять всеми документами постоянного срока хранения в электронном формате.
Не позднее 30 июня 2024 года все документы постоянного срока хранения в федеральных органах исполнительной власти должны в максимально возможной степени управляться в электронном виде, с целью их передачи в конечном итоге на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы. Как и в предыдущей политике, не требуется управлять в электронном виде документами постоянного срока хранения, которые будут переданы на хранение в Национальные Архивы либо в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года.
1.2. После 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны преобразовать все свои документы постоянного срока хранения в электронный формат, снабдив их соответствующими метаданными.
После 30 июня 2024 года все федеральные органы исполнительной власти обязаны будут передавать документы постоянного срока хранения в Национальные Архивы в электронном формате вместе с соответствующими метаданными, в соответствии с нормативными документами Национальных Архивов и руководством по приёму/передаче документов на архивное хранение.
Федеральные органы могут запросить для себя у Национальных Архивов ограниченное исключение из этого требования в обстоятельствах, когда замена определенных аналоговых документов на электронные системы (так в оригинале – Н.Х.) окажется обременительной для общественности, расходы будут превышать ожидаемую отдачу, законодательно-нормативные барьеры будут препятствовать выполнению требования и/или у документов в оригинальном формате будет иметься исключительная внутренне присущая ценность.
1.3. К 30 июня 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны управлять всеми документами временного срока хранения в электронном формате и/или хранить их в коммерческих центрах хранения.
К 30 июня 2024 года управление всеми документами временного срока хранения федеральных органов исполнительной власти должно стать в максимально возможной степени электронным. Федеральные органы могут продолжить создание и хранение определенных документов в аналоговых форматах, если они получат у Национальных Архивов ограниченное исключение по одной из причин, указанных в пункте 1.2, - но все прочие неактивные документы, подлежащие передаче (имеются в виду неактивные документы временного, в первую очередь длительного срока хранения, прежде передававшиеся на хранение в ведомственные центры хранения документации или архивы – Н.Х.) после 30 июня 2024 года, должны храниться в коммерческих центрах хранения. Это не относится к документам временного срока хранения, переданным на временное хранение в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года.
К 30 июня 2024 года все федеральные органы должны закрыть управляемые ими центры хранения документации и передать неактивные документы временного срока хранения в федеральные центры хранения документации либо в коммерческие центры хранения. Аналоговые документы временного срока хранения, подлежащие передаче после 30 июня 2024 года, должны быть переданы в коммерческие центры хранения, соответствующие требованиям Национальных Архивов к хранению документов.
1.4. После 30 июня 2024 года Национальные Архивы перестанут принимать на хранение партии документов как постоянного, так и временного срока хранения в аналоговых форматах, и будут принимать только документы в электронном формате и с соответствующими метаданными.
После 30 июня 2024 года Национальные Архивы больше не будет принимать новые партии документов как постоянного, так и временного срока хранения в аналоговых форматах, если только ими не будет предоставлено ограниченное исключение в соответствии с пунктами 1.2 и 1.3.
NARA продолжит хранить и обслуживать все аналоговые документы, переданные в федеральные центры хранения документации до 30 июня 2024 года, вплоть до установленной даты их уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение. Как только для этих документов наступит время уничтожения/передачи, Национальные Архивы примут на хранение документы постоянного срока хранения в их исходном аналоговом формате, и надлежащим образом проведут уничтожение документов временного срока хранения.
Во всех прочих случаях передача документов и юридической ответственности за них в Национальные Архивы должна проводиться в электронном формате, независимо от того, были ли документы изначально созданы в электронных форматах.
Начиная с 1 июля 2024 года федеральные органы исполнительной власти должны будут оцифровывать созданные в аналоговых форматах документы постоянного срока хранения перед их передачей в Национальные Архивы. Оцифровка и передача должны осуществляться в соответствии с нормативными документами Национальных Архивов и руководством по приёму/передаче документов на архивное хранение, включая требования к метаданным.»
Источник: сайт LinkedIn / сайт Белого дома
https://www.linkedin.com/posts/adravan_m-23-07-activity-7012090523687526400-21gR
https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий