Национальные Архивы США опубликовали бюллетень, расширяющий сферу применения метода «верхушки пирамиды» (Capstone) на электронные сообщения, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-1.html )

6. Вправе ли федеральные орган исполнительной власти применять существующую утвержденную Национальными Архивами форму NA-1005 «Согласование применения типового перечня GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone»» (Verification for Implementing GRS 6.1) к электронным сообщениям помимо электронной почты, без повторного представления формы на согласование в NARA?

Нет. Федеральные органы исполнительной власти, имеющие форму NA-1005, утвержденную до публикации вводящего в действие новые типовые перечни «сопроводительного документа» GRS Transmittal 33, должны будут представить на утверждение новую форму, если они хотят расширить сферу её действия, охватив другие типы электронных сообщений. Утвержденная форма должна явным образом упоминать электронные сообщения, чтобы её можно было применять в отношении этих документов.

7. Каковы преимущества и риски использования ролевого подхода применительно к электронным сообщениям?

Национальные Архивы идентифицировали следующие потенциальные преимущества использования ролевого подхода при управлении документами применительно к электронным сообщениям:

• Расширение сферы применения действующего бюллетеня Capstone (бюллетень NARA 2013-02) позволяет федеральным органам исполнительной власти управлять как электронной почтой, так и всеми другими электронными сообщениями единообразно и последовательно;
  
  
• Появляется возможность использовать более упрощенный и автоматизированный подход к управлению электронными сообщениями, в противовес политикам, требующим от персонала устанавливать сроки хранения каждому сообщению на основе его содержания;
  
  
• В зависимости от используемых федеральным органом исполнительной власти технологий могут быть предложены дополнительные варианты политик автоматического установления и отслеживания сроков хранения, а также выполнения действий по их истечении; и
  
  
• Допускается захват подлежащих сохранению в качестве документов постоянного срока хранения электронных сообщений из учётных записей должностных лиц, находящихся на или близких к высшей ступени руководства федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Хотя данный подход имеет значительные преимущества, существуют также риски, которые федеральные органы исполнительной власти должны принять во внимание, включая выбор соответствующих должностей (чьи документы подлежат постоянному хранению – Н.Х.), возможную необходимость исполнения других обязанностей в плане управления документами и вероятность непреднамеренного отбора на постоянное хранение личных и иных не имеющих документного статуса сообщений.

8. Что следует принять во внимание федеральному органу исполнительной власти, прежде чем принять решение о внедрении ролевого подхода применительно к электронным сообщениям?

Соответствующий организационный уровень для внедрения или расширения ролевого подхода применительно ко всем электронным сообщениям внутри каждого федерального органа исполнительной власти может различаться. Принимаемые во внимание факторы могут включать следующее:

• Существует ли в федеральном органе исполнительной власти политика по вопросам создания электронных сообщений и/или использования сервисов обмена электронными сообщениями?
  
  
• Знает ли федеральный орган исполнительной власти о том, какие виды электронных сообщений создаются и кем?
  
  
• Применяется ли в федеральном органе исполнительной власти политика отсеивания (culling) для удаления личных сообщений и/или сообщений, имеющих сиюминутную ценность? См. https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html
  
  
• Имеются ли в федеральном органе исполнительной власти меры и средства контроля и управления и/или процессы, обеспечивающие надлежащую идентификацию всех учетных записей электронных сообщений и управление ими с течением времени?
  
  
• Есть ли у федерального органа исполнительной власти подход, обеспечивающий захват полных электронных сообщений, включая смайлики, GIF-образы, изображения и видеоматериалы?
  
  
• Удалось ли федеральному органу исполнительной власти успешно внедрить ролевой подход к управлению электронной почтой, на который можно было бы опереться?
  
  
• Способен ли федеральный орган исполнительной власти внедрить ролевой подход для всех типов электронных сообщений на основе имеющихся технологий и с учётом логистических соображений?
  
  
• Определил ли федеральный орган исполнительной власти, как он будет применять указания по срокам хранения и действиям по их истечении? Если не предполагается использовать расширенный типовой перечень GRS 6.1, то собирается ли федеральный орган исполнительной власти представить на утверждение соответствующие указания по срокам хранения?

При обсуждении расширения сферы применения ролевого подхода на электронные сообщения, проконсультируйтесь с соответствующими заинтересованными сторонами из управления директора по информационным технологиям, управления главного юрисконсульта, со старшим должностным лицом федерального органа исполнительной власти по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM) и с иными принимающими решения лицами.

9. Изменяет ли использование ролевого подхода применительно к электронным сообщениям обязанности федеральных органов исполнительной власти и требования к ним в сфере управления документами?

Нет, не изменяет. Хотя ролевой подход может снизить ложащееся на отдельных лиц бремя за счёт более широкого использования автоматизированных методов управления электронными сообщениями, федеральные органы исполнительной власти по-прежнему несут ответственность за управление всеми документами в соответствии с нормативными документами и требованиями Национальных Архивов. При внедрении ролевого подхода для захвата и управлению электронными сообщениями федеральные органы исполнительной власти обязаны продолжить:

• Обеспечивать установление всем электронным сообщениям сроков хранения. Как указано в вопросе 5, федеральные органы исполнительной власти должны работать совместно с курирующими их архивистами-экспертами Национальных Архивов над тем, чтобы обеспечить покрытие всех документов утвержденными указаниями по срокам хранения, или же представить новую форму NA-1005 для использования обновленной версии типового перечня GRS 6.1.
  
  
• Предотвращать несанкционированный доступ, модификацию или удаление зарегистрированных документов, в том числе избегать использования автоматического удаления, которое могло бы противоречить утвержденным указаниям по срокам хранения. Федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить наличие в хранилищах документов соответствующих мер безопасности для предотвращения несанкционированного уничтожения документов. Документы должны сохранять свою аутентичность, надежность и достоверность на протяжении процессов захвата, хранения и передачи на архивное хранение.
  
  
• Обеспечивать возможность извлечения и использования всех документов. Документы должны быть доступны соответствующему персоналу до тех пор, пока сохраняется потребность в них для ведения деловой деятельности федерального органа исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти также должны принимать во внимание вопросы извлекаемости и пригодности к использованию, особенно при миграции из одного хранилища в другое.
  
  
• Собирать, поддерживать и обеспечивать долговременную сохранность необходимых метаданных. Как отмечается в Бюллетене NARA 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html , о нём см. также пост https://rusrim.blogspot.com/2015/09/blog-post_21.html - Н.Х.), федеральный орган исполнительной власти несёт ответственность за обеспечение сохранности необходимых метаданных. Федеральный орган исполнительной власти может пожелать захватить и сохранить для юридических и деловых целей дополнительные метаданные.
  
  
• Обеспечивать своевременную передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы и в соответствии с текущими руководствами Национальных Архивов по вопросам приёма-передачи на архивное хранение. Федеральные органы исполнительной власти несут правовую ответственность за обеспечения передачи документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы в соответствии с утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. Электронные сообщения постоянного срока хранения должна передаваться в незашифрованном виде и сопровождаться надлежащей документацией, в соответствии с действующими руководствами по приёму-передаче документов на хранение в Национальные Архивы.
  
  
• Обеспечивать своевременное уничтожение документов временного срока хранения в соответствии с утвержденными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.

10. Какие ещё имеются поддерживаемые Национальными Архивами ресурсы?

Национальные Архивы предлагают следующие дополнительные ресурсы, которые могут оказаться полезными:

• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.), в котором содержится руководство по использованию метода «верхушка пирамиды» (Capstone) для управления документами на основе ролевого подхода, специально предназначенного для документов, содержащихся в электронной почте.
  
  
• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2015-02 от 29 июля 2015 года «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html - о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2015-02.html - Н.Х.);
  
  
• Руководство Национальных Архивов по вопросам приёма-передачи документов постоянного срока хранения (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/accessioning ): указания и рекомендации Национальных Архивов, касающиеся требований к передаче документов на постоянное архивное хранение (передачи права собственности) в фонды Национальных Архивов.
  
  
• Ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, FAQ) о типовом перечне GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach, https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html ). Эти материалы содержат дополнительную информацию для федеральных органов исполнительной власти, внедряющих метод Capstone.

Дебра Стайдель Уолл (Debra Steidel Wall)
Исполняющая обязанности Архивиста Соединённых Штатов

Источник: сайт NARA
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02