Социальное измерение управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 1 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Сегодня Новый год. Удачи Вам в этом году!

Желаю Вам хороших сражений.

То, что Вы делаете и за что Вы сражаетесь, важно, - но помните, что мы живем во времена перемен, и, возможно, придётся изменить то, как мы это делаем,

В новом году я постараюсь всё время помнить о том, что управление документами - это социо-техническая дисциплина. Это всего лишь означает, что качество производимых нами результатов зависит не только от технических, но и от социальных аспектов.

Мы является «хранителями» технических аспектов - всех методов и технологий. К сожалению, всё то существенное, чего мы можем добиться, действуя в техническом измерении, зависит от социального измерения.

Когда мы делаем всё правильно как социальном, так и в техническом измерениях, тогда хорошее управление документами становится частью культуры - просто таким образом делаются все дела.

Если мы всё сделаем правильно в одном только социальном измерении, произойдет то же самое. Люди найдут для этого способы, потому что никто из тех, кто поработал в высококачественной, хорошо организованной информационной среде, не захочет возвращаться назад. Выглядеть это может некрасиво, но это сработает.

Если мы всё сделаем правильно в одном только техническом измерении, то ситуация может стать интересной. Если Вам когда-либо приходилось терпеть своего офисного «технаря», пока тот подробно излагал все те технические причины, по которым последняя заинтересовавшая его вещь превосходит все прочие (которых Вы не понимаете или которые Вас не волнуют) – то Вы поймёте, что думают о нас другие люди, когда мы «всё делаем правильно» в техническом измерении.

Так что моё пожелание на этот год - помнить о социальном измерении документов и управления ими.

Меняются стандарты, сменяются контролирующие и регулирующие органы, изменяются технологии. Если что и не меняется, так это то, что мы по-прежнему полагаемся на понимание людьми важности документирования информации. Если такого понимания нет, то ничто уже не сработает.

Если мы сделаем такое понимание сложным, запутанным или неинтересным, то потерпим неудачу, вне независимости от того, насколько хороши наши методы и технологии.

Поэтому в этом году, пожалуйста, не забывайте о социальном измерении управления документами!

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-social-dimension-of-records