Мой комментарий: Бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).
Бюллетень Национальных Архивов США (NARA Bulletin) 2023-02 от 5 января 2023 года.
Адресаты: Главы федеральных органов исполнительной власти.
Тема: Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages)
1. Какова цель настоящего бюллетеня?
Настоящий бюллетень расширяет сферу действия Бюллетеня NARA 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , перевод этого Бюллетеня на русский язык доступен по адресу http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.), включая в неё другие типы электронных сообщений.
В данном бюллетене признаётся, что использование дополнительных способов обмена электронными сообщениями в настоящее время часто заменяет общение, которые ранее осуществлялось с помощью электронной почты. Ролевой подход к управлению содержащимися в электронной почте документами, также известный как метод Capstone, широко применяется значительной частью федеральных органов исполнительной власти. С учётом этого Национальные Архивы расширяют сферу применения ролевого подхода, охватывая другие типы электронных сообщений помимо электронной почты.
Данный бюллетень является важным очередным шагом по обеспечению надлежащего управления электронной перепиской федеральных органов исполнительной власти, а также поддерживает исполнение «Закона об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act, EMPA) от 2021 года.
2. Что такое «ролевой подход» (role-based approach)?
Бюллетень NARA 2013-02 ввёл концепцию ролевого подхода к принятию решений о сроках хранения при управлении электронной почтой (метод «верхушки пирамиды», Capstone) и предложил федеральным органам исполнительной власти альтернативный метод управления содержащимися в их электронной почте документами. При ролевом подходе окончательное решение об уничтожении документов либо их передаче на архивное хранение определяется ролью или должностным положением создателя и/или получателя этих документов. В частности, документам лиц, исполняющих определенные роли или должности, могут быть установлены постоянные сроки хранения, и такие документы будут подлежать передаче в Национальные Архивы. Обычно исполнители таких ролей и должностей принадлежат к высшему руководству организации. Документы исполнителей всех других ролей и должностей могут подлежать уничтожению по истечении сроков их хранения как документы временного срока хранения.
В контексте данного бюллетеня, электронным сообщениям лиц, исполняющих высокоуровневые роли и должности, может быть установлен постоянный срок хранения, в то время как электронным сообщениям всех остальных лиц могут быть установлены временные сроки хранения.
3. Как определяется понятие «электронные сообщения» (electronic messages)?
В Законе о федеральных документах (Federal Records Act) сказано: «Термин «электронные сообщения» означает электронную почту и другие системы обмена электронными сообщениями, которые используются для информационного обмена между людьми».
Системы обмена электронными сообщениями дают пользователям возможность отправлять сообщения как в режиме реального времени, так и для просмотра в более позднее время. Они используются для отправки сообщений из одной учётной записи в другую, или же из одной учётной записи в несколько учётных записей. Многие системы обмена электронными сообщениями также поддерживают использование вложений (присоединённых файлов). Они могут располагаться в сетях и на устройствах федеральных органов исполнительной власти, на личных устройствах, или размещаться у третьих сторон – поставщиков услуг. Примерами электронных сообщений могут быть тексты, чаты и мгновенные сообщения.
По мере развития платформ и инструментов для обмена электронными сообщениями федеральным органам исполнительной власти необходимо будет постоянно пересматривать свои политики и подходы к их реализации. Для обеспечения захвата электронных сообщений необходимо принимать во внимание техническую инфраструктуру соответствующих инструментов; также могут потребоваться различные подходы в политиках для обеспечения исполнения требований к управлению документами.
4. Являются ли электронные сообщения федеральными документами?
Электронные сообщения, созданные или полученные в ходе деловой деятельности федеральных органов исполнительной власти, скорее всего, являются федеральными документами. Сюда входят электронные сообщения, отправленные или полученные с персональных устройств, которые подпадают под определение «федерального документа». Такие сообщения должны быть перенаправлены или скопированы в официальную учётную запись в течение 20 дней.
Приведенный ниже неисчерпывающий список вопросов может помочь федеральным органам исполнительной власти определить документный статус контента электронного сообщения:
- Содержит ли сообщение свидетельства/доказательства политик, деловой деятельности или миссии федерального органа исполнительной власти?
- Доступна ли данная информация только из электронного сообщения?
- Использует ли федеральный орган исполнительной власти данный инструмент для передачи своей официальной информации?
- Существует ли деловая потребность в данной информации?
5. Требуют ли электронные сообщения, подпадающие под определение «федеральных документов», наличия утверждённых Национальными Архивами указаний по срокам их хранения и действиям по их истечении?
Да. Для электронных сообщений, подпадающих под определение «федерального документа», необходимо иметь утверждённые Национальными Архивами указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Чтобы получить такие указания, федеральные органы исполнительной власти могут:
- Использовать типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach – это, видимо, предполагаемое название новой редакции перечня; сейчас в его названии «другие электронные сообщения» не упоминаются – Н.Х.). Сейчас GRS 6.1 обновляется, с тем, чтобы федеральные органы исполнительной власти могли применять его в отношении определенных типов электронных сообщений. За дополнительной информацией федеральным органам исполнительной власти следует обращаться к GRS 6.1 и сопровождающим его «Ответам на часто задаваемые вопросы» (FAQ), в том числе по вопросу том, как всё это влияет на форму NA-1005.
- Использовать специфический для данного федерального органа ведомственный перечень, основанный на ролевом подходе. Федеральные органы исполнительной власти, решившие, что типовой перечень GRS 6.1 не соответствует их потребностям, но всё же желающие использовать ролевой подход, могут представить на утверждение ведомственный перечень с областью охвата, отличной от GRS 6.1.
- Использовать существующие, ориентированные на контент документы, авторизующие сроки хранения и действия по их истечении. Федеральные органы исполнительной власти, не желающие использовать ролевой подход, могут использовать существующие указания по срокам хранения и действиям по их истечении и применять их к отдельным сообщениям, исходя из содержания этих сообщений.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/01/capstone-2.html )
Источник: сайт NARA
https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02
Комментариев нет:
Отправить комментарий