Обследование документов и делопроизводства (records survey) - полезный инструмент для понимания существующих документов организации. В ходе обследования создается инвентарная опись (inventory – в российской практике часто формируется или уточняется номенклатура дел – Н.Х.), которая отражает существующие группы документов, их местоположение, условия хранения и объёмы.
Знания о коллекциях (возможно, лучше был бы сказать «массивах», «группах» - Н.Х.) документов позволяют сделать первый шаг в организации и упорядочении документов. Кроме того, появляется возможность выявить и исправить текущие проблемы в управлении документами, а также предвидеть появление проблем в будущем и избежать их.
Проведение обследования способствует эффективной практике управления документами. Благодаря обследованиям, документы становится легче понимать, что упрощает решение задач создания перечней документов с указанием сроков хранения и реализации архивной программы (т.е. создания архива – Н.Х.). Перечни определяют, какие документы следует хранить и как долго, а какие следует уничтожить либо передать на постоянное архивное хранение. В ходе обследования также определяются объемы документов, оценивается их содержание, контекст и диапазоны дат, а также выявляются материалы, требующие особого обращения – например, редкие материалы, необычные форматы или повреждённые материалы.
Обследование наиболее эффективно в том случае, когда собеседования с ключевыми сотрудниками, которые используют документы, проводят архивисты, специалисты по управлению документами и/или люди, обладающие определенными знаниями об управлении документами или об организации. Привлечённый к проведению обследования квалифицированный специалист, зная о видах документов, которые обычно создаются или хранятся определённым подразделением или службой, может предугадать наличие ряда видов документов и задать наводящие вопросы, чтобы получить сведения о таких документах.
Анализ деятельности структурных подразделений
Анализ деятельности структурного подразделения позволяет понять его место в учреждении или организации, при этом функции структурного подразделения раскрываются шире, чем о них можно судить по положению подразделения в структурной схеме организации. Благодаря такому пониманию можно выявить уникальные документы, которые созданы в подразделении и/или хранятся в нём.
Прежде чем приступить к обследованию документов, изучите следующие вопросы:
- Каковы функции подразделения?
- Как подразделение организовано? Есть ли в его составе боле мелкие структурные единицы?
- Какими программами или проектами подразделение управляет?
- Какие комитеты существуют в подразделении?
- В чём уникальность подразделения и его функций?
- Какие сведения о подразделении и его деятельности наиболее важно документировать?
Вопросы, задаваемые в ходе обследования
На перечисленные ниже вопросы следует дать ответ для каждой серии документов (в российской практике ближайшим, хотя и не вполне точным аналогом серии являются документы, формируемые в дела, соответствующие одной позиции в номенклатуре дел – Н.Х.). Серия документов - это группа или набор документов, которые хранятся вместе, поскольку образуют единое целое исходя из их функций или их взаимосвязей друг с другом. Изучите следующие вопросы:
- Структурное подразделение: Какое подразделение организации создало эти документы?
- Контактное лицо: Кто достаточно знаком с данными документами, чтобы к нему можно обратиться в случае возникновения вопросов? Как с этим лицом связаться?
- Серия документов: Каково краткое описательное название для каждой группы документов?
- Содержание документов: Какие темы, события или люди отражены в документах?
- Упорядочение документов: Как документы организованы? Имеется ли какой-либо определённый порядок, или его нет?
- Объёмы документов: Сколько всего имеется материалов? По возможности используйте согласованные единицы измерений для всех серий документов, такие как погонные метры, короба или ящики в шкафах для документов.
- Форматы: Какие форматы документов представлены в данной коллекции? Потребуются ли специализированное хранение и/или обработка?
- Состояние: В каком состоянии находятся документы? Если ли проблемы с обеспечением их долговременной сохранности?
- Место хранения: Где хранятся материалы? Находятся ли они в офисе или же хранятся в ином месте?
- Диапазон дат: Каков диапазон дат? К какому периоду относится основная масса документов?
- Активность использования документов: Являются ли документы по-прежнему нужными для деловой деятельности подразделения? Используются ли они активно (когда, например, к ним обращаются чаще одного раза в месяц) или же являются полуактивными или неактивными? (Данный вопрос связан с определением этапа жизненного цикла, на котором находятся конкретные документы, и, соответственно, либо с выбором предпочтительного места их хранения – в подразделении, на внеофисном хранении, в ведомственном архиве; либо с принятием решения об уничтожении документов или их передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.)
- Ценность документов: Представляют ли данные материалы историческую ценность? Раскрывают ли они важную историческую информацию об основании, ценностях, деятельности и целях организации? Являются ли они «важнейшими» (vital records - т.е. необходимыми для реагирования в случае катастроф и для восстановления деловой деятельности после них – Н.Х.)? Являются ли они критически-важными для существования организации? Следует ли их хранить постоянно по завершении периода активного использования?
Последующие шаги
Результаты обследования документов используются для выявления конкретных серий документов, подлежащих постоянному хранению. К материалам обследования также обращаются для того, чтобы установить сроки хранения для документов временного срока хранения, и помочь структурному подразделению решить, как долго следует хранить документы постоянного срока хранения в подразделении, прежде чем передать их в архив.
Являясь высокоуровневыми инструментами оценки, обследования документов поддерживают концептуальные рамки управления документами. При обследованиях выявляются различные категории документов, которые создаёт, обрабатывает и/или получает организация или структурное подразделение крупной организации. Целью проведения обследования является определение категорий документов, которые пользователи создают, получают, обрабатывают и/или хранят и поддерживают в ходе своей оперативной или проектной работы. Опираясь на знания, полученные в ходе обследований, организации могут принимать обоснованные информированные решения в отношении своих документов и сохранять свою институциональную память и мудрость.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/conducting-a-records-survey/
Комментариев нет:
Отправить комментарий