Принятие решений об уничтожении документов либо их передаче на постоянное архивное хранение кажется непосильной задачей. Здесь помогает проведение обследования документов.
К счастью, большинство документов попадает в значимые категории, которые одинаковы для разных организаций.
Перечни видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении содержат рекомендации по установлению сроков хранения и по выделению на уничтожение для многих видов документов. Перечни обычно включают список видов документов с рекомендацией о том, в течение какого срока хранить документ каждого вида, прежде чем он будет уничтожен либо передан в архив. Конечно же, хотя многие типовые перечни и полезны, однако содержащиеся в них рекомендации носят общий характер и не могут удовлетворить все потребности организации.
Жизненный цикл документов
Ввиду этого, помимо использования опубликованных перечней, организациям следует провести экспертизу ценности своих документов и определять сроки хранения на основе жизненного цикла документов. Жизненный цикл документа состоит из трёх этапов: активное использование, полуактивное использование и уничтожение/передача на архивное хранение.
Активно используемые документы – это те материалы, которые используются в настоящее время и к которым часто обращаются. Полуактивными считаются документы, которые в настоящее время не используются, но к которым время от времени всё же обращаются. Активные и полуактивные документы сохраняются до тех пор, пока они остаются полезными для организации, будь то шесть месяцев или десять лет. Их также может потребоваться хранить в течение определённых сроков во исполнение нормативно-правовых требований.
Документы полуактивного использования можно храниться в каком-либо ином месте, с тем, чтобы системы могли работать более эффективно. Однако очень немногие документы (если таковые вообще имеются) реально продолжают активно или полуактивно использоваться спустя десятилетие.
Документы, которые больше не используются, находятся на заключительном этапе своего жизненного цикла: этапе уничтожения/передачи. Документы в этой категории редко нужны для справочных, юридических, финансовых или административных целей. Большинство документов на этом этапе уничтожается, однако некоторые документы имеют непреходящую ценность и передаются в архивы.
Постоянное хранение материалов
Решение о том, какие именно документы имеют непреходящую ценность, является субъективным. Типовые перечни распространенных видов документов, подлежащих длительному и постоянному хранению, хотя и полезны для принятия решений, никогда не являются окончательным авторитетом при установлении постоянной ценности документов. Документы, которые отражают цели, виды деятельности и ценности организации, являются архивными и должны быть сохранены. Однако лишь весьма небольшая часть документов организации имеет непреходящую ценность. Документы непреходящей ценности дают ответ на следующие ключевые вопросы:
- Почему и как была создана организация?
- Каковы были приоритеты организации?
- Как и почему нацеленность деятельности организации менялась с течением времени?
- Кто обеспечивал стратегическое руководство и лидерство в организации?
- Какую роль организация играла в обществе?
- Какое влияние оказала организация?
Важно избежать сохранения одних только документов о главных событиях и достижениях организации, таких, как награды и памятные доски (строго говоря, это скорее материалы музейного характера – Н.Х.). Эти сувениры имеют эмоциональную ценность и должны сохраняться в архивах; они полезны в публикациях, на выставках и маркетинговых усилиях, потому что иллюстрируют историю организации. Однако основная ценность архивов организации заключается в документах, отражающих её цели, решения, программы и политики.
Оцифровка для удобства доступа
Оцифровка является для организаций мощный инструментом, позволяющим улучшить доступ к своим полуактивным и историческим документам. Оцифрованные записи занимают мало места и ими легко обмениваться. Однако реализация и поддержка проектов по оцифровке обходится дорого, и к ним следует приступать только после проведения исследований и планирования.
Бумажные записи можно положить в хранилище и затем извлекать для использования по мере необходимости. Так они могут пролежать многие десятилетия (ключевым здесь является то, что не требуется предпринимать никаких регулярных активных действий, требующих затрат времени и средств – достаточно обеспечить подходящий микроклимат в хранилище – Н.Х.).
По контрасту, электронные документы требуют от организации постоянных усилий для предотвращения их устаревания, порчи или утраты. В связи с этим проект ретроспективной оцифровки не должен предусматривать сканирование всех подряд старых дел организации; сканироваться должны лишь те, что по-прежнему сохраняют непреходящую ценность.
Предположим, что организация решила оцифровать свои старые документы. В этом случае она может по-прежнему может рассмотреть вопрос о депозитарном хранении оригинальных бумажных документов вместе с их электронными версиями - либо в собственном архиве, либо во внешнем хранилище.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/identifying-records-for-retention/
Комментариев нет:
Отправить комментарий