Текст проекта стандарта можно скачать по адресу https://www.normacs.info/project_files/11835 , а пояснительной записки к нему – по адресу https://www.normacs.info/project_files/11834 .
Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД); внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
Определение ключевого понятия «метаданные» сформулировано следующим образом:
Метаданные документов (metadata for records): Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.
[ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, пункт 3.12]
Примечание: Не следует смешивать метаданные с реквизитами, представляющими собой элементы оформления документов. У некоторых реквизитов нет аналогов в виде метаданных.
Пожалуй, это первая попытка разграничить понятия «метаданные» и «реквизиты», которые достаточно часто употребляются у нас как синонимы.
«Настоящий стандарт на основании логической структуры метаданных документов описывает основную расширяемую схему и состав метаданных документов вне зависимости от вида их носителя в информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой и иной документацией (документных системах), и содержит требования к их описанию и содержанию.
Настоящий стандарт применяется для описания наборов данных в процессе создания, эксплуатации и развития документных систем органов публичной власти и организаций вне зависимости от их подчиненности и форм собственности.
Настоящий стандарт применяется при проектировании и модернизации информационных систем в целях установления единообразия описания и состава одних и тех же сущностей в различных базах данных, для обеспечения функциональной совместимости различных информационных систем, в которых образуются и обращаются документы.
Настоящий стандарт определяет:
- логическую структуру метаданных документов вне зависимости от их носителя (бумажные, электронные);
- схему метаданных документов в зависимости от их назначения;
- принцип классификации метаданных на различных уровнях;
- требования к содержанию метаданных;
- порядок применения и использования схемы метаданных в документных системах.
Стандарт предназначен для специалистов по управлению документацией организации, специалистов архивов и специалистов в области информационных технологий, обеспечивающих разработку и модернизацию документных систем.»
В приглашении принять участие в публичном обсуждении документа сказано, что разработка национального стандарта позволит обеспечить:
- формирование системного подхода к данным, описывающим документы, в том числе и электронные, на всем протяжении их жизненного цикла;
- формирование единых требований к данным при разработке государственных информационных систем, в которых обеспечивается регистрация, учет и обращение электронных документов;
- формирование единых требований к данным при разработке систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, местного самоуправления и организаций;
- поддержку разработки информационных систем, обеспечивающих учет документов Архивного фонда Российской Федерации и хранение электронных архивных документов на основании единого подхода;
- формирование требований к обеспечению сохранности метаданных электронных документов.
Моя главная претензия к проекту – непродуманность его возможного практического применения и оторванность от жизни. Даже самая хорошая схема метаданных неизбежно окажется мертворожденной, если она не стыкуется с теми метаданными, которые мы сегодня имеем в реальных документационных и деловых информационных системах (и никто не будет в нынешних сложных условиях выделять миллиарды на замену или доработку всех существующих систем только потому, что они не соответствуют концепции метаданных ВНИИДАД).
Замечу, что наши зарубежные коллеги в ряде стран предпринимали попытки стандартизации всех метаданных государственных документов – и после ряда лет мучений поняли, что это дело безнадёжное. Практически каждая функциональная возможность информационных систем и самих документов и их носителей поддерживается определенными метаданными, поэтому метаданных очень много, они очень разные, и всё время появляются новые. Сегодня обычно ставится куда более узкая, но при этом более практичная цель – стандартизировать минимальный набор ключевых метаданных, которые есть практически у любого документа, с тем, чтобы способствовать автоматизации переноса документов из одной информационной системы в другую.
Очевидной, на мой взгляд, слабостью проекта также является узкое понимание агрегаций документов, определяемых (в п.4.9) как группы документов, объединенных по определенным признакам. При этом, к сожалению, не проводится различие между физическими и логическими агрегациями, которое в равной степени важно при работе как в бумажной, так и в электронной и смешанной средах. Авторы отдельно выделяют только один вид агрегации – дело, что, на мой взгляд, свидетельствует о печальном состоянии отечественной архивной теории и о незнании реальной практики работы. Непонимание же агрегаций неизбежно приводит к неудачной стандартизации относящихся к агрегациям метаданных …
Колоссальной глупостью я считаю сформулированное в разделе 7 следующее положение:
«После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, или акта приема-передачи архивных документов на хранение в государственный, муниципальный архив, и выполнения соответствующих действий, метаданные, относящиеся к уничтоженным или переданным на хранение документам уничтожаются/удаляются вместе с самими документами, за исключением тех данных, которые сохраняются в классах «опись» и «номенклатура» дел со ссылкой на соответствующий акт.»
А вот архивисты-практики уже поняли, что метаданные документов, имеющиеся в информационных системах организаций-источников комплектования, следует забирать и в максимальной степени использовать повторно для формирования гораздо более богатого и эффективного научно-справочного аппарата, чем тот, который у архивов имеется сегодня. Кроме того, самим источникам комплектования стоит десять раз подумать (и посоветоваться с юристом) насчёт уничтожения метаданных уничтоженных/переданных документов, поскольку в определенных ситуациях они могут понадобиться для защиты интересов организаций – например, в случае обвинений в несоздании или неправомерном уничтожении определённых документов.
Глядя на предлагаемые метаданные, я практически уверена, что «так дело не пойдёт». Впрочем, я приветствую уже саму попытку стандартизировать метаданные – и полагаю, что она будет не последней :)
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Логическая структура метаданных документов
5. Применение схемы метаданных
6. Словарь метаданных (требования к содержанию метаданных)
7. Обеспечение сохранности метаданных документов
Приложение А (Справочное): Схемы классов метаданных
Приложение Б (Обязательное): Словарь метаданных
Приложение В (Справочное): Рекомендуемый состав метаданных документов в зависимости от носителя
Приложение Г (Справочное): Перечень выходных форм информационных систем управления документами
Оставить свои замечания по стандарту можно здесь: https://www.normacs.info/discussions/8574#8574
Источник: сайт NORMACS
https://www.normacs.info/projects/10743
https://www.normacs.info/project_files/11835
https://www.normacs.info/project_files/11834
Комментариев нет:
Отправить комментарий